В этой статье вы узнаете, как объединить дубликаты контактов в Outlook без использования сторонних инструментов, а также как сохранить чистоту списка контактов в будущем.

Microsoft Outlook предоставляет множество удобных инструментов, которые мы используем и любим, и еще больше функций, о которых мы не знаем. Но, к сожалению, возможность дедуцировать адресную книгу и объединить несколько дублирующихся контактов в один не предусмотрена.

К счастью, мы не ограничены в использовании только тех инструментов, которые Outlook предоставляет в явном виде. Проявив немного творчества, вы можете найти способ решить любую или почти любую задачу, с которой вы столкнулись. Далее в этой статье вы узнаете, как можно проверить контакты Outlook на наличие дубликатов и объединить их без использования сторонних программ.

Почему в Outlook появляются дубликаты контактов

Наиболее распространенной причиной, которая приводит к дублированию, является перетаскивание сообщения в папку "Контакты в панели навигации, чтобы контакт был создан автоматически. Конечно, это самый быстрый способ добавления нового контакта в Outlook, и в этом нет ничего плохого. Однако если вы время от времени создаете контакты вручную, у вас может оказаться несколько контактов для одного и того же человека, например, если вы неправильно напишете имя контакта или введете его по-другому.

Другой сценарий, который приводит к дублированию контактов, - это когда человек пишет вам письма с разных аккаунтов В этом случае, как бы вы ни создавали новый контакт, перетаскивая сообщение в папку "Контакты" или нажимая кнопку "Новый контакт" на ленте, все равно будет создан дополнительный контакт для того же человека.

Синхронизация с ноутбука или мобильного устройства, а также с социальных платформ, таких как LinkedIn, Facebook и Twitter, также могут создавать дубликаты контактов. Например, если один и тот же человек значится под разными именами в разных адресных книгах, скажем Роберт Смит, Боб Смит и Роберт Б. Смит Ничто не препятствует созданию нескольких контактов в Outlook.

Если вы работаете в корпоративной среде, дублирующие контакты могут появиться в том случае, если ваша компания поддерживает несколько адресных книг на своих серверах Exchange.

Думаю, нет необходимости объяснять, какие проблемы могут возникнуть, когда важные данные разбросаны по нескольким дублирующимся контактам в Outlook. Если вы читаете эту статью, то, скорее всего, вы ищете решение, чтобы разобраться с этим. И ниже вы найдете несколько решений на выбор.

Как объединить дубликаты контактов в Outlook

В большинстве случаев Outlook достаточно умен, чтобы предотвратить дублирование, когда вы пытаетесь создать контакт, который уже существует. Однако если в вашей адресной книге уже есть несколько дублирующихся контактов, вам нужно применить специальную технику, чтобы убрать беспорядок. Итак, давайте начнем!

Примечание. Чтобы избежать случайной потери данных, мы настоятельно рекомендуем сначала сделать резервную копию, например, экспортировать контакты Outlook в Excel.

1. Создайте новую папку "Контакты В папке Контакты Outlook щелкните правой кнопкой мыши на текущей папке Контакты и выберите Новая папка... из контекстного меню.

   Дайте имя этой папке, назовем ее Объединить дубликаты для данного примера.

2. Переместите все контакты Outlook во вновь созданную папку . Перейдите в текущую папку контактов и нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все контакты, затем нажмите CTRL+SHIFT+V, чтобы переместить их во вновь созданную папку ( Объединить дубликаты папка).

   Совет: Если вам не очень удобно работать с ярлыками, вы можете просто щелкнуть выбранные контакты правой кнопкой мыши и выбрать пункт Переместить из контекстного меню.

3. Экспорт контактов в файл .csv используя " Импорт и экспорт "волшебник.

   В Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019 перейдите в меню Файл> Открыть> Импорт .

   В Outlook 2007 и Outlook 2003 вы найдете этот мастер в разделе Файл> Импорт и экспорт...

   Мастер проведет вас через процесс экспорта, и вы выберете следующие параметры:

   • Шаг 1." Экспорт в файл ".
   • Шаг 2." Значения, разделенные запятыми (Windows) ".
   • Шаг 3. Выберите Объединить дубликаты папку, которую вы создали ранее.
   • Шаг 4. Выберите папку назначения для сохранения файла .csv.
   • Шаг 5. Нажмите Отделка чтобы завершить процесс экспорта.

   Совет:

   А вот что получилось после использования мастера объединения строк.

   Если вам интересно попробовать Мастер объединения строк на собственных данных, вы можете загрузить полнофункциональную пробную версию здесь.

4. Импортируйте контакты из файла CSV в папку "Контакты" по умолчанию.

   Начать Импорт мастера снова, как описано в шаге 3, и выберите следующие параметры:

   • Шаг 1." Импорт из другой программы или файла ".
   • Шаг 2." Значения, разделенные запятыми (Windows) ".
   • Шаг 3. Перейдите к экспортированному файлу .csv.
   • Шаг 4. Обязательно выберите " Не импортируйте дублирующиеся элементы ". Это ключевой параметр, который делает все возможное!
   • Шаг 5. Выберите основную папку "Контакты", которая в настоящее время пуста, в качестве папки назначения для импорта контактов.
   • Шаг 6. Нажмите Отделка чтобы завершить процесс импорта.
5. Объедините дедуцированные контакты с исходными.

   Теперь необходимо объединить удаленные контакты, находящиеся в основной папке "Контакты", с оригинальными контактами, находящимися в папке "Объединить дубликаты", чтобы ни одна контактная информация не была потеряна.

   Откройте Объединить дубликаты папку и нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все контакты. Затем нажмите CTRL+SHIFT+V и выберите перемещение контактов в основную папку "Контакты".

   При обнаружении дубликата Outlook выдаст всплывающее сообщение с предложением обновить информацию о существующем контакте и покажет предварительный просмотр данных, которые будут добавлены или обновлены, как показано на скриншоте ниже.

   Примечание: Если вы использовали Мастер объединения строк для объединения дублирующихся строк в CSV-файле, этот шаг фактически не нужен, поскольку все контактные данные были объединены в CSV-файл и уже находятся в вашей основной папке Контакты.

   
   • Выберите Обновление если это дубликаты контактов, и вы хотите их объединить.
   • Выберите Добавить новый контакт если они на самом деле являются двумя разными контактами.
   • Если вы хотите ускорить процесс, нажмите кнопку Обновить все и все изменения будут автоматически приняты во всех дублирующих контактах.
   • Если вы хотите просмотреть конкретный контакт позже, нажмите кнопку Скип В этом случае исходный элемент контакта останется в Объединить дубликаты папка.

   Когда Outlook обнаруживает дубликат контакта с другим адресом электронной почты и вы выбираете обновление контакта, текущий адрес электронной почты контакта будет перемещен в " Электронная почта 2 ", как показано на скриншоте выше.

   Примечание: Если при добавлении дубликатов контактов Outlook не показывает это диалоговое окно, то, скорее всего, детектор дубликатов контактов отключен. См. как включить функцию проверки дубликатов контактов.

Объединение дубликатов контактов Outlook с помощью Gmail

Если у вас есть учетная запись Gmail (думаю, в наши дни большинство людей так и делают), вы можете использовать ее для объединения дубликатов контактов Outlook. В двух словах процедура выглядит следующим образом. Экспортируйте контакты Outlook в файл .csv, импортируйте этот файл в учетную запись Gmail, используйте функцию "Найти и объединить дубликаты", доступную в Gmail, и, наконец, импортируйте дедуплицированные контакты обратно в Outlook.

Если вам нужна более подробная инструкция, то вот она:

1. Экспортируйте контакты Outlook в CSV-файл, как описано в шаге 3 выше ( Вкладка Файл> Открыть> Импорт> Экспорт в файл> Файл с разделителями-запятыми (Windows) ).
2. Войдите в свой аккаунт Gmail, перейдите в раздел Контакты, а затем нажмите кнопку Импорт контактов...
3. Нажмите кнопку Выберите файл и перейдите к файлу CSV, который вы создали в шаге 1.

   Gmail создает новую контактную группу для каждого импортированного файла, чтобы вы могли легко получить к нему доступ и просмотреть его позже.

4. После завершения импорта нажмите кнопку Найти и объединить дубликаты ссылка.
5. Отобразится список найденных дубликатов контактов, и вы можете нажать кнопку расширить ссылка для просмотра и проверки объединяемых контактов.

   Если все Хорошо , нажмите Объединить .

   Несколько слов предостережения : К сожалению, Gmail не так умен, как Outlook (а может, просто излишне осторожен), чтобы обнаружить дубликаты контактов при незначительных различиях в именах контактов. Например, он не смог определить наш поддельный контакт Элина Андерсон и Элина К. Андерсон и одного и того же человека. Поэтому не расстраивайтесь, если после импорта объединенных контактов обратно в Outlook вы обнаружите пару дубликатов. Это не ваша вина, вы все сделали правильно! А Gmail еще есть куда совершенствоваться : )

6. В Gmail нажмите Подробнее> Экспорт... чтобы перенести объединенные контакты обратно в Outlook.
7. В диалоговом окне Экспорт контактов укажите 2 вещи:
   • Под " Какие контакты вы хотите экспортировать ", выберите, экспортировать ли все контакты или только определенную группу. Если вы хотите экспортировать только те контакты, которые вы импортировали из Outlook, логично выбрать соответствующую опцию Импортировано группа.
   • Под " Какой формат экспорта ", выберите Формат Outlook CSV .

   Затем нажмите кнопку Экспорт для завершения процесса экспорта.

8. Наконец, импортируйте объединенные контакты обратно в Outlook, как описано в шаге 4 предыдущего метода. Не забудьте выбрать " Не импортируйте дублирующиеся элементы "!

   Совет: Перед импортом объединенных контактов из Gmail можно переместить все контакты из основной папки Outlook в резервную папку, чтобы избежать создания новых дубликатов.

Связывание дублирующихся контактов в Outlook 2013 и 2016

Если вы используете Outlook 2013 или Outlook 2016, вы можете быстро объединить несколько контактов, связанных с одним и тем же человеком, с помощью функции Ссылка Контакты вариант.

1. Откройте список контактов, нажав Люди в нижней части панели навигации.
2. Нажмите на контакт, который вы хотите объединить, чтобы выбрать его.
3. Затем нажмите на маленький кнопка с точками рядом с Редактировать чтобы открыть выпадающее меню, и выберите Ссылка Контакты из списка.
4. Под Связать другой контакт раздел, начните вводить имя человека, с которым вы хотите установить связь, в поле поиска, и по мере ввода Outlook будет отображать все контакты, соответствующие вашему поиску.
5. Выберите нужный контакт(ы) из списка результатов и нажмите на него. Выбранные контакты будут сразу же объединены, и вы увидите их имена в разделе Связанные контакты Заголовок. Все, что вам нужно сделать, это нажать OK чтобы сохранить изменения.

Конечно, функция "Связать контакты" - не лучший выбор для очистки большого списка контактов, загроможденного дубликатами, но она определенно поможет вам быстро объединить несколько одинаковых контактов в один.

Как предотвратить дублирование контактов в Outlook

Теперь, когда вы навели порядок в контактах Outlook, имеет смысл потратить еще несколько минут и узнать, как сохранить список контактов в чистоте в будущем. Этого можно легко добиться, включив автоматический детектор дубликатов контактов Outlook. Посмотрите, как это сделать в Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Перейти к Вкладка Файл> Параметры> Контакты .
2. Под " Имена и подача документов ", выберите Проверка дубликатов контактов при сохранении новых контактов и нажмите OK.

Да, это так просто! Отныне Outlook будет предлагать объединить новый добавляемый контакт с существующим, если у них одинаковое имя или одинаковый адрес электронной почты.

Совет. После объединения дубликатов вы можете экспортировать контакты Outlook в CSV-файл для резервного копирования.

Надеюсь, теперь у вас есть чистый и аккуратный список контактов в Outlook и вы знаете, как поддерживать порядок. Спасибо за чтение!