本教程介绍了如何在Outlook 365、Outlook 2021、2019、Outlook 2016、Outlook 2013和其他版本中存档邮件。 你将学习如何为每个文件夹配置自己的自动存档设置或对所有文件夹应用相同的设置，如何在Outlook中手动存档，以及如何在没有自动出现时创建存档文件夹。

如果你的邮箱容量太大，就有理由将旧的电子邮件、任务、笔记和其他项目归档，以保持你的Outlook快速和干净。 这就是Outlook归档功能的作用。 它在Outlook 365、Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013、Outlook 2010和更早的所有版本中都可用。 而本教程将教你如何将电子邮件和其他项目在不同版本自动或手动。

什么是Outlook中的存档？

Outlook归档（和自动归档）将旧的电子邮件、任务和日历项目转移到归档文件夹，该文件夹存储在你的硬盘上的另一个位置。 从技术上讲，归档将旧的项目从主要的.pst文件转移到一个单独的archive.pst文件，你可以在任何时候从Outlook打开它。 这种方式，它可以帮助你减少你的邮箱的大小，得到一些自由空间，回到你的C:/驱动器（如果你选择将存档文件存储在其他地方）。

根据你的配置方式，Outlook Archive可以执行以下任务之一。

• 移动电子邮件 和其他项目从它们当前的文件夹转移到一个存档文件夹。
• 永久删除 旧的电子邮件和其他项目一旦过了规定的时效期，就会被删除。

关于Outlook Archive，你应该知道的5个事实

为了避免混淆和防止类似 "为什么我的Outlook自动存档不工作？"和 "我在Outlook中存档的邮件在哪里？"的问题，请记住以下简单的事实。

1. 对于大多数账户类型，Microsoft Outlook将所有的电子邮件、联系人、约会、任务和笔记保存在一个名为Outlook数据文件的.pst文件中。 PST是唯一可以存档的文件类型。 只要一个旧的项目从主.pst文件移到 archive.pst 文件，它将显示在Outlook Archive文件夹中，而在原始文件夹中不再可用。
2. 归档不等同于 出口 导出将原始项目复制到导出文件中，但不会从当前文件夹或主.pst文件中删除它们。
3. 存档文件不等同于Outlook备份。 如果你想备份你的存档项目，你将不得不制作一个archive.pst文件的副本，并将其存储在一个安全的位置，例如Dropbox或One Drive。
4. 联系我们 在任何Outlook版本中都不会自动归档。 然而，你可以归档 联系我们 手动的文件夹。
5. 如果你有一个 Outlook Exchange 有在线存档邮箱的账户，Outlook中的存档功能被禁用。

提示：在归档你的Outlook项目之前，合并重复的联系人是有意义的。

如何在Outlook中自动存档邮件

ǞǞǞ Outlook自动存档 可以配置为定期将旧的电子邮件和其他项目自动转移到指定的存档文件夹，或删除旧的项目而不存档。 不同Outlook版本的详细步骤如下。

如何自动存档Outlook 365 - 2010

自Outlook 2010以来，自动存档在默认情况下是不启用的，尽管Microsoft Outlook会定期提醒你这样做。

要立即开始归档，请点击 是 要审查并可能改变存档选项，请点击 自动存档设置... .

或者，你可以点击 没有 关闭提示，并在以后最方便的时候通过执行以下步骤配置自动归档。

1. 打开Outlook，然后点击 文件 > 选择 > 高级 > 自动存档设置...

   

2. 自动存档对话窗口打开了，你会注意到所有的东西都是灰色的......但只是在你选中了 每隔N天运行一次自动存档 一旦勾选此框，你可以根据自己的喜好配置其他选项，然后点击 认可 .

下面的截图显示了默认设置，关于每个选项的详细信息可以在这里找到。

当归档正在进行时，状态信息会显示在状态栏中。

归档过程一完成，就会有 档案 如果你选择的是 "我的 "选项，那么 "我的 "文件夹将自动出现在你的Outlook中。 在文件夹列表中显示存档文件夹 如果你在Outlook中找不到存档的邮件，请看如何显示Outlook存档文件夹。

如何自动存档Outlook 2007

在Outlook 2007中，以下文件夹的自动归档功能被默认打开。

• 日历 , 任务 和 杂志 物品（6个月以上）
• 发送的物品 和 被删除的项目 文件夹（2个月以上）

对于其他文件夹，如 收件箱 , 草案 , 笔记 和其他，你可以通过这种方式打开自动存档功能。

1. 打开Outlook并点击 工具 > 选择 .
2. 在 选择 对话窗口，进入 其他 标签，并点击 自动存档... 按钮。

   

然后，按照下面的解释配置自动存档设置。

Outlook自动存档设置和选项

正如你已经知道的，在Outlook 2010和更高版本中，自动存档设置可以通过以下方式访问 文件 > 选择 > 高级 > 自动存档设置... 关于每个选项的详细信息将帮助你把这个过程完全控制在自己手中。

• 每隔N天运行一次自动存档 指定你希望自动存档的运行频率。 请记住，一次存档许多项目可能会降低你的计算机性能。 因此，如果你每天收到大量的电子邮件，请将你的Outlook自动存档配置为更频繁地运行。 到 关掉自动归档 ，清除此框。
• 自动存档运行前的提示 如果你想在自动存档过程开始前立即得到一个提醒，请勾选此框。 这将让你通过点击取消自动存档。 没有 在提示中。
• 删除过期的项目（仅电子邮件文件夹）。 选择该选项将删除 过期信息 为了清楚起见，过期的电子邮件不等同于已经到了老化期的旧邮件。 过期日期是通过以下方式为每封邮件单独设置的：1. 选项 新的电子邮件窗口的标签( 选择 > 追踪 组>。 过期时间 ).

  微软表示，这个选项在默认情况下是不被选中的，但在我的一些Outlook安装中，它被选中了。 因此，如果你想保留过期邮件，直到它们达到为特定文件夹设置的老化期结束，请确保取消选中这个选项。

• 归档或删除旧项目 如果你想配置你自己的自动存档设置，选择这个选项。 如果不选择，Outlook将使用默认的自动存档设置。
• 在文件夹列表中显示存档文件夹 如果您希望存档文件夹与其他文件夹一起出现在导航窗格中，请选择此框。 如果没有选择，您仍然可以手动打开Outlook存档文件夹。
• 清理出的物品年龄超过 指定老化期，之后你的Outlook项目应被归档。 你可以以天、周或月为单位配置该周期--最小为1天，最大为60月。
• 将旧物品移至 当选择这个选项时，Outlook会自动将旧的电子邮件和其他项目转移到archive.pst文件中，而不是删除它们（选择这个单选按钮会清除选择的内容）。 永久性地删除项目 默认情况下，Outlook会将归档的.pst文件存储在这些位置中的一个。 要选择其他位置或给归档的.pst另起名字，请点击 浏览 按钮。
• 永久性地删除项目 这将永久删除旧项目，一旦它们达到老化期的终点，将不会创建档案副本。
• 现在将这些设置应用于所有文件夹 要将配置的自动存档设置应用于所有文件夹，请点击此按钮。 如果你想为一个或多个文件夹应用其他设置，不要点击此按钮。 相反，请手动配置每个文件夹的存档设置。

Outlook自动存档所使用的默认老化期

所有Outlook版本中的默认老化期如下。

• 收件箱、草稿、日历、任务、笔记、日记 - 6个月
• 发件箱 - 3个月
• 发送的项目，删除的项目 - 2个月
• 联系人 - 不自动归档

可以使用邮箱清理选项为每个文件夹单独改变默认的期限。

Outlook根据以下信息来确定一个特定项目的年龄。

• 电子邮件 - 收到的日期或你最后一次改变和保存信息的日期（编辑、导出、复制，等等）。
• 日历 重复出现的项目不会自动归档。
• 任务 - 未完成的任务（未标明完成的任务）不会自动归档。
• 笔记 和 杂志 entries - 一个项目被创建或最后修改的日期。

如果你想按收到/完成日期归档项目，请使用这些指南：如何按收到日期归档电子邮件。

如何从自动存档中排除一个特定的文件夹或应用不同的设置

要防止Outlook自动存档在某一文件夹上运行，或为该文件夹设置不同的时间表和选项，请执行以下步骤。

1. 在该文件夹上点击右键，然后点击 财产... 在上下文菜单中。
2. 在 财产 对话窗口，执行以下操作之一。
   • 拟 排除 选择自动归档的文件夹，选择 不要在这个文件夹中存档项目 无线电箱。

     

   • 拟 以不同的方式对文件夹进行存档 , 选择 使用这些设置对该文件夹进行存档 ，并设置了所需的选项。
     • 时效期，过了这个期限，项目就应该转移到档案馆。
     • 是否使用默认的存档文件夹或不同的文件夹，或
     • 永久删除旧的项目而不归档。

     

   • 点击 认可 来保存这些变化。

提示：你可以使用这种方法自动删除旧的电子邮件，从 被删除的项目 和 垃圾邮件 详细步骤见这里。

如何在Outlook中创建档案文件夹

如果你选择了 在文件夹列表中显示存档文件夹 在配置Outlook自动归档设置时，如果使用 "自动归档 "选项，就会出现以下情况 档案 如果没有选择上述选项，你可以通过这种方式显示Outlook档案文件夹。

1. 点击 文件 > 打开& 输出 > 打开Outlook数据文件。

就这样吧！ 档案 文件夹将直接显示在文件夹列表中。

一旦归档文件夹在那里，你可以像往常一样找到并打开你的归档项目。 为了 搜索 在Outlook档案中，选择导航窗格中的档案文件夹，并在搜索栏中输入搜索文本。 即时搜索 箱子。

拟 移除 从你的文件夹列表中选择Archive文件夹，在其上点击右键，然后点击 关闭档案 别担心，这只会删除 档案 你可以通过执行上述步骤，在任何需要的时候恢复你的Outlook存档文件夹。

如何关闭Outlook中的自动归档功能

要关闭自动存档功能，请打开自动存档设置对话框，并取消勾选 每隔N天运行一次自动存档 箱子。

如何在Outlook中手动存档（电子邮件、日历、任务和其他文件夹）。

如果你不想要任何自动归档，你可以随时手动归档电子邮件和其他项目。 这样，你可以更多地控制哪些项目要保留，哪些要移到归档中，在哪里存储归档文件，等等。

请记住，与Outlook自动存档不同，手动存档是一种 一次性过程 ，每次你想把旧的项目移到档案室时，都需要重复以下步骤。

1. 在 2016年展望 ，请到 文件 标签 ，然后点击 工具 > 清理旧物品 .

在 Outlook 2010 和 2013年展望 ，点击 文件 > 清理工具 > 档案...

如果你想归档 所有电子邮件、日历 ，以及 任务 ，选择 根文件夹 默认情况下，在Outlook 2010及以后的版本中，根文件夹显示为你的电子邮件地址（我把我的重命名为 Svetlana 如下面的截图所示）。

然后，再配置一些设置。

• 隶属 归档项目的时间超过 输入一个日期，指定一个项目必须在多长时间后才能被移到档案馆。
• 点击 浏览 如果你想改变归档文件的默认位置，请点击按钮。
• 如果你想归档那些被排除在自动归档之外的项目，选择 包括选中 "不自动存档 "的项目 箱子。

最后，单击 "确定"，Outlook将立即开始创建一个存档。 一旦这个过程完成，存档文件夹将出现在你的Outlook中。

提示和说明。

1. 要想用以下方法归档几个文件夹 不同的设置。 如：将物品放在你的 发送的物品 文件夹的时间比在 草案 ，对每个文件夹单独重复上述步骤，并将所有文件夹保存到同一个 archive.pst 如果你选择创建几个不同的归档文件，每个文件将添加自己的 档案 文件夹到你的文件夹列表中。
2. Outlook档案馆维护着 现有的文件夹结构 例如，如果你选择只归档一个文件夹，而该文件夹有一个父文件夹，那么在归档中就会创建一个空的父文件夹。

Outlook档案文件存储在哪里？

正如你已经知道的，Outlook存档是Outlook数据文件（.pst）的一种类型。 archive.pst文件是在第一次自动存档运行时或当你手动存档电子邮件时自动创建。

存档文件的位置取决于您电脑上安装的操作系统。 除非您在配置存档设置时改变了默认位置，否则您可以在以下地方找到存档文件。

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, 和 10 C:\Users\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

2007年及以前的Outlook

• 景观 和 Windows 7 C:\Users\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

请注意。 应用数据 和 应用数据 要显示这些文件夹，请进入 控制面板 > 文件夹选项 ，切换到 查看 标签，并选择 显示隐藏的文件、文件夹或驱动器 根据 隐藏的文件和文件夹 .

如何在你的机器上找到存档文件的位置

如果你在上述任何一个位置都找不到存档的.pst文件，有可能是你在配置自动存档设置时选择了不同的地方存储它。

这里有一个快速的方法来确定你的Outlook存档的确切位置：右键单击文件夹列表中的存档文件夹，然后点击 打开文件的位置 这将立即打开存放存档的.pst文件的文件夹。

如果你创建了几个不同的档案文件，你可以通过这种方式一目了然地查看所有位置。

1. 点击 文件 > 帐户设置 > 帐户设置 .
2. 在 帐户设置 对话框，切换到 数据文件 标签。
3. 在其他文件中，你会看到当前的位置是 archive.pst 文件（或你给你的存档文件起的任何名字）。
4. 要进入存放某个档案文件的文件夹，选择所需的文件，并点击 打开文件的位置 .

Outlook存档技巧和窍门

在本教程的第一部分，我们已经涵盖了Outlook存档的基本内容。 而现在，是时候学习一些超越基本内容的技术了。

如何改变你的Outlook档案的现有位置

如果由于某种原因，你需要重新定位你现有的Outlook存档，只需将存档的.pst文件移动到一个新的文件夹，在下次运行Outlook自动存档时，就会在默认位置创建一个新的archive.pst文件。

要正确移动Outlook存档，请执行以下步骤。

1.关闭Outlook中的档案

要断开Outlook存档文件夹的连接，在文件夹列表中的根存档文件夹上点击右键，然后点击 关闭档案 .

提示：如果 "档案 "文件夹没有出现在你的文件夹列表中，你可以通过以下方式找到其位置 文件 > 帐户设置 > 帐户设置 > 数据文件 标签，选择存档的.pst文件，并点击 移除 这只会从你的Outlook上断开存档，但不会删除存档的.pst文件。

2.将存档文件移到你想要的地方。

关闭Outlook，浏览到你存档的.pst文件的位置，并将其复制到你选择的文件夹。 一旦你的Outlook存档被复制，你可以删除原来的文件。 虽然，一个更安全的方法是将其重命名为archive-old.pst，并保持直到你已经确保复制的文件是有效的。

3.重新连接被移动的archive.pst文件

要重新连接存档文件，打开Outlook，点击 文件 > 开放式 > Outlook数据文件... ，浏览到存档文件的新位置，选择该文件并点击 "确定 "来连接它。 档案 文件夹将立即显示在你的文件夹列表中。

4.改变你的Outlook自动存档设置

最后但也是最重要的一步是修改自动存档设置，以便从现在开始，Outlook将把旧的项目转移到你存档的.pst文件的新位置。 否则，Outlook将在原来的位置创建另一个存档.pst文件。

要做到这一点，请点击 文件 > 选择 > 高级 > 自动存档设置... ，请确保 将旧物品移至 单选按钮被选中，点击 浏览 按钮，并把它指向你移动Outlook档案文件的地方。

如何自动清空已删除邮件和垃圾邮件文件夹

要删除旧的项目，从 被删除的项目 和 垃圾邮件 如果你想让Outlook自动存档，请将Outlook自动存档设置为每隔几天运行一次，然后为上述文件夹配置以下设置。

1. 右键点击 被删除的项目 文件夹，并点击 财产 > 自动存档 .
2. 选择 使用这些设置对该文件夹进行存档 选项，并在 "我 "旁边选择所需的天数。 清理出的物品年龄超过 .
3. 请选择 永久删除旧项目 ，然后点击确定。

重复上述步骤，为 垃圾邮件 文件夹，你就都准备好了!

注意：较旧的项目将被删除。 垃圾 和 被删除的项目 例如，如果你将自动存档配置为每14天运行一次，那么这些文件夹将每2周清理一次。 如果你想更频繁地删除垃圾邮件，请为你的Outlook自动存档设置一个较小的周期。

如何按收件日期归档邮件

Outlook自动存档的默认设置是根据收到/竞争或修改的日期来确定项目的年龄，以较晚的日期为准。 换句话说，如果在收到电子邮件或标记任务完成后，你对项目做了任何修改（例如导入、导出、编辑、复制、标记为已读或未读），修改日期就会改变，项目就不会被移到存档文件夹，直到另一个老化期已过。

如果你想让Outlook不考虑修改日期，你可以配置它按以下日期归档项目。

• 电子邮件 - 收到的日期
• 日历项目--约会、活动或会议的日期安排
• 任务 - 完成日期
• 备注 - 最后一次修改的日期
• 日记账目 - 创建日期

注意：该解决方案需要对注册表进行修改，所以我们建议非常小心地使用它，因为如果你错误地修改了注册表，可能会发生严重的问题。 作为额外的预防措施，在修改注册表之前一定要备份。 如果你在企业环境中工作，为了安全起见，你最好让你的管理员为你做这件事。

首先，检查你的Outlook版本。 如果你使用的是 Outlook 2010 , 一定要安装2011年4月的Outlook 2010的热修复，以及 Outlook 2007 用户需要为Outlook 2007安装2010年12月的热补丁。 Outlook 2013和Outlook 2016不需要任何额外的更新。

现在，按照以下步骤创建 忽略最后修改时间（ArchiveIgnoreLastModifiedTime 注册表的值。

1. 要打开注册表，请点击 开始 > 运行 ，类型 注册 在搜索框中，点击 认可 .
2. 找到并选择以下注册表键。

HKEY_CURRENT_USERSoftware\Microsoft\Office\Outlook\Preferences

例如，在Outlook 2013中，它是。

HKEY_CURRENT_USERSoftware\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook存档不工作 - 原因和解决方案

如果Outlook Archive或AutoArchive不能像预期的那样工作，或者你在Outlook中找到你的存档邮件有问题，下面的故障排除提示可以帮助你确定问题的来源。

1.Outlook中没有归档和自动归档选项

最有可能的是，你使用的是Exchange服务器邮箱，或者你的组织有一个覆盖Outlook自动存档的邮件保留策略，例如，它被你的管理员作为一个组策略禁用。 如果是这样，请与你的系统管理员确认细节。

2.自动存档已配置好，但没有运行

如果突然间Outlook自动存档停止工作，打开自动存档设置，并确保 每隔N天运行一次自动存档复选框 被选中。

3.一个特定的项目从未被归档

某个项目被排除在自动存档之外，有两个常见的原因。

• 该物品的 修改日期 要解决这个问题，请看如何按收到或完成日期归档项目。
• ǞǞǞ 不要自动存档这个项目 要检查这一点，请在新窗口中打开该项目，点击 文件 > 财产 ，并从该复选框中删除一个勾。

你也可以添加 不要自动存档 字段到你的Outlook视图，以获得该选项被选中的项目的概述。

4.Outlook中缺少存档文件夹

如果 "档案 "文件夹没有出现在文件夹列表中，打开 "自动存档 "设置，并确认 在文件夹列表中显示存档文件夹 如果归档文件夹仍然没有显示，请手动打开Outlook数据文件，如这里所解释的。

5.受损或损坏的archive.pst文件

当archive.pst文件损坏时，Outlook无法将任何新项目移入其中。 在这种情况下，关闭Outlook并使用收件箱修复工具（scanpst.exe）来修复你的archive.pst文件。如果它不起作用，唯一的解决办法是创建一个新的存档。

6.Outlook邮箱或档案文件达到最大尺寸

一个完整的archive.pst或主.pst文件也可以阻止Outlook Archive工作。

如果 archive.pst 文件已经达到了它的极限，通过删除旧的项目来清理它，或创建一个新的档案文件。

如果 主要的.pst 文件已经达到极限，尝试手动删除一些旧项目，或清空 被删除的项目 归档，或用手将一些项目移到你的归档中，或让你的管理员暂时增加你的邮箱大小，然后运行自动归档或手动归档旧项目。

在Outlook 2007中，.pst文件的默认限制是20GB，而在后来的版本中是50GB。

我希望这个教程对如何在Outlook中归档邮件有一些启发。 无论如何，我感谢你的阅读，并希望下周在我们的博客上看到你!