Šajā rakstā uzzināsiet, kā apvienot dublējošos kontaktus programmā Outlook, neizmantojot trešo pušu rīkus, un kā saglabāt tīru kontaktu sarakstu nākotnē.

Microsoft Outlook nodrošina daudz ērtu rīku, kurus mēs izmantojam un mīlam, un vēl vairāk funkciju, par kurām mēs nezinām. Bet diemžēl nav iekļauta iespēja deduplicēt adrešu grāmatu un apvienot vairākus dublējošos kontaktus vienā.

Par laimi, mēs neesam ierobežoti, lai izmantotu tikai tos rīkus, kas Outlook nepārprotami nodrošina. Ar tikai nedaudz radošuma jūs varat izdomāt veidu, kā atrisināt jebkuru vai gandrīz jebkuru uzdevumu, ar kuru jums nākas saskarties. Turpmāk šajā rakstā jūs atradīsiet, kā jūs varat pārbaudīt Outlook kontaktus, lai atrastu dublikātus un apvienot tos, neizmantojot trešo pušu programmatūru.

Kāpēc programmā Outlook tiek parādīti dublēti kontakti

Visbiežākais iemesls, kas izraisa dublēšanos, ir. ziņojuma vilkšana uz mapi Kontakti Navigācijas panelī, lai automātiski izveidotu kontaktu. Protams, tas ir ātrākais veids, kā pievienot jaunu kontaktu programmā Outlook, un tajā nav nekā slikta. Tomēr, ja reizēm kontaktus izveidojat arī manuāli, var gadīties, ka jums būs vairāki vienas un tās pašas personas kontakti, piemēram, ja nepareizi uzrakstīsiet kontakta vārdu vai ievadīsiet to citādi.

Cits scenārijs, kas izraisa kontaktu dublēšanos, ir šāds. persona jums sūta e-pasta vēstules no dažādiem kontiem. Piemēram, izmantojot uzņēmuma e-pasta adresi un personīgo Gmail adresi. Šajā gadījumā neatkarīgi no tā, kā izveidosiet jaunu kontaktu, pārvelkot ziņojumu uz mapi Kontakti vai lentē noklikšķinot uz pogas "Jauns kontakts", tik un tā tiks izveidots papildu kontakts tai pašai personai.

Sinhronizācija ar klēpjdatoru vai mobilo ierīci, kā arī ar sociālajām platformām, piemēram, LinkedIn, Facebook un Twitter, var arī radīt dublētus kontaktus. Piemēram, ja viena un tā pati persona ir norādīta ar dažādiem vārdiem dažādās adrešu grāmatās, piemēram. Robert Smith, Bob Smith un Roberts B. Smits , nekas netraucē programmā Outlook izveidot vairākus kontaktus.

Ja strādājat korporatīvā vidē, var rasties dublēti kontakti, ja jūsu uzņēmums uztur. vairākas adrešu grāmatas Exchange serveros.

Domāju, ka nav nepieciešams skaidrot, kādas problēmas jums var rasties, ja svarīga informācija ir izkaisīta vairākos dublētos kontaktos programmā Outlook. Ja lasāt šo rakstu, tad, visticamāk, meklējat risinājumu, lai to sakārtotu. Un tālāk jūs atradīsiet vairākus risinājumus, no kuriem izvēlēties.

Kā apvienot dublējošos kontaktus programmā Outlook

Vairumā gadījumu Outlook ir pietiekami gudrs, lai novērstu dublēšanos, ja mēģināt izveidot kontaktu, kas jau eksistē. Tomēr, ja jūsu adrešu grāmatiņā jau ir vairāki dublēti kontakti, jums ir jāpielieto īpaša metode, lai sakārtotu šo haosu. Labi, sāksim!

Piezīme. Lai nepieļautu nejaušu datu zudumu, iesakām vispirms izveidot rezerves kopiju, piemēram, eksportējot Outlook kontaktus uz Excel.

1. Izveidot jaunu mapi Kontakti . programmā Outlook Kontakti ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pašreizējās kontaktpersonu mapes un atlasiet Jauna mape... no konteksta izvēlnes.

   Dodiet šai mapei nosaukumu, nosauksim to par Apvienojiet dublētājus šajā piemērā.

2. Pārvietot visus Outlook kontaktus uz jaunizveidoto mapi . Pārslēdzieties uz pašreizējo kontaktu mapi un nospiediet CTRL+A, lai atlasītu visus kontaktus, pēc tam nospiediet CTRL+SHIFT+V, lai tos pārvietotu uz jaunizveidoto mapi ( Apvienojiet dublētājus mape).

   Padoms: Ja jums nav ērta īsceļu izmantošana, varat vienkārši ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītajiem kontaktiem un izvēlēties Pārvietot no konteksta izvēlnes.

3. Eksportēt kontaktus uz .csv failu izmantojot " Imports un eksports " vednis.

   Programās Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 un Outlook 2019 dodieties uz Failu> Atvērt> Importēt .

   Programmā Outlook 2007 un Outlook 2003 šo vedni atradīsiet sadaļā Failu> Importēt un eksportēt...

   Vednis jūs iepazīstinās ar eksportēšanas procesu, un jūs izvēlaties šādas opcijas:

   • 1. solis. " Eksportēšana uz failu ".
   • 2. solis. " Vērtības, atdalītas komatā (Windows) ".
   • Solis 3. Izvēlieties Apvienojiet dublētājus mapi, ko izveidojāt iepriekš.
   • Solis 4. Izvēlieties mērķa mapi, kurā saglabāt .csv failu.
   • Solis 5. Noklikšķiniet uz Apdare lai pabeigtu eksportēšanas procesu.

   Padoms:

   Un šeit ir redzams tas, kas iegūts pēc rindiņu apvienošanas vedņa izmantošanas.

   Ja vēlaties izmēģināt Rindiņu apvienošanas vedni ar saviem datiem, varat lejupielādēt pilnībā funkcionējošu izmēģinājuma versiju šeit.

4. Importējiet kontaktus no CSV faila uz noklusējuma mapi Kontakti.

   Sākt Importēt vedni vēlreiz, kā aprakstīts 3. solī, un atlasiet šādas opcijas:

   • 1. solis. " Importēšana no citas programmas vai faila ".
   • 2. solis. " Vērtības, atdalītas komatā (Windows) ".
   • Solis 3. Pārlūkojiet eksportēto .csv failu.
   • 4. Solis 4. Noteikti izvēlieties " Neimportēt dublējošos vienumus ". Šī ir galvenā opcija, kas veic šo triku!
   • 5. Solis 5. Izvēlieties savu galveno mapi Kontakti, kas pašlaik ir tukša, kā mērķa mapi, uz kuru importēt kontaktus.
   • Solis 6. Noklikšķiniet uz Apdare lai pabeigtu importēšanas procesu.
5. Apvienot atdalītos kontaktus ar sākotnējiem kontaktiem.

   Tagad jums ir jāapvieno atdalītie kontakti, kas pašlaik atrodas jūsu galvenajā mapē Kontakti, ar oriģinālajiem kontaktiem, kas atrodas mapē Apvienot dublikātus, lai nezaudētu nevienu kontaktinformāciju.

   Skatīt arī: Excel formāts skaitļu, teksta, zinātnisko piezīmju, grāmatvedības u. c.

   Atveriet Apvienojiet dublētājus un nospiediet CTRL+A, lai atlasītu visus kontaktus. Pēc tam nospiediet CTRL+SHIFT+V un izvēlieties, lai pārvietotu kontaktus uz galveno mapi Kontakti.

   Ja tiek atklāts dublikāts, programmā Outlook tiks parādīts uznirstošais paziņojums, kurā tiks ieteikts atjaunināt esošā kontakta informāciju un parādīts datu priekšskatījums, kas tiks pievienots vai atjaunināts, kā parādīts zemāk redzamajā ekrānšāviņā.

   Piezīme: Ja esat izmantojis rindiņu apvienošanas vedni, lai apvienotu dublējošās rindas CSV failā, šis solis faktiski nav nepieciešams, jo visa kontaktinformācija tika apvienota CSV failā un jau ir jūsu galvenajā mapē Kontakti.

   
   • Izvēlieties Atjaunināt ja tie ir dublēti kontakti un vēlaties tos apvienot.
   • Izvēlieties Pievienot jaunu kontaktu ja tie patiesībā ir divi dažādi kontakti.
   • Ja vēlaties paātrināt procesu, noklikšķiniet uz Atjaunināt visus un visas izmaiņas tiks automātiski apstiprinātas visos dublētajos kontaktos.
   • Ja konkrētu kontaktu vēlaties pārskatīt vēlāk, noklikšķiniet uz Izlaist . Šajā gadījumā sākotnējais kontakta vienums paliks Apvienojiet dublētājus mape.

   Ja programmā Outlook tiek atklāts dublēts kontakts ar citu e-pasta adresi un jūs izvēlaties atjaunināt kontaktu, pašreizējā kontakta e-pasta adrese tiks pārvietota uz " E-pasts 2 " laukā, kā parādīts ekrānšā attēlā.

   Piezīme: Ja programmā Outlook netiek parādīts šis dialoglodziņš, kad pievienojat dublējošos kontaktus, tad, visticamāk, kontaktu dublēšanās detektors ir izslēgts. Skatiet, kā iespējot funkciju Pārbaudīt, vai nav dublējušos kontaktu.

Outlook kontaktu dublikātu apvienošana, izmantojot Gmail

Ja jums ir Gmail e-pasta konts (Es domāju, ka lielākā daļa cilvēku to dara šajās dienās), Jūs varat izmantot to, lai apvienotu dublējošos Outlook kontaktus. Īsumā, procedūra ir šāda. Eksportēt Outlook kontaktus uz .csv failu, importēt šo failu uz savu Gmail kontu, izmantot "Atrast un apvienot dublikātus" funkcija pieejama Gmail, un visbeidzot importēt atdalītos kontaktus atpakaļ uz Outlook.

Ja vēlaties sīkāku instrukciju, šeit atradīsiet:

1. Eksportējiet Outlook kontaktus uz CSV failu, kā aprakstīts iepriekš 3. solī ( Cilne Failu cilne> Atvērt> Importēt> Eksportēt uz failu> Ar komatu atdalīts fails (Windows) ).
2. Piesakieties savā Gmail kontā, dodieties uz sadaļu Kontakti un pēc tam noklikšķiniet uz Importēt kontaktus...
3. Noklikšķiniet uz Izvēlieties failu un pārlūkojiet 1. solī izveidoto CSV failu.

   Gmail katram importētajam failam izveido jaunu kontaktu grupu, lai vēlāk varētu viegli piekļūt un pārskatīt šo failu.

4. Pēc importēšanas pabeigšanas noklikšķiniet uz Atrast un apvienot dublikātus saite.
5. Tiek parādīts atrasto kontaktu dublikātu saraksts, un varat noklikšķināt uz pogas paplašināt saiti, lai pārskatītu un pārbaudītu apvienojamos kontaktus.

   Ja viss ir Labi , noklikšķiniet uz Apvienot .

   Brīdinājums : Diemžēl Gmail nav tik gudrs kā Outlook (vai varbūt vienkārši pārāk piesardzīgs), lai atklātu kontaktu dublikātus ar nelielām atšķirībām kontaktu nosaukumos. Piemēram, tas nespēja identificēt mūsu viltoto kontaktu. Elīna Andersone un Elīna K. Andersone un viena un tā pati persona. Tāpēc nevajag vilties, ja pēc apvienoto kontaktu importēšanas atpakaļ programmā Outlook pamanīsiet pāris dublikātu. Tā nav jūsu vaina, jūs visu izdarījāt pareizi! Un Gmail vēl ir, ko uzlabot : )

6. E-pasta pakalpojumā Gmail noklikšķiniet uz Vairāk> Eksports... lai apvienotos kontaktus pārsūtītu atpakaļ uz Outlook.
7. Dialoglodziņā Eksportēt kontaktus norādiet 2 lietas:
   • Saskaņā ar " Kurus kontaktus vēlaties eksportēt ", izvēlieties, vai eksportēt visus kontaktus vai tikai konkrētu grupu. Ja vēlaties eksportēt tikai tos kontaktus, kas importēti no Outlook, ir pamatoti izvēlēties atbilstošo iespēju. Importēts grupa.
   • Saskaņā ar " Kurš eksporta formāts ", izvēlieties Outlook CSV formāts .

   Pēc tam noklikšķiniet uz Eksportēt pogu, lai pabeigtu eksportēšanas procesu.

8. Visbeidzot importējiet apvienotos kontaktus atpakaļ programmā Outlook, kā aprakstīts iepriekšējās metodes 4. solī. Neaizmirstiet atlasīt " Neimportēt dublējošos vienumus "!

   Padoms: Pirms apvienoto kontaktu importēšanas no pakalpojuma Gmail varat pārvietot visus kontaktus no galvenās Outlook mapes uz dublējuma mapi, lai izvairītos no dublējošu kontaktu radīšanas.

   Skatīt arī: Excel MIRR funkcija, lai aprēķinātu modificēto iekšējo peļņas normu

Kontaktpersonu dublēšanās sasaiste programmā Outlook 2013 un 2016

Ja izmantojat Outlook 2013 vai Outlook 2016, varat ātri apvienot vairākus kontaktus, kas saistīti ar vienu un to pašu personu, izmantojot iespēju Saite Kontakti iespēja.

1. Atveriet kontaktpersonu sarakstu, noklikšķinot uz Cilvēki navigācijas paneļa apakšā.
2. Noklikšķiniet uz kontakta, kuru vēlaties apvienot, lai to atlasītu.
3. Pēc tam noklikšķiniet uz mazā punktiņi poga blakus Rediģēt lai atvērtu nolaižamo izvēlni, un izvēlieties Saite Kontakti no saraksta.
4. Saskaņā ar Saite Citi kontakti sadaļā sāciet ierakstīt personas vārdu, kuru vēlaties saistīt meklēšanas laukā, un, rakstot Outlook parādīs visus kontaktus, kas atbilst jūsu meklēšanai.
5. Izvēlieties vajadzīgo(-os) kontaktu(-us) no rezultātu saraksta un noklikšķiniet uz tā(-iem). Izvēlētie kontakti tiks apvienoti uzreiz, un to vārdi būs redzami zem Saistītie kontakti Virsraksts. Viss, kas jums jādara, ir jānoklikšķina uz LABI lai saglabātu izmaiņas.

Protams, saite Kontakti funkcija nav labākā izvēle, lai sakārtotu lielu kontaktu sarakstu, kas pārpildīts ar dublikātiem, taču tā noteikti palīdzēs ātri apvienot dažus vienādus kontaktus vienā.

Kā novērst kontaktu dublēšanos programmā Outlook

Tagad, kad esat sakārtojis jucekli Outlook kontaktos, ir lietderīgi ieguldīt vēl dažas minūtes un izvēlēties, kā saglabāt tīru kontaktu sarakstu nākotnē. To var viegli panākt, iespējojot automātisko Outlook kontaktu dublēšanās detektoru. Skatiet, kā to izdarīt programmā Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Dodieties uz Cilne Failu cilne> Iespējas> Kontakti .
2. Saskaņā ar " Nosaukumi un iesniegšana ", izvēlieties Jaunu kontaktu saglabāšanas laikā pārbaudiet, vai nav dublējušies kontakti un noklikšķiniet uz Labi.

Jā, tas ir tik vienkārši kā tas! No šī brīža Outlook ieteiks apvienot jauno pievienoto kontaktu ar esošo kontaktu, ja abiem ir līdzīgs vārds vai vienāda e-pasta adrese.

Padoms. Kad dublikāti ir apvienoti, varat eksportēt Outlook kontaktus uz CSV failu dublēšanas nolūkā.

Cerams, ka tagad jums ir tīrs un kārtīgs kontaktu saraksts programmā Outlook un zināt, kā uzturēt kārtību. Paldies, ka izlasījāt!