В учебнике рассказывается, как архивировать электронные письма в Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и других версиях. Вы узнаете, как настроить для каждой папки свои параметры автоархивирования или применить одинаковые параметры ко всем папкам, как архивировать в Outlook вручную и как создать архивную папку, если она не появилась автоматически.

Если ваш почтовый ящик стал слишком большим, то для поддержания быстродействия и чистоты Outlook имеет смысл архивировать старые письма, задачи, заметки и другие элементы. Именно здесь на помощь приходит функция Outlook Archive. Она доступна во всех версиях Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и более ранних. И в этом руководстве вы узнаете, как архивировать электронные письма и другие элементы вразличные версии автоматически или вручную.

Что такое архив в Outlook?

Outlook Archive (и AutoArchive) перемещает старые сообщения электронной почты, задачи и элементы календаря в архивную папку, которая хранится в другом месте на жестком диске. Технически, архивирование переносит старые элементы из основного файла .pst в отдельный файл archive.pst, который можно открыть из Outlook в любое время. Таким образом, это помогает уменьшить размер почтового ящика и вернуть свободное место на жестком диске.диск C:\ (если вы решили хранить архивный файл в другом месте).

В зависимости от того, как вы его настроите, Outlook Archive может выполнять одну из следующих задач:

• Переместить электронные письма и другие элементы из текущих папок в архивную папку.
• Постоянно удалять старые электронные письма и другие предметы, как только они пройдут установленный срок старения.

5 фактов, которые вы должны знать об архиве Outlook

Чтобы избежать путаницы и не задавать вопросы типа "Почему мой Outlook Auto Archive не работает?" и "Где мои заархивированные письма в Outlook?", пожалуйста, запомните следующие простые факты.

1. Для большинства типов учетных записей Microsoft Outlook хранит все электронные письма, контакты, встречи, задачи и заметки в файле .pst, называемом файлом данных Outlook. PST - единственный тип файла, который можно архивировать. Как только старый элемент перемещается из основного файла .pst в файл .pst, он переходит в файл .pst. архив.pst файл, он отображается в папке Outlook Archive и больше не доступен в исходной папке.
2. Архивирование - это не то же самое, что экспорт Экспорт копирует исходные элементы в файл экспорта, но не удаляет их ни из текущей папки, ни из основного файла .pst.
3. Архивный файл - это не то же самое, что резервное копирование Outlook. Если вы хотите создать резервную копию архивных элементов, вам придется сделать копию файла archive.pst и хранить ее в безопасном месте, например, в Dropbox или One Drive.
4. Контакты никогда не архивируются автоматически ни в одной версии Outlook. Однако вы можете архивировать Контакты папку вручную.
5. Если у вас есть Outlook Exchange учетной записи с почтовым ящиком с онлайн-архивом, архивирование в Outlook отключено.

Совет. Перед архивированием элементов Outlook имеет смысл объединить дублирующиеся контакты.

Как автоматически архивировать электронную почту в Outlook

Сайт Автоматический архив Outlook Функция может быть настроена на автоматическое перемещение старых писем и других элементов в указанную архивную папку через регулярный интервал времени или на удаление старых элементов без архивации. Ниже приведены подробные шаги для различных версий Outlook.

Как автоматически архивировать Outlook 365 - 2010

Начиная с Outlook 2010, функция автоматического архивирования не включена по умолчанию, хотя Microsoft Outlook будет периодически напоминать вам об этом:

Чтобы начать архивирование немедленно, нажмите Да Чтобы просмотреть и, возможно, изменить параметры архива, нажмите кнопку Настройки автоархива... .

Или вы можете нажать Нет чтобы закрыть приглашение, и настройте автоархивирование позже в удобное для вас время, выполнив следующие шаги.

1. Откройте Outlook, а затем нажмите Файл > Опции > Расширенный > Настройки автоархива...

   

2. Откроется диалоговое окно Автоархивирование, и вы заметите, что все выделено серым цветом... но только до тех пор, пока вы не установите флажок Запускать автоархив каждые N дней После того как этот флажок установлен, вы можете настроить другие параметры по своему вкусу и нажать кнопку OK .

На скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию, а подробную информацию о каждой опции можно найти здесь.

Когда архивирование находится в процессе, информация о состоянии отображается в строке состояния.

Как только процесс архивирования будет завершен, на экране появится Архивы папка появится в вашем Outlook автоматически, если вы выбрали опцию Показать архивную папку в списке папок Если вы не можете найти архивные письма в Outlook, см. раздел Как отобразить архивную папку Outlook.

Как автоматически архивировать Outlook 2007

В Outlook 2007 автоматическое архивирование включено по умолчанию для следующих папок:

• Календарь , задание и журнал предметы (старше 6 месяцев)
• Отправленные предметы и Удаленные элементы папки (старше 2 месяцев)

Для других папок, таких как Входящие , Черновики , Примечания и другие, вы можете включить функцию автоархивирования таким образом:

1. Откройте Outlook и нажмите Инструменты > Опции .
2. В Опции диалогового окна, перейдите к Другое вкладку и нажмите кнопку Автоархив... кнопка.

   

Затем настройте параметры автоархивации, как описано ниже.

Параметры и опции автоархивации Outlook

Как вы уже знаете, в Outlook 2010 и более поздних версиях параметры автоархива можно получить через Файл > Опции > Расширенный > Настройки автоархива... Подробная информация о каждом варианте поможет вам взять процесс под свой полный контроль.

• Запускать автоархив каждые N дней Укажите, как часто вы хотите запускать автоархив. Имейте в виду, что архивирование большого количества элементов за один раз может замедлить работу вашего компьютера. Поэтому, если вы ежедневно получаете много писем, настройте автоархив Outlook на более частый запуск. To отключить автоархивирование , снимите этот флажок.
• Подсказка перед запуском автоархива Установите этот флажок, если вы хотите получать напоминание непосредственно перед началом процесса автоархивирования. Это позволит вам отменить автоархивирование, нажав кнопку Нет в подсказке.
• Удаление просроченных элементов (только для папок электронной почты) Выбор этой опции приведет к удалению истекшие сообщения из папок электронной почты. Для ясности, просроченное письмо - это не то же самое, что старое сообщение, у которого истек срок хранения. Дата истечения срока хранения устанавливается для каждого сообщения отдельно с помощью параметра Опции вкладка нового окна электронной почты ( Опции > Отслеживание группа> Истекает после ).

  Microsoft утверждает, что эта опция не установлена по умолчанию, но на некоторых моих установках Outlook она была установлена. Поэтому убедитесь, что вы сняли флажок с этой опции, если хотите сохранять просроченные сообщения до тех пор, пока они не достигнут конца периода старения, установленного для данной папки.

• Архивируйте или удаляйте старые элементы Выберите этот параметр, если хотите настроить собственные параметры автоархивации. Если флажок снят, Outlook будет использовать параметры автоархивации по умолчанию.
• Показать архивную папку в списке папок Если вы хотите, чтобы папка "Архив" отображалась в панели навигации вместе с другими папками, установите этот флажок. Если флажок не установлен, вы все равно сможете открыть архивную папку Outlook вручную.
• Уберите вещи, которые старше Укажите период старения, после которого элементы Outlook должны архивироваться. Вы можете настроить период в днях, неделях или месяцах - минимум 1 день, максимум 60 месяцев.
• Переместите старые предметы в При выборе этой опции Outlook автоматически перемещает старые письма и другие элементы в файл archive.pst вместо того, чтобы удалять их (выбор этой радиокнопки очищает выбор Постоянное удаление элементов ). По умолчанию Outlook сохраняет файл archive.pst в одном из этих мест. Чтобы выбрать другое место или дать другое имя архивному файлу .pst, нажмите кнопку Просмотреть кнопка.
• Постоянное удаление элементов Это приведет к удалению старых элементов навсегда, как только они достигнут конца периода старения, архивная копия не будет создана.
• Теперь примените эти настройки ко всем папкам Чтобы применить настроенные параметры автоархивирования ко всем папкам, нажмите эту кнопку. Если вы хотите применить другие параметры для одной или нескольких папок, не нажимайте эту кнопку. Вместо этого настройте параметры архивирования для каждой папки вручную.

Периоды старения по умолчанию, используемые автоархивом Outlook

Периоды старения по умолчанию во всех версиях Outlook следующие:

• Входящие, Черновики, Календарь, Задачи, Заметки, Журнал - 6 месяцев
• Исходящий ящик - 3 месяца
• Отправленные сообщения, удаленные сообщения - 2 месяца
• Контакты - не архивируются автоматически

Периоды по умолчанию можно изменить для каждой папки в отдельности с помощью опции Mailbox Cleanup.

Outlook определяет возраст конкретного элемента на основе следующей информации:

• Электронные письма - дата получения или дата последнего изменения и сохранения сообщения (редактирования, экспорта, копирования и так далее).
• Календарь элементы (встречи, события и назначения) - дата последнего изменения и сохранения элемента. Повторяющиеся элементы не архивируются автоматически.
• Задачи - дата завершения или дата последнего изменения, в зависимости от того, что наступит позже. Открытые задачи (задачи, не помеченные как завершенные) не архивируются автоматически.
• Примечания и журнал записи - дата создания или последнего изменения элемента.

Если вы хотите архивировать элементы по дате получения / завершения, воспользуйтесь следующими рекомендациями: Как архивировать электронные письма по дате получения.

Как исключить определенную папку из автоархивации или применить другие настройки

Чтобы запретить автоархивирование Outlook для определенной папки или установить другое расписание и параметры для этой папки, выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на папке, а затем щелкните Свойства... в контекстном меню.
2. В Свойства диалогового окна, выполните одно из следующих действий:
   • На исключить папку от автоматической архивации, выберите Не архивировать элементы в этой папке радиоприемник.

     

   • На архивировать папку по-разному , выберите Заархивируйте эту папку, используя следующие настройки , и установите нужные параметры:
     • период времени, по истечении которого предметы должны быть перемещены в архив;
     • использовать ли папку архива по умолчанию или другую папку, или
     • навсегда удалить старые элементы без архивирования.

     

   • Нажмите OK чтобы сохранить изменения.

Совет. Вы можете использовать этот метод для автоматического удаления старых сообщений электронной почты из Удаленные элементы и Нежелательная электронная почта папки. Подробные шаги здесь.

Как создать архивную папку в Outlook

Если вы выбрали Показать архивную папку в списке папок при настройке параметров автоархивации Outlook, опция Архивы папка должна появиться в панели навигации автоматически. Если вышеуказанный параметр не был выбран, вы можете отобразить папку Архив Outlook таким образом:

1. Нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Откройте файл данных Outlook.

Вот так! Архив папка сразу же появится в списке папок:

После того как папка "Архив" будет создана, вы сможете находить и открывать заархивированные элементы как обычно. To поиск в архиве Outlook, выберите папку Архив на панели навигации и введите текст для поиска в поле Мгновенный поиск коробка.

На удалить папку "Архив" из списка папок, щелкните на ней правой кнопкой мыши, а затем щелкните Закрыть архив Не волнуйтесь, это только удалит Архивы папку из панели навигации, но не удалит сам архивный файл. Вы сможете восстановить папку "Архив Outlook" в любое время, когда она вам понадобится, выполнив описанные выше действия.

Как отключить автоматическое архивирование в Outlook

Чтобы отключить функцию автоархивирования, откройте диалоговое окно Параметры автоархивирования и снимите галочку с пункта Запускать автоархив каждые N дней коробка.

Как архивировать в Outlook вручную (электронную почту, календарь, задачи и другие папки)

Если вам не нужна автоматическая архивация, вы можете архивировать электронные письма и другие элементы вручную, когда захотите. Таким образом, вы сможете лучше контролировать, какие элементы сохранять, а какие перемещать в архив, где хранить архивный файл и т.д.

Пожалуйста, имейте в виду, что в отличие от автоархивации Outlook, ручная архивация - это единовременный процесс , и вам нужно будет повторять описанные ниже шаги каждый раз, когда вы захотите переместить старые элементы в архив.

1. В Outlook 2016 , перейдите на Файл вкладка , и нажмите Инструменты > Уберите старые вещи .

В Outlook 2010 и Outlook 2013 , нажмите Файл > Инструмент очистки > Архив...

Если вы хотите архивировать все электронные письма, календари и задачи , выберите корневая папка в вашем почтовом ящике Outlook, т.е. в верхней части списка папок. По умолчанию в Outlook 2010 и более поздних версиях корневая папка отображается как ваш адрес электронной почты (я переименовал свою в Светлана как показано на скриншоте ниже):

Затем настройте еще несколько параметров:

• Под Архивные элементы старше введите дату, определяющую, сколько лет должно быть предмету, чтобы его можно было переместить в архив.
• Нажмите кнопку Просмотреть если вы хотите изменить местоположение архивного файла по умолчанию.
• Если вы хотите архивировать элементы, которые исключены из автоархивации, выберите параметр Включить элементы, для которых установлен флажок "Не автосохранять". коробка.

Наконец, нажмите OK, и Outlook немедленно начнет создавать архив. Как только процесс завершится, в Outlook появится папка Архив.

Советы и примечания:

1. Чтобы заархивировать несколько папок с помощью различные настройки, например, хранить предметы в Отправленные предметы папку дольше, чем в Черновики повторите вышеописанные действия для каждой папки в отдельности и сохраните все папки в одном и том же файле архив.pst файл. Если вы решите создать несколько разных архивных файлов, каждый файл будет добавлять свой собственный Архивы папку в список папок.
2. Архив Outlook поддерживает существующая структура папок Например, если вы решили архивировать только одну папку, и у этой папки есть родительская папка, в архиве будет создана пустая родительская папка.

Где хранятся архивные файлы Outlook?

Как вы уже знаете, архив Outlook - это тип файла Outlook Data File (.pst). Файл archive.pst создается автоматически при первом запуске автоматического архива или при архивировании писем вручную.

Расположение архивного файла зависит от операционной системы, установленной на вашем компьютере. Если вы не изменили расположение по умолчанию при настройке параметров архива, вы можете найти архивный файл в одном из следующих мест:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, и 10 C:\Users\\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 и более ранние версии

• Vista и Windows 7 C:\Users\\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Примечание. Данные по применению и AppData являются скрытыми папками. Чтобы отобразить их, перейдите в раздел Панель управления > Параметры папки , переключитесь на Посмотреть вкладку и выберите Показать скрытые файлы, папки или диски по адресу Скрытые файлы и папки .

Как найти местоположение архивного файла на вашем компьютере

Если вы не можете найти архивный файл .pst ни в одном из вышеперечисленных мест, есть вероятность, что вы решили хранить его в другом месте при настройке параметров автоматического архивирования.

Вот быстрый способ определить точное местоположение вашего архива Outlook: щелкните правой кнопкой мыши папку Архив в списке папок, а затем щелкните Расположение открытого файла Это сразу же откроет папку, в которой хранится заархивированный файл .pst.

Если вы создали несколько различных архивных файлов, то таким образом можно сразу просмотреть все их местоположения:

1. Нажмите Файл > Настройки учетной записи > Настройки учетной записи .
2. В Настройки учетной записи диалоговое окно, переключитесь на Файлы данных вкладка.
3. Среди прочих файлов вы увидите текущее местоположение архив.pst файл (или любое другое имя, которое вы дали своему архивному файлу).
4. Чтобы перейти в папку, где хранится определенный архивный файл, выберите нужный файл и нажмите кнопку Расположение открытого файла .

Советы и рекомендации по работе с архивом Outlook

В первой части этого руководства мы рассмотрели основные принципы работы с архивом Outlook. А теперь пришло время изучить несколько приемов, выходящих за рамки основ.

Как изменить существующее расположение архива Outlook

Если по какой-то причине вам нужно переместить существующий архив Outlook, простое перемещение архивного файла .pst в новую папку приведет к созданию нового файла archive.pst в месте по умолчанию при следующем запуске автоархива Outlook.

Чтобы правильно переместить архив Outlook, выполните следующие действия.

1. Закройте архив в Outlook

Чтобы отключить папку Архива Outlook, щелкните правой кнопкой мыши корневую папку Архива в списке папок и щелкните Закрыть архив .

Совет. Если папка "Архивы" не отображается в списке папок, вы можете найти ее местоположение с помощью команды Файл > Настройки учетной записи > Настройки учетной записи > Файлы данных выберите заархивированный файл .pst и нажмите кнопку Удалить Это только отключит архив от Outlook, но не удалит заархивированный файл .pst.

2. Переместите архивный файл в нужное место.

Закройте Outlook, найдите местоположение архивного файла .pst и скопируйте его в выбранную вами папку. После копирования архива Outlook вы можете удалить оригинальный файл. Хотя более безопасным способом будет переименовать его в archive-old.pst и сохранить до тех пор, пока вы не убедитесь, что скопированный файл работает.

3. Переподключите перемещенный файл archive.pst

Чтобы переподключить архивный файл, откройте Outlook, нажмите кнопку Файл > Открыть > Файл данных Outlook... , перейдите к новому местоположению архивного файла, выберите файл и нажмите OK, чтобы подключить его. The Архивы папка сразу же появится в списке папок.

4. Изменение настроек автоархивации Outlook

Последний, но не менее важный шаг - изменение настроек автоархивации, чтобы отныне Outlook перемещал старые элементы в новое местоположение архивного файла .pst. В противном случае Outlook создаст еще один файл archive.pst в исходном месте.

Для этого нажмите Файл > Опции > Расширенный > Настройки автоархива... , убедитесь, что Переместите старые предметы в выбрана радиокнопка, нажмите кнопку Просмотреть и укажите на место, куда вы переместили архивный файл Outlook.

Как автоматически очистить папки "Удаленные элементы" и "Нежелательная почта

Чтобы удалить старые элементы из Удаленные элементы и Нежелательная электронная почта папки автоматически, настройте автоархив Outlook на запуск каждые несколько дней, а затем настройте следующие параметры для указанных папок:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на Удаленные элементы папку и нажмите кнопку Свойства > Автоархив .
2. Выберите Заархивируйте эту папку, используя следующие настройки и выберите нужное количество дней рядом с пунктом Уберите вещи, которые старше .
3. Выберите Постоянное удаление старых элементов , и нажмите OK.

Повторите описанные выше действия для Нежелательная электронная почта папку, и все готово!

Примечание. Более старые элементы будут удалены из Хлам и Удаленные элементы Например, если вы настроили автоархив на запуск каждые 14 дней, папки будут очищаться каждые 2 недели. Если вы хотите удалять нежелательную почту чаще, установите меньший период для автоархива Outlook.

Как архивировать электронные письма по дате получения

Настройки по умолчанию в Outlook AutoArchive определяют возраст элемента на основе даты получения/составления или даты изменения, в зависимости от того, какая из них более поздняя. Другими словами, если после получения сообщения электронной почты или пометки задачи как выполненной, вы внесете какие-либо изменения в элемент (например, импорт, экспорт, редактирование, копирование, пометка как прочитанный или непрочитанный), дата изменения изменится, и элемент не будет перемещен в архивную папку до тех пор, пока не наступит другой момент.период старения закончился.

Если вы хотите, чтобы Outlook не обращал внимания на дату изменения, вы можете настроить его на архивирование элементов по следующим датам:

• Электронные письма - дата получения
• Элементы календаря - дата, на которую назначена встреча, событие или собрание
• Задачи - срок выполнения
• Примечания - дата последней модификации
• Записи в журнале - дата создания

Примечание. Это решение требует внесения изменений в реестр, поэтому мы рекомендуем использовать его очень осторожно, поскольку при неправильном изменении реестра могут возникнуть серьезные проблемы. В качестве дополнительной меры предосторожности обязательно создайте резервную копию реестра перед его изменением. Если вы работаете в корпоративной среде, лучше попросить администратора сделать это за вас, чтобы быть в безопасности.

Для начала проверьте версию вашего Outlook. Если вы используете Outlook 2010 обязательно установите апрельское исправление 2011 для Outlook 2010, и Outlook 2007 пользователям необходимо установить исправление от декабря 2010 года для Outlook 2007. Outlook 2013 и Outlook 2016 не требуют дополнительных обновлений.

А теперь выполните следующие действия, чтобы создать ArchiveIgnoreLastModifiedTime значение реестра:

1. Чтобы открыть реестр, нажмите Начало > Запускайте , тип regedit в поле поиска и нажмите OK .
2. Найдите и выберите следующий ключ реестра:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\\Outlook\Preferences

Например, в Outlook 2013 это:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Архив Outlook не работает - причины и решения

Если Outlook Archive или AutoArchive не работает так, как ожидалось, или у вас возникли проблемы с поиском архивных писем в Outlook, следующие советы по устранению неполадок помогут вам определить источник проблемы.

1. опции архивации и автоархивации недоступны в Outlook

Скорее всего, вы используете почтовый ящик Exchange Server, или в вашей организации есть политика хранения почты, которая отменяет Outlook AutoArchive, например, она была отключена вашим администратором в групповой политике. Если это так, пожалуйста, уточните детали у вашего системного администратора.

2. Автоархив настроен, но не работает

Если внезапно перестал работать автоархив Outlook, откройте настройки автоархива и убедитесь, что параметр Установите флажок Запускать автоархив каждые N дней выбран.

3. конкретный элемент никогда не архивируется

Существуют две частые причины, по которым определенный элемент может быть исключен из автоархива:

• Артикул дата изменения является более поздней, чем дата, установленная для архивации. Решение проблемы см. в разделе Как архивировать элементы по дате получения или завершения.
• Сайт Не выполнять автоархивирование этого элемента свойство выбрано для данного элемента. Чтобы проверить это, откройте элемент в новом окне, нажмите кнопку Файл > Свойства , и снимите галочку с этого флажка:

Вы также можете добавить Не выполнять автоархивирование поле в представлении Outlook, чтобы получить обзор элементов, для которых выбран этот параметр.

4. Папка архива отсутствует в Outlook

Если папка Архивы не отображается в списке папок, откройте настройки Автоархива и убедитесь, что папка Архивы не отображается в списке папок. Показать архивную папку в списке папок Если папка Архива по-прежнему не отображается, откройте файл данных Outlook вручную, как описано здесь.

5. поврежденный или испорченный файл archive.pst

Когда файл archive.pst поврежден, Outlook не может переместить в него новые элементы. В этом случае закройте Outlook и используйте Inbox Repair Tool (scanpst.exe) для восстановления архивного файла .pst. Если это не помогает, единственное решение - создать новый архив.

6. почтовый ящик Outlook или архивный файл достиг максимального размера

Полный файл archive.pst или основной файл .pst также может препятствовать работе Outlook Archive.

Если архив.pst файл достиг своего предела, очистите его, удалив старые элементы, или создайте новый архивный файл.

Если основной .pst файл достиг своего предела, попробуйте удалить некоторые старые элементы вручную или опустошить Удаленные элементы папку, или переместить некоторые элементы в архив вручную, или попросить администратора временно увеличить размер почтового ящика, а затем запустить Автоархив или архивировать старые элементы вручную.

По умолчанию лимит для файлов .pst составляет 20 ГБ в Outlook 2007 и 50 ГБ в более поздних версиях.

Надеюсь, это руководство пролило свет на то, как архивировать электронную почту в Outlook. В любом случае, я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!