V učbeniku je pojasnjeno, kako arhivirati e-poštna sporočila v programih Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 in drugih različicah. Naučili se boste, kako konfigurirati vsako mapo s svojimi nastavitvami za samodejno arhiviranje ali uporabiti enake nastavitve za vse mape, kako ročno arhivirati v programu Outlook in kako ustvariti arhivsko mapo, če se ne pojavi samodejno.

Če je vaš poštni predal prevelik, je smiselno arhivirati stara e-poštna sporočila, opravila, opombe in druge elemente, da bo Outlook hiter in čist. Tu pride na vrsto funkcija Outlook Arhiv. Na voljo je v vseh različicah programov Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 in prejšnjih. V tem vodniku se boste naučili, kako arhivirati e-poštna sporočila in druge elemente vrazlične različice samodejno ali ročno.

Kaj je arhiv v programu Outlook?

Outlookov arhiv (in AutoArchive) prenese starejša e-poštna sporočila, opravila in koledarje v arhivsko mapo, ki je shranjena na drugem mestu na trdem disku. Tehnično gledano arhiviranje prenese starejše elemente iz glavne datoteke .pst v ločeno datoteko archive.pst, ki jo lahko odprete v programu Outlook, kadar koli jo potrebujete. Na ta način vam pomaga zmanjšati velikost poštnega predala in pridobiti nekaj prostega prostora nadisk C:\ (če želite arhivsko datoteko shraniti drugje).

Glede na to, kako ga konfigurirate, lahko Outlook Arhiv opravi eno od naslednjih nalog:

• Premikanje e-poštnih sporočil in drugih elementov iz trenutnih map v arhivsko mapo.
• trajno izbrišite stara e-poštna sporočila in druge elemente, takoj ko preteče določeno obdobje staranja.

5 dejstev, ki jih morate vedeti o programu Outlook Arhiv

Da bi se izognili zmedi in preprečili vprašanja, kot sta "Zakaj moj Outlook Auto Archive ne deluje?" in "Kje so moja arhivirana e-poštna sporočila v programu Outlook?", si zapomnite naslednja preprosta dejstva.

1. Za večino vrst računov Microsoft Outlook vsa e-poštna sporočila, stike, sestanke, opravila in opombe hrani v datoteki .pst, imenovani Outlookova podatkovna datoteka. PST je edina vrsta datoteke, ki jo je mogoče arhivirati. Ko star element premaknete iz glavne datoteke .pst v datoteko .pst, se lahko arhivira. archive.pst datoteko, se prikaže v mapi Outlookov arhiv in ni več na voljo v prvotni mapi.
2. Arhiviranje ni isto kot izvoz Izvoz kopira izvirne elemente v izvozno datoteko, vendar jih ne odstrani iz trenutne mape niti iz glavne datoteke .pst.
3. Arhivska datoteka ni enaka varnostni kopiji programa Outlook. Če želite ustvariti varnostno kopijo arhiviranih elementov, morate narediti kopijo datoteke archive.pst in jo shraniti na varno mesto, npr. Dropbox ali One Drive.
4. Kontakti nikoli niso samodejno arhivirani v nobeni različici programa Outlook. Kontakti mapo ročno.
5. Če imate Outlook Exchange račun s spletnim arhivskim poštnim predalom, je arhiviranje v programu Outlook onemogočeno.

Nasvet. Pred arhiviranjem elementov programa Outlook je smiselno združiti podvojene stike.

Kako samodejno arhivirati e-poštna sporočila v programu Outlook

Spletna stran Outlook Auto Archive funkcijo lahko nastavite tako, da stara e-poštna sporočila in druge elemente samodejno premakne v določeno arhivsko mapo v rednih časovnih presledkih ali da izbriše stare elemente brez arhiviranja. Podrobni koraki za različne različice programa Outlook so navedeni v nadaljevanju.

Kako samodejno arhivirati Outlook 365 - 2010

Od programa Outlook 2010 samodejno arhiviranje ni privzeto omogočeno, čeprav vas Microsoft Outlook občasno opomni, da to storite:

Če želite takoj začeti z arhiviranjem, kliknite Da Če želite pregledati in verjetno spremeniti možnosti arhiviranja, kliknite Nastavitve samodejnega arhiviranja... .

Lahko pa kliknete Ne da zaprete poziv, in samodejno arhiviranje konfigurirajte pozneje v času, ki vam najbolj ustreza, tako da izvedete naslednje korake.

1. Odprite Outlook in kliknite Datoteka > Možnosti > Napredno > Nastavitve samodejnega arhiviranja...

   

2. Odpre se pogovorno okno AutoArchive in opazili boste, da je vse sivo obarvano... vendar le, dokler ne preverite možnosti Zaženite program AutoArchive vsakih N dni Ko je to polje označeno, lahko po želji konfigurirate druge možnosti in kliknete V REDU .

Spodnja slika zaslona prikazuje privzete nastavitve, podrobne informacije o vsaki možnosti pa so na voljo tukaj.

Ko poteka arhiviranje, so informacije o stanju prikazane v vrstici stanja.

Takoj ko je postopek arhiviranja končan, se Arhivi mapa se bo samodejno pojavila v programu Outlook, če ste izbrali možnost Prikaži arhivsko mapo na seznamu map Če v programu Outlook ne najdete arhiviranih e-poštnih sporočil, glejte Kako prikazati arhivsko mapo programa Outlook.

Kako samodejno arhivirati Outlook 2007

V programu Outlook 2007 je samodejno arhiviranje privzeto vklopljeno za naslednje mape:

• Koledar , naloga in . revija predmeti (starejši od 6 mesecev)
• Poslani predmeti in . Izbrisani predmeti mape (starejše od 2 mesecev)

Za druge mape, kot so Prejeto , Osnutki , Opombe in drugih, lahko na ta način vklopite funkcijo AutoArchive:

1. Odprite Outlook in kliknite Orodja > Možnosti .
2. V Možnosti pogovorno okno, pojdite v Drugo in kliknite zavihek Samodejno arhiviranje... gumb.

   

Nato konfigurirajte nastavitve samodejnega arhiviranja, kot je razloženo spodaj.

Nastavitve in možnosti programa Outlook za samodejno arhiviranje

Kot že veste, lahko v Outlooku 2010 in novejših programih do nastavitev samodejnega arhiviranja dostopate prek Datoteka > Možnosti > Napredno > Nastavitve samodejnega arhiviranja... Podrobne informacije o vsaki možnosti vam bodo pomagale prevzeti popoln nadzor nad postopkom.

• Zaženite program AutoArchive vsakih N dni . Določite, kako pogosto želite, da se samodejno arhiviranje izvaja. Upoštevajte, da lahko arhiviranje številnih elementov naenkrat upočasni delovanje računalnika. Če torej vsak dan prejemate veliko e-poštnih sporočil, konfigurirajte samodejno arhiviranje v programu Outlook tako, da se izvaja pogosteje. izklop samodejnega arhiviranja , počistite to polje.
• Poziv pred zagonom programa AutoArchive . označite to polje, če želite dobiti opomnik neposredno pred začetkom postopka samodejnega arhiviranja. To vam bo omogočilo preklic samodejnega arhiviranja s klikom na Ne v pozivu.
• Brisanje elementov, ki jim je potekel rok trajanja (samo e-poštne mape) Z izbiro te možnosti boste izbrisali sporočila, ki jim je potekel rok trajanja. Zaradi jasnosti je treba opozoriti, da pretečen datum veljavnosti e-poštnega sporočila ni enak staremu sporočilu, ki je doseglo konec obdobja staranja. Datum poteka veljavnosti se določi za vsako sporočilo posebej prek možnosti Možnosti zavihek novega okna e-pošte ( Možnosti > Sledenje skupina> Preneha veljati po ).

  Microsoft navaja, da ta možnost privzeto ni preverjena, vendar je bila preverjena v nekaterih mojih namestitvah Outlooka. Če želite ohraniti sporočila s pretečenim rokom trajanja, dokler se ne izteče obdobje staranja, ki je določeno za določeno mapo, ne pozabite preveriti te možnosti.

• Arhiviranje ali brisanje starih elementov . To možnost izberite, če želite konfigurirati lastne nastavitve samodejnega arhiviranja. Če ta možnost ni označena, bo Outlook uporabil privzete nastavitve samodejnega arhiviranja.
• Prikaži arhivsko mapo v seznamu map . Če želite, da se mapa Arhiv prikaže v podoknu Navigacija skupaj z drugimi mapami, izberite to polje. Če ga ne izberete, boste še vedno lahko ročno odprli arhivsko mapo programa Outlook.
• Počistite predmete, starejše od . Določite obdobje staranja, po katerem je treba arhivirati elemente programa Outlook. Obdobje lahko konfigurirate v dnevih, tednih ali mesecih - najmanj 1 dan do največ 60 mesecev.
• Stare predmete premaknite v . Ko je ta možnost izbrana, Outlook samodejno premakne stara e-poštna sporočila in druge elemente v datoteko archive.pst, namesto da bi jih izbrisal (z izbiro tega radijskega gumba izbrišete izbiro Trajno izbrišite elemente ). Outlook privzeto shrani datoteko archive.pst na eno od teh lokacij. Če želite izbrati drugo lokacijo ali dati arhivirani datoteki .pst drugo ime, kliknite gumb Brskanje po gumb.
• Trajno izbrišite elemente . To bo trajno izbrisalo stare elemente, takoj ko se izteče obdobje staranja, arhivska kopija pa ne bo ustvarjena.
• Te nastavitve zdaj uporabite za vse mape . če želite uporabiti konfigurirane nastavitve samodejnega arhiviranja za vse mape, kliknite ta gumb. če želite uporabiti druge nastavitve za eno ali več map, ne kliknite tega gumba. Namesto tega ročno konfigurirajte nastavitve arhiviranja za vsako mapo.

Privzeta obdobja staranja, ki jih uporablja Outlook Auto Archive

Privzeta obdobja staranja v vseh različicah programa Outlook so naslednja:

• Prejeto, osnutki, koledar, opravila, opombe, dnevnik - 6 mesecev
• Prejeto - 3 mesece
• Poslana sporočila, izbrisana sporočila - 2 meseca
• Stiki - niso samodejno arhivirani

Privzeta obdobja lahko spremenite za vsako mapo posebej z možnostjo Čiščenje poštnega predala.

Outlook določi starost določenega elementa na podlagi naslednjih informacij:

• E-pošta - prejeti datum ali datum, ko ste nazadnje spremenili in shranili sporočilo (uredili, izvozili, kopirali itd.).
• Koledar elementov (sestanki, dogodki in sestanki) - datum, ko ste nazadnje spremenili in shranili element. Ponavljajoči se elementi se ne arhivirajo samodejno.
• Naloge - odprta opravila (opravila, ki niso označena kot dokončana) se ne arhivirajo samodejno.
• Opombe in . revija vnosi - datum, ko je bil element ustvarjen ali nazadnje spremenjen.

Če želite elemente arhivirati po datumu prejema/izpolnitve, uporabite naslednje smernice: Kako arhivirati e-pošto po datumu prejema.

Kako določeno mapo izključiti iz samodejnega arhiviranja ali uporabiti drugačne nastavitve

Če želite preprečiti, da bi Outlook Auto Archive deloval v določeni mapi, ali nastavite drugačen urnik in možnosti za to mapo, izvedite naslednje korake.

1. Z desno tipko miške kliknite mapo in nato kliknite Lastnosti... v kontekstnem meniju.
2. V Lastnosti naredite eno od naslednjih dejanj:
   • Na naslov izključite mape iz samodejnega arhiviranja, izberite Ne arhivirajte elementov v tej mapi radijsko polje.

     

   • Na naslov mapo arhivirati drugače , izberite Arhiviranje te mape s temi nastavitvami in nastavite želene možnosti:
     • obdobje staranja, po katerem je treba elemente prenesti v arhiv;
     • ali želite uporabiti privzeto arhivsko mapo ali drugo mapo, ali
     • trajno izbrisati stare elemente brez arhiviranja.

     

   • Kliknite . V REDU da shranite spremembe.

Nasvet. S to metodo lahko samodejno izbrišete stara e-poštna sporočila iz Izbrisani predmeti in . Neželena e-pošta mape. Podrobni koraki so na voljo tukaj.

Kako ustvariti arhivsko mapo v programu Outlook

Če ste izbrali Prikaži arhivsko mapo v seznamu map možnost, ko konfigurirate nastavitve Outlook Auto Archive, se Arhivi mapa se samodejno prikaže v podoknu Navigacija. Če zgornja možnost ni bila izbrana, lahko na ta način prikažete mapo Arhiv programa Outlook:

1. Kliknite . Datoteka > Odprite & amp; Izvozite > Odprite podatkovno datoteko Outlook.

To je to! Arhiv se bo mapa takoj prikazala na seznamu map:

Ko je mapa Arhiv v njej, lahko poiščete in odprete arhivirane elemente kot običajno. iskanje v arhivu Outlooka, izberite mapo Arhiv v navigacijskem podoknu in vnesite iskalno besedilo v Takojšnje iskanje polje.

Na naslov odstranite mapo Arhiv s seznama map, kliknite nanjo z desno tipko miške in nato kliknite Zapri arhiv Ne skrbite, s tem boste odstranili le Arhivi mapo iz podokna Navigacija, vendar ne bo izbrisal dejanske arhivske datoteke. Z zgornjimi koraki boste lahko obnovili arhivsko mapo Outlook, kadar koli jo boste potrebovali.

Kako izklopiti samodejno arhiviranje v programu Outlook

Če želite izklopiti funkcijo AutoArchive, odprite pogovorno okno AutoArchive Settings in odstranite kljukico Zaženite program AutoArchive vsakih N dni škatla.

Kako ročno arhivirati v programu Outlook (e-pošta, koledar, opravila in druge mape)

Če ne želite samodejnega arhiviranja, lahko e-poštna sporočila in druge elemente arhivirate ročno, kadar koli želite. Na ta način imate več nadzora nad tem, katere elemente ohraniti in katere premakniti v arhiv, kje shraniti arhivsko datoteko in podobno.

Ne pozabite, da je ročno arhiviranje za razliko od Outlookovega samodejnega arhiviranja enkratni postopek , zato boste morali spodnje korake ponoviti vsakič, ko boste želeli starejše elemente premakniti v arhiv.

1. Na spletnem mestu Outlook 2016 , pojdite na Datoteka zavihek in kliknite Orodja > Očistite stare predmete .

Na spletnem mestu Outlook 2010 in . Outlook 2013 , kliknite Datoteka > Orodje za čiščenje > Arhiv...

Če želite arhivirati vsa e-poštna sporočila, koledarje in naloge , izberite korenska mapa v vašem poštnem predalu v Outlooku, tj. na vrhu seznama map. Privzeto je v Outlooku 2010 in novejših različicah korenska mapa prikazana kot vaš e-poštni naslov (jaz sem svojo preimenoval v Svetlana kot je prikazano na spodnji sliki zaslona):

Nato konfigurirajte še nekaj nastavitev:

• Pod naslovom Arhiviranje elementov, starejših od , vnesite datum, ki določa, koliko let mora biti element star, da se lahko premakne v arhiv.
• Kliknite na Brskanje po če želite spremeniti privzeto lokacijo arhivske datoteke.
• Če želite arhivirati elemente, ki so izključeni iz samodejnega arhiviranja, izberite Vključite elemente s preverjeno možnostjo "Ne shranjuj samodejno" polje.

Na koncu kliknite V redu in Outlook bo takoj začel ustvarjati arhiv. Ko bo postopek končan, se bo v programu Outlook pojavila mapa Arhiv.

Nasveti in opombe:

1. Arhiviranje nekaj map z uporabo različne nastavitve, npr. hranite predmete v Poslani predmeti mapo dlje kot v Osnutki , ponovite zgornje korake za vsako mapo posebej in vse mape shranite v isto archive.pst Če se odločite ustvariti več različnih arhivskih datotek, bo vsaka datoteka dodala svojo Arhiv na seznam map.
2. Arhiv Outlook vzdržuje obstoječa struktura map Če na primer izberete arhiviranje samo ene mape in ima ta mapa nadrejeno mapo, bo v arhivu ustvarjena prazna nadrejena mapa.

Kje so shranjene arhivske datoteke programa Outlook?

Kot že veste, je Outlookov arhiv vrsta datoteke Outlook Data File (.pst). Datoteka archive.pst se samodejno ustvari ob prvem zagonu samodejnega arhiviranja ali ob ročnem arhiviranju e-pošte.

Lokacija arhivske datoteke je odvisna od operacijskega sistema, nameščenega v računalniku. Če niste spremenili privzete lokacije pri konfiguriranju nastavitev arhiviranja, lahko arhivsko datoteko najdete na enem od naslednjih mest:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, in . 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Dokumenti in nastavitve\\Mestne nastavitve\Podatki o aplikacijah\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 in starejši

• Vista in . Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Dokumenti in nastavitve\\Mestne nastavitve\Podatki o aplikacijah\Microsoft\Outlook\archive.pst

Opomba. Podatki o uporabi in . AppData so skrite mape. Če jih želite prikazati, pojdite v Nadzorna plošča > Možnosti mape , preklopite na Oglejte si in izberite Prikaz skritih datotek, map ali pogonov na spletnem mestu . Skrite datoteke in mape .

Kako poiskati lokacijo arhivske datoteke v računalniku

Če arhivske datoteke .pst ne najdete na nobenem od zgornjih mest, obstaja verjetnost, da ste jo pri konfiguriranju nastavitev samodejnega arhiviranja shranili na drugo mesto.

Tukaj je hiter način za določitev natančne lokacije vašega arhiva v programu Outlook: z desno tipko miške kliknite mapo Arhiv na seznamu map, nato pa kliknite Odprta datoteka Lokacija . To bo takoj odprlo mapo, v kateri je shranjena arhivirana datoteka .pst.

Če ste ustvarili več različnih arhivskih datotek, si lahko na ta način na prvi pogled ogledate vse lokacije:

1. Kliknite . Datoteka > Nastavitve računa > Nastavitve računa .
2. V Nastavitve računa preklopite na pogovorno okno Datoteke s podatki zavihek.
3. Med drugimi datotekami boste videli trenutno lokacijo archive.pst (ali kakršno koli ime ste dali svoji arhivski datoteki).
4. Če želite priti do mape, v kateri je shranjena določena arhivska datoteka, izberite želeno datoteko in kliknite Odprta datoteka Lokacija .

Nasveti in triki za arhiv Outlook

V prvem delu tega priročnika smo obravnavali osnove arhiva Outlook. Zdaj je čas, da se naučite nekaj tehnik, ki presegajo osnove.

Kako spremeniti obstoječo lokacijo arhiva programa Outlook

Če iz nekega razloga morate premestiti obstoječi arhiv programa Outlook, preprosto premaknite arhivirano datoteko .pst v novo mapo, bo ob naslednjem zagonu programa Outlook AutoArchive ustvarjena nova datoteka archive.pst na privzetem mestu.

Če želite pravilno premakniti arhiv programa Outlook, izvedite naslednje korake.

1. Zaprite arhiv v programu Outlook

Če želite odklopiti mapo Outlookov arhiv, z desno tipko miške kliknite korensko mapo Arhiv na seznamu map in kliknite Zapri arhiv .

Nasvet. Če se mapa Arhivi ne prikaže na seznamu map, lahko njeno lokacijo poiščete Datoteka > Nastavitve računa > Nastavitve računa > Datoteke s podatki izberite arhivirano datoteko .pst in kliknite Odstranite S tem boste le prekinili povezavo arhiva z Outlookom, ne boste pa izbrisali arhivirane datoteke .pst.

2. Arhivsko datoteko premaknite na želeno mesto.

Zaprite Outlook, poiščite lokacijo arhivirane datoteke .pst in jo kopirajte v izbrano mapo. Ko je arhiv Outlooka kopiran, lahko izbrišete izvirno datoteko. Čeprav je varnejši način preimenovanje v archive-old.pst in shranjevanje, dokler se ne prepričate, da kopirana datoteka deluje.

3. Ponovno povežite premaknjeno datoteko archive.pst

Če želite ponovno povezati arhivsko datoteko, odprite Outlook, kliknite Datoteka > Odpri > Outlook podatkovna datoteka... , poiščite novo lokacijo arhivske datoteke, izberite datoteko in kliknite V redu, da jo povežete. Arhiv se bo mapa takoj pojavila na seznamu map.

4. Spremenite nastavitve samodejnega arhiviranja v programu Outlook

Zadnji, a ne najmanj pomemben korak je spreminjanje nastavitev AutoArchive, tako da bo Outlook odslej premaknil stare elemente na novo lokacijo arhivirane datoteke .pst. V nasprotnem primeru bo Outlook ustvaril novo datoteko archive.pst na prvotni lokaciji.

To storite tako, da kliknete Datoteka > Možnosti > Napredno > Nastavitve samodejnega arhiviranja... , se prepričajte, da je Stare predmete premaknite v je izbran radijski gumb, kliknite Brskanje po in ga usmerite na mesto, kamor ste premaknili arhivsko datoteko programa Outlook.

Kako samodejno izprazniti mape z izbrisanimi elementi in neželeno e-pošto

Brisanje starih elementov iz Izbrisani predmeti in . Neželena e-pošta mape samodejno, nastavite Outlook AutoArchive, da se zažene vsakih nekaj dni, in nato konfigurirajte naslednje nastavitve za zgornje mape:

1. Z desno tipko miške kliknite Izbrisani predmeti in kliknite Lastnosti > Samodejno arhiviranje .
2. Izberite Arhiviranje te mape s temi nastavitvami in izberite želeno število dni poleg možnosti Počistite predmete, starejše od .
3. Izberite, da Trajno izbrišite stare elemente in kliknite V redu.

Ponovite zgornje korake za Neželena e-pošta in vse je pripravljeno!

Opomba: Starejši predmeti bodo izbrisani iz Odpadki in . Izbrisani predmeti mape ob naslednjem zagonu programa AutoArchive. Če ste na primer nastavili, da se program AutoArchive zažene vsakih 14 dni, bodo mape očiščene vsaka dva tedna. Če želite neželena e-poštna sporočila brisati pogosteje, za program Outlook AutoArchive nastavite manjše obdobje.

Kako arhivirati e-poštna sporočila po prejetem datumu

Privzete nastavitve programa Outlook AutoArchive določajo starost elementa na podlagi prejetega/konkurenčnega ali spremenjenega datuma, kar je pozneje. Z drugimi besedami, če po prejemu e-poštnega sporočila ali označitvi opravila za opravljeno opravilo spremenite element (npr. uvoz, izvoz, urejanje, kopiranje, označitev kot prebrano ali neprebrano), se spremenjeni datum spremeni in element se ne premakne v arhivsko mapo, dokler se neobdobje staranja je končano.

Če želite, da Outlook ne upošteva spremenjenega datuma, lahko nastavite arhiviranje elementov na naslednje datume:

• Elektronska sporočila - datum prejema
• elemente koledarja - datum, za katerega je načrtovan sestanek, dogodek ali srečanje.
• Naloge - datum dokončanja
• Opombe - datum zadnje spremembe
• Vnosi v dnevnik - datum nastanka

Opomba: Rešitev zahteva spremembe v registru, zato priporočamo, da jo uporabljate zelo previdno, saj lahko pride do resnih težav, če register spremenite nepravilno. Kot dodatno previdnostni ukrep pred spreminjanjem registra naredite varnostno kopijo. Če delate v poslovnem okolju, za varnost raje prosite skrbnika, naj to stori namesto vas.

Za začetek preverite različico programa Outlook. Če uporabljate Outlook 2010 , obvezno namestite april 2011 popravek za Outlook 2010 in Outlook 2007 uporabniki morajo namestiti popravek iz decembra 2010 za Outlook 2007. Outlook 2013 in Outlook 2016 ne zahtevata dodatnih posodobitev.

Zdaj pa v skladu s spodnjimi koraki ustvarite ArchiveIgnoreLastModifiedTime vrednost registra:

1. Če želite odpreti register, kliknite Začetek > Spustite , tip regedit v iskalno polje in kliknite V REDU .
2. Poiščite in izberite naslednji ključ registra:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Preferences

V programu Outlook 2013 je na primer:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Arhiv ne deluje - razlogi in rešitve

Če Outlookovo arhiviranje ali samodejno arhiviranje ne deluje po pričakovanjih ali imate težave z iskanjem arhiviranih e-poštnih sporočil v programu Outlook, vam lahko naslednji nasveti za odpravljanje težav pomagajo določiti vir težave.

1. Možnosti arhiviranja in samodejnega arhiviranja v programu Outlook niso na voljo

Najverjetneje uporabljate poštni predal strežnika Exchange ali pa ima vaša organizacija politiko hranjenja pošte, ki prevlada nad Outlookovim samodejnim arhiviranjem, npr. vaš skrbnik jo je onemogočil kot politiko skupine. V tem primeru podrobnosti preverite pri skrbniku sistema.

2. AutoArchive je konfiguriran, vendar ne deluje

Če je Outlook Auto Archive nenadoma prenehal delovati, odprite nastavitve AutoArchive in se prepričajte, da je Potrditveno polje Zaženi samodejno arhiviranje vsakih N dni je izbrana.

3. Določen element ni nikoli arhiviran

Pogosta razloga za izključitev določenega elementa iz samodejnega arhiva sta dva:

• Element je datum spremembe je novejši od datuma, nastavljenega za arhiviranje. Za rešitev glejte Kako arhivirati elemente po datumu prejema ali zaključka.
• Spletna stran Ne shranjujte samodejno tega elementa je izbrana lastnost za določen element. Če želite to preveriti, odprite element v novem oknu, kliknite Datoteka > Lastnosti in odstranite kljukico iz tega potrditvenega polja:

Dodate lahko tudi Ne shranjuj samodejno polje v pogledu Outlooka, da bi dobili pregled elementov, za katere je ta možnost izbrana.

4. Arhivska mapa v programu Outlook manjka

Če se mapa Arhivi ne prikaže na seznamu map, odprite nastavitve programa AutoArchive in preverite, ali je Prikaži arhivsko mapo v seznamu map Če se arhivska mapa še vedno ne prikaže, odprite Outlookovo podatkovno datoteko ročno, kot je razloženo tukaj.

5. Poškodovana ali pokvarjena datoteka archive.pst

Če je datoteka archive.pst poškodovana, Outlook vanjo ne more premakniti novih elementov. V tem primeru zaprite Outlook in za popravilo arhivirane datoteke .pst uporabite orodje Inbox Repair Tool (scanpst.exe). Če to ne pomaga, je edina rešitev ustvarjanje novega arhiva.

6. Outlook poštni predal ali arhivska datoteka je dosegla največjo velikost

Polna datoteka archive.pst ali glavna datoteka .pst lahko prav tako prepreči delovanje programa Outlook Archive.

Če je archive.pst datoteka je dosegla svoj limit, jo očistite tako, da izbrišete stare elemente ali ustvarite novo arhivsko datoteko.

Če je glavni .pst datoteka je dosegla svoj limit, poskusite ročno izbrisati nekaj starih elementov ali izpraznite Izbrisani predmeti ali ročno premaknite nekaj elementov v arhiv, ali pa prosite skrbnika, da začasno poveča velikost poštnega predala, in nato zaženite program AutoArchive ali ročno arhivirajte stare elemente.

Privzeta omejitev za datoteke .pst je 20 GB v programu Outlook 2007 in 50 GB v poznejših različicah.

Upam, da je ta vadnica osvetlila, kako arhivirati e-pošto v programu Outlook. Vsekakor se vam zahvaljujem za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!