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यह लेख आपको साझा ईमेल टेम्प्लेट में सबसे प्रभावशाली मैक्रो से परिचित कराएगा - क्या दर्ज करें। ईमेल करें और पहले से भरे गए विकल्पों के साथ एक ड्रॉपडाउन खोलें जिसे आप अपना संदेश भरने के लिए चुन सकते हैं। आप एक ही मान को कई बार पेस्ट भी कर सकते हैं और इस मैक्रो को अन्य के साथ जोड़ सकते हैं।
इस मैनुअल के अंत तक मेरे साथ रहें और मैं आपको समझाऊंगा कि एक छोटा सा मैक्रो आपको इतने शारीरिक श्रम से बचने में मदद करेगा जिसकी आप कल्पना भी नहीं कर सकते;)
मैक्रो क्या है?
इससे पहले कि हम व्हाट टू एंटर मैक्रो की प्रत्येक विशेषता की खोज शुरू करें, मैं यह बताना चाहता हूं कि इसके निम्नलिखित रूप हैं:
~ %WHAT_TO_ENTER[ विकल्प]सुविधा और पठनीयता के लिए, मैं इसे WHAT TO ENTER या इससे भी छोटा - WTE कहूंगा। हालाँकि, जब आप इसे अपने टेम्प्लेट में उपयोग करते हैं, तो कृपया इस वर्तनी को ध्यान में रखें।
अब मैं आपको जल्दी से मूलभूत बातें बताता हूँ:
- साझा ईमेल टेम्प्लेट क्या है? हमने यह आउटलुक ऐप बनाया ताकि दुनिया भर के लाखों उपयोगकर्ता दोहराए जाने वाले कार्यों से बच सकें और कुछ माउस क्लिक में अपने नियमित ईमेल पत्राचार को संभाल सकें। इस ऐड-इन के साथ आप टेम्प्लेट का एक सेट बना सकते हैं, स्वरूपण जोड़ सकते हैं, लिंक जोड़ सकते हैं, अटैच की जाने वाली फ़ाइलें निर्दिष्ट कर सकते हैं और पॉप्युलेट की जाने वाली फ़ील्ड इत्यादि। इसके अलावा, वे टेम्प्लेट जिन्हें आप कई मशीनों (पीसी, मैक और विंडोज) पर चला सकते हैंटैबलेट) और अपने सहकर्मियों के साथ साझा करें।
- साझा ईमेल टेम्प्लेट के संदर्भ में मैक्रो का क्या अर्थ है? यह एक विशेष प्लेसहोल्डर है जो ईमेल संदेश में प्राप्तकर्ता का पहला और अंतिम नाम डालने में आपकी मदद कर सकता है, फाइलें अटैच कर सकता है, इनलाइन इमेज पेस्ट कर सकता है, सीसी/बीसीसी फील्ड में ईमेल एड्रेस जोड़ सकता है, आपके ईमेल के विषय को पॉप्युलेट कर सकता है, एक ही टेक्स्ट को कई जगहों पर शामिल कर सकता है। आपके ईमेल, आदि। हाँ, आदि, क्योंकि यह सूची पूरी होने के करीब भी नहीं है :)
यह आशाजनक लगता है, है ना? तो चलिए शुरू करते हैं :)
मैक्रो में क्या डालें - यह क्या करता है और इसका उपयोग कब किया जा सकता है
लंबी कहानी, संक्षेप में व्हाट टू एंटर मैक्रो आपके टेम्प्लेट में विशेष प्लेसहोल्डर जोड़ता है ताकि आप तुरंत पूरा ईमेल प्राप्त करें। आप इस प्लेसहोल्डर को किसी भी कस्टम वैल्यू - टेक्स्ट, नंबर, लिंक, दिनांक आदि से भर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप ड्रॉपडाउन सूची जोड़ सकते हैं और वहां से कोई एक विकल्प चुन सकते हैं।
इसके अलावा, जब कई स्थान हों अपने संदेश में आपको क्या भरना है, क्या दर्ज करना है, आपसे केवल एक बार पेस्ट करने के लिए टेक्स्ट निर्दिष्ट करने और उन सभी स्थानों को स्वचालित रूप से पॉप्युलेट करने के लिए कहेगा।
अब आइए प्रत्येक मैक्रो के विकल्प पर करीब से नज़र डालें और सेट करना सीखें इसे प्रत्येक मामले के लिए सही तरीके से करें।
आउटलुक ईमेल में गतिशील रूप से प्रासंगिक जानकारी जोड़ें
सबसे आसान पहले जाता है :) कल्पना करें: आप अपने ग्राहकों को स्थिति के बारे में सूचित करने के लिए एक अनुस्मारक भेजते हैं उनके आदेश का। बेशक, प्रत्येक आदेश हैएक विशिष्ट आईडी ताकि आपको एक टेम्प्लेट पेस्ट करना पड़े, फिर टेक्स्ट में ऑर्डर नंबर की जगह देखें और इसे मैन्युअल रूप से टाइप करें। लगभग समझ गए ;) नहीं, आपको इसकी आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि क्या दर्ज करें आपको वह इनपुट बॉक्स दिखाएगा जहां आप सही नंबर पेस्ट करते हैं जो आपके ईमेल के आवश्यक स्थान पर तुरंत डाला जाता है।
आइए देखते हैं यह काम किस प्रकार करता है। आप एक नया टेम्प्लेट बनाते हैं, नोटिफिकेशन का टेक्स्ट जोड़ते हैं और मैक्रो शामिल करते हैं:
टिप। यदि आप फिल-इन फ़ील्ड में टेक्स्ट को बदलना या हटाना चाहते हैं, तो मैक्रो को फिर से जोड़ने की आवश्यकता नहीं है, बस इसे थोड़ा सा संशोधित करें। देखें, मैक्रो के ऊपर मेरे उदाहरण में ऐसा दिखता है: ~%WHAT_TO_ENTER[यहां क्रम संख्या दर्ज करें;{शीर्षक:"आदेश संख्या"}]
यदि आप "आदेश संख्या यहां दर्ज करें" हटाते हैं (या इसे आपके द्वारा लिखे गए पाठ से बदलें अधिक की तरह), बस मैक्रो के पहले पैरामीटर को संशोधित करें:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title:"order number"}] 
ध्यान दें। इनपुट बॉक्स की उपस्थिति को दूषित न करने के लिए अर्धविराम छोड़ना महत्वपूर्ण है।
संदेश में पूर्वनिर्धारित मान पेस्ट करें
चलिए ऊपर दिए गए रिमाइंडर टेम्प्लेट पर करीब से नज़र डालते हैं। जबकि असीमित ऑर्डर संख्याएँ हैं, केवल कुछ ऑर्डर स्थितियाँ हो सकती हैं। हर बार तीन विकल्पों में से किसी एक को टाइप करने से समय की बचत नहीं होती है, ठीक है? यहाँ " ड्रॉपडाउन सूची " क्या दर्ज करना है की राय आती है। आप बस एक मैक्रो जोड़ें, सभी संभावित मान सेट करें और अपना टेम्प्लेट पेस्ट करें:
~%WHAT_TO_ENTER[“Finalized”;“Waiting for the Payment”;“Payment checking”;{title:"Status"}] 
ड्रॉपडाउन लिस्ट विकल्प मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहूंगा:
- उपयोगकर्ता चयनित आइटम संपादित कर सकते हैं - इस विकल्प की जांच करें और आप चयनित को संपादित करने में सक्षम होंगे अपने संदेश में पेस्ट करने से पहले ड्रॉपडाउन सूची में मूल्य।
- उपयोगकर्ता द्वारा अलग किए गए कई आइटमों का चयन कर सकता है - एक बार यह राय चुने जाने के बाद, आप एक साथ कई मानों की जांच कर सकते हैं। आप सीमांकक निर्दिष्ट कर सकते हैं या सब कुछ वैसा ही छोड़ सकते हैं और सीमांकक एक अल्पविराम होगा।
आपने देखा होगा कि मैक्रो की विंडो में अब पॉप्युलेट करने के लिए दो प्लेसहोल्डर हैं - क्रम और स्थिति। जैसा कि मैंने दो डब्ल्यूटीई जोड़े हैं, उनमें से प्रत्येक के लिए एक विशेष क्षेत्र है। एक बार जब मैं तीसरा जोड़ दूँगा (हाँ, मैं करूँगा), वहाँ तीन धब्बे होंगे। इसलिए, आप प्रत्येक मैक्रो के लिए कई पॉप-अप से ऊब नहीं पाएंगे, लेकिन सभी जानकारी भरें और भेजने के लिए तैयार ईमेल प्राप्त करने से पहले केवल एक बार ओके दबाएं।
इसमें तिथियां डालें आउटलुक टेम्प्लेट
क्या दर्ज करें मैक्रो न केवल पाठ और संख्याओं को संभाल सकता है, बल्कि दिनांक भी। आप इसे मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं, कैलेंडर से चुन सकते हैं या आज हिट कर सकते हैं और वर्तमान तिथि स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो जाएगी। यह आप पर निर्भर है।
इसलिए, यदि आपको कुछ समय निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, तो मैक्रो आपके लिए बहुत अच्छा काम करेगा।
अपने रिमाइंडर पर वापस जाते हुए, इसे थोड़ा सुधारेंथोड़ा और और आदेश के लिए एक देय तिथि निर्धारित करें। वादे के अनुसार सेट करने के लिए तीन फ़ील्ड;)
संदेश के विभिन्न स्थानों में दोहराए जाने वाले मान डालें
आप सोच सकते हैं कि आपको उतने ही मान दर्ज करने होंगे जितने कि आपके में दर्ज करने के लिए हैं टेम्प्लेट भले ही आपको एक ही टेक्स्ट को अलग-अलग जगहों पर पेस्ट करने की आवश्यकता हो। जैसा कि मैक्रो को आपका समय बचाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, यह आपसे कोई अतिरिक्त बटन हिट करने के लिए नहीं कहेगा :)
मैक्रो की विंडो पर एक नजर डालते हैं। यदि आप विकल्पों को स्विच करते हैं, तो आप देखेंगे कि कोई फर्क नहीं पड़ता कि उनमें से कौन सा चुना गया है, एक आइटम नहीं बदल रहा है। मैं “ विंडो टाइटल ” फील्ड की बात कर रहा हूं क्योंकि यह एक ही वैल्यू को अलग-अलग जगहों पर पेस्ट करने की कुंजी है।
नहीं कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सा पेस्टिंग विकल्प चुनते हैं - टेक्स्ट, ड्रॉपडाउन या दिनांक - यदि आपके पास समान विंडो शीर्षक है, तो वही मान चिपकाया जाएगा। तो, आप इस मैक्रो को एक बार बना सकते हैं, इसे अपने टेम्पलेट पर कॉपी करें और आनंद लें:)
नेस्टेड क्या दर्ज करें या कई मैक्रोज़ को कैसे संयोजित करें
WTE का उपयोग साझा ईमेल टेम्प्लेट से लगभग हर दूसरे मैक्रो के साथ किया जा सकता है। आपने पिछले अनुभाग से मेरे उदाहरण में पहले से ही नेस्टेड FILLSUBJECT और WHAT TO ENTER मैक्रोज़ पर ध्यान दिया होगा। देखें, मैंने अभी WTE के लिए एक मान निर्धारित किया है, यह मान FILLSUBJECT के पाठ में जोड़ा गया था और परिणाम एक विषय पंक्ति में चला गया।
~%FILLSUBJECT[नोट के बारे मेंआदेश ~%WHAT_TO_ENTER[आदेश संख्या यहां दर्ज करें;{शीर्षक:"आदेश संख्या"}]]हालांकि, सभी मैक्रो को क्या दर्ज करना है के साथ विलय नहीं किया जा सकता है। आइए "मर्ज-मैक्रोज़-लाइक-ए-प्रो" मोड को सक्षम करें और यह देखने के लिए कुछ मैक्रोज़ में शामिल हों कि क्या और कैसे वे काम करते हैं और वे आपके लिए उपयोगी क्यों हो सकते हैं;)
एक साथ कई मैक्रोज़ का उपयोग करने के उदाहरण
मैक्रोज़ को मर्ज करना एक अच्छा प्रयोग है जो अंततः समय की बचत के साथ समाप्त होता है। यदि आप साझा ईमेल टेम्प्लेट के लिए मैक्रोज़ की सूची पर एक नज़र डालते हैं, तो आप सोच सकते हैं "वाह, एक्सप्लोर करने के लिए इतने सारे मैक्रोज़!"। स्पॉइलर अलर्ट - उनमें से सभी को क्या दर्ज करना है के साथ विलय नहीं किया जा सकता है। अब मैं आपको वे मामले दिखाऊंगा जब इस प्रकार का विलय कार्य करता है। अगले अध्याय में आप ऐसे मैक्रोज़ देखेंगे जो इस तरह काम नहीं करेंगे।
आम तौर पर बोलते हुए, आप सभी FILL और ADD मैक्रोज़ के साथ WHAT TO ENTER में शामिल हो सकते हैं। इस तरीके से, आप क्या दर्ज करें को FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC के साथ जोड़ सकते हैं। FILLBCC/ADDBCC और प्राप्तकर्ताओं के पते भरें। इसलिए, आपका TO/CC/BCC फ़ील्ड उस ईमेल से भर जाएगा जो आपने टेम्प्लेट पेस्ट करते समय डाला था।
या, URL मैक्रो से INSERT PICTURE लेते हैं। यदि आप मेरे पिछले ट्यूटोरियल में से एक को याद करते हैं, तो यह मैक्रो छवि के url के लिए पूछता है और इस छवि को संदेश में चिपका देता है। इसलिए, यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कौन सी छवि पेस्ट करनी है या प्रत्येक विशेष मामले के लिए एक छवि चुनना चाहते हैं, तो आप लिंक को WHAT TO ENTER से बदल सकते हैं और टेम्पलेट पेस्ट करते समय लिंक जोड़ सकते हैं।
बख्शीश। यदि आप निश्चित रूप से उन छवियों को जानते हैं जिन्हें आप चुनेंगे, तो आप WTE का उपयोग करके ड्रॉपडाउन सूची को एम्बेड कर सकते हैं और उस लिंक को चुन सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है।
WHAT TO ENTER वाले मैक्रोज़ को मर्ज नहीं किया जा सकता है
जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, सभी मैक्रोज़ को मर्ज नहीं किया जा सकता है। यहां वे मैक्रोज़ दिए गए हैं जिन्हें आप दर्ज करने के साथ नहीं जोड़ पाएंगे:
- CLEARBODY - क्योंकि यह टेम्प्लेट पेस्ट करने से पहले ईमेल के मुख्य भाग को साफ़ कर देता है, इसके लिए निर्दिष्ट करने के लिए कुछ भी नहीं है।<9
- ध्यान दें - यह टेम्पलेट के लिए एक छोटा आंतरिक नोट जोड़ता है। टेम्प्लेट चिपकाने के क्षण में कुछ भी भरना नहीं है, इसलिए, यहां डब्ल्यूटीई के लिए कुछ भी करने के लिए नहीं है। इसे आपके ईमेल बॉडी में पेस्ट करता है। WTE के लिए कोई काम नहीं।
- DATE और TIME - वे मैक्रोज़ वर्तमान दिनांक और समय सम्मिलित करते हैं, इसलिए ऐसा कुछ भी नहीं है जिसे दर्ज करना आपकी मदद कर सके।
- TO, CC और BCC - वे छोटे मैक्रोज़ टीओ/सीसी/बीसीसी में ईमेल की जांच करेंगे और इसे संदेश में पेस्ट करेंगे।
- स्थान - मैक्रोज़ का यह सेट आपको अपॉइंटमेंट के बारे में ईमेल करने में मदद करता है। जैसा कि वे आपके द्वारा पहले से तय की गई नियुक्तियों से जानकारी प्राप्त करते हैं, ऐसी कोई जानकारी नहीं है जिसे टेम्पलेट पेस्ट करते समय जोड़ा या बदला जा सके।
साझा ईमेल टेम्पलेट में मैक्रो को क्या जोड़ा जाए
मैं चाहूंगा कि आप एक और मैक्रो से परिचित हों। यह "व्हाट टू एंटर जूनियर" है जिसे व्हाट टू कहा जाता हैसंलग्न करना। यदि आप हमारे ब्लॉग पर नज़र रखते हैं, तो आप जानते हैं कि हमारे पास अटैचमेंट के बारे में कई ट्यूटोरियल हैं। आप अपने ज्ञान को ताज़ा कर सकते हैं और OneDrive, SharePoint और URL से फ़ाइलें कैसे संलग्न करें, इस पर लेख देख सकते हैं। यदि कोई ऑनलाइन संग्रहण आपके लिए नहीं है और आप अपनी फ़ाइलों को स्थानीय रूप से अपनी मशीन पर रखना पसंद करते हैं, तो क्या जोड़ा जाए यह एक अच्छा समाधान होगा।
जब आप इस मैक्रो को अपने टेम्पलेट में सम्मिलित करते हैं, तो इसका निम्नलिखित सिंटैक्स होता है:
~%WHAT_TO_ATTACHजैसा कि आपने देखा होगा, फ़ाइल के स्थान को स्वचालित रूप से संलग्न करने के लिए सेट करने का कोई तरीका नहीं है। जब आप इस मैक्रो के साथ एक टेम्प्लेट पेस्ट करते हैं, तो आपको " अनुलग्न करने के लिए एक फ़ाइल चुनें " विंडो दिखाई देगी जो आपको अपने पीसी पर फ़ाइल ब्राउज़ करने के लिए प्रेरित करती है:
<3
निष्कर्ष - मैक्रोज़ का उपयोग करें, दोहराए जाने वाले कॉपी-पेस्ट से बचें :)
मैं वास्तव में आशा करता हूँ कि आप इसके सभी मैक्रोज़ के साथ साझा ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करने का उतना ही आनंद लेंगे जितना मैं रोज़ करता हूँ :) यदि आपने कोशिश नहीं की है हमारे साझा ईमेल टेम्प्लेट अभी तक, यह सही समय है! इस ऐड-इन को सीधे Microsoft Store से इंस्टॉल करें और इसे आज़माएँ। मुझ पर विश्वास करें, यह इसके लायक है;)
यदि आपके पास पूछने के लिए कोई प्रश्न है या हो सकता है कि आप हमारे मैक्रोज़ या ऐड-इन को बेहतर बनाने के बारे में विचार लेकर आए हों, तो कृपया कुछ मिनट के लिए छोड़ दें टिप्पणियों में आपके विचार। धन्यवाद और निश्चित रूप से, देखते रहें!
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साझा ईमेल टेम्पलेट प्रस्तुति (.pdf फ़ाइल)
