Tutorial menerangkan cara mengarkibkan e-mel dalam Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 dan versi lain. Anda akan belajar cara mengkonfigurasi setiap folder dengan tetapan arkib automatiknya sendiri atau menggunakan tetapan yang sama pada semua folder, cara mengarkibkan dalam Outlook secara manual dan cara membuat folder arkib jika ia tidak muncul secara automatik.

Jika peti mel anda telah membesar dalam saiz terlalu besar, adalah wajar untuk mengarkibkan e-mel lama, tugasan, nota dan item lain untuk memastikan Outlook anda cepat dan bersih. Di situlah ciri Arkib Outlook masuk. Ia tersedia dalam semua versi Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 dan lebih awal. Dan tutorial ini akan mengajar anda cara mengarkibkan e-mel dan item lain dalam versi berbeza secara automatik atau manual.

Apakah arkib dalam Outlook?

Arkib Outlook (dan AutoArkib) mengalihkan item e-mel, tugas dan kalendar yang lebih lama ke folder arkib, yang disimpan di lokasi lain pada pemacu keras anda. Secara teknikal, pengarkiban memindahkan item lama daripada fail .pst utama ke dalam fail archive.pst yang berasingan yang boleh anda buka daripada Outlook pada bila-bila masa anda memerlukannya. Dengan cara ini, ini membantu anda mengurangkan saiz peti mel anda dan mendapatkan kembali ruang kosong pada pemacu C:\ anda (jika anda memilih untuk menyimpan fail arkib di tempat lain).

Bergantung pada cara anda mengkonfigurasinya, Arkib Outlook boleh melaksanakan salah satu daripadaanda tidak mahu sebarang pengarkiban automatik, anda boleh mengarkibkan e-mel dan item lain secara manual bila-bila masa anda mahu. Dengan cara ini, anda boleh mempunyai lebih kawalan ke atas item mana yang hendak disimpan dan mana yang hendak dialihkan ke arkib, tempat untuk menyimpan fail arkib dan sebagainya.

Sila ingat bahawa tidak seperti AutoArkib Outlook, pengarkiban manual ialah proses sekali dan anda perlu mengulangi langkah di bawah setiap kali anda mahu mengalihkan item lama ke arkib.

1. Dalam Outlook 2016 , pergi ke tab Fail dan klik Alat > Bersihkan item lama .

Dalam Outlook 2010 dan Outlook 2013 , klik Fail > Alat Pembersihan > Arkib…

Jika anda mahu mengarkibkan semua e-mel , kalendar dan tugas , pilih folder akar dalam peti mel Outlook anda, iaitu yang berada di bahagian atas senarai folder anda. Secara lalai, dalam Outlook 2010 dan versi yang lebih baru, folder akar dipaparkan sebagai alamat e-mel anda (saya telah menamakan semula saya kepada Svetlana seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah):

Dan kemudian, konfigurasikan beberapa lagi tetapan:

• Di bawah Arkibkan item yang lebih lama daripada , masukkan tarikh yang menyatakan caraitem lama perlu sebelum ia boleh dialihkan ke arkib.
• Klik butang Semak imbas jika anda ingin menukar lokasi lalai fail arkib.
• Jika anda ingin mengarkibkan item yang dikecualikan daripada pengarkiban automatik, pilih kotak Sertakan item dengan tanda "Jangan AutoArkib" .

Akhir sekali, klik OK dan Outlook akan mula mencipta arkib dengan segera. Sebaik sahaja proses selesai, folder Arkib akan muncul dalam Outlook anda.

Petua dan nota:

1. Untuk mengarkibkan beberapa folder menggunakan tetapan yang berbeza, cth. simpan item dalam folder Item Dihantar anda lebih lama daripada dalam Draf , ulangi langkah di atas untuk setiap folder secara individu dan simpan semua folder ke fail archive.pst yang sama . Jika anda memilih untuk mencipta beberapa fail arkib yang berbeza, setiap fail akan menambah folder Arkib nya sendiri pada senarai folder anda.
2. Arkib Outlook mengekalkan struktur folder sedia ada . Contohnya, jika anda memilih untuk mengarkibkan hanya satu folder dan folder itu mempunyai folder induk, folder induk kosong akan dibuat dalam arkib.

Di manakah fail Arkib Outlook disimpan?

Seperti yang anda sedia maklum, arkib Outlook ialah sejenis fail Fail Data Outlook (.pst). Fail archive.pst dibuat secara automatik pada kali pertama arkib automatik dijalankan atau apabila anda mengarkibkan e-mel secara manual.

Lokasi fail arkib bergantung padasistem pengendalian yang dipasang pada komputer anda. Melainkan anda menukar lokasi lalai semasa mengkonfigurasi tetapan arkib, anda boleh mencari fail arkib di salah satu tempat berikut:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, dan 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 dan sebelumnya

• Vista dan Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Nota. Data Aplikasi dan AppData ialah folder tersembunyi. Untuk memaparkannya, pergi ke Panel Kawalan > Pilihan Folder , tukar ke tab Lihat dan pilih Tunjukkan fail tersembunyi, folder atau pemacu di bawah Fail dan folder tersembunyi .

Cara mencari lokasi fail arkib pada mesin anda

Jika anda tidak dapat mencari fail .pst arkib di mana-mana lokasi di atas, kemungkinan besar anda memilih untuk menyimpannya di tempat lain semasa mengkonfigurasi tetapan arkib automatik.

Berikut ialah cara cepat untuk menentukan lokasi sebenar arkib Outlook anda: klik kanan folder Arkib dalam senarai folder dan kemudian klik Buka Lokasi Fail . Ini akan segera membuka folder di manafail .pst arkib anda disimpan.

Jika anda telah mencipta beberapa fail arkib yang berbeza, anda boleh melihat semua lokasi sepintas lalu dengan cara ini:

1. Klik Fail > Tetapan Akaun > Tetapan Akaun .
2. Dalam Tetapan Akaun dialog, tukar ke tab Fail Data .
3. Antara fail lain, anda akan melihat lokasi semasa fail archive.pst (atau apa sahaja nama yang anda berikan fail arkib anda).
4. Untuk pergi ke folder tempat fail arkib tertentu disimpan, pilih fail yang dikehendaki dan klik Buka Lokasi Fail .

Petua dan helah Arkib Outlook

Dalam bahagian pertama tutorial ini, kami telah membincangkan keperluan Arkib Outlook. Dan kini, tiba masanya untuk mempelajari beberapa teknik yang melangkaui asas.

Cara menukar lokasi sedia ada arkib Outlook anda

Jika atas sebab tertentu anda perlu memindahkan arkib Outlook sedia ada anda , hanya mengalihkan fail .pst yang diarkibkan ke folder baharu akan menyebabkan fail archive.pst baharu dicipta di lokasi lalai pada kali seterusnya AutoArkib Outlook anda dijalankan.

Untuk mengalihkan arkib Outlook dengan betul, lakukan langkah berikut.

1. Tutup Arkib dalam Outlook

Untuk memutuskan sambungan folder Arkib Outlook, klik kanan pada folder Arkib akar dalam senarai folder dan klik Tutup Arkib .

Petua. SekiranyaFolder arkib tidak muncul dalam senarai folder anda, anda boleh mencari lokasinya melalui Fail > Tetapan Akaun > Tetapan Akaun > Data Fail tab, pilih fail .pst yang diarkibkan dan klik butang Alih Keluar . Ini hanya akan memutuskan sambungan arkib daripada Outlook anda, tetapi tidak akan memadamkan fail .pst yang diarkibkan.

2. Alihkan fail arkib ke tempat yang anda inginkan.

Tutup Outlook, semak imbas ke lokasi fail .pst arkib anda dan salin ke folder pilihan anda. Setelah arkib Outlook anda disalin, anda boleh memadamkan fail asal. Namun, cara yang lebih selamat ialah menamakan semula fail tersebut kepada archive-old.pst dan simpan sehingga anda memastikan fail yang disalin berfungsi.

3. Sambung semula fail archive.pst yang dialihkan

Untuk menyambung semula fail arkib, buka Outlook, klik Fail > Buka > Fail Data Outlook… , semak imbas ke lokasi baharu fail arkib anda, pilih fail dan klik OK untuk menyambungkannya. Folder Arkib akan muncul serta-merta dalam senarai folder anda.

4. Tukar tetapan Arkib Auto Outlook anda

Langkah terakhir tetapi bukan yang paling kecil ialah mengubah suai tetapan AutoArkib supaya mulai sekarang Outlook akan mengalihkan item lama ke lokasi baharu fail .pst anda yang diarkibkan. Jika tidak, Outlook akan mencipta fail archive.pst lain di lokasi asal.

Untuk melakukan ini, klik Fail > Pilihan > Terperinci > Tetapan AutoArkib… , pastikan butang radio Alihkan item lama ke dipilih, klik butang Semak imbas dan arahkannya ke tempat anda mengalihkan fail arkib Outlook anda.

Cara mengosongkan folder Item Dipadam dan E-mel Sarap secara automatik

Untuk memadamkan item lama daripada Item Dipadamkan dan folder E-mel Sarap secara automatik, tetapkan AutoArkib Outlook untuk dijalankan setiap beberapa hari, dan kemudian konfigurasikan tetapan berikut untuk folder di atas:

1. Klik kanan Dipadamkan Folder item dan klik Properties > AutoArkib .
2. Pilih pilihan Arkibkan folder ini menggunakan tetapan ini dan pilih bilangan hari yang diingini di sebelah Kosongkan item yang lebih lama daripada .
3. Pilih untuk Padamkan item lama secara kekal dan klik OK.

Ulang langkah di atas untuk folder E-mel Sarap dan anda sudah bersedia!

Nota. Item lama akan dipadamkan daripada folder Sarap dan Item yang dipadamkan pada larian AutoArkib seterusnya. Contohnya, jika anda mengkonfigurasi AutoArkib untuk dijalankan setiap 14 hari, folder akan dibersihkan setiap 2 minggu. Jika anda ingin memadamkan e-mel sampah dengan lebih kerap, tetapkan tempoh yang lebih kecil untuk Arkib Auto Outlook anda.

Cara mengarkibkan e-mel mengikut tarikh diterima

Tetapan lalai Outlook AutoArchive menentukan umur item berdasarkan diterima/bertanding atautarikh diubah suai, yang mana terkemudian. Dalam erti kata lain, jika selepas menerima mesej e-mel atau menandakan tugas selesai, anda membuat sebarang perubahan pada item (cth. import, eksport, edit, salin, tandakan sebagai dibaca atau belum dibaca), tarikh yang diubah suai ditukar dan item itu menang. 'Jangan dialihkan ke folder arkib sehingga tempoh penuaan lain tamat.

Jika anda mahu Outlook mengabaikan tarikh yang diubah suai, anda boleh mengkonfigurasinya untuk mengarkibkan item mengikut tarikh berikut:

• E-mel - tarikh diterima
• Item kalendar - tarikh janji temu, acara atau mesyuarat dijadualkan untuk
• Tugas - tarikh siap
• Nota - tarikh pengubahsuaian terakhir
• Entri jurnal - tarikh penciptaan

Nota. Penyelesaiannya memerlukan membuat perubahan pada pendaftaran, jadi kami mengesyorkan menggunakannya dengan berhati-hati kerana masalah serius mungkin berlaku jika anda mengubah suai pendaftaran secara tidak betul. Sebagai langkah berjaga-jaga tambahan, pastikan anda menyandarkan pendaftaran sebelum mengubah suainya. Jika anda bekerja dalam persekitaran korporat, lebih baik anda minta pentadbir anda melakukan ini untuk anda, supaya selamat.

Sebagai permulaan, semak versi Outlook anda. Jika anda menggunakan Outlook 2010 , pastikan anda memasang hotfix April 2011 untuk Outlook 2010 dan pengguna Outlook 2007 perlu memasang hotfix Disember 2010 untuk Outlook 2007. Outlook 2013 dan Outlook 2016 tidak memerlukan sebarang kemas kini tambahan.

Dan sekarang, ikut langkah di bawah untukcipta nilai pendaftaran ArchiveIgnoreLastModifiedTime :

1. Untuk membuka pendaftaran, klik Start > Run , taip regedit dalam kotak carian dan klik OK .
2. Cari dan pilih kunci pendaftaran berikut:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Contohnya, dalam Outlook 2013, ia ialah:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Arkib Outlook tidak berfungsi - sebab dan penyelesaian

Jika Arkib Outlook atau AutoArkib tidak berfungsi seperti yang diharapkan atau anda menghadapi masalah mencari e-mel yang diarkibkan dalam Outlook, petua penyelesaian masalah berikut boleh membantu anda tentukan punca masalah.

1. Pilihan Arkib dan AutoArkib tidak tersedia dalam Outlook

Kemungkinan besar, anda menggunakan peti mel Exchange Server atau organisasi anda mempunyai dasar pengekalan mel yang mengatasi AutoArkib Outlook, mis. ia telah dilumpuhkan oleh andapentadbir sebagai Polisi Kumpulan. Jika ia berlaku, sila semak butiran dengan pentadbir sistem anda.

2. AutoArkib dikonfigurasikan, tetapi tidak berjalan

Jika tiba-tiba Outlook Auto Arkib telah berhenti berfungsi, buka tetapan AutoArkib dan pastikan Jalankan AutoArkib setiap N hari kotak pilihan dipilih .

3. Item tertentu tidak sekali-kali diarkibkan

Terdapat dua sebab kerap untuk item tertentu dikecualikan daripada arkib automatik:

• Tarikh diubah suai item adalah lebih baharu daripada tarikh yang ditetapkan untuk pengarkiban. Untuk penyelesaian, sila lihat Cara mengarkibkan item mengikut tarikh diterima atau dilengkapkan.
• Harta Jangan AutoArkib item ini dipilih untuk item tertentu. Untuk menyemak ini, buka item dalam tetingkap baharu, klik Fail > Properties dan alih keluar tanda daripada kotak semak ini:

Anda juga boleh menambah medan Jangan AutoArkib pada paparan Outlook anda untuk mendapatkan gambaran keseluruhan item yang pilihan ini dipilih.

4. Folder arkib tiada dalam Outlook

Jika folder Arkib tidak muncul dalam senarai folder, buka tetapan AutoArkib dan sahkan bahawa pilihan Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder dipilih. Jika folder Arkib masih tidak muncul, buka Fail Data Outlook secara manual, seperti yang dijelaskan di sini.

5. Fail arkib.pst rosak atau rosak

Apabila arkib.pstfail rosak, Outlook tidak dapat mengalihkan sebarang item baharu ke dalamnya. Dalam kes ini, tutup Outlook dan gunakan Alat Pembaikan Peti Masuk (scanpst.exe) untuk membaiki fail .pst anda yang diarkibkan. Jika ia tidak berfungsi, satu-satunya penyelesaian ialah membuat arkib baharu.

6. Peti mel Outlook atau fail arkib mencapai saiz maksimum

Fail archive.pst atau .pst utama juga boleh menghalang Arkib Outlook daripada berfungsi.

Jika archive.pst fail telah mencapai hadnya, bersihkannya dengan memadamkan item lama atau buat fail arkib baharu.

Jika fail utama .pst telah mencapai hadnya, cuba padamkan beberapa item lama secara manual, atau kosongkan folder Item Dipadamkan , atau alihkan beberapa item ke arkib anda dengan tangan, atau minta pentadbir anda untuk menambah saiz peti mel anda buat sementara waktu, kemudian jalankan AutoArkib atau arkib item lama secara manual.

Had lalai untuk fail .pst ialah 20GB dalam Outlook 2007 dan 50GB dalam versi yang lebih baru.

Saya harap tutorial ini telah menjelaskan sedikit tentang cara mengarkibkan e-mel dalam Outlook. Bagaimanapun, saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!

• Alihkan e-mel dan item lain daripada folder semasanya ke folder arkib.
• Padamkan e-mel lama dan lain-lain secara kekal item sebaik sahaja ia melepasi tempoh penuaan yang ditentukan.

5 fakta yang anda perlu tahu tentang Arkib Outlook

Untuk mengelakkan kekeliruan dan untuk mengelakkan soalan seperti "Mengapa Outlook saya tidak Kerja Arkib Auto?" dan "Di manakah e-mel saya yang diarkibkan dalam Outlook?" sila ingat fakta mudah berikut.

1. Untuk kebanyakan jenis akaun, Microsoft Outlook menyimpan semua e-mel, kenalan, janji temu, tugas dan nota dalam fail .pst yang dipanggil Fail Data Outlook. PST ialah satu-satunya jenis fail yang boleh diarkibkan. Sebaik sahaja item lama dialihkan daripada fail .pst utama ke dalam fail archive.pst , ia dipaparkan dalam folder Arkib Outlook dan tidak lagi tersedia dalam folder asal.
2. Mengarkib tidak sama dengan mengeksport . Mengeksport menyalin item asal ke fail eksport, tetapi tidak mengalih keluarnya daripada folder semasa, mahupun daripada fail .pst utama.
3. Fail arkib tidak sama dengan sandaran Outlook. Jika anda ingin menyandarkan item arkib anda, anda perlu membuat salinan fail archive.pst anda dan menyimpannya di lokasi yang selamat, mis. Dropbox atau One Drive.
4. Kenalan tidak sekali-kali diarkibkan secara automatik dalam mana-mana versi Outlook. Walau bagaimanapun, anda boleh mengarkibkan folder Kenalan secara manual.
5. Jika anda mempunyai akaun Outlook Exchange dengan peti mel arkib dalam talian, pengarkiban dalam Outlook dilumpuhkan.

Petua. Sebelum mengarkibkan item Outlook anda, adalah wajar untuk menggabungkan kenalan pendua.

Cara mengarkibkan e-mel dalam Outlook secara automatik

Ciri Arkib Auto Outlook boleh dikonfigurasikan untuk mengalihkan yang lama e-mel dan item lain ke folder arkib yang ditetapkan secara automatik pada selang masa yang tetap, atau untuk memadam item lama tanpa mengarkibkan. Langkah terperinci untuk versi Outlook yang berbeza mengikut di bawah.

Cara mengarkibkan secara automatik Outlook 365 - 2010

Sejak Outlook 2010, Arkib Auto tidak didayakan secara lalai, walaupun Microsoft Outlook akan mengingatkan anda secara berkala untuk berbuat demikian:

Untuk mula mengarkib serta-merta, klik Ya . Untuk menyemak dan mungkin menukar pilihan arkib, klik Tetapan AutoArkib... .

Atau, anda boleh mengklik Tidak untuk menutup gesaan dan mengkonfigurasi pengarkiban automatik kemudian di masa yang paling sesuai untuk anda dengan melakukan langkah berikut.

1. Buka Outlook, dan kemudian klik Fail > Pilihan > Terperinci Jalankan AutoArkib setiap N hari Setelah kotak ini ditandakan, anda boleh mengkonfigurasi pilihan lain mengikut keinginan anda danklik OK .

Tangkapan skrin di bawah menunjukkan tetapan lalai dan maklumat terperinci tentang setiap pilihan boleh didapati di sini.

Apabila pengarkiban sedang dijalankan, maklumat status dipaparkan dalam bar status.

Sebaik sahaja proses arkib selesai, Arkib folder akan muncul dalam Outlook anda secara automatik, dengan syarat anda memilih pilihan Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder . Jika anda tidak dapat mencari e-mel yang diarkibkan dalam Outlook anda, sila lihat Bagaimana untuk memaparkan folder arkib Outlook.

Cara mengarkibkan secara automatik Outlook 2007

Dalam Outlook 2007, pengarkiban automatik dihidupkan secara lalai untuk folder berikut:

• Kalendar , tugas dan jurnal item (lebih daripada 6 bulan)
• Item Dihantar dan Item Dipadamkan folder (lebih daripada 2 bulan)

Untuk folder lain, seperti Peti Masuk , Draf , Nota dan lain-lain, anda boleh menghidupkan ciri AutoArkib dengan cara ini:

1. Buka Outlook dan klik Alat > Pilihan .
2. Dalam tetingkap dialog Options , pergi ke tab Lain dan klik butang AutoArkib... .

   

Dan kemudian, konfigurasikan tetapan AutoArkib seperti yang dijelaskan di bawah.

Tetapan dan pilihan Arkib Auto Outlook

Seperti yang anda sedia maklum, dalam Outlook 2010 dan lebih baru, tetapan Auto Arkib boleh diakses melalui Fail > Pilihan > Terperinci > Tetapan AutoArkib… Maklumat terperinci tentang setiap pilihan akan membantu anda mengambil proses di bawah kawalan penuh anda.

• Jalankan AutoArkib setiap N hari . Tentukan kekerapan anda mahu AutoArkib dijalankan. Sila ingat bahawa mengarkibkan banyak item pada satu masa mungkin melambatkan prestasi komputer anda. Jadi, jika anda menerima banyak e-mel setiap hari, konfigurasikan Arkib Auto Outlook anda untuk dijalankan dengan lebih kerap. Untuk mematikan pengarkiban automatik , kosongkan kotak ini.
• Segera sebelum AutoArkib dijalankan . Tandai kotak ini jika anda ingin mendapatkan peringatan serta-merta sebelum proses auto-arkib bermula. Ini akan membenarkan anda membatalkan pengarkiban automatik dengan mengklik Tidak dalam gesaan.
• Padam item tamat tempoh (folder e-mel sahaja) . Memilih pilihan ini akan memadamkan mesej tamat tempoh daripada folder e-mel anda. Demi kejelasan, e-mel yang telah tamat tempoh tidak sama dengan mesej lama yang telah mencapai penghujung tempoh penuaannya. Tarikh tamat tempoh ditetapkan untuk setiap mesej secara individu melalui tab Pilihan tetingkap e-mel baharu ( Pilihan > Penjejakan kumpulan > Tamat tempoh selepas ).

  Microsoft menyatakan bahawa pilihan ini tidak disemak secara lalai, tetapi ia telah disemak pada beberapa pemasangan Outlook saya. Jadi pastikan anda menyahtanda pilihan ini jika anda ingin menyimpan mesej yang telah tamat tempoh sehingga ia mencapai penghujung penuaantempoh ditetapkan untuk folder tertentu.

• Arkib atau padamkan item lama . Pilih pilihan ini jika anda ingin mengkonfigurasi tetapan auto-arkib anda sendiri. Jika dinyahtandai, Outlook akan menggunakan tetapan AutoArkib lalai.
• Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder . Jika anda mahu folder Arkib muncul dalam Anak Tetingkap Navigasi bersama dengan folder anda yang lain, pilih kotak ini. Jika dinyahpilih, anda masih boleh membuka folder arkib Outlook anda secara manual.
• Kosongkan item yang lebih lama daripada . Tentukan tempoh penuaan selepas item Outlook anda harus diarkibkan. Anda boleh mengkonfigurasi tempoh dalam hari, minggu atau bulan - sekurang-kurangnya 1 hari hingga maksimum 60 bulan.
• Alihkan item lama ke . Apabila pilihan ini dipilih, Outlook secara automatik mengalihkan e-mel lama dan item lain ke fail archive.pst dan bukannya memadamkannya (memilih butang radio ini mengosongkan pemilihan Padam item secara kekal ). Secara lalai, Outlook menyimpan fail archive.pst di salah satu lokasi ini. Untuk memilih lokasi lain atau memberi nama lain kepada .pst yang diarkibkan, klik butang Semak imbas .
• Padam item secara kekal . Ini akan memadamkan item lama secara kekal sebaik sahaja ia mencapai penghujung tempoh penuaan, tiada salinan arkib akan dibuat.
• Gunakan tetapan ini pada semua folder sekarang . Untuk menggunakan tetapan AutoArkib yang dikonfigurasikan pada semua folder, klik inibutang. Jika anda ingin menggunakan tetapan lain untuk satu atau lebih folder, jangan klik butang ini. Sebaliknya, konfigurasikan tetapan pengarkiban untuk setiap folder secara manual.

Tempoh penuaan lalai yang digunakan oleh Arkib Auto Outlook

Tempoh penuaan lalai dalam semua versi Outlook adalah seperti berikut:

• Peti Masuk, Draf, Kalendar, Tugasan, Nota, Jurnal - 6 bulan
• Peti Keluar - 3 bulan
• Item Dihantar, Item Dipadamkan - 2 bulan
• Kenalan - tidak diarkibkan secara automatik

Tempoh lalai boleh ditukar untuk setiap folder secara individu menggunakan pilihan Pembersihan Peti Mel.

Outlook menentukan umur item tertentu berdasarkan maklumat berikut:

• E-mel - tarikh diterima atau tarikh kali terakhir anda menukar dan menyimpan mesej (diedit, dieksport, disalin dan sebagainya).
• Kalendar item (mesyuarat, acara dan janji temu) - tarikh kali terakhir anda menukar dan menyimpan item tersebut. Item berulang tidak diarkibkan secara automatik.
• Tugas - tarikh siap atau tarikh pengubahsuaian terakhir, yang mana terkemudian. Tugas terbuka (tugas yang tidak ditanda selesai) tidak diarkibkan secara automatik.
• Entri Nota dan jurnal - tarikh item dicipta atau terakhir diubah suai.

Jika anda ingin mengarkibkan item mengikut tarikh diterima / siap, sila gunakan garis panduan ini: Cara mengarkib e-mel mengikut tarikh diterima.

Cara mengecualikan folder tertentudaripada Arkib Auto atau gunakan tetapan berbeza

Untuk menghalang Arkib Auto Outlook daripada dijalankan pada folder tertentu atau menetapkan jadual dan pilihan lain untuk folder itu, lakukan langkah berikut.

1. Klik kanan pada folder, dan kemudian klik Properties… dalam menu konteks.
2. Dalam tetingkap dialog Properties , lakukan salah satu daripada yang berikut:
   • Untuk mengecualikan folder daripada pengarkiban automatik, pilih kotak radio Jangan arkibkan item dalam folder ini .

     

   • Kepada Arkibkan folder secara berbeza , pilih Arkibkan folder ini menggunakan tetapan ini dan sediakan pilihan yang diingini:
     • tempoh penuaan selepas itu item harus dialihkan ke arkib;
     • sama ada hendak menggunakan folder arkib lalai atau folder lain atau
     • memadamkan item lama secara kekal tanpa mengarkibkan.

     

   • Klik OK untuk menyimpan perubahan.

Petua. Anda boleh menggunakan kaedah ini untuk memadam e-mel lama secara automatik daripada folder Item Dipadam dan E-mel Sarap . Langkah terperinci ada di sini.

Cara membuat folder arkib dalam Outlook

Jika anda memilih pilihan Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder semasa mengkonfigurasi tetapan Arkib Auto Outlook, folder Arkib sepatutnya muncul dalam anak tetingkap Navigasi secara automatik. Jika pilihan di atas tidak dipilih, anda boleh memaparkan folder Arkib Outlook dalam inicara:

1. Klik Fail > Buka & Eksport > Buka Fail Data Outlook.

Itu sahaja! Folder Arkib akan muncul dalam senarai folder terus:

Setelah folder Arkib ada, anda boleh mencari dan membuka item arkib anda seperti biasa. Untuk mencari dalam arkib Outlook, pilih folder Arkib dalam Anak Tetingkap Navigasi dan taip teks carian anda dalam kotak Carian Segera .

Untuk mengalih keluar folder Arkib daripada senarai folder anda, klik kanan padanya dan kemudian klik Tutup Arkib . Jangan risau, ini hanya akan mengalih keluar folder Arkib daripada anak tetingkap Navigasi, tetapi tidak akan memadamkan fail arkib sebenar. Anda akan dapat memulihkan folder Arkib Outlook anda pada bila-bila masa anda memerlukannya dengan melakukan langkah di atas.

Cara mematikan pengarkiban automatik dalam Outlook

Untuk mematikan ciri AutoArkib, buka Dialog Tetapan AutoArkib dan nyahtanda kotak Jalankan AutoArkib setiap N hari .

Cara mengarkibkan dalam Outlook secara manual (e-mel, kalendar, tugas dan folder lain)

Jika