Tento návod vysvetľuje, ako archivovať e-maily v aplikáciách Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a ďalších verziách. Dozviete sa, ako nakonfigurovať každý priečinok s vlastnými nastaveniami automatického archivovania alebo použiť rovnaké nastavenia na všetky priečinky, ako archivovať v aplikácii Outlook ručne a ako vytvoriť archivačný priečinok, ak sa nezobrazí automaticky.

Ak sa vaša poštová schránka príliš zväčšila, je rozumné archivovať staré e-maily, úlohy, poznámky a ďalšie položky, aby ste si zachovali rýchly a čistý Outlook. Práve tu prichádza na rad funkcia Archivácia aplikácie Outlook. Je k dispozícii vo všetkých verziách aplikácie Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a starších. A tento návod vás naučí, ako archivovať e-maily a ďalšie položky vrôzne verzie automaticky alebo manuálne.

Čo je to archív v programe Outlook?

Archivácia aplikácie Outlook (a funkcia AutoArchive) presúva staršie položky e-mailov, úloh a kalendára do archívneho priečinka, ktorý je uložený na inom mieste na pevnom disku. Technicky vzaté, archivácia prenáša staršie položky z hlavného súboru .pst do samostatného súboru archive.pst, ktorý môžete kedykoľvek otvoriť z aplikácie Outlook.disk C:\ (ak sa rozhodnete uložiť archívny súbor na iné miesto).

V závislosti od toho, ako ste ho nakonfigurovali, Archív aplikácie Outlook môže vykonávať jednu z nasledujúcich úloh:

• Presunutie e-mailov a iné položky z ich aktuálnych priečinkov do archívneho priečinka.
• Trvalo vymazať staré e-maily a iné položky hneď po uplynutí určeného obdobia starnutia.

5 faktov, ktoré by ste mali vedieť o programe Outlook Archive

Aby ste sa vyhli zmätku a predišli otázkam typu "Prečo nefunguje môj automatický archív programu Outlook?" a "Kde sú moje archivované e-maily v programe Outlook?", zapamätajte si nasledujúce jednoduché fakty.

1. Pre väčšinu typov účtov uchováva aplikácia Microsoft Outlook všetky e-maily, kontakty, stretnutia, úlohy a poznámky v súbore .pst, ktorý sa nazýva Dátový súbor aplikácie Outlook. PST je jediný typ súboru, ktorý možno archivovať. Hneď ako sa stará položka presunie z hlavného súboru .pst do archive.pst súbor, zobrazí sa v priečinku Archív programu Outlook a v pôvodnom priečinku už nie je k dispozícii.
2. Archivácia nie je to isté ako export Exportovanie skopíruje pôvodné položky do exportného súboru, ale neodstráni ich z aktuálneho priečinka ani z hlavného súboru .pst.
3. Archívny súbor nie je to isté ako záloha aplikácie Outlook. Ak chcete zálohovať archivované položky, musíte vytvoriť kópiu súboru archive.pst a uložiť ju na bezpečné miesto, napr. do služby Dropbox alebo One Drive.
4. Kontakty sa nikdy nearchivujú automaticky v žiadnej verzii programu Outlook. Kontakty priečinok ručne.
5. Ak máte Outlook Exchange konto s archivačnou schránkou online, archivácia v programe Outlook je vypnutá.

Tip. Pred archiváciou položiek aplikácie Outlook je vhodné zlúčiť duplicitné kontakty.

Ako automaticky archivovať e-maily v programe Outlook

Stránka Automatický archív aplikácie Outlook funkciu možno nakonfigurovať tak, aby sa staré e-maily a iné položky automaticky v pravidelných intervaloch presúvali do určeného archivačného priečinka alebo aby sa staré položky vymazávali bez archivácie. Podrobné kroky pre rôzne verzie aplikácie Outlook sú uvedené nižšie.

Ako automaticky archivovať Outlook 365 - 2010

Od aplikácie Outlook 2010 nie je automatické archivovanie predvolene povolené, hoci aplikácia Microsoft Outlook vám to pravidelne pripomína:

Ak chcete okamžite začať archivovať, kliknite na Áno Ak chcete skontrolovať a pravdepodobne zmeniť možnosti archivácie, kliknite na Nastavenia automatického archivovania... .

Alebo môžete kliknúť na Nie zavrieť výzvu a neskôr nakonfigurovať automatickú archiváciu v čase, ktorý vám najviac vyhovuje, vykonaním nasledujúcich krokov.

1. Otvorte aplikáciu Outlook a potom kliknite na položku Súbor > Možnosti > Pokročilé > Nastavenia automatického archivovania...

   

2. Otvorí sa dialógové okno AutoArchive a všimnete si, že všetko je sivé... ale len dovtedy, kým nezačiarknete políčko Spustenie funkcie AutoArchive každých N dní Po začiarknutí tohto políčka môžete nakonfigurovať ďalšie možnosti podľa svojich predstáv a kliknúť na tlačidlo OK .

Na obrázku nižšie sú zobrazené predvolené nastavenia a podrobné informácie o jednotlivých možnostiach nájdete tu.

Keď prebieha archivácia, informácie o stave sa zobrazujú v stavovom riadku.

Hneď po dokončení procesu archivácie sa Archív sa automaticky zobrazí v programe Outlook, ak ste vybrali možnosť Zobrazenie archívneho priečinka v zozname priečinkov . Ak nemôžete nájsť archivované e-maily v programe Outlook, pozrite si časť Ako zobraziť archívny priečinok programu Outlook.

Ako automaticky archivovať program Outlook 2007

V programe Outlook 2007 je automatická archivácia predvolene zapnutá pre nasledujúce priečinky:

• Kalendár , úloha a časopis položky (staršie ako 6 mesiacov)
• Odoslané položky a Odstránené položky priečinky (staršie ako 2 mesiace)

Pre ostatné priečinky, ako napr. Doručená pošta , Návrhy , Poznámky a iné, môžete týmto spôsobom zapnúť funkciu AutoArchive:

1. Otvorte aplikáciu Outlook a kliknite na položku Nástroje > Možnosti .
2. V Možnosti dialógové okno, prejdite na Iné a kliknite na kartu AutoArchive... tlačidlo.

   

Potom nakonfigurujte nastavenia funkcie AutoArchive, ako je vysvetlené nižšie.

Nastavenia a možnosti automatického archivovania aplikácie Outlook

Ako už viete, v programe Outlook 2010 a novších verziách sú nastavenia automatického archivovania prístupné prostredníctvom Súbor > Možnosti > Pokročilé > Nastavenia automatického archivovania... Podrobné informácie o jednotlivých možnostiach vám pomôžu prevziať proces pod svoju plnú kontrolu.

• Spustenie funkcie AutoArchive každých N dní . Určite, ako často sa má automatický archív spúšťať. Majte na pamäti, že archivácia mnohých položiek naraz môže spomaliť výkon počítača. Ak teda denne dostávate veľa e-mailov, nakonfigurujte automatický archív programu Outlook tak, aby sa spúšťal častejšie. vypnúť automatickú archiváciu , zrušte zaškrtnutie tohto políčka.
• Výzva pred spustením programu AutoArchive . Toto políčko označte, ak chcete dostať pripomienku bezprostredne pred spustením procesu automatickej archivácie. To vám umožní zrušiť automatickú archiváciu kliknutím na tlačidlo Nie vo výzve.
• Odstránenie položiek, ktorým vypršala platnosť (len e-mailové priečinky) . Výberom tejto možnosti sa odstráni správy, ktorým vypršala platnosť z vašich e-mailových priečinkov. Pre upresnenie, vypršanie platnosti e-mailu nie je to isté ako stará správa, ktorej doba starnutia sa skončila. Dátum vypršania platnosti sa nastavuje pre každú správu individuálne prostredníctvom Možnosti záložka nového e-mailového okna ( Možnosti > Sledovanie skupina> Platnosť končí po ).

  Spoločnosť Microsoft uvádza, že táto možnosť nie je predvolene začiarknutá, ale v niektorých mojich inštaláciách programu Outlook bola začiarknutá. Ak teda chcete uchovávať správy, ktorým vypršala platnosť, až do konca obdobia starnutia nastaveného pre daný priečinok, nezabudnite túto možnosť zrušiť.

• Archivácia alebo odstránenie starých položiek . Túto možnosť vyberte, ak chcete nakonfigurovať vlastné nastavenia automatického archivovania. Ak nie je začiarknutá, Outlook použije predvolené nastavenia automatického archivovania.
• Zobrazenie priečinka archívu v zozname priečinkov . Ak chcete, aby sa priečinok Archív zobrazoval na navigačnom paneli spolu s ostatnými priečinkami, označte toto políčko. Ak nie je označené, stále budete môcť priečinok Archív programu Outlook otvoriť ručne.
• Vyčistite položky staršie ako . Zadajte obdobie starnutia, po ktorom sa majú položky programu Outlook archivovať. Obdobie môžete nakonfigurovať v dňoch, týždňoch alebo mesiacoch - minimálne 1 deň až maximálne 60 mesiacov.
• Presun starých položiek do Keď je táto možnosť vybratá, Outlook automaticky presunie staré e-maily a iné položky do súboru archive.pst namiesto ich vymazania (výberom tohto prepínača sa zruší výber Trvalé odstránenie položiek ). V predvolenom nastavení Outlook ukladá súbor archive.pst do jedného z týchto umiestnení. Ak chcete vybrať iné umiestnenie alebo dať archivovanému súboru .pst iný názov, kliknite na tlačidlo Prehľadávať tlačidlo.
• Trvalé odstránenie položiek . Tým sa staré položky natrvalo vymažú hneď, ako dosiahnu koniec obdobia starnutia, nevytvorí sa žiadna archívna kópia.
• Použite tieto nastavenia na všetky priečinky . Ak chcete nakonfigurované nastavenia funkcie AutoArchive použiť na všetky priečinky, kliknite na toto tlačidlo. Ak chcete použiť iné nastavenia pre jeden alebo viac priečinkov, na toto tlačidlo neklikajte. Namiesto toho nakonfigurujte nastavenia archivácie pre každý priečinok ručne.

Predvolené obdobia starnutia používané programom Outlook Auto Archive

Predvolené obdobia starnutia vo všetkých verziách aplikácie Outlook sú nasledovné:

• Doručená pošta, Koncepty, Kalendár, Úlohy, Poznámky, Denník - 6 mesiacov
• Odoslaná pošta - 3 mesiace
• Odoslané položky, Odstránené položky - 2 mesiace
• Kontakty - nie sú automaticky archivované

Predvolené obdobia možno zmeniť pre každý priečinok osobitne pomocou možnosti Vyčistenie poštovej schránky.

Outlook určuje vek konkrétnej položky na základe nasledujúcich informácií:

• E-maily - dátum prijatia alebo dátum, kedy ste naposledy zmenili a uložili správu (upravili, exportovali, skopírovali atď.).
• Kalendár položky (schôdzky, udalosti a stretnutia) - dátum, kedy ste naposledy zmenili a uložili položku. Opakujúce sa položky nie sú automaticky archivované.
• Úlohy - dátum dokončenia alebo dátum poslednej úpravy, podľa toho, čo nastane neskôr. Otvorené úlohy (úlohy, ktoré nie sú označené ako dokončené) nie sú automaticky archivované.
• Poznámky a časopis položky - dátum vytvorenia alebo poslednej úpravy položky.

Ak chcete archivovať položky podľa dátumu prijatia/ukončenia, použite tieto pokyny: Ako archivovať e-maily podľa dátumu prijatia.

Ako vylúčiť konkrétny priečinok z automatického archivovania alebo použiť iné nastavenia

Ak chcete zabrániť Outlook Auto Archive z beží na určitom priečinku, alebo nastaviť iný plán a možnosti pre tento priečinok, vykonajte nasledujúce kroky.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a potom kliknite na položku Vlastnosti... v kontextovom menu.
2. V Vlastnosti vykonajte jednu z nasledujúcich možností:
   • Na vylúčiť priečinok z automatickej archivácie, vyberte Nearchivujte položky v tomto priečinku rozhlasový prijímač.

     

   • Na archivovať priečinok inak , vyberte Archivujte tento priečinok pomocou týchto nastavení a nastavte požadované možnosti:
     • obdobie starnutia, po ktorom by sa položky mali presunúť do archívu;
     • či sa má použiť predvolený archívny priečinok alebo iný priečinok, alebo
     • natrvalo odstrániť staré položky bez archivácie.

     

   • Kliknite na . OK na uloženie zmien.

Tip. Túto metódu môžete použiť na automatické vymazanie starých e-mailov z Odstránené položky a Nevyžiadaná pošta zložky. Podrobný postup nájdete tu.

Ako vytvoriť archívny priečinok v programe Outlook

Ak ste vybrali Zobrazenie priečinka archívu v zozname priečinkov možnosť pri konfigurácii nastavenia automatického archivovania programu Outlook. Archív priečinok by sa mal automaticky zobraziť v navigačnom podokne. Ak nebola vybratá vyššie uvedená možnosť, môžete priečinok Archív programu Outlook zobraziť týmto spôsobom:

1. Kliknite na . Súbor > Otvoriť & Export > Otvorte dátový súbor programu Outlook.

To je ono! Archív priečinok sa hneď zobrazí v zozname priečinkov:

Po vložení priečinka Archív môžete nájsť a otvoriť archivované položky ako zvyčajne. vyhľadávanie v archíve programu Outlook, vyberte priečinok Archív na navigačnom paneli a zadajte vyhľadávací text do Okamžité vyhľadávanie box.

Na odstrániť priečinok Archív zo zoznamu priečinkov, kliknite naň pravým tlačidlom myši a potom kliknite na Zatvoriť archív Nebojte sa, odstráni sa len Archív z navigačného panela, ale neodstráni skutočný archívny súbor. Budete môcť obnoviť priečinok Archív programu Outlook kedykoľvek ho budete potrebovať vykonaním vyššie uvedených krokov.

Ako vypnúť automatickú archiváciu v programe Outlook

Ak chcete vypnúť funkciu AutoArchive, otvorte dialógové okno Nastavenia AutoArchive a zrušte začiarknutie políčka Spustenie funkcie AutoArchive každých N dní box.

Ako ručne archivovať v programe Outlook (e-mail, kalendár, úlohy a iné priečinky)

Ak nechcete automatickú archiváciu, môžete e-maily a iné položky archivovať ručne, kedykoľvek chcete. Takto môžete mať väčšiu kontrolu nad tým, ktoré položky sa majú zachovať a ktoré presunúť do archívu, kde sa má archívny súbor uložiť atď.

Majte na pamäti, že na rozdiel od aplikácie Outlook AutoArchive je manuálna archivácia jednorazový proces , a nasledujúce kroky budete musieť opakovať vždy, keď budete chcieť presunúť staršie položky do archívu.

1. Na stránke Outlook 2016 , prejdite na stránku Súbor karta a kliknite na tlačidlo Nástroje > Vyčistite staré položky .

Na stránke Outlook 2010 a Outlook 2013 , kliknite na tlačidlo Súbor > Nástroj na čistenie > Archív...

Ak chcete archivovať všetky e-maily, kalendáre a úlohy , vyberte koreňový priečinok vo vašej poštovej schránke v programe Outlook, t. j. ten, ktorý sa nachádza v hornej časti zoznamu priečinkov. V predvolenom nastavení programu Outlook 2010 a novších verzií sa koreňový priečinok zobrazuje ako vaša e-mailová adresa (ja som si ju premenoval na Svetlana ako je znázornené na obrázku nižšie):

A potom nakonfigurujte niekoľko ďalších nastavení:

• Pod Archivácia položiek starších ako , zadajte dátum, ktorý určuje, ako stará musí byť položka, aby sa mohla presunúť do archívu.
• Kliknite na tlačidlo Prehľadávať ak chcete zmeniť predvolené umiestnenie archívneho súboru.
• Ak chcete archivovať položky, ktoré sú vylúčené z automatickej archivácie, vyberte Zahrnúť položky so začiarknutou voľbou "Nearchivovať automaticky" box.

Nakoniec kliknite na tlačidlo OK a aplikácia Outlook začne okamžite vytvárať archív. Hneď po dokončení procesu sa v aplikácii Outlook zobrazí priečinok Archív.

Tipy a poznámky:

1. Archivácia niekoľkých priečinkov pomocou rôzne nastavenia, napr. uschovávajte si predmety v Odoslané položky priečinok dlhšie ako v Návrhy , zopakujte vyššie uvedené kroky pre každý priečinok osobitne a uložte všetky priečinky do rovnakého archive.pst Ak sa rozhodnete vytvoriť niekoľko rôznych archívnych súborov, každý súbor pridá svoj vlastný Archív do zoznamu priečinkov.
2. Archív Outlook udržiava existujúca štruktúra priečinkov Ak sa napríklad rozhodnete archivovať len jeden priečinok a tento priečinok má nadradený priečinok, v archíve sa vytvorí prázdny nadradený priečinok.

Kde sú uložené archívne súbory programu Outlook?

Ako už viete, archív programu Outlook je typom dátového súboru programu Outlook (.pst). Súbor archive.pst sa automaticky vytvorí pri prvom spustení automatického archivovania alebo pri ručnom archivovaní e-mailov.

Umiestnenie archívneho súboru závisí od operačného systému nainštalovaného vo vašom počítači. Ak ste pri konfigurácii nastavení archívu nezmenili predvolené umiestnenie, archívny súbor nájdete na jednom z nasledujúcich miest:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, a 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Miestne nastavenia\Dáta aplikácií\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 a staršie

• Vista a Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Miestne nastavenia\Dáta aplikácií\Microsoft\Outlook\archive.pst

Poznámka. Údaje o aplikácii a AppData sú skryté priečinky. Ak ich chcete zobraziť, prejdite na Ovládací panel > Možnosti priečinka , prepnite na Zobraziť a vyberte Zobrazenie skrytých súborov, priečinkov alebo jednotiek pod Skryté súbory a priečinky .

Ako nájsť umiestnenie archívneho súboru v počítači

Ak nemôžete nájsť archivačný súbor .pst na žiadnom z uvedených miest, je pravdepodobné, že ste ho pri konfigurácii nastavení automatického archivovania zvolili na iné miesto.

Tu je rýchly spôsob, ako určiť presné umiestnenie archívu aplikácie Outlook: kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok Archív v zozname priečinkov a potom kliknite na položku Umiestnenie otvoreného súboru . Tým sa okamžite otvorí priečinok, v ktorom je uložený archivovaný súbor .pst.

Ak ste vytvorili niekoľko rôznych archívnych súborov, môžete takto prehľadne zobraziť všetky umiestnenia:

1. Kliknite na . Súbor > Nastavenia účtu > Nastavenia účtu .
2. V Nastavenia účtu prepnite na dialógové okno Dátové súbory tab.
3. Okrem iných súborov uvidíte aktuálne umiestnenie archive.pst (alebo akokoľvek ste pomenovali svoj archívny súbor).
4. Ak chcete prejsť do priečinka, v ktorom je uložený určitý archívny súbor, vyberte požadovaný súbor a kliknite na tlačidlo Umiestnenie otvoreného súboru .

Tipy a triky pre archív Outlook

V prvej časti tohto návodu sme sa zaoberali základnými informáciami o archíve aplikácie Outlook. A teraz je čas naučiť sa niekoľko techník, ktoré presahujú základy.

Ako zmeniť existujúce umiestnenie archívu aplikácie Outlook

Ak z nejakého dôvodu potrebujete premiestniť existujúci archív programu Outlook, jednoduchým presunutím archivovaného súboru .pst do nového priečinka sa vytvorí nový súbor archive.pst v predvolenom umiestnení pri ďalšom spustení programu Outlook AutoArchive.

Ak chcete správne presunúť archív aplikácie Outlook, vykonajte nasledujúce kroky.

1. Zatvoriť archív v programe Outlook

Ak chcete odpojiť priečinok Archív aplikácie Outlook, kliknite pravým tlačidlom myši na koreňový priečinok Archív v zozname priečinkov a kliknite na položku Zatvoriť archív .

Tip. Ak sa priečinok Archív nezobrazuje v zozname priečinkov, jeho umiestnenie môžete zistiť pomocou Súbor > Nastavenia účtu > Nastavenia účtu > Dátové súbory vyberte archivovaný súbor .pst a kliknite na tlačidlo Odstránenie stránky Týmto spôsobom sa archív iba odpojí od programu Outlook, ale archivovaný súbor .pst sa neodstráni.

2. Presuňte archívny súbor na požadované miesto.

Zatvorte program Outlook, prejdite na umiestnenie archivovaného súboru .pst a skopírujte ho do vybraného priečinka. Po skopírovaní archívu programu Outlook môžete pôvodný súbor odstrániť. Hoci bezpečnejším spôsobom by bolo premenovať ho na archive-old.pst a ponechať ho, kým sa nepresvedčíte, že skopírovaný súbor funguje.

3. Znovu pripojte presunutý súbor archive.pst

Ak chcete znovu pripojiť archívny súbor, otvorte aplikáciu Outlook, kliknite na položku Súbor > Otvorte stránku > Dátový súbor programu Outlook... , prejdite na nové umiestnenie archívneho súboru, vyberte súbor a kliknutím na tlačidlo OK ho pripojte. Archív sa okamžite zobrazí v zozname priečinkov.

4. Zmeňte nastavenia automatického archivovania programu Outlook

Posledným, ale nie menej dôležitým krokom je úprava nastavení AutoArchive tak, aby odteraz Outlook presúval staré položky do nového umiestnenia vášho archivovaného súboru .pst. V opačnom prípade Outlook vytvorí ďalší súbor archive.pst v pôvodnom umiestnení.

Ak to chcete urobiť, kliknite na Súbor > Možnosti > Pokročilé > Nastavenia automatického archivovania... , uistite sa, že Presun starých položiek do je vybraté prepínacie tlačidlo, kliknite na Prehľadávať a nasmerujte ho na miesto, kam ste presunuli archívny súbor programu Outlook.

Ako automaticky vyprázdniť priečinky Odstránené položky a Nevyžiadaná pošta

Odstránenie starých položiek z Odstránené položky a Nevyžiadaná pošta priečinky automaticky, nastavte Outlook AutoArchive spustiť každých niekoľko dní, a potom nakonfigurujte nasledujúce nastavenia pre vyššie uvedené priečinky:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na Odstránené položky a kliknite na Vlastnosti > AutoArchive .
2. Vyberte Archivujte tento priečinok pomocou týchto nastavení a vyberte požadovaný počet dní vedľa položky Vyčistite položky staršie ako .
3. Vyberte si Trvalé odstránenie starých položiek a kliknite na tlačidlo OK.

Zopakujte vyššie uvedené kroky pre Nevyžiadané e-maily a všetko je pripravené!

Poznámka: Staršie položky budú z databázy vymazané. Junk a Odstránené položky priečinky pri ďalšom spustení programu AutoArchive. Ak ste napríklad nakonfigurovali program AutoArchive tak, aby sa spúšťal každých 14 dní, priečinky sa budú čistiť každé 2 týždne. Ak chcete odstraňovať nevyžiadané e-maily častejšie, nastavte pre program Outlook AutoArchive menšie obdobie.

Ako archivovať e-maily podľa dátumu prijatia

Predvolené nastavenia aplikácie Outlook AutoArchive určujú vek položky na základe dátumu prijatia/konania alebo modifikácie, podľa toho, ktorý dátum je neskorší. Inými slovami, ak po prijatí e-mailovej správy alebo označení úlohy ako splnenej vykonáte v položke akékoľvek zmeny (napr. import, export, úprava, kopírovanie, označenie ako prečítanej alebo neprečítanej), zmení sa dátum modifikácie a položka sa nepresunie do priečinka archívu, kým sa neuskutoční ďalšíobdobie starnutia sa skončilo.

Ak chcete, aby Outlook nebral do úvahy dátum úpravy, môžete ho nakonfigurovať tak, aby archivoval položky podľa nasledujúcich dátumov:

• E-maily - dátum prijatia
• Položky kalendára - dátum, na ktorý je naplánovaná schôdzka, udalosť alebo stretnutie
• Úlohy - dátum dokončenia
• Poznámky - dátum poslednej úpravy
• Záznamy v denníku - dátum vytvorenia

Poznámka: Riešenie si vyžaduje vykonanie zmien v registri, preto ho odporúčame používať veľmi opatrne, pretože pri nesprávnej úprave registra môže dôjsť k vážnym problémom. Ako ďalšie bezpečnostné opatrenie si pred úpravou registra nezabudnite vytvoriť zálohu. Ak pracujete v podnikovom prostredí, radšej to pre istotu nechajte urobiť svojho správcu.

Na začiatok skontrolujte verziu aplikácie Outlook. Ak používate Outlook 2010 , uistite sa, že ste nainštalovali opravu Hotfix pre aplikáciu Outlook 2010 z apríla 2011 a Outlook 2007 používatelia musia nainštalovať opravu Hotfix z decembra 2010 pre Outlook 2007. Outlook 2013 a Outlook 2016 nevyžadujú žiadne ďalšie aktualizácie.

A teraz postupujte podľa nasledujúcich krokov a vytvorte ArchiveIgnoreLastModifiedTime hodnota registra:

1. Ak chcete otvoriť register, kliknite na Štart > Spustiť , typ regedit v poli pre vyhľadávanie a kliknite na tlačidlo OK .
2. Nájdite a vyberte nasledujúci kľúč registra:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Preferences

Napríklad v programe Outlook 2013 je to:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Archív aplikácie Outlook nefunguje - dôvody a riešenia

Ak program Outlook Archive alebo AutoArchive nefunguje podľa očakávania alebo máte problémy s vyhľadávaním archivovaných e-mailov v programe Outlook, nasledujúce tipy na riešenie problémov vám pomôžu určiť zdroj problému.

1. Možnosti Archivovať a Automaticky archivovať nie sú v programe Outlook k dispozícii

S najväčšou pravdepodobnosťou používate poštovú schránku Exchange Servera alebo vaša organizácia má zásady uchovávania pošty, ktoré sú nadradené Outlook AutoArchive, napr. správca ich zakázal ako skupinovú zásadu. Ak je to tak, overte si podrobnosti u správcu systému.

2. AutoArchive je nakonfigurovaný, ale nespúšťa sa

Ak zrazu prestal fungovať automatický archív programu Outlook, otvorte nastavenia automatického archívu a uistite sa, že Začiarkavacie políčko Spustiť automatickú archiváciu každých N dní je vybraný.

3. Konkrétna položka sa nikdy nearchivuje

Existujú dva časté dôvody vylúčenia určitej položky z automatického archívu:

• Položka je dátum úpravy je novší ako dátum nastavený na archiváciu. Riešenie nájdete v časti Ako archivovať položky podľa dátumu prijatia alebo dokončenia.
• Stránka Nearchivujte túto položku automaticky je pre danú položku vybraná vlastnosť. Ak to chcete skontrolovať, otvorte položku v novom okne, kliknite na Súbor > Vlastnosti a odstráňte začiarkavacie políčko:

Môžete tiež pridať Nearchivovať automaticky do zobrazenia programu Outlook, aby ste získali prehľad o položkách, pre ktoré je táto možnosť vybraná.

4. V programe Outlook chýba priečinok Archív

Ak sa priečinok Archívy nezobrazuje v zozname priečinkov, otvorte nastavenia aplikácie AutoArchive a overte, či je Zobrazenie priečinka archívu v zozname priečinkov Ak sa priečinok Archív stále nezobrazí, otvorte dátový súbor programu Outlook ručne, ako je vysvetlené tu.

5. Poškodený alebo poškodený súbor archive.pst

Keď je súbor archive.pst poškodený, program Outlook doň nedokáže presunúť žiadne nové položky. V tomto prípade zatvorte program Outlook a použite nástroj na opravu doručenej pošty (scanpst.exe) na opravu archivovaného súboru .pst. Ak to nepomôže, jediným riešením je vytvorenie nového archívu.

6. Poštová schránka aplikácie Outlook alebo archívny súbor dosiahol maximálnu veľkosť

Úplný súbor archive.pst alebo hlavný súbor .pst môže tiež zabrániť fungovaniu archívu aplikácie Outlook.

Ak sa archive.pst dosiahol svoj limit, vyčistite ho odstránením starých položiek alebo vytvorte nový archívny súbor.

Ak sa hlavný .pst dosiahol svoj limit, skúste ručne odstrániť niektoré staré položky alebo vyprázdniť Odstránené položky priečinok, alebo ručne presunúť niektoré položky do archívu, prípadne požiadať správcu o dočasné zväčšenie poštovej schránky a potom spustiť funkciu AutoArchive alebo ručne archivovať staré položky.

Predvolený limit pre súbory .pst je 20 GB v programe Outlook 2007 a 50 GB v novších verziách.

Dúfam, že tento návod objasnil, ako archivovať e-maily v programe Outlook. Každopádne vám ďakujem za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme na našom blogu budúci týždeň!