Oggi vi spiegherò come evitare che i duplicati appaiano in una colonna del vostro foglio di lavoro Excel. Questo suggerimento funziona in Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 e inferiori.

Abbiamo trattato un argomento simile in uno dei nostri articoli precedenti, quindi dovreste sapere come evidenziare automaticamente i duplicati in Excel una volta digitato qualcosa.

Questo articolo vi aiuterà a evitare la comparsa di duplicati in una o più colonne del vostro foglio di lavoro Excel. In questo modo potrete avere solo dati univoci nella prima colonna della vostra tabella, che si tratti di numeri di fattura, unità di conservazione del magazzino o date, ognuno dei quali sarà menzionato una sola volta.

Come fermare la duplicazione - 5 semplici passi

Excel ha Convalida dei dati - Uno strumento ingiustamente dimenticato. Con il suo aiuto è possibile evitare errori nelle registrazioni. Dedicheremo sicuramente alcuni articoli futuri a questa utile funzione. E ora, come riscaldamento, vedrete un semplice esempio di utilizzo di questa opzione. :)

Supponiamo di avere un foglio di lavoro chiamato "Clienti" che include colonne come Nomi, Numeri di telefono e E-mail che si utilizzano per l'invio di newsletter. Pertanto, tutti gli indirizzi e-mail devono essere unici Seguire i passaggi seguenti per evitare di inviare due volte lo stesso messaggio a un cliente.

1. Se necessario, individuare ed eliminare tutti i duplicati dalla tabella. È possibile prima evidenziare i duplicati ed eliminarli manualmente dopo aver esaminato i valori, oppure rimuovere tutti i duplicati con l'aiuto del componente aggiuntivo Duplicate Remover.
2. Selezionare l'intera colonna in cui è necessario evitare i duplicati. Fare clic sulla prima cella con i dati tenendo premuto il tasto Shift della tastiera e quindi selezionare l'ultima cella. Oppure utilizzare semplicemente la combinazione di Ctrl + Shift + Fine . È importante selezionare prima la prima cella di dati .

   Nota: se i dati sono in un semplice intervallo di Excel e non in una vera e propria tabella di Excel, è necessario selezionare tutte le celle della colonna, anche quelle vuote, da D2 a D1048576

3. Vai a Excel " Dati " e fare clic sulla scheda Convalida dei dati per aprire la finestra di dialogo.
4. Sul Impostazioni selezionare la scheda " Personalizzato " dal Consentire e immettere =COUNTIF($D:$D,D2)=1 nel Formula box.

   Qui $D:$D sono gli indirizzi della prima e dell'ultima cella della colonna. Fate attenzione ai segni di dollaro utilizzati per indicare un riferimento assoluto. D2 è l'indirizzo della prima cella selezionata, non è un riferimento assoluto.

   Con l'aiuto di questa formula Excel conta il numero di occorrenze del valore D2 nell'intervallo D1:D1048576. Se viene menzionato solo una volta, allora tutto va bene. Quando lo stesso valore appare più volte, Excel mostrerà un messaggio di avviso con il testo specificato dall'utente nel campo " Avviso di errore ".

   Suggerimento: è possibile confrontare la colonna con un'altra colonna per trovare i duplicati. La seconda colonna può trovarsi in un foglio di lavoro diverso o in una cartella di lavoro di un evento. Ad esempio, è possibile confrontare la colonna corrente con quella che contiene le e-mail dei clienti in blacklist

   con cui non si vuole più lavorare. :) Darò maggiori dettagli su questa opzione di convalida dei dati in uno dei miei prossimi post.

5. Passare al menu " Avviso di errore "e inserire il testo nei campi Titolo e Messaggio di errore Excel mostrerà questo testo non appena si tenta di inserire una voce duplicata nella colonna. Cercate di digitare i dettagli che saranno precisi e chiari per voi o per i vostri colleghi, altrimenti tra un mese o poco più potrete dimenticare il significato.

   Ad esempio:

   Titolo : "Email duplicata"

   Messaggio : "È stato inserito un indirizzo e-mail che esiste già in questa colonna. Sono consentite solo e-mail uniche".

   Guarda anche: Excel: Raggruppare le righe automaticamente o manualmente, comprimere ed espandere le righe
6. Cliccare OK per chiudere la finestra di dialogo "Convalida dati".

   Ora, quando si tenta di incollare un indirizzo già esistente nella colonna, viene visualizzato un messaggio di errore con il testo. La regola funziona sia se si inserisce un nuovo indirizzo in una cella vuota per un nuovo cliente, sia se si tenta di sostituire un'e-mail per un cliente esistente:

   Guarda anche: Come evidenziare la riga e la colonna attiva in Excel

Se la regola "Non sono ammessi duplicati" può avere delle eccezioni :)

Al quarto passo scegliere Avvertenze o Informazioni dal Stile Il comportamento dei messaggi di avviso cambierà di conseguenza:

Avvertenze I pulsanti della finestra di dialogo saranno visualizzati come Sì / No / Annulla. Se si fa clic su Sì il valore immesso verrà aggiunto. Premere No o Annullamento per tornare a modificare la cella. No è il pulsante predefinito.

Informazioni I pulsanti del messaggio di avviso saranno Ok e Annulla. Se si fa clic su Ok (quello predefinito), verrà aggiunto un duplicato. Annullamento consente di tornare alla modalità di modifica.

Nota: vorrei richiamare l'attenzione sul fatto che l'avviso di duplicazione appare solo quando si tenta di inserire un valore in una cella. Excel non trova i duplicati esistenti Non si verificherà nemmeno se ci sono più di 150 duplicati nella colonna.)