आउटलुक 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 आणि इतर आवृत्त्यांमध्ये ईमेल कसे संग्रहित करायचे हे ट्युटोरियल स्पष्ट करते. प्रत्येक फोल्डर त्याच्या स्वतःच्या स्वयं संग्रहण सेटिंग्जसह कॉन्फिगर कसे करायचे किंवा सर्व फोल्डरवर समान सेटिंग्ज कशी लागू करायची, Outlook मध्ये व्यक्तिचलितपणे संग्रहित कसे करायचे आणि ते स्वयंचलितपणे दिसत नसल्यास संग्रहण फोल्डर कसे तयार करायचे ते तुम्ही शिकाल.

तुमचा मेलबॉक्स आकाराने खूप मोठा झाला असेल, तर तुमचे आउटलुक जलद आणि स्वच्छ ठेवण्यासाठी जुने ईमेल, टास्क, नोट्स आणि इतर आयटम संग्रहित करण्याचे कारण आहे. तिथेच Outlook Archive वैशिष्ट्य येते. ते Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 आणि त्यापूर्वीच्या सर्व आवृत्त्यांमध्ये उपलब्ध आहे. आणि हे ट्युटोरियल तुम्हाला वेगवेगळ्या आवृत्त्यांमध्ये ईमेल आणि इतर आयटम स्वयंचलितपणे किंवा व्यक्तिचलितपणे कसे संग्रहित करायचे ते शिकवेल.

आउटलुकमध्ये संग्रहण म्हणजे काय?

आउटलुक संग्रहण (आणि ऑटोआर्काइव्ह) जुने ईमेल, टास्क आणि कॅलेंडर आयटम एका संग्रहण फोल्डरमध्ये हलवते, जे तुमच्या हार्ड ड्राइव्हवर दुसर्‍या ठिकाणी संग्रहित केले जाते. तांत्रिकदृष्ट्या, मुख्य .pst फाईलमधील जुन्या आयटमचे संग्रहण एका वेगळ्या archive.pst फाईलमध्ये हस्तांतरित करते जे आपण कधीही Outlook वरून उघडू शकता. अशाप्रकारे, ते तुम्हाला तुमच्या मेलबॉक्सचा आकार कमी करण्यात आणि तुमच्या C:\ ड्राइव्हवर काही मोकळी जागा परत मिळविण्यात मदत करते (जर तुम्ही संग्रहण फाइल कोठेतरी संग्रहित करणे निवडले असेल).

तुम्ही ते कसे कॉन्फिगर केले यावर अवलंबून, Outlook Archive यापैकी एक कार्य करू शकतेतुम्हाला कोणतेही स्वयंचलित संग्रहण नको आहे, तुम्हाला हवे तेव्हा तुम्ही ईमेल आणि इतर आयटम व्यक्तिचलितपणे संग्रहित करू शकता. अशा प्रकारे, कोणते आयटम ठेवावे आणि कोणते संग्रहणात हलवायचे, संग्रहण फाइल कोठे संग्रहित करावी इत्यादींवर तुमचे अधिक नियंत्रण असू शकते.

कृपया लक्षात ठेवा की Outlook AutoArchive च्या विपरीत, मॅन्युअल संग्रहण आहे एक-वेळची प्रक्रिया , आणि प्रत्येक वेळी तुम्हाला जुने आयटम संग्रहणात हलवायचे असेल तेव्हा तुम्हाला खालील चरणांची पुनरावृत्ती करावी लागेल.

1. Outlook 2016 मध्ये , फाइल टॅब वर जा आणि साधने > जुन्या आयटम साफ करा वर क्लिक करा.

Outlook 2010 आणि Outlook 2013 मध्ये, फाइल > क्लीनअप टूल > संग्रहण… वर क्लिक करा

तुम्हाला सर्व ईमेल संग्रहित करायचे असल्यास , कॅलेंडर , आणि कार्ये , तुमच्या Outlook मेलबॉक्समधील रूट फोल्डर निवडा, म्हणजे तुमच्या फोल्डर सूचीच्या शीर्षस्थानी असलेले एक. डिफॉल्टनुसार, Outlook 2010 आणि नंतरच्या आवृत्त्यांमध्ये, रूट फोल्डर तुमचा ईमेल पत्ता म्हणून प्रदर्शित केला जातो (खालील स्क्रीनशॉटमध्ये दर्शविल्याप्रमाणे मी माझे नाव स्वेतलाना असे केले आहे):

आणि नंतर, आणखी काही सेटिंग्ज कॉन्फिगर करा:

• पेक्षा जुने आयटम संग्रहित करा, कसे ते निर्दिष्ट करणारी तारीख प्रविष्ट कराएखादी वस्तू संग्रहणात हलवण्यापूर्वी ती जुनी असणे आवश्यक आहे.
• तुम्हाला संग्रहण फाइलचे डीफॉल्ट स्थान बदलायचे असल्यास ब्राउझ करा बटणावर क्लिक करा.
• ऑटो-संग्रहणातून वगळलेले आयटम तुम्ही संग्रहित करू इच्छित असल्यास, "स्वयंसंग्रहण करू नका" चेक केलेले आयटम समाविष्ट करा बॉक्स निवडा.

शेवटी, ओके क्लिक करा, आणि Outlook त्वरित संग्रहण तयार करणे सुरू करा. प्रक्रिया पूर्ण होताच, आर्काइव्ह फोल्डर तुमच्या Outlook मध्ये दिसेल.

टिपा आणि नोट्स:

1. काही फोल्डर संग्रहित करण्यासाठी वेगवेगळ्या सेटिंग्ज, उदा. तुमच्या पाठवलेल्या आयटम्स फोल्डरमध्ये मसुदे पेक्षा जास्त काळ आयटम ठेवा, प्रत्येक फोल्डरसाठी वरील चरण स्वतंत्रपणे पुन्हा करा आणि सर्व फोल्डर समान archive.pst फाइलमध्ये जतन करा . तुम्ही काही भिन्न संग्रहण फायली तयार करण्याचे निवडल्यास, प्रत्येक फाइल तुमच्या फोल्डरच्या सूचीमध्ये स्वतःचे संग्रहण फोल्डर जोडेल.
2. आउटलुक आर्काइव्ह विद्यमान फोल्डर संरचना<10 राखते>. उदाहरणार्थ, जर तुम्ही फक्त एक फोल्डर संग्रहित करणे निवडले असेल आणि त्या फोल्डरमध्ये मूळ फोल्डर असेल, तर संग्रहणात रिक्त मूळ फोल्डर तयार केले जाईल.

आउटलुक आर्काइव्ह फाइल्स कुठे संग्रहित आहेत?

तुम्हाला आधीच माहित आहे की, Outlook संग्रहण ही Outlook डेटा फाइल (.pst) फाइलचा एक प्रकार आहे. archive.pst फाईल स्वयंचलितपणे प्रथमच स्वयंचलित संग्रहण चालतेवेळी तयार होते किंवा जेव्हा तुम्ही व्यक्तिचलितपणे ईमेल संग्रहित करता तेव्हा.

संग्रहण फाइल स्थान यावर अवलंबून असतेआपल्या संगणकावर ऑपरेटिंग सिस्टम स्थापित केली आहे. जोपर्यंत आपण संग्रहण सेटिंग्ज कॉन्फिगर करताना डीफॉल्ट स्थान बदलले नाही तोपर्यंत, आपण खालीलपैकी एका ठिकाणी संग्रहण फाइल शोधू शकता:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, आणि 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 आणि पूर्वीचे

• Vista आणि Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

टीप. AppData आणि AppData हे लपवलेले फोल्डर आहेत. ते प्रदर्शित करण्यासाठी, कंट्रोल पॅनेल > फोल्डर पर्याय वर जा, पहा टॅबवर स्विच करा आणि लपलेल्या फाइल्स, फोल्डर्स किंवा ड्राइव्ह दर्शवा निवडा. लपवलेल्या फाइल्स आणि फोल्डर्स अंतर्गत.

तुमच्या मशीनवर संग्रहण फाइल स्थान कसे शोधावे

तुम्हाला वरीलपैकी कोणत्याही ठिकाणी संग्रहण .pst फाइल सापडत नसेल तर, संरचीत करताना तुम्ही ती वेगळ्या ठिकाणी साठवण्याची निवड केली असण्याची शक्यता आहे. ऑटो आर्काइव्ह सेटिंग्ज.

तुमच्या Outlook संग्रहणाचे अचूक स्थान निर्धारित करण्याचा हा एक द्रुत मार्ग आहे: फोल्डरच्या सूचीमधील संग्रहण फोल्डरवर उजवे-क्लिक करा, आणि नंतर फाइल स्थान उघडा क्लिक करा. हे त्वरित फोल्डर उघडेल जेथेतुमची संग्रहित केलेली .pst फाइल संग्रहित केली आहे.

तुम्ही काही भिन्न संग्रहण फाइल्स तयार केल्या असतील, तर तुम्ही सर्व स्थाने या प्रकारे पाहू शकता:

1. फाइल > खाते सेटिंग्ज > खाते सेटिंग्ज क्लिक करा.
2. खाते सेटिंग्ज मध्ये डायलॉग, डेटा फाइल्स टॅबवर स्विच करा.
3. इतर फाइल्समध्ये, तुम्हाला archive.pst फाइलचे वर्तमान स्थान दिसेल (किंवा तुम्ही जे नाव दिले आहे ते तुमची संग्रहण फाइल).
4. ज्या फोल्डरमध्ये विशिष्ट संग्रहण फाइल संग्रहित केली जाते तेथे जाण्यासाठी, इच्छित फाइल निवडा आणि फाइल स्थान उघडा क्लिक करा.

Outlook Archive टिपा आणि युक्त्या

या ट्युटोरियलच्या पहिल्या भागात, आम्ही Outlook Archive च्या आवश्यक गोष्टी कव्हर केल्या आहेत. आणि आता, मूलभूत गोष्टींच्या पलीकडे जाणारी काही तंत्रे शिकण्याची वेळ आली आहे.

तुमच्या Outlook संग्रहणाचे विद्यमान स्थान कसे बदलावे

काही कारणास्तव तुम्हाला तुमचे विद्यमान Outlook संग्रह स्थानांतरीत करायचे असल्यास , फक्त संग्रहित .pst फाइल एका नवीन फोल्डरमध्ये हलवल्यास पुढील वेळी जेव्हा तुमचे Outlook AutoArchive चालेल तेव्हा नवीन archive.pst फाइल डीफॉल्ट स्थानावर तयार केली जाईल.

आउटलुक संग्रहण योग्यरित्या हलविण्यासाठी, हे करा खालील पायऱ्या.

1. Outlook मधील संग्रह बंद करा

Outlook Archive फोल्डर डिस्कनेक्ट करण्यासाठी, फोल्डरच्या सूचीतील मूळ संग्रहण फोल्डरवर उजवे क्लिक करा आणि संग्रह बंद करा क्लिक करा.

टीप. जरतुमच्या फोल्डरच्या सूचीमध्ये संग्रहण फोल्डर दिसत नाही, तुम्ही त्याचे स्थान फाइल > खाते सेटिंग्ज > खाते सेटिंग्ज > डेटा द्वारे शोधू शकता. फाइल्स टॅबवर, संग्रहित .pst फाइल निवडा आणि काढा बटणावर क्लिक करा. हे केवळ तुमच्या Outlook मधून संग्रहण डिस्कनेक्ट करेल, परंतु संग्रहित केलेली .pst फाइल हटवणार नाही. <३०>२. संग्रहण फाइल तुम्हाला हवी आहे तिथे हलवा.

आउटलुक बंद करा, तुमच्या संग्रहित केलेल्या .pst फाइलच्या स्थानावर ब्राउझ करा आणि तुमच्या पसंतीच्या फोल्डरमध्ये कॉपी करा. एकदा तुमचे Outlook संग्रहण कॉपी झाल्यावर तुम्ही मूळ फाइल हटवू शकता. तरीही, एक सुरक्षित मार्ग म्हणजे त्याचे नाव archive-old.pst असे पुनर्नामित करणे आणि कॉपी केलेली फाईल कार्य करत असल्याची खात्री होईपर्यंत ठेवा.

3. हलवलेली archive.pst फाइल पुन्हा कनेक्ट करा

आर्काइव्ह फाइल पुन्हा कनेक्ट करण्यासाठी, Outlook उघडा, फाइल > ओपन > Outlook डेटा फाइल…<2 वर क्लिक करा>, तुमच्या संग्रहण फाइलच्या नवीन स्थानावर ब्राउझ करा, फाइल निवडा आणि ती कनेक्ट करण्यासाठी ओके क्लिक करा. तुमच्या फोल्डरच्या सूचीमध्ये Archives फोल्डर लगेच दिसून येईल.

4. तुमची आउटलुक ऑटो आर्काइव्ह सेटिंग्ज बदला

शेवटची परंतु सर्वात कमी पायरी म्हणजे ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्जमध्ये बदल करणे जेणेकरुन आतापासून Outlook जुने आयटम तुमच्या संग्रहित .pst फाइलच्या नवीन स्थानावर हलवेल. अन्यथा, Outlook मूळ स्थानावर दुसरी archive.pst फाइल तयार करेल.

हे करण्यासाठी, फाइल > पर्याय क्लिक करा.> प्रगत > ऑटो आर्काइव्ह सेटिंग्ज… , जुन्या आयटम हलवा रेडिओ बटण निवडले आहे याची खात्री करा, ब्राउझ करा बटण क्लिक करा आणि तुम्ही तुमची Outlook संग्रहण फाइल कुठे हलवली आहे ते दाखवा.

हटवलेले आयटम आणि जंक ई-मेल फोल्डर आपोआप कसे रिकामे करायचे

हटवलेले आयटम मधून जुने आयटम हटवण्यासाठी आणि जंक ई-मेल फोल्डर्स आपोआप, दर काही दिवसांनी Outlook AutoArchive चालवण्यासाठी सेट करा आणि नंतर वरील फोल्डर्ससाठी खालील सेटिंग्ज कॉन्फिगर करा:

1. हटवलेले उजवे क्लिक करा आयटम फोल्डर, आणि गुणधर्म > ऑटो आर्काइव्ह क्लिक करा.
2. या सेटिंग्ज वापरून हे फोल्डर संग्रहित करा पर्याय निवडा आणि पेक्षा जुने आयटम साफ करा.
3. कायमचे जुने आयटम हटवा निवडा आणि OK वर क्लिक करा.

जंक ई-मेल फोल्डरसाठी वरील चरणांची पुनरावृत्ती करा, आणि तुम्ही तयार आहात!

टीप. पुढील ऑटोआर्काइव्ह रनवर जंक आणि हटवलेले आयटम फोल्डरमधून जुने आयटम हटवले जातील. उदाहरणार्थ, तुम्ही दर 14 दिवसांनी ऑटोआर्काइव्ह चालवण्यासाठी कॉन्फिगर केले असल्यास, फोल्डर दर 2 आठवड्यांनी साफ केले जातील. तुम्हाला जंक ईमेल अधिक वेळा हटवायचे असल्यास, तुमच्या Outlook ऑटो आर्काइव्हसाठी एक छोटा कालावधी सेट करा.

प्राप्त तारखेनुसार ईमेल कसे संग्रहित करावे

आउटलुक ऑटोआर्काइव्हच्या डीफॉल्ट सेटिंग्ज प्राप्त/स्पर्धित किंवासुधारित तारीख, जे नंतर असेल. दुसऱ्या शब्दांत, ईमेल संदेश प्राप्त केल्यानंतर किंवा कार्य पूर्ण झाल्याचे चिन्हांकित केल्यानंतर, आपण आयटममध्ये कोणतेही बदल केले (उदा. आयात, निर्यात, संपादन, कॉपी, वाचलेले किंवा न वाचलेले म्हणून चिन्हांकित करा), सुधारित तारीख बदलली जाते आणि आयटम जिंकला जातो. दुसरा वृद्धत्वाचा कालावधी संपेपर्यंत संग्रहण फोल्डरमध्ये हलवू नका.

तुम्हाला Outlook ने सुधारित तारखेकडे दुर्लक्ष करायचे असल्यास, तुम्ही खालील तारखांनुसार आयटम संग्रहित करण्यासाठी कॉन्फिगर करू शकता:

• ईमेल - प्राप्त तारीख
• कॅलेंडर आयटम - भेटीची तारीख, कार्यक्रम किंवा मीटिंगसाठी शेड्यूल केलेली तारीख
• टास्क - पूर्ण होण्याची तारीख
• नोट्स - तारीख शेवटचा बदल
• जर्नल एंट्री - निर्मितीची तारीख

टीप. सोल्यूशनसाठी रेजिस्ट्रीमध्ये बदल करणे आवश्यक आहे, म्हणून आम्ही ते अत्यंत काळजीपूर्वक वापरण्याची शिफारस करतो कारण तुम्ही रेजिस्ट्रीमध्ये चुकीच्या पद्धतीने बदल केल्यास गंभीर समस्या उद्भवू शकतात. अतिरिक्त खबरदारी म्हणून, रेजिस्ट्री सुधारित करण्यापूर्वी त्याचा बॅकअप घेणे सुनिश्चित करा. जर तुम्ही कॉर्पोरेट वातावरणात काम करत असाल, तर तुमच्या अ‍ॅडमिनने तुमच्यासाठी सुरक्षित राहण्यासाठी हे केले पाहिजे.

सुरुवातीसाठी, तुमची Outlook आवृत्ती तपासा. तुम्ही Outlook 2010 वापरत असल्यास, Outlook 2010 साठी एप्रिल 2011 हॉटफिक्स आणि Outlook 2007 वापरकर्त्यांना Outlook 2007 साठी डिसेंबर 2010 हॉटफिक्स इन्स्टॉल करणे आवश्यक आहे. Outlook 2013 आणि Outlook 2016 कोणत्याही अतिरिक्त अद्यतनांची आवश्यकता नाही.

आणि आता, खालील चरणांचे अनुसरण करा ArchiveIgnoreLastModifiedTime registry value:

1. रजिस्ट्री उघडण्यासाठी Start > Run वर क्लिक करा, regedit<टाइप करा 2> शोध बॉक्समध्ये, आणि ठीक आहे क्लिक करा.
2. खालील रेजिस्ट्री की शोधा आणि निवडा:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

उदाहरणार्थ, Outlook 2013 मध्ये, ते आहे:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Archive काम करत नाही - कारणे आणि उपाय

Outlook Archive किंवा AutoArchive अपेक्षेप्रमाणे काम करत नसल्यास किंवा Outlook मध्ये तुमचे संग्रहित ईमेल शोधण्यात तुम्हाला समस्या येत असल्यास, खालील समस्यानिवारण टिपा मदत करू शकतात. तुम्ही समस्येचा स्रोत ठरवता.

1. आउटलुकमध्ये संग्रहण आणि ऑटोआर्काइव्ह पर्याय उपलब्ध नाहीत

बहुधा, तुम्ही एक्सचेंज सर्व्हर मेलबॉक्स वापरत आहात, किंवा तुमच्या संस्थेकडे मेल रिटेंशन पॉलिसी आहे जे Outlook ऑटोआर्काइव्ह ओव्हरराइड करते, उदा. ते तुमच्याद्वारे अक्षम केले गेलेगट धोरण म्हणून प्रशासक. तसे असल्यास, कृपया तुमच्या सिस्टम प्रशासकाकडे तपशील तपासा.

2. ऑटोआर्काइव्ह कॉन्फिगर केले आहे, पण चालत नाही

अचानक Outlook ऑटो आर्काइव्हने काम करणे थांबवले असल्यास, ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्ज उघडा आणि प्रत्येक N दिवसात ऑटोआर्काइव्ह चालवा चेकबॉक्स निवडलेला असल्याची खात्री करा. .

३. विशिष्ट आयटम कधीही संग्रहित केला जात नाही

स्वयं संग्रहणातून विशिष्ट आयटम वगळण्याची दोन वारंवार कारणे आहेत:

• आयटमची सुधारित तारीख पेक्षा नवीन आहे संग्रहित करण्यासाठी सेट केलेली तारीख. समाधानासाठी, कृपया प्राप्त झालेल्या किंवा पूर्ण झालेल्या तारखेनुसार आयटम कसे संग्रहित करायचे ते पहा.
• हा आयटम ऑटोआर्काइव्ह करू नका गुणधर्म दिलेल्या आयटमसाठी निवडला आहे. हे तपासण्यासाठी, आयटम नवीन विंडोमध्ये उघडा, फाइल > गुणधर्म वर क्लिक करा आणि या चेकबॉक्समधून एक टिक काढा:

ज्या आयटमसाठी हा पर्याय निवडला आहे त्याचे विहंगावलोकन मिळवण्यासाठी तुम्ही तुमच्या Outlook दृश्यात स्वयंसंग्रहण करू नका फील्ड देखील जोडू शकता.

4. आउटलुकमध्ये आर्काइव्ह फोल्डर गहाळ आहे

फोल्डरच्या सूचीमध्ये संग्रहण फोल्डर दिसत नसल्यास, ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्ज उघडा आणि फोल्डर सूचीमध्ये संग्रहण फोल्डर दर्शवा पर्याय निवडला असल्याचे सत्यापित करा. संग्रहण फोल्डर अद्याप दिसत नसल्यास, येथे स्पष्ट केल्याप्रमाणे, Outlook डेटा फाइल व्यक्तिचलितपणे उघडा.

5. archive.pst फाइल खराब झालेली किंवा दूषित झाली आहे

जेव्हा archive.pstफाइल खराब झाली आहे, आउटलुक त्यात कोणतेही नवीन आयटम हलवू शकत नाही. या प्रकरणात, आउटलुक बंद करा आणि तुमची संग्रहित .pst फाइल दुरुस्त करण्यासाठी इनबॉक्स दुरुस्ती साधन (scanpst.exe) वापरा. जर ते कार्य करत नसेल तर, नवीन संग्रहण तयार करणे हा एकमेव उपाय आहे.

6. Outlook मेलबॉक्स किंवा संग्रहण फाइल कमाल आकारापर्यंत पोहोचली आहे

संपूर्ण archive.pst किंवा मुख्य .pst फाइल देखील Outlook Archive ला काम करण्यापासून रोखू शकते.

जर archive.pst फाइलने मर्यादा गाठली आहे, जुने आयटम हटवून ती साफ करा किंवा एक नवीन संग्रहण फाइल तयार करा.

जर मुख्य .pst फाइलने मर्यादा गाठली असेल, तर काही जुने आयटम मॅन्युअली हटवण्याचा प्रयत्न करा, किंवा हटवलेले आयटम फोल्डर रिकामे करा, किंवा काही आयटम हाताने तुमच्या संग्रहणात हलवा, किंवा तुमच्या प्रशासकाला तुमच्या मेलबॉक्सचा आकार तात्पुरता वाढवा, आणि नंतर ऑटोआर्काइव्ह चालवा किंवा जुने आयटम व्यक्तिचलितपणे संग्रहित करा.

. pst फाइल्ससाठी डिफॉल्ट मर्यादा Outlook 2007 मध्ये 20GB आणि नंतरच्या आवृत्त्यांमध्ये 50GB आहे.

मला आशा आहे की या ट्युटोरियलने Outlook मध्ये ईमेल कसे संग्रहित करायचे यावर काही प्रकाश टाकला असेल. तरीही, वाचल्याबद्दल मी तुमचे आभारी आहे आणि पुढच्या आठवड्यात तुम्हाला आमच्या ब्लॉगवर भेटण्याची आशा आहे!

• ईमेल आणि इतर आयटम त्यांच्या वर्तमान फोल्डरमधून संग्रहण फोल्डरमध्ये हलवा.
• कायमचे हटवा जुने ईमेल आणि इतर आयटम निर्दिष्ट वृद्धत्वाचा कालावधी ओलांडल्यानंतर लगेच.

5 तथ्ये तुम्हाला Outlook Archive बद्दल माहित असणे आवश्यक आहे

गोंधळ टाळण्यासाठी आणि "माझे Outlook का नाही असे प्रश्न टाळण्यासाठी ऑटो संग्रहण कार्य?" आणि "आउटलुकमध्ये माझे संग्रहित ईमेल कोठे आहेत?" कृपया खालील साध्या तथ्ये लक्षात ठेवा.

1. बहुतांश खाते प्रकारांसाठी, Microsoft Outlook सर्व ईमेल, संपर्क, भेटी, कार्ये आणि नोट्स Outlook डेटा फाइल नावाच्या .pst फाइलमध्ये ठेवते. PST हा एकमेव फाइल प्रकार आहे जो संग्रहित केला जाऊ शकतो. जुना आयटम मुख्य .pst फाईलमधून archive.pst फाईलमध्ये हलवताच, तो Outlook Archive फोल्डरमध्ये प्रदर्शित होतो, आणि मूळ फोल्डरमध्ये यापुढे उपलब्ध नाही.
2. संग्रहण करणे निर्यात करणे सारखे नाही. एक्सपोर्ट केल्याने मूळ आयटम एक्सपोर्ट फाइलमध्ये कॉपी केले जातात, परंतु त्यांना सध्याच्या फोल्डरमधून किंवा मुख्य .pst फाइलमधून काढले जात नाही.
3. आर्काइव्ह फाइल Outlook बॅकअप सारखी नसते. तुम्हाला तुमच्या संग्रहित वस्तूंचा बॅकअप घ्यायचा असल्यास, तुम्हाला तुमच्या archive.pst फाइलची एक प्रत बनवावी लागेल आणि ती एका सुरक्षित ठिकाणी संग्रहित करावी लागेल, उदा. ड्रॉपबॉक्स किंवा वन ड्राइव्ह.
4. संपर्क कोणत्याही Outlook आवृत्तीमध्ये कधीही स्वयं-संग्रहित केले जात नाहीत. तथापि, तुम्ही संपर्क फोल्डर संग्रहित करू शकताव्यक्तिचलितपणे.
5. तुमच्याकडे ऑनलाइन संग्रहण मेलबॉक्ससह Outlook Exchange खाते असल्यास, Outlook मध्ये संग्रहण अक्षम केले आहे.

टीप. तुमचे Outlook आयटम संग्रहित करण्यापूर्वी, डुप्लिकेट संपर्क विलीन करणे अर्थपूर्ण आहे.

Outlook मध्ये ईमेल स्वयंचलितपणे कसे संग्रहित करावे

Outlook Auto Archive वैशिष्ट्य जुने हलविण्यासाठी कॉन्फिगर केले जाऊ शकते ईमेल आणि इतर आयटम नियमित अंतराने नियुक्त केलेल्या संग्रहण फोल्डरमध्ये स्वयंचलितपणे किंवा संग्रहित न करता जुन्या आयटम हटवण्यासाठी. वेगवेगळ्या आउटलुक आवृत्त्यांसाठी तपशीलवार पायऱ्या खाली दिल्या आहेत.

आउटलुक 365 - 2010 ऑटो आर्काइव्ह कसे करावे

आउटलुक 2010 पासून, ऑटो आर्काइव्ह डीफॉल्टनुसार सक्षम केलेले नाही, जरी मायक्रोसॉफ्ट आउटलुक तुम्हाला वेळोवेळी याची आठवण करून देईल असे करा:

लगेच संग्रहित करणे सुरू करण्यासाठी, होय क्लिक करा. संग्रह पर्यायांचे पुनरावलोकन करण्यासाठी आणि कदाचित बदलण्यासाठी, स्वयं संग्रहण सेटिंग्ज… क्लिक करा.

किंवा, तुम्ही प्रॉम्प्ट बंद करण्यासाठी नाही क्लिक करू शकता आणि नंतर येथे स्वयं संग्रहण कॉन्फिगर करू शकता. खालील चरणांचे पालन करून तुमच्यासाठी सर्वात सोयीस्कर वेळ.

1. आउटलुक उघडा आणि नंतर फाइल > पर्याय > प्रगत<2 वर क्लिक करा> > AutoArchive Settings…

   

2. AutoArchive डायलॉग विंडो उघडेल, आणि तुमच्या लक्षात येईल की सर्व काही धूसर झाले आहे… पण फक्त तुम्ही तपासेपर्यंत प्रत्येक N दिवसांनी AutoArchive चालवा एकदा हा बॉक्स चेक केल्यावर, तुम्ही तुमच्या आवडीनुसार इतर पर्याय कॉन्फिगर करू शकता आणि ठीक आहे क्लिक करा.

खालील स्क्रीनशॉट डीफॉल्ट सेटिंग्ज दर्शवितो आणि प्रत्येक पर्यायाबद्दल तपशीलवार माहिती येथे आढळू शकते.

संग्रहण प्रगतीपथावर असताना, स्थिती माहिती स्टेटस बारमध्ये प्रदर्शित केली जाते.

संग्रहण प्रक्रिया पूर्ण होताच, संग्रहण फोल्डर तुमच्या Outlook मध्ये स्वयंचलितपणे दिसून येईल, जर तुम्ही फोल्डर सूचीमध्ये संग्रहण फोल्डर दर्शवा पर्याय निवडला असेल. जर तुम्हाला तुमच्या Outlook मध्ये संग्रहित ईमेल सापडत नसतील, तर कृपया Outlook archive फोल्डर कसे प्रदर्शित करायचे ते पहा.

Outlook 2007 ऑटो आर्काइव्ह कसे करायचे

Outlook 2007 मध्ये, ऑटो आर्काइव्हिंग डिफॉल्टनुसार चालू असते. खालील फोल्डर:

• कॅलेंडर , टास्क आणि जर्नल आयटम (6 महिन्यांपेक्षा जुने)
• पाठवलेले आयटम आणि हटवलेले आयटम फोल्डर (2 महिन्यांपेक्षा जुने)

इतर फोल्डरसाठी, जसे की इनबॉक्स , मसुदे , नोट्स आणि इतर, तुम्ही या प्रकारे ऑटोआर्काइव्ह वैशिष्ट्य चालू करू शकता:

1. आउटलुक उघडा आणि साधने > पर्याय क्लिक करा .
2. पर्याय डायलॉग विंडोमध्ये, इतर टॅबवर जा आणि ऑटो आर्काइव्ह… बटणावर क्लिक करा.

   

आणि नंतर, खाली स्पष्ट केल्याप्रमाणे ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्ज कॉन्फिगर करा.

आउटलुक ऑटो आर्काइव्ह सेटिंग्ज आणि पर्याय

तुम्हाला आधीच माहिती आहे, मध्ये आउटलुक 2010 आणि नंतरच्या, ऑटो आर्काइव्ह सेटिंग्जमध्ये फाइल द्वारे प्रवेश केला जाऊ शकतो> पर्याय > प्रगत > ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्ज… प्रत्येक पर्यायाची तपशीलवार माहिती तुम्हाला प्रक्रिया पूर्ण नियंत्रणात घेण्यास मदत करेल.

• दर N दिवसांनी ऑटोआर्काइव्ह चालवा . तुम्हाला ऑटोआर्काइव्ह किती वेळा चालवायचे आहे ते निर्दिष्ट करा. कृपया लक्षात ठेवा की एका वेळी अनेक आयटम संग्रहित केल्याने तुमच्या संगणकाची कार्यक्षमता कमी होऊ शकते. त्यामुळे जर तुम्हाला दररोज अनेक ईमेल येत असतील, तर तुमचे Outlook ऑटो आर्काइव्ह अधिक वारंवार चालण्यासाठी कॉन्फिगर करा. स्वयं-संग्रहण बंद करण्यासाठी , हा बॉक्स साफ करा.
• स्वयं संग्रहण चालू होण्यापूर्वी सूचना द्या . स्वयं-संग्रहण प्रक्रिया सुरू होण्यापूर्वी तुम्हाला लगेच स्मरणपत्र मिळवायचे असल्यास हा बॉक्स चेक करा. हे तुम्हाला प्रॉम्प्टमध्ये नाही क्लिक करून ऑटो संग्रहण रद्द करू देईल.
• कालबाह्य आयटम हटवा (केवळ ई-मेल फोल्डर्स) . हा पर्याय निवडल्याने तुमच्या ईमेल फोल्डरमधून कालबाह्य झालेले संदेश हटवले जातील. स्पष्टतेच्या फायद्यासाठी, कालबाह्य झालेला ईमेल जुन्या संदेशासारखा नाही जो त्याच्या वृद्धत्वाच्या कालावधीच्या शेवटी पोहोचला आहे. प्रत्येक संदेशासाठी नवीन ईमेल विंडोच्या पर्याय टॅबद्वारे स्वतंत्रपणे कालबाह्यता तारीख सेट केली जाते ( पर्याय > ट्रॅकिंग गट > नंतर कालबाह्य होते ).

  Microsoft म्हणते की हा पर्याय डीफॉल्टनुसार तपासलेला नाही, परंतु माझ्या काही Outlook इंस्टॉलेशन्सवर तो तपासला गेला आहे. त्यामुळे तुम्ही कालबाह्य झालेले मेसेज म्हातारपणी संपेपर्यंत ठेवू इच्छित असल्यास हा पर्याय अनचेक करण्याचे सुनिश्चित करा.दिलेल्या फोल्डरसाठी कालावधी सेट करा.

• जुने आयटम संग्रहित करा किंवा हटवा . तुम्हाला तुमची स्वतःची स्वयं-संग्रहण सेटिंग्ज कॉन्फिगर करायची असल्यास हा पर्याय निवडा. अनचेक केल्यास, Outlook डीफॉल्ट ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्ज वापरेल.
• फोल्डर सूचीमध्ये संग्रहण फोल्डर दर्शवा . तुम्हाला तुमच्या इतर फोल्डर्ससह नेव्हिगेशन उपखंडात संग्रहण फोल्डर दिसावे असे वाटत असल्यास, हा बॉक्स निवडा. निवड रद्द न केल्यास, तुम्ही तुमचे Outlook संग्रहण फोल्डर व्यक्तिचलितपणे उघडण्यास सक्षम असाल.
• पेक्षा जुने आयटम साफ करा. वृद्धत्वाचा कालावधी निर्दिष्ट करा ज्यानंतर तुमचे Outlook आयटम संग्रहित केले जावे. तुम्ही कालावधी दिवस, आठवडे किंवा महिन्यांमध्ये कॉन्फिगर करू शकता - किमान 1 दिवस कमाल 60 महिन्यांपर्यंत.
• जुन्या आयटम वर हलवा. जेव्हा हा पर्याय निवडला जातो, तेव्हा Outlook जुने ईमेल आणि इतर आयटम हटवण्याऐवजी स्वयंचलितपणे archive.pst फाइलमध्ये हलवते (हे रेडिओ बटण निवडल्याने आयटम कायमचे हटवा ची निवड साफ होते). डीफॉल्टनुसार, Outlook यापैकी एका ठिकाणी archive.pst फाइल संग्रहित करते. दुसरे स्थान निवडण्यासाठी किंवा संग्रहित .pst ला दुसरे नाव देण्यासाठी, ब्राउझ करा बटणावर क्लिक करा.
• आयटम कायमचे हटवा . हे जुने आयटम वृद्धत्वाचा कालावधी संपताच ते कायमचे हटवेल, कोणतीही संग्रहण प्रत तयार केली जाणार नाही.
• आता ही सेटिंग्ज सर्व फोल्डरवर लागू करा . सर्व फोल्डर्सवर कॉन्फिगर केलेली ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्ज लागू करण्यासाठी, यावर क्लिक कराबटण तुम्ही एक किंवा अधिक फोल्डरसाठी इतर सेटिंग्ज लागू करू इच्छित असल्यास, या बटणावर क्लिक करू नका. त्याऐवजी, प्रत्येक फोल्डरसाठी संग्रहण सेटिंग्ज व्यक्तिचलितपणे कॉन्फिगर करा.

आउटलुक ऑटो आर्काइव्हद्वारे वापरलेले डीफॉल्ट वृद्धत्व कालावधी

सर्व Outlook आवृत्त्यांमधील डीफॉल्ट वृद्धत्व कालावधी खालीलप्रमाणे आहेत:

• इनबॉक्स, ड्राफ्ट, कॅलेंडर, कार्ये, नोट्स, जर्नल - 6 महिने
• आउटबॉक्स - 3 महिने
• पाठवलेले आयटम, हटवलेले आयटम - 2 महिने
• संपर्क - स्वयंचलित संग्रहित नाहीत

मेलबॉक्स क्लीनअप पर्याय वापरून प्रत्येक फोल्डरसाठी डीफॉल्ट कालावधी स्वतंत्रपणे बदलता येऊ शकतात.

आउटलुक खालील माहितीच्या आधारे विशिष्ट आयटमचे वय निर्धारित करते:

• ईमेल - प्राप्त झालेली तारीख किंवा तुम्‍ही शेवटचा संदेश बदलला आणि जतन केल्‍याची तारीख (संपादित, निर्यात, कॉपी, इ.).
• कॅलेंडर आयटम (मीटिंग, इव्हेंट आणि भेटी) - तुम्ही जेव्हा शेवटचे बदलले आणि आयटम सेव्ह केले ती तारीख. आवर्ती आयटम स्वयंचलितपणे संग्रहित केले जात नाहीत.
• कार्ये - पूर्ण होण्याची तारीख किंवा शेवटची सुधारणा तारीख, जे नंतर असेल ते. खुली कार्ये (ज्या कार्ये पूर्ण म्हणून चिन्हांकित केलेली नाहीत) स्वयंचलितपणे संग्रहित केलेली नाहीत.
• नोट्स आणि जर्नल नोंदी - आयटम तयार केल्याची किंवा शेवटची सुधारणा केल्याची तारीख.

तुम्हाला प्राप्त / पूर्ण झालेल्या तारखेनुसार आयटम संग्रहित करायचे असल्यास, कृपया ही मार्गदर्शक तत्त्वे वापरा: प्राप्त तारखेनुसार ईमेल कसे संग्रहित करावे.

विशिष्ट फोल्डर कसे वगळावेऑटो आर्काइव्ह मधून किंवा भिन्न सेटिंग्ज लागू करा

आउटलुक ऑटो आर्काइव्हला विशिष्ट फोल्डरवर चालण्यापासून रोखण्यासाठी किंवा त्या फोल्डरसाठी वेगळे वेळापत्रक आणि पर्याय सेट करण्यासाठी, पुढील चरणे करा.

1. फोल्डरवर उजवे क्लिक करा, आणि नंतर संदर्भ मेनूमध्ये गुणधर्म… क्लिक करा.
2. गुणधर्म संवाद विंडोमध्ये, खालीलपैकी एक करा:
   • स्वयं संग्रहणातून फोल्डर वगळण्यासाठी , या फोल्डरमधील आयटम संग्रहित करू नका रेडिओ बॉक्स निवडा.

     

   • ते फोल्डर वेगळ्या प्रकारे संग्रहित करा , या सेटिंग्ज वापरून हे फोल्डर संग्रहित करा निवडा आणि इच्छित पर्याय सेट करा:
     • वृद्धत्व कालावधी ज्यानंतर आयटम संग्रहणात हलवावे;
     • डिफॉल्ट संग्रहण फोल्डर वापरायचे की वेगळे फोल्डर, किंवा
     • जुने आयटम संग्रहित न करता कायमचे हटवायचे.

     

   • बदल जतन करण्यासाठी ठीक आहे क्लिक करा.

टीप. हटवलेले आयटम आणि जंक ई-मेल फोल्डरमधून जुने ईमेल स्वयंचलितपणे हटवण्यासाठी तुम्ही ही पद्धत वापरू शकता. तपशीलवार पायऱ्या येथे आहेत.

आउटलुकमध्ये संग्रहण फोल्डर कसे तयार करावे

आपण Outlook ऑटो आर्काइव्ह सेटिंग्ज कॉन्फिगर करताना फोल्डर सूचीमध्ये संग्रहण फोल्डर दर्शवा पर्याय निवडल्यास, संग्रहण फोल्डर नेव्हिगेशन उपखंडात आपोआप दिसावे. वरील पर्याय निवडला नसल्यास, तुम्ही यामध्ये Outlook Archive फोल्डर प्रदर्शित करू शकतामार्ग:

1. फाइल > उघडा & निर्यात करा > आउटलुक डेटा फाइल उघडा.

बस! संग्रहण फोल्डर लगेचच फोल्डरच्या सूचीमध्ये दिसून येईल:

एकदा संग्रहित फोल्डर तेथे आले की, तुम्ही तुमचे संग्रहित आयटम शोधू आणि उघडू शकता. नेहमी प्रमाणे. Outlook संग्रहणात शोधण्यासाठी , नेव्हिगेशन उपखंडातील संग्रहण फोल्डर निवडा आणि झटपट शोध बॉक्समध्ये तुमचा शोध मजकूर टाइप करा.

तुमच्या फोल्डरच्या सूचीमधून संग्रहण फोल्डर काढण्यासाठी , त्यावर उजवे क्लिक करा, आणि नंतर संग्रहण बंद करा क्लिक करा. काळजी करू नका, हे नेव्हिगेशन उपखंडातून फक्त संग्रहण फोल्डर काढून टाकेल, परंतु वास्तविक संग्रहण फाइल हटवणार नाही. वरील चरणांचे पालन करून तुम्ही तुमचे Outlook Archive फोल्डर कधीही पुनर्संचयित करू शकाल.

Outlook मध्ये ऑटो आर्काइव्ह कसे बंद करावे

AutoArchive वैशिष्ट्य बंद करण्यासाठी, उघडा. ऑटोआर्काइव्ह सेटिंग्ज संवाद, आणि प्रत्येक N दिवसांनी ऑटोआर्काइव्ह चालवा बॉक्स अनचेक करा.

आउटलुकमध्ये मॅन्युअली कसे संग्रहित करायचे (ईमेल, कॅलेंडर, कार्ये आणि इतर फोल्डर्स)

जर