Il tutorial spiega come archiviare i messaggi di posta elettronica in Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e altre versioni. Imparerete come configurare ogni cartella con le proprie impostazioni di archiviazione automatica o applicare le stesse impostazioni a tutte le cartelle, come archiviare manualmente in Outlook e come creare una cartella di archiviazione se non appare automaticamente.

Se la casella di posta elettronica è diventata troppo grande, è opportuno archiviare i vecchi messaggi di posta elettronica, le attività, le note e altri elementi per mantenere Outlook veloce e pulito. È qui che entra in gioco la funzione Archivio di Outlook, disponibile in tutte le versioni di Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 e precedenti. Questo tutorial vi insegnerà come archiviare i messaggi di posta elettronica e altri elementi inversioni diverse automaticamente o manualmente.

Che cos'è l'archivio in Outlook?

Outlook Archive (e AutoArchive) sposta i messaggi di posta elettronica, le attività e gli elementi del calendario più vecchi in una cartella di archivio, che viene memorizzata in un'altra posizione del disco rigido. Tecnicamente, l'archiviazione trasferisce gli elementi più vecchi dal file .pst principale in un file .pst di archivio separato, che può essere aperto da Outlook ogni volta che se ne ha bisogno. In questo modo, aiuta a ridurre le dimensioni della casella di posta elettronica e a recuperare spazio libero sul disco rigido.l'unità C:\ (se si sceglie di memorizzare il file di archivio da un'altra parte).

A seconda della configurazione, Outlook Archive può eseguire una delle seguenti operazioni:

• Spostare le e-mail e altri elementi dalle cartelle correnti a una cartella di archivio.
• Eliminare definitivamente vecchie e-mail e altri elementi non appena hanno superato il periodo di invecchiamento specificato.

5 cose da sapere su Outlook Archive

Per evitare confusione e domande come "Perché l'Archivio automatico di Outlook non funziona?" e "Dove sono i miei messaggi archiviati in Outlook?", ricordate i seguenti semplici fatti.

1. Per la maggior parte dei tipi di account, Microsoft Outlook conserva tutti i messaggi di posta elettronica, i contatti, gli appuntamenti, le attività e le note in un file .pst, chiamato file di dati di Outlook. PST è l'unico tipo di file che può essere archiviato. Non appena un vecchio elemento viene spostato dal file principale .pst in un file di dati di Outlook. archivio.pst viene visualizzato nella cartella Archivio di Outlook e non è più disponibile nella cartella originale.
2. L'archiviazione non è la stessa cosa esportazione L'esportazione copia gli elementi originali nel file di esportazione, ma non li rimuove dalla cartella corrente né dal file .pst principale.
3. Un file di archivio non è la stessa cosa di un backup di Outlook. Se si desidera eseguire il backup degli elementi archiviati, è necessario creare una copia del file archive.pst e archiviarlo in un luogo sicuro, ad esempio Dropbox o One Drive.
4. Contatti non vengono mai archiviati automaticamente in nessuna versione di Outlook. Tuttavia, è possibile archiviare i file di Contatti manualmente.
5. Se si dispone di un Outlook Exchange con una casella di posta elettronica di archivio online, l'archiviazione in Outlook è disattivata.

Suggerimento: prima di archiviare gli elementi di Outlook, è opportuno unire i contatti duplicati.

Come archiviare automaticamente i messaggi di posta elettronica in Outlook

Il Archivio automatico di Outlook La funzione può essere configurata in modo da spostare automaticamente i vecchi messaggi di posta elettronica e altri elementi in una cartella di archiviazione designata a intervalli regolari, oppure in modo da eliminare i vecchi elementi senza archiviazione. Di seguito sono riportati i passaggi dettagliati per le diverse versioni di Outlook.

Come archiviare automaticamente Outlook 365 - 2010

A partire da Outlook 2010, l'archiviazione automatica non è abilitata per impostazione predefinita, anche se Microsoft Outlook ricorda periodicamente di farlo:

Per avviare immediatamente l'archiviazione, fare clic su Sì Per rivedere ed eventualmente modificare le opzioni di archiviazione, fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica... .

Oppure, è possibile fare clic su No per chiudere il prompt e configurare l'archiviazione automatica in un secondo momento, al momento più opportuno, eseguendo i seguenti passaggi.

1. Aprire Outlook, quindi fare clic su File > Opzioni > Avanzato > Impostazioni di archiviazione automatica...

   

2. Si apre la finestra di dialogo AutoArchive e si nota che tutto è in grigio... ma solo fino a quando non si seleziona la voce Eseguire AutoArchive ogni N giorni Una volta selezionata questa casella, è possibile configurare le altre opzioni a proprio piacimento e fare clic su OK .

La schermata sottostante mostra le impostazioni predefinite, mentre le informazioni dettagliate su ciascuna opzione sono disponibili qui.

Quando l'archiviazione è in corso, le informazioni sullo stato vengono visualizzate nella barra di stato.

Non appena il processo di archiviazione è stato completato, il file Archivio La cartella appare automaticamente in Outlook, a condizione che sia stata selezionata l'opzione Mostra la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle Se non è possibile trovare i messaggi di posta elettronica archiviati in Outlook, vedere Come visualizzare la cartella di archivio di Outlook.

Come archiviare automaticamente Outlook 2007

In Outlook 2007, l'archiviazione automatica è attivata per impostazione predefinita per le seguenti cartelle:

• Calendario , compito e diario articoli (più vecchi di 6 mesi)
• Articoli inviati e Articoli eliminati cartelle (più vecchie di 2 mesi)

Per altre cartelle, come Posta in arrivo , Bozze , Note e altri, è possibile attivare la funzione di archiviazione automatica in questo modo:

1. Aprire Outlook e fare clic su Strumenti > Opzioni .
2. Nel Opzioni finestra di dialogo, andare alla voce Altro e fare clic sulla scheda AutoArchivio... pulsante.

   

Quindi, configurare le impostazioni di AutoArchive come spiegato di seguito.

Impostazioni e opzioni dell'Archivio automatico di Outlook

Come è già noto, in Outlook 2010 e successivi, le impostazioni dell'Archivio automatico sono accessibili tramite File > Opzioni > Avanzato > Impostazioni di archiviazione automatica... Le informazioni dettagliate su ogni opzione vi aiuteranno a prendere il processo sotto il vostro pieno controllo.

• Eseguire AutoArchive ogni N giorni Specificare la frequenza di esecuzione dell'Archivio automatico. Tenere presente che l'archiviazione di molti elementi alla volta può rallentare le prestazioni del computer. Pertanto, se si ricevono molti messaggi di posta elettronica ogni giorno, configurare l'Archivio automatico di Outlook in modo che venga eseguito più frequentemente. Per disattivare l'archiviazione automatica , deselezionare questa casella.
• Prompt prima dell'esecuzione di AutoArchive Selezionare questa casella se si desidera ricevere un promemoria immediatamente prima dell'avvio del processo di archiviazione automatica. In questo modo è possibile annullare l'archiviazione automatica facendo clic su No nel prompt.
• Eliminare gli elementi scaduti (solo per le cartelle di posta elettronica) Selezionando questa opzione si elimina messaggi scaduti Per chiarezza, un'e-mail scaduta non è la stessa cosa di un vecchio messaggio che ha raggiunto la fine del suo periodo di invecchiamento. La data di scadenza viene impostata per ogni singolo messaggio tramite l'opzione Opzioni della nuova finestra di posta elettronica ( Opzioni > Tracciamento gruppo> Scade dopo ).

  Microsoft afferma che questa opzione non è selezionata per impostazione predefinita, ma in alcune installazioni di Outlook è stata selezionata. Assicurarsi quindi di deselezionare questa opzione se si desidera conservare i messaggi scaduti fino al termine del periodo di invecchiamento impostato per una determinata cartella.

• Archiviare o eliminare i vecchi articoli Selezionare questa opzione se si desidera configurare le proprie impostazioni di archiviazione automatica. Se non è selezionata, Outlook utilizzerà le impostazioni predefinite di archiviazione automatica.
• Mostra la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle Se si desidera che la cartella Archivio venga visualizzata nel Riquadro di navigazione insieme alle altre cartelle, selezionare questa casella. Se non è selezionata, sarà comunque possibile aprire manualmente la cartella Archivio di Outlook.
• Eliminare gli oggetti più vecchi di Specificare il periodo di invecchiamento dopo il quale gli elementi di Outlook devono essere archiviati. È possibile configurare il periodo in giorni, settimane o mesi, da un minimo di 1 giorno a un massimo di 60 mesi.
• Spostare i vecchi articoli in Quando questa opzione è selezionata, Outlook sposta automaticamente i vecchi messaggi di posta elettronica e altri elementi nel file archive.pst invece di eliminarli (la selezione di questo pulsante di opzione cancella la selezione di Eliminare definitivamente gli elementi ). Per impostazione predefinita, Outlook archivia il file archive.pst in una di queste posizioni. Per scegliere un'altra posizione o assegnare un altro nome al file .pst archiviato, fare clic sul pulsante Sfogliare pulsante.
• Eliminare definitivamente gli elementi Questo eliminerà definitivamente i vecchi elementi non appena raggiungeranno la fine del periodo di invecchiamento; non verrà creata alcuna copia di archivio.
• Applicate ora queste impostazioni a tutte le cartelle Per applicare le impostazioni di archiviazione automatica configurate a tutte le cartelle, fare clic su questo pulsante. Se si desidera applicare altre impostazioni a una o più cartelle, non fare clic su questo pulsante, ma configurare manualmente le impostazioni di archiviazione per ciascuna cartella.

Periodi di invecchiamento predefiniti utilizzati dall'Archivio automatico di Outlook

I periodi di invecchiamento predefiniti in tutte le versioni di Outlook sono i seguenti:

• Posta in arrivo, Bozze, Calendario, Attività, Note, Diario - 6 mesi
• Posta in uscita - 3 mesi
• Posta inviata, Posta eliminata - 2 mesi
• Contatti: non vengono archiviati automaticamente

I periodi predefiniti possono essere modificati per ogni singola cartella utilizzando l'opzione Pulizia casella di posta.

Outlook determina l'età di un particolare elemento in base alle seguenti informazioni:

• Email - la data di ricezione o la data dell'ultima modifica e salvataggio del messaggio (modifica, esportazione, copia e così via).
• Calendario elementi (riunioni, eventi e appuntamenti) - la data dell'ultima modifica e salvataggio dell'elemento. Gli elementi ricorrenti non vengono archiviati automaticamente.
• Compiti - Le attività aperte (attività non contrassegnate come completate) non vengono archiviate automaticamente.
• Note e diario voci - la data di creazione o di ultima modifica di un elemento.

Se si desidera archiviare gli elementi in base alla data di ricezione/ completamento, utilizzare le seguenti linee guida: Come archiviare le e-mail in base alla data di ricezione.

Come escludere una cartella specifica dall'Archivio automatico o applicare impostazioni diverse

Per impedire l'esecuzione dell'Archivio automatico di Outlook in una determinata cartella o per impostare una pianificazione e opzioni diverse per tale cartella, eseguire le seguenti operazioni.

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e poi fare clic su Proprietà... nel menu contestuale.
2. Nel Proprietà fare una delle seguenti operazioni:
   • A escludere la cartella dall'archiviazione automatica, selezionare l'opzione Non archiviare gli elementi in questa cartella scatola radio.

     

   • A archiviare la cartella in modo diverso , selezionare Archiviate questa cartella utilizzando queste impostazioni e impostare le opzioni desiderate:
     • periodo di invecchiamento dopo il quale gli elementi devono essere spostati in archivio;
     • se utilizzare la cartella di archivio predefinita o una cartella diversa, oppure
     • eliminare definitivamente i vecchi elementi senza archiviarli.

     

   • Cliccare OK per salvare le modifiche.

Suggerimento: è possibile utilizzare questo metodo per eliminare automaticamente i vecchi messaggi di posta elettronica dal file Articoli eliminati e Posta elettronica indesiderata Le cartelle. I passaggi dettagliati sono qui.

Come creare una cartella di archivio in Outlook

Se è stata selezionata l'opzione Mostra la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle quando si configurano le impostazioni dell'Archivio automatico di Outlook, l'opzione Archivio Se l'opzione precedente non è stata selezionata, è possibile visualizzare la cartella Archivio di Outlook in questo modo:

1. Cliccare File > Aprire ed esportare > Aprire il file di dati di Outlook.

Ecco! Il Archivio apparirà subito nell'elenco delle cartelle:

Una volta creata la cartella Archivio, è possibile trovare e aprire gli elementi archiviati come di consueto. A ricerca nell'archivio di Outlook, selezionare la cartella Archivio nel riquadro di navigazione e digitare il testo di ricerca nel campo Ricerca istantanea scatola.

A rimuovere la cartella Archivio dall'elenco delle cartelle, fare clic con il tasto destro del mouse su di essa, quindi fare clic su Chiudere l'archivio Non preoccupatevi, questa operazione rimuoverà solo il file Archivio La cartella Archivio di Outlook può essere ripristinata in qualsiasi momento eseguendo le operazioni sopra descritte.

Come disattivare l'archiviazione automatica in Outlook

Per disattivare la funzione di archiviazione automatica, aprire la finestra di dialogo Impostazioni di archiviazione automatica e deselezionare l'opzione Eseguire AutoArchive ogni N giorni scatola.

Come archiviare manualmente in Outlook (e-mail, calendario, attività e altre cartelle)

Se non si desidera l'archiviazione automatica, è possibile archiviare le e-mail e gli altri elementi manualmente ogni volta che lo si desidera. In questo modo, è possibile avere un maggiore controllo su quali elementi conservare e quali spostare nell'archivio, dove memorizzare il file di archivio e così via.

Si tenga presente che, a differenza dell'archiviazione automatica di Outlook, l'archiviazione manuale è un'attività processo una tantum È necessario ripetere i passaggi seguenti ogni volta che si desidera spostare gli elementi più vecchi nell'archivio.

1. In Outlook 2016 , andare alla pagina File scheda e fare clic su Strumenti > Pulire i vecchi oggetti .

In Outlook 2010 e Outlook 2013 , fare clic su File > Strumento di pulizia > Archivio...

Se si desidera archiviare tutte le e-mail, i calendari , e compiti , selezionare l'opzione cartella principale nella casella di posta elettronica di Outlook, ovvero quella in cima all'elenco delle cartelle. Per impostazione predefinita, in Outlook 2010 e versioni successive, la cartella principale viene visualizzata come l'indirizzo e-mail (io ho rinominato la mia in Svetlana come mostrato nella schermata seguente):

Quindi, configurare alcune altre impostazioni:

• Sotto Archiviare gli elementi più vecchi di inserire una data che specifichi quanto deve essere vecchio un elemento prima che possa essere spostato nell'archivio.
• Fare clic sul pulsante Sfogliare se si desidera modificare la posizione predefinita del file di archivio.
• Se si desidera archiviare gli elementi esclusi dall'archiviazione automatica, selezionare l'opzione Includere gli elementi con l'opzione "Non archiviare automaticamente" selezionata. box.

Infine, fare clic su OK e Outlook inizierà a creare immediatamente un archivio. Al termine del processo, la cartella Archivio apparirà in Outlook.

Suggerimenti e note:

1. Per archiviare alcune cartelle utilizzando diverse impostazioni, Ad esempio, conservate gli oggetti nel vostro Articoli inviati più a lungo che in Bozze ripetere i passaggi sopra descritti per ogni singola cartella e salvare tutte le cartelle nello stesso file archivio.pst Se si sceglie di creare alcuni file di archivio diversi, ogni file aggiungerà il suo file Archivio all'elenco delle cartelle.
2. L'Archivio di Outlook conserva il struttura di cartelle esistente Ad esempio, se si sceglie di archiviare solo una cartella e questa ha una cartella padre, nell'archivio verrà creata una cartella padre vuota.

Dove vengono archiviati i file di archivio di Outlook?

Come è noto, l'archivio di Outlook è un tipo di file di dati di Outlook (.pst). Il file archive.pst viene creato automaticamente la prima volta che viene eseguito l'archivio automatico o quando si archiviano i messaggi di posta elettronica manualmente.

La posizione del file di archivio dipende dal sistema operativo installato sul computer. A meno che non sia stata modificata la posizione predefinita durante la configurazione delle impostazioni di archiviazione, il file di archivio si trova in uno dei seguenti luoghi:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, e 10 C:´Users'Documents'Outlook Files'archive.pst
• Windows XP C:´Documenti e impostazioni´Impostazioni locali´Dati applicazioni´Microsoft'Outlook´archive.pst

Outlook 2007 e precedenti

• Vista e Windows 7 C:´Users'AppData´Local'Microsoft'Outlook´archive.pst
• Windows XP C:´Documenti e impostazioni´Impostazioni locali´Dati applicazioni´Microsoft'Outlook´archive.pst

Nota. Dati di applicazione e AppData sono cartelle nascoste. Per visualizzarle, andare su Pannello di controllo > Opzioni cartella , passare alla schermata Vista e selezionare Mostra file, cartelle o unità nascoste sotto File e cartelle nascosti .

Come trovare la posizione del file di archivio sul proprio computer

Se non è possibile trovare il file .pst dell'archivio in nessuna delle posizioni sopra indicate, è probabile che si sia scelto di memorizzarlo in un luogo diverso quando si sono configurate le impostazioni dell'archivio automatico.

Ecco un modo rapido per determinare la posizione esatta dell'archivio di Outlook: fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Archivio nell'elenco delle cartelle, quindi fare clic su Posizione del file aperto Si aprirà immediatamente la cartella in cui è memorizzato il file .pst archiviato.

Se sono stati creati diversi file di archivio, in questo modo è possibile visualizzare tutte le posizioni a colpo d'occhio:

1. Cliccare File > Impostazioni dell'account > Impostazioni dell'account .
2. Nel Impostazioni dell'account passare alla finestra di dialogo File di dati scheda.
3. Tra gli altri file, si vedrà la posizione attuale del file archivio.pst (o il nome che avete dato al vostro file di archivio).
4. Per raggiungere la cartella in cui è memorizzato un determinato file di archivio, selezionare il file desiderato e fare clic su Posizione del file aperto .

Suggerimenti e trucchi per l'archivio di Outlook

Nella prima parte di questa esercitazione abbiamo trattato gli elementi essenziali dell'archivio di Outlook. Ora è giunto il momento di apprendere alcune tecniche che vanno oltre le basi.

Come modificare la posizione esistente dell'archivio di Outlook

Se per qualche motivo è necessario riposizionare l'archivio di Outlook esistente, spostando semplicemente il file .pst archiviato in una nuova cartella, alla successiva esecuzione dell'Archivio automatico di Outlook verrà creato un nuovo file archive.pst nella posizione predefinita.

Per spostare correttamente l'archivio di Outlook, eseguire le seguenti operazioni.

1. Chiudere l'archivio in Outlook

Per scollegare la cartella Archivio di Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Archivio principale nell'elenco delle cartelle e fare clic su Chiudere l'archivio .

Suggerimento: se la cartella Archivi non compare nell'elenco delle cartelle, è possibile trovare la sua posizione tramite File > Impostazioni dell'account > Impostazioni dell'account > File di dati selezionare il file .pst archiviato e fare clic sul pulsante Rimuovere In questo modo si scollega l'archivio da Outlook, ma non si elimina il file .pst archiviato.

2. Spostare il file di archivio nella posizione desiderata.

Chiudere Outlook, navigare fino alla posizione del file .pst archiviato e copiarlo nella cartella desiderata. Una volta copiato l'archivio di Outlook, è possibile eliminare il file originale. Tuttavia, un modo più sicuro sarebbe rinominarlo in archive-old.pst e conservarlo fino a quando non ci si è assicurati che il file copiato funzioni.

3. Ricollegare il file archive.pst spostato

Per ricollegare il file di archivio, aprire Outlook, fare clic su File > Aperto > File di dati di Outlook... , sfogliare la nuova posizione del file di archivio, selezionare il file e fare clic su OK per connetterlo. Archivio apparirà immediatamente nell'elenco delle cartelle.

4. Modificare le impostazioni dell'Archivio automatico di Outlook

L'ultimo passo, ma non per questo meno importante, consiste nel modificare le impostazioni di Archiviazione automatica in modo che d'ora in poi Outlook sposti i vecchi elementi nella nuova posizione del file .pst archiviato. Altrimenti, Outlook creerà un altro file archive.pst nella posizione originale.

A tal fine, fare clic su File > Opzioni > Avanzato > Impostazioni di archiviazione automatica... , assicurarsi che il Spostare i vecchi articoli in è selezionato, fare clic sul pulsante di opzione Sfogliare e puntare al punto in cui è stato spostato il file di archivio di Outlook.

Come svuotare automaticamente le cartelle Posta eliminata e Posta indesiderata

Per eliminare i vecchi elementi dalla cartella Articoli eliminati e Posta elettronica indesiderata cartelle automatiche, impostate l'esecuzione di Outlook AutoArchive ogni pochi giorni, quindi configurate le seguenti impostazioni per le suddette cartelle:

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sul pulsante Articoli eliminati e fare clic su Proprietà > Archivio automatico .
2. Selezionare la voce Archiviate questa cartella utilizzando queste impostazioni e scegliere il numero di giorni desiderato accanto a Eliminare gli oggetti più vecchi di .
3. Scegliere di Eliminare definitivamente i vecchi articoli e fare clic su OK.

Ripetere i passaggi precedenti per il Posta elettronica indesiderata e il gioco è fatto!

Nota: gli elementi più vecchi verranno eliminati dalla cartella Spazzatura e Articoli cancellati cartelle all'esecuzione successiva dell'Archivio automatico. Ad esempio, se l'Archivio automatico è stato configurato per essere eseguito ogni 14 giorni, le cartelle verranno pulite ogni 2 settimane. Se si desidera eliminare i messaggi di posta indesiderata più spesso, impostare un periodo inferiore per l'Archivio automatico di Outlook.

Come archiviare le e-mail per data di ricezione

Le impostazioni predefinite dell'archiviazione automatica di Outlook determinano l'età di un elemento in base alla data di ricezione/completamento o alla data di modifica, a seconda di quale sia la più recente. In altre parole, se dopo aver ricevuto un messaggio di posta elettronica o aver contrassegnato un'attività come completata, si apportano modifiche a un elemento (ad esempio, importazione, esportazione, modifica, copia, contrassegno come letto o non letto), la data di modifica viene modificata e l'elemento non verrà spostato nella cartella di archiviazione fino a quando un altro elemento non verrà modificato.Il periodo di invecchiamento è terminato.

Se si desidera che Outlook non tenga conto della data di modifica, è possibile configurare l'archiviazione degli elementi in base alle seguenti date:

• Email: la data di ricezione
• Voci del calendario: la data in cui è previsto un appuntamento, un evento o una riunione.
• Compiti - la data di completamento
• Note - la data dell'ultima modifica
• Voci di giornale - la data di creazione

Nota: la soluzione richiede di apportare modifiche al registro di sistema, pertanto si consiglia di utilizzarla con molta cautela perché potrebbero verificarsi gravi problemi se si modifica il registro in modo errato. Come ulteriore precauzione, assicuratevi di eseguire il backup del registro prima di modificarlo. Se lavorate in un ambiente aziendale, fareste meglio a chiedere al vostro amministratore di farlo per sicurezza.

Per cominciare, controllate la vostra versione di Outlook. Se state utilizzando Outlook 2010 Assicurarsi di installare la correzione di aprile 2011 per Outlook 2010, e Outlook 2007 Gli utenti devono installare la hotfix di dicembre 2010 per Outlook 2007. Outlook 2013 e Outlook 2016 non richiedono ulteriori aggiornamenti.

Ora, seguire i passaggi seguenti per creare il file ArchivioIgnoreLastModifiedTime valore del registro:

1. Per aprire il registro, fare clic su Inizio > Correre , tipo regedit nella casella di ricerca e fare clic su OK .
2. Individuare e selezionare la seguente chiave di registro:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Preferenze

Ad esempio, in Outlook 2013 è:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferenze

L'archivio di Outlook non funziona: motivi e soluzioni

Se l'Archivio di Outlook o l'Archiviazione automatica non funzionano come previsto o se si verificano problemi nel trovare i messaggi di posta elettronica archiviati in Outlook, i seguenti suggerimenti per la risoluzione dei problemi possono aiutare a determinare l'origine del problema.

1. Le opzioni Archivio e Archiviazione automatica non sono disponibili in Outlook.

È molto probabile che si stia utilizzando una casella di posta elettronica di Exchange Server o che la propria organizzazione abbia un criterio di conservazione della posta che sostituisce l'archiviazione automatica di Outlook, ad esempio che sia stato disattivato dall'amministratore come Criteri di gruppo. In tal caso, verificare i dettagli con l'amministratore di sistema.

2. AutoArchive è configurato, ma non funziona.

Se all'improvviso l'Archivio automatico di Outlook ha smesso di funzionare, aprire le impostazioni dell'Archivio automatico e assicurarsi che l'opzione Eseguire l'archiviazione automatica ogni N giorni casella di controllo è selezionato.

3. Un elemento specifico non viene mai archiviato

Ci sono due motivi frequenti per cui un determinato elemento viene escluso dall'archivio automatico:

• L'articolo data di modifica è più recente della data impostata per l'archiviazione. Per una soluzione, vedere Come archiviare gli elementi in base alla data di ricezione o di completamento.
• Il Non archiviare automaticamente questo elemento è selezionata per un determinato elemento. Per verificarlo, aprire l'elemento in una nuova finestra, fare clic su File > Proprietà e rimuovere il segno di spunta da questa casella di controllo:

È inoltre possibile aggiungere il campo Non archiviare automaticamente nella vista di Outlook per avere una panoramica degli elementi per i quali è stata selezionata questa opzione.

4. La cartella Archivio non è presente in Outlook

Se la cartella Archivi non viene visualizzata nell'elenco delle cartelle, aprire le impostazioni di AutoArchive e verificare che l'opzione Mostra la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle Se la cartella Archivio non viene ancora visualizzata, aprire manualmente il file di dati di Outlook, come spiegato qui.

5. File archive.pst danneggiato o corrotto

Quando il file archivio.pst è danneggiato, Outlook non è in grado di spostarvi nuovi elementi. In questo caso, chiudere Outlook e utilizzare lo strumento di riparazione della posta in arrivo (scanpst.exe) per riparare il file .pst archiviato. Se non funziona, l'unica soluzione è creare un nuovo archivio.

6. La casella di posta elettronica di Outlook o il file di archivio hanno raggiunto la dimensione massima.

Anche un file archive.pst o un file .pst principale pieno possono impedire il funzionamento di Outlook Archive.

Se il archivio.pst ha raggiunto il suo limite, è necessario ripulirlo eliminando i vecchi elementi o creare un nuovo file di archivio.

Se il principale .pst ha raggiunto il suo limite, provare a cancellare manualmente alcuni vecchi elementi o a svuotare il file Articoli eliminati o spostare manualmente alcuni elementi nell'archivio, oppure chiedere all'amministratore di aumentare temporaneamente le dimensioni della cassetta postale, quindi eseguire l'Archiviazione automatica o archiviare manualmente i vecchi elementi.

Il limite predefinito per i file .pst è di 20 GB in Outlook 2007 e di 50 GB nelle versioni successive.

Spero che questo tutorial abbia fatto luce su come archiviare le e-mail in Outlook. In ogni caso, vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!