Hướng dẫn giải thích các yếu tố cần thiết của định dạng bảng, chỉ ra cách tạo bảng trong Excel và tận dụng các tính năng mạnh mẽ của nó.

Thoạt nhìn, bảng Excel giống như một bảng cách tổ chức dữ liệu. Trên thực tế, tên chung này bao gồm rất nhiều tính năng hữu ích. Các bảng chứa hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn hàng và cột có thể được tính toán lại và tính tổng ngay lập tức, sắp xếp và lọc, cập nhật thông tin mới và định dạng lại, tóm tắt bằng bảng tổng hợp và xuất.

Bảng Excel

Bạn có thể có ấn tượng rằng dữ liệu trong trang tính của bạn đã có sẵn trong bảng chỉ vì nó được sắp xếp theo hàng và cột. Tuy nhiên, dữ liệu ở định dạng bảng không phải là một "bảng" thực trừ khi bạn đã tạo nó một cách cụ thể.

Bảng Excel là một đối tượng đặc biệt hoạt động như một tổng thể và cho phép bạn để quản lý nội dung của bảng một cách độc lập với phần còn lại của dữ liệu trang tính.

Ảnh chụp màn hình bên dưới đối chiếu một phạm vi thông thường và định dạng bảng:

Rõ ràng nhất sự khác biệt là bảng được tạo kiểu. Tuy nhiên, một bảng Excel không chỉ là một phạm vi dữ liệu được định dạng với các tiêu đề. Có nhiều tính năng mạnh mẽ bên trong:

• Bản chất bảng Excel là động , nghĩa là chúng tự động mở rộng và thu nhỏ khi bạn thêm hoặc xóa hàng và cột.
• Các tùy chọn sắp xếp và bộ lọc tích hợp; trực quanlọc bằng slicers .
• Dễ dàng định dạng với các kiểu bảng sẵn có.
• Tiêu đề cột vẫn hiển thị khi cuộn.
• Tổng nhanh cho phép bạn tính tổng và đếm dữ liệu cũng như tìm giá trị trung bình, tối thiểu hoặc tối đa trong một lần nhấp.
• Các cột được tính toán cho phép bạn tính toán toàn bộ cột bằng cách nhập công thức vào một ô.
• Công thức dễ đọc nhờ cú pháp đặc biệt sử dụng tên bảng và tên cột thay vì tên ô tài liệu tham khảo.
• Biểu đồ động tự động điều chỉnh khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong bảng.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem 10 tính năng hữu ích nhất của bảng Excel .

Cách tạo bảng trong Excel

Với dữ liệu nguồn được sắp xếp theo hàng và cột, hãy thực hiện các bước bên dưới để chuyển một dải ô thành một bảng:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn.
2. Trên tab Chèn , trong nhóm Bảng , hãy nhấp vào nút Bảng hoặc nhấn phím tắt Ctrl + T.
3. Các Hộp thoại Tạo Bảng tự động xuất hiện với tất cả dữ liệu được chọn cho bạn; bạn có thể điều chỉnh phạm vi nếu cần. Nếu bạn muốn hàng dữ liệu đầu tiên trở thành tiêu đề bảng, hãy đảm bảo hộp Bảng của tôi có tiêu đề được chọn.
4. Nhấp vào OK .

Kết quả là Excel chuyển đổi phạm vi dữ liệu của bạn thành một bảng thực với kiểu mặc định:

Nhiềucác tính năng tuyệt vời giờ đây chỉ cần một cú nhấp chuột và trong giây lát, bạn sẽ học cách sử dụng chúng. Nhưng trước tiên, chúng ta sẽ xem cách tạo một bảng có kiểu cụ thể.

Mẹo và lưu ý:

• Chuẩn bị và làm sạch dữ liệu của bạn trước khi tạo bảng: xóa các hàng trống , đặt cho mỗi cột một tên có ý nghĩa duy nhất và đảm bảo rằng mỗi hàng chứa thông tin về một bản ghi.
• Khi một bảng được chèn vào, Excel sẽ giữ lại tất cả định dạng mà bạn hiện có. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể muốn xóa một số định dạng hiện có, ví dụ: màu nền để nó không xung đột với kiểu bảng.
• Bạn không bị giới hạn chỉ một bảng trên mỗi trang tính, bạn có thể có nhiều bảng nếu cần. Để dễ đọc hơn, bạn nên chèn ít nhất một hàng trống và một cột trống giữa bảng và dữ liệu khác.

Cách tạo bảng với kiểu đã chọn

Ví dụ trước cho thấy cách nhanh nhất để tạo bảng trong Excel, nhưng nó luôn sử dụng kiểu mặc định. Để vẽ bảng theo kiểu bạn chọn, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , nhấp vào Định dạng dưới dạng bảng .
3. Trong thư viện, nhấp vào kiểu bạn muốn sử dụng.
4. Trong <1 Hộp thoại>Tạo bảng , điều chỉnh phạm vi nếu cần, chọn hộp Bảng của tôi có tiêu đề và nhấp OK .

Mẹo. Để áp dụng kiểu đã chọn và xóa tất cả định dạng hiện có , nhấp chuột phải vào kiểu và chọn Áp dụng và xóa định dạng từ menu ngữ cảnh.

Cách đặt tên bảng trong Excel

Mỗi khi bạn tạo một bảng trong Excel, nó sẽ tự động nhận một tên mặc định chẳng hạn như Table1 , Table2 , v.v. . Khi bạn xử lý nhiều bảng, việc thay đổi tên mặc định thành tên có ý nghĩa và mang tính mô tả hơn có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Để đổi tên bảng, chỉ cần làm như sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
2. Trên tab Thiết kế bảng , trong nhóm Thuộc tính , hãy chọn tên hiện có trong Tên bảng và ghi đè lên hộp đó bằng một hộp mới.

Mẹo. Để xem tên của tất cả các bảng trong sổ làm việc hiện tại, nhấn Ctrl + F3 để mở Trình quản lý tên .

Cách sử dụng bảng trong Excel

Bảng Excel có nhiều tính năng tuyệt vời giúp bạn chỉ cần tính toán, thao tác và cập nhật dữ liệu trong trang tính của mình. Hầu hết các tính năng này đều trực quan và đơn giản. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy tổng quan nhanh về những điều quan trọng nhất.

Cách lọc bảng trong Excel

Tất cả các bảng đều có khả năng tự động lọc theo mặc định. Để lọc dữ liệu của bảng, bạn cần làm như sau:

1. Nhấp vào mũi tên thả xuống trong tiêu đề cột.
2. Bỏ chọn hộp bên cạnh dữ liệu bạn muốnđể lọc ra. Hoặc bỏ chọn hộp Chọn tất cả để bỏ chọn tất cả dữ liệu, sau đó chọn các hộp bên cạnh dữ liệu bạn muốn hiển thị.
3. Tùy chọn, bạn có thể sử dụng Bộ lọc theo màu và Bộ lọc văn bản các tùy chọn thích hợp.
4. Nhấp vào OK .

Nếu không cần tính năng lọc tự động, bạn có thể xóa các mũi tên bằng cách bỏ chọn hộp Nút bộ lọc trên tab Thiết kế , trong nhóm Tùy chọn kiểu bảng . Hoặc bạn có thể bật và tắt các nút bộ lọc bằng phím tắt Ctrl + Shift + L.

Ngoài ra, bạn có thể tạo bộ lọc trực quan cho bảng của mình bằng cách thêm một bộ cắt. Đối với điều này, nhấp vào Chèn Slicer trên tab Thiết kế bảng , trong nhóm Công cụ .

Cách sắp xếp bảng trong Excel

Để sắp xếp bảng theo một cột cụ thể, chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống trong ô tiêu đề và chọn tùy chọn sắp xếp bắt buộc:

Công thức bảng Excel

Để tính toán dữ liệu bảng, Excel sử dụng cú pháp công thức đặc biệt được gọi là tham chiếu có cấu trúc. So với công thức thông thường, chúng có một số ưu điểm:

• Dễ tạo . Chỉ cần chọn dữ liệu của bảng khi tạo công thức và Excel sẽ tự động tạo tham chiếu có cấu trúc cho bạn.
• Dễ đọc . Tham chiếu có cấu trúc đề cập đến các phần của bảng theo tên, điều này làm cho các công thức dễ dàng hơnhiểu.
• Tự động điền . Để thực hiện cùng một phép tính trong mỗi hàng, hãy nhập công thức vào bất kỳ ô nào và công thức đó sẽ được sao chép ngay lập tức trong toàn bộ cột.
• Được thay đổi tự động . Khi bạn sửa đổi một công thức ở bất kỳ vị trí nào trong một cột, các công thức khác trong cùng một cột sẽ thay đổi tương ứng.
• Được cập nhật tự động. Mỗi khi bảng được thay đổi kích thước hoặc các cột được đổi tên, các tham chiếu có cấu trúc sẽ cập nhật động.

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị ví dụ về tham chiếu có cấu trúc tính tổng dữ liệu trong mỗi hàng:

Cột bảng tổng

Một tính năng tuyệt vời khác của bảng Excel là khả năng tóm tắt dữ liệu mà không cần công thức. Tùy chọn này được gọi là Tổng số hàng.

Để tính tổng dữ liệu của bảng, bạn cần làm như sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
2. Trên tab Thiết kế , trong nhóm Tùy chọn kiểu bảng , hãy đánh dấu chọn vào hộp Tổng số hàng.

Hàng Tổng được chèn ở cuối bảng và hiển thị tổng ở cột cuối cùng:

Để tính tổng dữ liệu trong các cột khác, hãy nhấp vào ô Tổng , sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn hàm SUM. Để tính toán dữ liệu theo một cách khác, ví dụ: đếm hoặc tính trung bình, hãy chọn hàm tương ứng.

Dù bạn chọn thao tác nào, Excel sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL chỉ tính toán dữ liệu trong các hàng hiển thị :

Mẹo. Để bật và tắt Tổng số hàng, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + T.

Cách mở rộng bảng trong Excel

Khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào ô liền kề, bảng Excel sẽ tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới. Kết hợp với các tham chiếu có cấu trúc, điều này tạo ra một phạm vi động cho các công thức của bạn mà không cần bất kỳ nỗ lực nào từ phía bạn. Nếu bạn không muốn dữ liệu mới là một phần của bảng, hãy nhấn Ctrl + Z . Thao tác này sẽ hoàn tác thao tác mở rộng bảng nhưng vẫn giữ dữ liệu bạn đã nhập.

Bạn cũng có thể mở rộng bảng theo cách thủ công bằng cách kéo một núm điều khiển nhỏ ở góc dưới cùng bên phải.

Bạn cũng có thể thêm và xóa cột và hàng bằng cách sử dụng lệnh Thay đổi kích thước bảng . Đây là cách thực hiện:

1. Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng của bạn.
2. Trên tab Thiết kế , trong nhóm Thuộc tính , hãy nhấp vào Thay đổi kích thước bảng .
3. Khi hộp thoại xuất hiện, hãy chọn phạm vi được đưa vào bảng.
4. Nhấp vào OK .

Kiểu bảng Excel

Các bảng được định dạng rất dễ dàng do bộ sưu tập kiểu được xác định trước. Ngoài ra, bạn có thể tạo kiểu tùy chỉnh với định dạng của riêng mình.

Cách thay đổi kiểu bảng

Khi bạn chèn bảng trong Excel, kiểu mặc định sẽ tự động được áp dụng cho bảng đó. Để thay đổi kiểu bảng, hãy làm như sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
2. Trên tab Thiết kế ,trong nhóm Kiểu bảng , nhấp vào kiểu bạn muốn áp dụng. Để xem tất cả các kiểu, hãy nhấp vào nút Thêm ở góc dưới bên phải.

Mẹo:

• Để tạo kiểu của riêng bạn, hãy làm theo các hướng dẫn sau: Cách tạo kiểu bảng tùy chỉnh.
• Để thay đổi kiểu bảng mặc định, nhấp chuột phải vào kiểu mong muốn và chọn Đặt làm mặc định . Giờ đây, mọi bảng mới mà bạn tạo trong cùng một sổ làm việc sẽ được định dạng bằng kiểu bảng mặc định mới.

Áp dụng kiểu bảng và xóa định dạng hiện có

Khi bạn định dạng bảng với bất kỳ kiểu được xác định trước nào, Excel sẽ giữ nguyên định dạng mà bạn đã có. Để xóa bất kỳ định dạng hiện có nào, nhấp chuột phải vào kiểu và chọn Áp dụng và xóa định dạng :

Quản lý các hàng và cột có dải

Để thêm hoặc xóa các hàng và cột được tạo dải cũng như áp dụng định dạng đặc biệt cho cột đầu tiên hoặc cột cuối cùng, chỉ cần đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp kiểm tương ứng trên tab Thiết kế trong nhóm Tùy chọn kiểu bảng :

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách xen kẽ màu hàng/cột trong Excel.

Cách xóa định dạng bảng

Nếu bạn muốn có tất cả chức năng của một bảng Excel nhưng không muốn bất kỳ định dạng nào như hàng có dải, đường viền bảng, v.v., bạn có thể xóa định dạng theo cách này:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong của bạnbảng.
2. Trên tab Thiết kế , trong nhóm Kiểu bảng , hãy nhấp vào nút Thêm ở góc dưới cùng bên phải, rồi nhấp vào nút nhấp vào Xóa bên dưới các mẫu kiểu bảng. Hoặc chọn kiểu đầu tiên trong Light , được gọi là None .

Lưu ý. Phương pháp này chỉ xóa định dạng bảng sẵn có, định dạng tùy chỉnh của bạn được giữ nguyên. Để xóa hoàn toàn tất cả định dạng trong bảng, hãy chuyển đến tab Trang chủ > Định dạng và nhấp vào Xóa > Xóa định dạng .

Để biết thêm thông tin, hãy xem Cách xóa định dạng bảng trong Excel.

Cách xóa bảng trong Excel

Xóa bảng dễ dàng như chèn bảng. Để chuyển đổi một bảng trở lại một phạm vi, chỉ cần làm như sau:

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng của bạn rồi nhấp vào Bảng > Chuyển đổi thành Phạm vi . Hoặc nhấp vào nút Chuyển đổi sang Phạm vi trên tab Thiết kế , trong nhóm Công cụ .
2. Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào Có .

Thao tác này sẽ xóa bảng nhưng giữ lại tất cả dữ liệu và định dạng. Để chỉ giữ lại dữ liệu, hãy xóa định dạng bảng trước khi chuyển đổi bảng của bạn thành một dải ô.

Đây là cách bạn tạo, chỉnh sửa và xóa bảng trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!