Làm cách nào để chia ô trong Excel? Bằng cách sử dụng tính năng Text to Columns, Flash Fill, công thức hoặc công cụ Split Text. Hướng dẫn này phác thảo tất cả các tùy chọn để giúp bạn chọn kỹ thuật phù hợp nhất cho tác vụ cụ thể của mình.

Nói chung, bạn có thể cần chia ô trong Excel theo hai trường hợp. Thông thường, khi bạn nhập dữ liệu từ một số nguồn bên ngoài, nơi tất cả thông tin nằm trong một cột trong khi bạn muốn dữ liệu đó nằm trong các cột riêng biệt. Hoặc, bạn có thể muốn tách các ô trong bảng hiện có để lọc, sắp xếp hoặc phân tích chi tiết hơn.

Cách tách ô trong Excel bằng cách sử dụng Văn bản thành Cột

Tính năng Chuyển văn bản thành cột thực sự hữu ích khi bạn cần chia nội dung ô thành hai hoặc nhiều ô. Nó cho phép tách các chuỗi văn bản bằng một dấu phân cách nhất định như dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc dấu cách cũng như tách các chuỗi có độ dài cố định. Hãy xem cách hoạt động của từng kịch bản.

Cách phân tách các ô trong Excel bằng dấu phân cách

Giả sử bạn có một danh sách những người tham gia trong đó tên người tham gia, quốc gia và ngày đến dự kiến ​​đều giống nhau cột:

Những gì chúng tôi muốn là tách dữ liệu trong một ô thành nhiều ô như Tên , Họ , Quốc gia , Ngày đến và Trạng thái . Để hoàn thành, hãy thực hiện các bước sau:

1. Nếu bạn muốn đặt kết quả ở giữa bảng của mình, hãy bắt đầu bằng cách chèn một(các) cột để tránh ghi đè lên dữ liệu hiện có của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chèn 3 cột mới như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới: Nếu bạn không có bất kỳ dữ liệu nào bên cạnh cột bạn muốn tách, hãy bỏ qua bước này.
2. Chọn các ô bạn muốn chia, điều hướng đến nhóm Dữ liệu > Công cụ dữ liệu và nhấp vào nút Chuyển văn bản thành cột .
3. Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành cột , bạn chọn cách chia ô - theo dấu phân cách hoặc chiều rộng. Trong trường hợp của chúng tôi, nội dung ô được phân tách bằng dấu cách và dấu phẩy, vì vậy chúng tôi chọn Được phân cách và nhấp vào Tiếp theo .
4. Trong bước tiếp theo, bạn chỉ định dấu phân cách và, tùy ý, dấu hạn định văn bản . Bạn có thể chọn một hoặc nhiều dấu phân cách được xác định trước cũng như nhập nội dung của mình sở hữu một cái trong hộp Khác . Trong ví dụ này, chúng tôi chọn Dấu cách và Dấu phẩy :

   Mẹo:

   • Coi các dấu phân cách liên tiếp là một . Đảm bảo chọn tùy chọn này khi dữ liệu của bạn có thể chứa hai hoặc nhiều dấu phân cách liên tiếp, ví dụ: khi có một vài dấu cách liên tiếp giữa các từ hoặc dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy và dấu cách, chẳng hạn như "Smith, John".
   • Chỉ định hạn định văn bản . Sử dụng tùy chọn này khi một số văn bản được đặt trong dấu nháy đơn hoặc kép và bạn muốn các phần văn bản đó không thể tách rời. Ví dụ: nếu bạn chọn dấu phẩy (,) làm dấu phân cách và dấudấu ngoặc kép (") làm hạn định văn bản, thì bất kỳ từ nào được đặt trong dấu ngoặc kép, ví dụ: "California, USA" , sẽ được đưa vào một ô là California, USA . Nếu bạn chọn {none} làm hạn định văn bản, sau đó "California sẽ được phân phối vào một ô (cùng với dấu ngoặc kép mở) và USA" vào một ô khác ( cùng với dấu đóng).
   • Xem trước dữ liệu . Trước khi bạn nhấp vào nút Tiếp theo , bạn nên cuộn qua Xem trước dữ liệu để đảm bảo Excel đã tách đúng tất cả nội dung ô.
5. Bạn chỉ còn hai việc nữa để làm - chọn định dạng dữ liệu và chỉ định nơi bạn muốn dán các giá trị kết quả :
   • Định dạng dữ liệu . Theo mặc định, định dạng Chung được đặt cho tất cả các cột, định dạng này hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi cần Định dạng dữ liệu cho ngày đến. Để thay đổi định dạng dữ liệu cho một cột cụ thể, hãy nhấp vào cột đó trong Xem trước dữ liệu để chọn t, sau đó chọn một trong các định dạng trong Định dạng dữ liệu cột (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới).
   • Đích . Để cho Excel biết nơi bạn muốn xuất dữ liệu được phân tách, hãy nhấp vào biểu tượng Hộp thoại Thu gọn bên cạnh hộp Đích và chọn ô trên cùng bên trái của phạm vi đích hoặc nhập trực tiếp tham chiếu ô vào hộp. xin vui lòng được rấtcẩn thận với tùy chọn này và đảm bảo có đủ cột trống ngay ô đích.

   Lưu ý:

   • Nếu bạn không muốn nhập một số cột xuất hiện trong phần xem trước dữ liệu, hãy chọn cột đó và chọn Không nhập cột (bỏ qua) nút radio bên dưới Định dạng dữ liệu cột .
   • Không thể nhập dữ liệu đã tách vào bảng tính hoặc sổ làm việc khác. Nếu bạn cố làm điều này, bạn sẽ gặp lỗi đích không hợp lệ.
6. Cuối cùng, hãy nhấp vào nút Hoàn tất và bạn đã hoàn tất! Như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới, Excel đã sắp xếp hoàn hảo nội dung của một ô thành nhiều ô:

Cách tách văn bản có chiều rộng cố định

Phần này giải thích cách thực hiện để chia ô trong Excel dựa trên số lượng ký tự mà bạn chỉ định. Để dễ hiểu hơn, vui lòng xem xét ví dụ sau.

Giả sử bạn có ID sản phẩm và Tên sản phẩm trong một cột và bạn muốn trích xuất ID thành một cột riêng:

Vì tất cả ID sản phẩm chứa 9 ký tự, tùy chọn Độ rộng cố định hoàn toàn phù hợp với công việc:

1. Bắt đầu trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành cột như được giải thích trong ví dụ trên. Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy chọn Chiều rộng cố định và nhấp vào Tiếp theo .
2. Đặt chiều rộng của mỗi cột bằng cách sử dụng phần Xem trước dữ liệu . Như được hiển thị trongảnh chụp màn hình bên dưới, một đường thẳng đứng biểu thị dấu ngắt cột và để tạo một dòng ngắt mới, bạn chỉ cần nhấp vào vị trí mong muốn (trong trường hợp của chúng tôi là 9 ký tự): Để xóa dấu ngắt, nhấp đúp vào một dòng; để di chuyển dấu ngắt ở vị trí khác, chỉ cần kéo dòng bằng chuột.
3. Trong bước tiếp theo, hãy chọn định dạng dữ liệu và đích cho các ô được tách chính xác như chúng ta đã làm trong ví dụ trước và nhấp vào Nút Kết thúc để hoàn tất quá trình tách.

Cách tách ô Excel bằng Flash Fill

Bắt đầu với Excel 2013, bạn có thể sử dụng tính năng Flash Fill không chỉ có thể tự động điền dữ liệu vào các ô mà còn có thể chia nội dung ô.

Hãy lấy một cột dữ liệu từ ví dụ đầu tiên của chúng tôi và xem Flash Fill của Excel có thể giúp chúng tôi chia một nửa ô như thế nào:

1. Chèn một cột mới bên cạnh cột có dữ liệu gốc và nhập phần văn bản mong muốn vào ô đầu tiên (tên người tham gia trong ví dụ này).
2. Nhập văn bản vào một vài chi tiết tế bào. Ngay khi Excel cảm nhận được một mẫu, nó sẽ tự động điền dữ liệu tương tự vào các ô khác. Trong trường hợp của chúng tôi, Excel cần 3 ô để tìm ra một mẫu:
3. Nếu bạn hài lòng với những gì mình thấy, hãy nhấn phím Enter và tất cả các tên sẽ được sao chép sang một cột riêng biệt cùng một lúc.

Cách tách ô trong Excel bằng công thức

Bất kể đa dạngthông tin mà các ô của bạn có thể chứa, một công thức để tách một ô trong Excel chỉ đơn giản là tìm vị trí của dấu phân cách (dấu phẩy, dấu cách, v.v.) và trích xuất một chuỗi con trước, sau hoặc ở giữa các dấu phân cách. Nói chung, bạn sẽ sử dụng các hàm TÌM KIẾM hoặc TÌM để xác định vị trí của dấu phân cách và một trong các hàm Văn bản (TRÁI, PHẢI hoặc MID) để nhận chuỗi con.

Ví dụ: bạn sẽ sử dụng các công thức sau để phân tách dữ liệu trong ô A2 được phân tách bằng dấu phẩy và dấu cách (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới):

Để trích xuất tên trong B2:

=LEFT(A2, SEARCH(",",A2)-1)

Ở đây, hàm TÌM KIẾM xác định vị trí của dấu phẩy trong A2 và bạn trừ 1 khỏi kết quả vì bản thân dấu phẩy không được mong đợi trong đầu ra. Hàm LEFT trích xuất số ký tự đó từ đầu chuỗi.

Để trích xuất quốc gia trong C2:

=RIGHT(A2, LEN(A2)-SEARCH(",", A2)-1)

Tại đây, hàm LEN tính toán tổng độ dài của chuỗi, từ đó bạn trừ đi vị trí của dấu phẩy do TÌM KIẾM trả về. Ngoài ra, bạn trừ đi ký tự khoảng trắng (-1). Sự khác biệt thuộc về đối số thứ 2 PHẢI, do đó, đối số này sẽ lấy nhiều ký tự đó từ cuối chuỗi.

Kết quả sẽ như sau:

Nếu dấu phân cách của bạn là dấu phẩy có hoặc không có dấu cách , bạn có thể sử dụng công thức sau để trích xuất một chuỗi con sau nó (trong đó 1000 là số ký tự tối đa đểpull):

=TRIM(MID(A2, SEARCH(",", A2)+1, 1000))

Như bạn thấy, không có công thức chung nào có thể xử lý tất cả các loại chuỗi. Trong từng trường hợp cụ thể, bạn sẽ phải tìm ra giải pháp của riêng mình.

Tin vui là các hàm mảng động đã xuất hiện trong Excel 365 khiến việc sử dụng nhiều công thức cũ trở nên không cần thiết. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các hàm sau:

• TEXTSPLIT - tách chuỗi bằng bất kỳ dấu phân cách nào mà bạn chỉ định.
• TEXTBEFORE - trích xuất văn bản trước một ký tự hoặc chuỗi con cụ thể.
• TEXTAFTER - trích xuất văn bản sau một ký tự hoặc từ nhất định.

Để biết thêm ví dụ về công thức chia ô trong Excel, vui lòng xem các tài nguyên sau:

• Trích xuất văn bản trước đó một ký tự cụ thể
• Nhận chuỗi con sau một ký tự nhất định
• Trích xuất văn bản giữa hai lần xuất hiện của một ký tự
• Tách ô bằng dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu gạch chéo, dấu gạch ngang hoặc dấu phân cách khác
• Tách ô bằng ngắt dòng
• Tách văn bản và số
• Công thức tách tên trong Excel

Tách ô bằng tính năng Tách văn bản

Bây giờ bạn đã quen thuộc với các tính năng sẵn có, hãy để tôi chỉ cho bạn một cách khác để chia ô trong Excel. Ý tôi là công cụ Tách văn bản đi kèm với Ultimate Suite cho Excel của chúng tôi. Nó có thể thực hiện các thao tác sau:

• Tách ô theo ký tự
• Tách ô theo chuỗi
• Tách ô theo mặt nạ (mẫu)

Ví dụ: táchchi tiết người tham gia trong một ô thành nhiều ô có thể được thực hiện trong 2 bước nhanh chóng:

1. Chọn các ô bạn muốn tách và nhấp vào biểu tượng Tách văn bản trên Tab Ablebits Data , trong nhóm Văn bản .
2. Trên ngăn của phần bổ trợ, hãy định cấu hình các tùy chọn sau:
   • Chọn Dấu phẩy và Dấu cách làm dấu phân cách.
   • Chọn hộp kiểm Coi các dấu phân cách liên tiếp là một .
   • Chọn Tách thành các cột .
   • Nhấp vào Tách nút.
   

Xong! Bốn cột mới có dữ liệu phân tách được chèn vào giữa các cột ban đầu và bạn chỉ cần đặt tên thích hợp cho các cột đó:

Mẹo. Để tách một cột tên thành tên, họ và tên đệm, bạn có thể sử dụng công cụ Tách tên đặc biệt.

Nếu bạn muốn xem Tách văn bản và Split Names đang hoạt động, chúng tôi hoan nghênh sử dụng liên kết tải xuống bên dưới. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Có sẵn các bản tải xuống

Ultimate Suite phiên bản đầy đủ chức năng trong 14 ngày (tệp .exe)