این آموزش نحوه بایگانی ایمیل ها را در Outlook 365، Outlook 2021، 2019، Outlook 2016، Outlook 2013 و نسخه های دیگر توضیح می دهد. شما یاد خواهید گرفت که چگونه هر پوشه را با تنظیمات بایگانی خودکار خود پیکربندی کنید یا همان تنظیمات را برای همه پوشه ها اعمال کنید، چگونه در Outlook به صورت دستی بایگانی کنید، و چگونه پوشه بایگانی را در صورت عدم نمایش خودکار ایجاد کنید.

اگر اندازه صندوق پست شما خیلی بزرگ شده است، منطقی است که ایمیل های قدیمی، وظایف، یادداشت ها و موارد دیگر را بایگانی کنید تا Outlook خود را سریع و تمیز نگه دارید. اینجاست که ویژگی Outlook Archive وارد می‌شود. این ویژگی در همه نسخه‌های Outlook 365، Outlook 2019، Outlook 2016، Outlook 2013، Outlook 2010 و نسخه‌های قبلی موجود است. و این آموزش به شما یاد می دهد که چگونه ایمیل ها و موارد دیگر را در نسخه های مختلف به صورت خودکار یا دستی بایگانی کنید.

بایگانی در Outlook چیست؟

Outlook Archive (و AutoArchive) ایمیل‌های قدیمی‌تر، وظایف و موارد تقویم را به یک پوشه بایگانی منتقل می‌کند که در مکان دیگری در هارد دیسک شما ذخیره می‌شود. از نظر فنی، بایگانی موارد قدیمی‌تر را از فایل pst. اصلی به یک فایل archive.pst جداگانه منتقل می‌کند که می‌توانید هر زمان که به آن نیاز داشتید از Outlook باز کنید. به این ترتیب، به شما کمک می کند تا اندازه صندوق پستی خود را کاهش دهید و مقداری فضای خالی را در درایو C:\ خود بازگردانید (اگر می خواهید فایل بایگانی را در جای دیگری ذخیره کنید).

بسته به نحوه پیکربندی آن، Outlook Archive می تواند یکی از موارد را انجام دهدشما هیچ گونه بایگانی خودکار نمی خواهید، می توانید ایمیل ها و سایر موارد را هر زمان که بخواهید به صورت دستی بایگانی کنید. به این ترتیب، می‌توانید کنترل بیشتری بر روی اینکه کدام آیتم‌ها را نگه دارید و کدام‌ها را به بایگانی منتقل کنید، کجا فایل بایگانی را ذخیره کنید، و غیره داشته باشید.

لطفاً به خاطر داشته باشید که برخلاف Outlook AutoArchive، بایگانی دستی یک فرآیند یکباره ، و هر بار که می‌خواهید موارد قدیمی‌تر را به بایگانی منتقل کنید، باید مراحل زیر را تکرار کنید.

1. در Outlook 2016 ، به پرونده برگه بروید و روی ابزارها > پاک کردن موارد قدیمی کلیک کنید.

در Outlook 2010 و Outlook 2013 ، روی File > Cleanup Tool > Archive… کلیک کنید

اگر می خواهید همه ایمیل ها را بایگانی کنید. ، تقویم و کارها ، پوشه ریشه را در صندوق پستی Outlook خود انتخاب کنید، یعنی پوشه ای که در بالای لیست پوشه ها قرار دارد. به طور پیش فرض، در Outlook 2010 و نسخه های بعدی، پوشه ریشه به عنوان آدرس ایمیل شما نمایش داده می شود (من نام خود را به Svetlana همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است تغییر داده ام):

و سپس، چند تنظیمات دیگر را پیکربندی کنید:

• در بخش بایگانی موارد قدیمی‌تر از ، تاریخی را وارد کنید که نحوه انجام آن را مشخص می‌کند.یک مورد قبل از انتقال به بایگانی باید قدیمی باشد.
• اگر می خواهید مکان پیش فرض فایل بایگانی را تغییر دهید، روی دکمه مرور کلیک کنید.
• اگر می‌خواهید مواردی را که از بایگانی خودکار حذف شده‌اند، بایگانی کنید، کادر شامل موارد با علامت "Do Not AutoArchive" را علامت بزنید را انتخاب کنید.

در نهایت، روی OK کلیک کنید و Outlook این کار را انجام می‌دهد. بلافاصله شروع به ایجاد یک آرشیو کنید. به محض تکمیل فرآیند، پوشه Archive در Outlook شما ظاهر می شود.

نکات و یادداشت ها:

1. برای بایگانی چند پوشه با استفاده از تنظیمات مختلف، به عنوان مثال موارد را در پوشه Sent Items خود بیشتر از Drafts نگه دارید، مراحل بالا را برای هر پوشه جداگانه تکرار کنید و همه پوشه ها را در همان فایل archive.pst ذخیره کنید. . اگر بخواهید چند فایل بایگانی مختلف ایجاد کنید، هر فایل پوشه Archives خود را به لیست پوشه های شما اضافه می کند.
2. بایگانی Outlook ساختار پوشه موجود 10 را حفظ می کند> برای مثال، اگر فقط یک پوشه را بایگانی کنید، و آن پوشه دارای یک پوشه والد است، یک پوشه والد خالی در بایگانی ایجاد می شود.

فایل های Outlook Archive کجا ذخیره می شوند؟

همانطور که می دانید، بایگانی Outlook نوعی فایل Outlook Data File (.pst) است. فایل archive.pst به طور خودکار اولین باری که بایگانی خودکار اجرا می شود یا زمانی که ایمیل ها را به صورت دستی بایگانی می کنید، ایجاد می شود.

موقعیت فایل بایگانی بستگی بهسیستم عامل نصب شده بر روی کامپیوتر شما مگر اینکه مکان پیش فرض را هنگام پیکربندی تنظیمات بایگانی تغییر دهید، می توانید فایل بایگانی را در یکی از مکان های زیر پیدا کنید:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7، 8، و 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 و قبل از آن

• Vista و Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

توجه داشته باشید. Application Data و AppData پوشه های مخفی هستند. برای نمایش آنها، به Control Panel > Folder Options بروید، به برگه View بروید و نمایش فایل‌ها، پوشه‌ها یا درایوهای پنهان را انتخاب کنید. در فایل ها و پوشه های مخفی .

نحوه پیدا کردن مکان فایل بایگانی در دستگاه خود

اگر نمی توانید فایل pst. بایگانی را در هیچ یک از مکان های بالا پیدا کنید، به احتمال زیاد هنگام پیکربندی آن را در مکانی دیگری ذخیره کرده اید. تنظیمات بایگانی خودکار.

در اینجا یک راه سریع برای تعیین مکان دقیق بایگانی Outlook وجود دارد: روی پوشه Archive در لیست پوشه ها کلیک راست کرده و سپس روی Open File Location کلیک کنید. با این کار بلافاصله پوشه ای که در آن قرار دارد باز می شودفایل pst. بایگانی شده شما ذخیره می شود.

اگر چند فایل بایگانی مختلف ایجاد کرده اید، می توانید همه مکان ها را در یک نگاه به این صورت مشاهده کنید:

1. روی فایل > تنظیمات حساب > تنظیمات حساب کلیک کنید.
2. در تنظیمات حساب گفتگو، به تب Data Files بروید.
3. در میان فایل های دیگر، مکان فعلی فایل archive.pst (یا هر نامی که به آن داده اید را خواهید دید. فایل بایگانی خود).
4. برای رفتن به پوشه ای که در آن یک فایل بایگانی خاص ذخیره شده است، فایل مورد نظر را انتخاب کنید و روی Open File Location کلیک کنید.

نکات و ترفندهای Outlook Archive

در قسمت اول این آموزش، ما به نکات ضروری Outlook Archive پرداخته ایم. و اکنون، زمان یادگیری چند تکنیک فراتر از اصول اولیه است.

نحوه تغییر مکان موجود بایگانی Outlook

اگر به دلایلی نیاز به تغییر مکان آرشیو Outlook موجود دارید ، به سادگی انتقال فایل .pst بایگانی شده به یک پوشه جدید منجر به ایجاد یک فایل archive.pst جدید در مکان پیش فرض دفعه بعد که AutoArchive Outlook شما اجرا می شود.

برای انتقال آرشیو Outlook به درستی، این کار را انجام دهید. مراحل زیر.

1. بستن بایگانی در Outlook

برای قطع اتصال پوشه Outlook Archive، روی پوشه root Archive در لیست پوشه ها راست کلیک کرده و Close Archive را کلیک کنید.

نکته. اگرپوشه بایگانی در لیست پوشه های شما ظاهر نمی شود، می توانید مکان آن را از طریق File > Account Settings > Account Settings > Data پیدا کنید. برگه Files ، فایل .pst بایگانی شده را انتخاب کنید و روی دکمه حذف کلیک کنید. این فقط بایگانی را از Outlook شما قطع می کند، اما فایل .pst بایگانی شده را حذف نمی کند.

2. فایل بایگانی را به جایی که می خواهید منتقل کنید.

Outlook را ببندید، به محل فایل pst. بایگانی شده خود بروید و آن را در پوشه مورد نظر خود کپی کنید. هنگامی که بایگانی Outlook شما کپی شد، می توانید فایل اصلی را حذف کنید. با این حال، یک راه امن تر این است که نام آن را به archive-old.pst تغییر دهید و تا زمانی که مطمئن شوید فایل کپی شده کار می کند نگه دارید.

3. فایل archive.pst منتقل شده را دوباره وصل کنید

برای اتصال مجدد فایل بایگانی، Outlook را باز کنید، روی File > Open > Outlook Data File…<2 کلیک کنید>، به مکان جدید فایل بایگانی خود بروید، فایل را انتخاب کنید و برای اتصال آن روی OK کلیک کنید. پوشه Archives بلافاصله در لیست پوشه های شما نمایش داده می شود.

4. تنظیمات بایگانی خودکار Outlook خود را تغییر دهید

آخرین اما نه کمترین مرحله، تغییر تنظیمات AutoArchive است تا از این پس Outlook موارد قدیمی را به مکان جدید فایل .pst بایگانی شده شما منتقل کند. در غیر این صورت، Outlook فایل archive.pst دیگری را در محل اصلی ایجاد خواهد کرد.

برای انجام این کار، روی File > Options کلیک کنید.> پیشرفته > تنظیمات بایگانی خودکار… ، مطمئن شوید که دکمه رادیویی انتقال موارد قدیمی به انتخاب شده است، روی دکمه مرور کلیک کنید و آن را به جایی که فایل بایگانی Outlook خود را منتقل کرده اید نشان دهید.

نحوه تخلیه خودکار موارد حذف شده و پوشه های ایمیل ناخواسته

برای حذف موارد قدیمی از موارد حذف شده و پوشه های Junk E-mail به طور خودکار، Outlook AutoArchive را هر چند روز یکبار اجرا کنید و سپس تنظیمات زیر را برای پوشه های بالا پیکربندی کنید:

1. روی Deleted کلیک راست کنید. پوشه Items ، و روی Properties > AutoArchive کلیک کنید.
2. گزینه Archive this folder using this settings را انتخاب کنید و گزینه را انتخاب کنید. تعداد روزهای دلخواه در کنار پاک کردن موارد قدیمی تر از .
3. برای حذف دائمی موارد قدیمی انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

مراحل بالا را برای پوشه Junk E-mails تکرار کنید، و همه چیز آماده است!

توجه داشته باشید. موارد قدیمی‌تر از پوشه‌های Junk و Deleted Item در اجرای AutoArchive بعدی حذف خواهند شد. به عنوان مثال، اگر AutoArchive را طوری پیکربندی کرده باشید که هر 14 روز یکبار اجرا شود، پوشه ها هر 2 هفته یکبار پاک می شوند. اگر می‌خواهید ایمیل‌های ناخواسته را بیشتر حذف کنید، دوره کمتری را برای بایگانی خودکار Outlook خود تعیین کنید.

نحوه آرشیو کردن ایمیل‌ها بر اساس تاریخ دریافت

تنظیمات پیش‌فرض Outlook AutoArchive، سن یک مورد را بر اساس دریافت/رقابت یا تعیین می‌کند.تاریخ اصلاح شده، هر کدام که دیرتر باشد. به عبارت دیگر، اگر پس از دریافت یک پیام ایمیل یا علامت گذاری یک کار به صورت کامل، هر گونه تغییری در موردی ایجاد کنید (مانند وارد کردن، صادر کردن، ویرایش، کپی، علامت گذاری به عنوان خوانده شده یا خوانده نشده)، تاریخ اصلاح شده تغییر می کند و مورد برنده می شود. تا پایان دوره پیری دیگر به پوشه بایگانی منتقل نشوید.

اگر می خواهید Outlook تاریخ اصلاح شده را نادیده بگیرد، می توانید آن را برای بایگانی موارد در تاریخ های زیر پیکربندی کنید:

• ایمیل ها - تاریخ دریافت
• موارد تقویم - تاریخی که قرار ملاقات، رویداد یا جلسه ای برای آن برنامه ریزی شده است
• کارها - تاریخ تکمیل
• یادداشت ها - تاریخ آخرین اصلاح
• مدخل های مجله - تاریخ ایجاد

توجه داشته باشید. راه حل مستلزم ایجاد تغییرات در رجیستری است، بنابراین توصیه می کنیم با دقت از آن استفاده کنید زیرا در صورت اصلاح نادرست رجیستری ممکن است مشکلات جدی ایجاد شود. به عنوان یک اقدام احتیاطی اضافی، حتما قبل از تغییر رجیستری از آن نسخه پشتیبان تهیه کنید. اگر در یک محیط شرکتی کار می کنید، بهتر است از ادمین خود بخواهید این کار را برای شما انجام دهد تا در امنیت باشید.

برای شروع، نسخه Outlook خود را بررسی کنید. اگر از Outlook 2010 استفاده می کنید، حتماً Hotfix آوریل 2011 را برای Outlook 2010 نصب کنید، و Outlook 2007 کاربران باید Hotfix دسامبر 2010 را برای Outlook 2007 نصب کنند. Outlook 2013 و Outlook 2013 به هیچ به روز رسانی اضافی نیاز ندارید.

و اکنون، مراحل زیر را دنبال کنیدمقدار رجیستری ArchiveIgnoreLastModifiedTime را ایجاد کنید:

1. برای باز کردن رجیستری، روی شروع > Run کلیک کنید، regedit در کادر جستجو، و روی OK کلیک کنید.
2. کلید رجیستری زیر را پیدا و انتخاب کنید:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

به عنوان مثال، در Outlook 2013، این است:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

بایگانی Outlook کار نمی کند - دلایل و راه حل ها

اگر بایگانی Outlook یا AutoArchive مطابق انتظار کار نمی کند یا در یافتن ایمیل های آرشیو شده خود در Outlook مشکل دارید، نکات عیب یابی زیر می تواند به شما کمک کند. شما منبع مشکل را تعیین می کنید.

1. گزینه‌های بایگانی و AutoArchive در Outlook در دسترس نیستند

به احتمال زیاد، شما از صندوق پستی Exchange Server استفاده می‌کنید، یا سازمان شما یک خط‌مشی حفظ ایمیل دارد که Outlook AutoArchive را لغو می‌کند، به عنوان مثال. توسط شما غیرفعال شدمدیر به عنوان یک خط مشی گروه اگر چنین است، لطفاً جزئیات را با سرپرست سیستم خود بررسی کنید.

2. AutoArchive پیکربندی شده است، اما اجرا نمی شود

اگر به طور ناگهانی Outlook Auto Archive از کار افتاد، تنظیمات AutoArchive را باز کنید و مطمئن شوید که کادر انتخاب Run AutoArchive every N days انتخاب شده است. .

3. یک مورد خاص هرگز بایگانی نمی شود

دو دلیل مکرر برای حذف یک مورد خاص از بایگانی خودکار وجود دارد:

• تاریخ اصلاح مورد جدیدتر از تاریخ تعیین شده برای بایگانی برای راه‌حل، لطفاً نحوه بایگانی کردن موارد بر اساس تاریخ دریافت یا تکمیل را ببینید.
• ویژگی این مورد را بایگانی خودکار نکنید برای یک مورد مشخص انتخاب شده است. برای بررسی این مورد، مورد را در یک پنجره جدید باز کنید، روی File > Properties کلیک کنید و یک تیک از این کادر انتخاب بردارید:

همچنین می‌توانید فیلد Do Not AutoArchive را به نمای Outlook خود اضافه کنید تا نمای کلی از مواردی که این گزینه برای آنها انتخاب شده است را دریافت کنید.

4. پوشه بایگانی در Outlook وجود ندارد

اگر پوشه Archives در لیست پوشه ها ظاهر نشد، تنظیمات AutoArchive را باز کنید و بررسی کنید که گزینه Show archive folder in folder list انتخاب شده باشد. اگر پوشه Archive همچنان نشان داده نشد، همانطور که در اینجا توضیح داده شده است، فایل Outlook Data File را به صورت دستی باز کنید.

5. فایل archive.pst آسیب دیده یا خراب شده

هنگامی که archive.pstفایل آسیب دیده است، Outlook قادر به انتقال موارد جدید به آن نیست. در این مورد، Outlook را ببندید و از ابزار Inbox Repair Tool (scanpst.exe) برای تعمیر فایل .pst بایگانی شده خود استفاده کنید. اگر کار نکرد، تنها راه حل ایجاد یک آرشیو جدید است.

6. صندوق پستی Outlook یا فایل بایگانی به حداکثر اندازه رسیده است

یک فایل archive.pst یا اصلی .pst نیز می تواند از کارکردن بایگانی Outlook جلوگیری کند.

اگر archive.pst فایل به حد مجاز خود رسیده است، آن را با حذف موارد قدیمی پاک کنید یا یک فایل بایگانی جدید ایجاد کنید.

اگر فایل pst. اصلی به حد مجاز خود رسیده است، سعی کنید برخی از موارد قدیمی را به صورت دستی حذف کنید. یا پوشه موارد حذف شده را خالی کنید، یا برخی از موارد را با دست به بایگانی خود منتقل کنید، یا از سرپرست خود بخواهید که اندازه صندوق پستی شما را موقتاً افزایش دهد، و سپس AutoArchive یا بایگانی موارد قدیمی را به صورت دستی اجرا کنید.

محدودیت پیش‌فرض برای فایل‌های .pst 20 گیگابایت در Outlook 2007 و 50 گیگابایت در نسخه‌های بعدی است.

امیدوارم این آموزش نحوه بایگانی ایمیل‌ها را در Outlook روشن کرده باشد. به هر حال من از شما تشکر می کنم که خواندید و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!

• انتقال ایمیل ها و موارد دیگر از پوشه های فعلی آنها به یک پوشه بایگانی.
• حذف دائم ایمیل های قدیمی و موارد دیگر موارد به محض اینکه دوره پیری مشخص شده را پشت سر گذاشتند.

5 واقعیتی که باید در مورد Outlook Archive بدانید

برای جلوگیری از سردرگمی و جلوگیری از سوالاتی مانند "Why does my Outlook کار بایگانی خودکار؟" و "ایمیل های آرشیو شده من در Outlook کجا هستند؟" لطفاً حقایق ساده زیر را به خاطر بسپارید.

1. برای اکثر انواع حساب ها، Microsoft Outlook همه ایمیل ها، مخاطبین، قرار ملاقات ها، وظایف و یادداشت ها را در یک فایل .pst به نام Outlook Data File نگه می دارد. PST تنها نوع فایلی است که می توان بایگانی کرد. به محض اینکه یک مورد قدیمی از فایل pst. اصلی به فایل archive.pst منتقل می شود، در پوشه Outlook Archive نمایش داده می شود و دیگر در پوشه اصلی موجود نیست.
2. بایگانی کردن با صادرات یکسان نیست. صادر کردن موارد اصلی را در فایل صادراتی کپی می کند، اما آنها را از پوشه فعلی یا از فایل pst. اصلی حذف نمی کند.
3. یک فایل بایگانی مانند پشتیبان گیری Outlook نیست. اگر می خواهید از موارد بایگانی شده خود نسخه پشتیبان تهیه کنید، باید یک کپی از فایل archive.pst خود تهیه کرده و آن را در مکانی امن ذخیره کنید، به عنوان مثال. Dropbox یا One Drive.
4. مخاطبین هرگز در هیچ نسخه Outlook به صورت خودکار بایگانی نمی شوند. با این حال، می توانید پوشه Contacts را بایگانی کنیدبه صورت دستی.
5. اگر یک حساب Outlook Exchange با صندوق پستی بایگانی آنلاین دارید، بایگانی در Outlook غیرفعال است.

نکته. قبل از بایگانی موارد Outlook، منطقی است که مخاطبین تکراری را ادغام کنید.

نحوه آرشیو خودکار ایمیل ها در Outlook

ویژگی Outlook Auto Archive را می توان برای جابجایی قدیمی پیکربندی کرد. ایمیل ها و سایر موارد به طور خودکار در یک بازه زمانی منظم به یک پوشه بایگانی مشخص شده یا برای حذف موارد قدیمی بدون بایگانی. مراحل دقیق برای نسخه های مختلف Outlook در زیر آمده است.

نحوه بایگانی خودکار Outlook 365 - 2010

از Outlook 2010، Auto Archive به طور پیش فرض فعال نیست، اگرچه Microsoft Outlook به صورت دوره ای به شما یادآوری می کند که این کار را انجام دهید:

برای شروع فوری بایگانی، روی بله کلیک کنید. برای بازبینی و احتمالاً تغییر گزینه‌های بایگانی، روی تنظیمات بایگانی خودکار… کلیک کنید.

یا، می‌توانید روی خیر کلیک کنید تا درخواست را ببندید، و بعداً در صفحه، بایگانی خودکار را پیکربندی کنید. با انجام مراحل زیر، زمان برای شما راحت‌تر است.

1. Outlook را باز کنید و سپس روی File > گزینه‌ها > پیشرفته<2 کلیک کنید> > تنظیمات AutoArchive…

   

2. پنجره گفتگوی AutoArchive باز می شود، و متوجه خواهید شد که همه چیز خاکستری شده است... اما فقط تا زمانی که AutoArchive را هر N روز اجرا کنید پس از علامت زدن این کادر، می توانید گزینه های دیگر را به دلخواه خود پیکربندی کنید، وروی OK کلیک کنید.

تصویر صفحه زیر تنظیمات پیش فرض را نشان می دهد و اطلاعات دقیق درباره هر گزینه را می توانید در اینجا پیدا کنید.

هنگامی که بایگانی در حال انجام است، اطلاعات وضعیت در نوار وضعیت نمایش داده می شود.

به محض تکمیل فرآیند بایگانی، Archives پوشه به صورت خودکار در Outlook شما ظاهر می شود، مشروط بر اینکه گزینه نمایش پوشه بایگانی در لیست پوشه ها را انتخاب کرده باشید . اگر نمی توانید ایمیل های بایگانی شده را در Outlook خود پیدا کنید، لطفاً به نحوه نمایش پوشه بایگانی Outlook مراجعه کنید.

نحوه بایگانی خودکار Outlook 2007

در Outlook 2007، بایگانی خودکار به طور پیش فرض برای پوشه‌های زیر:

• تقویم ، وظیفه و ژورنال موارد (بالاتر از 6 ماه)
• موارد ارسال‌شده و موارد حذف‌شده پوشه‌ها (قدیمی‌تر از 2 ماه)

برای پوشه‌های دیگر، مانند صندوق ورودی ، پیش‌نویس‌ها ، یادداشت‌ها و موارد دیگر، می‌توانید ویژگی AutoArchive را به این صورت فعال کنید:

1. Outlook را باز کنید و روی Tools > گزینه‌ها کلیک کنید. .
2. در پنجره گفتگوی گزینه ها ، به برگه سایر بروید و روی دکمه AutoArchive… کلیک کنید.

   

و سپس تنظیمات AutoArchive را همانطور که در زیر توضیح داده شده پیکربندی کنید.

تنظیمات و گزینه های Outlook Auto Archive

همانطور که می دانید، در Outlook 2010 و نسخه های جدیدتر، تنظیمات Auto Archive را می توان از طریق File مشاهده کرد.> گزینه‌ها > پیشرفته > تنظیمات بایگانی خودکار… اطلاعات دقیق در مورد هر گزینه به شما کمک می‌کند فرآیند را تحت کنترل کامل خود قرار دهید.

• AutoArchive را هر N روز یکبار اجرا کنید . مشخص کنید که چند بار می خواهید AutoArchive اجرا شود. لطفاً به خاطر داشته باشید که بایگانی کردن بسیاری از موارد در یک زمان ممکن است عملکرد رایانه شما را کاهش دهد. بنابراین اگر روزانه ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید، بایگانی خودکار Outlook خود را طوری پیکربندی کنید که بیشتر اجرا شود. برای خاموش کردن بایگانی خودکار ، این کادر را پاک کنید.
• قبل از اجرای AutoArchive درخواست دهید . اگر می‌خواهید بلافاصله قبل از شروع فرآیند بایگانی خودکار، یادآوری دریافت کنید، این کادر را علامت بزنید. این به شما امکان می‌دهد بایگانی خودکار را با کلیک کردن روی نه در فرمان لغو کنید.
• حذف موارد منقضی شده (فقط پوشه‌های ایمیل) . انتخاب این گزینه پیام های منقضی شده را از پوشه های ایمیل شما حذف می کند. برای وضوح، یک ایمیل منقضی شده با پیام قدیمی که به پایان دوره پیری خود رسیده است یکسان نیست. تاریخ انقضا برای هر پیام به صورت جداگانه از طریق برگه گزینه‌ها در پنجره ایمیل جدید ( گزینه‌ها > ردیابی گروه > پس از انقضا ).

  مایکروسافت بیان می‌کند که این گزینه به‌طور پیش‌فرض بررسی نمی‌شود، اما در برخی از نصب‌های Outlook من علامت زده شده است. بنابراین اگر می‌خواهید پیام‌های منقضی شده را تا پایان دوران پیری نگه دارید، تیک این گزینه را بردارید.دوره برای یک پوشه مشخص تنظیم شده است.

• موارد قدیمی را بایگانی یا حذف کنید . اگر می خواهید تنظیمات آرشیو خودکار خود را پیکربندی کنید، این گزینه را انتخاب کنید. اگر علامت را بردارید، Outlook از تنظیمات AutoArchive پیش‌فرض استفاده می‌کند.
• نمایش پوشه بایگانی در فهرست پوشه‌ها . اگر می‌خواهید پوشه Archive به همراه سایر پوشه‌های شما در قسمت Navigation Pane ظاهر شود، این کادر را انتخاب کنید. اگر انتخاب نشده باشد، همچنان می‌توانید پوشه بایگانی Outlook خود را به صورت دستی باز کنید.
• موارد قدیمی‌تر از را پاک کنید. دوره پیری را مشخص کنید که پس از آن موارد Outlook شما باید بایگانی شوند. می توانید دوره را بر حسب روز، هفته یا ماه پیکربندی کنید - حداقل 1 روز تا حداکثر 60 ماه.
• موارد قدیمی را به منتقل کنید. هنگامی که این گزینه انتخاب می شود، Outlook به طور خودکار ایمیل های قدیمی و موارد دیگر را به جای حذف به فایل archive.pst منتقل می کند (با انتخاب این دکمه رادیویی، انتخاب حذف دائم موارد پاک می شود). به طور پیش فرض، Outlook فایل archive.pst را در یکی از این مکان ها ذخیره می کند. برای انتخاب مکان دیگری یا دادن نام دیگری به .pst بایگانی شده، روی دکمه مرور کلیک کنید.
• حذف دائم موارد . با این کار موارد قدیمی به‌محض پایان دوره پیری برای همیشه حذف می‌شوند، هیچ نسخه بایگانی ایجاد نمی‌شود.
• اکنون این تنظیمات را در همه پوشه‌ها اعمال کنید . برای اعمال تنظیمات AutoArchive پیکربندی شده در همه پوشه ها، روی این کلیک کنیددکمه. اگر می خواهید تنظیمات دیگری را برای یک یا چند پوشه اعمال کنید، روی این دکمه کلیک نکنید. در عوض، تنظیمات بایگانی را برای هر پوشه به صورت دستی پیکربندی کنید.

دوره های پیری پیش فرض استفاده شده توسط Outlook Auto Archive

دوره های پیری پیش فرض در همه نسخه های Outlook به شرح زیر است:

• صندوق ورودی، پیش نویس ها، تقویم، وظایف، یادداشت ها، مجله - 6 ماه
• صندوق خروجی - 3 ماه
• موارد ارسالی، موارد حذف شده - 2 ماه
• مخاطبین - به صورت خودکار بایگانی نمی شوند

دوره های پیش فرض را می توان برای هر پوشه به صورت جداگانه با استفاده از گزینه Mailbox Cleanup تغییر داد.

Outlook سن یک مورد خاص را بر اساس اطلاعات زیر تعیین می کند:

• ایمیل ها - تاریخ دریافت یا تاریخی که آخرین بار پیام را تغییر داده و ذخیره کرده اید (ویرایش، صادرات، کپی و غیره).
• تقویم آیتم ها (جلسات، رویدادها و قرار ملاقات ها) - تاریخی که آخرین مورد را تغییر داده و ذخیره کرده اید. موارد تکرار شونده به صورت خودکار بایگانی نمی شوند.
• کارها - تاریخ تکمیل یا آخرین تاریخ اصلاح، هر کدام که دیرتر باشد. کارهای باز (وظایفی که کامل علامت گذاری نشده اند) به صورت خودکار بایگانی نمی شوند.
• یادداشت ها و ژورنال ورودی ها - تاریخی که یک مورد ایجاد شده یا آخرین اصلاح شده است.

اگر می‌خواهید موارد را تا تاریخ دریافت/تکمیل بایگانی کنید، لطفاً از این دستورالعمل‌ها استفاده کنید: نحوه بایگانی ایمیل‌ها بر اساس تاریخ دریافت.

نحوه حذف یک پوشه خاصاز Auto Archive یا اعمال تنظیمات مختلف

برای جلوگیری از اجرا شدن Outlook Auto Archive در یک پوشه خاص، یا تنظیم برنامه و گزینه های مختلف برای آن پوشه، مراحل زیر را انجام دهید.

1. روی پوشه کلیک راست کنید، و سپس روی Properties… در منوی زمینه کلیک کنید.
2. در پنجره گفتگوی Properties ، یکی از موارد زیر را انجام دهید:
   • برای حذف پوشه از بایگانی خودکار، کادر رادیویی موارد در این پوشه بایگانی نشود را انتخاب کنید.

     

   • به بایگانی پوشه متفاوت ، بایگانی این پوشه با استفاده از این تنظیمات را انتخاب کنید و گزینه های مورد نظر را تنظیم کنید:
     • دوره پیری که پس از آن موارد باید به بایگانی منتقل شوند. 11>
     • اینکه آیا از پوشه بایگانی پیش فرض استفاده شود یا از یک پوشه دیگر، یا
     • حذف دائمی موارد قدیمی بدون بایگانی.

   

3. برای ذخیره تغییرات، OK را کلیک کنید.

نکته. می توانید از این روش برای حذف خودکار ایمیل های قدیمی از پوشه های موارد حذف شده و ایمیل ناخواسته استفاده کنید. مراحل دقیق اینجا هستند.

نحوه ایجاد پوشه بایگانی در Outlook

اگر هنگام پیکربندی تنظیمات بایگانی خودکار Outlook، گزینه نمایش پوشه بایگانی در لیست پوشه را انتخاب کرده اید، پوشه Archives باید به طور خودکار در قسمت ناوبری ظاهر شود. اگر گزینه بالا انتخاب نشد، می توانید پوشه Outlook Archive را در این قسمت نمایش دهیدway:

1. روی File > Open & صادرات > فایل داده Outlook را باز کنید.

همین! پوشه Archive بلافاصله در لیست پوشه ها نمایش داده می شود:

هنگامی که پوشه Archive وجود دارد، می توانید موارد بایگانی شده خود را پیدا کرده و باز کنید مثل همیشه. برای جستجو در بایگانی Outlook، پوشه Archive را در پنجره پیمایش انتخاب کنید و متن جستجوی خود را در کادر جستجوی فوری تایپ کنید.

برای حذف پوشه Archive از لیست پوشه های خود، روی آن کلیک راست کرده و سپس Close Archive را کلیک کنید. نگران نباشید، این کار فقط پوشه Archives را از صفحه پیمایش حذف می کند، اما فایل بایگانی واقعی را حذف نمی کند. با انجام مراحل بالا می‌توانید پوشه بایگانی Outlook خود را هر زمان که نیاز داشتید بازیابی کنید.

نحوه غیرفعال کردن بایگانی خودکار در Outlook

برای خاموش کردن ویژگی AutoArchive، باز کردن گفتگوی تنظیمات AutoArchive، و علامت کادر Run AutoArchive every N days را بردارید.

نحوه بایگانی دستی در Outlook (ایمیل، تقویم، وظایف و پوشه های دیگر)

اگر