Το άρθρο δείχνει πώς να μοιραστείτε το ημερολόγιο του Outlook με το λογαριασμό Google με τρεις διαφορετικούς τρόπους: στέλνοντας μια πρόσκληση, δημοσιεύοντας ένα ημερολόγιο στο διαδίκτυο και εξάγοντας ένα αρχείο iCalendar.

Ο διαμοιρασμός ή ο συγχρονισμός μεταξύ δύο διαφορετικών εφαρμογών είναι συχνά πολύ πιο περίπλοκος απ' ό,τι χρειάζεται, ειδικά όταν πρόκειται για το Microsoft Outlook και το Google Gmail, τις δύο πιο διαδεδομένες εφαρμογές αλληλογραφίας και ημερολογίου που χρησιμοποιούνται σήμερα. Φυσικά, υπάρχουν μια χούφτα προγράμματα και υπηρεσίες τρίτων κατασκευαστών που διευκολύνουν τη δουλειά, αλλά ποιος θα ήθελε να πληρώσει για κάτι που μπορεί να γίνει δωρεάν;

Αυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει 3 εύκολους τρόπους για να μοιραστείτε το ημερολόγιο του Outlook με το Google χωρίς να χρησιμοποιήσετε επεκτάσεις, πρόσθετα ή εργαλεία τρίτων.

Μοιραστείτε το ημερολόγιο του Outlook με το Google στέλνοντας πρόσκληση

Το Microsoft Outlook και η εφαρμογή Ημερολόγιο Google είναι θεμελιωδώς διαφορετικά, αλλά έχουν ένα κοινό: και τα δύο υποστηρίζουν το iCal, το οποίο είναι μια γενικά αποδεκτή μορφή για την ανταλλαγή πληροφοριών προγραμματισμού μεταξύ διαφορετικών συστημάτων και εφαρμογών. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εγγραφείτε σε ένα ημερολόγιο του Outlook στο Google, αν έχετε έναν έγκυρο σύνδεσμο ICS. Αυτή η ενότητα εξηγεί πώς να λάβετε το σύνδεσμο iCal από έναπρόσκληση κοινής χρήσης.

Η λειτουργία κοινής χρήσης ημερολογίου είναι διαθέσιμη στις εκδόσεις desktop του Outlook για το Office 365, στους λογαριασμούς που βασίζονται στο Exchange, στο Outlook στο web και στο Outlook.com. Οι παρακάτω οδηγίες αφορούν λογαριασμούς διακομιστή Exchange και το Outlook για το Office 365 desktop. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook στο web ή το Outlook.com, τα λεπτομερή βήματα βρίσκονται εδώ: Πώς να μοιραστείτε το ημερολόγιο στο Outlook Online.

Σημαντική σημείωση! Επί του παρόντος, η κοινή χρήση ημερολογίου λειτουργεί μόνο μία φορά, οι επόμενες αλλαγές δεν συγχρονίζονται. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ο συγχρονισμός ημερολογίου του Outlook / Google δεν λειτουργεί.

Για να μοιραστείτε το ημερολόγιο του Outlook με το Gmail, πρέπει να κάνετε τα εξής:

Αποστολή πρόσκλησης κοινής χρήσης ημερολογίου από το Outlook

Στο Microsoft Outlook, μεταβείτε στην προβολή Ημερολόγιο και κάντε τα εξής:

1. Στο παράθυρο πλοήγησης, κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε και επιλέξτε Άδειες κοινής χρήσης από το μενού περιβάλλοντος. (Ή κάντε κλικ στο Μοιραστείτε το ημερολόγιο στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Διαχείριση ημερολογίων ομάδα.)
2. Στο Δικαιώματα της καρτέλας Ιδιότητες ημερολογίου παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Προσθέστε .
3. Στο Προσθήκη χρηστών παράθυρο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση Gmail στο πεδίο Προσθέστε και κάντε κλικ στο κουμπί OK .
4. Επιλέξτε το επίπεδο δικαιωμάτων που θέλετε να παρέχετε (το προεπιλεγμένο είναι Δείτε όλες τις λεπτομέρειες ) και κάντε κλικ στο OK.

Το μέρος του Outlook έχει ολοκληρωθεί και η πρόσκληση κοινής χρήσης ημερολογίου βρίσκεται καθ' οδόν προς το λογαριασμό σας στο Gmail.

Προσθήκη συνδέσμου iCal στο Ημερολόγιο Google

Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Google και εκτελέστε αυτά τα βήματα:

1. Στο Google Gmail, ανοίξτε την πρόσκληση κοινής χρήσης, κάντε δεξί κλικ στο " αυτό το URL " κοντά στο κάτω μέρος, και επιλέξτε Αντιγραφή διεύθυνσης συνδέσμου ή την αντίστοιχη εντολή ανάλογα με το πρόγραμμα περιήγησής σας.
2. Μεταβείτε στην εφαρμογή Ημερολόγιο Google και κάντε κλικ στο σύμβολο συν δίπλα στο Άλλα ημερολόγια .
3. Στο αναδυόμενο μενού, επιλέξτε Από τη διεύθυνση URL .
4. Επικολλήστε το σύνδεσμο που αντιγράψατε από την πρόσκληση κοινής χρήσης (θα πρέπει να έχει κατάληξη .ics) στο πεδίο URL του ημερολογίου και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ημερολογίου .

   Σε λίγο, θα ενημερωθείτε ότι το ημερολόγιο έχει προστεθεί.

5. Κάντε κλικ στο βέλος επιστροφής στην επάνω αριστερή γωνία για έξοδο. Ρυθμίσεις , και θα βρείτε το ημερολόγιο του Outlook κάτω από Άλλα ημερολόγια Μπορείτε τώρα να το μετονομάσετε και να αλλάξετε το χρώμα της επιλογής σας:

Το ημερολόγιο θα πρέπει να συγχρονιστεί αυτόματα εφόσον παραμείνετε εγγεγραμμένοι σε αυτό. Συνήθως, χρειάζονται μερικά λεπτά για να εμφανιστούν οι ενημερώσεις στο Ημερολόγιο Google.

Μοιραστείτε το ημερολόγιο του Outlook με το Google δημοσιεύοντάς το online

Αν δεν θέλετε να στείλετε ξεχωριστή πρόσκληση σε κάθε άτομο, μπορείτε να δημοσιεύσετε το ημερολόγιό σας στο διαδίκτυο και στη συνέχεια να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο ICS προς αυτό.

Η λειτουργία δημοσίευσης είναι διαθέσιμη σχεδόν σε όλες τις εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών Outlook.com, Office for 365 και Exchange. Εάν η δημοσίευση δεν λειτουργεί σε μια τοπικά εγκατεστημένη εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές γραφείου ή ο διαχειριστής σας επέβαλε κάποιους περιορισμούς στον εταιρικό σας λογαριασμό Office 365, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε το Outlook.com για τη λειτουργία δημοσίευσης.

Για να δημοσιεύσετε ένα ημερολόγιο στο Outlook.com ή στο Outlook στον ιστό, εκτελέστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στην εφαρμογή Ημερολόγιο, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις (γρανάζι) στην επάνω δεξιά γωνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook σύνδεσμο στο κάτω μέρος της σελίδας Ρυθμίσεις παράθυρο.
2. Στα αριστερά, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο >, Κοινόχρηστα ημερολόγια .
3. Στο δεξί παράθυρο, στην περιοχή Δημοσιεύστε ένα ημερολόγιο , επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να δημοσιεύσετε και επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης: Προβολή όταν είμαι απασχολημένος , Δείτε τίτλους και τοποθεσίες , ή Δείτε όλες τις λεπτομέρειες .
4. Κάντε κλικ στο Δημοσίευση κουμπί.
5. Σε λίγο, ο σύνδεσμος ICS θα εμφανιστεί στο ίδιο παράθυρο. Αντιγράψτε τον και μοιραστείτε τον με όσους ανθρώπους θέλετε.

Συμβουλές:

1. Εάν χρησιμοποιείτε ένα desktop έκδοση του Outlook, χρησιμοποιήστε αυτές τις οδηγίες: Πώς να δημοσιεύσετε ένα ημερολόγιο στο Outlook.
2. Αν κάποιος μοιράστηκε μαζί σας έναν σύνδεσμο ICS, εκτελέστε τα βήματα 2 - 5 που αναφέρθηκαν στην προηγούμενη ενότητα για να προσθέσετε ένα δημόσιο iCalendar στον λογαριασμό σας Google.

Εισαγωγή ημερολογίου του Outlook στο Google

Ένας άλλος τρόπος για να μοιραστείτε το ημερολόγιο του Outlook με το λογαριασμό Google είναι η εξαγωγή και η εισαγωγή των συμβάντων του. Ο σημαντικός περιορισμός αυτής της προσέγγισης είναι ότι εισάγετε ένα στιγμιότυπο του ημερολογίου σας στο Outlook. Τα ημερολόγια δεν θα συγχρονίζονται αυτόματα και καμία περαιτέρω αλλαγή που θα κάνετε στο ημερολόγιό σας στο Outlook δεν θα εμφανίζεται στο Google.

Εξαγωγή ημερολογίου από το Outlook

Για να εξάγετε ένα ημερολόγιο από το Outlook, απλώς αποθηκεύστε το ως αρχείο iCal:

1. Επιλέξτε το ημερολόγιο για εξαγωγή.
2. Κάντε κλικ στο Αρχείο >, Αποθήκευση ημερολογίου .
3. Στο Αποθήκευση ως παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε όποιο όνομα επιθυμείτε στο πεδίο Όνομα αρχείου πλαίσιο ή αφήστε το προεπιλεγμένο.

   Στο κάτω μέρος του παραθύρου, θα δείτε τη σύνοψη του τι πρόκειται να αποθηκευτεί. Αν είστε ικανοποιημένοι με τις προεπιλογές, απλά κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση . Διαφορετικά, κάντε κλικ στο Περισσότερες επιλογές και συνεχίστε με το επόμενο βήμα.

4. Στο παράθυρο που ανοίγει, καθορίστε τις ακόλουθες πληροφορίες:
   • Από το Εύρος ημερομηνίας αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Καθορίστε ημερομηνίες και ορίστε ένα επιθυμητό εύρος ημερομηνιών ή επιλέξτε από τις προκαθορισμένες επιλογές. Εάν αποφασίσετε να εξάγετε ολόκληρο το ημερολόγιο, λάβετε υπόψη σας ότι το αρχείο iCal που θα προκύψει μπορεί να είναι αρκετά μεγάλο και θα χρειαστεί αρκετή ώρα για τη δημιουργία του.
   • Από το Λεπτομέρεια επιλέξτε την ποσότητα των πληροφοριών που θέλετε να αποθηκεύσετε: Διαθεσιμότητα μόνο , Περιορισμένες λεπτομέρειες (διαθεσιμότητα και θέματα) ή Όλες οι λεπτομέρειες .
   • Προαιρετικά, κάντε κλικ στο Εμφάνιση και ρυθμίστε τις πρόσθετες επιλογές, όπως η εξαγωγή ιδιωτικών στοιχείων και συνημμένων ημερολογίου.
   • Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK.

   Πίσω στο κεντρικό Αποθήκευση ως παράθυρο, κάντε κλικ στο Αποθήκευση .

   Δείτε επίσης: Εισαγωγή πλαισίου ελέγχου στο Excel: δημιουργία διαδραστικής λίστας ελέγχου ή λίστας εργασιών

Εισαγωγή αρχείου iCal στο Google

Για να εισαγάγετε το αρχείο .ics στο Ημερολόγιο Google, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Στην εφαρμογή Ημερολόγιο Google, κάντε κλικ στο Μενού ρυθμίσεων στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε Ρυθμίσεις .
2. Στα αριστερά, επιλέξτε Εισαγωγή & εξαγωγή .
3. Κάτω από το Εισαγωγή , κάντε κλικ Επιλέξτε αρχείο από τον υπολογιστή σας και αναζητήστε το αρχείο iCal που εξαγάγατε από το Outlook.
4. Επιλέξτε σε ποιο ημερολόγιο θα εισαχθούν τα συμβάντα. Από προεπιλογή, τα συμβάντα προστίθενται στο πρωτεύον ημερολόγιο.
5. Κάντε κλικ στο Εισαγωγή κουμπί.

Μετά την ολοκλήρωση, θα ενημερωθείτε για το πόσα συμβάντα έχουν εισαχθεί, και μόλις βγείτε από το Ρυθμίσεις θα τις βρείτε στο ημερολόγιό σας στο Google.

Το κοινόχρηστο ημερολόγιο του Outlook δεν λειτουργεί

Παρόλο που η τυπική μορφή iCal υποστηρίζεται τόσο από τη Microsoft όσο και από τη Google, φαίνεται να έχουν πολλά προβλήματα συμβατότητας. Από τη δική μου εμπειρία, ένα κοινόχρηστο ή δημοσιευμένο ημερολόγιο που υποτίθεται ότι συγχρονίζεται αυτόματα στην πραγματικότητα λειτουργεί μόνο μία φορά - κατά τον αρχικό συγχρονισμό. Οι μεταγενέστερες αλλαγές στο Outlook δεν αντικατοπτρίζονται στη Google, γεγονός που καθιστά αυτή τη λειτουργία σχεδόν άχρηστη. Η πρώτη μου σκέψη ήταν ότι έχωκάτι λάθος, αλλά μετά από μια μικρή έρευνα βρήκα πολλά παρόμοια προβλήματα που αναφέρθηκαν στο Γραφείο Βοήθειας της Google.

Δυστυχώς, προς το παρόν δεν υπάρχει προφανής λύση σε αυτό το πρόβλημα. Θα πρέπει είτε να περιμένουμε (ή μάλλον να ελπίζουμε) για μια λύση είτε να βασιστούμε σε ειδικό λογισμικό. Για παράδειγμα, σύμφωνα με την Google, τα Συγχρονισμός G Suite για το Microsoft Outlook συγχρονίζει όλα τα στοιχεία, όπως αλληλογραφία, ημερολόγιο, επαφές, εργασίες και σημειώσεις και προς τις δύο κατευθύνσεις. Μερικές εναλλακτικές λύσεις περιγράφονται στην ενότητα Πώς να συγχρονίσετε το Ημερολόγιο Google με το Outlook.

Έτσι μοιράζεστε το ημερολόγιο του Outlook με το Google. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!