Ohjeessa kerrotaan, miten sähköpostit arkistoidaan Outlook 365:ssä, Outlook 2021:ssä, 2019:ssä, Outlook 2016:ssa, Outlook 2013:ssa ja muissa versioissa. Opit, miten jokaiselle kansiolle määritetään omat automaattisen arkistoinnin asetukset tai miten samoja asetuksia sovelletaan kaikkiin kansioihin, miten Outlookissa arkistoidaan manuaalisesti ja miten arkistointikansio luodaan, jos se ei näy automaattisesti.

Jos postilaatikkosi on kasvanut liian suureksi, on järkevää arkistoida vanhoja sähköposteja, tehtäviä, muistiinpanoja ja muita kohteita, jotta Outlookisi pysyy nopeana ja siistinä. Siinä Outlookin arkistointitoiminto tulee kuvaan. Se on käytettävissä kaikissa Outlook 365-, Outlook 2019-, Outlook 2016-, Outlook 2013-, Outlook 2010- ja aikaisemmissa versioissa. Ja tämä opetusohjelma opettaa sinulle, miten arkistoida sähköpostit ja muut kohteet osoitteessaeri versiot automaattisesti tai manuaalisesti.

Mikä on arkisto Outlookissa?

Outlookin arkisto (ja AutoArchive) siirtää vanhemmat sähköpostit, tehtävät ja kalenterit arkistokansioon, joka on tallennettu toiseen paikkaan kiintolevylläsi. Teknisesti arkistointi siirtää vanhemmat kohteet .pst-päätiedostosta erilliseen archive.pst-tiedostoon, jonka voit avata Outlookista milloin tahansa, kun tarvitset sitä. Näin se auttaa sinua pienentämään postilaatikkosi kokoa ja saamaan hieman vapaata tilaa takaisin.C:\-asemalle (jos haluat tallentaa arkistotiedoston jonnekin muualle).

Riippuen siitä, miten määrität sen, Outlookin arkisto voi suorittaa jonkin seuraavista tehtävistä:

• Siirrä sähköposteja ja muut kohteet nykyisistä kansioista arkistokansioon.
• Poistetaan pysyvästi vanhat sähköpostit ja muut kohteet heti, kun ne ovat ohittaneet määritellyn vanhenemisajan.

5 tosiasioita, jotka sinun pitäisi tietää Outlook-arkistosta

Välttääksesi sekaannusta ja estääksesi kysymykset, kuten "Miksi Outlookin automaattinen arkistointi ei toimi?" ja "Missä arkistoidut sähköpostit ovat Outlookissa?" Muista seuraavat yksinkertaiset tosiasiat.

1. Useimpien tilityyppien osalta Microsoft Outlook säilyttää kaikki sähköpostit, yhteystiedot, tapaamiset, tehtävät ja muistiinpanot .pst-tiedostossa, jota kutsutaan Outlookin datatiedostoksi. PST on ainoa tiedostotyyppi, joka voidaan arkistoida. Heti kun vanha kohde siirretään .pst-päätiedostosta archive.pst tiedosto, se näkyy Outlookin arkistokansiossa, eikä se ole enää käytettävissä alkuperäisessä kansiossa.
2. Arkistointi ei ole sama kuin vientiä Vienti kopioi alkuperäiset kohteet vientitiedostoon, mutta ei poista niitä nykyisestä kansiosta eikä .pst-päätiedostosta.
3. Arkistotiedosto ei ole sama kuin Outlookin varmuuskopio. Jos haluat varmuuskopioida arkistoidut kohteet, sinun on tehtävä kopio archive.pst-tiedostosta ja tallennettava se turvalliseen paikkaan, esimerkiksi Dropboxiin tai One Driveen.
4. Yhteystiedot ei koskaan automaattisesti arkistoitu missään Outlook-versiossa. Kuitenkin, voit arkistoida Yhteystiedot kansio manuaalisesti.
5. Jos sinulla on Outlook Exchange tili, jolla on online arkistointipostilaatikko, arkistointi Outlookissa on poistettu käytöstä.

Vihje. Ennen Outlook-kohteiden arkistointia on järkevää yhdistää päällekkäiset yhteystiedot.

Kuinka arkistoida sähköpostit Outlookissa automaattisesti

The Outlookin automaattinen arkisto toiminto voidaan määrittää siirtämään vanhat sähköpostit ja muut kohteet määritettyyn arkistokansioon automaattisesti säännöllisin väliajoin tai poistamaan vanhat kohteet ilman arkistointia. Seuraavassa on yksityiskohtaiset vaiheet eri Outlook-versioita varten.

Automaattinen arkistointi Outlook 365 - 2010

Koska Outlook 2010, Automaattinen arkistointi ei ole oletusarvoisesti käytössä, vaikka Microsoft Outlook säännöllisesti muistuttaa sinua tekemään niin:

Jos haluat aloittaa arkistoinnin välittömästi, valitse Kyllä Voit tarkastella ja mahdollisesti muuttaa arkistointivaihtoehtoja valitsemalla Autoarkistointiasetukset... .

Tai voit napsauttaa Ei sulkeaksesi kehotteen ja määritä automaattinen arkistointi myöhemmin itsellesi sopivimpana ajankohtana suorittamalla seuraavat vaiheet.

1. Avaa Outlook ja valitse sitten Tiedosto > Vaihtoehdot > Edistynyt > Autoarkistointiasetukset...

   

2. AutoArchive-valintaikkuna avautuu, ja huomaat, että kaikki on harmaata... mutta vain siihen asti, kunnes tarkistat kohdan Suorita AutoArchive joka N päivä Kun tämä valintaruutu on valittuna, voit määrittää muut vaihtoehdot haluamallasi tavalla ja napsauttaa sitten OK .

Alla olevassa kuvakaappauksessa näkyvät oletusasetukset, ja yksityiskohtaiset tiedot kustakin vaihtoehdosta löytyvät täältä.

Kun arkistointi on käynnissä, tilatiedot näkyvät tilapalkissa.

Heti kun arkistointiprosessi on saatu päätökseen. Arkisto kansio näkyy Outlookissa automaattisesti, jos olet valinnut vaihtoehdon Näytä arkistokansio kansioluettelossa . Jos et löydä arkistoituja sähköposteja Outlookista, katso Outlookin arkistokansioiden näyttäminen.

Miten automaattinen arkistointi Outlook 2007

Outlook 2007:ssä automaattinen arkistointi on oletusarvoisesti päällä seuraavissa kansioissa:

• Kalenteri , tehtävä ja lehti tavarat (yli 6 kuukautta vanhat)
• Lähetetyt kohteet ja Poistetut kohteet kansiot (yli 2 kuukautta vanhat)

Muiden kansioiden, kuten Saapuneet tiedot , Luonnokset , Huomautukset ja muut, voit ottaa AutoArchive-toiminnon käyttöön tällä tavalla:

1. Avaa Outlook ja valitse Työkalut > Vaihtoehdot .
2. Vuonna Vaihtoehdot dialogi-ikkunassa, siirry Muut välilehteä ja napsauta AutoArchive... nappi.

   

Määritä sitten AutoArchive-asetukset alla kuvatulla tavalla.

Outlookin automaattisen arkiston asetukset ja vaihtoehdot

Kuten jo tiedät, Outlookissa 2010 ja uudemmissa, Automaattisen arkiston asetukset voidaan käyttää kautta Tiedosto > Vaihtoehdot > Edistynyt > Autoarkistointiasetukset... Yksityiskohtaiset tiedot kustakin vaihtoehdosta auttavat sinua ottamaan prosessin täysin hallintaasi.

• Suorita AutoArchive joka N päivä . Määritä, kuinka usein haluat AutoArchive suorittaa. Pidä mielessä, että arkistointi monia kohteita kerrallaan voi hidastaa tietokoneen suorituskykyä. Joten jos saat paljon sähköposteja päivittäin, määritä Outlookin automaattinen arkisto suorittamaan useammin. To kytke automaattinen arkistointi pois päältä , tyhjennä tämä ruutu.
• Kehote ennen AutoArchive-ohjelman suorittamista . Merkitse tämä ruutu, jos haluat saada muistutuksen välittömästi ennen automaattisen arkistointiprosessin alkamista. Näin voit peruuttaa automaattisen arkistoinnin napsauttamalla painiketta Ei kehotteessa.
• Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansiot) Tämän vaihtoehdon valitseminen poistaa vanhentuneet viestit sähköpostikansioista. Selkeyden vuoksi sanottakoon, että vanhentunut sähköposti ei ole sama kuin vanha viesti, jonka vanhenemisaika on päättynyt. Vanhenemispäivä asetetaan jokaiselle viestille erikseen komennolla "Vanheneminen". Vaihtoehdot välilehti uudessa sähköpostiikkunassa ( Vaihtoehdot > Seuranta ryhmä> Vanhentuu jälkeen ).

  Microsoft ilmoittaa, että tämä vaihtoehto ei ole oletusarvoisesti valittuna, mutta se oli valittuna joissakin Outlook-asennuksissani. Varmista siis, että poistat tämän vaihtoehdon valinnan, jos haluat säilyttää vanhentuneet viestit, kunnes ne saavuttavat tietylle kansiolle asetetun vanhenemisajan.

• Arkistoi tai poista vanhoja kohteita . Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat määrittää omat automaattisen arkistoinnin asetukset. Jos valinta poistetaan, Outlook käyttää oletusarvoisia automaattisen arkistoinnin asetuksia.
• Näytä arkistokansio kansioluettelossa . Jos haluat, että arkistokansio näkyy navigointipaneelissa muiden kansioiden kanssa, valitse tämä ruutu. Jos se ei ole valittuna, voit silti avata Outlookin arkistokansiosi manuaalisesti.
• Siivoa pois tavarat, jotka ovat vanhempia kuin . Määritä vanhenemisjakso, jonka jälkeen Outlook-kohteet on arkistoitava. Voit määrittää jakson päivinä, viikkoina tai kuukausina - vähintään 1 päivä ja enintään 60 kuukautta.
• Siirrä vanhat kohteet . Kun tämä vaihtoehto on valittuna, Outlook siirtää automaattisesti vanhat sähköpostit ja muut kohteet archive.pst-tiedostoon sen sijaan, että poistaisi ne (valitsemalla tämä valintapainike tyhjentää valinnan Poistaa kohteita pysyvästi ). Oletusarvoisesti Outlook tallentaa archive.pst-tiedoston johonkin näistä sijainneista. Jos haluat valita toisen sijainnin tai antaa arkistoidulle .pst-tiedostolle toisen nimen, napsauta painiketta Selaa nappi.
• Poistaa kohteita pysyvästi Tämä poistaa vanhat kohteet pysyvästi heti, kun vanhenemisaika on päättynyt, eikä arkistokopiota luoda.
• Käytä näitä asetuksia nyt kaikkiin kansioihin Jos haluat soveltaa määritettyjä AutoArchive-asetuksia kaikkiin kansioihin, napsauta tätä painiketta. Jos haluat soveltaa muita asetuksia yhteen tai useampaan kansioon, älä napsauta tätä painiketta. Määritä sen sijaan kunkin kansion arkistointiasetukset manuaalisesti.

Outlookin automaattisen arkiston käyttämät oletusvanhenemisjaksot

Kaikkien Outlook-versioiden oletusarvoiset vanhenemisajat ovat seuraavat:

• Saapuneet, luonnokset, kalenteri, tehtävät, muistiinpanot, päiväkirja - 6 kuukautta
• Lähtevät - 3 kuukautta
• Lähetetyt kohteet, poistetut kohteet - 2 kuukautta
• Yhteystiedot - eivät arkistoidu automaattisesti

Oletusjaksoja voidaan muuttaa kunkin kansion osalta erikseen Postilaatikon siivous -vaihtoehdon avulla.

Outlook määrittää tietyn kohteen iän seuraavien tietojen perusteella:

• Sähköpostit - vastaanottoajankohta tai päivämäärä, jolloin olet viimeksi muuttanut ja tallentanut viestiä (muokannut, vienyt, kopioinut jne.).
• Kalenteri kohteet (kokoukset, tapahtumat ja tapaamiset) - päivämäärä, jolloin viimeksi muutit ja tallensit kohteen. Toistuvia kohteita ei arkistoida automaattisesti.
• Tehtävät - valmistumispäivä tai viimeinen muutospäivä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Avoimia tehtäviä (tehtäviä, joita ei ole merkitty valmiiksi) ei arkistoida automaattisesti.
• Huomautukset ja lehti entries - päivämäärä, jolloin kohde luotiin tai sitä muutettiin viimeksi.

Jos haluat arkistoida kohteita vastaanotetun / valmistuneen päivämäärän mukaan, käytä näitä ohjeita: Sähköpostien arkistointi vastaanotetun päivämäärän mukaan.

Kuinka jättää tietty kansio pois automaattisen arkistoinnin piiristä tai soveltaa eri asetuksia?

Jos haluat estää Outlookin automaattisen arkistoinnin suorittamisen tietyssä kansiossa tai asettaa eri aikataulun ja asetukset kyseiselle kansiolle, suorita seuraavat vaiheet.

1. Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet... kontekstivalikossa.
2. Vuonna Ominaisuudet valintaikkunassa, tee jokin seuraavista:
   • Osoitteeseen sulje pois kansion automaattisesta arkistoinnista, valitse Älä arkistoi kohteita tähän kansioon radiolaatikko.

     

   • Osoitteeseen arkistoi kansio eri tavalla , valitse Arkistoi tämä kansio näillä asetuksilla ja määritä haluamasi asetukset:
     • vanhenemisaika, jonka jälkeen kohteet on siirrettävä arkistoon;
     • käytetäänkö oletusarkistokansiota vai eri kansiota, tai
     • poistaa vanhat kohteet pysyvästi ilman arkistointia.

     

   • Klikkaa OK tallentaaksesi muutokset.

Vinkki. Voit käyttää tätä menetelmää vanhojen sähköpostien automaattiseen poistamiseen kansiosta Poistetut kohteet ja Roskasähköposti Yksityiskohtaiset vaiheet löytyvät täältä.

Miten luoda arkistokansio Outlookissa

Jos valitsit Näytä arkistokansio kansioluettelossa vaihtoehto Outlookin automaattisen arkistoinnin asetusten määrittämisen yhteydessä. Arkisto kansio pitäisi näkyä navigointipaneelissa automaattisesti. Jos edellä mainittua vaihtoehtoa ei ole valittu, voit näyttää Outlookin arkistokansiota tällä tavalla:

1. Klikkaa Tiedosto > Avaa ja vie > Avaa Outlookin datatiedosto.

Se on siinä! Arkisto kansio näkyy heti kansioluettelossa:

Kun Arkistokansio on siellä, voit etsiä ja avata arkistoidut kohteet tavalliseen tapaan. Toi haku Outlookin arkistossa, valitse Arkisto-kansio navigointipaneelista ja kirjoita hakuteksti hakukenttään. Pikahaku laatikko.

Osoitteeseen poista Arkistokansio kansioluettelosta, napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitse sitten Sulje arkisto . Älä huoli, tämä poistaa ainoastaan Arkisto kansio navigointipaneelista, mutta ei poista varsinaista arkistotiedostoa. Voit palauttaa Outlookin arkistokansiosi milloin tahansa, kun tarvitset sitä suorittamalla edellä mainitut toimenpiteet.

Automaattisen arkistoinnin kytkeminen pois päältä Outlookissa

Jos haluat poistaa AutoArchive-toiminnon käytöstä, avaa AutoArchive-asetukset-valintaikkuna ja poista valintaruutu käytöstä. Suorita AutoArchive joka N päivä laatikko.

Miten arkistoida Outlookissa manuaalisesti (sähköposti, kalenteri, tehtävät ja muut kansiot)?

Jos et halua automaattista arkistointia, voit arkistoida sähköpostit ja muut kohteet manuaalisesti aina halutessasi. Näin voit hallita paremmin, mitkä kohteet säilytetään ja mitkä siirretään arkistoon, mihin arkistotiedosto tallennetaan ja niin edelleen.

Muista, että toisin kuin Outlook AutoArchive, manuaalinen arkistointi on kertaluonteinen prosessi , ja sinun on toistettava alla olevat vaiheet joka kerta, kun haluat siirtää vanhoja kohteita arkistoon.

1. Osoitteessa Outlook 2016 , siirry osoitteeseen Tiedosto välilehti ja napsauta Työkalut > Siivoa vanhat esineet .

Osoitteessa Outlook 2010 ja Outlook 2013 , klikkaa Tiedosto > Puhdistustyökalu > Arkisto...

Jos haluat arkistoida kaikki sähköpostit, kalenterit ja tehtävät , valitse pääkansio Outlook-postilaatikossasi, eli kansioluettelon yläreunassa. Oletusarvoisesti Outlook 2010:ssä ja uudemmissa versioissa juurikansio näkyy sähköpostiosoitteena (olen nimennyt omani uudelleen muotoon Svetlana kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy):

Määritä sitten vielä muutama asetus:

• osoitteessa Arkistoi kohteet, jotka ovat vanhempia kuin , anna päivämäärä, joka määrittää, kuinka vanha kohteen on oltava, ennen kuin se voidaan siirtää arkistoon.
• Napsauta Selaa painiketta, jos haluat muuttaa arkistotiedoston oletussijaintia.
• Jos haluat arkistoida kohteita, jotka on suljettu automaattisen arkistoinnin ulkopuolelle, valitse vaihtoehto Sisällytä kohteet, joissa "Do not AutoArchive" on valittuna. laatikko.

Klikkaa lopuksi OK, ja Outlook aloittaa arkiston luomisen välittömästi. Heti kun prosessi on valmis, Arkistokansio ilmestyy Outlookiin.

Vinkkejä ja huomautuksia:

1. Muutaman kansion arkistoiminen käyttämällä eri asetukset, esim. pitää esineitä omassa Lähetetyt kohteet kansiossa pidempään kuin Luonnokset , toista edellä mainitut vaiheet jokaiselle kansiolle erikseen ja tallenna kaikki kansiot samaan kansioon. archive.pst Jos päätät luoda useita eri arkistotiedostoja, jokainen tiedosto lisää oman tiedostonsa. Arkisto kansio kansioluetteloosi.
2. Outlook-arkisto ylläpitää olemassa oleva kansiorakenne Jos esimerkiksi valitset arkistoida vain yhden kansion, ja kyseisellä kansiolla on vanhempien kansio, arkistoon luodaan tyhjä vanhempien kansio.

Mihin Outlookin arkistotiedostot tallennetaan?

Kuten jo tiedät, Outlook-arkisto on eräänlainen Outlookin datatiedosto (.pst) tiedosto. archive.pst-tiedosto luodaan automaattisesti ensimmäisen kerran automaattisen arkistoinnin suorittamisen yhteydessä tai kun arkistoit sähköpostit manuaalisesti.

Arkistotiedoston sijainti riippuu tietokoneeseen asennetusta käyttöjärjestelmästä. Ellet ole muuttanut oletussijaintia arkistointiasetuksia määritettäessä, löydät arkistotiedoston jostakin seuraavista paikoista:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, ja 10 C:\Users\\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\ Documents and Settings\\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst-tiedosto.

Outlook 2007 ja aikaisemmat

• Vista ja Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst-tiedosto
• Windows XP C:\ Documents and Settings\\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst-tiedosto.

Huom. Sovellustiedot ja AppData ovat piilotettuja kansioita. Näyttääksesi ne, siirry osoitteeseen Ohjauspaneeli > Kansioiden asetukset , vaihda Näytä ja valitse Näytä piilotetut tiedostot, kansiot tai asemat osoitteessa Piilotetut tiedostot ja kansiot .

Kuinka löytää arkistotiedoston sijainti koneellasi?

Jos et löydä .pst-arkistotiedostoa mistään edellä mainituista paikoista, on mahdollista, että olet valinnut sen tallentamisen eri paikkaan automaattisen arkistoinnin asetuksia määritettäessä.

Tässä on nopea tapa määrittää Outlook-arkiston tarkka sijainti: napsauta hiiren kakkospainikkeella Arkisto-kansiota kansioluettelossa ja valitse sitten Avaa tiedoston sijainti Tämä avaa välittömästi kansion, johon arkistoitu .pst-tiedosto on tallennettu.

Jos olet luonut useita eri arkistotiedostoja, voit tarkastella kaikkia sijainteja yhdellä silmäyksellä tällä tavalla:

1. Klikkaa Tiedosto > Tilin asetukset > Tilin asetukset .
2. Vuonna Tilin asetukset valintaikkunassa, vaihda Tiedostot välilehti.
3. Muiden tiedostojen joukossa näet nykyisen sijainnin seuraavassa tiedostossa archive.pst tiedosto (tai mikä tahansa nimi, jonka annoit arkistotiedostollesi).
4. Jos haluat päästä kansioon, johon tietty arkistotiedosto on tallennettu, valitse haluamasi tiedosto ja napsauta painiketta Avaa tiedoston sijainti .

Outlook Arkisto vinkkejä ja niksejä

Tämän ohjeen ensimmäisessä osassa käsiteltiin Outlook-arkiston perusasioita. Nyt on aika oppia muutamia tekniikoita, jotka menevät perusasioita pidemmälle.

Outlook-arkiston nykyisen sijainnin muuttaminen

Jos jostain syystä sinun on siirrettävä olemassa olevan Outlook-arkiston, yksinkertaisesti siirtämällä arkistoidun .pst-tiedoston uuteen kansioon johtaa uuden archive.pst-tiedoston luodaan oletussijaintiin seuraavan kerran, kun Outlook AutoArchive toimii.

Voit siirtää Outlook-arkiston oikein, suorita seuraavat vaiheet.

1. Sulje arkisto Outlookissa

Jos haluat katkaista Outlookin arkistokansiosta yhteyden, napsauta hiiren oikealla hiiren kakkospainikkeella arkistokansiota kansioluettelossa ja napsauta sitten Sulje arkisto .

Vihje. Jos Arkisto-kansio ei näy kansioluettelossasi, voit etsiä sen sijainnin seuraavasti Tiedosto > Tilin asetukset > Tilin asetukset > Tiedostot välilehdellä, valitse arkistoitu .pst-tiedosto ja napsauta painiketta Poista Tämä poistaa arkiston vain Outlookista, mutta ei poista arkistoitua .pst-tiedostoa.

2. Siirrä arkistotiedosto haluamaasi paikkaan.

Sulje Outlook, selaa arkistoidun .pst-tiedoston sijaintiin ja kopioi se haluamaasi kansioon. Kun Outlook-arkisto on kopioitu, voit poistaa alkuperäisen tiedoston. Tosin turvallisempi tapa olisi nimetä se uudelleen nimellä archive-old.pst ja pitää, kunnes olet varmistanut, että kopioitu tiedosto toimii.

3. Yhdistä siirretty archive.pst-tiedosto uudelleen.

Jos haluat yhdistää arkistotiedoston uudelleen, avaa Outlook, valitse Tiedosto > Avaa > Outlookin datatiedosto... , selaa arkistotiedoston uuteen sijaintiin, valitse tiedosto ja yhdistä se valitsemalla OK. The Arkisto kansio näkyy heti kansioluettelossasi.

4. Muuta Outlookin automaattisen arkiston asetuksia

Viimeinen mutta ei vähäisin vaihe on muuttaa AutoArchive asetukset niin, että tästä lähtien Outlook siirtää vanhoja kohteita uuteen sijaintiin arkistoidun .pst-tiedoston. Muuten, Outlook luo toisen archive.pst-tiedoston alkuperäiseen sijaintiin.

Napsauta tätä varten Tiedosto > Vaihtoehdot > Edistynyt > Autoarkistointiasetukset... , varmista, että Siirrä vanhat kohteet valintaruutu on valittu, napsauta Selaa painiketta ja osoita se paikkaan, johon siirsit Outlook-arkistotiedoston.

Kuinka tyhjentää poistetut kohteet ja roskapostikansiot automaattisesti?

Jos haluat poistaa vanhoja kohteita Poistetut kohteet ja Roskasähköposti kansiot automaattisesti, aseta Outlook AutoArchive suorittamaan muutaman päivän välein, ja määritä sitten seuraavat asetukset edellä mainittuihin kansioihin:

1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella Poistetut kohteet kansioon ja napsauta Ominaisuudet > AutoArchive .
2. Valitse Arkistoi tämä kansio näillä asetuksilla ja valitse haluamasi päivien määrä vieressä olevan kohdan Siivoa pois tavarat, jotka ovat vanhempia kuin .
3. Valitse Vanhojen kohteiden poistaminen pysyvästi ja napsauta OK.

Toista edellä mainitut vaiheet Roskapostit kansioon, ja olet valmis!

Huomautus. Vanhemmat kohteet poistetaan rekisteristä. Roskat ja Poistetut kohteet kansiot seuraavan AutoArchive-ajon yhteydessä. Esimerkiksi, jos olet määrittänyt AutoArchive-ajon ajettavaksi 14 päivän välein, kansiot puhdistetaan 2 viikon välein. Jos haluat poistaa roskapostit useammin, aseta Outlookin automaattiselle arkistolle pienempi ajanjakso.

Kuinka arkistoida sähköpostit vastaanotetun päivämäärän mukaan

Oletusasetukset Outlook AutoArchive määrittää kohteen ikä perustuu vastaanotettu / kilpailutettu tai muutettu päivämäärä, kumpi on myöhäisempi. Toisin sanoen, jos vastaanotettuaan sähköpostiviestin tai merkintä tehtävän valmis, teet muutoksia kohteen (esim. tuonti, vienti, muokkaus, kopioida, merkitse luettu tai lukemattomaksi), muutettu päivämäärä muuttuu, ja kohde ei siirretä arkistokansioon ennen kuin toinenikääntymisaika on ohi.

Jos haluat, että Outlook ei ota huomioon muutettu päivämäärä, voit määrittää sen arkistoimaan kohteita seuraavien päivämäärien mukaan:

• Sähköpostit - vastaanotettu päivämäärä
• Kalenterin kohteet - päivämäärä, jolle tapaaminen, tapahtuma tai kokous on suunniteltu.
• Tehtävät - valmistumispäivä
• Huomautukset - viimeisimmän muutoksen päivämäärä
• Päiväkirjamerkinnät - luontipäivämäärä

Huomautus: Ratkaisu edellyttää muutoksia rekisteriin, joten suosittelemme käyttämään sitä hyvin varovasti, koska vakavia ongelmia voi syntyä, jos muutat rekisteriä väärin. Varmuuden vuoksi muista varmuuskopioida rekisteri ennen sen muuttamista. Jos työskentelet yritysympäristössä, sinun on parasta pyytää järjestelmänvalvojaa tekemään tämä varmuuden vuoksi.

Tarkista aluksi Outlook-versiosi. Jos käytät Outlook 2010 , muista asentaa huhtikuun 2011 hotfix Outlook 2010, ja Outlook 2007 käyttäjien on asennettava joulukuun 2010 päivitys Outlook 2007:lle. Outlook 2013 ja Outlook 2016 eivät vaadi lisäpäivityksiä.

Ja nyt, seuraa alla olevia ohjeita luodaksesi ArchiveIgnoreLastModifiedTime rekisteriarvo:

1. Avaa rekisteri napsauttamalla Aloita > Suorita , tyyppi regedit hakukenttään ja napsauta OK .
2. Etsi ja valitse seuraava rekisteriavain:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Preferences (Asetukset)

Esimerkiksi Outlookissa 2013 se on:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences (asetukset)

Outlook-arkisto ei toimi - syyt ja ratkaisut

Jos Outlookin arkisto tai AutoArchive ei toimi odotetulla tavalla tai sinulla on ongelmia löytää arkistoidut sähköpostit Outlookissa, seuraavat vianmääritysvinkit voivat auttaa sinua määrittämään ongelman lähteen.

1. Arkistointi- ja AutoArchive-vaihtoehdot eivät ole käytettävissä Outlookissa.

Todennäköisesti, käytät Exchange Server postilaatikko, tai organisaatiossasi on postin säilyttämiskäytäntö, joka ohittaa Outlook AutoArchive, esim. se oli poistettu käytöstä järjestelmänvalvojan kuin ryhmäkäytäntö. Jos näin on, tarkista yksityiskohdat järjestelmänvalvojalta.

2. AutoArchive on määritetty, mutta se ei toimi.

Jos yhtäkkiä Outlookin automaattinen arkistointi on lakannut toimimasta, avaa AutoArchive asetukset, ja varmista, että Suorita automaattinen arkistointi N päivän välein -valintaruutu on valittu.

3. Tiettyä kohdetta ei koskaan arkistoida

On kaksi yleistä syytä, miksi tietty kohde jätetään automaattisen arkiston ulkopuolelle:

• Tuotteen muutettu päivämäärä on uudempi kuin arkistointia varten asetettu päivämäärä. Ratkaisu löytyy kohdasta Miten arkistoidaan kohteita vastaanotetun tai valmistuneen päivämäärän mukaan.
• The Älä arkistoi tätä kohdetta automaattisesti ominaisuus on valittu tietylle kohteelle. Voit tarkistaa tämän avaamalla kohteen uudessa ikkunassa, valitsemalla Tiedosto > Ominaisuudet ja poista rasti tästä valintaruudusta:

Voit myös lisätä Älä arkistoi automaattisesti kenttä Outlook-näkymään, jotta saat yleiskatsauksen kohteista, joille tämä vaihtoehto on valittu.

4. Arkistokansio puuttuu Outlookista

Jos Arkisto-kansio ei näy kansioluettelossa, avaa AutoArchive-asetukset ja tarkista, että kansio Näytä arkistokansio kansioluettelossa Jos arkistokansio ei vieläkään näy, avaa Outlookin datatiedosto manuaalisesti, kuten tässä selitetään.

5. Vahingoittunut tai vioittunut archive.pst-tiedosto

Kun archive.pst-tiedosto on vaurioitunut, Outlook ei pysty siirtämään uusia kohteita siihen. Tässä tapauksessa, sulje Outlook ja käytä Saapuneet-kansion korjaustyökalua (scanpst.exe) korjataksesi arkistoidun .pst-tiedoston. Jos se ei toimi, ainoa ratkaisu on luoda uusi arkisto.

6. Outlookin postilaatikko tai arkistotiedosto saavutti enimmäiskoon

Täydellinen archive.pst tai tärkein .pst-tiedosto voi myös estää Outlookin arkiston työskentelyn.

Jos archive.pst tiedosto on saavuttanut rajansa, siivoa se poistamalla vanhoja kohteita tai luo uusi arkistotiedosto.

Jos tärkein .pst tiedosto on saavuttanut rajansa, yritä poistaa joitakin vanhoja kohteita manuaalisesti tai tyhjennä tiedosto. Poistetut kohteet kansioon tai siirrä joitakin kohteita arkistoon käsin tai pyydä järjestelmänvalvojaa lisäämään postilaatikon kokoa tilapäisesti ja suorita sitten AutoArchive tai arkistoi vanhat kohteet manuaalisesti.

.pst-tiedostojen oletusraja on 20GB Outlookissa 2007 ja 50GB myöhemmissä versioissa.

Toivottavasti tämä opetusohjelma on valottanut hieman sitä, miten arkistoida sähköposteja Outlookissa. Joka tapauksessa, kiitän sinua lukemisesta ja toivottavasti näemme sinut blogissamme ensi viikolla!