บทช่วยสอนอธิบายวิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 และเวอร์ชันอื่นๆ คุณจะได้เรียนรู้วิธีกำหนดค่าแต่ละโฟลเดอร์ด้วยการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติของตนเอง หรือใช้การตั้งค่าเดียวกันนี้กับทุกโฟลเดอร์ วิธีเก็บถาวรใน Outlook ด้วยตนเอง และวิธีสร้างโฟลเดอร์เก็บถาวรหากไม่ปรากฏโดยอัตโนมัติ

หากกล่องจดหมายของคุณมีขนาดใหญ่เกินไป ก็มีเหตุผลที่จะต้องเก็บถาวรอีเมล งาน บันทึกย่อ และรายการอื่นๆ เพื่อให้ Outlook ของคุณรวดเร็วและสะอาด นั่นคือที่มาของฟีเจอร์ Outlook Archive ซึ่งมีอยู่ใน Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 และรุ่นก่อนหน้าทุกเวอร์ชัน และบทช่วยสอนนี้จะสอนวิธีเก็บถาวรอีเมลและรายการอื่นๆ ในเวอร์ชันต่างๆ โดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง

การเก็บถาวรใน Outlook คืออะไร

การเก็บถาวรของ Outlook (และการเก็บถาวรอัตโนมัติ) ย้ายอีเมล งาน และรายการปฏิทินเก่าไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร ซึ่งจัดเก็บไว้ในตำแหน่งอื่นบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ในทางเทคนิค การเก็บถาวรจะถ่ายโอนรายการที่เก่ากว่าจากไฟล์ .pst หลักไปยังไฟล์ archive.pst แยกต่างหาก ซึ่งคุณสามารถเปิดจาก Outlook ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณลดขนาดกล่องจดหมายและได้พื้นที่ว่างกลับมาในไดรฟ์ C:\ (หากคุณเลือกที่จะเก็บไฟล์เก็บถาวรไว้ที่อื่น)

ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณกำหนดค่า Outlook Archive สามารถดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งคุณไม่ต้องการเก็บถาวรอัตโนมัติ คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลและรายการอื่นๆ ด้วยตนเองได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าจะเก็บรายการใดและรายการใดที่จะย้ายไปยังที่เก็บถาวร ตำแหน่งที่จะจัดเก็บไฟล์เก็บถาวร และอื่นๆ

โปรดทราบว่าการเก็บถาวรด้วยตนเองแตกต่างจากการเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook ดำเนินการเพียงครั้งเดียว และคุณจะต้องทำตามขั้นตอนด้านล่างซ้ำทุกครั้งที่คุณต้องการย้ายรายการเก่าเพื่อเก็บถาวร

1. ใน Outlook 2016 ไปที่แท็บ ไฟล์ แล้วคลิก เครื่องมือ > ล้างรายการเก่า .

ใน Outlook 2010 และ Outlook 2013 คลิก ไฟล์ > เครื่องมือล้างข้อมูล > เอกสารเก่า...

ถ้าคุณต้องการเก็บถาวร อีเมลทั้งหมด , ปฏิทิน และ งาน เลือก โฟลเดอร์รูท ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณ นั่นคือโฟลเดอร์ที่อยู่ด้านบนสุดของรายการโฟลเดอร์ ตามค่าเริ่มต้น ใน Outlook 2010 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า โฟลเดอร์รูทจะแสดงเป็นที่อยู่อีเมลของคุณ (ฉันได้เปลี่ยนชื่อของฉันเป็น Svetlana ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง):

จากนั้น กำหนดการตั้งค่าเพิ่มเติม:

• ภายใต้ รายการเก็บถาวรที่เก่ากว่า ให้ป้อนวันที่ที่ระบุวิธีการต้องมีรายการเก่าก่อนจึงจะสามารถย้ายไปยังไฟล์เก็บถาวรได้
• คลิกปุ่ม เรียกดู ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นของไฟล์เก็บถาวร
• หากคุณต้องการเก็บถาวรรายการที่ไม่รวมอยู่ในการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือกช่อง รวมรายการที่มีเครื่องหมาย "ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ"

สุดท้าย คลิกตกลง จากนั้น Outlook จะ เริ่มสร้างไฟล์เก็บถาวรทันที ทันทีที่กระบวนการเสร็จสิ้น โฟลเดอร์เก็บถาวรจะปรากฏใน Outlook ของคุณ

เคล็ดลับและหมายเหตุ:

1. หากต้องการเก็บถาวรบางโฟลเดอร์โดยใช้ การตั้งค่าอื่น เช่น เก็บรายการในโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง นานกว่าใน ฉบับร่าง ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ทีละรายการ และบันทึกโฟลเดอร์ทั้งหมดลงในไฟล์ archive.pst เดียวกัน . ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างไฟล์เก็บถาวรที่แตกต่างกันสองสามไฟล์ แต่ละไฟล์จะเพิ่มโฟลเดอร์ ไฟล์เก็บถาวร ของตัวเองลงในรายการโฟลเดอร์ของคุณ
2. ไฟล์เก็บถาวรของ Outlook จะรักษา โครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีอยู่ . ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกที่จะเก็บถาวรเพียงโฟลเดอร์เดียว และโฟลเดอร์นั้นมีโฟลเดอร์หลัก โฟลเดอร์หลักที่ว่างเปล่าจะถูกสร้างขึ้นในที่เก็บถาวร

ไฟล์ Outlook Archive ถูกจัดเก็บไว้ที่ใด

ดังที่คุณทราบแล้ว ไฟล์เก็บถาวรของ Outlook เป็นไฟล์ประเภทไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ไฟล์ archive.pst จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในครั้งแรกที่เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติหรือเมื่อคุณเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเอง

ตำแหน่งไฟล์เก็บถาวรขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เว้นแต่คุณจะเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นเมื่อกำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวร คุณสามารถค้นหาไฟล์เก็บถาวรได้จากที่ใดที่หนึ่งต่อไปนี้:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, และ 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 และรุ่นก่อนหน้า

• Vista และ Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

หมายเหตุ Application Data และ AppData เป็นโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ หากต้องการแสดง ให้ไปที่ แผงควบคุม > ตัวเลือกโฟลเดอร์ สลับไปที่แท็บ มุมมอง และเลือก แสดงไฟล์ โฟลเดอร์ หรือไดรฟ์ที่ซ่อนอยู่ ภายใต้ ไฟล์และโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่

วิธีค้นหาตำแหน่งไฟล์เก็บถาวรในเครื่องของคุณ

หากคุณไม่พบไฟล์ .pst ที่เก็บถาวรในตำแหน่งใดๆ ข้างต้น เป็นไปได้ว่าคุณเลือกที่จะจัดเก็บไว้ในตำแหน่งอื่นเมื่อกำหนดค่า การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ต่อไปนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วในการระบุตำแหน่งที่แน่นอนของการเก็บถาวร Outlook ของคุณ: คลิกขวาที่โฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก เปิดตำแหน่งไฟล์ ซึ่งจะเป็นการเปิดโฟลเดอร์ทันทีโดยที่ไฟล์ .pst ที่เก็บถาวรของคุณถูกจัดเก็บไว้

หากคุณสร้างไฟล์เก็บถาวรที่แตกต่างกันสองสามไฟล์ คุณสามารถดูตำแหน่งทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วด้วยวิธีนี้:

1. คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชี > การตั้งค่าบัญชี .
2. ใน การตั้งค่าบัญชี สลับไปที่แท็บ ไฟล์ข้อมูล
3. ท่ามกลางไฟล์อื่นๆ คุณจะเห็นตำแหน่งปัจจุบันของไฟล์ archive.pst (หรือชื่อใดก็ตามที่คุณตั้งให้ ไฟล์เก็บถาวรของคุณ).
4. หากต้องการไปที่โฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์เก็บถาวร ให้เลือกไฟล์ที่ต้องการ แล้วคลิก เปิดตำแหน่งไฟล์ .

เคล็ดลับและคำแนะนำเกี่ยวกับ Outlook Archive

ในส่วนแรกของบทช่วยสอนนี้ เราได้กล่าวถึงสิ่งจำเป็นเกี่ยวกับ Outlook Archive และตอนนี้ ถึงเวลาเรียนรู้เทคนิคบางอย่างที่นอกเหนือไปจากพื้นฐาน

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งที่มีอยู่ของไฟล์เก็บถาวรใน Outlook

หากคุณจำเป็นต้องย้ายตำแหน่งไฟล์เก็บถาวร Outlook ที่มีอยู่ด้วยเหตุผลบางประการ เพียงย้ายไฟล์ .pst ที่เก็บถาวรไปยังโฟลเดอร์ใหม่ ก็จะส่งผลให้มีการสร้างไฟล์ archive.pst ใหม่ในตำแหน่งเริ่มต้นในครั้งต่อไปที่การเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook ของคุณทำงาน

หากต้องการย้ายไฟล์เก็บถาวร Outlook อย่างถูกต้อง ให้ดำเนินการ ตามขั้นตอน

1. ปิด Archive ใน Outlook

หากต้องการยกเลิกการเชื่อมต่อโฟลเดอร์ Outlook Archive ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ Root Archive ในรายการโฟลเดอร์ แล้วคลิก ปิด Archive

เคล็ดลับ ถ้าโฟลเดอร์เก็บถาวรไม่ปรากฏในรายการโฟลเดอร์ของคุณ คุณสามารถค้นหาตำแหน่งได้ทาง ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชี > การตั้งค่าบัญชี > ข้อมูล แท็บ Files เลือกไฟล์ .pst ที่เก็บถาวร และคลิกปุ่ม Remove การดำเนินการนี้จะตัดการเชื่อมต่อไฟล์เก็บถาวรจาก Outlook เท่านั้น แต่จะไม่ลบไฟล์ .pst ที่เก็บถาวร

2. ย้ายไฟล์เก็บถาวรไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

ปิด Outlook เรียกดูตำแหน่งของไฟล์ .pst ที่เก็บถาวร และคัดลอกไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือก เมื่อคัดลอกไฟล์เก็บถาวร Outlook ของคุณแล้ว คุณสามารถลบไฟล์ต้นฉบับได้ แม้ว่าวิธีที่ปลอดภัยกว่าคือการเปลี่ยนชื่อเป็น archive-old.pst และเก็บไว้จนกว่าคุณจะแน่ใจว่าไฟล์ที่คัดลอกนั้นใช้งานได้

3. เชื่อมต่อไฟล์ archive.pst ที่ย้ายอีกครั้ง

หากต้องการเชื่อมต่อไฟล์เก็บถาวรอีกครั้ง ให้เปิด Outlook คลิก ไฟล์ > เปิด > ไฟล์ข้อมูล Outlook... เรียกดูตำแหน่งใหม่ของไฟล์เก็บถาวรของคุณ เลือกไฟล์และคลิก ตกลง เพื่อเชื่อมต่อ โฟลเดอร์ เอกสารสำคัญ จะแสดงในรายการโฟลเดอร์ของคุณทันที

4. เปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook

ขั้นตอนสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดคือการแก้ไขการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อให้นับจากนี้เป็นต้นไป Outlook จะย้ายรายการเก่าไปยังตำแหน่งใหม่ของไฟล์ .pst ที่เก็บถาวรของคุณ มิฉะนั้น Outlook จะสร้างไฟล์ archive.pst อีกไฟล์ในตำแหน่งเดิม

โดยคลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > การตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติ… ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกปุ่มตัวเลือก ย้ายรายการเก่าไปที่ คลิกปุ่ม เรียกดู และ ชี้ไปยังตำแหน่งที่คุณย้ายไฟล์เก็บถาวร Outlook ของคุณ

วิธีล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบและอีเมลขยะโดยอัตโนมัติ

หากต้องการลบรายการเก่าออกจาก รายการที่ถูกลบ และโฟลเดอร์ อีเมลขยะ โดยอัตโนมัติ ตั้งค่า Outlook AutoArchive ให้ทำงานทุกๆ 2-3 วัน จากนั้นกำหนดการตั้งค่าต่อไปนี้สำหรับโฟลเดอร์ด้านบน:

1. คลิกขวาที่ Deleted รายการ โฟลเดอร์ และคลิก คุณสมบัติ > เก็บถาวรอัตโนมัติ .
2. เลือกตัวเลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้ และเลือกตัวเลือก จำนวนวันที่ต้องการถัดจาก ล้างรายการที่เก่ากว่า .
3. เลือก ลบรายการเก่าอย่างถาวร และคลิกตกลง

ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นสำหรับโฟลเดอร์ อีเมลขยะ และคุณก็พร้อมแล้ว!

หมายเหตุ รายการที่เก่ากว่าจะถูกลบออกจากโฟลเดอร์ ขยะ และ รายการที่ถูกลบ ในการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติครั้งถัดไป ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติให้ทำงานทุก 14 วัน โฟลเดอร์จะถูกล้างทุก 2 สัปดาห์ หากคุณต้องการลบอีเมลขยะบ่อยขึ้น ให้กำหนดช่วงเวลาที่สั้นลงสำหรับการเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook

วิธีเก็บถาวรอีเมลตามวันที่ที่ได้รับ

การตั้งค่าเริ่มต้นของ Outlook AutoArchive จะกำหนดอายุของรายการตามรายการที่ได้รับ/แข่งขัน หรือวันที่แก้ไข แล้วแต่ว่าอย่างใดจะเกิดขึ้นภายหลัง กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากหลังจากได้รับข้อความอีเมลหรือทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสิ้น คุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับรายการ (เช่น นำเข้า ส่งออก แก้ไข คัดลอก ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่าน) วันที่แก้ไขจะเปลี่ยนไป และรายการนั้นชนะ ไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรจนกว่าช่วงอายุอื่นจะสิ้นสุดลง

หากคุณต้องการให้ Outlook ไม่สนใจวันที่แก้ไข คุณสามารถกำหนดค่าให้เก็บถาวรรายการภายในวันที่ต่อไปนี้:

• อีเมล - วันที่ที่ได้รับ
• รายการในปฏิทิน - วันที่กำหนดการนัดหมาย กิจกรรม หรือการประชุมสำหรับ
• งาน - วันที่เสร็จสิ้น
• หมายเหตุ - วันที่ การแก้ไขครั้งล่าสุด
• รายการบันทึก - วันที่สร้าง

หมายเหตุ วิธีแก้ไขจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงรีจิสทรี ดังนั้นเราขอแนะนำให้ใช้อย่างระมัดระวัง เนื่องจากอาจเกิดปัญหาร้ายแรงหากคุณแก้ไขรีจิสทรีไม่ถูกต้อง เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน อย่าลืมสำรองข้อมูลรีจิสทรีก่อนที่จะทำการแก้ไข หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมแบบองค์กร คุณควรให้ผู้ดูแลระบบดำเนินการแทนคุณเพื่อความปลอดภัย

สำหรับผู้เริ่มต้น ให้ตรวจสอบเวอร์ชัน Outlook ของคุณ หากคุณใช้ Outlook 2010 ต้องแน่ใจว่าได้ติดตั้งโปรแกรมแก้ไขด่วนประจำเดือนเมษายน 2011 สำหรับ Outlook 2010 และผู้ใช้ Outlook 2007 ต้องติดตั้งโปรแกรมแก้ไขด่วนประจำเดือนธันวาคม 2010 สำหรับ Outlook 2007 Outlook 2013 และ Outlook 2016 ไม่ต้องการการอัปเดตเพิ่มเติมใดๆ

และตอนนี้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างค่ารีจิสทรี ArchiveIgnoreLastModifiedTime :

1. หากต้องการเปิดรีจิสทรี คลิก เริ่ม > เรียกใช้ พิมพ์ regedit ในช่องค้นหา และคลิก ตกลง .
2. ค้นหาและเลือกคีย์รีจิสทรีต่อไปนี้:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

ตัวอย่างเช่น ใน Outlook 2013 จะเป็น:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Archive ไม่ทำงาน - เหตุผลและแนวทางแก้ไข

หาก Outlook Archive หรือ AutoArchive ไม่ทำงานตามที่คาดไว้ หรือคุณมีปัญหาในการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook เคล็ดลับการแก้ปัญหาต่อไปนี้สามารถช่วยได้ คุณกำหนดแหล่งที่มาของปัญหา

1. ตัวเลือกเก็บถาวรและเก็บถาวรอัตโนมัติไม่พร้อมใช้งานใน Outlook

เป็นไปได้มากว่าคุณกำลังใช้กล่องจดหมาย Exchange Server หรือองค์กรของคุณมีนโยบายการเก็บรักษาจดหมายที่แทนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook เช่น มันถูกปิดใช้งานโดยคุณผู้ดูแลระบบเป็นนโยบายกลุ่ม หากเป็นกรณีนี้ โปรดตรวจสอบรายละเอียดกับผู้ดูแลระบบของคุณ

2. เก็บถาวรอัตโนมัติได้รับการกำหนดค่า แต่ไม่ทำงาน

หากจู่ๆ เก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook หยุดทำงาน ให้เปิดการตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย เรียกใช้เก็บถาวรอัตโนมัติทุก N วัน .

3. รายการใดรายการหนึ่งจะไม่ถูกเก็บถาวร

มีเหตุผลสองประการที่ทำให้รายการบางรายการถูกแยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ:

• รายการมี วันที่แก้ไข ใหม่กว่า วันที่กำหนดสำหรับการเก็บถาวร สำหรับวิธีแก้ปัญหา โปรดดูวิธีเก็บถาวรรายการตามวันที่ได้รับหรือวันที่เสร็จสมบูรณ์
• คุณสมบัติ ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติรายการนี้ ถูกเลือกสำหรับรายการที่กำหนด หากต้องการตรวจสอบ ให้เปิดรายการในหน้าต่างใหม่ คลิก ไฟล์ > คุณสมบัติ และเอาเครื่องหมายออกจากช่องทำเครื่องหมายนี้:

คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์ ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ ในมุมมอง Outlook เพื่อดูภาพรวมของรายการที่เลือกตัวเลือกนี้

4. โฟลเดอร์เก็บถาวรหายไปใน Outlook

หากโฟลเดอร์เก็บถาวรไม่ปรากฏในรายการโฟลเดอร์ ให้เปิดการตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติ และตรวจสอบว่าได้เลือกตัวเลือก แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ หากโฟลเดอร์ Archive ยังไม่ปรากฏขึ้น ให้เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ด้วยตนเองตามที่อธิบายไว้ที่นี่

5. ไฟล์ archive.pst เสียหายหรือเสียหาย

เมื่อไฟล์ archive.pstไฟล์เสียหาย Outlook ไม่สามารถย้ายรายการใหม่เข้าไปได้ ในกรณีนี้ ให้ปิด Outlook และใช้เครื่องมือซ่อมแซมกล่องขาเข้า (scanpst.exe) เพื่อซ่อมแซมไฟล์ .pst ที่เก็บถาวรของคุณ ถ้าไม่ได้ผล วิธีเดียวคือสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่

6. กล่องจดหมาย Outlook หรือไฟล์เก็บถาวรถึงขนาดสูงสุดแล้ว

ไฟล์ archive.pst หรือ .pst หลักแบบเต็มยังสามารถป้องกันไม่ให้ Outlook Archive ทำงาน

หาก archive.pst ไฟล์ถึงขีดจำกัดแล้ว ให้ล้างข้อมูลโดยการลบรายการเก่าหรือสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่

หากไฟล์ main .pst ถึงขีดจำกัดแล้ว ให้ลองลบรายการเก่าด้วยตนเอง หรือล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ หรือย้ายบางรายการไปยังที่เก็บถาวรด้วยตนเอง หรือให้ผู้ดูแลระบบของคุณเพิ่มขนาดกล่องจดหมายของคุณชั่วคราว แล้วเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติหรือเก็บถาวรรายการเก่าด้วยตนเอง

ขีดจำกัดเริ่มต้นสำหรับไฟล์ .pst คือ 20GB ใน Outlook 2007 และ 50GB ในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

ฉันหวังว่าบทช่วยสอนนี้จะช่วยให้เข้าใจวิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook ได้บ้าง อย่างไรก็ตาม ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!

• ย้ายอีเมล และรายการอื่นๆ จากโฟลเดอร์ปัจจุบันไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
• ลบถาวร อีเมลเก่าและอื่นๆ รายการทันทีที่ผ่านช่วงอายุที่กำหนด

ข้อเท็จจริง 5 ข้อที่คุณควรทราบเกี่ยวกับ Outlook Archive

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและป้องกันคำถาม เช่น "ทำไม Outlook ของฉันจึงไม่ การเก็บถาวรอัตโนมัติทำงานหรือไม่" และ "อีเมลที่เก็บถาวรของฉันใน Outlook อยู่ที่ไหน" โปรดจำข้อเท็จจริงง่ายๆ ต่อไปนี้

1. สำหรับประเภทบัญชีส่วนใหญ่ Microsoft Outlook จะเก็บอีเมล ผู้ติดต่อ การนัดหมาย งาน และบันทึกทั้งหมดไว้ในไฟล์ .pst ที่เรียกว่าไฟล์ข้อมูล Outlook PST เป็นไฟล์ประเภทเดียวที่สามารถเก็บถาวรได้ ทันทีที่รายการเก่าถูกย้ายจากไฟล์ .pst หลักไปยังไฟล์ archive.pst รายการนั้นจะแสดงในโฟลเดอร์ Outlook Archive และไม่สามารถใช้ได้อีกต่อไปในโฟลเดอร์เดิม
2. การเก็บถาวรไม่เหมือนกับ การส่งออก การส่งออกจะคัดลอกรายการต้นฉบับไปยังไฟล์ส่งออก แต่จะไม่ลบออกจากโฟลเดอร์ปัจจุบันหรือจากไฟล์ .pst หลัก
3. ไฟล์เก็บถาวรไม่เหมือนกับไฟล์สำรองของ Outlook หากคุณต้องการสำรองข้อมูลรายการที่เก็บถาวร คุณจะต้องทำสำเนาไฟล์ archive.pst และจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัย เช่น Dropbox หรือ One Drive
4. ผู้ติดต่อ จะไม่ถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติใน Outlook เวอร์ชันใดๆ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บโฟลเดอร์ รายชื่อติดต่อ ได้ด้วยตนเอง
5. หากคุณมีบัญชี Outlook Exchange ที่มีกล่องจดหมายเก็บถาวรแบบออนไลน์ การเก็บถาวรใน Outlook จะถูกปิดใช้งาน

เคล็ดลับ ก่อนที่จะเก็บถาวรรายการ Outlook ของคุณ ควรรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook โดยอัตโนมัติ

คุณลักษณะ Outlook Auto Archive สามารถกำหนดค่าให้ย้ายรายการเก่า อีเมลและรายการอื่นๆ ไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรที่กำหนดโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาปกติ หรือเพื่อลบรายการเก่าโดยไม่เก็บถาวร ขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับ Outlook เวอร์ชันต่างๆ มีดังต่อไปนี้

วิธีเก็บถาวรอัตโนมัติ Outlook 365 - 2010

ตั้งแต่ Outlook 2010 เป็นต้นมา การเก็บถาวรอัตโนมัติไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น แม้ว่า Microsoft Outlook จะเตือนคุณเป็นระยะๆ ให้ทำดังนี้:

หากต้องการเริ่มการเก็บถาวรทันที ให้คลิก ใช่ หากต้องการตรวจสอบและอาจเปลี่ยนแปลงตัวเลือกการเก็บถาวร ให้คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ… .

หรือคุณสามารถคลิก ไม่ เพื่อปิดข้อความแจ้ง และกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติในภายหลังที่ เวลาที่คุณสะดวกที่สุดโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เปิด Outlook แล้วคลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ…

   

2. หน้าต่างโต้ตอบการเก็บถาวรอัตโนมัติจะเปิดขึ้น และคุณจะพบว่าทุกอย่างเป็นสีเทา… แต่จนกว่าคุณจะทำเครื่องหมายที่ เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ N วัน เมื่อเลือกช่องนี้แล้ว คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกอื่นๆ ตามที่คุณต้องการ และคลิก ตกลง .

ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงการตั้งค่าเริ่มต้น และสามารถดูข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับแต่ละตัวเลือกได้ที่นี่

เมื่อดำเนินการเก็บถาวร ข้อมูลสถานะจะแสดงในแถบสถานะ

ทันทีที่กระบวนการเก็บถาวรเสร็จสิ้น เก็บถาวร โฟลเดอร์จะปรากฏใน Outlook ของคุณโดยอัตโนมัติ หากคุณเลือกตัวเลือก แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ หากคุณไม่พบอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook โปรดดูวิธีแสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรของ Outlook

วิธีเก็บถาวร Outlook 2007 อัตโนมัติ

ใน Outlook 2007 การเก็บถาวรอัตโนมัติจะเปิดใช้ตามค่าเริ่มต้นสำหรับ โฟลเดอร์ต่อไปนี้:

• ปฏิทิน , งาน และ บันทึกประจำวัน รายการ (เก่ากว่า 6 เดือน)
• <1 โฟลเดอร์>รายการที่ส่ง และ รายการที่ถูกลบ (เก่ากว่า 2 เดือน)

สำหรับโฟลเดอร์อื่นๆ เช่น กล่องขาเข้า , แบบร่าง , หมายเหตุ และอื่นๆ คุณสามารถเปิดคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติด้วยวิธีนี้:

1. เปิด Outlook แล้วคลิก เครื่องมือ > ตัวเลือก .
2. ในหน้าต่างโต้ตอบ ตัวเลือก ไปที่แท็บ อื่นๆ และคลิกปุ่ม เก็บถาวรอัตโนมัติ…

   

จากนั้น กำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติตามที่อธิบายด้านล่าง

การตั้งค่าและตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook

ดังที่คุณทราบแล้ว ใน Outlook 2010 และใหม่กว่า การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสามารถเข้าถึงได้ผ่าน ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > การตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติ… ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับแต่ละตัวเลือกจะช่วยให้คุณดำเนินการภายใต้การควบคุมทั้งหมด

• เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ N วัน ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ โปรดทราบว่าการเก็บถาวรหลายรายการในแต่ละครั้งอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ช้าลง ดังนั้น หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน ให้กำหนดค่า Outlook Auto Archive ให้ทำงานบ่อยขึ้น หากต้องการ ปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ล้างช่องนี้
• แจ้งก่อนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติจะทำงาน เลือกช่องนี้หากคุณต้องการรับการเตือนทันทีก่อนที่กระบวนการเก็บถาวรอัตโนมัติจะเริ่มต้นขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการเก็บถาวรอัตโนมัติได้โดยคลิก ไม่ ในข้อความแจ้ง
• ลบรายการที่หมดอายุ (เฉพาะโฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น) การเลือกตัวเลือกนี้จะลบ ข้อความที่หมดอายุ ออกจากโฟลเดอร์อีเมลของคุณ เพื่อความชัดเจน อีเมลที่หมดอายุจะไม่เหมือนกับข้อความเก่าที่หมดอายุแล้ว วันหมดอายุถูกตั้งค่าสำหรับแต่ละข้อความผ่านแท็บ ตัวเลือก ของหน้าต่างอีเมลใหม่ ( ตัวเลือก > การติดตาม กลุ่ม > หมดอายุหลังจาก ).

  Microsoft ระบุว่าตัวเลือกนี้ไม่ได้ถูกตรวจสอบโดยค่าเริ่มต้น แต่มีการตรวจสอบในการติดตั้ง Outlook บางส่วนของฉัน ดังนั้นอย่าลืมยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการเก็บข้อความที่หมดอายุไว้จนกว่าจะสิ้นสุดอายุกำหนดช่วงเวลาสำหรับโฟลเดอร์ที่กำหนด

• เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า เลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการกำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติของคุณเอง หากไม่เลือก Outlook จะใช้การตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้น
• แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ หากคุณต้องการให้โฟลเดอร์เก็บถาวรปรากฏในบานหน้าต่างนำทางพร้อมกับโฟลเดอร์อื่นๆ ของคุณ ให้เลือกกล่องนี้ หากไม่ได้เลือก คุณจะยังสามารถเปิดโฟลเดอร์เก็บถาวรของ Outlook ได้ด้วยตนเอง
• ล้างรายการที่เก่ากว่า ระบุช่วงอายุที่ควรเก็บถาวรรายการ Outlook ของคุณ คุณสามารถกำหนดค่าระยะเวลาเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน - ขั้นต่ำ 1 วันจนถึงสูงสุด 60 เดือน
• ย้ายรายการเก่าไปที่ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ Outlook จะย้ายอีเมลเก่าและรายการอื่นๆ ไปยังไฟล์ archive.pst โดยอัตโนมัติ แทนที่จะลบออก (การเลือกปุ่มตัวเลือกนี้จะยกเลิกการเลือก ลบรายการอย่างถาวร ) ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะเก็บไฟล์ archive.pst ไว้ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งเหล่านี้ หากต้องการเลือกตำแหน่งอื่นหรือตั้งชื่ออื่นให้กับ .pst ที่เก็บถาวร ให้คลิกปุ่ม เรียกดู
• ลบรายการอย่างถาวร การดำเนินการนี้จะลบรายการเก่าอย่างถาวรทันทีที่สิ้นสุดระยะเวลาอายุ จะไม่มีการสร้างสำเนาที่เก็บถาวร
• ใช้การตั้งค่าเหล่านี้กับทุกโฟลเดอร์ทันที หากต้องการใช้การตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติที่กำหนดไว้กับทุกโฟลเดอร์ ให้คลิกที่นี่ปุ่ม. หากคุณต้องการใช้การตั้งค่าอื่นๆ สำหรับหนึ่งโฟลเดอร์ขึ้นไป อย่าคลิกปุ่มนี้ ให้กำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวรสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ด้วยตนเองแทน

ระยะเวลาอายุเริ่มต้นที่ใช้โดย Outlook Auto Archive

ระยะเวลาอายุเริ่มต้นใน Outlook ทุกเวอร์ชันมีดังนี้:

• กล่องจดหมาย ฉบับร่าง ปฏิทิน งาน บันทึก บันทึกประจำวัน - 6 เดือน
• กล่องจดหมายออก - 3 เดือน
• รายการที่ส่ง รายการที่ถูกลบ - 2 เดือน
• รายชื่อผู้ติดต่อ - ไม่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ

ระยะเวลาเริ่มต้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้สำหรับแต่ละโฟลเดอร์ทีละรายการโดยใช้ตัวเลือกการล้างกล่องจดหมาย

Outlook กำหนดอายุของรายการเฉพาะตามข้อมูลต่อไปนี้:

• อีเมล - วันที่ที่ได้รับหรือวันที่ที่คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกข้อความครั้งล่าสุด (แก้ไข ส่งออก คัดลอก และอื่นๆ)
• ปฏิทิน รายการ (การประชุม กิจกรรม และการนัดหมาย) - วันที่ที่คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด รายการที่เกิดซ้ำจะไม่ถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ
• งาน - วันที่เสร็จสิ้นหรือวันที่แก้ไขล่าสุด แล้วแต่ว่าอย่างใดจะเกิดขึ้นภายหลัง งานที่เปิดอยู่ (งานที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์) จะไม่ถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ
• บันทึกย่อ และ บันทึกประจำวัน รายการ - วันที่ที่สร้างรายการหรือแก้ไขครั้งล่าสุด

หากคุณต้องการเก็บถาวรรายการตามวันที่ได้รับ/วันที่เสร็จสิ้น โปรดใช้หลักเกณฑ์เหล่านี้: วิธีเก็บถาวรอีเมลตามวันที่ที่ได้รับ

วิธียกเว้นโฟลเดอร์เฉพาะจากการเก็บถาวรอัตโนมัติหรือใช้การตั้งค่าอื่น

ในการป้องกันไม่ให้การเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook ทำงานในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง หรือตั้งกำหนดเวลาและตัวเลือกอื่นสำหรับโฟลเดอร์นั้น ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วคลิก คุณสมบัติ... ในเมนูบริบท
2. ในหน้าต่างโต้ตอบ คุณสมบัติ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   • หากต้องการ ยกเว้น โฟลเดอร์จากการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือกกล่องตัวเลือก ไม่เก็บถาวรรายการในโฟลเดอร์นี้

     

   • ถึง เก็บถาวรโฟลเดอร์อื่น เลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้ และตั้งค่าตัวเลือกที่ต้องการ:
     • ช่วงอายุหลังจากที่รายการควรถูกย้ายไปยังที่เก็บถาวร
     • ว่าจะใช้โฟลเดอร์เก็บถาวรเริ่มต้นหรือโฟลเดอร์อื่น หรือ
     • ลบรายการเก่าอย่างถาวรโดยไม่เก็บถาวร

     

   • คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เคล็ดลับ คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อลบอีเมลเก่าโดยอัตโนมัติจากโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ และ อีเมลขยะ ขั้นตอนโดยละเอียดอยู่ที่นี่

วิธีสร้างโฟลเดอร์เก็บถาวรใน Outlook

ถ้าคุณเลือกตัวเลือก แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ เมื่อกำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติของ Outlook โฟลเดอร์ เก็บถาวร ควรปรากฏในบานหน้าต่างนำทางโดยอัตโนมัติ หากไม่ได้เลือกตัวเลือกด้านบน คุณสามารถแสดงโฟลเดอร์ Outlook Archive ในส่วนนี้ได้วิธี:

1. คลิก ไฟล์ > เปิด & ส่งออก > เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook

นั่นแหละ! โฟลเดอร์ ไฟล์เก็บถาวร จะปรากฏในรายการโฟลเดอร์ทันที:

เมื่อโฟลเดอร์ไฟล์เก็บถาวรอยู่ที่นั่น คุณสามารถค้นหาและเปิดรายการที่เก็บถาวรได้ เหมือนอย่างเคย. เมื่อต้องการ ค้นหา ในไฟล์เก็บถาวรของ Outlook ให้เลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรในบานหน้าต่างนำทาง และพิมพ์ข้อความค้นหาของคุณในช่อง ค้นหาทันที

หากต้องการ ลบ โฟลเดอร์เก็บถาวรออกจากรายการโฟลเดอร์ของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วคลิก ปิดเอกสารสำคัญ ไม่ต้องกังวล การดำเนินการนี้จะลบเฉพาะโฟลเดอร์ เอกสารสำคัญ จากบานหน้าต่างนำทาง แต่จะไม่ลบไฟล์เก็บถาวรจริง คุณจะสามารถกู้คืนโฟลเดอร์ Outlook Archive ได้ทุกเมื่อที่ต้องการโดยทำตามขั้นตอนข้างต้น

วิธีปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook

หากต้องการปิดคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เปิด กล่องโต้ตอบการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ และยกเลิกการเลือกช่อง เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ N วัน

วิธีเก็บถาวรใน Outlook ด้วยตนเอง (อีเมล ปฏิทิน งาน และโฟลเดอร์อื่นๆ)

หาก