Το σεμινάριο εξηγεί πώς να αρχειοθετείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 και άλλες εκδόσεις. Θα μάθετε πώς να διαμορφώνετε κάθε φάκελο με τις δικές του ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης ή να εφαρμόζετε τις ίδιες ρυθμίσεις σε όλους τους φακέλους, πώς να αρχειοθετείτε στο Outlook με μη αυτόματο τρόπο και πώς να δημιουργείτε φάκελο αρχειοθέτησης εάν δεν εμφανίζεται αυτόματα.

Εάν το γραμματοκιβώτιό σας έχει μεγαλώσει πολύ σε μέγεθος, είναι λογικό να αρχειοθετήσετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασίες, σημειώσεις και άλλα στοιχεία για να διατηρήσετε το Outlook σας γρήγορο και καθαρό. Εκεί έρχεται η λειτουργία Outlook Archive. Είναι διαθέσιμη σε όλες τις εκδόσεις του Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 και παλαιότερες. Και αυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει πώς να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία σεδιαφορετικές εκδόσεις αυτόματα ή χειροκίνητα.

Τι είναι το αρχείο στο Outlook;

Το Outlook Archive (και το AutoArchive) μεταφέρει παλαιότερα στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασιών και ημερολογίου σε ένα φάκελο αρχείου, ο οποίος αποθηκεύεται σε άλλη θέση στο σκληρό σας δίσκο. Τεχνικά, η αρχειοθέτηση μεταφέρει παλαιότερα στοιχεία από το κύριο αρχείο .pst σε ένα ξεχωριστό αρχείο archive.pst, το οποίο μπορείτε να ανοίξετε από το Outlook οποιαδήποτε στιγμή το χρειαστείτε. Με αυτόν τον τρόπο, σας βοηθά να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και να πάρετε πίσω λίγο ελεύθερο χώρο στοτη μονάδα δίσκου C:\ (αν επιλέξετε να αποθηκεύσετε το αρχείο αρχειοθέτησης κάπου αλλού).

Ανάλογα με τον τρόπο που το ρυθμίζετε, το Outlook Archive μπορεί να εκτελέσει μία από τις ακόλουθες εργασίες:

• Μετακίνηση emails και άλλα στοιχεία από τους τρέχοντες φακέλους τους σε έναν φάκελο αρχειοθέτησης.
• Μόνιμη διαγραφή παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα αντικείμενα μόλις περάσουν την καθορισμένη περίοδο γήρανσης.

5 γεγονότα που πρέπει να γνωρίζετε για το Outlook Archive

Για να αποφύγετε τη σύγχυση και να αποτρέψετε ερωτήσεις όπως "Γιατί δεν λειτουργεί το Αυτόματο αρχείο του Outlook;" και "Πού βρίσκονται τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου στο Outlook;", θυμηθείτε τα ακόλουθα απλά γεγονότα.

1. Για τους περισσότερους τύπους λογαριασμών, το Microsoft Outlook διατηρεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις επαφές, τα ραντεβού, τις εργασίες και τις σημειώσεις σε ένα αρχείο .pst που ονομάζεται Outlook Data File. Το PST είναι ο μόνος τύπος αρχείου που μπορεί να αρχειοθετηθεί. Μόλις ένα παλιό στοιχείο μεταφερθεί από το κύριο αρχείο .pst σε ένα archive.pst αρχείο, εμφανίζεται στο φάκελο Αρχείο του Outlook και δεν είναι πλέον διαθέσιμο στον αρχικό φάκελο.
2. Η αρχειοθέτηση δεν είναι το ίδιο με εξαγωγή Η εξαγωγή αντιγράφει τα αρχικά στοιχεία στο αρχείο εξαγωγής, αλλά δεν τα αφαιρεί από τον τρέχοντα φάκελο ούτε από το κύριο αρχείο .pst.
3. Ένα αρχείο αρχειοθέτησης δεν είναι το ίδιο με το αντίγραφο ασφαλείας του Outlook. Αν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας των αρχειοθετημένων στοιχείων σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του αρχείου archive.pst και να το αποθηκεύσετε σε μια ασφαλή τοποθεσία, π.χ. στο Dropbox ή στο One Drive.
4. Επαφές δεν αρχειοθετούνται ποτέ αυτόματα σε καμία έκδοση του Outlook. Ωστόσο, μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα Επαφές φάκελο χειροκίνητα.
5. Εάν έχετε ένα Outlook Exchange λογαριασμό με ένα ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης, η αρχειοθέτηση στο Outlook είναι απενεργοποιημένη.

Συμβουλή. Πριν από την αρχειοθέτηση των στοιχείων του Outlook, έχει νόημα να συγχωνεύσετε τις διπλές επαφές.

Πώς να αρχειοθετείτε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Το Αυτόματο αρχείο του Outlook μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να μετακινεί αυτόματα σε τακτά χρονικά διαστήματα τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία σε έναν καθορισμένο φάκελο αρχειοθέτησης ή να διαγράφει τα παλιά στοιχεία χωρίς αρχειοθέτηση. Ακολουθούν τα λεπτομερή βήματα για τις διάφορες εκδόσεις του Outlook.

Πώς να αρχειοθετήσετε αυτόματα το Outlook 365 - 2010

Από το Outlook 2010, η αυτόματη αρχειοθέτηση δεν είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, αν και το Microsoft Outlook θα σας υπενθυμίζει περιοδικά να το κάνετε:

Για να ξεκινήσετε αμέσως την αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στο Ναι Για να επανεξετάσετε και πιθανώς να αλλάξετε τις επιλογές αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης... .

Ή, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Όχι για να κλείσετε την προτροπή και να ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση αργότερα, την ώρα που σας βολεύει περισσότερο, εκτελώντας τα ακόλουθα βήματα.

1. Ανοίξτε το Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Προχωρημένο >, Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης...

   

2. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου AutoArchive και θα παρατηρήσετε ότι όλα είναι γκριζαρισμένα... αλλά μόνο μέχρι να τσεκάρετε την επιλογή Εκτέλεση του AutoArchive κάθε N ημέρες Αφού τσεκάρετε αυτό το πλαίσιο, μπορείτε να ρυθμίσετε άλλες επιλογές σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και να κάνετε κλικ στο κουμπί OK .

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, ενώ λεπτομερείς πληροφορίες για κάθε επιλογή μπορείτε να βρείτε εδώ.

Όταν η αρχειοθέτηση βρίσκεται σε εξέλιξη, οι πληροφορίες κατάστασης εμφανίζονται στη γραμμή κατάστασης.

Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία αρχειοθέτησης, το Αρχεία θα εμφανιστεί αυτόματα στο Outlook σας, εφόσον έχετε επιλέξει την επιλογή Εμφάνιση φακέλου αρχείου στη λίστα φακέλων . Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να εμφανίσετε το φάκελο αρχείων του Outlook.

Πώς να αρχειοθετήσετε αυτόματα το Outlook 2007

Στο Outlook 2007, η αυτόματη αρχειοθέτηση είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή για τους ακόλουθους φακέλους:

• Ημερολόγιο , εργασία και περιοδικό αντικείμενα (άνω των 6 μηνών)
• Απεσταλμένα αντικείμενα και Διαγραμμένα στοιχεία Φάκελοι (άνω των 2 μηνών)

Για άλλους φακέλους, όπως Εισερχόμενα , Σχέδια , Σημειώσεις και άλλα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία AutoArchive με αυτόν τον τρόπο:

1. Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο Εργαλεία >, Επιλογές .
2. Στο Επιλογές παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο Άλλα και κάντε κλικ στην καρτέλα AutoArchive... κουμπί.

   

Και στη συνέχεια, διαμορφώστε τις ρυθμίσεις AutoArchive όπως εξηγείται παρακάτω.

Ρυθμίσεις και επιλογές του Outlook Auto Archive

Όπως ήδη γνωρίζετε, στο Outlook 2010 και μεταγενέστερα, οι ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης είναι προσβάσιμες μέσω Αρχείο >, Επιλογές >, Προχωρημένο >, Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης... Οι λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με κάθε επιλογή θα σας βοηθήσουν να θέσετε τη διαδικασία υπό τον πλήρη έλεγχό σας.

• Εκτέλεση του AutoArchive κάθε N ημέρες Καθορίστε πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται η Αυτόματη αρχειοθέτηση. Λάβετε υπόψη ότι η αρχειοθέτηση πολλών στοιχείων ταυτόχρονα μπορεί να επιβραδύνει την απόδοση του υπολογιστή σας. Έτσι, αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθημερινή βάση, ρυθμίστε την Αυτόματη αρχειοθέτηση του Outlook να εκτελείται πιο συχνά. απενεργοποίηση της αυτόματης αρχειοθέτησης , καταργήστε αυτό το πλαίσιο.
• Προτροπή πριν την εκτέλεση του AutoArchive . Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο εάν θέλετε να λαμβάνετε μια υπενθύμιση αμέσως πριν από την έναρξη της διαδικασίας αυτόματης αρχειοθέτησης. Αυτό θα σας επιτρέψει να ακυρώσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση κάνοντας κλικ στο κουμπί Όχι στην προτροπή.
• Διαγραφή ληγμένων στοιχείων (μόνο σε φακέλους e-mail) Επιλέγοντας αυτή την επιλογή θα διαγράψετε ληγμένα μηνύματα από τους φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για λόγους σαφήνειας, ένα ληγμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι το ίδιο με ένα παλιό μήνυμα που έχει φτάσει στο τέλος της περιόδου γήρανσής του. Η ημερομηνία λήξης ορίζεται για κάθε μήνυμα ξεχωριστά μέσω της λειτουργίας Επιλογές του νέου παραθύρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( Επιλογές >, Παρακολούθηση ομάδα>, Λήγει μετά από ).

  Η Microsoft δηλώνει ότι αυτή η επιλογή δεν είναι προεπιλεγμένη, αλλά ήταν ενεργοποιημένη σε ορισμένες από τις εγκαταστάσεις του Outlook που είχα. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε απενεργοποιήσει αυτή την επιλογή εάν θέλετε να διατηρείτε τα ληγμένα μηνύματα μέχρι να φτάσουν στο τέλος της περιόδου γήρανσης που έχει οριστεί για έναν συγκεκριμένο φάκελο.

• Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλαιών στοιχείων . Επιλέξτε αυτή την επιλογή εάν θέλετε να διαμορφώσετε τις δικές σας ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης. Εάν δεν είναι επιλεγμένη, το Outlook θα χρησιμοποιήσει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης.
• Εμφάνιση φακέλου αρχείου στη λίστα φακέλων . Εάν θέλετε ο φάκελος Αρχείο να εμφανίζεται στο παράθυρο πλοήγησης μαζί με τους άλλους φακέλους σας, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο. Εάν δεν είναι επιλεγμένο, θα εξακολουθείτε να μπορείτε να ανοίγετε το φάκελο αρχείου του Outlook με μη αυτόματο τρόπο.
• Καθαρίστε αντικείμενα παλαιότερα από . Καθορίστε την περίοδο γήρανσης μετά την οποία τα στοιχεία του Outlook θα πρέπει να αρχειοθετούνται. Μπορείτε να ρυθμίσετε την περίοδο σε ημέρες, εβδομάδες ή μήνες - από 1 ημέρα τουλάχιστον έως 60 μήνες το πολύ.
• Μετακινήστε τα παλιά αντικείμενα στο . Όταν είναι επιλεγμένη αυτή η επιλογή, το Outlook μετακινεί αυτόματα τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία στο αρχείο archive.pst αντί να τα διαγράψει (η επιλογή αυτού του κουμπιού επιλογής διαγράφει την επιλογή των Μόνιμη διαγραφή στοιχείων ). Από προεπιλογή, το Outlook αποθηκεύει το αρχείο archive.pst σε μία από αυτές τις τοποθεσίες. Για να επιλέξετε άλλη τοποθεσία ή να δώσετε άλλο όνομα στο αρχειοθετημένο αρχείο .pst, κάντε κλικ στο κουμπί Περιήγηση στο κουμπί.
• Μόνιμη διαγραφή στοιχείων Αυτό θα διαγράψει μόνιμα τα παλιά στοιχεία μόλις φτάσουν στο τέλος της περιόδου γήρανσης, χωρίς να δημιουργηθεί αντίγραφο αρχείου.
• Εφαρμόστε αυτές τις ρυθμίσεις σε όλους τους φακέλους τώρα . Για να εφαρμόσετε τις διαμορφωμένες ρυθμίσεις AutoArchive σε όλους τους φακέλους, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Αν θέλετε να εφαρμόσετε άλλες ρυθμίσεις για έναν ή περισσότερους φακέλους, μην κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί. Αντ' αυτού, διαμορφώστε τις ρυθμίσεις αρχειοθέτησης για κάθε φάκελο με μη αυτόματο τρόπο.

Προεπιλεγμένες περίοδοι γήρανσης που χρησιμοποιούνται από το Outlook Auto Archive

Οι προεπιλεγμένες περίοδοι γήρανσης σε όλες τις εκδόσεις του Outlook έχουν ως εξής:

• Εισερχόμενα, Προσχέδια, Ημερολόγιο, Εργασίες, Σημειώσεις, Ημερολόγιο - 6 μήνες
• Εξερχόμενα - 3 μήνες
• Απεσταλμένα στοιχεία, Διαγραμμένα στοιχεία - 2 μήνες
• Επαφές - δεν αρχειοθετούνται αυτόματα

Οι προεπιλεγμένες περίοδοι μπορούν να αλλάξουν για κάθε φάκελο ξεχωριστά χρησιμοποιώντας την επιλογή Καθαρισμός γραμματοκιβωτίου.

Το Outlook καθορίζει την ηλικία ενός συγκεκριμένου στοιχείου με βάση τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Ηλεκτρονικά μηνύματα - την ημερομηνία λήψης ή την ημερομηνία κατά την οποία αλλάξατε και αποθηκεύσατε τελευταία φορά το μήνυμα (επεξεργασία, εξαγωγή, αντιγραφή κ.ο.κ.).
• Ημερολόγιο στοιχεία (συναντήσεις, συμβάντα και ραντεβού) - η ημερομηνία κατά την οποία αλλάξατε και αποθηκεύσατε τελευταία φορά το στοιχείο. Τα επαναλαμβανόμενα στοιχεία δεν αρχειοθετούνται αυτόματα.
• Εργασίες - την ημερομηνία ολοκλήρωσης ή την τελευταία ημερομηνία τροποποίησης, όποια από τις δύο είναι μεταγενέστερη. Οι ανοικτές εργασίες (εργασίες που δεν έχουν επισημανθεί ως ολοκληρωμένες) δεν αρχειοθετούνται αυτόματα.
• Σημειώσεις και περιοδικό entries - η ημερομηνία κατά την οποία ένα στοιχείο δημιουργήθηκε ή τροποποιήθηκε τελευταία φορά.

Αν θέλετε να αρχειοθετήσετε στοιχεία με βάση την ημερομηνία παραλαβής/ολοκλήρωσης, χρησιμοποιήστε αυτές τις οδηγίες: Πώς να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την ημερομηνία παραλαβής.

Πώς να αποκλείσετε έναν συγκεκριμένο φάκελο από την Αυτόματη αρχειοθέτηση ή να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις

Για να αποτρέψετε την εκτέλεση της Αυτόματης αρχειοθέτησης του Outlook σε έναν συγκεκριμένο φάκελο ή να ορίσετε διαφορετικό χρονοδιάγραμμα και επιλογές για τον εν λόγω φάκελο, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα.

1. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ιδιότητες... στο μενού περιβάλλοντος.
2. Στο Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου, κάντε ένα από τα ακόλουθα:
   • Προς αποκλείστε το τον φάκελο από την αυτόματη αρχειοθέτηση, επιλέξτε το Μην αρχειοθετείτε στοιχεία σε αυτόν τον φάκελο ραδιοφωνικό κουτί.

     

   • Προς αρχειοθετήστε το φάκελο διαφορετικά , επιλέξτε Αρχειοθετήστε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις , και ρυθμίστε τις επιθυμητές επιλογές:
     • περίοδος γήρανσης μετά την οποία τα στοιχεία θα πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο,
     • αν θα χρησιμοποιήσετε τον προεπιλεγμένο φάκελο αρχειοθέτησης ή έναν διαφορετικό φάκελο, ή
     • μόνιμη διαγραφή παλαιών στοιχείων χωρίς αρχειοθέτηση.

     

   • Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Συμβουλή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη μέθοδο για να διαγράψετε αυτόματα τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Διαγραμμένα στοιχεία και Junk E-mail Τα λεπτομερή βήματα βρίσκονται εδώ.

Πώς να δημιουργήσετε φάκελο αρχείου στο Outlook

Εάν επιλέξατε το Εμφάνιση φακέλου αρχείου στη λίστα φακέλων κατά τη διαμόρφωση των ρυθμίσεων του Outlook Auto Archive, το Αρχεία θα πρέπει να εμφανιστεί αυτόματα στο παράθυρο πλοήγησης. Εάν δεν έχει επιλεγεί η παραπάνω επιλογή, μπορείτε να εμφανίσετε το φάκελο Αρχείο του Outlook με αυτόν τον τρόπο:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο >, Άνοιγμα & εξαγωγή >, Ανοίξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook.

Αυτό είναι! Αρχείο θα εμφανιστεί αμέσως στη λίστα των φακέλων:

Μόλις ο φάκελος Αρχείο βρίσκεται εκεί, μπορείτε να βρείτε και να ανοίξετε τα αρχειοθετημένα στοιχεία σας ως συνήθως. αναζήτηση στο αρχείο του Outlook, επιλέξτε το φάκελο Αρχείο στο παράθυρο πλοήγησης και πληκτρολογήστε το κείμενο αναζήτησης στο πεδίο Άμεση αναζήτηση κουτί.

Προς αφαιρέστε το το φάκελο Αρχείο από τη λίστα των φακέλων σας, κάντε δεξί κλικ πάνω του και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Κλείστε το αρχείο Μην ανησυχείτε, αυτό θα αφαιρέσει μόνο το Αρχεία φάκελο από το παράθυρο πλοήγησης, αλλά δεν θα διαγράψει το πραγματικό αρχείο αρχειοθέτησης. Θα μπορείτε να επαναφέρετε το φάκελο αρχειοθέτησης του Outlook όποτε τον χρειάζεστε, εκτελώντας τα παραπάνω βήματα.

Πώς να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση στο Outlook

Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης αρχειοθέτησης, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης και απενεργοποιήστε την επιλογή Εκτέλεση του AutoArchive κάθε N ημέρες κουτί.

Πώς να αρχειοθετήσετε στο Outlook χειροκίνητα (email, ημερολόγιο, εργασίες και άλλους φακέλους)

Αν δεν θέλετε καμία αυτόματη αρχειοθέτηση, μπορείτε να αρχειοθετείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία χειροκίνητα όποτε θέλετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε μεγαλύτερο έλεγχο σχετικά με το ποια στοιχεία θα κρατήσετε και ποια θα μεταφέρετε στο αρχείο, πού θα αποθηκεύσετε το αρχείο αρχειοθέτησης κ.ο.κ.

Λάβετε υπόψη ότι σε αντίθεση με το Outlook AutoArchive, η χειροκίνητη αρχειοθέτηση είναι μια εφάπαξ διαδικασία , και θα πρέπει να επαναλαμβάνετε τα παρακάτω βήματα κάθε φορά που θέλετε να μεταφέρετε παλαιότερα στοιχεία στο αρχείο.

1. Στο Outlook 2016 , πηγαίνετε στο Αρχείο καρτέλα , και κάντε κλικ στο Εργαλεία >, Καθαρίστε παλιά αντικείμενα .

Στο Outlook 2010 και Outlook 2013 , κάντε κλικ Αρχείο >, Εργαλείο καθαρισμού >, Αρχείο...

Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολόγια , και εργασίες , επιλέξτε το ριζικός φάκελος στο γραμματοκιβώτιό σας στο Outlook, δηλαδή αυτό που βρίσκεται στην κορυφή της λίστας φακέλων σας. Από προεπιλογή, στο Outlook 2010 και σε μεταγενέστερες εκδόσεις, ο ριζικός φάκελος εμφανίζεται ως η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (έχω μετονομάσει το δικό μου σε Σβετλάνα όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης):

Και στη συνέχεια, διαμορφώστε μερικές ακόμη ρυθμίσεις:

• Κάτω από το Αρχειοθετήστε στοιχεία παλαιότερα από , πληκτρολογήστε μια ημερομηνία που καθορίζει πόσο παλιό πρέπει να είναι ένα στοιχείο για να μπορεί να μεταφερθεί στο αρχείο.
• Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο αν θέλετε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση του αρχείου αρχειοθέτησης.
• Αν θέλετε να αρχειοθετήσετε στοιχεία που έχουν εξαιρεθεί από την αυτόματη αρχειοθέτηση, επιλέξτε το Συμπεριλάβετε στοιχεία με επιλεγμένο το "Do not AutoArchive" κουτί.

Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί OK και το Outlook θα ξεκινήσει αμέσως τη δημιουργία ενός αρχείου. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, ο φάκελος Αρχείο θα εμφανιστεί στο Outlook σας.

Συμβουλές και σημειώσεις:

1. Για να αρχειοθετήσετε μερικούς φακέλους χρησιμοποιώντας διαφορετικές ρυθμίσεις, π.χ. κρατήστε αντικείμενα στο Απεσταλμένα αντικείμενα φάκελο περισσότερο από ό, τι στο Σχέδια , επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για κάθε φάκελο ξεχωριστά και αποθηκεύστε όλους τους φακέλους στον ίδιο archive.pst Αν επιλέξετε να δημιουργήσετε μερικά διαφορετικά αρχεία αρχειοθέτησης, κάθε αρχείο θα προσθέσει το δικό του Αρχεία στη λίστα των φακέλων σας.
2. Το Outlook Archive διατηρεί το υπάρχουσα δομή φακέλων Για παράδειγμα, αν επιλέξετε να αρχειοθετήσετε μόνο έναν φάκελο και αυτός ο φάκελος έχει έναν γονικό φάκελο, θα δημιουργηθεί ένας άδειος γονικός φάκελος στο αρχείο.

Πού αποθηκεύονται τα αρχεία αρχείου του Outlook;

Όπως ήδη γνωρίζετε, το αρχείο του Outlook είναι ένας τύπος αρχείου δεδομένων του Outlook (.pst). Το αρχείο archive.pst δημιουργείται αυτόματα την πρώτη φορά που εκτελείται η αυτόματη αρχειοθέτηση ή όταν αρχειοθετείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο.

Η θέση του αρχείου αρχειοθέτησης εξαρτάται από το λειτουργικό σύστημα που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Εκτός αν αλλάξατε την προεπιλεγμένη θέση κατά τη διαμόρφωση των ρυθμίσεων αρχειοθέτησης, μπορείτε να βρείτε το αρχείο αρχειοθέτησης σε ένα από τα ακόλουθα σημεία:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, και 10 C:\Users\\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\\Έγγραφα και ρυθμίσεις\\\Τοπικές ρυθμίσεις\\Δεδομένα εφαρμογών\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 και νωρίτερα

• Vista και Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\\Έγγραφα και ρυθμίσεις\\\Τοπικές ρυθμίσεις\\Δεδομένα εφαρμογών\Microsoft\Outlook\archive.pst

Σημείωση. Δεδομένα εφαρμογής και AppData είναι κρυφοί φάκελοι. Για να τους εμφανίσετε, μεταβείτε στο Πίνακας ελέγχου >, Επιλογές φακέλου , μεταβείτε στο Προβολή και επιλέξτε Εμφάνιση κρυφών αρχείων, φακέλων ή μονάδων δίσκων στο Κρυμμένα αρχεία και φάκελοι .

Πώς να βρείτε τη θέση του αρχείου αρχειοθέτησης στον υπολογιστή σας

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το αρχείο .pst σε καμία από τις παραπάνω τοποθεσίες, είναι πιθανό να επιλέξατε να το αποθηκεύσετε σε διαφορετικό μέρος κατά τη διαμόρφωση των ρυθμίσεων αυτόματης αρχειοθέτησης.

Ακολουθεί ένας γρήγορος τρόπος για να προσδιορίσετε την ακριβή θέση του αρχείου του Outlook: κάντε δεξί κλικ στο φάκελο Αρχείο στη λίστα φακέλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τοποθεσία ανοίγματος αρχείου Αυτό θα ανοίξει αμέσως το φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο το αρχειοθετημένο αρχείο .pst.

Εάν έχετε δημιουργήσει μερικά διαφορετικά αρχεία αρχειοθέτησης, μπορείτε να δείτε όλες τις θέσεις με μια ματιά με αυτόν τον τρόπο:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο >, Ρυθμίσεις λογαριασμού >, Ρυθμίσεις λογαριασμού .
2. Στο Ρυθμίσεις λογαριασμού διαλόγου, μεταβείτε στο Αρχεία δεδομένων καρτέλα.
3. Μεταξύ άλλων αρχείων, θα δείτε την τρέχουσα θέση του αρχείου archive.pst αρχείο (ή όποιο όνομα δώσατε στο αρχείο αρχειοθέτησης).
4. Για να μεταβείτε στο φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο ένα συγκεκριμένο αρχείο αρχειοθέτησης, επιλέξτε το επιθυμητό αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Τοποθεσία ανοίγματος αρχείου .

Συμβουλές και κόλπα για το αρχείο του Outlook

Στο πρώτο μέρος αυτού του σεμιναρίου, καλύψαμε τα βασικά στοιχεία του Outlook Archive. Και τώρα, ήρθε η ώρα να μάθουμε μερικές τεχνικές που υπερβαίνουν τα βασικά.

Πώς να αλλάξετε την υπάρχουσα τοποθεσία του αρχείου του Outlook

Εάν για κάποιο λόγο χρειαστεί να μετακινήσετε το υπάρχον αρχείο του Outlook, η απλή μετακίνηση του αρχειοθετημένου αρχείου .pst σε νέο φάκελο θα έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία ενός νέου αρχείου archive.pst στην προεπιλεγμένη θέση την επόμενη φορά που θα εκτελεστεί η αυτόματη αρχειοθέτηση του Outlook.

Για να μετακινήσετε σωστά το αρχείο του Outlook, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα.

1. Κλείστε το αρχείο στο Outlook

Για να αποσυνδέσετε το φάκελο Αρχείο του Outlook, κάντε δεξί κλικ στο ριζικό φάκελο Αρχείο στη λίστα των φακέλων και κάντε κλικ στην επιλογή Κλείστε το αρχείο .

Συμβουλή. Εάν ο φάκελος Αρχεία δεν εμφανίζεται στη λίστα των φακέλων σας, μπορείτε να βρείτε τη θέση του μέσω της διαδρομής Αρχείο >, Ρυθμίσεις λογαριασμού >, Ρυθμίσεις λογαριασμού >, Αρχεία δεδομένων επιλέξτε το αρχειοθετημένο αρχείο .pst και κάντε κλικ στο κουμπί Αφαιρέστε το Αυτό θα αποσυνδέσει μόνο το αρχείο από το Outlook, αλλά δεν θα διαγράψει το αρχειοθετημένο αρχείο .pst.

2. Μετακινήστε το αρχείο αρχειοθέτησης στο σημείο που το θέλετε.

Κλείστε το Outlook, αναζητήστε τη θέση του αρχειοθετημένου αρχείου .pst και αντιγράψτε το στο φάκελο της επιλογής σας. Μόλις αντιγραφεί το αρχείο του Outlook, μπορείτε να διαγράψετε το αρχικό αρχείο. Αν και, ένας ασφαλέστερος τρόπος θα ήταν να το μετονομάσετε σε archive-old.pst και να το κρατήσετε μέχρι να βεβαιωθείτε ότι το αντιγραμμένο αρχείο λειτουργεί.

3. Επανασυνδέστε το μετακινημένο αρχείο archive.pst

Για να επανασυνδέσετε το αρχείο αρχειοθέτησης, ανοίξτε το Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Ανοίξτε το >, Αρχείο δεδομένων του Outlook... , περιηγηθείτε στη νέα θέση του αρχείου αρχειοθέτησης, επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο OK για να το συνδέσετε. Αρχεία θα εμφανιστεί αμέσως στη λίστα των φακέλων σας.

4. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις του Outlook Auto Archive

Το τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό βήμα είναι η τροποποίηση των ρυθμίσεων του AutoArchive, ώστε στο εξής το Outlook να μετακινεί τα παλιά στοιχεία στη νέα θέση του αρχειοθετημένου αρχείου .pst. Διαφορετικά, το Outlook θα δημιουργήσει ένα άλλο αρχείο archive.pst στην αρχική θέση.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Προχωρημένο >, Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης... , βεβαιωθείτε ότι το Μετακινήστε τα παλιά αντικείμενα στο είναι επιλεγμένο, κάντε κλικ στο κουμπί Περιήγηση στο και δείξτε το στο σημείο όπου μετακινήσατε το αρχείο αρχείου του Outlook.

Πώς να αδειάζετε αυτόματα τους φακέλους Διαγραμμένα στοιχεία και Ανεπιθύμητα e-mail

Για να διαγράψετε παλιά στοιχεία από το Διαγραμμένα στοιχεία και Junk E-mail φακέλους αυτόματα, ρυθμίστε το Outlook AutoArchive να εκτελείται κάθε λίγες ημέρες και, στη συνέχεια, διαμορφώστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις για τους παραπάνω φακέλους:

1. Κάντε δεξί κλικ στο Διαγραμμένα στοιχεία και κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες >, AutoArchive .
2. Επιλέξτε το Αρχειοθετήστε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις και επιλέξτε τον επιθυμητό αριθμό ημερών δίπλα στο Καθαρίστε αντικείμενα παλαιότερα από .
3. Επιλέξτε να Μόνιμη διαγραφή παλαιών στοιχείων και κάντε κλικ στο OK.

Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για το Ανεπιθύμητα e-mail και είστε έτοιμοι!

Σημείωση. Τα παλαιότερα στοιχεία θα διαγραφούν από το Junk και Διαγραμμένα στοιχεία φακέλους κατά την επόμενη εκτέλεση της Αυτόματης αρχειοθέτησης. Για παράδειγμα, εάν έχετε ρυθμίσει την Αυτόματη αρχειοθέτηση να εκτελείται κάθε 14 ημέρες, οι φάκελοι θα καθαρίζονται κάθε 2 εβδομάδες. Εάν θέλετε να διαγράφετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο συχνά, ορίστε μια μικρότερη περίοδο για την Αυτόματη αρχειοθέτηση του Outlook.

Πώς να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την ημερομηνία λήψης

Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Outlook AutoArchive καθορίζουν την ηλικία ενός στοιχείου με βάση την ημερομηνία λήψης/αντιμετώπισης ή την ημερομηνία τροποποίησης, όποια από τις δύο είναι μεταγενέστερη. Με άλλα λόγια, εάν μετά τη λήψη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την επισήμανση μιας εργασίας ως ολοκληρωμένης, κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές σε ένα στοιχείο (π.χ. εισαγωγή, εξαγωγή, επεξεργασία, αντιγραφή, επισήμανση ως αναγνωσμένη ή μη αναγνωσμένη), η ημερομηνία τροποποίησης αλλάζει και το στοιχείο δεν θα μετακινηθεί στο φάκελο αρχειοθέτησης μέχρι κάποια άλληη περίοδος γήρανσης έχει τελειώσει.

Εάν θέλετε το Outlook να μην λαμβάνει υπόψη την ημερομηνία τροποποίησης, μπορείτε να το ρυθμίσετε ώστε να αρχειοθετεί στοιχεία με βάση τις ακόλουθες ημερομηνίες:

• Ηλεκτρονικά μηνύματα - η ημερομηνία λήψης
• Στοιχεία ημερολογίου - η ημερομηνία για την οποία έχει προγραμματιστεί ένα ραντεβού, μια εκδήλωση ή μια συνάντηση
• Εργασίες - η ημερομηνία ολοκλήρωσης
• Σημειώσεις - η ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησης
• Ημερολογιακές εγγραφές - η ημερομηνία δημιουργίας

Σημείωση. Η λύση απαιτεί την πραγματοποίηση αλλαγών στο μητρώο, γι' αυτό συνιστούμε να τη χρησιμοποιήσετε πολύ προσεκτικά, διότι μπορεί να προκύψουν σοβαρά προβλήματα αν τροποποιήσετε το μητρώο λανθασμένα. Ως επιπλέον προφύλαξη, φροντίστε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του μητρώου πριν το τροποποιήσετε. Αν εργάζεστε σε εταιρικό περιβάλλον, καλύτερα να το κάνετε αυτό από τον διαχειριστή σας, για να είστε σίγουροι.

Για αρχή, ελέγξτε την έκδοση του Outlook. Outlook 2010 , βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει το hotfix Απριλίου 2011 για το Outlook 2010, και Outlook 2007 οι χρήστες πρέπει να εγκαταστήσουν το hotfix του Δεκεμβρίου 2010 για το Outlook 2007. Το Outlook 2013 και το Outlook 2016 δεν απαιτούν πρόσθετες ενημερώσεις.

Και τώρα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε το ArchiveIgnoreLastModifiedTime τιμή μητρώου:

1. Για να ανοίξετε το μητρώο, κάντε κλικ στο Έναρξη >, Εκτέλεση , τύπος regedit στο πλαίσιο αναζήτησης και κάντε κλικ στο OK .
2. Βρείτε και επιλέξτε το ακόλουθο κλειδί μητρώου:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Προτιμήσεις

Για παράδειγμα, στο Outlook 2013, είναι:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Το αρχείο του Outlook δεν λειτουργεί - λόγοι και λύσεις

Εάν το Outlook Archive ή το AutoArchive δεν λειτουργεί όπως αναμένεται ή έχετε προβλήματα με την εύρεση των αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Outlook, οι παρακάτω συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε την πηγή του προβλήματος.

1. Οι επιλογές Archive και AutoArchive δεν είναι διαθέσιμες στο Outlook

Πιθανότατα, χρησιμοποιείτε το γραμματοκιβώτιο του Exchange Server ή ο οργανισμός σας έχει μια πολιτική διατήρησης αλληλογραφίας που υπερισχύει του Outlook AutoArchive, π.χ. έχει απενεργοποιηθεί από το διαχειριστή σας ως πολιτική ομάδας. Εάν συμβαίνει αυτό, παρακαλούμε ελέγξτε τις λεπτομέρειες με το διαχειριστή του συστήματός σας.

2. Το AutoArchive έχει ρυθμιστεί, αλλά δεν εκτελείται

Εάν ξαφνικά η Αυτόματη αρχειοθέτηση του Outlook έχει σταματήσει να λειτουργεί, ανοίξτε τις ρυθμίσεις της Αυτόματης αρχειοθέτησης και βεβαιωθείτε ότι το Κουτάκι ελέγχου Run AutoArchive every N days (Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε N ημέρες) είναι επιλεγμένη.

3. Ένα συγκεκριμένο στοιχείο δεν αρχειοθετείται ποτέ

Υπάρχουν δύο συχνοί λόγοι για τους οποίους ένα συγκεκριμένο στοιχείο αποκλείεται από το αυτόματο αρχείο:

• Το στοιχείο τροποποιημένη ημερομηνία είναι νεότερη από την ημερομηνία που έχει οριστεί για την αρχειοθέτηση. Για μια λύση, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να αρχειοθετήσετε στοιχεία με βάση την ημερομηνία παραλαβής ή ολοκλήρωσης.
• Το Μην αρχειοθετείτε αυτόματα αυτό το στοιχείο Για να το ελέγξετε αυτό, ανοίξτε το αντικείμενο σε ένα νέο παράθυρο, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο >, Ιδιότητες , και αφαιρέστε ένα τικ από αυτό το πλαίσιο ελέγχου:

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε το Μη αυτόματη αρχειοθέτηση στην προβολή του Outlook για να έχετε μια επισκόπηση των στοιχείων για τα οποία έχει επιλεγεί αυτή η επιλογή.

4. Ο φάκελος αρχείου λείπει στο Outlook

Εάν ο φάκελος Αρχεία δεν εμφανίζεται στη λίστα των φακέλων, ανοίξτε τις ρυθμίσεις της Αυτόματης αρχειοθέτησης και βεβαιωθείτε ότι ο φάκελος Εμφάνιση φακέλου αρχείου στη λίστα φακέλων Εάν ο φάκελος Αρχείο εξακολουθεί να μην εμφανίζεται, ανοίξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook με μη αυτόματο τρόπο, όπως εξηγείται εδώ.

5. Κατεστραμμένο ή κατεστραμμένο αρχείο archive.pst

Όταν το αρχείο archive.pst είναι κατεστραμμένο, το Outlook δεν είναι σε θέση να μετακινήσει νέα στοιχεία σε αυτό. Σε αυτή την περίπτωση, κλείστε το Outlook και χρησιμοποιήστε το εργαλείο επισκευής εισερχομένων (scanpst.exe) για να επισκευάσετε το αρχειοθετημένο αρχείο .pst. Εάν αυτό δεν λειτουργήσει, η μόνη λύση είναι να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο.

6. Το αρχείο γραμματοκιβωτίου ή αρχείου του Outlook έφτασε στο μέγιστο μέγεθος

Ένα πλήρες αρχείο archive.pst ή το κύριο αρχείο .pst μπορεί επίσης να εμποδίσει τη λειτουργία του Outlook Archive.

Εάν η archive.pst αρχείο έχει φτάσει στα όριά του, καθαρίστε το διαγράφοντας παλιά στοιχεία ή δημιουργήστε ένα νέο αρχείο αρχειοθέτησης.

Εάν η κύρια .pst αρχείο έχει φτάσει στο όριό του, δοκιμάστε να διαγράψετε μερικά παλιά στοιχεία χειροκίνητα ή αδειάστε το αρχείο Διαγραμμένα στοιχεία φάκελο, ή να μετακινήσετε κάποια στοιχεία στο αρχείο σας με το χέρι, ή να ζητήσετε από το διαχειριστή σας να αυξήσει προσωρινά το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και, στη συνέχεια, να εκτελέσετε το AutoArchive ή να αρχειοθετήσετε τα παλιά στοιχεία χειροκίνητα.

Το προεπιλεγμένο όριο για τα αρχεία .pst είναι 20GB στο Outlook 2007 και 50GB σε μεταγενέστερες εκδόσεις.

Ελπίζω αυτό το σεμινάριο να έριξε λίγο φως στο πώς να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Τέλος πάντων, σας ευχαριστώ που διαβάσατε και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!