У овом чланку ћете научити како да спојите дупликате контаката у Оутлоок-у без употребе алатки независних произвођача и како да своју листу контаката одржавате чистом у будућности.

Мицрософт Оутлоок пружа мноштво практичних алата које користимо и волимо и још више функција којих нисмо свесни. Али нажалост, опција за уклањање дупликата из адресара и комбиновање више дуплих контаката у један није доступна.

Срећом, нисмо ограничени да користимо само оне алате које Оутлоок експлицитно пружа. Уз само мало креативности можете смислити начин да решите било који или скоро сваки задатак са којим се суочите. Даље у овом чланку ћете пронаћи како можете да проверите да ли у Оутлоок контактима има дупликата и да их спојите без коришћења софтвера треће стране.

Зашто се дупликати контаката појављују у Оутлоок-у

Најчешћи разлог који доводи до дуплирања је превлачење поруке у фолдер Контакти у окну за навигацију како би се контакт креирао аутоматски. Наравно, ово је најбржи начин да додате нови контакт у Оутлоок и нема ништа лоше у томе. Међутим, ако с времена на време креирате и контакте ручно, можда ћете имати више контаката за исту особу, нпр. ако погрешно напишете име контакта или га унесете на другачији начин.

Још један сценарио који води до дуплирања контакта је када вам особа пошаље е-пошту са другограчуни , нпр. користећи његову или њену корпоративну адресу е-поште и личну Гмаил адресу. У овом случају, без обзира на то како креирате нови контакт, превлачењем поруке у фасциклу Контакти или кликом на дугме „Нови контакт“ на траци, ионако ће бити креиран додатни контакт за исту особу.

Синхронизација са лаптопом или мобилним уређајем, као и са друштвеним платформама као што су ЛинкедИн, Фацебоок и Твиттер, такође може да произведе дупле контакте. На пример, ако је иста особа наведена под различитим именима у различитим адресарима, рецимо Роберт Смит, Боб Смит и Роберт Б. Смит , ништа не спречава да се креира више контаката у вашем Оутлоок.

Ако радите у корпоративном окружењу, могу се појавити дупли контакти у случају да ваша компанија одржава неколико адресара на својим Екцханге серверима.

Мислим да нема потребе да бисте објаснили које проблеме можете имати када су важни детаљи разбацани по неколико дуплираних контаката у вашем Оутлоок-у. Ако читате овај чланак, онда највероватније тражите решење да га решите. А испод ћете наћи бројна решења која можете изабрати.

Како спојити дупликате контаката у Оутлоок-у

У већини случајева Оутлоок је довољно паметан да спречи дуплирање када покушавате да креирате контакт то већ постоји. Међутим, ако већ имате неколикодуплих контаката у вашем именику, потребно је да примените посебну технику да бисте почистили неред. У реду, хајде да почнемо!

Напомена. За трајни случајни губитак података, топло препоручујемо да прво направите резервну копију, на пример извозом Оутлоок контаката у Екцел.

1. Креирајте нову фасциклу Контакти . У Оутлоок контактима кликните десним тастером миша на тренутну фасциклу са контактима и изаберите Нова фасцикла... из контекстног менија.

   Дајте име овој фасцикли, назовимо је Споји дупес за овај пример.

2. Преместите све своје Оутлоок контакте у новокреирани фолдер . Пребаците се на тренутну фасциклу са контактима и притисните ЦТРЛ+А да бисте изабрали све контакте, а затим притисните ЦТРЛ+СХИФТ+В да бисте их преместили у ново креирану фасциклу (фасцикла Споји дупес ).

   Савет: Ако вам пречице не одговарају, можете једноставно да кликнете десним тастером миша на изабране контакте и изаберете Премести из контекстног менија.

3. Извезите контакте у .цсв датотеку помоћу чаробњака " Импорт анд Екпорт ".

   У Оутлоок 2010, Оутлоок 2013, Оутлоок 2016 и Оутлоок 2019 идите на Датотека &гт; Отвори &гт; Увоз .

   У Оутлоок 2007 и Оутлоок 2003, овај чаробњак ћете пронаћи под Датотека &гт; Увоз и извоз...

   Чаробњак ће вас провести кроз процес извоза, а ви бирате следеће опције:

   • Корак 1. „ Извези у аДатотека ".
   • Корак 2. " Вредности одвојене зарезима (Виндовс) ".
   • Корак 3. Изаберите фасциклу Мерге дупес које сте креирали раније.
   • Корак 4. Изаберите одредишну фасциклу да бисте сачували .цсв датотеку.
   • Корак 5. Кликните на Заврши да бисте завршили процес извоза.

   Савет:

   А ево шта имамо након коришћења чаробњака за комбиновање редова.

   Ако сте заинтересовани да испробате чаробњак за комбиновање редова на сопственим подацима, можете преузмите потпуно функционалну пробну верзију овде.

4. Увезите контакте из ЦСВ датотеке у подразумевану фасциклу Контакти.

   Покрените Чаробњак Импорт поново као што је описано у кораку 3 и изаберите следеће опције:

   • Корак 1. " Увези из другог програма или датотеке ".
   • Корак 2. " Вредности одвојене зарезима (Виндовс) ".
   • Корак 3. Дођите до извезене .цсв датотеке.
   • Корак 4. Обавезно изаберите " Не увози дупле ставке ". Ово је кључна опција која помаже!
   • Корак 5. Изаберите своју главну Директоријум са контактима, који је тренутно празан, као одредишни директоријум за увоз контаката.
   • Корак 6. Кликните на Заврши да бисте довршили процес увоза.
5. Споји уклоњене контакте са оригиналним.

   Сада треба да спојите дедупиране контакте који се тренутно налазе у вашој главној фасцикли Контакти са оригиналним контактима који се налазе у фасцикли Обједини дупес, тако да тодетаљи о контакту се неће изгубити.

   Отворите фасциклу Споји дупес и притисните ЦТРЛ+А да изаберете све контакте. Затим притисните ЦТРЛ+СХИФТ+В и изаберите да преместите контакте у своју главну фасциклу са контактима.

   Када се открије дупликат, Оутлоок ће приказати искачућу поруку која предлаже да ажурирате информације о постојећем контакту и прикажете преглед података који ће бити додати или ажурирани, као што је приказано на снимку екрана испод.

   Напомена: Ако сте користили чаробњак за комбиновање редова да бисте спојили дуплиране редове у ЦСВ датотеци, овај корак заправо није потребан , јер су сви детаљи о контакту спојени у ЦСВ датотеку и већ се налазе у вашој главној фасцикли Контакти.

   
   • Изаберите Ажурирај ако су ово дупли контакти и желите да спојите
   • Изаберите Додај нови контакт ако су то, у ствари, два различита контакта.
   • Ако желите да убрзате процес, кликните на Ажурирај све и све промене ће бити аутоматски прихваћене у свим дуплираним контактима.
   • Ако касније желите да прегледате одређени контакт, кликните на Прескочи . У овом случају, оригинална ставка контакта ће остати у фасцикли Споји дупле датотеке .

   Када Оутлоок открије дупли контакт са другом адресом е-поште и одаберете да ажурирате контакт, тренутна адреса е-поште контакта ће бити премештена у поље „ Е-пошта 2 “, као што је приказано на слици изнад.

   Напомена: Ако ваш Оутлоокне приказује овај дијалог када додајете дупле контакте, онда је највероватније искључен детектор дупликата. Погледајте како да омогућите функцију Провера дупликата контаката.

Споји дупликате Оутлоок контаката користећи Гмаил

Ако имате Гмаил налог е-поште (претпостављам да већина људи данас ради) , можете га користити за спајање дупликата Оутлоок контаката. Укратко, поступак је следећи. Извезите своје Оутлоок контакте у .цсв датотеку, увезите ту датотеку на свој Гмаил налог, користите функцију „Пронађи и обједини дупликате“ доступну у Гмаил-у и на крају увезите уклоњене контакте назад у Оутлоок.

Ако желите више детаљно упутство, изволите:

1. Извезите своје Оутлоок контакте у ЦСВ датотеку, као што је описано у кораку 3 изнад ( картица Датотека &гт; Отвори &гт; Увези &гт; Извези у датотеку &гт ; датотека одвојена зарезима (Виндовс) ).
2. Пријавите се на свој Гмаил налог, идите до Контакти, а затим кликните на Увези контакте...
3. Кликните на дугме Изабери датотеку и пронађите ЦСВ датотеку коју сте креирали у кораку 1.

   Гмаил прави нову групу контаката за сваку увезену датотеку тако да можете лако да јој приступите и прегледате касније .

4. Након што се увоз заврши, кликните на Пронађи &амп; споји дупликате везу.
5. Приказује се листа пронађених дупликата контаката и можете кликнути на везу прошири да бисте прегледали и верификовали контакте које треба спојити.

   Ако је све У реду , кликните на Споји .

   Упозорење : Нажалост, Гмаил није тако паметан као Оутлоок (или можда само превише опрезан) да открије дупле контакте са малим разликама у именима контакта. На пример, није успео да идентификује наш лажни контакт Елина Андерсон и Елина К. Андерсон и једну те исту особу. Зато немојте бити разочарани ако уочите неколико дупликата након увоза спојених контаката назад у Оутлоок. Ниси ти крив, све си урадио како треба! И још увек има места за побољшање за Гмаил : )

6. У Гмаил-у кликните на Још &гт; Извези... да бисте пренели спојене контакте назад у Оутлоок.
7. У дијалогу Извоз контаката наведите 2 ствари:
   • У оквиру „ Које контакте желите да извезете “ изаберите да ли желите да извезете све контакте или само одређена група. Ако желите да извезете само оне контакте које сте увезли из Оутлоок-а, логично је да изаберете одговарајућу групу Увезено .
   • У оквиру „ Који формат извоза “, изаберите Оутлоок ЦСВ формат .

   Затим кликните на дугме Извези да бисте завршили процес извоза.

8. На крају, увезите спојене контакте назад у Оутлоок, као што је описано у 4. кораку претходне методе. Не заборавите да изаберете " Не увози дупле ставке "!

   Савет: Пре увоза спојених контакатаиз Гмаил-а, можете да преместите све контакте из главне Оутлоок фасцикле у фасциклу резервне копије да бисте избегли стварање више дупликата.

Повежите дупликате контаката у Оутлоок 2013 и 2016

Ако користите Оутлоок 2013 или Оутлоок 2016, можете брзо да комбинујете неколико контаката повезаних са истом особом користећи опцију Повежи контакте .

1. Отворите своју листу контаката кликом на Људи на дну окна за навигацију.
2. Кликните на контакт који желите да спојите да бисте га изабрали.
3. Затим кликните на дугме тачкица поред Измени да бисте отворили падајући мени и изаберите Повежи контакте са листа.
4. У одељку Повежи друге контакте почните да куцате име особе коју желите да повежете у поље за претрагу и док куцате Оутлоок ће приказати све контакте који одговарају вашем Претрага.
5. Изаберите потребне контакте са листе резултата и кликните на њих. Изабрани контакти ће одмах бити спојени и видећете њихова имена под насловом Повезани контакти . Све што треба да урадите је да кликнете на ОК да бисте сачували промене.

Наравно, функција Линк Цонтацтс није најбољи избор за чишћење велике листе контаката претрпане дупликатима, али ће вам дефинитивно помоћи да брзо спојите неколико идентичних контаката у један један.

Како спречити дуплирање контаката у Оутлоок-у

Садада сте почистили неред у Оутлоок контактима, има смисла уложити још неколико минута и сазнати како да своју листу контаката одржавате чистом у будућности. Ово се лако може постићи омогућавањем аутоматског детектора дуплих контаката у програму Оутлоок. Погледајте како то да урадите у програму Мицрософт Оутлоок 2019 - 2010:

1. Идите на картицу Датотека &гт; Опције &гт; Контакти .
2. Под " Имена и архивирање " изаберите Провери да ли има дуплих контаката приликом чувања нових контаката и кликните на ОК.

Да, тако је једноставно! Од сада, Оутлоок ће предлагати спајање новог контакта који додајете са постојећим, ако оба имају слично име или идентичну адресу е-поште.

Савет. Када се дупликати споје, можете да извезете своје Оутлоок контакте у ЦСВ датотеку ради прављења резервних копија.

Надајмо се да сада имате чисту и уредну листу контаката у свом Оутлоок-у и знате како да одржавате редослед. Хвала вам на читању!