In questo tutorial, vedremo in dettaglio come effettuare la fusione della posta in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 e precedenti.

Ogni volta che è necessario inviare e-mail personalizzate a più destinatari, il mail merge è un vero e proprio risparmio di tempo. Funziona benissimo per l'invio di aggiornamenti aziendali, auguri di stagione e simili, in modo che ogni destinatario riceva un'e-mail personale con le proprie informazioni, senza sapere a chi altro è stato inviato il messaggio.

Esistono diversi modi per eseguire un'unione di posta in Outlook e analizzeremo da vicino ciascun metodo.

Che cos'è il Mail Merge?

Unione della posta è un processo di creazione di e-mail di massa personalizzate per ogni destinatario, prendendo i dati da un database, un foglio di calcolo o un altro file strutturato.

In pratica, si prepara il modello di messaggio inserendo i segnaposto dove necessario, e un'unione di posta estrae i dati del destinatario (come nome, indirizzo e-mail, ecc.) da un file di origine e li inserisce nell'e-mail al posto dei segnaposto.

Alla fine, tutti sono contenti: i destinatari si sentono unici e apprezzati ricevendo un messaggio individuale che affronta i loro problemi specifici e voi godete di un tasso di coinvolgimento migliore ;)

Come eseguire una fusione di posta in Outlook

Se tutti i destinatari sono già presenti nella cartella Contatti di Outlook, è possibile eseguire una fusione di posta direttamente da Outlook. Per comodità, suddivideremo l'intero processo in 6 fasi significative.

Passo 1. Selezionare i contatti di Outlook

Per prima cosa, è necessario scegliere a quali contatti inviare un'e-mail. A tal fine, passare a Outlook Contatti (la scorciatoia CTRL + 3 vi porterà subito lì), selezionate la cartella desiderata nel riquadro di sinistra e poi scegliete le persone di interesse.

Consigli utili:

• A vedere visivamente i campi che verrà utilizzato nell'unione, selezionare l'opzione Telefono o Elenco vista sul Casa nella scheda Vista attuale gruppo.
• È possibile ordinare i contatti da Categoria , Azienda o Posizione facendo clic sul pulsante corrispondente nella finestra Vista nella scheda Disposizione gruppo.
• Perché solo il i contatti rilevanti devono essere visibili , effettuare una ricerca in base all'azienda, al paese o alla categoria.
• I contatti di Outlook contengono un totale di 92 campi, molti dei quali sono vuoti. Per facilitare l'unione della posta è possibile visualizzare solo i campi rilevanti e quindi utilizzare i campi della vista corrente per l'unione.
• A rimuovere le colonne irrilevanti dalla vista, fare clic con il tasto destro del mouse sul nome della colonna, quindi fare clic su Rimuovi questa colonna .
• A aggiungere altre colonne nella vista corrente, fare clic con il tasto destro del mouse sul nome di una colonna, fare clic su Visualizza impostazioni > Colonne... .

L'immagine seguente mostra i contatti di Outlook raggruppati per categoria, con la voce Affari contatti di categoria selezionati:

Passo 2. Avviare l'unione della posta in Outlook

Con i contatti selezionati, andare alla voce Casa scheda> Azioni e fare clic sul pulsante Unione della posta pulsante.

Passo 3. Impostare l'unione della posta in Outlook

Nel Contatti di Mail Merge selezionare le opzioni più adatte alle proprie esigenze.

Sotto Contatti Scegliere una delle seguenti opzioni:

• Tutti i contatti nella vista corrente - se si è filtrata la vista in modo che siano visibili solo i contatti di destinazione.
• Solo i contatti selezionati - se sono stati selezionati i contatti a cui si desidera inviare l'e-mail.

Sotto Campi da unire , selezionare una delle due opzioni:

• Tutti i campi di contatto - se si desidera che tutti i campi dei contatti vengano utilizzati nell'unione.
• Campi di contatto nella vista corrente - se si è configurata la vista in modo da visualizzare solo i campi da includere nell'unione.

Sotto File di documento , selezionare una delle due opzioni:

• Nuovo documento - per creare il file del documento da zero.
• Documento esistente - per cercare il documento esistente che si desidera utilizzare per l'unione.

Sotto File di dati di contatto , selezionare l'opzione File permanente se si desidera salvare i contatti e i campi selezionati per un uso futuro. I dati delimitati da virgole saranno salvati in un documento Word (*.doc).

Configurare Opzioni di fusione in questo modo:

• Per Tipo di documento , scegliere Lettere di forma .
• Per Unire a , selezionare Email .
• Per Oggetto del messaggio Scrivete l'argomento che ritenete opportuno (potrete modificarlo in seguito).

Ecco le impostazioni per il nostro esempio di fusione di mail:

Nota: se è stata selezionata l'opzione Campi di contatto nell'opzione di visualizzazione corrente assicurarsi che tutti i campi destinati all'unione (compreso il campo Email ) sono visualizzati nella vista corrente.

Al termine, fare clic su OK Questo aprirà il documento di fusione di posta in Word.

Passo 4. Creare un documento di fusione di posta in Word

Normalmente, il documento si apre in Word con l'opzione Invii di posta elettronica selezionata, pronta per la scelta della scheda unire i campi Si possono considerare come una sorta di segnaposto che indicano a Word dove inserire i dati personali.

Per aggiungere un campo unione al documento, utilizzare uno di questi pulsanti nella finestra di dialogo Scrivere e inserire campi gruppo:

Inserire un saluto

Poiché ogni buona comunicazione inizia con un saluto, è questo il primo elemento da aggiungere. Quindi, fare clic sul pulsante Linea di saluto e selezionare il formato di saluto desiderato per l'e-mail. Inoltre, specificare quale saluto utilizzare quando non si trovano informazioni per un determinato destinatario.

Cliccare OK , e avrete il "Linea di saluto" segnaposto inserito nel documento.

Consigli utili:

• Invece del valore predefinito " Caro ", si può digitare un saluto a piacere come " Ciao , " Ehi ", ecc.
• Sotto Anteprima , fare clic sul pulsante Avanti / Precedente per visualizzare esattamente l'aspetto della riga di saluto per ciascun destinatario.
• Se le informazioni nella riga di saluto sono sbagliate, fare clic sul pulsante Campi di corrispondenza per identificare il campo corretto.
• In modo analogo, si può aggiungere l'elemento Blocco indirizzo se necessario.

Digitare il testo del messaggio

Dopo la riga di saluto, premere Invio per iniziare una nuova riga del documento e digitare il testo del messaggio. Ricordarsi di aggiungere una firma alla fine, poiché la firma predefinita di Outlook non verrà inserita.

Inserire i campi unione

Per includere altri dati personali in un messaggio, inserire i campi corrispondenti dove necessario. Ecco come fare:

1. Posizionare il cursore esattamente nel punto in cui si desidera inserire le informazioni specifiche.
2. Fare clic sul pulsante Inserisci campo unione sulla barra multifunzione.
3. Nella finestra di dialogo visualizzata, selezionare il campo richiesto e fare clic su Inserire .
4. Dopo aver inserito tutti i campi, fare clic su Chiudere per chiudere la finestra di dialogo.

Ad esempio, stiamo aggiungendo un telefono cellulare:

Una volta terminato, il documento finale potrebbe avere un aspetto simile a questo:

Suggerimento: se mancano alcuni campi importanti nel file Inserisci campo unione Sebbene siate sicuri di aver impostato correttamente i contatti in Outlook, provate prima a esportare i contatti di Outlook in Excel e poi a utilizzare un foglio di Excel come fonte dei dati. Purtroppo non si sa mai esattamente cosa succede all'interno di Outlook :(

Passo 5. Anteprima dei risultati della fusione di posta

Prima di inviare i messaggi personalizzati, è bene visualizzare l'anteprima dei risultati per verificare che il contenuto di ogni e-mail sia corretto. Per farlo, fare clic sul pulsante Risultati in anteprima sul pulsante Invii di posta elettronica e quindi utilizzare i pulsanti freccia per visualizzare tutte le e-mail.

Fase 6. Invio di e-mail di massa personalizzate

Ancora un paio di clic e i vostri invii saranno pronti.

1. Sul Invii di posta elettronica nella scheda Finitura gruppo, fare clic su Terminare &lificare unire , quindi selezionare Inviare messaggi e-mail... .

Cliccando OK L'invio avverrà in base alle impostazioni correnti: immediatamente quando si è connessi o ogni N minuti.

Suggerimento: se state cercando Mail Merge di Outlook con allegato , allora provate lo strumento Modelli di e-mail condivisi che include questa e molte altre utili funzioni.

Come eseguire la fusione di posta da Word utilizzando i contatti di Outlook

Se il testo dell'e-mail è già stato scritto in Word, è possibile avviare il processo di fusione da lì. Il risultato finale sarà esattamente uguale a quello ottenuto da Outlook.

In Word, una fusione di posta può essere eseguita in due modi: utilizzando l'Autocomposizione o le opzioni equivalenti della barra multifunzione. Se si esegue la fusione per la prima volta, la guida dell'Autocomposizione può essere utile, quindi la utilizzeremo.

1. In Word, creare un nuovo documento. È possibile digitare subito il testo del messaggio o continuare con un documento vuoto.
2. Avviare il Procedura guidata di fusione della posta Per questo, andare alla pagina Invii di posta elettronica e fare clic su Avvio di Mail Merge > Procedura guidata di fusione della posta passo dopo passo .

Come fare la fusione di posta da un'origine dati di Excel

Nel caso in cui le informazioni per la fusione di posta siano memorizzate al di fuori di Outlook, è possibile utilizzare un foglio di lavoro di Excel o un database di Access come origine dati quando si esegue una fusione di posta in Word. I passaggi saranno esattamente gli stessi dell'esempio precedente, con l'unica differenza del passaggio 4 della procedura guidata di fusione di posta, in cui si seleziona la voce Utilizzare un elenco esistente e quindi sfogliare il file Excel.

Per questo esempio, si utilizza il seguente foglio Excel:

Il risultato è questo messaggio personalizzato:

Se ritenete di aver bisogno di istruzioni più dettagliate, date un'occhiata a questo tutorial completo: Come fare il mail merge da Excel a Word.

Il componente aggiuntivo di Outlook Mail Merge per invii di massa personalizzati

Se state cercando un modo per inviare campagne di posta elettronica di massa personalizzate dalla vostra casella di posta elettronica personale di Outlook, apprezzerete sicuramente la nuovissima funzione Mail Merge inclusa nei nostri Modelli di e-mail condivisi. In cosa differisce da quella di Outlook? Ecco i punti chiave:

• È possibile creare ed eseguire campagne di fusione della posta direttamente in Outlook. senza Parola o qualsiasi altra applicazione.
• È possibile aggiungere allegati e immagini all'unione della posta.
• È possibile creare design robusti e belli con l'aiuto delle funzioni integrate. modelli di fusione della posta o quelli propri basati su HTML.
• È possibile personalizzare i propri invii di massa con qualsiasi campi unione personalizzati .
• A causa di una serie di layout adattivi I vostri messaggi saranno perfetti in qualsiasi client di posta elettronica, che si tratti di Outlook per Windows, Gmail o Apple Mail.
• Un'unione di posta può essere eseguita in qualsiasi applicazione di Outlook per Windows, per Mac e Outlook Online.

Si dice che uno sguardo sia meglio di mille parole, quindi vediamolo in azione :)

1. Creare una mailing list in un foglio Excel

La lista di distribuzione è una tabella Excel che contiene gli indirizzi e-mail dei destinatari e i dati personali per i campi di unione.

• La cartella di lavoro deve essere archiviata in OneDrive.
• Tutti i dati devono essere contenuti in una tabella Excel.
• Gli indirizzi e-mail devono essere inseriti nella colonna più a sinistra, denominata Email .

Ecco una tabella Excel che utilizzeremo per questo esempio:

2. Creare un modello di unione della posta

Per creare un modello di unione della posta, è necessario procedere in questo modo:

1. Nel riquadro Modelli e-mail condivisi, fare clic con il pulsante destro del mouse su una qualsiasi delle cartelle di modelli, quindi scegliere Nuovo modello di fusione di posta elettronica dal menu contestuale:

   

2. Scegliere uno dei layout predefiniti o fare clic su HTML personalizzato per incollare il proprio modello, quindi fare clic su Avanti :

   

3. Scegliere il tema di colore preferito e fare clic su Finitura :

   

4. Un modello di mail merge è pronto per essere utilizzato: basta sostituire i testi, le immagini e i collegamenti ipertestuali con quelli reali.

Suggerimento: quando si copia da un'altra fonte, utilizzare la scorciatoia Ctrl + Maiusc + V per incollare il testo senza formattazione.

3. Personalizzare il modello di e-mail utilizzando i campi di unione

La personalizzazione delle e-mail viene effettuata con l'aiuto di ~%MergeField Nei nostri documenti online potete trovare le istruzioni dettagliate su come usarlo. Qui vi mostrerò solo il risultato:

Come si vede, abbiamo inserito due campi di fusione: Nome e Collegamento La prima è ovvia: estrae le informazioni dal file Nome per indirizzare ciascun contatto per nome. L'altro è molto più interessante: crea una colonna link individuale per ogni destinatario in base all'indirizzo di una pagina web nel file Collegamento Poiché non vogliamo solo inserire un url specifico per il contatto, ma renderlo un bel collegamento ipertestuale, passiamo al visualizzatore HTML e inseriamo la macro all'interno della colonna href attributo come questo:

piano di abbonamento

Suggerimento. Aggiungi allegato per la stampa unione, utilizzare una delle opzioni di ~%Attacca L'elenco completo delle macro disponibili si trova qui.

4. Come impostare una campagna di unione della posta in Outlook

L'impostazione di una campagna di mail merge è un gioco da ragazzi: basta mettere insieme tutti i pezzi:

1. Date un nome alla vostra nuova campagna.
2. Digitare il testo per il campo Oggetto linea.
3. Opzionalmente, specificare l'indirizzo e-mail per le risposte.
4. Importare la mailing list.
5. Scegliete un modello di e-mail.
6. Programmate l'invio di e-mail di massa per una data successiva o iniziate immediatamente.

Quando i vostri invii di massa personalizzati vengono spediti, potete essere assolutamente certi che ogni e-mail verrà visualizzata bene in qualsiasi applicazione client di posta elettronica venga aperta dal destinatario (naturalmente, se avete utilizzato i nostri layout adattivi).

Limiti della posta elettronica di Outlook

In Outlook non c'è un limite al numero massimo di destinatari, ma in Office 365 e Outlook.com esistono limiti di questo tipo.

Outlook 365

• 10.000 destinatari al giorno
• 30 e-mail al minuto

Per maggiori dettagli, vedere Limiti di ricezione e invio di Microsoft 365.

Outlook.com

Per gli account gratuiti, le limitazioni variano in base alla cronologia di utilizzo.

Per gli abbonati a Microsoft 365, le restrizioni sono:

• 5.000 destinatari giornalieri
• 1.000 destinatari giornalieri non legati a relazioni (cioè qualcuno che non avete mai inviato prima)

Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Limiti di invio in Outlook.com.

Inoltre, i limiti al numero di messaggi in uscita vengono impostati da Internet e fornitori di servizi di posta elettronica per ridurre lo spam e prevenire il sovraccarico dei server di posta elettronica. Pertanto, prima di effettuare un'unione di mail, verificate con il vostro amministratore di posta o con il provider di servizi Internet il numero di e-mail che vi è consentito inviare al giorno e nell'arco di un'ora. In genere, è improbabile che si verifichino problemi, purché si rimanga al di sotto dei 500 messaggi al giorno.

Ecco come fare il mail merge in Outlook. Vi ringrazio per la lettura e vi aspetto sul nostro blog la prossima settimana!