Σε αυτή τη δημοσίευση, θα εξετάσουμε πιο προσεκτικά την υπό όρους μορφοποίηση στο Google Sheets και θα μάθουμε τους ταχύτερους και αποτελεσματικότερους τρόπους ρύθμισής της. Θα εξετάσουμε διάφορα παραδείγματα για να δούμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε υπό όρους μορφοποίηση με μία ή περισσότερες συνθήκες και πώς να χρωματίσετε τα κελιά ή να αλλάξετε το χρώμα της γραμματοσειράς με προσαρμοσμένα κριτήρια. Θα δώσουμε ιδιαίτερη προσοχή στην υπό όρους μορφοποίηση με βάση άλλα κελιά.

Τι είναι η μορφοποίηση υπό όρους του Google Sheets;

Γιατί χρειαζόμαστε μορφοποίηση υπό όρους σε έναν πίνακα; Δεν είναι ευκολότερο να μορφοποιούμε τα κελιά με το χέρι;

Η επισήμανση συγκεκριμένων δεδομένων με χρώμα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να τραβήξουμε την προσοχή στις εγγραφές. Πολλοί από εμάς το κάνουμε αυτό συνεχώς. Αν οι τιμές των κελιών πληρούν τις προϋποθέσεις μας, π.χ. είναι μεγαλύτερες ή μικρότερες από κάποια τιμή, είναι οι μεγαλύτερες ή οι μικρότερες, ή ίσως περιέχουν ορισμένους χαρακτήρες ή λέξεις, τότε βρίσκουμε τέτοια κελιά και αλλάζουμε τη γραμματοσειρά, το χρώμα της γραμματοσειράς ή το χρώμα φόντου τους.

Δεν θα ήταν υπέροχο αν αυτές οι αλλαγές στη μορφοποίηση γίνονταν αυτόματα και τραβούσαν ακόμη περισσότερη προσοχή στα κελιά αυτά; Θα γλιτώναμε πολύ χρόνο.

Εδώ είναι που η μορφοποίηση υπό όρους είναι χρήσιμη. Το Google Sheets μπορεί να κάνει αυτή τη δουλειά για εμάς, το μόνο που χρειάζεται είναι να εξηγήσουμε τι θέλουμε να πάρουμε. Ας δούμε μερικά παραδείγματα μαζί και ας δούμε πόσο απλό και αποτελεσματικό είναι.

Πώς να προσθέσετε έναν κανόνα μορφοποίησης με μία συνθήκη

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δεδομένα πωλήσεων σοκολάτας στον πίνακα μας. Κάθε γραμμή του πίνακα περιέχει μια παραγγελία που πήραμε από έναν συγκεκριμένο πελάτη. Χρησιμοποιήσαμε αναδιπλούμενες λίστες στη στήλη G για να καθορίσουμε αν ολοκληρώθηκε.

Τι μπορεί να μας ενδιαφέρει να δούμε εδώ; Πρώτον, μπορούμε να επισημάνουμε τις παραγγελίες που ξεπερνούν τα 200 δολάρια σε συνολικές πωλήσεις. Έχουμε αυτές τις εγγραφές στη στήλη F, οπότε θα χρησιμοποιήσουμε το ποντίκι μας για να επιλέξουμε το εύρος τιμών με το ποσό της παραγγελίας: F2:F22.

Στη συνέχεια, βρείτε το Μορφή και κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους .

Αρχικά, ας εξετάσουμε τη μορφοποίηση υπό όρους του Google Sheets χρησιμοποιώντας ένα μόνο χρώμα .

Κάντε κλικ στο Μορφοποίηση κελιών αν... , επιλέξτε την επιλογή "Μεγαλύτερο ή ίσο με" στην αναπτυσσόμενη λίστα που θα δείτε και πληκτρολογήστε "200" στο πεδίο που ακολουθεί. Αυτό σημαίνει ότι εντός του εύρους που επιλέξαμε, όλα τα κελιά με τιμές που είναι μεγαλύτερες ή ίσες με 200 θα επισημανθούν χρησιμοποιώντας τη μορφή που ορίσαμε ακριβώς στο ίδιο σημείο: έντονη κόκκινη γραμματοσειρά σε κίτρινο φόντο.

Μπορούμε να δούμε ότι ο κανόνας μορφοποίησης εφαρμόζεται αμέσως: όλα τα απαραίτητα κελιά άλλαξαν την εμφάνισή τους.

Έχετε την επιλογή να ρυθμίσετε τη μορφοποίηση υπό όρους όχι μόνο με μία απόχρωση αλλά χρησιμοποιώντας μια χρωματική κλίμακα Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Χρωματική κλίμακα στην πλαϊνή γραμμή κανόνων μορφοποίησης υπό όρους και χρησιμοποιήστε έτοιμα σύνολα χρωμάτων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αποχρώσεις για το ελάχιστο και το μέγιστο σημείο, καθώς και για το μέσο σημείο, εάν είναι απαραίτητο.

Εδώ δημιουργήσαμε μια χρωματική κλίμακα όπου τα κελιά γίνονται πιο ανοιχτά όσο το ποσό της παραγγελίας μικραίνει και πιο σκούρα όσο το ποσό αυξάνεται.

Μορφοποίηση κελιών στο Google Sheets με πολλαπλές συνθήκες

Εάν η κλίμακα χρωμάτων σας φαίνεται πολύ έντονη, μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορες συνθήκες στην καρτέλα "Single color" (Ένα χρώμα) και να καθορίσετε μια μορφή για κάθε συνθήκη ξεχωριστά. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Add another rule" (Προσθήκη άλλου κανόνα).

Ας επισημάνουμε τις παραγγελίες που είναι πάνω από 200 δολάρια σε συνολικές πωλήσεις και εκείνες που είναι κάτω από 100 δολάρια.

Όπως μπορείτε να δείτε, έχουμε δύο συνθήκες μορφοποίησης εδώ. Η πρώτη αφορά τιμές που είναι μεγαλύτερες από 200, η δεύτερη αφορά τιμές που είναι μικρότερες από 100.

Συμβουλή. Μπορείτε να προσθέσετε όσους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους χρειάζεστε στο Google Sheets. Για να τους διαγράψετε, απλά δείξτε σε αυτούς και κάντε κλικ στο κουμπί Αφαιρέστε το εικονίδιο.

Μορφοποίηση υπό όρους του Google Sheets με προσαρμοσμένους τύπους

Ο προτεινόμενος κατάλογος των συνθηκών που μπορούμε να εφαρμόσουμε στο εύρος δεδομένων μας είναι αρκετά μεγάλος. Ωστόσο, μπορεί και πάλι να μην είναι αρκετός. Αργά ή γρήγορα θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια συνθήκη που δεν μπορεί να περιγραφεί με τα τυπικά μέσα.

Γι' αυτό το λόγο το Google Sheets παρέχει τη δυνατότητα εισαγωγής του δικού σας τύπου ως συνθήκη. Αυτός ο τύπος σας επιτρέπει να περιγράψετε τις απαιτήσεις σας χρησιμοποιώντας τυποποιημένες συναρτήσεις και τελεστές. Με άλλα λόγια, το αποτέλεσμα του τύπου πρέπει να είναι είτε "True" είτε "False".

Χρησιμοποιήστε το τελευταίο στοιχείο στην αναπτυσσόμενη λίστα για να εισαγάγετε τον τύπο σας: "Custom formula is".

Ας δούμε πώς λειτουργεί.

Ας πούμε ότι θέλουμε να μάθουμε ποιες από τις παραγγελίες μας έγιναν κατά τη διάρκεια του Σαββατοκύριακου. Καμία από τις τυπικές συνθήκες δεν μας εξυπηρετεί.

Θα επιλέξουμε το εύρος των ημερομηνιών A2:A22, θα μεταβούμε στην ενότητα Μορφή και κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους . επιλέξτε το στοιχείο "Custom formula is" στην αναπτυσσόμενη λίστα "Format cells if" και εισαγάγετε τον λογικό τύπο που θα μας βοηθήσει να προσδιορίσουμε την ημέρα της εβδομάδας από την ημερομηνία.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Αν ο αριθμός είναι μεγαλύτερος από 5, τότε είναι Σάββατο ή Κυριακή. Σε αυτή την περίπτωση, η μορφοποίηση που ορίσαμε παρακάτω θα εφαρμοστεί στο κελί.

Όπως μπορείτε να δείτε, όλα τα Σαββατοκύριακα επισημαίνονται τώρα με χρώμα.

Ακολουθεί ένα άλλο παράδειγμα. Ας αναδείξουμε τις παραγγελίες για τη μαύρη σοκολάτα με τη βοήθεια μιας διαφορετικής μορφής. Ακολουθούμε τα ίδια βήματα για να το κάνουμε αυτό: επιλέγουμε την περιοχή δεδομένων με τους τύπους σοκολάτας (D2:D22) και χρησιμοποιούμε την ακόλουθη συνθήκη:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Αυτή η συνάρτηση θα επιστρέψει την τιμή "True" εάν το όνομα του τύπου σοκολάτας περιέχει τη λέξη "Dark".

Κοιτάξτε τι έχουμε: οι παραγγελίες για την μαύρη σοκολάτα καθώς και για την έξτρα μαύρη σοκολάτα έγιναν με έμφαση. Δεν χρειάζεται να ψάχνετε σε εκατοντάδες σειρές για να τις βρείτε τώρα.

Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ με μορφοποίηση υπό όρους στα λογιστικά φύλλα της Google

Αν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τιμές κειμένου, τότε η τυπική συνθήκη "Το κείμενο περιέχει" είναι απαραίτητη.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικοί χαρακτήρες μπαλαντέρ για να προσθέσετε κάποια ευελιξία στη συνθήκη αναζήτησης.

Συμβουλή. Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ μπορούν να χρησιμοποιηθούν στα πεδία "Το κείμενο περιέχει" και "Το κείμενο δεν περιέχει" καθώς και στους προσαρμοσμένους τύπους σας.

Υπάρχουν δύο πιο συχνά χρησιμοποιούμενοι χαρακτήρες: το σύμβολο ερώτησης (;) και ο αστερίσκος (*).

Για παράδειγμα, όπως μπορείτε να δείτε στο στιγμιότυπο οθόνης, ο κανόνας κειμένου που περιέχει "??d" μορφοποιεί κελιά με τιμές όπως "Κόκκινο", αλλά όχι όπως "Σκούρο".

"??d" σημαίνει ότι το γράμμα "d" πρέπει να έρχεται τρίτο από την αρχή της λέξης.

Χρησιμοποιήστε έναν αστερίσκο για να παραλείψετε από μηδέν έως οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων. Για παράδειγμα, ένας κανόνας που περιέχει "*d*" θα πρέπει να μορφοποιήσει και τα δύο κελιά: με τιμές "Κόκκινο" καθώς και με τιμές "Σκούρο".

Για να μην γίνονται αντιληπτοί οι χαρακτήρες ερώτησης και αστερίσκου ως χαρακτήρες μπαλαντέρ στις τιμές κειμένου σας, προστίθεται συνήθως πριν από αυτούς μια τελεία (~). Π.χ. ο κανόνας κειμένου που περιέχει "Re?" στο παράδειγμά μας μορφοποιεί τα κελιά με "Red", ενώ ο κανόνας με "Re~?" δεν θα βρει κανένα κελί, καθώς θα αναζητά την τιμή "Re?".

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους του Google Sheets για να επισημάνετε ολόκληρες γραμμές

Στα παραδείγματα που περιγράψαμε παραπάνω, εφαρμόσαμε μορφοποίηση υπό όρους σε ορισμένα κελιά μιας στήλης. Ίσως σκεφτήκατε: "Θα ήταν πολύ ωραίο αν μπορούσαμε να το εφαρμόσουμε αυτό σε ολόκληρο τον πίνακα!" Και μπορείτε!

Ας προσπαθήσουμε να επισημάνουμε τυχόν ανεκτέλεστες παραγγελίες με ένα ειδικό χρώμα. Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη συνθήκη μορφοποίησης για τα δεδομένα της στήλης G, όπου καθορίσαμε αν η παραγγελία ολοκληρώθηκε, και θα μορφοποιήσουμε ολόκληρο τον πίνακα.

Σημείωση. Σημειώστε ότι εφαρμόσαμε μορφοποίηση σε ολόκληρο τον πίνακα A1:G22.

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήσαμε τον προσαρμοσμένο τύπο μας όπου το προσδιορίσαμε:

=$G1="Όχι"

Συμβουλή. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο του δολαρίου ($) πριν από το όνομα της στήλης. Αυτό δημιουργεί μια απόλυτη αναφορά σε αυτήν, οπότε ο τύπος θα αναφέρεται πάντα στη συγκεκριμένη στήλη, ενώ ο αριθμός της γραμμής μπορεί να αλλάξει.

Με άλλα λόγια, του ζητάμε να κινηθεί προς τα κάτω μέσα στη στήλη ξεκινώντας από την πρώτη γραμμή και να αναζητήσει όλα τα κελιά με την τιμή "Όχι".

Όπως μπορείτε να δείτε, δεν μορφοποιήθηκαν μόνο τα κελιά που ελέγξαμε για τη συνθήκη μας. Η μορφοποίηση υπό όρους εφαρμόζεται τώρα σε ολόκληρες γραμμές.

Ας θυμηθούμε λοιπόν 3 βασικούς κανόνες για την υπό όρους μορφοποίηση γραμμών σε έναν πίνακα:

• Το εύρος προς μορφοποίηση είναι ολόκληρος ο πίνακας
• Χρησιμοποιούμε μορφοποίηση υπό όρους με έναν προσαρμοσμένο τύπο
• Πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τον χαρακτήρα $ πριν από το όνομα της στήλης

Φύλλα Google υπό όρους μορφοποίηση με βάση ένα άλλο κελί

Ακούμε συχνά την ερώτηση "Πώς μπορούμε να εφαρμόσουμε μορφοποίηση υπό όρους και να κάνουμε εύκολη την αλλαγή της συνθήκης;" Αυτό δεν είναι καθόλου δύσκολο.

Απλώς χρησιμοποιήστε τον δικό σας τύπο με αναφορά στο κελί όπου καθορίζετε την απαραίτητη συνθήκη.

Ας επιστρέψουμε στα δεδομένα του δείγματός μας με τις παραγγελίες για σοκολάτα στο Google Sheets. Ας υποθέσουμε ότι μας ενδιαφέρουν οι παραγγελίες με λιγότερα από 50 και περισσότερα από 100 αντικείμενα. Θα προχωρήσουμε και θα εισάγουμε αυτές τις συνθήκες στη στήλη H δίπλα στον πίνακά μας.

Τώρα θα δημιουργήσουμε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους για τον πίνακα παραγγελιών.

Ορίζουμε το εύρος για τη μορφοποίηση σε "A2:G22" για να διατηρήσουμε την επικεφαλίδα του πίνακα ως έχει.

Στη συνέχεια, ακολουθούμε τα βήματα που γνωρίζετε και χρησιμοποιούμε τον τύπο μας.

Ακολουθεί ο τύπος μορφοποίησης υπό όρους για τις παραγγελίες με πάνω από 100 αντικείμενα:

=$E2>=$H$3

Σημείωση. Λάβετε υπόψη ότι πρέπει να χρησιμοποιείτε απόλυτες αναφορές ($) όταν χρησιμοποιείτε κελιά εκτός του πίνακα.

Ένα σύμβολο δολαρίου πριν από το όνομα της στήλης σημαίνει την απόλυτη αναφορά στη στήλη. Εάν το σύμβολο δολαρίου βρίσκεται πριν από τον αριθμό της γραμμής, τότε η απόλυτη αναφορά αφορά τη γραμμή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε σε αυτή τη λεπτομερή συζήτηση για τις αναφορές κελιών.

Το $H$3 στο παράδειγμά μας σημαίνει απόλυτη αναφορά στο κελί, δηλαδή ό,τι κι αν κάνετε με τον πίνακα, ο τύπος θα εξακολουθεί να αναφέρεται σε αυτό το κελί.

Σημείωση. Πρέπει να χρησιμοποιήσουμε μια απόλυτη αναφορά στη στήλη E και μια απόλυτη αναφορά στο κελί H3 όπου έχουμε το όριο των 100. Αν δεν το κάνουμε αυτό, ο τύπος δεν θα λειτουργήσει!

Τώρα ας προσθέσουμε τη δεύτερη συνθήκη για να επισημάνουμε τις παραγγελίες με λιγότερα από 50 αντικείμενα. Κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη άλλου κανόνα" και προσθέστε μια άλλη συνθήκη όπως κάναμε και για την πρώτη.

Δείτε τον τύπο που χρησιμοποιούμε στον κανόνα μορφοποίησης υπό όρους:

=$E2<=$H$2

Οι μεγαλύτερες και οι μικρότερες παραγγελίες επισημαίνονται τώρα με χρώμα. Η εργασία ολοκληρώθηκε. Ωστόσο, δεν είναι ωραίο ότι έχουμε επιπλέον αριθμούς στο φύλλο μας, οι οποίοι μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση και να καταστρέψουν την εμφάνιση του πίνακα.

Η τοποθέτηση βοηθητικών δεδομένων σε ξεχωριστό φύλλο θα ήταν καλύτερος τρόπος. Θα το περιγράψω με περισσότερες λεπτομέρειες στην επόμενη ανάρτησή μου, όταν θα μάθουμε πώς να δημιουργούμε αναπτυσσόμενες λίστες.

Ας μεταβούμε στο φύλλο 2 και ας εισαγάγουμε αυτές τις νέες συνθήκες εκεί.

Τώρα μπορούμε να δημιουργήσουμε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους για τον πίνακα παραγγελιών με αναφορά σε αυτά τα όρια.

Εδώ είναι που μπορεί να αντιμετωπίσουμε ένα πρόβλημα. Αν απλά χρησιμοποιήσουμε τη διεύθυνση του κελιού από το φύλλο 2 στον τύπο, θα λάβουμε ένα σφάλμα.

Σημείωση. Οι άμεσες αναφορές κελιών στους τύπους για τη μορφοποίηση υπό όρους είναι δυνατές μόνο από το τρέχον φύλλο.

Τι θα κάνουμε τώρα; Η συνάρτηση INDIRECT θα σας βοηθήσει. Σας επιτρέπει να λάβετε την αναφορά κελιού γράφοντας τη διεύθυνσή του ως κείμενο. Ακολουθεί η αναφορά κελιού σε έναν τύπο μορφοποίησης υπό όρους:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Ακολουθεί ο δεύτερος τύπος:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Ως αποτέλεσμα, έχουμε το ίδιο αποτέλεσμα με πριν, αλλά το φύλλο μας δεν είναι γεμάτο με πρόσθετες εγγραφές.

Τώρα μπορούμε να αλλάξουμε τις συνθήκες μορφοποίησης χωρίς να ενημερώσουμε τις ρυθμίσεις του κανόνα. Αρκεί απλώς να αλλάξουμε τις εγγραφές στα κελιά και θα έχουμε έναν νέο πίνακα.

Φύλλα Google και μορφοποίηση υπό όρους με βάση το κείμενο ενός άλλου κελιού

Μάθαμε πώς να εφαρμόζουμε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους χρησιμοποιώντας αριθμητικά δεδομένα από ένα συγκεκριμένο κελί. Τι γίνεται αν θέλουμε να βασίσουμε τη συνθήκη μας σε ένα κελί με κείμενο; Ας δούμε πώς μπορούμε να το κάνουμε αυτό μαζί.

Θα προσπαθήσουμε να βρούμε τις παραγγελίες για μαύρη σοκολάτα:

Στο κελί G5 του Φύλλου 2, εισάγουμε τη συνθήκη μας: "Dark".

Στη συνέχεια, επιστρέφουμε στο φύλλο 1 με τον πίνακα και επιλέγουμε ξανά την περιοχή προς μορφοποίηση: A2:G22.

Στη συνέχεια επιλέγουμε Μορφή μενού, επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους , και εισάγετε τον ακόλουθο τύπο στο πεδίο Ο προσαρμοσμένος τύπος είναι πεδίο:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Συμβουλή. Θυμηθείτε ότι πρέπει να εισαγάγετε απόλυτες αναφορές στην περιοχή που πρέπει να ελέγξετε για τη λέξη "Dark" (D2:D22).

Η συνάρτηση INDIRECT("2!$G$5") μας επιτρέπει να πάρουμε την τιμή από το κελί G5 του φύλλου2, δηλαδή τη λέξη "Dark".

Έτσι, έχουμε επισημάνει τις παραγγελίες που έχουν τη λέξη από το κελί G5 του φύλλου 2 ως μέρος της ονομασίας του προϊόντος.

Θα μπορούσαμε να το κάνουμε πιο εύκολο, φυσικά. Ο τύπος μας θα έμοιαζε ως εξής:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Ωστόσο, σε περίπτωση που θέλουμε να βρούμε ένα διαφορετικό προϊόν, θα πρέπει να επεξεργαστούμε τον κανόνα μορφοποίησης υπό όρους. Αυτό απαιτεί λίγο περισσότερο χρόνο από την απλή ενημέρωση της τιμής στο κελί G5.

Αφαίρεση μορφοποίησης υπό όρους από το φύλλο Google

Σίγουρα μπορεί να χρειαστεί να αφαιρέσετε όλες τις υπό όρους μορφές από τον πίνακά σας.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε πρώτα την περιοχή κελιών όπου έχετε εφαρμόσει μορφοποίηση υπό όρους.

Θα δείτε όλους τους κανόνες που δημιουργήσατε στην πλαϊνή γραμμή.

Στρέψτε το ποντίκι σας στην κατάσταση που πρέπει να διαγραφεί και κάντε κλικ στο " Αφαιρέστε το "Η μορφοποίηση υπό όρους θα διαγραφεί.

Αν δεν θυμάστε την ακριβή περιοχή κελιών που μορφοποιήσατε ή αν θέλετε να απαλλαγείτε από τις μορφοποιήσεις όσο το δυνατόν γρηγορότερα, τότε επιλέξτε την περιοχή κελιών και μεταβείτε στην επιλογή Μορφή μενού - Σαφής μορφοποίηση Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το συνδυασμό των πλήκτρων Ctrl + \ .

Σημείωση. Να θυμάστε ότι σε αυτή την περίπτωση θα διαγραφούν όχι μόνο οι μορφοποιήσεις υπό όρους, αλλά και όλες οι άλλες μορφοποιήσεις που χρησιμοποιούνται στον πίνακά σας.

Ελπίζουμε ότι η εφαρμογή της μορφοποίησης υπό όρους στο Google Sheets θα απλοποιήσει την εργασία σας και θα κάνει τα αποτελέσματα πιο παραστατικά.