Ipinapaliwanag ng tutorial kung paano mag-archive ng mga email sa Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, at iba pang mga bersyon. Matututuhan mo kung paano i-configure ang bawat folder gamit ang sarili nitong mga setting ng auto archive o ilapat ang parehong mga setting sa lahat ng folder, kung paano i-archive nang manu-mano sa Outlook, at kung paano lumikha ng archive folder kung hindi ito awtomatikong lilitaw.

Kung ang iyong mailbox ay lumaki nang masyadong malaki, ito ay may dahilan upang i-archive ang mga lumang email, gawain, tala at iba pang mga item upang panatilihing mabilis at malinis ang iyong Outlook. Doon papasok ang feature ng Outlook Archive. Available ito sa lahat ng bersyon ng Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 at mas maaga. At ang tutorial na ito ay magtuturo sa iyo kung paano mag-archive ng mga email at iba pang mga item sa iba't ibang bersyon nang awtomatiko o manu-mano.

Ano ang archive sa Outlook?

Outlook Archive (at AutoArchive) naglilipat ng mas lumang email, gawain at mga item sa kalendaryo sa isang folder ng archive, na nakaimbak sa ibang lokasyon sa iyong hard drive. Sa teknikal na paraan, ang pag-archive ay naglilipat ng mga mas lumang item mula sa pangunahing .pst file sa isang hiwalay na archive.pst file na maaari mong buksan mula sa Outlook anumang oras na kailangan mo ito. Sa ganitong paraan, nakakatulong ito sa iyo na bawasan ang laki ng iyong mailbox at makakuha ng ilang libreng espasyo pabalik sa iyong C:\ drive (kung pipiliin mong iimbak ang archive file sa ibang lugar).

Depende sa kung paano mo ito iko-configure, Maaaring isagawa ng Outlook Archive ang isa sahindi mo gusto ang anumang awtomatikong pag-archive, maaari mong i-archive nang manu-mano ang mga email at iba pang mga item kahit kailan mo gusto. Sa ganitong paraan, maaari kang magkaroon ng higit na kontrol sa kung aling mga item ang pananatilihin at kung alin ang ililipat sa archive, kung saan iimbak ang archive file, at iba pa.

Pakitandaan na hindi tulad ng Outlook AutoArchive, ang manu-manong pag-archive ay isang isang beses na proseso , at kakailanganin mong ulitin ang mga hakbang sa ibaba sa tuwing gusto mong ilipat ang mga mas lumang item sa archive.

1. Sa Outlook 2016 , pumunta sa File tab , at i-click ang Tools > Linisin ang mga lumang item .

Sa Outlook 2010 at Outlook 2013 , i-click ang File > Cleanup Tool > Archive…

Kung gusto mong i-archive ang lahat ng email , mga kalendaryo , at mga gawain , piliin ang root folder sa iyong Outlook mailbox, ibig sabihin, ang nasa tuktok ng listahan ng iyong folder. Bilang default, sa Outlook 2010 at mga mas bagong bersyon, ang root folder ay ipinapakita bilang iyong email address (Pinalitan ko ang pangalan ko sa Svetlana tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba):

At pagkatapos, i-configure ang ilan pang mga setting:

• Sa ilalim ng I-archive ang mga item na mas luma sa , maglagay ng petsa na tumutukoy kung paanoluma na ang isang item bago ito mailipat sa archive.
• I-click ang button na Browse kung gusto mong baguhin ang default na lokasyon ng archive file.
• Kung gusto mong i-archive ang mga item na hindi kasama sa auto-archive, piliin ang Isama ang mga item na may check na "Huwag AutoArchive" .

Sa wakas, i-click ang OK, at ang Outlook ay simulan agad ang paggawa ng archive. Sa sandaling makumpleto ang proseso, lalabas ang folder ng Archive sa iyong Outlook.

Mga tip at tala:

1. Upang mag-archive ng ilang folder gamit ang iba't ibang mga setting, hal. panatilihin ang mga item sa iyong folder na Mga Naipadalang Item kaysa sa Mga Draft , ulitin ang mga hakbang sa itaas para sa bawat folder nang paisa-isa, at i-save ang lahat ng mga folder sa parehong archive.pst file . Kung pipiliin mong lumikha ng ilang magkakaibang archive file, ang bawat file ay magdaragdag ng sarili nitong Archives folder sa iyong listahan ng mga folder.
2. Pinapanatili ng Outlook Archive ang umiiral na istraktura ng folder . Halimbawa, kung pipiliin mong mag-archive ng isang folder lang, at ang folder na iyon ay may parent na folder, isang walang laman na parent folder ang gagawin sa archive.

Saan naka-imbak ang mga file ng Outlook Archive?

Tulad ng alam mo na, ang Outlook archive ay isang uri ng Outlook Data File (.pst) file. Awtomatikong ginawa ang archive.pst file sa unang pagkakataong tumakbo ang auto archive o kapag manu-mano kang nag-archive ng mga email.

Ang lokasyon ng archive file ay nakasalalay saoperating system na naka-install sa iyong computer. Maliban kung binago mo ang default na lokasyon kapag kino-configure ang mga setting ng archive, mahahanap mo ang archive file sa isa sa mga sumusunod na lugar:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, at 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 and earlier

• Vista at Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Tandaan. Ang Data ng Application at AppData ay mga nakatagong folder. Upang ipakita ang mga ito, pumunta sa Control Panel > Mga Opsyon sa Folder , lumipat sa tab na View , at piliin ang Ipakita ang mga nakatagong file, folder, o drive sa ilalim ng Mga nakatagong file at folder .

Paano hanapin ang lokasyon ng archive file sa iyong machine

Kung hindi mo mahanap ang archive .pst file sa alinman sa mga lokasyon sa itaas, malamang na pinili mong iimbak ito sa ibang lugar kapag kino-configure ang mga setting ng auto archive.

Narito ang isang mabilis na paraan upang matukoy ang eksaktong lokasyon ng iyong Outlook archive: i-right-click ang folder na Archive sa listahan ng mga folder, at pagkatapos ay i-click ang Buksan ang Lokasyon ng File . Agad nitong bubuksan ang folder kung saannakaimbak ang iyong naka-archive na .pst file.

Kung nakagawa ka ng ilang iba't ibang archive file, maaari mong tingnan ang lahat ng mga lokasyon sa isang sulyap sa ganitong paraan:

1. I-click ang File > Mga Setting ng Account > Mga Setting ng Account .
2. Sa Mga Setting ng Account dialog, lumipat sa tab na Mga File ng Data .
3. Sa iba pang mga file, makikita mo ang kasalukuyang lokasyon ng file na archive.pst (o anumang pangalan na ibinigay mo sa iyong archive file).
4. Upang makarating sa folder kung saan nakaimbak ang isang partikular na archive file, piliin ang gustong file, at i-click ang Buksan ang Lokasyon ng File .

Mga tip at trick sa Outlook Archive

Sa unang bahagi ng tutorial na ito, sinaklaw namin ang mga mahahalagang Outlook Archive. At ngayon, oras na para matuto ng ilang diskarte na higit pa sa mga pangunahing kaalaman.

Paano baguhin ang kasalukuyang lokasyon ng iyong archive ng Outlook

Kung sa ilang kadahilanan ay kailangan mong ilipat ang iyong kasalukuyang archive ng Outlook , ang paglipat lamang ng naka-archive na .pst file sa isang bagong folder ay magreresulta sa isang bagong archive.pst file na malilikha sa default na lokasyon sa susunod na tumakbo ang iyong Outlook AutoArchive.

Upang ilipat nang maayos ang Outlook archive, isagawa ang sumusunod na mga hakbang.

1. Isara ang Archive sa Outlook

Upang idiskonekta ang folder ng Outlook Archive, mag-right click sa root Archive folder sa listahan ng mga folder, at i-click ang Isara ang Archive .

Tip. Kung angHindi lumalabas ang folder ng archive sa iyong listahan ng mga folder, mahahanap mo ang lokasyon nito sa pamamagitan ng File > Mga Setting ng Account > Mga Setting ng Account > Data tab na Mga File , piliin ang naka-archive na .pst file, at i-click ang button na Alisin . Ididiskonekta lang nito ang archive mula sa iyong Outlook, ngunit hindi tatanggalin ang naka-archive na .pst file.

2. Ilipat ang archive file sa kung saan mo ito gusto.

Isara ang Outlook, mag-browse sa lokasyon ng iyong naka-archive na .pst file, at kopyahin ito sa folder na iyong pinili. Kapag nakopya na ang iyong archive ng Outlook, maaari mong tanggalin ang orihinal na file. Gayunpaman, ang isang mas ligtas na paraan ay palitan ang pangalan nito sa archive-old.pst at panatilihin hanggang sa matiyak mong gumagana ang kinopyang file.

3. Ikonekta muli ang inilipat na archive.pst file

Upang muling ikonekta ang archive file, buksan ang Outlook, i-click ang File > Buksan > Outlook Data File... , mag-browse sa bagong lokasyon ng iyong archive file, piliin ang file at i-click ang OK upang ikonekta ito. Ang folder na Archives ay agad na lalabas sa iyong listahan ng mga folder.

4. Baguhin ang iyong mga setting ng Outlook Auto Archive

Ang pinakahuli ngunit hindi pinakamaliit na hakbang ay ang pagbabago sa mga setting ng AutoArchive upang mula ngayon ay ilipat ng Outlook ang mga lumang item sa bagong lokasyon ng iyong naka-archive na .pst file. Kung hindi, gagawa ang Outlook ng isa pang archive.pst file sa orihinal na lokasyon.

Upang gawin ito, i-click ang File > Options > Advanced > Mga Setting ng AutoArchive... , tiyaking napili ang Ilipat ang mga lumang item sa radio button, i-click ang button na Browse at ituro ito kung saan mo inilipat ang iyong Outlook archive file.

Paano awtomatikong alisan ng laman ang mga Tinanggal na Item at Junk E-mail na folder

Upang tanggalin ang mga lumang item mula sa Mga Tinanggal na Item at Junk E-mail folder ay awtomatikong, itakda ang Outlook AutoArchive na tumakbo bawat ilang araw, at pagkatapos ay i-configure ang mga sumusunod na setting para sa mga folder sa itaas:

1. I-right click ang Delete Mga item folder, at i-click ang Properties > AutoArchive .
2. Piliin ang I-archive ang folder na ito gamit ang mga setting na ito , at piliin ang gustong bilang ng mga araw sa tabi ng Linisin ang mga item na mas luma sa .
3. Piliin na Permanenteng tanggalin ang mga lumang item , at i-click ang OK.

Ulitin ang mga hakbang sa itaas para sa folder na Junk E-mails , at handa ka na!

Tandaan. Ang mga mas lumang item ay tatanggalin mula sa Junk at Mga tinanggal na item na folder sa susunod na AutoArchive run. Halimbawa, kung na-configure mo ang AutoArchive na tumakbo tuwing 14 na araw, aalisin ang mga folder bawat 2 linggo. Kung gusto mong magtanggal ng mga junk na email nang mas madalas, magtakda ng mas maliit na panahon para sa iyong Outlook Auto Archive.

Paano mag-archive ng mga email ayon sa petsa ng natanggap

Ang mga default na setting ng Outlook AutoArchive ay tumutukoy sa edad ng isang item batay sa natanggap/nakipagkumpitensya obinagong petsa, alinman ang mas huli. Sa madaling salita, kung pagkatapos makatanggap ng mensaheng email o markahan ang isang gawain na kumpleto, gumawa ka ng anumang mga pagbabago sa isang item (hal. import, export, edit, kopyahin, markahan bilang nabasa o hindi pa nababasa), binago ang petsang binago, at nanalo ang item Huwag ilipat sa folder ng archive hanggang sa matapos ang isa pang panahon ng pagtanda.

Kung gusto mong balewalain ng Outlook ang binagong petsa, maaari mo itong i-configure upang mag-archive ng mga item sa mga sumusunod na petsa:

• Mga Email - ang petsang natanggap
• Mga item sa kalendaryo - ang petsa kung kailan naka-iskedyul ang isang appointment, kaganapan o pulong para sa
• Mga Gawain - ang petsa ng pagkumpleto
• Mga Tala - ang petsa ng ang huling pagbabago
• Mga entry sa journal - ang petsa ng paglikha

Tandaan. Ang solusyon ay nangangailangan ng paggawa ng mga pagbabago sa registry, kaya inirerekumenda namin ang paggamit nito nang maingat dahil maaaring mangyari ang mga seryosong problema kung hindi mo binago ang registry nang hindi tama. Bilang karagdagang pag-iingat, siguraduhing i-back up ang registry bago ito baguhin. Kung nagtatrabaho ka sa isang corporate environment, mas mabuting ipagawa ito sa iyong admin para sa iyo, para maging ligtas.

Para sa mga panimula, tingnan ang iyong bersyon ng Outlook. Kung gumagamit ka ng Outlook 2010 , tiyaking i-install ang Abril 2011 hotfix para sa Outlook 2010, at Outlook 2007 kailangang i-install ng mga user ang Disyembre 2010 hotfix para sa Outlook 2007. Outlook 2013 at Outlook 2016 hindi nangangailangan ng anumang karagdagang mga update.

At ngayon, sundin ang mga hakbang sa ibaba upanglumikha ng ArchiveIgnoreLastModifiedTime registry value:

1. Upang buksan ang registry, i-click ang Start > Run , i-type ang regedit sa box para sa paghahanap, at i-click ang OK .
2. Hanapin at piliin ang sumusunod na registry key:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Halimbawa, sa Outlook 2013, ito ay:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Hindi gumagana ang Outlook Archive - mga dahilan at solusyon

Kung hindi gagana ang Outlook Archive o AutoArchive gaya ng inaasahan o may mga problema ka sa paghahanap ng iyong mga naka-archive na email sa Outlook, makakatulong ang mga sumusunod na tip sa pag-troubleshoot matukoy mo ang pinagmulan ng problema.

1. Ang mga opsyon sa Archive at AutoArchive ay hindi available sa Outlook

Malamang, ginagamit mo ang Exchange Server mailbox, o ang iyong organisasyon ay may patakaran sa pagpapanatili ng mail na nag-o-override sa Outlook AutoArchive, hal. ito ay hindi pinagana ng iyongadministrator bilang Patakaran ng Grupo. Kung ito ang kaso, pakitingnan ang mga detalye sa iyong system administrator.

2. Naka-configure ang AutoArchive, ngunit hindi gumagana

Kung biglang tumigil sa paggana ang Outlook Auto Archive, buksan ang mga setting ng AutoArchive, at tiyaking napili ang Run AutoArchive every N days checkbox .

3. Ang isang partikular na item ay hindi kailanman na-archive

May dalawang madalas na dahilan para sa isang partikular na item na hindi kasama sa auto archive:

• Ang binagong petsa ng item ay mas bago kaysa ang petsang itinakda para sa pag-archive. Para sa isang solusyon, pakitingnan ang Paano mag-archive ng mga item ayon sa natanggap o nakumpletong petsa.
• Ang Huwag I-AutoArchive ang item na ito ay pinili para sa isang partikular na item. Upang suriin ito, buksan ang item sa isang bagong window, i-click ang File > Properties , at alisin ang isang tik sa checkbox na ito:

Maaari mo ring idagdag ang field na Do Not AutoArchive sa iyong Outlook view upang makakuha ng pangkalahatang-ideya ng mga item kung saan napili ang opsyong ito.

4. Nawawala ang folder ng archive sa Outlook

Kung hindi lalabas ang folder ng Archive sa listahan ng mga folder, buksan ang mga setting ng AutoArchive, at i-verify na napili ang opsyong Ipakita ang folder ng archive sa listahan ng folder . Kung hindi pa rin lumalabas ang folder ng Archive, buksan nang manu-mano ang Outlook Data File, gaya ng ipinaliwanag dito.

5. Nasira o nasira ang archive.pst file

Kapag ang archive.pstfile ay nasira, Outlook ay hindi makapaglipat ng anumang mga bagong item dito. Sa kasong ito, isara ang Outlook at gamitin ang Inbox Repair Tool (scanpst.exe) upang ayusin ang iyong naka-archive na .pst file. Kung hindi ito gumana, ang tanging solusyon ay gumawa ng bagong archive.

6. Naabot ng Outlook mailbox o archive file ang maximum na laki

Maaari ding pigilan ng buong archive.pst o pangunahing .pst file ang Outlook Archive na gumana.

Kung ang archive.pst Naabot na ng file ang limitasyon nito, linisin ito sa pamamagitan ng pagtanggal ng mga lumang item o lumikha ng bagong archive file.

Kung ang pangunahing .pst na file ay umabot na sa limitasyon nito, subukang tanggalin nang manu-mano ang ilang lumang item, o alisan ng laman ang folder na Mga Tinanggal na Item , o ilipat ang ilang item sa iyong archive sa pamamagitan ng kamay, o hayaan ang iyong administrator na pansamantalang dagdagan ang laki ng iyong mailbox, at pagkatapos ay patakbuhin ang AutoArchive o i-archive nang manu-mano ang mga lumang item.

Ang default na limitasyon para sa mga .pst na file ay 20GB sa Outlook 2007, at 50GB sa mga susunod na bersyon.

Sana ang tutorial na ito ay nakapagbigay ng kaunting liwanag sa kung paano mag-archive ng mga email sa Outlook. Anyway, nagpapasalamat ako sa iyong pagbabasa at umaasa na makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!

• Ilipat ang mga email at iba pang mga item mula sa kanilang kasalukuyang mga folder patungo sa isang archive folder.
• Permanenteng tanggalin ang mga lumang email at iba pa mga item sa sandaling lumipas na sila sa tinukoy na panahon ng pagtanda.

5 katotohanan na dapat mong malaman tungkol sa Outlook Archive

Upang maiwasan ang pagkalito at maiwasan ang mga tanong tulad ng "Bakit hindi ang aking Outlook Auto Archive trabaho?" at "Nasaan ang aking mga naka-archive na email sa Outlook?" mangyaring tandaan ang mga sumusunod na simpleng katotohanan.

1. Para sa karamihan ng mga uri ng account, pinapanatili ng Microsoft Outlook ang lahat ng email, contact, appointment, gawain at tala sa isang .pst file na tinatawag na Outlook Data File. Ang PST ay ang tanging uri ng file na maaaring i-archive. Sa sandaling ang isang lumang item ay inilipat mula sa pangunahing .pst file papunta sa isang archive.pst file, ito ay ipapakita sa Outlook Archive folder, at hindi na magagamit sa orihinal na folder.
2. Ang pag-archive ay hindi katulad ng pag-export . Kinokopya ng pag-export ang mga orihinal na item sa export file, ngunit hindi inaalis ang mga ito mula sa kasalukuyang folder, o mula sa pangunahing .pst file.
3. Ang isang archive file ay hindi katulad ng Outlook backup. Kung gusto mong i-back up ang iyong mga naka-archive na item, kakailanganin mong gumawa ng kopya ng iyong archive.pst file at iimbak ito sa isang ligtas na lokasyon, hal. Dropbox o One Drive.
4. Ang mga contact ay hindi kailanman awtomatikong na-archive sa anumang bersyon ng Outlook. Gayunpaman, maaari mong i-archive ang folder na Mga Contact manu-mano.
5. Kung mayroon kang Outlook Exchange account na may online archive mailbox, hindi pinagana ang pag-archive sa Outlook.

Tip. Bago i-archive ang iyong mga item sa Outlook, makatuwirang pagsamahin ang mga duplicate na contact.

Paano awtomatikong mag-archive ng mga email sa Outlook

Ang tampok na Outlook Auto Archive ay maaaring i-configure upang lumipat ng luma mga email at iba pang mga item sa isang itinalagang folder ng archive nang awtomatiko sa isang regular na pagitan, o upang tanggalin ang mga lumang item nang hindi na-archive. Ang mga detalyadong hakbang para sa iba't ibang bersyon ng Outlook ay sumusunod sa ibaba.

Paano i-auto archive ang Outlook 365 - 2010

Dahil Outlook 2010, ang Auto Archive ay hindi pinagana bilang default, kahit na pana-panahong ipaalala sa iyo ng Microsoft Outlook na gawin ito:

Upang simulan agad ang pag-archive, i-click ang Oo . Upang suriin at malamang na baguhin ang mga opsyon sa pag-archive, i-click ang Mga Setting ng AutoArchive... .

O, maaari mong i-click ang Hindi upang isara ang prompt, at i-configure ang awtomatikong pag-archive sa ibang pagkakataon sa oras na pinaka-maginhawa para sa iyo sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga sumusunod na hakbang.

1. Buksan ang Outlook, at pagkatapos ay i-click ang File > Mga Opsyon > Advanced<2 Patakbuhin ang AutoArchive tuwing N araw Kapag nasuri na ang kahong ito, maaari mong i-configure ang iba pang mga opsyon ayon sa gusto mo, ati-click ang OK .

Ang screenshot sa ibaba ay nagpapakita ng mga default na setting, at ang detalyadong impormasyon tungkol sa bawat opsyon ay makikita dito.

Kapag ang pag-archive ay isinasagawa, ang impormasyon ng status ay ipinapakita sa status bar.

Sa sandaling makumpleto ang proseso ng pag-archive, ang Mga Archive Awtomatikong lilitaw ang folder sa iyong Outlook, kung pinili mo ang opsyon Ipakita ang folder ng archive sa listahan ng folder . Kung hindi mo mahanap ang mga naka-archive na email sa iyong Outlook, pakitingnan ang Paano ipakita ang folder ng archive ng Outlook.

Paano i-auto archive ang Outlook 2007

Sa Outlook 2007, naka-on ang auto archive bilang default para sa sumusunod na mga folder:

• Kalendaryo , gawain at journal item (mas matanda sa 6 na buwan)
• Mga Naipadalang Item at Mga Tinanggal na Item na folder (mas matanda sa 2 buwan)

Para sa iba pang mga folder, gaya ng Inbox , Mga Draft , Mga Tala at iba pa, maaari mong i-on ang tampok na AutoArchive sa ganitong paraan:

1. Buksan ang Outlook at i-click ang Mga Tool > Mga Opsyon .
2. Sa dialog window na Mga Opsyon , pumunta sa tab na Iba pa , at i-click ang button na AutoArchive... .

   

At pagkatapos, i-configure ang mga setting ng AutoArchive gaya ng ipinaliwanag sa ibaba.

Mga setting at opsyon sa Outlook Auto Archive

Tulad ng alam mo na, sa Outlook 2010 at mas bago, maa-access ang mga setting ng Auto Archive sa pamamagitan ng File > Mga Opsyon > Advanced > Mga Setting ng AutoArchive… Ang detalyadong impormasyon tungkol sa bawat opsyon ay makakatulong sa iyong gawin ang proseso sa ilalim ng iyong buong kontrol.

• Patakbuhin ang AutoArchive tuwing N araw . Tukuyin kung gaano kadalas mo gustong tumakbo ang AutoArchive. Pakitandaan na ang pag-archive ng maraming item sa isang pagkakataon ay maaaring makapagpabagal sa pagganap ng iyong computer. Kaya kung makatanggap ka ng maraming email sa araw-araw, i-configure ang iyong Outlook Auto Archive upang tumakbo nang mas madalas. Upang i-off ang auto-archive , i-clear ang kahon na ito.
• I-prompt bago tumakbo ang AutoArchive . Lagyan ng check ang kahong ito kung gusto mong makatanggap kaagad ng paalala bago magsimula ang proseso ng auto-archive. Hahayaan ka nitong kanselahin ang awtomatikong pag-archive sa pamamagitan ng pag-click sa Hindi sa prompt.
• Tanggalin ang mga nag-expire na item (mga folder ng e-mail lamang) . Ang pagpili sa opsyong ito ay magtatanggal ng mga nag-expire na mensahe mula sa iyong mga folder ng email. Para sa kapakanan ng kalinawan, ang isang nag-expire na email ay hindi katulad ng isang lumang mensahe na umabot na sa katapusan ng panahon ng pagtanda nito. Ang petsa ng pag-expire ay nakatakda para sa bawat mensahe nang paisa-isa sa pamamagitan ng tab na Mga Opsyon ng bagong window ng email ( Mga Opsyon > Pagsubaybay pangkat > Mag-e-expire pagkatapos ng ).

  Sinasabi ng Microsoft na ang opsyong ito ay hindi nasuri bilang default, ngunit ito ay nasuri sa ilan sa aking mga pag-install sa Outlook. Kaya siguraduhing alisan ng check ang opsyong ito kung gusto mong panatilihin ang mga nag-expire na mensahe hanggang sa maabot nila ang katapusan ng pagtandapanahon na itinakda para sa isang partikular na folder.

• I-archive o tanggalin ang mga lumang item . Piliin ang opsyong ito kung gusto mong i-configure ang sarili mong mga setting ng auto-archive. Kung alisan ng check, gagamitin ng Outlook ang mga default na setting ng AutoArchive.
• Ipakita ang folder ng archive sa listahan ng folder . Kung gusto mong lumabas ang folder ng Archive sa Navigation Pane kasama ng iyong iba pang mga folder, piliin ang kahon na ito. Kung hindi napili, magagawa mo pa ring buksan nang manu-mano ang iyong folder ng archive ng Outlook.
• Linisin ang mga item na mas luma sa . Tukuyin ang panahon ng pagtanda pagkatapos kung saan dapat i-archive ang iyong mga item sa Outlook. Maaari mong i-configure ang panahon sa mga araw, linggo, o buwan - hindi bababa sa 1 araw hanggang sa maximum na 60 buwan.
• Ilipat ang mga lumang item sa . Kapag napili ang opsyong ito, awtomatikong inililipat ng Outlook ang mga lumang email at iba pang mga item sa archive.pst file sa halip na tanggalin ang mga ito (sa pagpili sa radio button na ito ay iki-clear ang pagpili ng Permanenteng tanggalin ang mga item ). Bilang default, iniimbak ng Outlook ang archive.pst file sa isa sa mga lokasyong ito. Upang pumili ng ibang lokasyon o bigyan ng ibang pangalan ang naka-archive na .pst, i-click ang button na Browse .
• Permanenteng tanggalin ang mga item . Permanenteng tatanggalin nito ang mga lumang item sa sandaling maabot nila ang katapusan ng panahon ng pagtanda, walang gagawing kopya ng archive.
• Ilapat ang mga setting na ito sa lahat ng folder ngayon . Upang ilapat ang na-configure na mga setting ng AutoArchive sa lahat ng mga folder, i-click itopindutan. Kung gusto mong maglapat ng iba pang mga setting para sa isa o higit pang mga folder, huwag i-click ang button na ito. Sa halip, manu-manong i-configure ang mga setting ng pag-archive para sa bawat folder.

Default na panahon ng pagtanda na ginagamit ng Outlook Auto Archive

Ang mga default na panahon ng pagtanda sa lahat ng mga bersyon ng Outlook ay ang mga sumusunod:

• Inbox, Mga Draft, Kalendaryo, Mga Gawain, Mga Tala, Journal - 6 na buwan
• Outbox - 3 buwan
• Mga Naipadalang Item, Tinanggal na Mga Item - 2 buwan
• Mga Contact - ay hindi awtomatikong naka-archive

Maaaring baguhin ang mga default na panahon para sa bawat folder nang paisa-isa gamit ang opsyon sa Paglilinis ng Mailbox.

Tinutukoy ng Outlook ang edad ng isang partikular na item batay sa sumusunod na impormasyon:

• Mga Email - ang natanggap na petsa o ang petsa kung kailan mo huling binago at na-save ang mensahe (na-edit, na-export, kinopya, at iba pa).
• Calendar item (mga pulong, kaganapan, at appointment) - ang petsa kung kailan mo huling binago at na-save ang item. Ang mga umuulit na item ay hindi awtomatikong na-archive.
• Mga Gawain - ang petsa ng pagkumpleto o ang huling petsa ng pagbabago, alinman ang mas huli. Ang mga bukas na gawain (mga gawain na hindi minarkahang kumpleto) ay hindi awtomatikong na-archive.
• Mga tala at journal na mga entry - ang petsa kung kailan ginawa o huling binago ang isang item.

Kung gusto mong mag-archive ng mga item ayon sa petsang natanggap / nakumpleto, pakigamit ang mga alituntuning ito: Paano mag-archive ng mga email ayon sa petsa ng natanggap.

Paano magbukod ng partikular na foldermula sa Auto Archive o maglapat ng ibang mga setting

Upang pigilan ang Outlook Auto Archive na tumakbo sa isang partikular na folder, o magtakda ng ibang iskedyul at mga opsyon para sa folder na iyon, gawin ang mga sumusunod na hakbang.

1. Mag-right click sa folder, at pagkatapos ay i-click ang Properties... sa context menu.
2. Sa Properties dialog window, gawin ang isa sa mga sumusunod:
   • Upang ibukod ang folder mula sa awtomatikong pag-archive, piliin ang Huwag i-archive ang mga item sa folder na ito radio box.

     

   • Para i-archive ang folder sa ibang paraan , piliin ang I-archive ang folder na ito gamit ang mga setting na ito , at i-set up ang mga gustong opsyon:
     • panahon ng pagtanda pagkatapos kung saan ang mga item ay dapat ilipat sa archive;
     • kung gagamitin ang default na folder ng archive o ibang folder, o
     • permanenteng tanggalin ang mga lumang item nang hindi ina-archive.

     

   • I-click ang OK para i-save ang mga pagbabago.

Tip. Magagamit mo ang paraang ito upang awtomatikong tanggalin ang mga lumang email mula sa folder na Mga Tinanggal na Item at Junk E-mail . Narito ang mga detalyadong hakbang.

Paano lumikha ng folder ng archive sa Outlook

Kung pinili mo ang opsyon na Ipakita ang folder ng archive sa listahan ng folder kapag kino-configure ang mga setting ng Outlook Auto Archive, ang folder na Mga Archive ay dapat na awtomatikong lumabas sa Navigation pane. Kung ang opsyon sa itaas ay hindi napili, maaari mong ipakita ang folder ng Outlook Archive ditoparaan:

1. I-click ang File > Buksan & I-export > Buksan ang Outlook Data File.

Iyon na! Ang Archive folder ay lalabas kaagad sa listahan ng mga folder:

Kapag nandoon na ang Archive folder, maaari mong mahanap at mabuksan ang iyong mga naka-archive na item gaya ng dati. Upang maghanap sa archive ng Outlook, piliin ang folder ng Archive sa Navigation Pane, at i-type ang iyong teksto sa paghahanap sa kahon ng Instant na Paghahanap .

Upang alisin ang folder ng Archive mula sa iyong listahan ng mga folder, i-right click dito, at pagkatapos ay i-click ang Isara ang Archive . Huwag mag-alala, aalisin lang nito ang folder na Archives mula sa Navigation pane, ngunit hindi tatanggalin ang aktwal na archive file. Magagawa mong ibalik ang iyong folder ng Outlook Archive anumang oras na kailangan mo ito sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga hakbang sa itaas.

Paano i-off ang awtomatikong pag-archive sa Outlook

Upang i-off ang tampok na AutoArchive, buksan ang dialog ng Mga Setting ng AutoArchive, at alisan ng tsek ang kahon na Patakbuhin ang AutoArchive tuwing N araw .

Paano manu-manong mag-archive sa Outlook (email, kalendaryo, mga gawain at iba pang mga folder)

Kung