Hướng dẫn giải thích cách lưu trữ email trong Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 và các phiên bản khác. Bạn sẽ tìm hiểu cách định cấu hình từng thư mục với cài đặt lưu trữ tự động của riêng nó hoặc áp dụng cài đặt tương tự cho tất cả các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook theo cách thủ công và cách tạo thư mục lưu trữ nếu thư mục không tự động xuất hiện.

Nếu kích thước hộp thư của bạn quá lớn, bạn nên lưu trữ các email, tác vụ, ghi chú cũ và các mục khác để giữ cho Outlook của bạn luôn nhanh và gọn gàng. Đó là lúc tính năng Lưu trữ Outlook ra đời. Tính năng này có sẵn trong tất cả các phiên bản Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 trở về trước. Và hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ email và các mục khác trong các phiên bản khác nhau một cách tự động hoặc thủ công.

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (và Tự động lưu trữ) di chuyển các mục email, tác vụ và lịch cũ hơn vào một thư mục lưu trữ, thư mục này được lưu trữ ở một vị trí khác trên ổ cứng của bạn. Về mặt kỹ thuật, việc lưu trữ sẽ chuyển các mục cũ hơn từ tệp .pst chính thành một tệp archive.pst riêng mà bạn có thể mở từ Outlook bất kỳ lúc nào bạn cần. Bằng cách này, nó giúp bạn giảm kích thước hộp thư và lấy lại một số dung lượng trống trên ổ C:\ (nếu bạn chọn lưu trữ tệp lưu trữ ở một nơi khác).

Tùy thuộc vào cách bạn định cấu hình, Lưu trữ Outlook có thể thực hiện một trong cácbạn không muốn lưu trữ tự động, bạn có thể lưu trữ email và các mục khác theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn có thể có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với mục nào cần giữ lại và mục nào sẽ di chuyển đến kho lưu trữ, nơi lưu trữ tệp lưu trữ, v.v.

Xin lưu ý rằng không giống như Lưu trữ tự động của Outlook, lưu trữ thủ công là quy trình một lần và bạn sẽ cần lặp lại các bước bên dưới mỗi lần bạn muốn chuyển các mục cũ hơn sang kho lưu trữ.

1. Trong Outlook 2016 , chuyển đến tab Tệp và nhấp vào Công cụ > Dọn dẹp các mục cũ .

Trong Outlook 2010 và Outlook 2013 , nhấp vào Tệp > Công cụ dọn dẹp > Lưu trữ…

Nếu bạn muốn lưu trữ tất cả email , lịch và tác vụ , hãy chọn thư mục gốc trong hộp thư Outlook của bạn, tức là thư mục ở đầu danh sách thư mục của bạn. Theo mặc định, trong Outlook 2010 và các phiên bản mới hơn, thư mục gốc được hiển thị dưới dạng địa chỉ email của bạn (tôi đã đổi tên địa chỉ email của mình thành Svetlana như trong ảnh chụp màn hình bên dưới):

Sau đó, định cấu hình thêm một vài cài đặt:

• Trong Lưu trữ các mục cũ hơn , hãy nhập ngày chỉ định cách thứcmột mục phải cũ trước khi mục đó có thể được chuyển vào kho lưu trữ.
• Nhấp vào nút Duyệt qua nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định của tệp lưu trữ.
• Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi tự động lưu trữ, hãy chọn hộp Bao gồm các mục có đánh dấu "Không tự động lưu trữ" .

Cuối cùng, nhấp vào OK và Outlook sẽ bắt đầu tạo một kho lưu trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quá trình hoàn tất, thư mục Lưu trữ sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn.

Mẹo và lưu ý:

1. Để lưu trữ một vài thư mục bằng cách sử dụng các cài đặt khác nhau, ví dụ giữ các mục trong thư mục Mục đã gửi của bạn lâu hơn trong Bản nháp , lặp lại các bước trên cho từng thư mục riêng lẻ và lưu tất cả các thư mục vào cùng một tệp archive.pst . Nếu bạn chọn tạo một số tệp lưu trữ khác nhau, thì mỗi tệp sẽ thêm thư mục Lưu trữ của chính nó vào danh sách thư mục của bạn.
2. Lưu trữ Outlook duy trì cấu trúc thư mục hiện có . Ví dụ: nếu bạn chọn chỉ lưu trữ một thư mục và thư mục đó có một thư mục mẹ, một thư mục mẹ trống sẽ được tạo trong kho lưu trữ.

Các tệp Lưu trữ Outlook được lưu trữ ở đâu?

Như bạn đã biết, kho lưu trữ Outlook là một loại tệp Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Tệp archive.pst được tạo tự động trong lần đầu tiên tính năng lưu trữ tự động chạy hoặc khi bạn lưu trữ email theo cách thủ công.

Vị trí tệp lưu trữ tùy thuộc vàohệ điều hành được cài đặt trên máy tính của bạn. Trừ khi bạn thay đổi vị trí mặc định khi định cấu hình cài đặt lưu trữ, bạn có thể tìm thấy tệp lưu trữ ở một trong những nơi sau:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, và 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 trở về trước

• Vista và Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Lưu ý. Application Data và AppData là các thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, đi tới Bảng điều khiển > Tùy chọn thư mục , chuyển sang tab Chế độ xem và chọn Hiển thị tệp, thư mục hoặc ổ ẩn trong Tệp và thư mục ẩn .

Cách tìm vị trí tệp lưu trữ trên máy của bạn

Nếu bạn không thể tìm thấy tệp .pst lưu trữ ở bất kỳ vị trí nào ở trên, rất có thể bạn đã chọn lưu trữ tệp ở một nơi khác khi định cấu hình cài đặt lưu trữ tự động.

Đây là một cách nhanh chóng để xác định vị trí chính xác của kho lưu trữ Outlook của bạn: nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ trong danh sách các thư mục, sau đó nhấp vào Mở Vị trí Tệp . Điều này sẽ ngay lập tức mở thư mục nơitệp .pst đã lưu trữ của bạn được lưu trữ.

Nếu bạn đã tạo một vài tệp lưu trữ khác nhau, bạn có thể xem nhanh tất cả các vị trí theo cách này:

1. Nhấp vào Tệp > Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản .
2. Trong Cài đặt tài khoản hộp thoại, hãy chuyển sang tab Tệp dữ liệu .
3. Trong số các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí hiện tại của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên nào bạn đã đặt cho tệp lưu trữ của bạn).
4. Để đến thư mục lưu trữ tệp lưu trữ nhất định, hãy chọn tệp mong muốn và nhấp vào Mở vị trí tệp .

Mẹo và thủ thuật của Lưu trữ Outlook

Trong phần đầu tiên của hướng dẫn này, chúng tôi đã đề cập đến các yếu tố cơ bản của Lưu trữ Outlook. Và bây giờ, đã đến lúc tìm hiểu một số kỹ thuật vượt ra ngoài những điều cơ bản.

Cách thay đổi vị trí hiện tại của kho lưu trữ Outlook của bạn

Nếu vì lý do nào đó, bạn cần di chuyển kho lưu trữ Outlook hiện tại của mình , chỉ cần di chuyển tệp .pst đã lưu trữ sang một thư mục mới sẽ dẫn đến một tệp archive.pst mới được tạo ở vị trí mặc định vào lần chạy Lưu trữ Tự động Outlook của bạn vào lần tiếp theo.

Để di chuyển kho lưu trữ Outlook đúng cách, hãy thực hiện các bước sau.

1. Đóng Lưu trữ trong Outlook

Để ngắt kết nối thư mục Lưu trữ Outlook, nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ gốc trong danh sách các thư mục và nhấp vào Đóng Lưu trữ .

Mẹo. NếuThư mục lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục của bạn, bạn có thể tìm thấy vị trí của nó qua Tệp > Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản > Dữ liệu tab Tệp , chọn tệp .pst đã lưu trữ và nhấp vào nút Xóa . Thao tác này sẽ chỉ ngắt kết nối kho lưu trữ khỏi Outlook của bạn nhưng sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

2. Di chuyển tệp lưu trữ đến nơi bạn muốn.

Đóng Outlook, duyệt đến vị trí tệp .pst đã lưu trữ của bạn và sao chép tệp đó vào thư mục bạn chọn. Khi kho lưu trữ Outlook của bạn được sao chép, bạn có thể xóa tệp gốc. Tuy nhiên, cách an toàn hơn là đổi tên tệp thành archive-old.pst và giữ cho đến khi bạn chắc chắn rằng tệp đã sao chép đang hoạt động.

3. Kết nối lại tệp archive.pst đã di chuyển

Để kết nối lại tệp lưu trữ, hãy mở Outlook, nhấp vào Tệp > Mở > Tệp Dữ liệu Outlook… , duyệt đến vị trí mới của tệp lưu trữ, chọn tệp và nhấp vào OK để kết nối tệp. Thư mục Lưu trữ sẽ ngay lập tức hiển thị trong danh sách thư mục của bạn.

4. Thay đổi cài đặt Lưu trữ Tự động Outlook của bạn

Bước cuối cùng nhưng không phải là bước quan trọng nhất là sửa đổi cài đặt Tự lưu trữ để từ giờ trở đi, Outlook sẽ di chuyển các mục cũ sang vị trí mới của tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Nếu không, Outlook sẽ tạo một tệp archive.pst khác ở vị trí ban đầu.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Cài đặt Tự động lưu trữ… , đảm bảo nút radio Chuyển các mục cũ sang được chọn, nhấp vào nút Duyệt qua và trỏ nó đến nơi bạn đã di chuyển tệp lưu trữ Outlook của mình.

Cách tự động xóa các thư mục Mục đã xóa và Thư rác

Để xóa các mục cũ khỏi Các mục đã xóa và các thư mục E-mail rác tự động, đặt Outlook AutoArchive chạy vài ngày một lần, sau đó định cấu hình các cài đặt sau cho các thư mục trên:

1. Nhấp chuột phải vào Đã xóa Mục và nhấp vào Thuộc tính > Tự động lưu trữ .
2. Chọn tùy chọn Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này và chọn tùy chọn số ngày mong muốn bên cạnh Xóa các mục cũ hơn .
3. Chọn Xóa vĩnh viễn các mục cũ và nhấp vào OK.

Lặp lại các bước trên cho thư mục E-mail rác và bạn đã hoàn tất!

Lưu ý. Các mục cũ hơn sẽ bị xóa khỏi thư mục Rác và Các mục đã xóa trong lần chạy Tự động lưu trữ tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn đã định cấu hình Tự động Lưu trữ để chạy 14 ngày một lần, thì các thư mục sẽ được dọn sạch sau mỗi 2 tuần. Nếu bạn muốn xóa các email rác thường xuyên hơn, hãy đặt khoảng thời gian ngắn hơn cho Lưu trữ Tự động Outlook của bạn.

Cách lưu trữ email theo ngày nhận

Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive xác định tuổi của một mục dựa trên nhận được/cạnh tranh hoặcngày sửa đổi, tùy theo ngày nào đến sau. Nói cách khác, nếu sau khi nhận được email hoặc đánh dấu hoàn thành một nhiệm vụ, bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với một mục (ví dụ: nhập, xuất, chỉnh sửa, sao chép, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc), thì ngày sửa đổi sẽ thay đổi và mục đó đã thắng Không được di chuyển vào thư mục lưu trữ cho đến khi một giai đoạn lão hóa khác kết thúc.

Nếu bạn muốn Outlook bỏ qua ngày sửa đổi, bạn có thể định cấu hình nó để lưu trữ các mục trước những ngày sau:

• Email - ngày nhận
• Mục lịch - ngày mà một cuộc hẹn, sự kiện hoặc cuộc họp được lên lịch cho
• Nhiệm vụ - ngày hoàn thành
• Ghi chú - ngày nhận lần sửa đổi cuối cùng
• Các mục nhật ký - ngày tạo

Ghi chú. Giải pháp yêu cầu thực hiện các thay đổi đối với sổ đăng ký, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nó thật cẩn thận vì các sự cố nghiêm trọng có thể xảy ra nếu bạn sửa đổi sổ đăng ký không đúng cách. Để đề phòng thêm, hãy đảm bảo sao lưu sổ đăng ký trước khi sửa đổi sổ đăng ký. Nếu bạn làm việc trong môi trường công ty, tốt hơn hết bạn nên nhờ quản trị viên làm việc này cho bạn để đảm bảo an toàn.

Để bắt đầu, hãy kiểm tra phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 , hãy đảm bảo cài đặt hotfix tháng 4 năm 2011 cho Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 cần cài đặt hotfix tháng 12 năm 2010 cho Outlook 2007. Outlook 2013 và Outlook 2016 không yêu cầu bất kỳ bản cập nhật bổ sung nào.

Và bây giờ, hãy làm theo các bước bên dưới đểtạo giá trị sổ đăng ký ArchiveIgnoreLastModifiedTime :

1. Để mở sổ đăng ký, nhấp vào Bắt đầu > Chạy , nhập regedit trong hộp tìm kiếm và nhấp vào OK .
2. Tìm và chọn khoá đăng ký sau:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Ví dụ: trong Outlook 2013, đó là:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Lưu trữ Outlook không hoạt động - nguyên nhân và giải pháp

Nếu Lưu trữ Outlook hoặc Tự động lưu trữ không hoạt động như mong đợi hoặc bạn gặp sự cố khi tìm email đã lưu trữ của mình trong Outlook, các mẹo khắc phục sự cố sau đây có thể giúp ích bạn xác định nguồn gốc của vấn đề.

1. Các tùy chọn Lưu trữ và Tự động Lưu trữ không khả dụng trong Outlook

Rất có thể bạn đang sử dụng hộp thư Exchange Server hoặc tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư ghi đè Tự động Lưu trữ của Outlook, ví dụ:. nó đã bị vô hiệu hóa bởi bạnquản trị viên dưới dạng Chính sách nhóm. Nếu đúng như vậy, vui lòng kiểm tra thông tin chi tiết với quản trị viên hệ thống của bạn.

2. Tự động lưu trữ được định cấu hình nhưng không chạy

Nếu đột nhiên Lưu trữ tự động của Outlook ngừng hoạt động, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và đảm bảo rằng hộp kiểm Chạy Tự động lưu trữ N ngày một lần được chọn .

3. Một mục cụ thể không bao giờ được lưu trữ

Có hai lý do thường gặp khiến một mục nhất định bị loại khỏi kho lưu trữ tự động:

• ngày sửa đổi của mục mới hơn ngày đặt để lưu trữ. Để biết giải pháp, vui lòng xem Cách lưu trữ các mục theo ngày đã nhận hoặc hoàn thành.
• Thuộc tính Không tự động lưu trữ mục này được chọn cho một mục nhất định. Để kiểm tra điều này, hãy mở mục trong cửa sổ mới, nhấp vào Tệp > Thuộc tính và xóa dấu kiểm khỏi hộp kiểm này:

Bạn cũng có thể thêm trường Không tự động lưu trữ vào chế độ xem Outlook của mình để có cái nhìn tổng quan về các mục mà tùy chọn này được chọn.

4. Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook

Nếu thư mục Lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục, hãy mở cài đặt Tự lưu trữ và xác minh rằng tùy chọn Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục đã được chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở Tệp Dữ liệu Outlook theo cách thủ công, như được giải thích tại đây.

5. Tệp archive.pst bị hỏng hoặc bị hỏng

Khi tệp archive.pstbị hỏng, Outlook không thể di chuyển bất kỳ mục mới nào vào đó. Trong trường hợp này, hãy đóng Outlook và sử dụng Công cụ sửa chữa hộp thư đến (scanpst.exe) để sửa chữa tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Nếu nó không hoạt động, giải pháp duy nhất là tạo một kho lưu trữ mới.

6. Tệp lưu trữ hoặc hộp thư Outlook đã đạt đến kích thước tối đa

Tệp archive.pst đầy đủ hoặc tệp .pst chính cũng có thể ngăn Lưu trữ Outlook hoạt động.

Nếu archive.pst tệp đã đạt đến giới hạn, hãy xóa tệp bằng cách xóa các mục cũ hoặc tạo tệp lưu trữ mới.

Nếu tệp main .pst đã đạt đến giới hạn, hãy thử xóa một số mục cũ theo cách thủ công, hoặc làm trống thư mục Các mục đã xóa hoặc tự di chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn hoặc yêu cầu quản trị viên tạm thời tăng kích thước hộp thư của bạn rồi chạy Tự động lưu trữ hoặc lưu trữ các mục cũ theo cách thủ công.

Giới hạn mặc định cho tệp .pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB trong các phiên bản mới hơn.

Tôi hy vọng hướng dẫn này đã làm sáng tỏ cách lưu trữ email trong Outlook. Dù sao thì, tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

• Di chuyển email và các mục khác từ thư mục hiện tại sang thư mục lưu trữ.
• Xóa vĩnh viễn email cũ và các mục khác các mục ngay sau khi chúng vượt qua giai đoạn cũ được chỉ định.

5 sự thật bạn nên biết về Lưu trữ Outlook

Để tránh nhầm lẫn và tránh các câu hỏi như "Tại sao Outlook của tôi không hoạt động Lưu trữ Tự động có hoạt động không?" và "Các email đã lưu trữ của tôi trong Outlook ở đâu?" vui lòng ghi nhớ những thông tin đơn giản sau.

1. Đối với hầu hết các loại tài khoản, Microsoft Outlook lưu giữ tất cả email, danh bạ, cuộc hẹn, nhiệm vụ và ghi chú trong một tệp .pst có tên là Tệp Dữ liệu Outlook. PST là loại tệp duy nhất có thể được lưu trữ. Ngay sau khi một mục cũ được di chuyển từ tệp .pst chính vào tệp archive.pst , mục đó sẽ được hiển thị trong thư mục Lưu trữ Outlook và không còn sẵn có trong thư mục gốc.
2. Lưu trữ không giống như xuất . Quá trình xuất sao chép các mục gốc vào tệp xuất nhưng không xóa chúng khỏi thư mục hiện tại cũng như khỏi tệp .pst chính.
3. Tệp lưu trữ không giống với tệp sao lưu Outlook. Nếu bạn muốn sao lưu các mục đã lưu trữ của mình, bạn sẽ phải tạo một bản sao của tệp archive.pst và lưu trữ tệp đó ở một vị trí an toàn, ví dụ: Dropbox hoặc One Drive.
4. Danh bạ không bao giờ được tự động lưu trữ trong bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ thư mục Danh bạ thủ công.
5. Nếu bạn có tài khoản Outlook Exchange với hộp thư lưu trữ trực tuyến, tính năng lưu trữ trong Outlook sẽ bị tắt.

Mẹo. Trước khi lưu trữ các mục Outlook của bạn, bạn nên hợp nhất các liên hệ trùng lặp.

Cách tự động lưu trữ email trong Outlook

Tính năng Lưu trữ tự động của Outlook có thể được định cấu hình để di chuyển các mục cũ email và các mục khác vào một thư mục lưu trữ được chỉ định một cách tự động theo định kỳ hoặc để xóa các mục cũ mà không cần lưu trữ. Dưới đây là các bước chi tiết cho các phiên bản Outlook khác nhau.

Cách tự động lưu trữ Outlook 365 - 2010

Kể từ Outlook 2010, Lưu trữ Tự động không được bật theo mặc định, mặc dù Microsoft Outlook sẽ nhắc bạn định kỳ hãy làm như vậy:

Để bắt đầu lưu trữ ngay lập tức, hãy nhấp vào Có . Để xem lại và có thể thay đổi các tùy chọn lưu trữ, hãy nhấp vào Cài đặt Tự động lưu trữ… .

Hoặc, bạn có thể nhấp vào Không để đóng lời nhắc và định cấu hình tự động lưu trữ sau tại thời gian thuận tiện nhất cho bạn bằng cách thực hiện các bước sau.

1. Mở Outlook rồi nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Cài đặt Tự động lưu trữ…

   

2. Cửa sổ hộp thoại Tự động lưu trữ mở ra và bạn sẽ nhận thấy rằng mọi thứ đều chuyển sang màu xám… nhưng chỉ cho đến khi bạn kiểm tra Chạy AutoArchive cứ sau N ngày Sau khi hộp này được chọn, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn khác theo ý thích của mình vànhấp vào OK .

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị cài đặt mặc định và thông tin chi tiết về từng tùy chọn có thể được tìm thấy tại đây.

Khi quá trình lưu trữ đang diễn ra, thông tin trạng thái được hiển thị trên thanh trạng thái.

Ngay sau khi quá trình lưu trữ hoàn tất, Lưu trữ sẽ tự động xuất hiện trong Outlook của bạn, miễn là bạn đã chọn tùy chọn Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục . Nếu bạn không thể tìm thấy email đã lưu trữ trong Outlook của mình, vui lòng xem Cách hiển thị thư mục lưu trữ Outlook.

Cách tự động lưu trữ Outlook 2007

Trong Outlook 2007, tự động lưu trữ được bật theo mặc định cho các thư mục sau: mục

• Lịch , nhiệm vụ và nhật ký (cũ hơn 6 tháng)
• Thư mục Mục đã gửi và Mục đã xóa (cũ hơn 2 tháng)

Đối với các thư mục khác, chẳng hạn như Hộp thư đến , Thư nháp , Ghi chú và những thứ khác, bạn có thể bật tính năng Tự động lưu trữ theo cách này:

1. Mở Outlook và nhấp vào Công cụ > Tùy chọn .
2. Trong cửa sổ hộp thoại Tùy chọn , chuyển đến tab Khác và nhấp vào nút Tự động lưu trữ… .

   

Sau đó, định cấu hình cài đặt Tự động Lưu trữ như được giải thích bên dưới.

Tùy chọn và cài đặt Lưu trữ Tự động của Outlook

Như bạn đã biết, trong Outlook 2010 trở lên, có thể truy cập cài đặt Lưu trữ Tự động qua Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Cài đặt Tự động lưu trữ… Thông tin chi tiết về từng tùy chọn sẽ giúp bạn kiểm soát hoàn toàn quy trình.

• Chạy Tự động Lưu trữ N ngày một lần . Chỉ định tần suất bạn muốn AutoArchive chạy. Xin lưu ý rằng việc lưu trữ nhiều mục cùng một lúc có thể làm chậm hiệu suất máy tính của bạn. Vì vậy, nếu bạn nhận được nhiều email hàng ngày, hãy định cấu hình Lưu trữ Tự động Outlook của bạn để chạy thường xuyên hơn. Để tắt tự động lưu trữ , hãy xóa hộp này.
• Nhắc trước khi Tự động lưu trữ chạy . Chọn hộp này nếu bạn muốn nhận lời nhắc ngay trước khi quá trình lưu trữ tự động bắt đầu. Thao tác này sẽ cho phép bạn hủy lưu trữ tự động bằng cách nhấp vào Không trong lời nhắc.
• Xóa các mục đã hết hạn (chỉ các thư mục email) . Chọn tùy chọn này sẽ xóa thư đã hết hạn khỏi thư mục email của bạn. Để rõ ràng, một email đã hết hạn không giống như một thư cũ đã hết thời hạn sử dụng. Ngày hết hạn được đặt cho từng thư riêng lẻ qua tab Tùy chọn của cửa sổ email mới ( Tùy chọn > Nhóm Theo dõi > Hết hạn sau ).

  Microsoft tuyên bố rằng tùy chọn này không được chọn theo mặc định, nhưng nó đã được chọn trên một số cài đặt Outlook của tôi. Vì vậy, hãy nhớ bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn giữ các thư đã hết hạn cho đến khi chúng kết thúc quá trình lão hóa.khoảng thời gian được đặt cho một thư mục nhất định.

• Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ . Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn định cấu hình cài đặt lưu trữ tự động của riêng mình. Nếu không được chọn, Outlook sẽ sử dụng cài đặt Tự lưu trữ mặc định.
• Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục . Nếu bạn muốn thư mục Lưu trữ xuất hiện trong Ngăn Dẫn hướng cùng với các thư mục khác của bạn, hãy chọn hộp này. Nếu không được chọn, bạn vẫn có thể mở thư mục lưu trữ Outlook của mình theo cách thủ công.
• Xóa các mục cũ hơn . Chỉ định khoảng thời gian lão hóa mà sau đó các mục Outlook của bạn sẽ được lưu trữ. Bạn có thể định cấu hình khoảng thời gian theo ngày, tuần hoặc tháng - tối thiểu là 1 ngày cho đến tối đa là 60 tháng.
• Chuyển các mục cũ sang . Khi tùy chọn này được chọn, Outlook sẽ tự động di chuyển các email cũ và các mục khác vào tệp archive.pst thay vì xóa chúng (việc chọn nút radio này sẽ xóa lựa chọn Xóa vĩnh viễn các mục ). Theo mặc định, Outlook lưu trữ tệp archive.pst ở một trong các vị trí này. Để chọn một vị trí khác hoặc đặt tên khác cho .pst đã lưu trữ, hãy nhấp vào nút Duyệt qua .
• Xóa vĩnh viễn các mục . Thao tác này sẽ xóa vĩnh viễn các mục cũ ngay khi chúng kết thúc giai đoạn lão hóa, sẽ không có bản sao lưu trữ nào được tạo.
• Áp dụng các cài đặt này cho tất cả các thư mục ngay bây giờ . Để áp dụng cài đặt Tự lưu trữ đã định cấu hình cho tất cả các thư mục, hãy nhấp vào đâycái nút. Nếu bạn muốn áp dụng các cài đặt khác cho một hoặc nhiều thư mục, đừng nhấp vào nút này. Thay vào đó, hãy định cấu hình cài đặt lưu trữ cho từng thư mục theo cách thủ công.

Thời gian lão hóa mặc định được Outlook Auto Archive sử dụng

Khoảng thời gian lão hóa mặc định trong tất cả các phiên bản Outlook như sau:

• Hộp thư đến, Thư nháp, Lịch, Công việc, Ghi chú, Nhật ký - 6 tháng
• Hộp thư đi - 3 tháng
• Mục đã gửi, Mục đã xóa - 2 tháng
• Danh bạ - không được lưu trữ tự động

Có thể thay đổi khoảng thời gian mặc định cho từng thư mục riêng lẻ bằng cách sử dụng tùy chọn Dọn dẹp Hộp thư.

Outlook xác định tuổi của một mục cụ thể dựa trên thông tin sau:

• Email - ngày nhận hoặc ngày bạn thay đổi và lưu thư lần cuối (đã chỉnh sửa, xuất, sao chép, v.v.).
• <9 mục>Lịch (cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn) - ngày bạn thay đổi và lưu mục lần cuối. Các mục định kỳ không được lưu trữ tự động.
• Nhiệm vụ - ngày hoàn thành hoặc ngày sửa đổi cuối cùng, tùy theo ngày nào đến sau. Các tác vụ đang mở (các tác vụ không được đánh dấu là hoàn thành) không được lưu trữ tự động.
• Các mục ghi chú và nhật ký - ngày mà một mục được tạo hoặc sửa đổi lần cuối.

Nếu bạn muốn lưu trữ các mục theo ngày nhận/hoàn thành, vui lòng sử dụng các hướng dẫn sau: Cách lưu trữ email theo ngày nhận.

Cách loại trừ một thư mục cụ thểtừ Lưu trữ Tự động hoặc áp dụng các cài đặt khác

Để ngăn Lưu trữ Tự động của Outlook chạy trên một thư mục nhất định hoặc đặt một lịch trình và tùy chọn khác cho thư mục đó, hãy thực hiện các bước sau.

1. Nhấp chuột phải vào thư mục rồi nhấp vào Thuộc tính… trong menu ngữ cảnh.
2. Trong cửa sổ hộp thoại Thuộc tính , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Để loại trừ thư mục khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn hộp radio Không lưu trữ các mục trong thư mục này .

     

   • Để lưu trữ thư mục theo cách khác , chọn Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này và thiết lập các tùy chọn mong muốn:
     • thời gian cũ mà sau đó các mục sẽ được chuyển sang lưu trữ;
     • sử dụng thư mục lưu trữ mặc định hay một thư mục khác hay
     • xóa vĩnh viễn các mục cũ mà không lưu trữ.

     

   • Nhấp vào OK để lưu thay đổi.

Mẹo. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để tự động xóa các email cũ khỏi các thư mục Các mục đã xóa và E-mail rác . Các bước chi tiết ở đây.

Cách tạo thư mục lưu trữ trong Outlook

Nếu bạn đã chọn tùy chọn Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục khi định cấu hình cài đặt Lưu trữ Tự động của Outlook, thư mục Lưu trữ sẽ tự động xuất hiện trong ngăn Điều hướng. Nếu tùy chọn trên không được chọn, bạn có thể hiển thị thư mục Lưu trữ Outlook trongcách:

1. Nhấp vào Tệp > Mở & Xuất > Mở tệp dữ liệu Outlook.

Vậy là xong! Thư mục Lưu trữ sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục:

Sau khi có thư mục Lưu trữ, bạn có thể tìm và mở các mục đã lưu trữ của mình như thường lệ. Để tìm kiếm trong kho lưu trữ Outlook, hãy chọn thư mục Lưu trữ trong Ngăn Điều hướng và nhập văn bản tìm kiếm của bạn vào hộp Tìm kiếm tức thì .

Để xóa thư mục Lưu trữ khỏi danh sách thư mục của bạn, hãy nhấp chuột phải vào thư mục đó rồi nhấp Đóng Lưu trữ . Đừng lo lắng, thao tác này sẽ chỉ xóa thư mục Lưu trữ khỏi ngăn Điều hướng nhưng sẽ không xóa tệp lưu trữ thực tế. Bạn sẽ có thể khôi phục thư mục Lưu trữ Outlook của mình bất kỳ lúc nào bạn cần bằng cách thực hiện các bước trên.

Cách tắt tự động lưu trữ trong Outlook

Để tắt tính năng Tự động lưu trữ, hãy mở hộp thoại Cài đặt Tự động lưu trữ và bỏ chọn hộp Chạy Tự động lưu trữ N ngày một lần .

Cách lưu trữ trong Outlook theo cách thủ công (email, lịch, tác vụ và các thư mục khác)

Nếu