Mục lục
Hướng dẫn giải thích những điều cơ bản về chức năng Flash Fill và cung cấp các ví dụ về cách sử dụng Flash Fill trong Excel.
Flash Fill là một trong những tính năng tuyệt vời nhất của Excel. Nó nhận một nhiệm vụ tẻ nhạt sẽ mất hàng giờ để thực hiện thủ công và thực hiện nó tự động trong nháy mắt (do đó có tên như vậy). Và nó thực hiện rất nhanh chóng và đơn giản mà bạn không cần phải làm gì cả mà chỉ cung cấp một ví dụ về những gì bạn muốn.
Điền Flash trong Excel là gì?
Excel Flash Fill là một công cụ đặc biệt phân tích thông tin bạn đang nhập và tự động điền dữ liệu khi nó xác định một mẫu.
Tính năng Flash Fill được giới thiệu trong Excel 2013 và sẵn có trong tất cả các phiên bản Excel 2016 sau này, Excel 2019, Excel 2021 và Excel cho Microsoft 365.
Bắt đầu vào tháng 12 năm 2009 như một nỗ lực của Sumit Gulwani, một nhà nghiên cứu cấp cao tại Microsoft, nhằm giúp một nữ doanh nhân mà anh ấy tình cờ gặp ở sân bay với thử thách hợp nhất của cô ấy, một vài năm sau, nó đã phát triển thành một khả năng mạnh mẽ để tự động hóa nhiều công việc của Excel.
Flash Fill dễ dàng xử lý hàng chục tác vụ khác nhau mà nếu không sẽ yêu cầu các công thức phức tạp hoặc thậm chí mã VBA, chẳng hạn như tách và kết hợp các chuỗi văn bản, làm sạch dữ liệu và sửa lỗi không nhất quán, định dạng văn bản và số, chuyển đổi ngày thành t anh ấy muốn định dạng và hơn thế nữa.
Mỗi lần, Flash Fill kết hợp hàng triệucác chương trình nhỏ có thể hoàn thành nhiệm vụ, sau đó sắp xếp các đoạn mã đó bằng các kỹ thuật máy học và tìm ra đoạn mã phù hợp nhất cho công việc. Tất cả điều này được thực hiện trong một phần nghìn giây ở chế độ nền và người dùng sẽ thấy kết quả gần như ngay lập tức!
Flash Fill ở đâu trong Excel?
Trong Excel 2013 trở lên, công cụ Flash Fill nằm trên thẻ Dữ liệu , trong nhóm Công cụ dữ liệu :
Phím tắt Excel Flash Fill
Những người trong số các bạn những người thích làm việc trên bàn phím hầu hết thời gian, có thể chạy Flash Fill bằng tổ hợp phím này: Ctrl + E
Cách sử dụng Flash Fill trong Excel
Thông thường Flash Fill bắt đầu tự động và bạn chỉ cần cung cấp một mẫu. Dưới đây là cách thực hiện:
- Chèn một cột mới liền kề với cột chứa dữ liệu nguồn của bạn.
- Trong ô đầu tiên của cột mới thêm, hãy nhập giá trị mong muốn.
- Bắt đầu nhập vào ô tiếp theo và nếu Excel cảm nhận được một mẫu, nó sẽ hiển thị bản xem trước của dữ liệu sẽ được tự động điền vào các ô bên dưới.
- Nhấn phím Enter để chấp nhận bản xem trước. Xong!
Mẹo:
- Nếu không hài lòng với kết quả Flash Fill, bạn có thể hoàn tác chúng bằng cách nhấn Ctrl + Z hoặc thông qua menu tùy chọn Flash Fill.
- Nếu Flash Fill không tự động bắt đầu, hãy thử các kỹ thuật khắc phục sự cố đơn giản này.
Cách Flash Fill trong Excel bằng một lần bấm nút hoặc phím tắt
Hầu hếttrong các trường hợp, Flash Fill sẽ tự động khởi động ngay khi Excel thiết lập một mẫu trong dữ liệu bạn đang nhập. Nếu bản xem trước không hiển thị, bạn có thể kích hoạt Flash Fill thủ công theo cách này:
- Điền vào ô đầu tiên và nhấn Enter.
- Nhấp vào Flash Fill trên tab Dữ liệu hoặc nhấn phím tắt Ctrl + E.
Tùy chọn Excel Flash Fill
Khi nào sử dụng Flash Fill trong Excel để tự động nhập dữ liệu, nút Tùy chọn Flash Fill xuất hiện gần các ô được điền tự động. Nhấp vào nút này sẽ mở menu cho phép bạn thực hiện các thao tác sau:
- Hoàn tác kết quả Flash Fill.
- Chọn các ô trống mà Excel không điền được.
- Ví dụ: chọn các ô đã thay đổi để định dạng tất cả chúng cùng một lúc.
Ví dụ về Flash Fill trong Excel
Như đã đề cập, Flash Fill là một công cụ rất linh hoạt. Các ví dụ dưới đây minh họa một số khả năng của nó, nhưng nó còn nhiều hơn thế nữa!
Trích xuất văn bản từ ô (tách cột)
Trước khi Flash Fill ra đời, tách nội dung của một ô vào một số ô yêu cầu sử dụng tính năng Văn bản thành Cột hoặc các hàm Văn bản Excel. Với Flash Fill, bạn có thể nhận được kết quả ngay lập tức mà không cần thao tác văn bản phức tạp.
Giả sử bạn có một cột địa chỉ và bạn muốn trích xuất mã zip vào một cột riêng. Cho biết mục tiêu của bạn bằng cách gõmã zip trong ô đầu tiên. Ngay khi Excel hiểu những gì bạn đang cố gắng thực hiện, nó sẽ điền vào tất cả các hàng bên dưới ví dụ bằng mã zip được trích xuất. Bạn chỉ cần nhấn Enter để chấp nhận tất cả.
Các công thức để tách ô và trích xuất văn bản:
- Trích xuất chuỗi con - công thức để trích xuất văn bản có độ dài cụ thể hoặc lấy chuỗi con trước hoặc sau một ký tự nhất định.
- Trích xuất số từ chuỗi - công thức để trích xuất số từ chuỗi chữ và số.
- Tách tên trong Excel - công thức để trích xuất họ, tên và tên đệm.
Công cụ trích xuất và chia tách:
- Bộ công cụ văn bản cho Excel - 25 công cụ để thực hiện nhiều công cụ khác nhau các thao tác trên văn bản bao gồm tách ô theo bất kỳ ký tự nào như dấu phẩy, dấu cách, ngắt dòng; trích xuất văn bản và số.
- Công cụ Tách tên - cách nhanh chóng và dễ dàng để tách tên trong Excel.
Kết hợp dữ liệu từ nhiều ô (hợp nhất các cột)
Nếu bạn có một nhiệm vụ ngược lại để thực hiện, không thành vấn đề, Flash Fill cũng có thể nối các ô. Ngoài ra, nó có thể phân tách các giá trị được kết hợp bằng dấu cách, dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc bất kỳ ký tự nào khác - bạn chỉ cần hiển thị cho Excel dấu chấm câu cần thiết trong ô đầu tiên:
Đây đặc biệt hữu ích để kết hợp các phần tên khác nhau vào một ô duy nhất như được minh họa trong Cách hợp nhất họ và tên bằng Flash Fill.
Các công thức để nối ôgiá trị:
- Hàm CONCATENATE trong Excel - công thức kết hợp chuỗi văn bản, ô và cột.
Công cụ hợp nhất:
- Trình hướng dẫn hợp nhất bảng - cách nhanh chóng để kết hợp hai bảng theo các cột chung.
- Trình hướng dẫn hợp nhất các bản sao - Kết hợp các hàng tương tự thành một theo các cột chính.
Làm sạch dữ liệu
Nếu một số mục nhập dữ liệu trong trang tính của bạn bắt đầu bằng khoảng trắng ở đầu, Flash Fill có thể loại bỏ chúng trong nháy mắt. Nhập giá trị đầu tiên mà không có khoảng trắng phía trước và tất cả khoảng trắng thừa trong các ô khác cũng biến mất:
Công thức để xóa dữ liệu:
- Hàm TRIM trong Excel - công thức loại bỏ khoảng trắng thừa trong Excel.
Công cụ làm sạch dữ liệu:
- Bộ công cụ văn bản cho Excel - cắt bỏ tất cả các khoảng trắng ở đầu, ở cuối và ở giữa trừ một ký tự khoảng trắng giữa các từ.
Định dạng văn bản, số và ngày
Dữ liệu trong bảng tính của bạn thường được định dạng theo một cách trong khi bạn muốn nó trong một cách khác. Chỉ cần bắt đầu nhập các giá trị chính xác như bạn muốn chúng xuất hiện và Flash Fill sẽ thực hiện phần còn lại.
Có thể bạn có một cột tên và họ ở dạng chữ thường. Bạn muốn họ và tên phải viết hoa đúng cách, được phân tách bằng dấu phẩy. Một miếng bánh cho Flash Fill :)
Có thể bạn đang làm việc với một cột số cần được định dạng thành số điện thoại. Nhiệm vụ có thể được hoàn thành bằng cách sử dụng mộtĐịnh dạng đặc biệt hoặc tạo định dạng số tùy chỉnh. Hoặc bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng với Flash Fill:
Để định dạng lại ngày tháng theo ý muốn, bạn có thể áp dụng Định dạng ngày tương ứng hoặc nhập ngày được định dạng đúng vào ô đầu tiên. Rất tiếc, không có đề xuất nào xuất hiện... Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta nhấn phím tắt Flash Fill ( Ctrl + E ) hoặc nhấp vào nút của nó trên dải băng? Vâng, nó hoạt động rất tốt!
Thay thế một phần nội dung ô
Thay thế một phần của chuỗi bằng một số văn bản khác là một thao tác rất phổ biến trong Excel, thao tác này Flash Fill cũng có thể tự động hóa.
Giả sử bạn có một cột số an sinh xã hội và bạn muốn kiểm duyệt thông tin nhạy cảm này bằng cách thay thế 4 chữ số cuối bằng XXXX.
Để thực hiện việc này , hãy sử dụng hàm REPLACE hoặc nhập giá trị mong muốn vào ô đầu tiên và để Flash Fill tự động điền vào các ô còn lại:
Các kết hợp nâng cao
Flash Fill trong Excel có thể thực hiện không chỉ các tác vụ đơn giản như minh họa trong các ví dụ trên mà còn thực hiện sắp xếp lại dữ liệu phức tạp hơn.
Ví dụ: hãy kết hợp các phần thông tin khác nhau từ 3 cột và thêm một vài ký tự tùy chỉnh vào kết quả.
Giả sử bạn có tên ở cột A, họ ở cột B và tên miền ở cột C. Dựa trên thông tin này, bạn muốn tạo địa chỉ email sses ở định dạng này: [email protected] .
Đối với người dùng Excel có kinh nghiệm, không có vấn đề gì khi trích xuất phần đầu bằng hàm LEFT, chuyển đổi tất cả các ký tự thành chữ thường bằng hàm LOWER và nối tất cả các phần bằng cách sử dụng toán tử nối:
=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"
Nhưng Excel Flash Fill có thể tự động tạo các địa chỉ email này cho chúng tôi không? Chắc chắn rồi!
Các hạn chế và cảnh báo của Excel Flash Fill
Flash Fill là một công cụ tuyệt vời nhưng nó có một số hạn chế mà bạn nên biết trước khi bạn bắt đầu sử dụng tính năng này trên tập dữ liệu thực của mình.
1. Kết quả Flash Fill không tự động cập nhật
Không giống như công thức, kết quả của Flash Fill là tĩnh. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu gốc, chúng sẽ không được phản ánh trong kết quả Flash Fill.
2. Có thể không xác định được mẫu
Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi dữ liệu gốc của bạn được sắp xếp hoặc định dạng khác, Flash Fill có thể bị vấp và tạo ra kết quả không chính xác.
Ví dụ: nếu bạn sử dụng Flash Fill để trích xuất tên đệm từ danh sách trong đó một số mục nhập chỉ chứa Tên và Họ, kết quả cho các ô đó sẽ sai. Vì vậy, bạn nên luôn xem xét đầu ra Flash Fill.
3. Bỏ qua các ô có ký tự không in được
Nếu một số ô được tự động điền chứa khoảng trắng hoặc các ký tự không in được khác,Flash Fill sẽ bỏ qua các ô như vậy.
Vì vậy, nếu bất kỳ ô kết quả nào trống, hãy xóa các ô đó (tab Trang chủ > Formats nhóm > Xóa > Xóa tất cả ) và chạy lại Flash Fill.
4. Có thể chuyển đổi số thành chuỗi
Khi sử dụng Flash Fill để định dạng lại số, xin lưu ý rằng nó có thể chuyển đổi số của bạn thành chuỗi chữ và số. Nếu bạn muốn giữ lại các số, hãy sử dụng các khả năng của định dạng Excel chỉ thay đổi biểu diễn trực quan chứ không thay đổi các giá trị cơ bản.
Cách bật và tắt Flash Fill
Flash Fill trong Excel được bật theo mặc định. Nếu bạn không muốn bất kỳ đề xuất hoặc thay đổi tự động nào trong trang tính của mình, bạn có thể tắt Flash Fill theo cách này:
- Trong Excel của bạn, hãy chuyển đến Tệp > Tùy chọn .
- Trên bảng điều khiển bên trái, nhấp vào Nâng cao .
- Trong Tùy chọn chỉnh sửa , bỏ chọn hộp Tự động Flash Fill .
- Nhấp vào OK để lưu các thay đổi.
Để bật lại Flash Fill, chỉ cần chọn lại hộp này.
Excel Flash Fill không hoạt động
Trong hầu hết các trường hợp, Flash Fill hoạt động mà không gặp trở ngại nào. Khi nó ngừng hoạt động, lỗi bên dưới có thể xuất hiện và các mẹo sau đây sẽ giúp bạn khắc phục lỗi đó.
1. Cung cấp thêm ví dụ
Flash Fill tìm hiểu bằng ví dụ. Nếu nó không thể nhận ra một mẫu trong dữ liệu của bạn, hãy điền thêm một sốcác ô theo cách thủ công để Excel có thể thử các mẫu khác nhau và tìm ra mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
2. Buộc nó chạy
Nếu đề xuất Flash Fill không tự động xuất hiện khi bạn nhập, hãy thử chạy nó theo cách thủ công.
3. Đảm bảo Flash Fill được bật
Nếu tính năng này không bắt đầu tự động hoặc thủ công, hãy kiểm tra xem chức năng Flash Fill đã được bật trong Excel của bạn chưa.
4. Lỗi Flash Fill vẫn tồn tại
Nếu không có đề xuất nào ở trên hoạt động và Excel Flash Fill vẫn báo lỗi, bạn không thể làm gì khác ngoài việc nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc bằng công thức.
Đó là cách bạn sử dụng Flash Fill trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
