В урока е обяснено как да архивирате имейли в Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и други версии. Ще научите как да конфигурирате всяка папка със собствени настройки за автоматично архивиране или да приложите едни и същи настройки за всички папки, как да архивирате в Outlook ръчно и как да създадете архивна папка, ако тя не се появи автоматично.

Ако размерът на пощенската ви кутия е станал твърде голям, има основание да архивирате стари имейли, задачи, бележки и други елементи, за да запазите Outlook бърз и чист. Тук се появява функцията Outlook Archive. Тя е налична във всички версии на Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и по-ранни. И този урок ще ви научи как да архивирате имейли и други елементи вразлични версии автоматично или ръчно.

Какво е архив в Outlook?

Архивирането на Outlook (и AutoArchive) премества по-стари елементи от имейли, задачи и календари в архивна папка, която се съхранява на друго място на твърдия ви диск. Технически архивирането прехвърля по-стари елементи от основния файл .pst в отделен файл archive.pst, който можете да отворите от Outlook по всяко време, когато имате нужда от него. По този начин то ви помага да намалите размера на пощенската си кутия и да си върнете малко свободно място надиска C:\ (ако решите да съхранявате архивния файл на друго място).

В зависимост от това как сте го конфигурирате, Outlook Archive може да изпълнява една от следните задачи:

• Преместване на имейли и други елементи от текущите им папки в архивна папка.
• Постоянно изтриване стари имейли и други елементи веднага след като изтече определеният период на стареене.

5 факта, които трябва да знаете за Outlook Archive

За да избегнете объркване и да предотвратите въпроси като "Защо моят автоматичен архив на Outlook не работи?" и "Къде са моите архивирани имейли в Outlook?", моля, запомнете следните прости факти.

1. За повечето типове акаунти Microsoft Outlook съхранява всички имейли, контакти, срещи, задачи и бележки във файл .pst, наречен файл с данни на Outlook. PST е единственият тип файл, който може да се архивира. Веднага след като стар елемент се премести от основния файл .pst в archive.pst файл, той се показва в папката Архив на Outlook, и вече не е на разположение в оригиналната папка.
2. Архивирането не е същото като износ . Експортирането копира оригиналните елементи във файла за износ, но не ги премахва от текущата папка, нито от основния .pst файл.
3. Архивният файл не е същият като резервно копие на Outlook. Ако искате да направите резервно копие на архивираните си елементи, ще трябва да направите копие на файла archive.pst и да го съхранявате на сигурно място, например в Dropbox или One Drive.
4. Контакти никога не се архивират автоматично в която и да е версия на Outlook. Въпреки това можете да архивирате Контакти папка ръчно.
5. Ако имате Outlook Exchange акаунт с пощенска кутия за онлайн архивиране, архивирането в Outlook е деактивирано.

Съвет. Преди да архивирате елементите на Outlook, има смисъл да обедините дублиращите се контакти.

Как да архивирате имейли в Outlook автоматично

Сайтът Автоматичен архив на Outlook функция може да бъде конфигурирана да премества стари имейли и други елементи в определена архивна папка автоматично на редовен интервал от време или да изтрива стари елементи без архивиране. Подробните стъпки за различните версии на Outlook следват по-долу.

Как да архивирате автоматично Outlook 365 - 2010

От Outlook 2010 насам автоматичното архивиране не е разрешено по подразбиране, въпреки че Microsoft Outlook периодично ще ви напомня да го направите:

За да започнете архивирането незабавно, щракнете върху Да . За да прегледате и вероятно да промените опциите за архивиране, щракнете върху Настройки за автоматично архивиране... .

Или можете да щракнете върху Не за да затворите подкана и да конфигурирате автоматичното архивиране по-късно в най-удобното за вас време, като извършите следните стъпки.

1. Отворете Outlook, след което щракнете върху Файл > Опции > Разширен > Настройки за автоматично архивиране...

   

2. Диалоговият прозорец AutoArchive се отваря и ще забележите, че всичко е сиво... но само докато не поставите отметка в полето Стартиране на AutoArchive на всеки N дни След като това поле е маркирано, можете да конфигурирате други опции по свой вкус и да щракнете върху ОК .

Снимката на екрана по-долу показва настройките по подразбиране, а подробна информация за всяка опция можете да намерите тук.

Когато архивирането е в ход, информацията за състоянието се показва в лентата на състоянието.

Веднага след като процесът на архивиране приключи, Архиви папка ще се появи в Outlook автоматично, при условие че сте избрали опцията Показване на архивната папка в списъка с папки . Ако не можете да намерите архивирани имейли в Outlook, вижте Как да покажете архивната папка на Outlook.

Как да архивирате автоматично Outlook 2007

В Outlook 2007 автоматичното архивиране е включено по подразбиране за следните папки:

• Календар , задача и списание артикули (по-стари от 6 месеца)
• Изпратени елементи и Изтрити елементи папки (над 2 месеца)

За други папки, като например Входящи , Чернови , Бележки и други, можете да включите функцията AutoArchive по този начин:

1. Отворете Outlook и щракнете върху Инструменти > Опции .
2. В Опции диалогов прозорец, отидете в Други и щракнете върху AutoArchive... бутон.

   

След това конфигурирайте настройките на AutoArchive, както е обяснено по-долу.

Настройки и опции за автоматичен архив на Outlook

Както вече знаете, в Outlook 2010 и по-нови версии настройките за автоматично архивиране могат да бъдат достъпни чрез Файл > Опции > Разширен > Настройки за автоматично архивиране... Подробната информация за всяка опция ще ви помогне да контролирате процеса изцяло.

• Стартиране на AutoArchive на всеки N дни . Посочете колко често искате да се стартира AutoArchive. Имайте предвид, че архивирането на много елементи едновременно може да забави работата на компютъра ви. Така че, ако получавате много имейли ежедневно, конфигурирайте автоматичния архив на Outlook да се стартира по-често. изключване на автоматичното архивиране , изчистете това поле.
• Покана преди стартирането на AutoArchive . Отбележете това поле, ако искате да получавате напомняне непосредствено преди стартирането на процеса на автоматично архивиране. Това ще ви позволи да отмените автоматичното архивиране, като щракнете върху Не в подкана.
• Изтриване на елементи с изтекъл срок на валидност (само папки с имейли) . Избирането на тази опция ще изтрие изтекли съобщения За по-голяма яснота, имейл с изтекъл срок на валидност не е същото като старо съобщение, което е достигнало края на своя период на стареене. Датата на валидност се задава за всяко съобщение поотделно чрез Опции раздела на новия прозорец за електронна поща ( Опции > Проследяване на група> Срокът на валидност изтича след ).

  Microsoft заявява, че тази опция не е маркирана по подразбиране, но тя беше маркирана в някои от моите инсталации на Outlook. Така че не забравяйте да махнете тази опция, ако искате да запазите съобщенията с изтекъл срок, докато не достигнат края на периода на стареене, зададен за дадена папка.

• Архивиране или изтриване на стари елементи . Изберете тази опция, ако искате да конфигурирате свои собствени настройки за автоматично архивиране. Ако не е отбелязана, Outlook ще използва настройките за автоматично архивиране по подразбиране.
• Показване на архивната папка в списъка с папки . Ако искате папката Архив да се появи в навигационния панел заедно с другите ви папки, изберете това поле. Ако не е избрано, все още ще можете да отваряте архивната папка на Outlook ръчно.
• Почистете предмети, по-стари от . Задайте периода на стареене, след който елементите на Outlook трябва да бъдат архивирани. Можете да конфигурирате периода в дни, седмици или месеци - минимум 1 ден до максимум 60 месеца.
• Преместване на стари елементи в . Когато тази опция е избрана, Outlook автоматично премества стари имейли и други елементи в архив.pst файл, вместо да ги изтрие (избирането на този радио бутон изчиства избора на Постоянно изтриване на елементи ). По подразбиране Outlook съхранява файла archive.pst в едно от тези места. За да изберете друго място или да дадете друго име на архивирания .pst, щракнете върху Преглед на бутон.
• Постоянно изтриване на елементи . Това ще изтрие старите елементи за постоянно, веднага щом те достигнат края на периода на стареене, като няма да бъде създадено архивно копие.
• Приложете тези настройки за всички папки сега . За да приложите конфигурираните настройки за автоматично архивиране към всички папки, щракнете върху този бутон. Ако искате да приложите други настройки за една или повече папки, не щраквайте върху този бутон. Вместо това конфигурирайте настройките за архивиране за всяка папка ръчно.

Периоди на стареене по подразбиране, използвани от Outlook Auto Archive

Периодите на стареене по подразбиране във всички версии на Outlook са, както следва:

• Входящи, Чернови, Календар, Задачи, Бележки, Дневник - 6 месеца
• Пощенска кутия - 3 месеца
• Изпратени елементи, Изтрити елементи - 2 месеца
• Контакти - не се архивират автоматично

Периодите по подразбиране могат да бъдат променени за всяка папка поотделно чрез опцията Почистване на пощенската кутия.

Outlook определя възрастта на даден елемент въз основа на следната информация:

• Имейли - датата на получаване или датата, на която последно сте променили и запазили съобщението (редактирано, експортирано, копирано и т.н.).
• Календар елементи (срещи, събития и срещи) - датата, на която за последен път сте променили и запазили елемента. Повтарящите се елементи не се архивират автоматично.
• Задачи - Отворените задачи (задачи, които не са отбелязани като завършени) не се архивират автоматично.
• Бележки и списание entries - датата, на която е създаден или последно променен даден елемент.

Ако искате да архивирате елементите по дата на получаване/завършване, използвайте тези насоки: Как да архивирате имейли по дата на получаване.

Как да изключите определена папка от автоматичното архивиране или да приложите различни настройки

За да се предотврати Outlook Auto Archive от стартиране на определена папка, или да зададете различен график и опции за тази папка, изпълнете следните стъпки.

1. Щракнете с десния бутон на мишката върху папката, след което щракнете върху Свойства... в контекстното меню.
2. В Имоти диалогов прозорец, направете едно от следните действия:
   • За изключване на папката от автоматично архивиране, изберете Не архивирайте елементи в тази папка радиоклетката.

     

   • За архивирате папката по различен начин , изберете Архивирайте тази папка, като използвате тези настройки , и задайте желаните опции:
     • период на стареене, след който елементите трябва да бъдат преместени в архива;
     • дали да се използва папката по подразбиране или друга папка, или
     • окончателно изтриване на стари елементи без архивиране.

     

   • Кликнете върху OK за да запазите промените.

Съвет. Можете да използвате този метод, за да изтриете автоматично стари имейли от Изтрити елементи и Нежелана електронна поща папките. Подробните стъпки са тук.

Как да създадете архивна папка в Outlook

Ако сте избрали Показване на архивната папка в списъка с папки опция при конфигурирането на настройките за автоматичен архив на Outlook, на Архиви Папката трябва да се появи автоматично в панела за навигация. Ако горната опция не е избрана, можете да покажете папката Outlook Archive по този начин:

1. Кликнете върху Файл > Отваряне & Експортиране > Отворете файла с данни на Outlook.

Това е всичко! Архив ще се появи веднага в списъка с папки:

След като папката "Архив" е там, можете да намерите и отворите архивираните елементи както обикновено. търсене в архива на Outlook, изберете папката Архив в навигационния панел и въведете текста за търсене в Незабавно търсене кутия.

За премахване на папката Архив от списъка с папки, щракнете върху нея с десния бутон на мишката и след това щракнете върху Затвори архива Не се притеснявайте, това ще премахне само Архиви папка от панела за навигация, но няма да изтрие действителния архивен файл. Ще можете да възстановите папката си Outlook Archive всеки път, когато имате нужда от нея, като изпълните горните стъпки.

Как да изключите автоматичното архивиране в Outlook

За да изключите функцията AutoArchive, отворете диалоговия прозорец AutoArchive Settings (Настройки на автоматичното архивиране) и махнете отметката от Стартиране на AutoArchive на всеки N дни кутия.

Как да архивирате в Outlook ръчно (имейл, календар, задачи и други папки)

Ако не искате автоматично архивиране, можете да архивирате имейли и други елементи ръчно, когато пожелаете. По този начин можете да имате по-голям контрол върху това кои елементи да запазите и кои да преместите в архива, къде да съхранявате архивния файл и т.н.

Моля, имайте предвид, че за разлика от Outlook AutoArchive, ръчното архивиране е еднократен процес и ще трябва да повтаряте стъпките по-долу всеки път, когато искате да преместите по-стари елементи в архив.

1. В Outlook 2016 , отидете в Файл раздел и щракнете върху Инструменти > Почистване на стари елементи .

В Outlook 2010 и Outlook 2013 , щракнете върху Файл > Инструмент за почистване > Архив...

Ако искате да архивирате всички имейли, календари , и задачи , изберете коренна папка в пощенската кутия на Outlook, т.е. тази в горната част на списъка с папки. По подразбиране в Outlook 2010 и по-късните версии основната папка се показва като вашия имейл адрес (аз преименувах моя на Светлана както е показано на снимката на екрана по-долу):

И след това конфигурирайте още няколко настройки:

• Под Архивиране на елементи, по-стари от , въведете дата, определяща на колко години трябва да е даден елемент, за да може да бъде преместен в архива.
• Щракнете върху Преглед на ако искате да промените местоположението по подразбиране на архивния файл.
• Ако искате да архивирате елементи, които са изключени от автоматично архивиране, изберете Включване на елементи с отметка "Не архивирай автоматично" кутия.

Накрая щракнете върху OK и Outlook ще започне да създава архив незабавно. Веднага след като процесът приключи, папката Архив ще се появи в Outlook.

Съвети и бележки:

1. Архивиране на няколко папки с помощта на различни настройки, напр. съхранявайте предмети в Изпратени елементи папка по-дълго, отколкото в Чернови , повторете горните стъпки за всяка папка поотделно и запишете всички папки в една и съща archive.pst Ако решите да създадете няколко различни архивни файла, всеки от тях ще добави свой собствен Архиви в списъка с папки.
2. Архивът на Outlook поддържа съществуваща структура на папките Например, ако изберете да архивирате само една папка и тази папка има родителска папка, в архива ще бъде създадена празна родителска папка.

Къде се съхраняват архивните файлове на Outlook?

Както вече знаете, архивът на Outlook е вид файл с данни на Outlook (.pst). Файлът archive.pst се създава автоматично при първото стартиране на автоматичен архив или когато архивирате имейли ръчно.

Местоположението на архивния файл зависи от операционната система, инсталирана на вашия компютър. Освен ако не сте променили местоположението по подразбиране при конфигурирането на настройките за архивиране, можете да намерите архивния файл на едно от следните места:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, и 10 C: \Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 и по-ранни версии

• Vista и Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Забележка. Данни за приложението и AppData са скрити папки. За да ги покажете, отидете в Контролен панел > Опции за папки , преминете към Вижте и изберете Показване на скрити файлове, папки или дискове под Скрити файлове и папки .

Как да намерите местоположението на архивния файл в компютъра си

Ако не можете да откриете архивния .pst файл в някое от горните места, има вероятност да сте избрали да го съхранявате на друго място при конфигурирането на настройките за автоматично архивиране.

Ето един бърз начин да определите точното местоположение на вашия архив на Outlook: щракнете с десния бутон на мишката върху папката Архив в списъка с папки, след което щракнете върху Отворено местоположение на файла . Това веднага ще отвори папката, в която се съхранява архивираният .pst файл.

Ако сте създали няколко различни архивни файла, по този начин можете да прегледате всички местоположения с един поглед:

1. Кликнете върху Файл > Настройки на акаунта > Настройки на акаунта .
2. В Настройки на акаунта диалогов прозорец, преминете към Файлове с данни таб.
3. Наред с други файлове ще видите текущото местоположение на archive.pst (или каквото име сте дали на архивния си файл).
4. За да стигнете до папката, в която се съхранява даден архивен файл, изберете желания файл и щракнете върху Отворено местоположение на файла .

Съвети и трикове за архива на Outlook

В първата част на това ръководство разгледахме основните елементи на архива на Outlook. А сега е време да научите няколко техники, които надхвърлят основите.

Как да промените съществуващото местоположение на вашия архив на Outlook

Ако по някаква причина трябва да преместите съществуващия архив на Outlook, просто преместването на архивирания .pst файл в нова папка ще доведе до създаването на нов archive.pst файл в местоположението по подразбиране при следващото стартиране на Outlook AutoArchive.

За да преместите архива на Outlook правилно, изпълнете следните стъпки.

1. Затворете архива в Outlook

За да изключите папката Архив на Outlook, щракнете с десния бутон на мишката върху основната папка Архив в списъка с папки и щракнете върху Затвори архива .

Съвет. Ако папката Archives не се появява в списъка с папки, можете да откриете местоположението й чрез Файл > Настройки на акаунта > Настройки на акаунта > Файлове с данни изберете архивирания .pst файл и щракнете върху Премахване на Това ще доведе само до изключване на архива от вашия Outlook, но няма да изтрие архивирания .pst файл.

2. Преместете архивния файл на желаното от вас място.

Затворете Outlook, прегледайте местоположението на архивирания .pst файл и го копирайте в избраната от вас папка. След като архивът на Outlook бъде копиран, можете да изтриете оригиналния файл. Въпреки че, по-безопасен начин би било да го преименувате на archive-old.pst и да го запазите, докато не се уверите, че копираният файл работи.

3. Свържете отново преместения файл archive.pst

За да свържете отново архивния файл, отворете Outlook, щракнете върху Файл > Отвори > Файл с данни на Outlook... , отидете до новото местоположение на архивния файл, изберете файла и щракнете върху OK, за да го свържете. Архиви веднага ще се появи в списъка с папки.

4. Променете настройките за автоматичен архив на Outlook

Последната, но не и най-маловажна стъпка е да промените настройките за автоматично архивиране, така че отсега нататък Outlook да премества старите елементи в новото местоположение на вашия архивиран .pst файл. В противен случай Outlook ще създаде друг архивиран .pst файл в оригиналното местоположение.

За да направите това, щракнете върху Файл > Опции > Разширен > Настройки за автоматично архивиране... , уверете се, че Преместване на стари елементи в е избран радио бутон, щракнете върху Преглед на и го насочете към мястото, където сте преместили архивния файл на Outlook.

Как да изпразвате автоматично папките с изтрити елементи и нежелана поща

За да изтриете стари елементи от Изтрити елементи и Нежелана електронна поща папки автоматично, задайте Outlook AutoArchive да се стартира на всеки няколко дни, и след това конфигурирайте следните настройки за горните папки:

1. Кликнете с десния бутон върху Изтрити елементи и щракнете върху Имоти > AutoArchive .
2. Изберете Архивирайте тази папка, като използвате тези настройки и изберете желания брой дни до Почистете предмети, по-стари от .
3. Изберете да Постоянно изтриване на стари елементи и щракнете върху OK.

Повторете горните стъпки за Нежелани имейли и всичко е готово!

Забележка. По-старите елементи ще бъдат изтрити от Junk и Изтрити елементи например, ако сте конфигурирали AutoArchive да се стартира на всеки 14 дни, папките ще бъдат почиствани на всеки 2 седмици. Ако искате да изтривате нежелани имейли по-често, задайте по-малък период за вашия Outlook Auto Archive.

Как да архивирате имейли по дата на получаване

Настройките по подразбиране на Outlook AutoArchive определят възрастта на даден елемент въз основа на датата на получаване/състезание или на датата на промяна, която от двете е по-късна. С други думи, ако след получаване на имейл съобщение или маркиране на задача, която е завършена, направите някакви промени в даден елемент (напр. внос, износ, редактиране, копиране, маркиране като прочетена или непрочетена), датата на промяна се променя и елементът няма да бъде преместен в папката за архивиране, докато не се появи другпериодът на стареене е приключил.

Ако искате Outlook да пренебрегне датата на модифициране, можете да го конфигурирате да архивира елементи на следните дати:

• Имейли - датата на получаване
• Елементи от календара - датата, за която е насрочена дадена среща, събитие или мероприятие
• Задачи - дата на завършване
• Бележки - датата на последната промяна
• Записи в дневника - датата на създаване

Забележка. Решението изисква извършване на промени в системния регистър, затова препоръчваме да го използвате много внимателно, тъй като при неправилна промяна на системния регистър могат да възникнат сериозни проблеми. Като допълнителна предпазна мярка не забравяйте да създадете резервно копие на системния регистър, преди да го промените. Ако работите в корпоративна среда, по-добре помолете администратора си да направи това вместо вас, за да сте сигурни.

Като начало проверете версията на Outlook. Ако използвате Outlook 2010 , не забравяйте да инсталирате гореща поправка за април 2011 г. за Outlook 2010, и Outlook 2007 потребителите трябва да инсталират горещата поправка от декември 2010 г. за Outlook 2007. Outlook 2013 и Outlook 2016 не изискват допълнителни актуализации.

А сега следвайте следните стъпки, за да създадете ArchiveIgnoreLastModifiedTime стойност в регистъра:

1. За да отворите регистъра, щракнете върху Начало > Изпълнявайте , тип regedit в полето за търсене и щракнете върху ОК .
2. Намерете и изберете следния ключ на регистъра:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Preferences

Например в Outlook 2013 това е:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Архив не работи - причини и решения

Ако Outlook Archive или AutoArchive не работи според очакванията или имате проблеми с намирането на архивираните имейли в Outlook, следните съвети за отстраняване на неизправности могат да ви помогнат да определите източника на проблема.

1. Опциите за архивиране и автоматично архивиране не са налични в Outlook

Най-вероятно използвате пощенската кутия на Exchange Server или вашата организация има политика за запазване на пощата, която има предимство пред Outlook AutoArchive, напр. тя е била деактивирана от вашия администратор като групова политика. Ако случаят е такъв, моля, проверете подробностите с вашия системен администратор.

2. AutoArchive е конфигуриран, но не работи

Ако изведнъж автоматичният архив на Outlook е спрял да работи, отворете настройките на AutoArchive и се уверете, че Поле за отметка Run AutoArchive every N days е избран.

3. Определен елемент никога не се архивира

Има две чести причини даден елемент да бъде изключен от автоматичния архив:

• Елементът е променена дата е по-нова от датата, зададена за архивиране. За решение, моля, вижте Как да архивирате елементи по дата на получаване или завършване.
• Сайтът Да не се архивира автоматично този елемент е избрано за даден елемент. За да проверите това, отворете елемента в нов прозорец, щракнете върху Файл > Имоти и премахнете отметката от това квадратче:

Можете също така да добавите Да не се архивира автоматично поле в изгледа на Outlook, за да получите преглед на елементите, за които е избрана тази опция.

4. Архивна папка липсва в Outlook

Ако папката Archives не се появява в списъка с папки, отворете настройките на AutoArchive и проверете дали Показване на архивната папка в списъка с папки Ако папката Архив все още не се показва, отворете ръчно файла с данни на Outlook, както е обяснено тук.

5. Повреден или повреден файл archive.pst

Когато файлът archive.pst е повреден, Outlook не е в състояние да премести нови елементи в него. В този случай затворете Outlook и използвайте инструмента Inbox Repair Tool (scanpst.exe), за да поправите архивирания .pst файл. Ако това не помогне, единственото решение е да създадете нов архив.

6. Outlook пощенска кутия или архивен файл достигна максималния размер

Пълният архив.pst или основният .pst файл също може да попречи на Outlook Archive да работи.

Ако archive.pst е достигнал своя лимит, почистете го, като изтриете старите елементи или създадете нов архивен файл.

Ако основен .pst е достигнал своя лимит, опитайте се да изтриете някои стари елементи ръчно или да изпразните Изтрити елементи или преместете някои елементи в архива си ръчно, или помолете администратора си да увеличи временно размера на пощенската ви кутия и след това стартирайте AutoArchive или архивирайте старите елементи ръчно.

Ограничението по подразбиране за .pst файловете е 20 GB в Outlook 2007 и 50 GB в по-късните версии.

Надявам се, че този урок е хвърлил малко светлина върху това как да архивирате имейли в Outlook. Както и да е, благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!