يوضح البرنامج التعليمي كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook 365 و Outlook 2021 و 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013 والإصدارات الأخرى. ستتعلم كيفية تكوين كل مجلد بإعدادات الأرشفة التلقائية الخاصة به أو تطبيق نفس الإعدادات على جميع المجلدات ، وكيفية الأرشفة في Outlook يدويًا ، وكيفية إنشاء مجلد أرشيف إذا لم يظهر تلقائيًا.

إذا كان حجم صندوق البريد الخاص بك كبيرًا جدًا ، فمن المنطقي أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة والمهام والملاحظات والعناصر الأخرى للحفاظ على سرعة ونظافة Outlook. وهنا يأتي دور ميزة أرشيف Outlook. وهي متوفرة في جميع إصدارات Outlook 365 و Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013 و Outlook 2010 والإصدارات الأقدم. وسيعلمك هذا البرنامج التعليمي كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني والعناصر الأخرى في إصدارات مختلفة تلقائيًا أو يدويًا.

ما هو الأرشيف في Outlook؟

أرشيف Outlook (والأرشفة التلقائية) ينقل البريد الإلكتروني القديم وعناصر المهام والتقويم إلى مجلد أرشيف ، يتم تخزينه في موقع آخر على محرك الأقراص الثابتة. من الناحية الفنية ، تنقل الأرشفة العناصر القديمة من ملف .pst الرئيسي إلى ملف archive.pst منفصل يمكنك فتحه من Outlook في أي وقت تحتاج إليه. بهذه الطريقة ، يساعدك على تقليل حجم صندوق البريد الخاص بك والحصول على بعض المساحة الخالية مرة أخرى على محرك الأقراص C: \ (إذا اخترت تخزين ملف الأرشيف في مكان آخر).

اعتمادًا على كيفية تكوينه ، يمكن لأرشيف Outlook تنفيذ أحد ملفاتلا تريد أي أرشفة تلقائية ، يمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني والعناصر الأخرى يدويًا وقتما تشاء. بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على مزيد من التحكم في العناصر التي يجب الاحتفاظ بها والعناصر التي يجب نقلها إلى الأرشيف ، ومكان تخزين ملف الأرشيف ، وما إلى ذلك.

الرجاء مراعاة أنه بخلاف الأرشفة التلقائية في Outlook ، فإن الأرشفة اليدوية هي عملية لمرة واحدة ، وستحتاج إلى تكرار الخطوات أدناه في كل مرة تريد نقل العناصر الأقدم للأرشفة.

1. في Outlook 2016 ، انتقل إلى علامة التبويب ملف ، وانقر فوق أدوات & gt؛ تنظيف العناصر القديمة .

في Outlook 2010 و Outlook 2013 ، انقر فوق ملف & gt؛ أداة التنظيف & gt؛ أرشفة ...

إذا كنت تريد أرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني ، والتقويمات ، و المهام ، حدد المجلد الجذر في صندوق بريد Outlook الخاص بك ، أي المجلد الموجود أعلى قائمة المجلدات. بشكل افتراضي ، في Outlook 2010 والإصدارات الأحدث ، يتم عرض المجلد الجذر كعنوان بريدك الإلكتروني (لقد أعدت تسمية لي إلى Svetlana كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه):

وبعد ذلك ، قم بتكوين بعض الإعدادات الإضافية:

• تحت أرشفة العناصر الأقدم من ، أدخل تاريخًا يحدد كيفيجب أن يكون العنصر القديم قبل نقله إلى الأرشيف.
• انقر فوق الزر تصفح إذا كنت تريد تغيير الموقع الافتراضي لملف الأرشيف.
• إذا كنت تريد أرشفة العناصر المستبعدة من الأرشفة التلقائية ، فحدد تضمين العناصر مع تحديد "عدم الأرشفة التلقائية" المربع .

أخيرًا ، انقر فوق "موافق" ، وسيقوم Outlook البدء في إنشاء أرشيف على الفور. بمجرد اكتمال العملية ، سيظهر مجلد الأرشيف في Outlook الخاص بك.

تلميحات وملاحظات:

1. لأرشفة بعض المجلدات باستخدام إعدادات مختلفة ، على سبيل المثال احتفظ بالعناصر في مجلد العناصر المرسلة لفترة أطول مما كانت عليه في المسودات ، كرر الخطوات المذكورة أعلاه لكل مجلد على حدة ، واحفظ جميع المجلدات في نفس الملف archive.pst . إذا اخترت إنشاء عدد قليل من ملفات الأرشيف المختلفة ، فسيقوم كل ملف بإضافة مجلد المحفوظات الخاص به إلى قائمة المجلدات الخاصة بك.
2. يحتفظ Outlook Archive بهيكل المجلد الحالي . على سبيل المثال ، إذا اخترت أرشفة مجلد واحد فقط ، وكان هذا المجلد يحتوي على مجلد أصلي ، فسيتم إنشاء مجلد رئيسي فارغ في الأرشيف.

أين يتم تخزين ملفات أرشيف Outlook؟

كما تعلم بالفعل ، فإن أرشيف Outlook هو نوع من ملف بيانات Outlook (.pst) ملف. يتم إنشاء ملف archive.pst تلقائيًا في المرة الأولى التي يتم فيها تشغيل الأرشفة التلقائية أو عند أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا.

يعتمد موقع ملف الأرشيف علىنظام التشغيل المثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ما لم تقم بتغيير الموقع الافتراضي عند تكوين إعدادات الأرشيف ، يمكنك العثور على ملف الأرشيف في أحد الأماكن التالية:

Outlook 365 - 2010

• Vista ، Windows 7 و 8 و و 10 C: \ Users \\ Documents \ Outlook Files \ archive.pst
• Windows XP C: \ Documents and Settings \ \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

Outlook 2007 والإصدارات الأقدم

• Vista و Windows 7 C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst
• Windows XP C: \ Documents and Settings \\ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

ملاحظة. بيانات التطبيق و بيانات التطبيقات هي مجلدات مخفية. لعرضها ، انتقل إلى لوحة التحكم & gt ؛ خيارات المجلد ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب عرض ، وحدد إظهار الملفات أو المجلدات أو محركات الأقراص المخفية ضمن الملفات والمجلدات المخفية .

كيفية العثور على موقع ملف الأرشيف على جهازك

إذا لم تتمكن من العثور على ملف الأرشيف .pst في أي من المواقع المذكورة أعلاه ، فمن المحتمل أنك اخترت تخزينه في مكان مختلف عند تكوين إعدادات الأرشفة التلقائية.

فيما يلي طريقة سريعة لتحديد الموقع الدقيق لأرشيف Outlook الخاص بك: انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات ، ثم انقر فوق فتح موقع الملف . سيؤدي هذا على الفور إلى فتح المجلد حيثيتم تخزين ملف .pst المؤرشف.

إذا قمت بإنشاء بعض ملفات الأرشيف المختلفة ، فيمكنك عرض جميع المواقع في لمحة بهذه الطريقة:

1. انقر فوق ملف & gt؛ إعدادات الحساب & gt؛ إعدادات الحساب .
2. في إعدادات الحساب في مربع الحوار ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب ملفات البيانات .
3. من بين الملفات الأخرى ، سترى الموقع الحالي لملف archive.pst (أو أي اسم أعطيته لـ ملف الأرشيف الخاص بك).
4. للوصول إلى المجلد حيث يتم تخزين ملف أرشيف معين ، حدد الملف المطلوب ، وانقر فوق فتح موقع الملف .

نصائح وحيل أرشيف Outlook

في الجزء الأول من هذا البرنامج التعليمي ، قمنا بتغطية أساسيات أرشيف Outlook. والآن ، حان الوقت لتعلم بعض الأساليب التي تتجاوز الأساسيات.

كيفية تغيير الموقع الحالي لأرشيف Outlook الخاص بك

إذا كنت بحاجة لسبب ما إلى نقل أرشيف Outlook الحالي الخاص بك ، سيؤدي ببساطة نقل ملف .pst المؤرشف إلى مجلد جديد إلى إنشاء ملف archive.pst جديد في الموقع الافتراضي في المرة التالية التي يتم فيها تشغيل الأرشفة التلقائية لـ Outlook.

لنقل أرشيف Outlook بشكل صحيح ، قم بتنفيذ الخطوات التالية

1. أغلق الأرشفة في Outlook

لقطع اتصال مجلد أرشيف Outlook ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد الأرشيف الجذر في قائمة المجلدات ، وانقر فوق إغلاق الأرشيف .

نصيحة. إذا كانلا يظهر مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات ، يمكنك العثور على موقعه عبر ملف & gt؛ إعدادات الحساب & gt؛ إعدادات الحساب & gt؛ البيانات ملفات ، حدد ملف .pst المؤرشف ، وانقر فوق الزر إزالة . سيؤدي هذا فقط إلى قطع اتصال الأرشيف من Outlook الخاص بك ، ولكنه لن يحذف ملف .pst المؤرشف.

2. انقل ملف الأرشيف إلى المكان الذي تريده.

أغلق Outlook ، واستعرض موقع ملف .pst المؤرشف ، وانسخه إلى المجلد الذي تختاره. بمجرد نسخ أرشيف Outlook الخاص بك ، يمكنك حذف الملف الأصلي. رغم ذلك ، هناك طريقة أكثر أمانًا تتمثل في إعادة تسميته إلى archive-old.pst والاحتفاظ به حتى تتأكد من أن الملف المنسوخ يعمل.

3. أعد توصيل ملف archive.pst المنقول

لإعادة توصيل ملف الأرشيف ، افتح Outlook ، انقر فوق ملف & gt؛ فتح & gt؛ ملف بيانات Outlook ... ، استعرض للوصول إلى الموقع الجديد لملف الأرشيف الخاص بك ، وحدد الملف وانقر فوق "موافق" لتوصيله. سيظهر المجلد المحفوظات على الفور في قائمة المجلدات الخاصة بك.

4. قم بتغيير إعدادات الأرشفة التلقائية في Outlook

الخطوة الأخيرة وليس الأقل هي تعديل إعدادات الأرشفة التلقائية بحيث يقوم Outlook من الآن فصاعدًا بنقل العناصر القديمة إلى الموقع الجديد لملف pst المؤرشف. وإلا ، فسيقوم Outlook بإنشاء ملف archive.pst آخر في الموقع الأصلي.

للقيام بذلك ، انقر فوق ملف & gt؛ خيارات & gt؛ خيارات متقدمة & gt؛ إعدادات الأرشفة التلقائية ... ، تأكد من تحديد زر الاختيار نقل العناصر القديمة إلى ، وانقر فوق الزر تصفح ثم قم بتوجيهه إلى حيث قمت بنقل ملف أرشيف Outlook الخاص بك.

كيفية إفراغ العناصر المحذوفة ومجلدات البريد الإلكتروني غير الهام تلقائيًا

لحذف العناصر القديمة من العناصر المحذوفة و مجلدات البريد الإلكتروني غير الهام تلقائيًا ، قم بتعيين الأرشفة التلقائية لبرنامج Outlook للتشغيل كل بضعة أيام ، ثم قم بتكوين الإعدادات التالية للمجلدات أعلاه:

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق محذوف عناصر المجلد ، ثم انقر فوق خصائص & gt؛ الأرشفة التلقائية .
2. حدد الخيار أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات ، واختر عدد الأيام المطلوب بجوار تنظيف العناصر الأقدم من .
3. اختر حذف العناصر القديمة نهائيًا ، ثم انقر فوق "موافق".

كرر الخطوات المذكورة أعلاه للمجلد البريد الإلكتروني غير الهام ، وستكون جاهزًا تمامًا!

ملاحظة. سيتم حذف العناصر الأقدم من مجلدات البريد العشوائي و العناصر المحذوفة في عملية الأرشفة التلقائية التالية. على سبيل المثال ، إذا قمت بتكوين الأرشفة التلقائية للتشغيل كل 14 يومًا ، فسيتم تنظيف المجلدات كل أسبوعين. إذا كنت ترغب في حذف رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة في كثير من الأحيان ، فقم بتعيين فترة أقل للأرشيف التلقائي في Outlook.

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني حسب تاريخ الاستلام

تحدد الإعدادات الافتراضية للأرشفة التلقائية في Outlook عمر العنصر بناءً على استلام / تنافس أوتاريخ التعديل ، أيهما لاحق. بمعنى آخر ، إذا قمت بإجراء أي تغييرات على عنصر ما (على سبيل المثال ، استيراد أو تصدير أو تحرير أو نسخ أو وضع علامة كمقروء أو غير مقروء) بعد تلقي رسالة بريد إلكتروني أو وضع علامة على مهمة مكتملة ، يتم تغيير التاريخ المعدل ، وفاز العنصر لن يتم الانتقال إلى مجلد الأرشيف حتى تنتهي فترة تقادم أخرى.

إذا كنت تريد أن يتجاهل Outlook التاريخ المعدل ، فيمكنك تهيئته لأرشفة العناصر حسب التواريخ التالية:

• رسائل البريد الإلكتروني - تاريخ الاستلام
• عناصر التقويم - التاريخ الذي تمت جدولة موعد أو حدث أو اجتماع لـ
• المهام - تاريخ الإكمال
• ملاحظات - تاريخ التعديل الأخير
• إدخالات دفتر اليومية - تاريخ الإنشاء

ملاحظة. يتطلب الحل إجراء تغييرات على السجل ، لذلك نوصي باستخدامه بعناية شديدة لأنه قد تحدث مشكلات خطيرة إذا قمت بتعديل السجل بشكل غير صحيح. كإجراء احترازي إضافي ، تأكد من عمل نسخة احتياطية من السجل قبل تعديله. إذا كنت تعمل في بيئة شركة ، فمن الأفضل أن يقوم المسؤول الخاص بك بذلك نيابة عنك ، ليكون في الجانب الآمن.

بالنسبة للمبتدئين ، تحقق من إصدار Outlook الخاص بك. إذا كنت تستخدم Outlook 2010 ، فتأكد من تثبيت الإصلاح العاجل لشهر أبريل 2011 لبرنامج Outlook 2010 ، وسيحتاج المستخدمون Outlook 2007 إلى تثبيت الإصلاح العاجل لشهر ديسمبر 2010 لبرنامج Outlook 2007. Outlook 2013 و Outlook 2016 لا تتطلب أي تحديثات إضافية.

والآن ، اتبع الخطوات أدناهقم بإنشاء ArchiveIgnoreLastModifiedTime قيمة التسجيل:

1. لفتح السجل ، انقر فوق ابدأ & gt؛ تشغيل ، اكتب رجديت في مربع البحث ، وانقر فوق موافق .
2. ابحث عن مفتاح التسجيل التالي وحدده:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \\ Outlook \ Preferences

على سبيل المثال ، في Outlook 2013 ، يكون:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Preferences

أرشيف Outlook لا يعمل - الأسباب والحلول

إذا لم يعمل أرشيف Outlook أو الأرشفة التلقائية كما هو متوقع أو كانت لديك مشكلات في العثور على رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Outlook ، فيمكن أن تساعدك نصائح استكشاف الأخطاء وإصلاحها التالية تحدد مصدر المشكلة.

1. لا تتوفر خيارات الأرشفة والأرشفة التلقائية في Outlook

على الأرجح ، أنت تستخدم صندوق بريد Exchange Server ، أو أن مؤسستك لديها نهج احتفاظ بالبريد يتجاوز الأرشفة التلقائية في Outlook ، على سبيل المثال تم تعطيله من قبل الخاص بكمسؤول باعتباره نهج المجموعة. إذا كان الأمر كذلك ، فيرجى التحقق من التفاصيل مع مسؤول النظام.

2. تم تكوين الأرشفة التلقائية ، ولكن لا يتم تشغيلها

إذا توقف الأرشفة التلقائية في Outlook عن العمل ، فافتح إعدادات الأرشفة التلقائية ، وتأكد من تحديد خانة الاختيار تشغيل الأرشفة التلقائية كل N أيام .

3. لا يتم أرشفة عنصر معين أبدًا

هناك سببان متكرران لاستبعاد عنصر معين من الأرشيف التلقائي:

• العنصر التاريخ المعدل أحدث من التاريخ المحدد للأرشفة. للحصول على حل ، يرجى الاطلاع على كيفية أرشفة العناصر حسب تاريخ الاستلام أو الإكمال.
• تم تحديد خاصية عدم الأرشفة التلقائية لهذا العنصر لعنصر معين. للتحقق من ذلك ، افتح العنصر في نافذة جديدة ، وانقر فوق ملف & gt؛ خصائص ، وقم بإزالة تحديد من مربع الاختيار هذا:

يمكنك أيضًا إضافة الحقل عدم الأرشفة التلقائية إلى طريقة عرض Outlook للحصول على نظرة عامة على العناصر التي تم تحديد هذا الخيار لها.

4. مجلد الأرشيف مفقود في Outlook

إذا لم يظهر مجلد المحفوظات في قائمة المجلدات ، افتح إعدادات الأرشفة التلقائية ، وتحقق من تحديد الخيار إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات . إذا استمر عدم ظهور مجلد الأرشيف ، فافتح ملف بيانات Outlook يدويًا ، كما هو موضح هنا.

5. ملف archive.pst تالف أو تالف

عند ملف archive.pstالملف تالف ، Outlook غير قادر على نقل أي عناصر جديدة إليه. في هذه الحالة ، أغلق Outlook واستخدم أداة إصلاح علبة الوارد (scanpst.exe) لإصلاح ملف .pst المؤرشف. إذا لم يعمل ، فالحل الوحيد هو إنشاء أرشيف جديد.

6. وصل صندوق بريد Outlook أو ملف الأرشيف إلى الحد الأقصى للحجم

يمكن أيضًا أن يمنع ملف archive.pst الكامل أو ملف .pst الرئيسي أرشيف Outlook من العمل.

إذا كان archive.pst وصل الملف إلى الحد الأقصى ، قم بتنظيفه عن طريق حذف العناصر القديمة أو إنشاء ملف أرشيف جديد.

إذا وصل الملف الرئيسي .pst إلى الحد الأقصى ، فحاول حذف بعض العناصر القديمة يدويًا ، أو قم بإفراغ المجلد العناصر المحذوفة ، أو نقل بعض العناصر إلى الأرشيف يدويًا ، أو اطلب من المسؤول زيادة حجم صندوق البريد الخاص بك مؤقتًا ، ثم قم بتشغيل الأرشفة التلقائية أو أرشفة العناصر القديمة يدويًا.

الحد الافتراضي لملفات .pst هو 20 غيغابايت في Outlook 2007 ، و 50 غيغابايت في الإصدارات الأحدث.

آمل أن يلقي هذا البرنامج التعليمي بعض الضوء على كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. على أي حال ، أشكرك على القراءة وآمل أن أراك على مدونتنا الأسبوع المقبل!

• نقل رسائل البريد الإلكتروني والعناصر الأخرى من مجلداتها الحالية إلى مجلد أرشيف.
• حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة وغيرها نهائيًا العناصر بمجرد اجتيازها فترة التقادم المحددة.

5 حقائق يجب أن تعرفها عن Outlook Archive

لتجنب الالتباس ومنع أسئلة مثل "لماذا لا أفعل Outlook الخاص بي عمل الأرشفة التلقائية؟ " و "أين توجد رسائلي الإلكترونية المؤرشفة في Outlook؟" يرجى تذكر الحقائق البسيطة التالية.

1. بالنسبة لمعظم أنواع الحسابات ، يحتفظ Microsoft Outlook بجميع رسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والمواعيد والمهام والملاحظات في ملف .pst يسمى ملف بيانات Outlook. PST هو نوع الملف الوحيد الذي يمكن أرشفته. بمجرد نقل عنصر قديم من ملف .pst الرئيسي إلى ملف archive.pst ، يتم عرضه في مجلد أرشيف Outlook ، ولم يعد متاحًا في المجلد الأصلي.
2. الأرشفة ليست مثل تصدير . يؤدي التصدير إلى نسخ العناصر الأصلية إلى ملف التصدير ، ولكن لا يزيلها من المجلد الحالي ، ولا من ملف .pst الرئيسي.
3. ملف الأرشيف ليس هو نفسه نسخة Outlook الاحتياطية. إذا كنت تريد نسخ العناصر المؤرشفة احتياطيًا ، فسيتعين عليك عمل نسخة من ملف archive.pst وتخزينها في مكان آمن ، على سبيل المثال Dropbox أو One Drive.
4. جهات الاتصال لا يتم أرشفتها تلقائيًا في أي إصدار من إصدارات Outlook. ومع ذلك ، يمكنك أرشفة المجلد جهات الاتصال يدويًا.
5. إذا كان لديك حساب Outlook Exchange مع صندوق بريد أرشيف عبر الإنترنت ، يتم تعطيل الأرشفة في Outlook.

تلميح. قبل أرشفة عناصر Outlook الخاصة بك ، من المنطقي دمج جهات الاتصال المكررة.

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook تلقائيًا

يمكن تكوين ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook لتتحول إلى القديم رسائل البريد الإلكتروني والعناصر الأخرى إلى مجلد أرشيف معين تلقائيًا على فترات منتظمة ، أو لحذف العناصر القديمة دون أرشفة. تتبع الخطوات التفصيلية لإصدارات Outlook المختلفة أدناه.

كيفية الأرشفة التلقائية لبرنامج Outlook 365 - 2010

منذ Outlook 2010 ، لم يتم تمكين الأرشفة التلقائية بشكل افتراضي ، على الرغم من أن Microsoft Outlook سيذكرك بشكل دوري بـ قم بذلك:

لبدء الأرشفة على الفور ، انقر فوق نعم . لمراجعة خيارات الأرشفة وربما تغييرها ، انقر فوق إعدادات الأرشفة التلقائية ... .

أو يمكنك النقر فوق لا لإغلاق المطالبة ، وتكوين الأرشفة التلقائية لاحقًا في الوقت الأكثر ملاءمة لك عن طريق تنفيذ الخطوات التالية.

1. افتح Outlook ، ثم انقر فوق ملف & gt؛ خيارات & gt؛ متقدم & gt؛ إعدادات الأرشفة التلقائية ...

   

2. تفتح نافذة حوار الأرشفة التلقائية ، وستلاحظ أن كل شيء يظهر باللون الرمادي ... ولكن فقط حتى تتحقق من تشغيل الأرشفة التلقائية كل N أيام بمجرد تحديد هذا المربع ، يمكنك تكوين خيارات أخرى حسب رغبتك ، وانقر فوق موافق .

توضح لقطة الشاشة أدناه الإعدادات الافتراضية ، ويمكن العثور على المعلومات التفصيلية حول كل خيار هنا.

عندما تكون الأرشفة جارية ، يتم عرض معلومات الحالة في شريط الحالة.

بمجرد اكتمال عملية الأرشفة ، المحفوظات سيظهر المجلد في Outlook تلقائيًا ، بشرط أن تحدد الخيار إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات . إذا لم تتمكن من العثور على رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Outlook الخاص بك ، فالرجاء الاطلاع على كيفية عرض مجلد أرشيف Outlook.

كيفية الأرشفة التلقائية لبرنامج Outlook 2007

في Outlook 2007 ، يتم تشغيل الأرشفة التلقائية بشكل افتراضي لـ المجلدات التالية:

• التقويم ، المهمة و دفتر اليومية العناصر (أقدم من 6 أشهر)
• العناصر المرسلة و العناصر المحذوفة مجلدات (أقدم من شهرين)

للمجلدات الأخرى ، مثل صندوق الوارد ، المسودات و ملاحظات وغيرها ، يمكنك تشغيل ميزة الأرشفة التلقائية بهذه الطريقة:

1. افتح Outlook وانقر فوق أدوات & gt؛ خيارات .
2. في نافذة الحوار خيارات ، انتقل إلى علامة التبويب أخرى ، وانقر فوق الزر الأرشفة التلقائية ... .

   

وبعد ذلك ، قم بتكوين إعدادات الأرشفة التلقائية كما هو موضح أدناه.

إعدادات وخيارات الأرشفة التلقائية في Outlook

كما تعلم بالفعل ، في Outlook 2010 والإصدارات الأحدث ، يمكن الوصول إلى إعدادات الأرشفة التلقائية عبر ملف & gt؛ خيارات & gt؛ خيارات متقدمة & gt؛ إعدادات الأرشفة التلقائية ... ستساعدك المعلومات التفصيلية حول كل خيار على اتخاذ العملية تحت سيطرتك الكاملة.

• قم بتشغيل الأرشفة التلقائية كل N أيام . حدد عدد المرات التي تريد تشغيل الأرشفة التلقائية فيها. يرجى أن تضع في اعتبارك أن أرشفة العديد من العناصر في وقت واحد قد يؤدي إلى إبطاء أداء جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لذلك إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني على أساس يومي ، فقم بتهيئة أرشيف Outlook التلقائي للتشغيل بشكل متكرر. لإيقاف تشغيل الأرشفة التلقائية ، امسح هذا المربع.
• المطالبة قبل تشغيل الأرشفة التلقائية . حدد هذا المربع إذا كنت تريد الحصول على تذكير على الفور قبل بدء عملية الأرشفة التلقائية. سيسمح لك هذا بإلغاء الأرشفة التلقائية بالنقر فوق لا في المطالبة.
• حذف العناصر منتهية الصلاحية (مجلدات البريد الإلكتروني فقط) . سيؤدي تحديد هذا الخيار إلى حذف الرسائل منتهية الصلاحية من مجلدات بريدك الإلكتروني. من أجل الوضوح ، فإن البريد الإلكتروني منتهي الصلاحية يختلف عن الرسالة القديمة التي وصلت إلى نهاية فترة التقادم. يتم تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية لكل رسالة على حدة عبر علامة التبويب خيارات في نافذة البريد الإلكتروني الجديدة ( خيارات & gt؛ التتبع المجموعة & gt؛ تنتهي الصلاحية بعد ).

  تذكر Microsoft أن هذا الخيار لم يتم تحديده افتراضيًا ، ولكن تم التحقق منه في بعض عمليات تثبيت Outlook الخاصة بي. لذا تأكد من إلغاء تحديد هذا الخيار إذا كنت تريد الاحتفاظ بالرسائل منتهية الصلاحية حتى تصل إلى نهاية الشيخوخةتم تعيين فترة لمجلد معين.

• أرشفة أو حذف العناصر القديمة . حدد هذا الخيار إذا كنت تريد تكوين إعدادات الأرشفة التلقائية الخاصة بك. إذا لم يتم تحديده ، فسيستخدم Outlook إعدادات الأرشفة التلقائية.
• إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات . إذا كنت تريد أن يظهر مجلد الأرشيف في جزء التنقل مع مجلداتك الأخرى ، فحدد هذا المربع. إذا لم يتم التحديد ، فسيظل بإمكانك فتح مجلد أرشيف Outlook يدويًا.
• امسح العناصر الأقدم من . حدد فترة التقادم التي يجب بعدها أرشفة عناصر Outlook الخاصة بك. يمكنك تكوين الفترة بالأيام أو الأسابيع أو الأشهر - ما لا يقل عن يوم واحد بحد أقصى 60 شهرًا.
• نقل العناصر القديمة إلى . عند تحديد هذا الخيار ، يقوم Outlook تلقائيًا بنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة والعناصر الأخرى إلى ملف archive.pst بدلاً من حذفها (يؤدي تحديد زر الاختيار هذا إلى مسح تحديد حذف العناصر نهائيًا ). بشكل افتراضي ، يخزن Outlook ملف archive.pst في أحد هذه المواقع. لاختيار موقع آخر أو إعطاء اسم آخر لملف pst المؤرشف ، انقر فوق الزر استعراض .
• حذف العناصر نهائيًا . سيؤدي هذا إلى حذف العناصر القديمة نهائيًا بمجرد وصولها إلى نهاية فترة التقادم ، ولن يتم إنشاء نسخة أرشيف.
• تطبيق هذه الإعدادات على كافة المجلدات الآن . لتطبيق إعدادات الأرشفة التلقائية المكونة على كافة المجلدات ، انقر فوق هذازر. إذا كنت تريد تطبيق إعدادات أخرى لمجلد واحد أو أكثر ، فلا تنقر فوق هذا الزر. بدلاً من ذلك ، قم بتكوين إعدادات الأرشفة لكل مجلد يدويًا.

فترات التقادم الافتراضية المستخدمة بواسطة الأرشفة التلقائية لبرنامج Outlook

فترات التقادم الافتراضية في جميع إصدارات Outlook هي كما يلي:

• صندوق الوارد ، المسودات ، التقويم ، المهام ، الملاحظات ، دفتر اليومية - 6 أشهر
• البريد الصادر - 3 أشهر
• العناصر المرسلة ، العناصر المحذوفة - شهرين
• جهات الاتصال - لم يتم أرشفتها تلقائيًا

يمكن تغيير الفترات الافتراضية لكل مجلد على حدة باستخدام خيار تنظيف صندوق البريد.

يحدد Outlook عمر عنصر معين بناءً على المعلومات التالية:

• رسائل البريد الإلكتروني - تاريخ الاستلام أو التاريخ الذي قمت فيه بآخر تغيير وحفظ للرسالة (تم تحريرها وتصديرها ونسخها وما إلى ذلك).
• التقويم عناصر (الاجتماعات والأحداث والمواعيد) - تاريخ آخر مرة قمت فيها بتغيير العنصر وحفظه. لا يتم أرشفة العناصر المتكررة تلقائيًا.
• المهام - تاريخ الإكمال أو تاريخ التعديل الأخير ، أيهما لاحق. لا يتم أرشفة المهام المفتوحة (المهام التي لم يتم وضع علامة عليها كمكتملة) تلقائيًا.
• ملاحظات و إدخالات دفتر اليومية - تاريخ إنشاء العنصر أو آخر تعديل له.

إذا كنت تريد أرشفة العناصر حسب تاريخ الاستلام / الإكمال ، فالرجاء استخدام هذه الإرشادات: كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني حسب تاريخ الاستلام.

كيفية استبعاد مجلد معينمن الأرشفة التلقائية أو تطبيق إعدادات مختلفة

لمنع تشغيل الأرشفة التلقائية في Outlook على مجلد معين ، أو تعيين جدول وخيارات مختلفة لهذا المجلد ، نفذ الخطوات التالية.

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد ، ثم انقر فوق خصائص… في قائمة السياق.
2. في نافذة الحوار خصائص ، قم بأحد الإجراءات التالية:
   • لاستبعاد المجلد من الأرشفة التلقائية ، حدد مربع الاختيار عدم أرشفة العناصر في هذا المجلد .

     

   • إلى أرشفة المجلد بشكل مختلف ، حدد أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات ، وقم بإعداد الخيارات المطلوبة:
     • فترة التقادم التي يجب بعدها نقل العناصر إلى الأرشيف ؛
     • سواء لاستخدام مجلد الأرشيف الافتراضي أو مجلد مختلف ، أو
     • حذف العناصر القديمة نهائيًا بدون أرشفة.

     

   • انقر فوق موافق لحفظ التغييرات.

نصيحة. يمكنك استخدام هذه الطريقة لحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا من مجلدات العناصر المحذوفة و البريد الإلكتروني غير الهام . الخطوات التفصيلية هنا.

كيفية إنشاء مجلد أرشيف في Outlook

إذا حددت الخيار إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات عند تكوين إعدادات الأرشفة التلقائية في Outlook ، فإن مجلد المحفوظات يجب أن يظهر في جزء التنقل تلقائيًا. إذا لم يتم تحديد الخيار أعلاه ، يمكنك عرض مجلد أرشيف Outlook في هذاالطريقة:

1. انقر فوق ملف & gt؛ فتح & amp؛ تصدير & gt؛ فتح ملف بيانات Outlook.

هذا كل شيء! سيظهر مجلد أرشيف في قائمة المجلدات على الفور:

بمجرد وجود مجلد الأرشيف هناك ، يمكنك العثور على العناصر المؤرشفة وفتحها كل عادة. للبحث عن في أرشيف Outlook ، حدد مجلد الأرشيف في جزء التنقل ، واكتب نص البحث في المربع البحث الفوري .

لإزالة مجلد الأرشيف من قائمة المجلدات ، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه ، ثم انقر فوق إغلاق الأرشيف . لا تقلق ، سيؤدي هذا فقط إلى إزالة المجلد المحفوظات من جزء التنقل ، ولكنه لن يحذف ملف الأرشيف الفعلي. ستتمكن من استعادة مجلد أرشيف Outlook الخاص بك في أي وقت تحتاج إليه عن طريق تنفيذ الخطوات المذكورة أعلاه.

كيفية إيقاف تشغيل الأرشفة التلقائية في Outlook

لإيقاف تشغيل ميزة الأرشفة التلقائية ، افتح مربع حوار إعدادات الأرشفة التلقائية ، وقم بإلغاء تحديد المربع تشغيل الأرشفة التلقائية كل N أيام .

كيفية الأرشفة في Outlook يدويًا (البريد الإلكتروني والتقويم والمهام والمجلدات الأخرى)

إذا