Tutoriali shpjegon se si të arkivoni emailet në Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 dhe versione të tjera. Do të mësoni se si të konfiguroni çdo dosje me cilësimet e veta të arkivimit automatik ose të aplikoni të njëjtat cilësime për të gjitha dosjet, si të arkivoni manualisht në Outlook dhe si të krijoni dosje arkivimi nëse nuk shfaqet automatikisht.

Nëse kutia juaj postare është rritur shumë në madhësi, është e arsyeshme të arkivoni emailet e vjetra, detyrat, shënimet dhe artikujt e tjerë për ta mbajtur Outlook-in tuaj të shpejtë dhe të pastër. Këtu hyn veçoria e "Arkivit Outlook". Ai është i disponueshëm në të gjitha versionet e Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 dhe më herët. Dhe ky udhëzues do t'ju mësojë se si të arkivoni emailet dhe artikujt e tjerë në versione të ndryshme automatikisht ose manualisht.

Çfarë është arkivimi në Outlook?

Arkivi i Outlook (dhe AutoArchive) zhvendos emailet e vjetra, detyrat dhe artikujt e kalendarit në një dosje arkivi, e cila ruhet në një vend tjetër në hard diskun tuaj. Teknikisht, arkivimi transferon artikujt e vjetër nga skedari kryesor .pst në një skedar të veçantë archive.pst që mund ta hapni nga Outlook sa herë që ju nevojitet. Në këtë mënyrë, ju ndihmon të zvogëloni madhësinë e kutisë tuaj postare dhe të merrni pak hapësirë ​​të lirë në diskun tuaj C:\ (nëse zgjidhni ta ruani skedarin e arkivit diku tjetër).

Në varësi të mënyrës se si e konfiguroni atë, Arkivi i Outlook mund të kryejë një ngaju nuk dëshironi ndonjë arkivim automatik, ju mund të arkivoni emailet dhe artikujt e tjerë manualisht kur të dëshironi. Në këtë mënyrë, ju mund të keni më shumë kontroll mbi artikujt që të ruani dhe cilët të zhvendosni në arkiv, ku të ruani skedarin e arkivit etj.

Ju lutemi mbani parasysh se ndryshe nga "Outlook AutoArchive", arkivimi manual është një proces një herë dhe do t'ju duhet të përsërisni hapat e mëposhtëm sa herë që dëshironi të zhvendosni artikujt e vjetër në arkiv.

1. Në Outlook 2016 , shkoni te skedari Skedari dhe kliko Mjetet > Pastroni artikujt e vjetër .

Në Outlook 2010 dhe Outlook 2013 , kliko Skedari > Mjeti i pastrimit > Arkivi...

Nëse doni të arkivoni të gjitha emailet , kalendarët dhe detyrat , zgjidhni dosjen rrënjë në kutinë tuaj postare të Outlook, d.m.th. atë në krye të listës së dosjeve. Si parazgjedhje, në Outlook 2010 dhe versionet e mëvonshme, dosja kryesore shfaqet si adresa juaj e emailit (Unë e kam riemërtuar timen në Svetlana siç tregohet në pamjen e ekranit më poshtë):

Dhe më pas, konfiguroni disa cilësime të tjera:

• Tek Arkive artikuj më të vjetër se , vendosni një datë duke specifikuar se siNjë artikull duhet të jetë i vjetër përpara se të mund të zhvendoset në arkiv.
• Klikoni butonin Shfleto nëse dëshironi të ndryshoni vendndodhjen e paracaktuar të skedarit të arkivit.
• Nëse dëshironi të arkivoni artikuj që janë të përjashtuar nga arkivimi automatik, zgjidhni kutinë Përfshi artikuj me "Mos AutoArchive" të zgjedhur .

Më në fund, klikoni OK dhe Outlook do filloni menjëherë krijimin e një arkivi. Sapo të përfundojë procesi, dosja e Arkivit do të shfaqet në Outlook-in tuaj.

Këshilla dhe shënime:

1. Për të arkivuar disa dosje duke përdorur cilësime të ndryshme, p.sh. mbajini artikujt në dosjen tuaj Artikuj të dërguar më gjatë se në Draftet , përsëritni hapat e mësipërm për secilën dosje individualisht dhe ruani të gjitha dosjet në të njëjtin skedar archive.pst . Nëse zgjidhni të krijoni disa skedarë të ndryshëm arkivimi, çdo skedar do të shtojë dosjen e tij Arkiva në listën tuaj të dosjeve.
2. Arkivi Outlook ruan strukturën ekzistuese të dosjeve . Për shembull, nëse zgjidhni të arkivoni vetëm një dosje dhe ajo dosje ka një dosje prind, një dosje prind bosh do të krijohet në arkiv.

Ku ruhen skedarët e Arkivit të Outlook?

Siç e dini tashmë, arkivi i Outlook është një lloj skedari i skedarit të të dhënave të Outlook (.pst). Skedari archive.pst krijohet automatikisht herën e parë kur arkivohet automatikisht ose kur arkivoni emailet me dorë.

Vendndodhja e skedarit të arkivit varet ngasistemi operativ i instaluar në kompjuterin tuaj. Nëse nuk keni ndryshuar vendndodhjen e paracaktuar kur konfiguroni cilësimet e arkivit, mund ta gjeni skedarin e arkivit në një nga vendet e mëposhtme:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, dhe 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 dhe më herët

• Vista dhe Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Shënim. Të dhënat e aplikacionit dhe AppData janë dosje të fshehura. Për t'i shfaqur ato, shkoni te Paneli i kontrollit > Opsionet e dosjeve , kaloni te skeda Shiko dhe zgjidhni Shfaq skedarët, dosjet ose disqet e fshehura nën Skedarët dhe dosjet e fshehura .

Si të gjeni vendndodhjen e skedarit të arkivit në kompjuterin tuaj

Nëse nuk mund ta gjeni skedarin .pst në ndonjë nga vendndodhjet e mësipërme, ka shumë të ngjarë që keni zgjedhur ta ruani atë në një vend tjetër kur konfiguroni Cilësimet e arkivimit automatik.

Këtu është një mënyrë e shpejtë për të përcaktuar vendndodhjen e saktë të arkivit tuaj të Outlook: kliko me të djathtën në dosjen Arkivi në listën e dosjeve dhe më pas kliko Hap vendndodhjen e skedarit . Kjo do të hapë menjëherë dosjen kuskedari juaj .pst i arkivuar ruhet.

Nëse keni krijuar disa skedarë të ndryshëm arkivimi, mund t'i shikoni të gjitha vendndodhjet me një shikim në këtë mënyrë:

1. Klikoni Skedari > Cilësimet e llogarisë > Cilësimet e llogarisë .
2. Në Cilësimet e llogarisë dialog, kaloni në skedën Skedarët e të dhënave .
3. Midis skedarëve të tjerë, do të shihni vendndodhjen aktuale të skedarit archive.pst (ose çfarëdo emri që i keni dhënë skedarin tuaj të arkivit).
4. Për të shkuar te dosja ku ruhet një skedar i caktuar arkivi, zgjidhni skedarin e dëshiruar dhe klikoni Hap vendndodhjen e skedarit .

Këshillat dhe truket e Arkivit të Outlook

Në pjesën e parë të këtij tutoriali, ne kemi trajtuar gjërat thelbësore të Arkivit të Outlook. Dhe tani, është koha për të mësuar disa teknika që shkojnë përtej bazave.

Si të ndryshoni vendndodhjen ekzistuese të arkivit tuaj të Outlook

Nëse për ndonjë arsye ju duhet të zhvendosni arkivin tuaj ekzistues të Outlook , thjesht zhvendosja e skedarit .pst të arkivuar në një dosje të re do të rezultojë në krijimin e një skedari të ri archive.pst në vendndodhjen e paracaktuar herën tjetër që do të ekzekutohet AutoArkivi juaj i Outlook.

Për ta zhvendosur arkivin e Outlook siç duhet, kryeni hapat e mëposhtëm.

1. Mbyllni Arkivin në Outlook

Për të shkëputur dosjen e Arkivit të Outlook, kliko me të djathtën në dosjen rrënjë Archive në listën e dosjeve dhe kliko Mbyll arkivin .

Këshillë. NëseDosja e arkivave nuk shfaqet në listën tuaj të dosjeve, mund ta gjeni vendndodhjen e saj nëpërmjet Skedari > Cilësimet e llogarisë > Cilësimet e llogarisë > Të dhënat Skeda Files , zgjidhni skedarin .pst të arkivuar dhe klikoni butonin Hiq . Kjo vetëm do të shkëputë arkivin nga Outlook-i juaj, por nuk do të fshijë skedarin e arkivuar .pst.

2. Zhvendoseni skedarin e arkivit aty ku dëshironi.

Mbyllni Outlook, shfletoni në vendndodhjen e skedarit tuaj të arkivuar .pst dhe kopjoni atë në dosjen që keni zgjedhur. Pasi të kopjohet arkivi juaj i Outlook, mund të fshini skedarin origjinal. Megjithatë, një mënyrë më e sigurt do të ishte ta riemërtoni në archive-old.pst dhe ta ruani derisa të siguroheni që skedari i kopjuar po funksionon.

3. Rilidhni skedarin e zhvendosur archive.pst

Për të rilidhur skedarin e arkivit, hapni Outlook, klikoni Skedari > Hap > Skedari i të dhënave Outlook... , shfletoni në vendndodhjen e re të skedarit tuaj të arkivit, zgjidhni skedarin dhe klikoni OK për ta lidhur atë. Dosja Arkivat do të shfaqet menjëherë në listën tuaj të dosjeve.

4. Ndryshoni cilësimet e Arkivit Automatik të Outlook

Hapi i fundit por jo më i rëndësishmi është modifikimi i cilësimeve të AutoArchive në mënyrë që tani e tutje Outlook të zhvendosë artikujt e vjetër në vendndodhjen e re të skedarit tuaj të arkivuar .pst. Përndryshe, Outlook do të krijojë një skedar tjetër archive.pst në vendndodhjen origjinale.

Për ta bërë këtë, klikoni Skedari > Opsionet > Avancuar > Cilësimet e arkivimit automatik… , sigurohuni që të jetë zgjedhur butoni i radios Lëvizni artikujt e vjetër te , klikoni butonin Shfleto dhe drejtoje atë ku e ke zhvendosur skedarin e arkivit të Outlook.

Si të zbrazësh automatikisht artikujt e fshirë dhe dosjet e postës elektronike të padëshiruara

Për të fshirë artikujt e vjetër nga Artikujt e fshirë dhe dosjet Junk E-mail automatikisht, vendosni Outlook AutoArchive të ekzekutohet çdo disa ditë dhe më pas konfiguroni cilësimet e mëposhtme për dosjet e mësipërme:

1. Klikoni me të djathtën mbi E fshirë Dosja e artikujve dhe klikoni Karakteristikat > AutoArchive .
2. Zgjidhni opsionin Arkivo këtë dosje duke përdorur këto cilësime dhe zgjidhni numri i dëshiruar i ditëve pranë Pastroni artikujt më të vjetër se .
3. Zgjidhni që Fshini përgjithmonë artikujt e vjetër dhe kliko OK.

Përsëritni hapat e mësipërm për dosjen E-maile të padëshiruara dhe jeni gati!

Shënim. Artikujt më të vjetër do të fshihen nga dosjet Junk dhe Artikujt e fshirë në ekzekutimin e ardhshëm të AutoArchive. Për shembull, nëse keni konfiguruar AutoArchive të ekzekutohet çdo 14 ditë, dosjet do të pastrohen çdo 2 javë. Nëse dëshironi të fshini më shpesh emailet e padëshiruara, vendosni një periudhë më të vogël për Arkivin Automatik të Outlook.

Si të arkivoni emailet sipas datës së marrjes

Cilësimet e paracaktuara të AutoArchive të Outlook përcaktojnë moshën e një artikulli bazuar në marrjen/konkurimin osedatë e modifikuar, cilado qoftë më vonë. Me fjalë të tjera, nëse pas marrjes së një mesazhi me email ose shënimit të një detyre të përfunduar, ju bëni ndonjë ndryshim në një artikull (p.sh. importoni, eksportoni, modifikoni, kopjoni, shënoni si të lexuar ose të palexuar), data e modifikuar ndryshon dhe artikulli fiton Mos lëvizni në dosjen e arkivit derisa të përfundojë një periudhë tjetër plakjeje.

Nëse dëshironi që Outlook të shpërfillë datën e modifikuar, mund ta konfiguroni për të arkivuar artikujt sipas datave të mëposhtme:

• Emailet - data e marrjes
• Artikulli i kalendarit - data për të cilën është planifikuar një takim, ngjarje ose takim
• Detyrat - data e përfundimit
• Shënime - data e modifikimi i fundit
• Regjistrimet në ditar - data e krijimit

Shënim. Zgjidhja kërkon të bëni ndryshime në regjistër, ndaj ju rekomandojmë ta përdorni me shumë kujdes sepse mund të shfaqen probleme serioze nëse modifikoni gabimisht regjistrin. Si një masë paraprake shtesë, sigurohuni që të bëni kopje rezervë të regjistrit përpara se ta modifikoni atë. Nëse punoni në një mjedis korporate, më mirë bëni që administratori juaj ta bëjë këtë për ju, për të qenë në anën e sigurt.

Për fillestarët, kontrolloni versionin tuaj të Outlook. Nëse jeni duke përdorur Outlook 2010 , sigurohuni që të instaloni rregullimin e drejtpërdrejtë të prillit 2011 për Outlook 2010 dhe Outlook 2007 përdoruesit duhet të instalojnë rregullimin e shpejtë të dhjetorit 2010 për Outlook 2007. Outlook 2013 dhe Outlook nuk keni nevojë për ndonjë përditësim shtesë.

Dhe tani, ndiqni hapat e mëposhtëm për tëkrijoni vlerën e regjistrit ArchiveIgnoreLastModifiedTime :

1. Për të hapur regjistrin, klikoni Start > Run , shkruani regedit në kutinë e kërkimit dhe klikoni OK .
2. Gjeni dhe zgjidhni çelësin e mëposhtëm të regjistrit:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Për shembull, në Outlook 2013, është:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Arkivi i Outlook nuk funksionon - arsyet dhe zgjidhjet

Nëse Arkivi i Outlook ose AutoArchive nuk funksionojnë siç pritej ose keni probleme me gjetjen e emaileve tuaja të arkivuara në Outlook, këshillat e mëposhtme për zgjidhjen e problemeve mund të ndihmojnë ju përcaktoni burimin e problemit.

1. Opsionet e arkivimit dhe arkivimit automatik nuk janë të disponueshme në Outlook

Me shumë mundësi, ju jeni duke përdorur kutinë postare të Exchange Server ose organizata juaj ka një politikë të ruajtjes së postës që anashkalon AutoArchive të Outlook, p.sh. u çaktivizua nga juadministratori si një politikë grupi. Nëse është kështu, ju lutemi kontrolloni detajet me administratorin e sistemit tuaj.

2. AutoArchive është konfiguruar, por nuk funksionon

Nëse papritmas Arkivi automatik i Outlook ka pushuar së punuari, hapni cilësimet e AutoArchive dhe sigurohuni që kutia e kontrollit Vendosni AutoArchive çdo N ditë është zgjedhur .

3. Një artikull specifik nuk arkivohet kurrë

Ka dy arsye të shpeshta që një artikull i caktuar të përjashtohet nga arkivi automatik:

• data e modifikimit e artikullit është më e re se data e caktuar për arkivim. Për një zgjidhje, ju lutemi shihni Si të arkivoni artikujt sipas datës së marrjes ose të përfundimit.
• Vetia Mos e arkivoni automatikisht këtë artikull është zgjedhur për një artikull të caktuar. Për ta kontrolluar këtë, hapni artikullin në një dritare të re, klikoni Skedari > Karakteristikat dhe hiqni një shenjë nga kjo kuti zgjedhjeje:

Mund të shtoni gjithashtu fushën Mos arkivoni automatikisht në pamjen tuaj të Outlook për të marrë një pasqyrë të artikujve për të cilët është zgjedhur ky opsion.

4. Dosja e arkivit mungon në Outlook

Nëse dosja e Arkivave nuk shfaqet në listën e dosjeve, hapni cilësimet e arkivimit automatik dhe verifikoni që është zgjedhur opsioni Trego skedarin e arkivit në listën e dosjeve . Nëse dosja e Arkivit nuk shfaqet ende, hapni skedarin e të dhënave të Outlook manualisht, siç shpjegohet këtu.

5. Skedari archive.pst i dëmtuar ose i dëmtuar

Kur arkivi.pstskedari është i dëmtuar, Outlook nuk është në gjendje të zhvendosë ndonjë artikull të ri në të. Në këtë rast, mbyllni Outlook dhe përdorni mjetin e riparimit të Inbox (scanpst.exe) për të riparuar skedarin tuaj të arkivuar .pst. Nëse nuk funksionon, zgjidhja e vetme është krijimi i një arkivi të ri.

6. Kutia postare ose skedari i arkivit Outlook arriti madhësinë maksimale

Një skedar i plotë archive.pst ose kryesor .pst mund të parandalojë gjithashtu funksionimin e Arkivit të Outlook.

Nëse archive.pst skedari ka arritur kufirin e tij, pastroni duke fshirë artikujt e vjetër ose krijoni një skedar të ri arkiv.

Nëse skedari kryesor .pst ka arritur kufirin e tij, provoni të fshini manualisht disa artikuj të vjetër, ose zbrazni dosjen Artikuj të fshirë , ose zhvendosni disa artikuj në arkivin tuaj me dorë, ose kërkoni administratorin tuaj të rrisë përkohësisht madhësinë e kutisë tuaj postare dhe më pas të ekzekutojë AutoArchive ose të arkivojë me dorë artikujt e vjetër.

Shpresoj që ky udhëzues të ketë hedhur pak dritë se si të arkivohen emailet në Outlook. Gjithsesi, ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën tjetër!

• Lëvizni emailet dhe artikuj të tjerë nga dosjet e tyre aktuale në një dosje arkivimi.
• Fshini përgjithmonë emailet e vjetra dhe të tjera artikujt sapo të kenë kaluar periudhën e caktuar të plakjes.

5 fakte që duhet të dini rreth Arkivit të Outlook

Për të shmangur konfuzionin dhe për të parandaluar pyetje të tilla si "Pse nuk e bën Outlook Punon me arkiv automatik?" dhe "Ku janë emailet e mia të arkivuara në Outlook?" ju lutemi mbani mend faktet e thjeshta të mëposhtme.

1. Për shumicën e llojeve të llogarive, Microsoft Outlook i ruan të gjitha emailet, kontaktet, takimet, detyrat dhe shënimet në një skedar .pst të quajtur Dosja e të dhënave Outlook. PST është i vetmi lloj skedari që mund të arkivohet. Sapo një artikull i vjetër zhvendoset nga skedari kryesor .pst në një skedar archive.pst , ai shfaqet në dosjen "Arkivi i Outlook" dhe nuk është më i disponueshëm në dosjen origjinale.
2. Arkivimi nuk është njësoj si eksportimi . Eksportimi i kopjon artikujt origjinal në skedarin e eksportit, por nuk i heq ato nga dosja aktuale, as nga skedari kryesor .pst.
3. Një skedar arkivi nuk është i njëjtë me kopjen rezervë të Outlook. Nëse dëshironi të rezervoni artikujt tuaj të arkivuar, do t'ju duhet të bëni një kopje të skedarit tuaj archive.pst dhe ta ruani atë në një vend të sigurt, p.sh. Dropbox ose One Drive.
4. Kontaktet nuk arkivohen kurrë automatikisht në asnjë version të Outlook. Megjithatë, mund të arkivoni dosjen Kontaktet manualisht.
5. Nëse keni një llogari Outlook Exchange me një kuti postare arkivimi në internet, arkivimi në Outlook është i çaktivizuar.

Këshillë. Përpara se të arkivoni artikujt tuaj të Outlook, ka kuptim të bashkoni kontaktet e dyfishta.

Si të arkivoni email-et në Outlook automatikisht

Funksioni Arkivi automatik i Outlook mund të konfigurohet për të lëvizur të vjetra email dhe artikuj të tjerë në një dosje të caktuar arkivimi automatikisht në një interval të rregullt, ose për të fshirë artikujt e vjetër pa arkivuar. Hapat e detajuar për versione të ndryshme të Outlook vijojnë më poshtë.

Si të arkivoni automatikisht Outlook 365 - 2010

Që nga Outlook 2010, Auto Arkivi nuk është aktivizuar si parazgjedhje, megjithëse Microsoft Outlook do t'ju kujtojë periodikisht veproni kështu:

Për të filluar arkivimin menjëherë, klikoni Po . Për të rishikuar dhe ndoshta ndryshuar opsionet e arkivit, klikoni Cilësimet e arkivimit automatik… .

Ose, mund të klikoni Jo për të mbyllur kërkesën dhe konfiguroni arkivimin automatik më vonë në koha më e përshtatshme për ju duke kryer hapat e mëposhtëm.

1. Hap Outlook dhe më pas kliko Skedari > Opsionet > E avancuar > Cilësimet e arkivimit automatik…

   

2. Hapet dritarja e dialogut të arkivimit automatik dhe do të vini re se gjithçka është gri... por vetëm derisa të kontrolloni Vendosni AutoArchive çdo N ditë Pasi të jetë zgjedhur kjo kuti, mund të konfiguroni opsione të tjera sipas dëshirës tuaj, dheklikoni OK .

Pamja e ekranit më poshtë tregon cilësimet e paracaktuara dhe informacioni i detajuar për secilin opsion mund të gjendet këtu.

Kur arkivimi është në proces, informacioni i statusit shfaqet në shiritin e statusit.

Sapo të përfundojë procesi i arkivimit, Arkivat dosja do të shfaqet automatikisht në Outlook tuaj, me kusht që të keni zgjedhur opsionin Shfaq dosjen e arkivit në listën e dosjeve . Nëse nuk mund të gjeni email-e të arkivuara në Outlook-un tuaj, ju lutemi shihni Si të shfaqni dosjen e arkivit të Outlook.

Si të arkivoni automatikisht Outlook 2007

Në Outlook 2007, arkivimi automatik aktivizohet si parazgjedhje për dosjet e mëposhtme:

• Kalendari , detyra dhe ditari artikuj (më të vjetër se 6 muaj)
• Artikujt e dërguar dhe Artikujt e fshirë dosjet (më të vjetra se 2 muaj)

Për dosje të tjera, si Inbox , Draftet , Shënime dhe të tjera, mund të aktivizoni funksionin AutoArchive në këtë mënyrë:

1. Hap Outlook dhe kliko Tools > Opsionet .
2. Në dritaren e dialogut Opsionet , shkoni te skeda Tjetër dhe kliko butonin AutoArchive... .

   

Dhe më pas, konfiguroni cilësimet e AutoArchive siç shpjegohen më poshtë.

Cilësimet dhe opsionet e Autoarkivës së Outlook

Siç e dini tashmë, në Outlook 2010 dhe më vonë, cilësimet e arkivimit automatik mund të aksesohen nëpërmjet Skedari > Opsionet > Të avancuara > Cilësimet e arkivimit automatik… Informacioni i detajuar për secilin opsion do t'ju ndihmojë ta merrni procesin nën kontrollin tuaj të plotë.

• Ekzekutoni AutoArchive çdo N ditë . Specifikoni sa shpesh dëshironi të ekzekutohet AutoArchive. Ju lutemi mbani në mend se arkivimi i shumë artikujve në të njëjtën kohë mund të ngadalësojë performancën e kompjuterit tuaj. Pra, nëse merrni shumë emaile në baza ditore, konfiguroni Arkivin Automatik të Outlook që të funksionojë më shpesh. Për të çaktivizuar arkivimin automatik , pastroni këtë kuti.
• Kërkoni përpara se të ekzekutohet AutoArchive . Zgjidhni këtë kuti nëse dëshironi të merrni një kujtesë menjëherë përpara se të fillojë procesi i arkivimit automatik. Kjo do t'ju lejojë të anuloni arkivimin automatik duke klikuar Jo në kërkesë.
• Fshi artikujt e skaduar (vetëm dosjet e postës elektronike) . Zgjedhja e këtij opsioni do të fshijë mesazhet e skaduara nga dosjet tuaja të postës elektronike. Për hir të qartësisë, një email i skaduar nuk është i njëjtë me një mesazh të vjetër që ka arritur në fund të periudhës së plakjes. Një datë skadimi është caktuar për çdo mesazh individualisht nëpërmjet skedës Opsionet të dritares së re të emailit ( Opsionet > Ndjekja grupi > Skadon pas ).

  Microsoft deklaron se ky opsion nuk është i kontrolluar si parazgjedhje, por është kontrolluar në disa nga instalimet e mia të Outlook. Prandaj, sigurohuni që ta zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të ruani mesazhet e skaduara derisa të arrijnë fundin e plakjesperiudha e caktuar për një dosje të caktuar.

• Arkivi ose fshi artikujt e vjetër . Zgjidhni këtë opsion nëse dëshironi të konfiguroni cilësimet tuaja të arkivimit automatik. Nëse zgjidhet, Outlook do të përdorë cilësimet e parazgjedhura të arkivimit automatik.
• Shfaq dosjen e arkivit në listën e dosjeve . Nëse dëshironi që dosja e Arkivit të shfaqet në Panelin e Navigimit së bashku me dosjet tuaja të tjera, zgjidhni këtë kuti. Nëse nuk zgjidhet, do të mund të hapësh dosjen e arkivit të Outlook me dorë.
• Pastroni artikujt më të vjetër se . Specifikoni periudhën e vjetërsimit pas së cilës artikujt tuaj të Outlook duhet të arkivohen. Mund ta konfiguroni periudhën në ditë, javë ose muaj - minimumi 1 ditë deri në maksimum 60 muaj.
• Lëvizni artikujt e vjetër te . Kur zgjidhet ky opsion, Outlook zhvendos automatikisht emailet e vjetra dhe artikujt e tjerë në skedarin archive.pst në vend që t'i fshijë ato (përzgjedhja e këtij butoni radio fshin përzgjedhjen e Fshi përgjithmonë artikujt ). Si parazgjedhje, Outlook ruan skedarin archive.pst në një nga këto vende. Për të zgjedhur një vend tjetër ose për t'i dhënë një emër tjetër .pst të arkivuar, kliko butonin Shfleto .
• Fshi përgjithmonë artikujt . Kjo do t'i fshijë përgjithmonë artikujt e vjetër sapo të arrijnë në fund të periudhës së vjetërsimit, nuk do të krijohet asnjë kopje arkivore.
• Zbato këto cilësime në të gjitha dosjet tani . Për të aplikuar cilësimet e konfiguruara të AutoArchive në të gjitha dosjet, klikoni këtëbutonin. Nëse dëshironi të aplikoni cilësime të tjera për një ose më shumë dosje, mos klikoni këtë buton. Në vend të kësaj, konfiguroni manualisht cilësimet e arkivimit për secilën dosje.

Periudhat e parazgjedhura të plakjes të përdorura nga Arkivi Automatik i Outlook

Periudhat e paracaktuara të plakjes në të gjitha versionet e Outlook janë si më poshtë:

• Kutia hyrëse, draftet, kalendari, detyrat, shënimet, ditari - 6 muaj
• Kutia dalëse - 3 muaj
• Artikujt e dërguar, artikujt e fshirë - 2 muaj
• Kontaktet - nuk arkivohen automatikisht

Periudhat e paracaktuara mund të ndryshohen për çdo dosje individualisht duke përdorur opsionin Pastrimi i kutisë postare.

Outlook përcakton moshën e një artikulli të caktuar bazuar në informacionin e mëposhtëm:

• Emailet - data e marrjes ose data kur keni ndryshuar dhe ruajtur për herë të fundit mesazhin (e redaktuar, eksportuar, kopjuar e kështu me radhë).
• Artikulli i kalendarit (takime, ngjarje dhe takime) - data kur keni ndryshuar dhe ruajtur për herë të fundit artikullin. Artikujt e përsëritur nuk arkivohen automatikisht.
• Detyrat - data e përfundimit ose data e fundit e modifikimit, cilado qoftë më vonë. Detyrat e hapura (detyrat që nuk janë shënuar të përfunduara) nuk arkivohen automatikisht.
• Shënimet dhe hyrjet e ditarit - data kur është krijuar ose modifikuar për herë të fundit një artikull.

Nëse dëshironi të arkivoni artikuj sipas datës së marrjes / përfundimit, ju lutemi përdorni këto udhëzime: Si të arkivoni emailet sipas datës së marrjes.

Si të përjashtoni një dosje specifikenga Arkivi automatik ose aplikoni cilësime të ndryshme

Për të parandaluar ekzekutimin e Auto Arkivit të Outlook në një dosje të caktuar ose për të vendosur një program dhe opsione të ndryshme për atë dosje, kryeni hapat e mëposhtëm.

1. Klikoni me të djathtën në dosje dhe më pas kliko Properties... në menynë e kontekstit.
2. Në dritaren e dialogut Properties , bëni një nga sa vijon:
   • Për të përjashtuar dosjen nga arkivimi automatik, zgjidhni kutinë radio Mos i arkivoni artikujt në këtë dosje .

     

   • Për arkivoni dosjen ndryshe , zgjidhni Arkivo këtë dosje duke përdorur këto cilësime dhe konfiguro opsionet e dëshiruara:
     • periudha e vjetërsimit pas së cilës artikujt duhet të zhvendosen në arkiv;
     • nëse do të përdorësh dosjen e paracaktuar të arkivit ose një dosje tjetër, ose
     • të fshish përgjithmonë artikujt e vjetër pa u arkivuar.

     

   • Klikoni OK për të ruajtur ndryshimet.

Këshillë. Ju mund ta përdorni këtë metodë për të fshirë automatikisht emailet e vjetra nga dosjet Artikuj të fshirë dhe E-mail i padëshiruar . Hapat e detajuar janë këtu.

Si të krijoni dosje arkivimi në Outlook

Nëse keni zgjedhur opsionin Trego dosjen e arkivit në listën e dosjeve kur konfiguroni cilësimet e "Arkivit automatik të Outlook", dosja Arkivat duhet të shfaqet automatikisht në panelin e navigimit. Nëse opsioni i mësipërm nuk është zgjedhur, ju mund të shfaqni dosjen "Arkivi i Outlook" në këtëmënyra:

1. Kliko Skedar > Hap & Eksporto > Hap skedarin e të dhënave të Outlook.

Kjo është e gjitha! Dosja Arkivi do të shfaqet menjëherë në listën e dosjeve:

Pasi të jetë aty dosja e Arkivit, mund të gjeni dhe hapni artikujt tuaj të arkivuar si zakonisht. Për të kërkuar në arkivin e Outlook, zgjidhni dosjen "Arkivi" në panelin e navigimit dhe shkruani tekstin e kërkimit në kutinë Kërkimi i menjëhershëm .

Për të hequr dosjen "Arkivi" nga lista e dosjeve, kliko me të djathtën mbi të dhe më pas kliko Mbyll arkivin . Mos u shqetësoni, kjo do të heqë vetëm dosjen Arkivat nga paneli i navigimit, por nuk do të fshijë skedarin aktual të arkivit. Do të jeni në gjendje të rivendosni dosjen tuaj të "Arkivit të Outlook" sa herë që t'ju nevojitet duke kryer hapat e mësipërm.

Si të çaktivizoni arkivimin automatik në Outlook

Për të çaktivizuar funksionin "AutoArchive", hapni Dialogu i cilësimeve të arkivimit automatik dhe zgjidhni kutinë Vendosni AutoArchive çdo N ditë .

Si të arkivoni manualisht në Outlook (email, kalendar, detyra dhe dosje të tjera)

Nëse