Oʻquv qoʻllanma Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 va boshqa versiyalarda elektron pochta xabarlarini qanday arxivlash kerakligini tushuntiradi. Siz har bir jildni oʻzining avtomatik arxiv sozlamalari bilan qanday sozlashni yoki bir xil sozlamalarni barcha papkalarga qoʻllashni, Outlook-da qanday qilib qoʻlda arxivlashni va agar u avtomatik ravishda koʻrinmasa, arxiv jildini qanday yaratishni oʻrganasiz.

Agar sizning pochta qutingiz hajmi juda katta bo'lsa, Outlook-ni tez va toza saqlash uchun eski elektron pochta xabarlari, vazifalar, eslatmalar va boshqa narsalarni arxivlash uchun sabab bo'ladi. Bu erda Outlook arxivi xususiyati paydo bo'ladi. U Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 va undan oldingi versiyalarining barcha versiyalarida mavjud. Va bu qoʻllanma sizga elektron pochta xabarlarini va boshqa narsalarni turli versiyalarda avtomatik yoki qoʻlda arxivlashni oʻrgatadi.

Outlook-da arxiv nima?

Outlook arxivi (va AutoArchive) eski elektron pochta, vazifa va taqvim ma'lumotlarini qattiq diskingizdagi boshqa joyga saqlanadigan arxiv jildiga ko'chiradi. Texnik jihatdan arxivlash eski narsalarni asosiy .pst faylidan alohida archive.pst fayliga oʻtkazadi, uni istalgan vaqtda Outlookdan ochishingiz mumkin. Bu sizga pochta qutingiz hajmini kamaytirishga va C:\ diskida biroz boʻsh joy olishga yordam beradi (agar siz arxiv faylini boshqa joyda saqlashni tanlasangiz).

Uni qanday sozlashingizga qarab, Outlook arxivi quyidagilardan birini bajarishi mumkinsiz hech qanday avtomatik arxivlashni xohlamaysiz, elektron pochta xabarlarini va boshqa narsalarni xohlagan vaqtda qo'lda arxivlashingiz mumkin. Shunday qilib, qaysi elementlarni saqlash va qaysilarini arxivga o‘tkazish, arxiv faylini qayerda saqlash va hokazolar ustidan ko‘proq nazoratga ega bo‘lishingiz mumkin.

Yodda tutingki, Outlook AutoArchive’dan farqli o‘laroq, qo‘lda arxivlash amalga oshiriladi. bir martalik jarayon va har safar eski narsalarni arxivga koʻchirmoqchi boʻlganingizda quyidagi amallarni takrorlashingiz kerak boʻladi.

1. Outlook 2016 da , Fayl yorlig'iga o'ting va Asboblar > Eski elementlarni tozalash -ni bosing.

Outlook 2010 va Outlook 2013 da Fayl > Tozalash vositasi > Arxiv... -ni bosing.

Agar siz barcha elektron pochta xabarlarini arxivlashni xohlasangiz , kalendarlar va vazifalar uchun Outlook pochta qutingizdagi ildiz jildni , ya'ni papkalar ro'yxatining yuqori qismidagi papkani tanlang. Odatiy bo'lib, Outlook 2010 va keyingi versiyalarida ildiz papkasi sizning elektron pochta manzilingiz sifatida ko'rsatiladi (quyidagi skrinshotda ko'rsatilganidek, o'zimning nomimni Svetlana deb o'zgartirdim):

Keyin yana bir nechta sozlamalarni sozlang:

• Eskiroq elementlarni arxivlash ostida qanday qilib sanani kiriting.Arxivga oʻtkazish uchun element eski boʻlishi kerak.
• Arxiv faylining standart joylashuvini oʻzgartirmoqchi boʻlsangiz, Browse tugmasini bosing.
• Agar siz avtomatik arxivlashdan chiqarib tashlangan narsalarni arxivlamoqchi boʻlsangiz, “Avtoarxivlash taqiqlangan” bandi bilan elementlarni qoʻshish katagiga belgi qoʻying.

Nihoyat, OK tugmasini bosing va Outlook ochiladi. darhol arxiv yaratishni boshlang. Jarayon tugashi bilanoq, Outlook-da Arxiv papkasi paydo bo'ladi.

Maslahatlar va eslatmalar:

1. Bir nechta jildlarni turli xil sozlamalar yordamida arxivlash uchun masalan. elementlarni Yuborishlar jildida Qoralamalar ga qaraganda uzoqroq saqlang, yuqoridagi amallarni har bir jild uchun alohida takrorlang va barcha papkalarni bir xil archive.pst fayliga saqlang. . Agar siz bir nechta turli arxiv fayllarini yaratishni tanlasangiz, har bir fayl oʻzining Arxivlar jildini papkalar roʻyxatiga qoʻshadi.
2. Outlook arxivi mavjud papka tuzilishini<10 saqlaydi>. Misol uchun, agar siz faqat bitta jildni arxivlashni tanlasangiz va bu jildda asosiy jild boʻlsa, arxivda boʻsh ota-papka yaratiladi.

Outlook Arxiv fayllari qayerda saqlanadi?

Ma'lumki, Outlook arxivi Outlook ma'lumotlar fayli (.pst) fayli turidir. Arxiv.pst fayli avtomatik arxiv birinchi marta ishga tushirilganda yoki siz elektron pochta xabarlarini qo'lda arxivlaganingizda avtomatik ravishda yaratiladi.

Arxiv faylining joylashuvi arxivga bog'liq.kompyuteringizda o'rnatilgan operatsion tizim. Arxiv sozlamalarini sozlashda standart joylashuvni o'zgartirmasangiz, arxiv faylini quyidagi joylardan birida topishingiz mumkin:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, va 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 va undan oldingi versiyalar

• Vista va Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Eslatma. Ilova ma'lumotlari va AppData yashirin papkalardir. Ularni ko‘rsatish uchun Boshqarish paneli > Jild parametrlari ga o‘ting, Ko‘rish yorlig‘iga o‘ting va Yashirin fayllar, papkalar yoki disklarni ko‘rsatish-ni tanlang. Yashirin fayl va papkalar ostida.

Mashinangizdagi arxiv faylining joylashuvini qanday topish mumkin

Agar siz yuqoridagi joylardan birontasida arxiv .pst faylini topa olmasangiz, uni sozlashda uni boshqa joyda saqlashni tanlagan boʻlishingiz mumkin. avtomatik arxiv sozlamalari.

Mana, Outlook arxivingizning aniq joylashuvini aniqlashning tezkor usuli: papkalar roʻyxatidagi Arxiv papkasini oʻng tugmasini bosing va keyin Fayl joylashuvini ochish -ni bosing. Bu darhol papkani ochadiarxivlangan .pst faylingiz saqlanadi.

Agar siz bir nechta turli arxiv fayllari yaratgan bo'lsangiz, barcha manzillarni bir qarashda shu tarzda ko'rishingiz mumkin:

1. Fayl > Hisob sozlamalari > Hisob sozlamalari -ni bosing.
2. Hisob sozlamalari dialog oynasida Ma'lumotlar fayllari yorlig'iga o'ting.
3. Boshqa fayllar qatorida archive.pst faylining joriy joylashuvini ko'rasiz (yoki qanday nom bergan bo'lsangiz ham) arxiv faylingiz).
4. Muayyan arxiv fayli saqlanadigan jildga o'tish uchun kerakli faylni tanlang va Fayl manzilini ochish tugmasini bosing.

Outlook arxivi bo'yicha maslahatlar va fokuslar

Ushbu qo'llanmaning birinchi qismida biz Outlook arxivining asosiy qoidalarini ko'rib chiqdik. Va endi, asosiylardan tashqariga chiqadigan bir nechta texnikani o'rganish vaqti keldi.

Outlook arxivining mavjud joylashuvini qanday o'zgartirish mumkin

Agar biron sababga ko'ra mavjud Outlook arxivingizni boshqa joyga ko'chirishingiz kerak bo'lsa. , shunchaki arxivlangan .pst faylini yangi jildga koʻchirish Outlook AutoArchive keyingi safar ishga tushganda yangi arxiv.pst faylining standart joyda yaratilishiga olib keladi.

Outlook arxivini toʻgʻri koʻchirish uchun quyidagi amallarni bajaring. quyidagi qadamlar.

1. Outlook-da arxivni yoping

Outlook Arxiv papkasini uzish uchun papkalar ro'yxatidagi ildiz Arxiv papkasini o'ng tugmasini bosing va Arxivni yopish -ni bosing.

Maslahat. AgarArxivlar papkasi jildlar roʻyxatida koʻrinmaydi, uning manzilini Fayl > Hisob sozlamalari > Hisob sozlamalari > Maʼlumotlar orqali topishingiz mumkin. Fayllar yorlig'ida arxivlangan .pst faylini tanlang va O'chirish tugmasini bosing. Bu faqat arxivni Outlook-dan uzib qo'yadi, lekin arxivlangan .pst faylini o'chirib tashlamaydi.

2. Arxiv faylini kerakli joyga ko'chiring.

Outlook'ni yoping, arxivlangan .pst faylingiz joylashgan joyga ko'ring va uni tanlagan jildga nusxalang. Outlook arxivingiz nusxalangandan so'ng, asl faylni o'chirishingiz mumkin. Biroq, xavfsizroq yo'l uning nomini archive-old.pst deb o'zgartirish va nusxa olingan fayl ishlayotganiga ishonch hosil qilmaguningizcha saqlab qo'yishdir.

3. Ko'chirilgan archive.pst faylini qayta ulang

Arxiv faylini qayta ulash uchun Outlook-ni oching, Fayl > Ochish > Outlook ma'lumotlar fayli... , arxiv faylingizning yangi joylashuviga oʻting, faylni tanlang va uni ulash uchun OK tugmasini bosing. Arxivlar jildi darhol jildlar ro'yxatida paydo bo'ladi.

4. Outlook avtomatik arxiv sozlamalarini o'zgartiring

Oxirgi, lekin eng muhim qadam bu AutoArchive sozlamalarini o'zgartirish bo'lib, bundan buyon Outlook eski elementlarni arxivlangan .pst faylingizning yangi joyiga ko'chiradi. Aks holda, Outlook asl joyda boshqa archive.pst faylini yaratadi.

Buni amalga oshirish uchun Fayl > Tanlovlar tugmasini bosing.> Kengaytirilgan > Avtoarxiv sozlamalari… , Eski elementlarni koʻchirish radio tugmasi tanlanganligiga ishonch hosil qiling, Browse tugmasini bosing va Uni Outlook arxiv faylini koʻchirgan joyga yoʻnaltiring.

Oʻchirilgan elementlar va keraksiz elektron pochta papkalarini avtomatik ravishda qanday boʻshatish kerak

Eski elementlarni Oʻchirilgan elementlardan oʻchirish uchun va Junk E-mail papkalarini avtomatik ravishda oching, Outlook AutoArchive-ni har bir necha kunda ishga tushiring va keyin yuqoridagi papkalar uchun quyidagi sozlamalarni sozlang:

1. Oʻchirilgan ni oʻng tugmasini bosing. Item jildiga o'ting va Xususiyatlar > Avtoarxiv -ni bosing.
2. Ushbu jildni ushbu sozlamalar yordamida arxivlash opsiyasini tanlang va dan eski elementlarni tozalash yonidagi kerakli kunlar soni.
3. Eski elementlarni butunlay oʻchirish -ni tanlang va OK tugmasini bosing.

Yuqoridagi amallarni Junk E-mails jildi uchun takrorlang, shunda hammasi tayyor!

Eslatma. Oldingi elementlar keyingi avtomatik arxivlashda Ketil va Oʻchirilgan elementlar papkalaridan oʻchiriladi. Masalan, agar siz AutoArchive-ni har 14 kunda ishga tushirishga sozlagan bo'lsangiz, papkalar har 2 haftada tozalanadi. Agar keraksiz elektron pochta xabarlarini tez-tez o'chirib tashlamoqchi bo'lsangiz, Outlook avtomatik arxivi uchun kichikroq muddat belgilang.

Xatlarni qabul qilingan sana bo'yicha qanday arxivlash kerak

Outlook AutoArchive-ning standart sozlamalari qabul qilingan/raqobatlangan yoki ob'ektning yoshini aniqlaydi.o'zgartirilgan sana, qaysi biri keyinroq bo'lsa. Boshqacha qilib aytganda, agar siz elektron pochta xabarini olganingizdan yoki topshiriq tugallanganini belgilaganingizdan so'ng, biror narsaga biron bir o'zgartirish kiritsangiz (masalan, import, eksport, tahrirlash, nusxalash, o'qilgan yoki o'qilmagan deb belgilash), o'zgartirilgan sana o'zgartiriladi va element g'olib bo'ladi. Boshqa eskirish davri tugamaguncha arxiv jildiga o'tkazmang.

Agar Outlook o'zgartirilgan sanani e'tiborsiz qoldirishini istasangiz, uni quyidagi sanalar bo'yicha elementlarni arxivlash uchun sozlashingiz mumkin:

• E-pochtalar - qabul qilingan sana
• Taqvim elementlari - uchrashuv, tadbir yoki uchrashuv uchun rejalashtirilgan sana
• Vazifalar - yakunlangan sana
• Eslatmalar - sana oxirgi modifikatsiya
• Jurnal yozuvlari - yaratilgan sana

Eslatma. Yechim ro'yxatga olish kitobiga o'zgartirish kiritishni talab qiladi, shuning uchun biz uni juda ehtiyotkorlik bilan ishlatishni tavsiya qilamiz, chunki ro'yxatga olish kitobini noto'g'ri o'zgartirsangiz jiddiy muammolar yuzaga kelishi mumkin. Qo'shimcha chora sifatida, ro'yxatga olish kitobini o'zgartirishdan oldin uning zaxira nusxasini yaratganingizga ishonch hosil qiling. Agar siz korporativ muhitda ishlayotgan bo'lsangiz, xavfsiz tomonda bo'lish uchun administratoringiz buni siz uchun qilgan ma'qul.

Boshlanish uchun Outlook versiyasini tekshiring. Agar siz Outlook 2010 dan foydalanayotgan bo‘lsangiz, Outlook 2010 uchun 2011-yil aprel tuzatishini o‘rnatganingizga ishonch hosil qiling va Outlook 2007 foydalanuvchilari Outlook 2007 uchun 2010-yil dekabr tuzatishini o‘rnatishlari kerak. Outlook 2013 va Outlook 2016 qo'shimcha yangilanishlarni talab qilmaydi.

Va endi quyidagi amallarni bajaring ArchiveIgnoreLastModifiedTime registr qiymatini yarating:

1. Ro'yxatga olish kitobini ochish uchun Ishga tushirish > Ishga tushirish tugmasini bosing, regedit qidiruv maydoniga bosing va OK tugmasini bosing.
2. Quyidagi roʻyxatga olish kitobi kalitini toping va tanlang:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Masalan, Outlook 2013-da u:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook arxivi ishlamayapti - sabablari va yechimlari

Agar Outlook arxivi yoki avtomatik arxivi kutilganidek ishlamasa yoki Outlookda arxivlangan elektron pochta xabarlaringizni topishda muammoga duch kelsangiz, muammolarni bartaraf etish bo'yicha quyidagi maslahatlar yordam berishi mumkin. muammoning manbasini aniqlaysiz.

1. Outlook-da arxivlash va avtomatik arxivlash opsiyalari mavjud emas

Ehtimol, siz Exchange Server pochta qutisidan foydalanyapsiz yoki tashkilotingiz Outlook AutoArchive-ni bekor qiladigan pochtani saqlash siyosatiga ega, masalan. u sizni o'chirib qo'yganGuruh siyosati sifatida administrator. Agar shunday bo'lsa, ma'lumotlarni tizim administratoringiz bilan tekshiring.

2. Avtomatik arxiv sozlangan, lekin ishlamayapti

Agar to'satdan Outlook avtomatik arxivi ishlamay qolsa, avtomatik arxiv sozlamalarini oching va Avtoarxivni har N kunda ishga tushirish katagiga belgi qo'yilganligiga ishonch hosil qiling. .

3. Muayyan element hech qachon arxivlanmaydi

Muayyan element avtomatik arxivdan chiqarib tashlanishining ikkita tez-tez sababi bor:

• Elementning oʻzgartirilgan sanasi yangiroq. arxivlash uchun belgilangan sana. Yechim uchun “Qabul qilingan yoki tugallangan sana bo‘yicha elementlarni qanday arxivlash kerak” bo‘limiga qarang.
• Ma’lum bir element uchun Ushbu elementni avtomatik arxivlamang xususiyati tanlangan. Buni tekshirish uchun elementni yangi oynada oching, Fayl > Xususiyatlar -ni bosing va ushbu katakchadan belgini olib tashlang:

Shuningdek, ushbu parametr tanlangan elementlarning umumiy koʻrinishini olish uchun Outlook koʻrinishiga Avtomatik arxivlanmang maydonini qoʻshishingiz mumkin.

4. Outlook-da arxiv papkasi yo'q

Agar Arxivlar papkasi papkalar ro'yxatida ko'rinmasa, Avtomatik arxiv sozlamalarini oching va Arxiv papkasini jildlar ro'yxatida ko'rsatish opsiyasi tanlanganligini tekshiring. Agar Arxiv jildi hali ham ko'rinmasa, bu yerda tushuntirilganidek, Outlook ma'lumotlar faylini qo'lda oching.

5. Arxiv.pst fayli shikastlangan yoki buzilgan

qachon archive.pstfayl shikastlangan bo'lsa, Outlook unga yangi narsalarni ko'chira olmaydi. Bunday holda, Outlook-ni yoping va arxivlangan .pst faylingizni tuzatish uchun Kirish qutisini tuzatish vositasidan (scanpst.exe) foydalaning. Agar u ishlamasa, yagona yechim yangi arxiv yaratishdir.

6. Outlook pochta qutisi yoki arxiv fayli maksimal hajmga yetdi

Toʻliq archive.pst yoki asosiy .pst fayli ham Outlook arxivining ishlashiga toʻsqinlik qilishi mumkin.

Agar archive.pst fayl chegarasiga yetdi, eski narsalarni oʻchirish orqali uni tozalang yoki yangi arxiv fayli yarating.

Agar asosiy .pst fayli oʻz chegarasiga yetgan boʻlsa, baʼzi eski narsalarni qoʻlda oʻchirib koʻring, yoki O'chirilgan elementlar jildini bo'shating yoki ba'zi narsalarni arxivingizga qo'lda ko'chiring yoki administratoringizdan pochta qutingiz hajmini vaqtincha kattalashtirishini so'rang, so'ngra avtomatik arxivlash yoki eski narsalarni qo'lda arxivlash funksiyasini ishga tushiring.

Outlook 2007 da .pst fayllari uchun standart chegara 20 Gb, keyingi versiyalarida esa 50 Gb.

Umid qilamanki, bu qo‘llanma Outlook-da elektron pochta xabarlarini qanday arxivlash haqida biroz oydinlik kiritdi. Nima bo'lganda ham, o'qiganingiz uchun rahmat va keyingi haftada blogimizda ko'rishga umid qilaman!

• E-pochta xatlarini va boshqa elementlarni joriy jildlardan arxiv jildiga koʻchiring.
• Eski xatlarni va boshqa xatlarni butunlay oʻchirib tashlash ob'ektlar belgilangan eskirish davrini o'tishi bilanoq.

Outlook arxivi haqida bilishingiz kerak bo'lgan 5 ta fakt

Chalkashlikning oldini olish va "Nega mening Outlook dasturim ishlamayapti" kabi savollarni oldini olish uchun Avtomatik arxiv ishlayaptimi? va "Outlook-da arxivlangan xatlarim qayerda?" iltimos, quyidagi oddiy faktlarni eslang.

1. Ko'pgina hisob turlari uchun Microsoft Outlook barcha elektron pochta xabarlari, kontaktlar, uchrashuvlar, vazifalar va eslatmalarni Outlook ma'lumotlar fayli deb nomlangan .pst faylida saqlaydi. PST arxivlash mumkin bo'lgan yagona fayl turidir. Eski element asosiy .pst faylidan archive.pst fayliga koʻchirilishi bilanoq, u Outlook Arxiv jildida koʻrsatiladi va endi asl papkada mavjud emas.
2. Arxivlash eksport qilish bilan bir xil emas. Eksport qilish asl elementlarni eksport fayliga nusxalaydi, lekin ularni joriy jilddan ham, asosiy .pst faylidan ham olib tashlamaydi.
3. Arxiv fayli Outlook zaxira nusxasi bilan bir xil emas. Agar siz arxivlangan ma'lumotlarning zaxira nusxasini yaratmoqchi bo'lsangiz, archive.pst faylingizning nusxasini yaratishingiz va uni xavfsiz joyda saqlashingiz kerak, masalan. Dropbox yoki One Drive.
4. Kontaktlar hech qachon Outlook versiyasida avtomatik arxivlanmaydi. Biroq, siz Kontaktlar jildini arxivlashingiz mumkinqo'lda.
5. Agar sizda onlayn arxiv pochta qutisi bilan Outlook Exchange hisobingiz bo'lsa, Outlook-da arxivlash o'chirib qo'yilgan.

Maslahat. Outlook elementlarini arxivlashdan oldin, takroriy kontaktlarni birlashtirish maqsadga muvofiqdir.

Outlook-da elektron pochta xabarlarini qanday avtomatik arxivlash kerak

Outlook Auto Archive funksiyasi eskisini koʻchirish uchun sozlanishi mumkin. elektron pochta xabarlari va boshqa narsalarni muntazam ravishda belgilangan arxiv papkasiga avtomatik ravishda joylashtirish yoki eski narsalarni arxivlashsiz oʻchirish. Turli xil Outlook versiyalari uchun batafsil qadamlar quyida keltirilgan.

Outlook 365 - 2010-ni avtomatik arxivlash qanday

Outlook 2010-dan beri avtomatik arxivlash sukut bo'yicha yoqilmagan, ammo Microsoft Outlook vaqti-vaqti bilan quyidagilarni eslatib turadi. shunday qiling:

Arxivlashni darhol boshlash uchun Ha tugmasini bosing. Arxiv opsiyalarini ko‘rib chiqish va ehtimol o‘zgartirish uchun Avtoarxiv sozlamalari… -ni bosing.

Yoki so‘rovni yopish uchun Yo‘q tugmasini bosing va keyinroq bu yerda avtomatik arxivlashni sozlashingiz mumkin. quyidagi amallarni bajarish orqali sizga eng qulay vaqtni belgilang.

1. Outlook-ni oching va Fayl > Tanlovlar > Kengaytirilgan > Avtoarxiv sozlamalari...

   

2. Avtoarxiv dialog oynasi ochiladi va siz hamma narsa kul rangda ekanligini sezasiz... lekin Avtoarxivni har N kunda ishga tushirish Ushbu katakcha belgilangach, boshqa variantlarni oʻzingiz yoqtirgan holda sozlashingiz mumkin va OK tugmasini bosing.

Quyidagi skrinshotda standart sozlamalar koʻrsatilgan va har bir variant haqida batafsil maʼlumotni bu yerda topishingiz mumkin.

Arxivlash jarayonida holat ma'lumotlari holat satrida ko'rsatiladi.

Arxivlash jarayoni tugashi bilan Arxivlar jildi Outlook-da avtomatik ravishda paydo bo'ladi, agar siz Papka ro'yxatida arxiv jildini ko'rsatish opsiyasini tanlagan bo'lsangiz. Agar Outlook-da arxivlangan elektron pochta xabarlarini topa olmasangiz, Outlook arxiv jildini qanday ko'rsatishni ko'ring.

Outlook 2007-ni qanday avtomatik arxivlash kerak

Outlook 2007-da avtomatik arxivlash sukut bo'yicha yoqilgan. quyidagi jildlar:

• Taqvim , topshiriq va jurnal (6 oydan eski)
• Yuborilgan elementlar va Oʻchirilganlar papkalari (2 oydan eski)

Boshqa papkalar uchun, masalan, Kirish qutisi , Qoralamalar , Eslatmalar va boshqalar uchun avtomatik arxivlash funksiyasini shu tarzda yoqishingiz mumkin:

1. Outlook-ni oching va Asboblar > Tanlovlar-ni bosing. .
2. Tanlovlar muloqot oynasida Boshqa yorlig'iga o'ting va Avtoarxivlash... tugmasini bosing.

   

Keyin, Avtomatik arxiv sozlamalarini quyida tushuntirilganidek sozlang.

Outlook avtomatik arxivlash sozlamalari va opsiyalari

Bilganingizdek, Outlook 2010 va undan keyingi versiyalarida Avtomatik arxiv sozlamalariga Fayl orqali kirish mumkin> Tanlovlar > Kengaytirilgan > Avtoarxiv sozlamalari... Har bir variant haqida batafsil ma’lumot jarayonni to‘liq nazorat ostiga olishingizga yordam beradi.

• Avtoarxivni har N kunda ishga tushirish . AutoArchive qanchalik tez-tez ishlashini belgilang. Shuni yodda tutingki, bir vaqtning o'zida ko'p narsalarni arxivlash kompyuteringiz ish faoliyatini sekinlashtirishi mumkin. Shunday qilib, agar siz har kuni ko'plab elektron pochta xabarlarini olsangiz, Outlook avtomatik arxivini tez-tez ishlashi uchun sozlang. Avtomatik arxivlashni o'chirish uchun ushbu katakchani tozalang.
• Avtomatik arxivlashdan oldin so'rov . Avtomatik arxivlash jarayoni boshlanishidan oldin darhol eslatma olishni istasangiz, ushbu katakchani belgilang. Bu soʻrovdagi Yoʻq tugmasini bosish orqali avtomatik arxivlashni bekor qilish imkonini beradi.
• Muddati oʻtgan elementlarni oʻchirish (faqat elektron pochta papkalarida) . Ushbu parametr tanlansa, muddati oʻtgan xabarlar elektron pochta papkalaringizdan oʻchiriladi. Aniqlik uchun, muddati o'tgan elektron pochta, eskirish davrining oxiriga etgan eski xabar bilan bir xil emas. Har bir xabar uchun yaroqlilik muddati yangi elektron pochta oynasining Tanlovlar yorlig'i orqali alohida o'rnatiladi ( Tanlovlar > Kuzatuv guruhi > Muddati tugaydi< ).

  Microsoft bu parametr sukut bo'yicha belgilanmaganligini, lekin u mening Outlook o'rnatishlarimning ayrimlarida tekshirilganligini bildiradi. Muddati o'tgan xabarlarni eskirish oxirigacha saqlamoqchi bo'lsangiz, ushbu parametrni olib tashlang.berilgan jild uchun belgilangan muddat.

• Eski elementlarni arxivlash yoki oʻchirish . Agar siz o'zingizning avtomatik arxiv sozlamalaringizni sozlamoqchi bo'lsangiz, ushbu parametrni tanlang. Belgilanmagan bo'lsa, Outlook standart avtomatik arxiv sozlamalaridan foydalanadi.
• Arxiv papkasini jildlar ro'yxatida ko'rsatish . Agar siz Arxiv jildining boshqa papkalaringiz bilan birga Navigatsiya panelida paydo bo'lishini istasangiz, ushbu katakchani tanlang. Tanlov olib tashlansa, siz hali ham Outlook arxiv jildini qo'lda ochishingiz mumkin bo'ladi.
• dan eski elementlarni tozalang. Outlook ma'lumotlaringiz arxivlanishi kerak bo'lgan eskirish davrini belgilang. Davrni kunlar, haftalar yoki oylar bilan sozlashingiz mumkin - kamida 1 kundan maksimal 60 oygacha.
• Eski elementlarni ga ko'chiring. Ushbu parametr tanlansa, Outlook eski elektron pochta xabarlari va boshqa elementlarni oʻchirish oʻrniga avtomatik ravishda archive.pst fayliga koʻchiradi (ushbu radio tugmani tanlash Elementlarni butunlay oʻchirish tanlovini oʻchirib tashlaydi). Odatiy bo'lib, Outlook arxiv.pst faylini ushbu joylardan birida saqlaydi. Boshqa joy tanlash yoki arxivlangan .pstga boshqa nom berish uchun Browse tugmasini bosing.
• Elementlarni butunlay oʻchirish . Bu eski elementlar eskirish davri tugashi bilan butunlay oʻchiriladi, arxiv nusxasi yaratilmaydi.
• Ushbu sozlamalarni hozir barcha jildlarga qoʻllang . Sozlangan AutoArchive sozlamalarini barcha papkalarga qo'llash uchun buni bosingtugmasi. Agar siz bir yoki bir nechta papka uchun boshqa sozlamalarni qo'llamoqchi bo'lsangiz, ushbu tugmani bosmang. Buning o'rniga, har bir jild uchun arxivlash sozlamalarini qo'lda sozlang.

Outlook avtomatik arxivi tomonidan qo'llaniladigan birlamchi eskirish davrlari

Outlookning barcha versiyalarida standart eskirish davrlari quyidagicha:

• Kiruvchi xatlar, qoralamalar, taqvim, topshiriqlar, eslatmalar, jurnal - 6 oy
• Kirish qutisi - 3 oy
• Yuborganlar, oʻchirilganlar - 2 oy
• Kontaktlar - avtomatik arxivlanmaydi

Standart muddatlarni Pochta qutisini tozalash opsiyasi yordamida har bir jild uchun alohida o'zgartirish mumkin.

Outlook ma'lum bir elementning yoshini quyidagi ma'lumotlar asosida aniqlaydi:

• Elektron pochta - qabul qilingan sana yoki xabarni oxirgi marta o'zgartirgan va saqlangan sana (tahrirlangan, eksport qilingan, nusxalangan va hokazo).
• Taqvim elementlari (uchrashuvlar, tadbirlar va uchrashuvlar) - elementni oxirgi marta o'zgartirgan va saqlangan sana. Takrorlanuvchi elementlar avtomatik arxivlanmaydi.
• Vazifalar - bajarilish sanasi yoki oxirgi o'zgartirish sanasi, qaysi biri keyinroq bo'lishidan qat'iy nazar. Ochiq topshiriqlar (tugallanmagan deb belgilanmagan vazifalar) avtomatik arxivlanmaydi.
• Eslatmalar va jurnal yozuvlari - element yaratilgan yoki oxirgi oʻzgartirilgan sana.

Agar ob'ektlarni qabul qilingan / tugallangan sana bo'yicha arxivlashni istasangiz, iltimos, quyidagi ko'rsatmalardan foydalaning: Qabul qilingan sana bo'yicha elektron pochta xabarlarini qanday arxivlash kerak.

Muayyan jildni qanday chiqarib tashlash kerakAvtomatik arxivdan yoki turli xil sozlamalarni qo'llang

Outlook Avtomatik arxivining ma'lum bir jildda ishlashini oldini olish yoki ushbu jild uchun boshqa jadval va parametrlarni o'rnatish uchun quyidagi amallarni bajaring.

1. Jildni o'ng tugmasini bosing va kontekst menyusida Xususiyatlar... -ni bosing.
2. Xususiyatlar dialog oynasida quyidagilardan birini bajaring:
   • Jildni avtomatik arxivlashdan chiqib chiqarish uchun Ushbu jilddagi elementlarni arxivlamang radio oynasini tanlang.

     

   • Kimga jildni boshqacha arxivlash , Ushbu papkani ushbu sozlamalar yordamida arxivlash -ni tanlang va kerakli opsiyalarni o'rnating:
     • Elementlar arxivga ko'chirilishi kerak bo'lgan eskirish davri;
     • standart arxiv papkasidan yoki boshqa jilddan foydalanish yoki
     • eski elementlarni arxivlashsiz butunlay oʻchirish.

     

   • O'zgarishlarni saqlash uchun OK tugmasini bosing.

Maslahat. Ushbu usuldan eski elektron pochta xabarlarini O'chirilgan elementlar va Junk E-mail papkalaridan avtomatik ravishda o'chirish uchun foydalanishingiz mumkin. Batafsil qadamlar bu erda.

Outlook-da arxiv jildini qanday yaratish kerak

Agar siz Outlook Auto Archive sozlamalarini sozlashda Arxiv papkasini jildlar roʻyxatida koʻrsatish opsiyasini tanlagan boʻlsangiz, Arxivlar jildi Navigatsiya panelida avtomatik ravishda paydo bo'lishi kerak. Agar yuqoridagi parametr tanlanmagan bo'lsa, unda Outlook Arxiv jildini ko'rsatishingiz mumkinyo'l:

1. Fayl > Ochish & Eksport qilish > Outlook ma'lumotlar faylini oching.

Bas! Arxiv papkasi darhol papkalar ro'yxatida paydo bo'ladi:

Arxiv jildi mavjud bo'lgach, arxivlangan narsalarni topishingiz va ochishingiz mumkin. odatdagidek. Outlook arxivida qidirish uchun Navigatsiya panelidagi Arxiv jildini tanlang va Tezkor qidiruv maydoniga qidiruv matningizni kiriting.

Arxiv jildini papkalar ro'yxatidan o'chirish uchun ustiga o'ng tugmasini bosing va Arxivni yopish -ni bosing. Xavotir olmang, bu faqat Arxivlar jildini Navigatsiya panelidan olib tashlaydi, lekin haqiqiy arxiv faylini oʻchirib tashlamaydi. Yuqoridagi amallarni bajarib, istalgan vaqtda Outlook Arxiv jildini tiklashingiz mumkin bo'ladi.

Outlook-da avtomatik arxivlashni qanday o'chirish mumkin

Avtomatik arxivlash funksiyasini o'chirish uchun Avtomatik arxiv sozlamalari dialog oynasini oching va Avtoarxivni har N kunda ishga tushirish katagiga belgini olib tashlang.

Outlook-da qanday qilib qoʻlda arxivlanadi (elektron pochta, kalendar, vazifalar va boshqa papkalar)

Agar