V tomto článku sa dozviete, ako zlúčiť duplicitné kontakty v programe Outlook bez použitia nástrojov tretích strán a ako si v budúcnosti udržať čistý zoznam kontaktov.

Microsoft Outlook poskytuje množstvo praktických nástrojov, ktoré používame a milujeme, a ešte viac funkcií, o ktorých nevieme. Žiaľ, možnosť oddeliť adresár a spojiť viacero duplicitných kontaktov do jedného nie je na palube.

Našťastie nie sme obmedzení na používanie len tých nástrojov, ktoré Outlook výslovne poskytuje. Stačí trochu kreativity a môžete prísť na spôsob, ako vyriešiť akúkoľvek alebo takmer akúkoľvek úlohu, s ktorou sa stretnete. Ďalej v tomto článku nájdete, ako môžete skontrolovať kontakty v programe Outlook na duplicity a zlúčiť ich bez použitia akéhokoľvek softvéru tretej strany.

Prečo sa v programe Outlook zobrazujú duplicitné kontakty

Najčastejším dôvodom, ktorý vedie k duplicite, je pretiahnutie správy do priečinka Kontakty na navigačnom paneli, aby sa kontakt vytvoril automaticky. Samozrejme, je to najrýchlejší spôsob pridania nového kontaktu v programe Outlook a nie je na ňom nič zlé. Ak však raz za čas vytvoríte kontakty aj ručne, môže sa stať, že budete mať viacero kontaktov pre tú istú osobu, napr. ak meno kontaktu napíšete nesprávne alebo ho zadáte iným spôsobom.

Ďalším scenárom, ktorý vedie k duplicite kontaktov, je, keď osoba vám posiela e-maily z rôznych účtov , napr. pomocou jeho firemnej e-mailovej adresy a osobnej adresy Gmail. V tomto prípade bez ohľadu na to, ako vytvoríte nový kontakt, pretiahnutím správy do priečinka Kontakty alebo kliknutím na tlačidlo "Nový kontakt" na páse, sa aj tak vytvorí ďalší kontakt pre tú istú osobu.

Synchronizácia s prenosným počítačom alebo mobilným zariadením, ako aj so sociálnymi platformami, ako sú LinkedIn, Facebook a Twitter, môžu tiež vytvárať duplicitné kontakty. Napríklad, ak je tá istá osoba uvedená pod rôznymi menami v rôznych adresároch, napr. Robert Smith, Bob Smith a Robert B. Smith , nič nebráni vytvoreniu viacerých kontaktov v programe Outlook.

Ak pracujete v podnikovom prostredí, môžu sa objaviť duplicitné kontakty v prípade, že vaša spoločnosť udržiava niekoľko adresárov na svojich serveroch Exchange.

Myslím, že nie je potrebné vysvetľovať, aké problémy môžete mať, keď sú dôležité údaje roztrúsené v niekoľkých duplicitných kontaktoch v programe Outlook. Ak čítate tento článok, potom s najväčšou pravdepodobnosťou hľadáte riešenie, ako to vyriešiť. A nižšie nájdete niekoľko riešení, z ktorých si môžete vybrať.

Ako zlúčiť duplicitné kontakty v programe Outlook

Vo väčšine prípadov je Outlook dostatočne inteligentný na to, aby zabránil duplicite, keď sa pokúšate vytvoriť kontakt, ktorý už existuje. Ak však už máte v adresári niekoľko duplicitných kontaktov, musíte použiť špeciálnu techniku na vyčistenie neporiadku. Dobre, začnime!

Poznámka: Ak chcete zabrániť náhodnej strate údajov, dôrazne odporúčame, aby ste si najprv vytvorili záložnú kópiu, napríklad exportom kontaktov aplikácie Outlook do programu Excel.

1. Vytvorenie nového priečinka Kontakty . V aplikácii Outlook Contacts kliknite pravým tlačidlom myši na aktuálny priečinok Contacts a vyberte položku Nový priečinok... z kontextového menu.

   Dajte tomuto priečinku názov, nazvime ho Zlúčenie duplikátov pre tento príklad.

2. Presunutie všetkých kontaktov aplikácie Outlook do novovytvoreného priečinka . Prepnite na aktuálny priečinok s kontaktmi a stlačením CTRL+A vyberte všetky kontakty, potom ich stlačením CTRL+SHIFT+V presuňte do novovytvoreného priečinka ( Zlúčenie duplikátov priečinok).

   Tip: Ak sa vám skratky príliš neosvedčili, môžete jednoducho kliknúť pravým tlačidlom myši na vybrané kontakty a vybrať Presun z kontextového menu.

3. Export kontaktov do súboru .csv používanie " Import a export " sprievodca.

   V aplikáciách Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 a Outlook 2019 prejdite na Súbor> Otvoriť> Importovať .

   V aplikáciách Outlook 2007 a Outlook 2003 nájdete tohto sprievodcu v časti Súbor> Import a export...

   Sprievodca vás prevedie procesom exportu a vy si vyberiete nasledujúce možnosti:

   • Krok 1. " Export do súboru ".
   • Krok 2. " Hodnoty oddelené čiarkami (Windows) ".
   • Krok 3. Vyberte Zlúčenie duplikátov priečinok, ktorý ste predtým vytvorili.
   • Krok 4. Vyberte cieľový priečinok na uloženie súboru .csv.
   • Krok 5. Kliknite na tlačidlo Dokončenie na dokončenie procesu exportu.

   Tip:

   A tu je výsledok po použití sprievodcu Kombinovať riadky.

   Ak máte záujem vyskúšať sprievodcu Combine Rows Wizard na vlastných údajoch, môžete si stiahnuť plne funkčnú skúšobnú verziu tu.

4. Importovať kontakty zo súboru CSV do predvoleného priečinka Kontakty.

   Spustite Import Sprievodca znova, ako je popísané v kroku 3, a vyberte nasledujúce možnosti:

   • Krok 1. " Import z iného programu alebo súboru ".
   • Krok 2. " Hodnoty oddelené čiarkami (Windows) ".
   • Krok 3. Prejdite do exportovaného súboru .csv.
   • Krok 4. Nezabudnite vybrať možnosť " Neimportujte duplicitné položky ". Toto je kľúčová možnosť, ktorá to dokáže!
   • Krok 5. Vyberte hlavný priečinok Kontakty, ktorý je v súčasnosti prázdny, ako cieľový priečinok, do ktorého chcete kontakty importovať.
   • Krok 6. Kliknite na tlačidlo Dokončenie na dokončenie procesu importu.
5. Zlúčiť deduplikované kontakty s pôvodnými.

   Teraz je potrebné zlúčiť deduplikované kontakty, ktoré sa momentálne nachádzajú v hlavnom priečinku Kontakty, s pôvodnými kontaktmi, ktoré sa nachádzajú v priečinku Zlúčiť duplikáty, aby sa nestratili žiadne údaje o kontaktoch.

   Otvorte Zlúčenie duplikátov priečinok a stlačením CTRL+A vyberte všetky kontakty. Potom stlačte CTRL+SHIFT+V a vyberte možnosť presunúť kontakty do hlavného priečinka Kontakty.

   Keď sa zistí duplicita, Outlook vyhodí vyskakovacie okno s návrhom na aktualizáciu informácií o existujúcom kontakte a zobrazí náhľad údajov, ktoré sa pridajú alebo aktualizujú, ako je znázornené na snímke obrazovky nižšie.

   Poznámka: Ak ste na zlúčenie duplicitných riadkov v súbore CSV použili Sprievodcu zlúčením riadkov, tento krok v skutočnosti nie je potrebný, pretože všetky údaje o kontaktoch boli zlúčené v súbore CSV a sú už v hlavnom priečinku Kontakty.

   
   • Vyberte si Aktualizácia ak ide o duplicitné kontakty a chcete ich zlúčiť.
   • Vyberte si Pridanie nového kontaktu ak ide v skutočnosti o dva rôzne kontakty.
   • Ak chcete proces urýchliť, kliknite na Aktualizovať všetko a všetky zmeny budú automaticky akceptované vo všetkých duplicitných kontaktoch.
   • Ak si chcete konkrétny kontakt prezrieť neskôr, kliknite na tlačidlo Vynechať V tomto prípade zostane pôvodná položka kontaktu v Zlúčenie duplikátov priečinok.

   Keď Outlook zistí duplicitný kontakt s inou e-mailovou adresou a vy sa rozhodnete aktualizovať kontakt, aktuálna e-mailová adresa kontaktu sa presunie do " E-mail 2 ", ako je znázornené na obrázku vyššie.

   Poznámka: Ak sa v programe Outlook pri pridávaní duplicitných kontaktov nezobrazí toto dialógové okno, potom je s najväčšou pravdepodobnosťou vypnutá funkcia detekcie duplicitných kontaktov. Pozrite si, ako zapnúť funkciu Kontrola duplicitných kontaktov.

   Pozri tiež: Ako vytvoriť graf v programe Excel z viacerých hárkov

Zlúčenie duplicitných kontaktov aplikácie Outlook pomocou služby Gmail

Ak máte e-mailové konto Gmail (myslím, že v súčasnosti ho má väčšina ľudí), môžete ho použiť na zlúčenie duplicitných kontaktov aplikácie Outlook. V skratke je postup nasledovný: Exportujte kontakty aplikácie Outlook do súboru .csv, importujte tento súbor do konta Gmail, použite funkciu "Nájsť a zlúčiť duplikáty", ktorá je k dispozícii v službe Gmail, a nakoniec importujte odčítané kontakty späť do aplikácie Outlook.

Ak chcete podrobnejší návod, tu ho nájdete:

1. Exportujte kontakty z aplikácie Outlook do súboru CSV, ako je opísané v kroku 3 vyššie ( Karta Súbor> Otvoriť> Importovať> Exportovať do súboru> Súbor oddelený čiarkou (Windows) ).
2. Prihláste sa do svojho konta Gmail, prejdite do časti Kontakty a potom kliknite na položku Importovať kontakty...
3. Kliknite na tlačidlo Vyberte si súbor a prejdite na súbor CSV, ktorý ste vytvorili v kroku 1.

   Služba Gmail vytvorí pre každý importovaný súbor novú skupinu kontaktov, aby ste k nemu mohli neskôr ľahko pristupovať a prezerať ho.

4. Po dokončení importu kliknite na tlačidlo Nájsť & zlúčiť duplikáty prepojenie.
5. Zobrazí sa zoznam nájdených duplicitných kontaktov a môžete kliknúť na rozšíriť odkaz na kontrolu a overenie kontaktov, ktoré sa majú zlúčiť.

   Ak je všetko Dobre , kliknite na tlačidlo Zlúčenie .

   Upozornenie : Bohužiaľ, služba Gmail nie je taká inteligentná ako Outlook (alebo možno len príliš opatrná), aby odhalila duplicitné kontakty s malými rozdielmi v názvoch kontaktov. Napríklad nedokázala identifikovať náš falošný kontakt. Elina Andersonová a Elina K. Anderson a jedna a tá istá osoba. Preto nebuďte sklamaní, ak po importovaní zlúčených kontaktov späť do Outlooku objavíte niekoľko duplikátov. Nie je to vaša chyba, všetko ste urobili správne! A v službe Gmail je stále čo zlepšovať : )

6. V službe Gmail kliknite na položku Viac> Export... na prenos zlúčených kontaktov späť do aplikácie Outlook.
7. V dialógovom okne Export kontaktov zadajte 2 veci:
   • Pod " Ktoré kontakty chcete exportovať ", vyberte, či chcete exportovať všetky kontakty alebo len určitú skupinu. Ak chcete exportovať len tie kontakty, ktoré ste importovali z programu Outlook, je vhodné vybrať príslušnú položku. Dovezené skupina.
   • Pod " Ktorý formát exportu ", vyberte Formát CSV aplikácie Outlook .

   Potom kliknite na Export dokončiť proces exportu.

8. Nakoniec importujte zlúčené kontakty späť do programu Outlook, ako je opísané v kroku 4 predchádzajúcej metódy. Nezabudnite vybrať " Neimportujte duplicitné položky "!

   Tip: Pred importom zlúčených kontaktov zo služby Gmail môžete všetky kontakty z hlavného priečinka aplikácie Outlook presunúť do záložného priečinka, aby ste sa vyhli vytváraniu ďalších duplikátov.

Prepojenie duplicitných kontaktov v aplikácii Outlook 2013 a 2016

Ak používate aplikáciu Outlook 2013 alebo Outlook 2016, môžete rýchlo spojiť niekoľko kontaktov súvisiacich s tou istou osobou pomocou Prepojenie Kontakty možnosť.

1. Otvorte zoznam kontaktov kliknutím na Ľudia v spodnej časti navigačného podokna.
2. Kliknutím na kontakt, ktorý chcete zlúčiť, ho vyberte.
3. Potom kliknite na malé tlačidlo s bodkami vedľa Upraviť otvorte rozbaľovaciu ponuku a vyberte Prepojenie Kontakty zo zoznamu.
4. V rámci Prepojiť ďalšie kontakty Začnite písať meno osoby, ktorú chcete prepojiť, do vyhľadávacieho poľa a počas písania Outlook zobrazí všetky kontakty, ktoré zodpovedajú vášmu vyhľadávaniu.
5. Vyberte potrebný kontakt (kontakty) zo zoznamu výsledkov a kliknite naň. Vybrané kontakty sa hneď zlúčia a ich mená sa zobrazia pod Prepojené kontakty stačí kliknúť na položku OK na uloženie zmien.

Samozrejme, funkcia Prepojiť kontakty nie je najlepšou voľbou na vyčistenie veľkého zoznamu kontaktov preplneného duplikátmi, ale určite vám pomôže rýchlo zlúčiť niekoľko rovnakých kontaktov do jedného.

Ako zabrániť duplicitným kontaktom v programe Outlook

Teraz, keď ste vyčistili neporiadok v kontaktoch aplikácie Outlook, má zmysel investovať niekoľko ďalších minút a nakloniť si, ako udržať zoznam kontaktov čistý v budúcnosti. To možno ľahko dosiahnuť povolením automatického detektora duplicitných kontaktov aplikácie Outlook. Pozrite si, ako to urobiť v aplikácii Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Prejdite na Karta Súbor> Možnosti> Kontakty .
2. Pod " Názvy a archivácia ", vyberte Kontrola duplicitných kontaktov pri ukladaní nových kontaktov a kliknite na tlačidlo OK.

Áno, je to také jednoduché! Odteraz Outlook navrhne zlúčenie nového kontaktu, ktorý pridávate, s existujúcim kontaktom, ak majú obaja podobné meno alebo rovnakú e-mailovú adresu.

Tip. Po zlúčení duplikátov môžete kontakty programu Outlook exportovať do súboru CSV na účely zálohovania.

Dúfame, že teraz máte v programe Outlook čistý a prehľadný zoznam kontaktov a viete, ako si v ňom udržiavať poriadok. Ďakujeme za prečítanie!