გაკვეთილი განმარტავს, თუ როგორ უნდა დაარქივოთ ელფოსტა Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 და სხვა ვერსიებში. თქვენ შეისწავლით, თუ როგორ დააკონფიგურიროთ თითოეული საქაღალდე საკუთარი ავტომატური არქივის პარამეტრებით ან გამოიყენოთ იგივე პარამეტრები ყველა საქაღალდეზე, როგორ დაარქივოთ Outlook-ში ხელით და როგორ შექმნათ საარქივო საქაღალდე, თუ ის ავტომატურად არ გამოჩნდება.

თუ თქვენი საფოსტო ყუთი ზომით ძალიან დიდი გაიზარდა, კარგია, დაარქივოთ ძველი ელფოსტა, ამოცანები, შენიშვნები და სხვა ელემენტები, რათა შეინარჩუნოთ თქვენი Outlook სწრაფი და სუფთა. სწორედ აქ ჩნდება Outlook Archive ფუნქცია. ის ხელმისაწვდომია Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 და უფრო ადრეულ ვერსიებში. და ეს სახელმძღვანელო გასწავლით, თუ როგორ დაარქივოთ ელ.წერილი და სხვა ელემენტები სხვადასხვა ვერსიებში ავტომატურად ან ხელით.

რა არის არქივი Outlook-ში?

Outlook Archive (და AutoArchive) გადააქვს ძველი ელ. ფოსტა, დავალება და კალენდრის ელემენტები არქივის საქაღალდეში, რომელიც ინახება თქვენს მყარ დისკზე სხვა ადგილას. ტექნიკურად, დაარქივება გადააქვს ძველ ელემენტებს ძირითადი .pst ფაილიდან ცალკე archive.pst ფაილში, რომელიც შეგიძლიათ გახსნათ Outlook-დან ნებისმიერ დროს, როცა დაგჭირდებათ. ამ გზით, ის დაგეხმარებათ შეამციროთ თქვენი საფოსტო ყუთის ზომა და დაიბრუნოთ თავისუფალი ადგილი თქვენს C:\ დისკზე (თუ არქივის ფაილის სხვაგან შენახვას აირჩევთ).

დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ დააკონფიგურირებთ, Outlook Archive-ს შეუძლია შეასრულოს ერთ-ერთითქვენ არ გსურთ რაიმე ავტომატური დაარქივება, შეგიძლიათ დაარქივოთ ელ.წერილი და სხვა ელემენტები ხელით, როცა გინდათ. ამ გზით თქვენ გექნებათ მეტი კონტროლი იმაზე, თუ რომელი ელემენტი შეინახოთ და რომელი გადაიტანოთ არქივში, სად შეინახოთ საარქივო ფაილი და ა.შ.

გთხოვთ, გაითვალისწინოთ, რომ Outlook AutoArchive-ისგან განსხვავებით, ხელით დაარქივება არის ერთჯერადი პროცესი და თქვენ მოგიწევთ გაიმეოროთ ქვემოთ მოცემული ნაბიჯები ყოველ ჯერზე, როცა გსურთ ძველი ელემენტების არქივში გადატანა.

1. Outlook 2016 , გადადით ფაილი ჩანართზე და დააწკაპუნეთ ინსტრუმენტები > ძველი ელემენტების გასუფთავება .

Outlook 2010 და Outlook 2013 -ში დააწკაპუნეთ ფაილი > გასუფთავების ხელსაწყო > არქივი…

თუ გსურთ დაარქივოთ ყველა ელფოსტა , კალენდრები და ამოცანები , აირჩიეთ ძირეული საქაღალდე თქვენს Outlook საფოსტო ყუთში, ანუ საქაღალდეების სიის ზედა ნაწილში. ნაგულისხმევად, Outlook 2010 და უფრო გვიან ვერსიებში, root საქაღალდე ნაჩვენებია როგორც თქვენი ელფოსტის მისამართი (მე დავარქვი ჩემი სახელი Svetlana როგორც ნაჩვენებია ქვემოთ მოცემულ ეკრანის სურათზე):

და შემდეგ, დააკონფიგურირეთ კიდევ რამდენიმე პარამეტრი:

• -ზე ძველი ელემენტების არქივის ქვეშ, შეიყვანეთ თარიღი, რომელშიც მითითებულია როგორარქივში გადატანამდე ელემენტი უნდა იყოს ძველი.
• დააწკაპუნეთ დათვალიერება ღილაკზე თუ გსურთ შეცვალოთ საარქივო ფაილის ნაგულისხმევი მდებარეობა.
• თუ გსურთ დაარქივოთ ელემენტები, რომლებიც გამორიცხულია ავტომატური დაარქივებიდან, აირჩიეთ ველი შეიყვანეთ ერთეულები მონიშნული „არ დაარქივოთ“ .

ბოლოს დააწკაპუნეთ OK და Outlook დაუყოვნებლივ დაიწყეთ არქივის შექმნა. პროცესის დასრულებისთანავე არქივის საქაღალდე გამოჩნდება თქვენს Outlook-ში.

რჩევები და შენიშვნები:

1. რამდენიმე საქაღალდის დაარქივებისთვის სხვადასხვა პარამეტრების გამოყენებით, მაგ. შეინახეთ ერთეულები თქვენს გაგზავნილი ნივთები საქაღალდეში Drafts -ზე მეტხანს, გაიმეორეთ ზემოაღნიშნული ნაბიჯები თითოეული საქაღალდისთვის ინდივიდუალურად და შეინახეთ ყველა საქაღალდე იმავე archive.pst ფაილში . თუ აირჩევთ რამდენიმე სხვადასხვა საარქივო ფაილის შექმნას, თითოეული ფაილი დაამატებს საკუთარ Archives საქაღალდეს თქვენს საქაღალდეების სიაში.
2. Outlook Archive ინარჩუნებს არსებულ საქაღალდის სტრუქტურას . მაგალითად, თუ აირჩევთ მხოლოდ ერთი საქაღალდის დაარქივებას და ამ საქაღალდეს აქვს მშობელი საქაღალდე, არქივში შეიქმნება ცარიელი მშობელი საქაღალდე.

სად ინახება Outlook Archive ფაილები?

როგორც უკვე იცით, Outlook-ის არქივი არის Outlook Data File (.pst) ფაილის ტიპი. archive.pst ფაილი ავტომატურად იქმნება პირველად ავტომატური არქივის გაშვებისას ან ელ.ფოსტის ხელით დაარქივებისას.

არქივის ფაილის მდებარეობა დამოკიდებულიათქვენს კომპიუტერში დაინსტალირებული ოპერაციული სისტემა. თუ არ შეცვლით ნაგულისხმევ მდებარეობას არქივის პარამეტრების კონფიგურაციისას, შეგიძლიათ იპოვოთ საარქივო ფაილი ერთ-ერთ შემდეგ ადგილას:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, და 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 და უფრო ადრე

• Vista და Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

შენიშვნა. აპლიკაციის მონაცემები და AppData არის დამალული საქაღალდეები. მათ საჩვენებლად გადადით Control Panel > Folder Options , გადადით View ჩანართზე და აირჩიეთ ფარული ფაილების, საქაღალდეების ან დისკების ჩვენება ქვეშ დამალული ფაილები და საქაღალდეები .

როგორ მოვძებნოთ არქივის ფაილის მდებარეობა თქვენს აპარატზე

თუ თქვენ ვერ იპოვით არქივის .pst ფაილს რომელიმე ზემოთ ჩამოთვლილ ადგილას, სავარაუდოა, რომ თქვენ აირჩიეთ მისი შენახვა სხვა ადგილას კონფიგურაციისას. ავტომატური არქივის პარამეტრები.

აქ არის სწრაფი გზა თქვენი Outlook არქივის ზუსტი მდებარეობის დასადგენად: დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით Archive საქაღალდეზე საქაღალდეების სიაში და შემდეგ დააწკაპუნეთ Open File Location . ეს დაუყოვნებლივ გახსნის საქაღალდეს, სადაცთქვენი დაარქივებული .pst ფაილი ინახება.

თუ თქვენ შექმენით რამდენიმე განსხვავებული საარქივო ფაილი, შეგიძლიათ ნახოთ ყველა მდებარეობა ერთი შეხედვით შემდეგნაირად:

1. დააწკაპუნეთ ფაილი > ანგარიშის პარამეტრები > ანგარიშის პარამეტრები .
2. ანგარიშის პარამეტრებში დიალოგში, გადადით მონაცემთა ფაილები ჩანართზე.
3. სხვა ფაილებთან ერთად, თქვენ იხილავთ archive.pst ფაილის ამჟამინდელ მდებარეობას (ან სხვა სახელს, რომელსაც თქვენ დაარქვით). თქვენი საარქივო ფაილი).
4. საქაღალდეში მისასვლელად, სადაც ინახება გარკვეული საარქივო ფაილი, აირჩიეთ სასურველი ფაილი და დააწკაპუნეთ გახსენით ფაილის ადგილმდებარეობა .

Outlook Archive-ის რჩევები და ხრიკები

ამ გაკვეთილის პირველ ნაწილში ჩვენ განვიხილეთ Outlook Archive-ის ძირითადი საკითხები. და ახლა, დროა ვისწავლოთ რამდენიმე ტექნიკა, რომელიც სცილდება საფუძვლებს.

როგორ შეცვალოთ თქვენი Outlook არქივის არსებული მდებარეობა

თუ რაიმე მიზეზით გჭირდებათ თქვენი არსებული Outlook არქივის გადატანა , უბრალოდ დაარქივებული .pst ფაილის ახალ საქაღალდეში გადატანა გამოიწვევს ახალ archive.pst ფაილის შექმნას ნაგულისხმევ ადგილას შემდეგ ჯერზე თქვენი Outlook AutoArchive გაშვებისას.

Outlook არქივის სწორად გადასატანად, შეასრულეთ შემდეგი ნაბიჯები.

1. დახურეთ არქივი Outlook-ში

Outlook Archive საქაღალდის გასათიშად, დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით საქაღალდეების სიაში Archive root საქაღალდეზე და დააწკაპუნეთ Close Archive .

რჩევა. თუარქივების საქაღალდე არ ჩანს თქვენს საქაღალდეების სიაში, შეგიძლიათ იპოვოთ მისი მდებარეობა ფაილი > ანგარიშის პარამეტრები > ანგარიშის პარამეტრები > მონაცემები ფაილები ჩანართი, აირჩიეთ დაარქივებული .pst ფაილი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე წაშლა . ეს მხოლოდ გაწყვეტს არქივს თქვენს Outlook-თან, მაგრამ არ წაშლის დაარქივებულ .pst ფაილს.

2. გადაიტანეთ საარქივო ფაილი იქ, სადაც გსურთ.

დახურეთ Outlook, დაათვალიერეთ თქვენი დაარქივებული .pst ფაილის მდებარეობა და დააკოპირეთ ის თქვენს მიერ არჩეულ საქაღალდეში. როდესაც თქვენი Outlook არქივი დაკოპირდება, შეგიძლიათ წაშალოთ ორიგინალი ფაილი. თუმცა, უფრო უსაფრთხო გზა იქნება მისი სახელის გადარქმევა archive-old.pst და შეინახეთ მანამ, სანამ არ დარწმუნდებით, რომ კოპირებული ფაილი მუშაობს.

3. ხელახლა დააკავშირეთ გადატანილი archive.pst ფაილი

არქივის ფაილის ხელახლა დასაკავშირებლად გახსენით Outlook, დააწკაპუნეთ ფაილი > გახსნა > Outlook მონაცემთა ფაილი... , დაათვალიერეთ თქვენი არქივის ფაილის ახალი მდებარეობა, აირჩიეთ ფაილი და დააწკაპუნეთ OK დასაკავშირებლად. საქაღალდე Archives დაუყოვნებლივ გამოჩნდება თქვენს საქაღალდეების სიაში.

4. შეცვალეთ თქვენი Outlook ავტომატური არქივის პარამეტრები

ბოლო, მაგრამ არა ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაბიჯი არის AutoArchive-ის პარამეტრების შეცვლა ისე, რომ ამიერიდან Outlook-მა ძველი ელემენტები გადაიტანოს თქვენი დაარქივებული .pst ფაილის ახალ ადგილას. წინააღმდეგ შემთხვევაში, Outlook შექმნის სხვა archive.pst ფაილს თავდაპირველ ადგილას.

ამისთვის დააწკაპუნეთ ფაილი > ოფციები > Advanced > AutoArchive Settings... , დარწმუნდით, რომ არჩეულია ძველი ელემენტების გადატანა რადიოზე, დააწკაპუნეთ ღილაკზე დათვალიერება და მიუთითეთ ის იქ, სადაც გადაიტანეთ თქვენი Outlook-ის საარქივო ფაილი.

როგორ ამოიღოთ წაშლილი ელემენტები და არასასურველი ელფოსტის საქაღალდეები ავტომატურად

რომ წაშალოთ ძველი ელემენტები წაშლილი ერთეულებიდან და უსარგებლო ელ.ფოსტის საქაღალდეები ავტომატურად, დააყენეთ Outlook AutoArchive გაშვება ყოველ რამდენიმე დღეში და შემდეგ დააკონფიგურირეთ შემდეგი პარამეტრები ზემოთ მოყვანილი საქაღალდეებისთვის:

1. დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით წაშლილი Items საქაღალდე და დააწკაპუნეთ Properties > AutoArchive .
2. აირჩიეთ ამ საქაღალდის დაარქივება ამ პარამეტრების გამოყენებით და აირჩიეთ დღეების სასურველი რაოდენობა გაწმინდეთ -ზე ძველი ელემენტების გვერდით.
3. აირჩიეთ ძველი ელემენტების სამუდამოდ წაშლა და დააწკაპუნეთ OK.

გაიმეორეთ ზემოთ მოცემული ნაბიჯები Junk E-mails საქაღალდისთვის და ყველაფერი მზად ხართ!

შენიშვნა. ძველი ელემენტები წაიშლება უსარგებლო და წაშლილი ელემენტები საქაღალდეებიდან ავტოარქივის შემდეგ გაშვებაზე. მაგალითად, თუ თქვენ დააკონფიგურირეთ AutoArchive ყოველ 14 დღეში გასაშვებად, საქაღალდეები გაიწმინდება ყოველ 2 კვირაში. თუ გსურთ უფრო ხშირად წაშალოთ არასასურველი ელფოსტა, დააყენეთ უფრო მცირე პერიოდი თქვენი Outlook Auto Archive-ისთვის.

როგორ დავარქივოთ ელფოსტა მიღებული თარიღის მიხედვით

Outlook AutoArchive-ის ნაგულისხმევი პარამეტრები განსაზღვრავს ელემენტის ასაკს მიღებული/კონკურენტული ანშეცვლილი თარიღი, რომელიც მოგვიანებით არის. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თუ ელ.ფოსტის შეტყობინების მიღების ან დავალების დასრულებულად მონიშვნის შემდეგ თქვენ განახორციელებთ რაიმე ცვლილებას ერთეულში (მაგ. იმპორტი, ექსპორტი, რედაქტირება, კოპირება, მონიშვნა წაკითხულად ან წაუკითხავად), იცვლება შეცვლილი თარიღი და ელემენტი გაიმარჯვებს. არ გადაიტანოთ საარქივო საქაღალდეში, სანამ სხვა დაბერების პერიოდი არ დასრულდება.

თუ გსურთ, რომ Outlook-მა არ გაითვალისწინოს შეცვლილი თარიღი, შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ ის, რომ დაარქივოთ ელემენტები შემდეგი თარიღებით:

• ელფოსტა - მიღებული თარიღი
• კალენდრის ერთეულები - თარიღი, რომლითაც არის დაგეგმილი შეხვედრა, ღონისძიება ან შეხვედრა
• დავალებები - დასრულების თარიღი
• შენიშვნები - თარიღი ბოლო მოდიფიკაცია
• ჟურნალის ჩანაწერები - შექმნის თარიღი

შენიშვნა. გამოსავალი მოითხოვს რეესტრში ცვლილებების შეტანას, ამიტომ გირჩევთ გამოიყენოთ იგი ძალიან ფრთხილად, რადგან რეესტრის არასწორად შეცვლით შეიძლება სერიოზული პრობლემები წარმოიშვას. დამატებითი სიფრთხილის სახით, დარწმუნდით, რომ შექმენით რეესტრის სარეზერვო ასლები მის შეცვლამდე. თუ თქვენ მუშაობთ კორპორატიულ გარემოში, ჯობია თქვენს ადმინისტრატორს ეს გააკეთოს თქვენთვის, რათა უსაფრთხო მხარე იყოს.

დაწყებისთვის, შეამოწმეთ თქვენი Outlook ვერსია. თუ იყენებთ Outlook 2010 , დარწმუნდით, რომ დააინსტალირეთ 2011 წლის აპრილის სწრაფი გადაწყვეტა Outlook 2010-ისთვის, ხოლო Outlook 2007 მომხმარებლებმა უნდა დააინსტალირონ 2010 წლის დეკემბრის Hotfix Outlook 2007-ისთვის. Outlook 2013 და Outlook არ საჭიროებს დამატებით განახლებებს.

და ახლა, მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ ნაბიჯებსშექმენით ArchiveIgnoreLastModifiedTime რეესტრის მნიშვნელობა:

1. რეესტრის გასახსნელად დააწკაპუნეთ დაწყება > Run , ჩაწერეთ regedit საძიებო ველში და დააწკაპუნეთ OK .
2. იპოვეთ და აირჩიეთ შემდეგი რეესტრის გასაღები:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

მაგალითად, Outlook 2013-ში არის:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook-ის არქივი არ მუშაობს - მიზეზები და გადაწყვეტილებები

თუ Outlook-ის არქივი ან ავტოარქივი არ მუშაობს ისე, როგორც მოსალოდნელია, ან გაქვთ პრობლემები Outlook-ში დაარქივებული ელფოსტის პოვნაში, პრობლემების მოგვარების შემდეგი რჩევები დაგეხმარებათ თქვენ განსაზღვრავთ პრობლემის წყაროს.

1. არქივისა და ავტოარქივის ვარიანტები მიუწვდომელია Outlook-ში

სავარაუდოდ, თქვენ იყენებთ Exchange Server საფოსტო ყუთს, ან თქვენს ორგანიზაციას აქვს ფოსტის შენახვის პოლიტიკა, რომელიც არღვევს Outlook AutoArchive-ს, მაგ. ის გამორთული იყო თქვენ მიერადმინისტრატორი, როგორც ჯგუფური პოლიტიკა. თუ ეს ასეა, გთხოვთ, შეამოწმოთ დეტალები თქვენი სისტემის ადმინისტრატორთან.

2. AutoArchive არის კონფიგურირებული, მაგრამ არ მუშაობს

თუ მოულოდნელად Outlook Auto Archive-მა შეწყვიტა მუშაობა, გახსენით AutoArchive პარამეტრები და დარწმუნდით, რომ არჩეულია ჩამრთველი Run AutoArchive ყოველ N დღეში .

3. კონკრეტული ელემენტი არასოდეს არ არის დაარქივებული

არსებობს ორი ხშირი მიზეზი იმისა, რომ გარკვეული ელემენტი გამოირიცხოს ავტოარქივიდან:

• ერთეულის შეცვლის თარიღი უფრო ახალია, ვიდრე დაარქივებისთვის დადგენილი თარიღი. გამოსავლისთვის იხილეთ როგორ დავარქივოთ ერთეულები მიღების ან დასრულების თარიღის მიხედვით.
• ნუ დაარქივოთ ეს ელემენტი თვისება არჩეულია მოცემული ერთეულისთვის. ამის შესამოწმებლად გახსენით ელემენტი ახალ ფანჯარაში, დააწკაპუნეთ ფაილი > თვისებები და ამოიღეთ მონიშვნა ამ ჩამრთველიდან:

ასევე, შეგიძლიათ დაამატოთ არ დაარქივოთ ველი თქვენს Outlook-ის ხედში, რათა მიიღოთ მიმოხილვა იმ ელემენტების შესახებ, რომლებისთვისაც არჩეულია ეს პარამეტრი.

4. არქივის საქაღალდე აკლია Outlook-ში

თუ არქივის საქაღალდე არ ჩანს საქაღალდეების სიაში, გახსენით AutoArchive პარამეტრები და შეამოწმეთ, რომ არჩეულია საარქივო საქაღალდის ჩვენება საქაღალდეების სიაში . თუ არქივის საქაღალდე მაინც არ ჩანს, გახსენით Outlook Data File ხელით, როგორც აქ არის ახსნილი.

5. დაზიანებული ან დაზიანებული archive.pst ფაილი

როდესაც archive.pstფაილი დაზიანებულია, Outlook-ს არ შეუძლია მასში რაიმე ახალი ელემენტის გადატანა. ამ შემთხვევაში, დახურეთ Outlook და გამოიყენეთ Inbox Repair Tool (scanpst.exe) თქვენი დაარქივებული .pst ფაილის შესაკეთებლად. თუ ეს არ მუშაობს, ერთადერთი გამოსავალი არის ახალი არქივის შექმნა.

6. Outlook-ის საფოსტო ყუთმა ან საარქივო ფაილმა მიაღწია მაქსიმალურ ზომას

სრული archive.pst ან ძირითადი .pst ფაილი ასევე ხელს უშლის Outlook Archive-ს მუშაობას.

თუ archive.pst ფაილმა მიაღწია ლიმიტს, გაასუფთავეთ იგი ძველი ელემენტების წაშლით ან შექმენით ახალი საარქივო ფაილი.

თუ მთავარი .pst ფაილმა მიაღწია ლიმიტს, სცადეთ რამდენიმე ძველი ელემენტის ხელით წაშლა, ან დაცარიელეთ წაშლილი ერთეულები საქაღალდე, ან გადაიტანეთ ზოგიერთი ელემენტი თქვენს არქივში ხელით, ან ადმინისტრატორს სთხოვეთ დროებით გაზარდოს თქვენი საფოსტო ყუთის ზომა და შემდეგ გაუშვათ AutoArchive ან დაარქივეთ ძველი ელემენტები ხელით.

.pst ფაილების ნაგულისხმევი ლიმიტი არის 20 გბაიტი Outlook 2007-ში, ხოლო 50 გბაიტი მოგვიანებით ვერსიებში.

იმედი მაქვს, რომ ეს სახელმძღვანელო გარკვეულწილად მოჰფენს ნათელს, თუ როგორ უნდა დაარქივოთ წერილები Outlook-ში. ყოველ შემთხვევაში, მადლობას გიხდით რომ კითხულობთ და იმედი მაქვს მომავალ კვირას გნახავთ ჩვენს ბლოგზე!

• ელფოსტის წერილების გადატანა და სხვა ელემენტების მათი ამჟამინდელი საქაღალდეებიდან საარქივო საქაღალდეში.
• სამუდამოდ წაშალეთ ძველი წერილები და სხვა ნივთები, როგორც კი გაივლიან მითითებულ დაბერების პერიოდს.

5 ფაქტი, რომელიც უნდა იცოდე Outlook Archive-ის შესახებ

დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად და ისეთი კითხვების თავიდან ასაცილებლად, როგორიცაა „რატომ არ არის ჩემი Outlook ავტოარქივი მუშაობს?" და "სად არის ჩემი დაარქივებული ელფოსტა Outlook-ში?" გთხოვთ დაიმახსოვროთ შემდეგი მარტივი ფაქტები.

1. ანგარიშების უმეტესობისთვის, Microsoft Outlook ინახავს ყველა წერილს, კონტაქტს, შეხვედრებს, დავალებებს და შენიშვნებს .pst ფაილში, რომელსაც ეწოდება Outlook Data File. PST არის ფაილის ერთადერთი ტიპი, რომლის დაარქივებაც შესაძლებელია. როგორც კი ძველი ელემენტი გადავა მთავარი .pst ფაილიდან archive.pst ფაილში, ის გამოჩნდება Outlook Archive საქაღალდეში და აღარ არის ხელმისაწვდომი თავდაპირველ საქაღალდეში.
2. დაარქივება არ არის იგივე, რაც ექსპორტი . ექსპორტი აკოპირებს ორიგინალურ ელემენტებს ექსპორტის ფაილში, მაგრამ არ შლის მათ მიმდინარე საქაღალდიდან და არც მთავარი .pst ფაილიდან.
3. არქივის ფაილი არ არის იგივე, რაც Outlook-ის სარეზერვო ასლი. თუ გსურთ დაარქივებული ნივთების სარეზერვო ასლი შექმნათ, მოგიწევთ თქვენი archive.pst ფაილის ასლი და შენახვა უსაფრთხო ადგილას, მაგ. Dropbox ან One Drive.
4. კონტაქტები არასოდეს ავტომატურად არქივდება Outlook-ის არცერთ ვერსიაში. თუმცა, შეგიძლიათ დაარქივოთ კონტაქტები საქაღალდეხელით.
5. თუ გაქვთ Outlook Exchange ანგარიში ონლაინ არქივის საფოსტო ყუთით, Outlook-ში დაარქივება გამორთულია.

რჩევა. სანამ არ დაარქივებთ თქვენს Outlook-ს, აზრი აქვს დუბლიკატი კონტაქტების გაერთიანებას.

როგორ დავარქივოთ წერილები Outlook-ში ავტომატურად

Outlook Auto Archive ფუნქცია შეიძლება კონფიგურირებული იყოს ძველის გადასატანად. ელ.წერილი და სხვა ელემენტები დანიშნულ საარქივო საქაღალდეში ავტომატურად რეგულარულ ინტერვალში, ან წაშალეთ ძველი ელემენტები დაარქივების გარეშე. დეტალური ნაბიჯები Outlook-ის სხვადასხვა ვერსიებისთვის ქვემოთ მოცემულია.

როგორ დავარქივოთ Outlook 365 - 2010

Outlook 2010 წლიდან, Auto Archive არ არის ჩართული ნაგულისხმევად, თუმცა Microsoft Outlook პერიოდულად შეგახსენებთ გააკეთეთ ასე:

დაარქივების დაუყოვნებლივ დასაწყებად დააწკაპუნეთ დიახ . არქივის ვარიანტების გადახედვისა და ალბათ შესაცვლელად დააწკაპუნეთ AutoArchive Settings... .

ან შეგიძლიათ დააწკაპუნოთ არა , რათა დახუროთ მოთხოვნა და დააკონფიგურიროთ ავტომატური დაარქივება მოგვიანებით თქვენთვის ყველაზე მოსახერხებელი დრო შემდეგი ნაბიჯების შესრულებით.

1. გახსენით Outlook და შემდეგ დააწკაპუნეთ ფაილი > ოფციები > გაფართოებული > AutoArchive Settings…

   

2. AutoArchive დიალოგური ფანჯარა იხსნება და თქვენ შეამჩნევთ, რომ ყველაფერი ნაცრისფერია... მაგრამ მხოლოდ მანამ, სანამ არ შეამოწმებთ გაუშვით AutoArchive ყოველ N დღეში როგორც კი ეს ველი მონიშნულია, შეგიძლიათ სხვა ვარიანტების კონფიგურაცია თქვენი გემოვნებით დადააწკაპუნეთ OK .

ქვემოთ სკრინშოტი აჩვენებს ნაგულისხმევ პარამეტრებს და დეტალური ინფორმაცია თითოეული ვარიანტის შესახებ შეგიძლიათ იხილოთ აქ.

როდესაც დაარქივება მიმდინარეობს, სტატუსის ინფორმაცია გამოჩნდება სტატუსის ზოლში.

როგორც კი დასრულდება არქივის პროცესი, არქივები საქაღალდე ავტომატურად გამოჩნდება თქვენს Outlook-ში, იმ პირობით, რომ არჩეული გაქვთ ვარიანტი არქივის საქაღალდის ჩვენება საქაღალდეების სიაში . თუ თქვენ ვერ პოულობთ დაარქივებულ წერილებს თქვენს Outlook-ში, იხილეთ როგორ აჩვენოთ Outlook საარქივო საქაღალდე.

როგორ ავტომატური დაარქივება Outlook 2007

Outlook 2007-ში ავტომატური დაარქივება ჩართულია ნაგულისხმევად. შემდეგი საქაღალდეები:

• კალენდარი , ამოცანა და ჟურნალი ერთეულები (6 თვეზე ძველი)
• გაგზავნილი ერთეულები და წაშლილი ერთეულები საქაღალდეები (2 თვეზე ძველი)

სხვა საქაღალდეებისთვის, როგორიცაა Inbox , Drafts , შენიშვნები და სხვა, შეგიძლიათ ჩართოთ AutoArchive ფუნქცია ამ გზით:

1. გახსენით Outlook და დააწკაპუნეთ Tools > Options .
2. პარამეტრები დიალოგურ ფანჯარაში გადადით სხვა ჩანართზე და დააწკაპუნეთ AutoArchive... ღილაკზე.

   

   Იხილეთ ასევე: Excel LEN ფუნქცია: დათვალეთ სიმბოლოები უჯრედში

და შემდეგ, დააკონფიგურირეთ AutoArchive პარამეტრები, როგორც ეს აღწერილია ქვემოთ.

Outlook Auto Archive პარამეტრები და პარამეტრები

როგორც უკვე იცით, Outlook 2010 და მოგვიანებით, ავტო არქივის პარამეტრებზე წვდომა შესაძლებელია ფაილის მეშვეობით> პარამეტრები > გაფართოებული > ავტომატური არქივის პარამეტრები... დეტალური ინფორმაცია თითოეული ვარიანტის შესახებ დაგეხმარებათ პროცესის სრული კონტროლის ქვეშ.

• გაუშვით AutoArchive ყოველ N დღეში . მიუთითეთ რამდენად ხშირად გსურთ AutoArchive-ის გაშვება. გთხოვთ, გახსოვდეთ, რომ ერთდროულად მრავალი ელემენტის დაარქივებამ შეიძლება შეანელოს თქვენი კომპიუტერის მუშაობა. ასე რომ, თუ ყოველდღიურად იღებთ უამრავ ელ.წერილს, დააკონფიგურირეთ თქვენი Outlook Auto Archive, რომ უფრო ხშირად იმუშაოს. იმისათვის, რომ გამორთოთ ავტომატური დაარქივება , გაასუფთავეთ ეს ველი.
• მოთხოვება AutoArchive-ის გაშვებამდე . მონიშნეთ ეს ველი, თუ გსურთ მიიღოთ შეხსენება ავტომატური არქივის პროცესის დაწყებამდე. ეს საშუალებას მოგცემთ გააუქმოთ ავტომატური დაარქივება მოთხოვნაში არა დაწკაპუნებით.
• წაშალეთ ვადაგასული ელემენტები (მხოლოდ ელფოსტის საქაღალდეები) . ამ პარამეტრის არჩევა წაშლის ვადაგასული შეტყობინებები თქვენი ელფოსტის საქაღალდეებიდან. სიცხადისთვის, ვადაგასული ელ.წერილი არ არის იგივე, რაც ძველი შეტყობინება, რომელმაც დაძველების პერიოდის დასასრულს მიაღწია. ვადის გასვლის თარიღი დაყენებულია თითოეული შეტყობინებისთვის ინდივიდუალურად, ელფოსტის ახალი ფანჯრის პარამეტრები ჩანართის მეშვეობით ( პარამეტრები > თვალის მიდევნება ჯგუფი > ვადა იწურება შემდეგ ).

  Microsoft აცხადებს, რომ ეს პარამეტრი ნაგულისხმევად არ არის მონიშნული, მაგრამ ის შემოწმდა ჩემს ზოგიერთ Outlook ინსტალაციაზე. ასე რომ, დარწმუნდით, რომ მოხსენით ეს პარამეტრი, თუ გსურთ ვადაგასული შეტყობინებების შენარჩუნება, სანამ ისინი არ მიაღწევენ დაბერების ბოლომდემოცემული საქაღალდისთვის დაყენებული პერიოდი.

• დაარქივეთ ან წაშალეთ ძველი ელემენტები . აირჩიეთ ეს პარამეტრი, თუ გსურთ საკუთარი ავტომატური არქივის პარამეტრების კონფიგურაცია. თუ მონიშნული არ არის, Outlook გამოიყენებს ნაგულისხმევ AutoArchive პარამეტრებს.
• აჩვენეთ საარქივო საქაღალდე საქაღალდეების სიაში . თუ გსურთ, რომ არქივის საქაღალდე ნავიგაციის პანელში გამოჩნდეს თქვენს სხვა საქაღალდეებთან ერთად, აირჩიეთ ეს ველი. თუ არ არის მონიშნული, თქვენ კვლავ შეძლებთ ხელით გახსნათ თქვენი Outlook არქივის საქაღალდე.
• გაასუფთავეთ -ზე ძველი ელემენტები. მიუთითეთ დაბერების პერიოდი, რომლის შემდეგაც თქვენი Outlook ელემენტები უნდა დაარქივდეს. პერიოდის კონფიგურაცია შეგიძლიათ დღეებში, კვირებში ან თვეებში - მინიმუმ 1 დღიდან მაქსიმუმ 60 თვემდე.
• ძველი ელემენტების გადატანა -ზე. როდესაც ეს პარამეტრი არჩეულია, Outlook ავტომატურად გადააქვს ძველ წერილებს და სხვა ელემენტებს archive.pst ფაილში მათი წაშლის ნაცვლად (ამ რადიო ღილაკის არჩევა ასუფთავებს არჩევანს ერთეულების სამუდამოდ წაშლა ). ნაგულისხმევად, Outlook ინახავს archive.pst ფაილს ერთ-ერთ ამ ადგილას. სხვა მდებარეობის ასარჩევად ან დაარქივებულ .pst-ს სხვა სახელის მისაცემად დააწკაპუნეთ ღილაკზე დათვალიერება .
• ერთეულების სამუდამოდ წაშლა . ეს სამუდამოდ წაშლის ძველ ელემენტებს, როგორც კი ისინი მიაღწევენ დაბერების პერიოდის დასრულებას, არქივის ასლი არ შეიქმნება.
• გამოიყენეთ ეს პარამეტრები ახლავე ყველა საქაღალდეზე . კონფიგურირებული AutoArchive პარამეტრების ყველა საქაღალდეზე გამოსაყენებლად დააწკაპუნეთ მასზეღილაკი. თუ გსურთ გამოიყენოთ სხვა პარამეტრები ერთი ან მეტი საქაღალდისთვის, არ დააჭიროთ ამ ღილაკს. ამის ნაცვლად, ხელით დააკონფიგურირეთ თითოეული საქაღალდის დაარქივების პარამეტრები.

დაბერების ნაგულისხმევი პერიოდები გამოიყენება Outlook Auto Archive-ის მიერ

ნაგულისხმევი დაბერების პერიოდები Outlook-ის ყველა ვერსიაში არის შემდეგი:

• შემოსულები, მონახაზები, კალენდარი, ამოცანები, შენიშვნები, ჟურნალი - 6 თვე
• გასული - 3 თვე
• გაგზავნილი ნივთები, წაშლილი ნივთები - 2 თვე
• კონტაქტები - არ არის ავტომატურად დაარქივებული

ნაგულისხმევი პერიოდები შეიძლება შეიცვალოს თითოეული საქაღალდისთვის ინდივიდუალურად საფოსტო ყუთის გასუფთავების ოფციის გამოყენებით.

Outlook განსაზღვრავს კონკრეტული ელემენტის ასაკს შემდეგი ინფორმაციის საფუძველზე:

• ელფოსტა - მიღების თარიღი ან თარიღი, როდესაც ბოლოს შეცვალეთ და შეინახეთ შეტყობინება (რედაქტირება, ექსპორტი, კოპირება და ა.შ.).
• კალენდარი ელემენტი (შეხვედრები, ღონისძიებები და შეხვედრები) - თარიღი, როდესაც თქვენ ბოლოს შეცვალეთ და შეინახეთ ელემენტი. განმეორებადი ერთეულები არ არის ავტომატურად დაარქივებული.
• დავალებები - დასრულების თარიღი ან ბოლო მოდიფიკაციის თარიღი, რომელი იქნება უფრო გვიან. ღია ამოცანები (დავალებები, რომლებიც არ არის მონიშნული დასრულებულად) არ არის ავტომატურად დაარქივებული.
• შენიშვნები და ჟურნალის ჩანაწერები - თარიღი, როდესაც ერთეული შეიქმნა ან ბოლოს შეიცვალა.

თუ გსურთ ნივთების დაარქივება მიღების/დასრულების თარიღამდე, გთხოვთ, გამოიყენოთ ეს სახელმძღვანელო მითითებები: როგორ დავარქივოთ ელ.წერილი მიღებული თარიღისთვის.

როგორ გამორიცხოთ კონკრეტული საქაღალდეAuto Archive-დან ან გამოიყენეთ სხვადასხვა პარამეტრები

Outlook Auto Archive-ის გარკვეულ საქაღალდეზე მუშაობის თავიდან ასაცილებლად ან ამ საქაღალდისთვის განსხვავებული განრიგისა და პარამეტრების დასაყენებლად, შეასრულეთ შემდეგი ნაბიჯები.

1. დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით საქაღალდეზე და შემდეგ დააწკაპუნეთ თვისებები... კონტექსტურ მენიუში.
2. თვისებები დიალოგურ ფანჯარაში, გააკეთეთ ერთ-ერთი შემდეგი:
   • საქაღალდის ავტომატური დაარქივებიდან გამორიცხვის მიზნით აირჩიეთ არ დაარქივოთ ელემენტები ამ საქაღალდეში რადიო ყუთი.

     

   • საქაღალდის დაარქივება სხვაგვარად , აირჩიეთ ამ საქაღალდის დაარქივება ამ პარამეტრების გამოყენებით და დააყენეთ სასურველი პარამეტრები:
     • დაბერების პერიოდი, რომლის შემდეგაც ელემენტები უნდა გადავიდეს არქივში;
     • გამოვიყენოთ ნაგულისხმევი საარქივო საქაღალდე თუ სხვა საქაღალდე, ან
     • სამუდამოდ წაშალოთ ძველი ელემენტები დაარქივების გარეშე.

     

   • დააწკაპუნეთ OK ცვლილებების შესანახად.

რჩევა. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს მეთოდი ძველი წერილების ავტომატურად წასაშლელად წაშლილი ნივთები და უსარგებლო ელფოსტა საქაღალდეებიდან. დეტალური ნაბიჯები აქ არის.

როგორ შევქმნათ საარქივო საქაღალდე Outlook-ში

თუ აირჩიეთ აჩვენე საარქივო საქაღალდე საქაღალდეების სიაში Outlook Auto Archive პარამეტრების კონფიგურაციისას, საქაღალდე Archives ავტომატურად უნდა გამოჩნდეს ნავიგაციის პანელში. თუ ზემოთ მოყვანილი ვარიანტი არ არის არჩეული, შეგიძლიათ გამოაჩინოთ Outlook Archive საქაღალდეგზა:

1. დააწკაპუნეთ ფაილი > გახსნა & ექსპორტი > გახსენით Outlook მონაცემთა ფაილი.

ესე იგი! Archive საქაღალდე დაუყოვნებლივ გამოჩნდება საქაღალდეების სიაში:

როდესაც არქივის საქაღალდე იქ იქნება, შეგიძლიათ იპოვოთ და გახსნათ თქვენი დაარქივებული ელემენტები როგორც ყოველთვის. Outlook-ის არქივში საძიებლად აირჩიეთ არქივის საქაღალდე ნავიგაციის პანელში და ჩაწერეთ თქვენი საძიებო ტექსტი მყისიერი ძიება ველში.

რომ ამოშალოთ არქივის საქაღალდე თქვენი საქაღალდეების სიიდან, დააწკაპუნეთ მასზე მარჯვენა ღილაკით და შემდეგ დააწკაპუნეთ არქივის დახურვა . არ ინერვიულოთ, ეს წაშლის მხოლოდ Archives საქაღალდეს ნავიგაციის პანიდან, მაგრამ არ წაშლის რეალურ საარქივო ფაილს. თქვენ შეძლებთ აღადგინოთ თქვენი Outlook Archive საქაღალდე ნებისმიერ დროს, როცა დაგჭირდებათ ზემოთ აღნიშნული ნაბიჯების შესრულებით.

როგორ გამორთოთ ავტომატური დაარქივება Outlook-ში

ავტომატური არქივის ფუნქციის გამოსართავად გახსენით AutoArchive Settings დიალოგი და მოხსენით მონიშვნა Run AutoArchive ყოველ N დღეში .

როგორ დავარქივოთ Outlook-ში ხელით (ელფოსტა, კალენდარი, ამოცანები და სხვა საქაღალდეები)

თუ