Tutorialul explică cum să arhivați e-mailurile în Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 și alte versiuni. Veți învăța cum să configurați fiecare dosar cu propriile setări de arhivare automată sau să aplicați aceleași setări pentru toate dosarele, cum să arhivați manual în Outlook și cum să creați dosarul de arhivă dacă nu apare automat.

În cazul în care cutia poștală a crescut prea mult în dimensiune, este logic să arhivați e-mailurile vechi, sarcinile, notele și alte elemente pentru a vă păstra Outlook-ul rapid și curat. Aici intervine funcția Outlook Archive. Este disponibilă în toate versiunile de Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 și mai devreme. Și acest tutorial vă va învăța cum să arhivați e-mailurile și alte elemente îndiferite versiuni în mod automat sau manual.

Ce este arhiva în Outlook?

Outlook Archive (și AutoArchive) mută elementele mai vechi de e-mail, sarcini și calendare într-un dosar de arhivă, care este stocat într-o altă locație de pe hard disk. Tehnic, arhivarea transferă elementele mai vechi din fișierul principal .pst într-un fișier separat archive.pst pe care îl puteți deschide din Outlook oricând aveți nevoie. În acest fel, vă ajută să reduceți dimensiunea cutiei poștale și să recuperați spațiu liber peunitatea C:\ (dacă alegeți să stocați fișierul de arhivă în altă parte).

În funcție de modul în care îl configurați, Outlook Archive poate efectua una dintre următoarele sarcini:

• Mutați e-mailurile și alte elemente din dosarele lor actuale într-un dosar de arhivă.
• Ștergeți permanent e-mailurile vechi și alte elemente imediat ce au depășit perioada de îmbătrânire specificată.

5 fapte pe care ar trebui să știți despre Outlook Archive

Pentru a evita confuzia și pentru a preveni întrebări precum "De ce nu funcționează arhiva automată Outlook?" și "Unde sunt e-mailurile mele arhivate în Outlook?", vă rugăm să vă amintiți următoarele fapte simple.

1. Pentru majoritatea tipurilor de conturi, Microsoft Outlook păstrează toate e-mailurile, contactele, întâlnirile, sarcinile și notele într-un fișier .pst numit Fișier de date Outlook. PST este singurul tip de fișier care poate fi arhivat. De îndată ce un element vechi este mutat din fișierul principal .pst într-un fișier arhivă.pst acesta este afișat în dosarul Outlook Archive și nu mai este disponibil în dosarul original.
2. Arhivarea nu este același lucru cu exportul Exportul copiază elementele originale în fișierul de export, dar nu le elimină din dosarul curent și nici din fișierul principal .pst.
3. Un fișier de arhivă nu este același lucru cu o copie de rezervă Outlook. Dacă doriți să faceți o copie de rezervă a elementelor arhivate, va trebui să faceți o copie a fișierului archive.pst și să o stocați într-o locație sigură, de exemplu, Dropbox sau One Drive.
4. Contacte nu sunt niciodată arhivate automat în nicio versiune Outlook. Cu toate acestea, puteți arhiva fișierele Contacte manual.
5. Dacă aveți un Outlook Exchange cu o căsuță poștală de arhivă online, arhivarea în Outlook este dezactivată.

Sfat: Înainte de a vă arhiva elementele Outlook, este util să unificați contactele duplicate.

Cum să arhivați automat e-mailurile în Outlook

The Outlook Auto Archive poate fi configurată pentru a muta automat, la intervale regulate, e-mailurile vechi și alte elemente într-un dosar de arhivă desemnat sau pentru a șterge elementele vechi fără a le arhiva. Pașii detaliați pentru diferite versiuni Outlook sunt descriși mai jos.

Cum să arhivați automat Outlook 365 - 2010

Începând cu Outlook 2010, arhivarea automată nu este activată în mod implicit, deși Microsoft Outlook vă va reaminti periodic să faceți acest lucru:

Pentru a începe imediat arhivarea, faceți clic pe Da Pentru a revedea și probabil a modifica opțiunile de arhivare, faceți clic pe Setări AutoArchive... .

Sau, puteți face clic pe Nu pentru a închide solicitarea și pentru a configura arhivarea automată mai târziu, la momentul cel mai convenabil pentru dumneavoastră, efectuând următorii pași.

1. Deschideți Outlook, apoi faceți clic pe Fișier > Opțiuni > Avansat > Setări AutoArchive...

   

2. Fereastra de dialog AutoArchive se deschide și veți observa că totul este gri... dar numai până când bifați opțiunea Rulați AutoArchive la fiecare N zile După ce această casetă este bifată, puteți configura alte opțiuni după bunul plac și faceți clic pe OK .

Captura de ecran de mai jos prezintă setările implicite, iar informații detaliate despre fiecare opțiune pot fi găsite aici.

Atunci când arhivarea este în curs de desfășurare, informațiile privind starea sunt afișate în bara de stare.

De îndată ce procesul de arhivare este finalizat, se va trece la Arhive va apărea automat în Outlook, cu condiția să fi selectat opțiunea Afișarea dosarului de arhivă în lista de dosare Dacă nu găsiți e-mailurile arhivate în Outlook, consultați Cum se afișează dosarul de arhivă din Outlook.

Cum să arhivați automat Outlook 2007

În Outlook 2007, arhivarea automată este activată în mod implicit pentru următoarele dosare:

• Calendar , sarcină și jurnal articole (mai vechi de 6 luni)
• Articole trimise și Articole șterse dosare (mai vechi de 2 luni)

Pentru alte dosare, cum ar fi Inbox , Schițe , Note și altele, puteți activa funcția AutoArchive în acest mod:

1. Deschideți Outlook și faceți clic pe Unelte > Opțiuni .
2. În Opțiuni mergeți la fereastra de dialog Altele și faceți clic pe butonul AutoArchive... buton.

   

Apoi, configurați setările AutoArchive așa cum se explică mai jos.

Outlook Auto Archive setări și opțiuni

După cum știți deja, în Outlook 2010 și versiunile ulterioare, setările de arhivare automată pot fi accesate prin Fișier > Opțiuni > Avansat > Setări AutoArchive... Informațiile detaliate despre fiecare opțiune vă vor ajuta să preluați controlul deplin asupra procesului.

• Rulați AutoArchive la fiecare N zile . specificați cât de des doriți ca AutoArhiva să ruleze. Rețineți că arhivarea multor elemente odată poate încetini performanța computerului dvs. Deci, dacă primiți multe e-mailuri zilnic, configurați AutoArhiva Outlook pentru a rula mai frecvent. Pentru a dezactivați arhivarea automată , ștergeți această casetă.
• Prompt înainte de rularea AutoArchive . Bifați această casetă dacă doriți să primiți un memento imediat înainte de începerea procesului de arhivare automată. Acest lucru vă va permite să anulați arhivarea automată făcând clic pe Nu în prompter.
• Ștergeți elementele expirate (numai în dosarele de e-mail) Selectarea acestei opțiuni va șterge mesaje expirate din dosarele de e-mail. Pentru claritate, un e-mail expirat nu este același lucru cu un mesaj vechi care a ajuns la sfârșitul perioadei de îmbătrânire. O dată de expirare este setată pentru fiecare mesaj în parte prin intermediul funcției Opțiuni din noua fereastră de e-mail ( Opțiuni > Urmărire grup> Expiră după ).

  Microsoft afirmă că această opțiune nu este bifată în mod implicit, dar a fost bifată pe unele dintre instalațiile mele Outlook. Prin urmare, asigurați-vă că debifați această opțiune dacă doriți să păstrați mesajele expirate până când acestea ajung la sfârșitul perioadei de îmbătrânire stabilite pentru un anumit dosar.

• Arhivați sau ștergeți elementele vechi Selectați această opțiune dacă doriți să vă configurați propriile setări de arhivare automată. Dacă nu este selectată, Outlook va utiliza setările implicite de arhivare automată.
• Afișați dosarul de arhivă în lista de dosare Dacă doriți ca dosarul Arhivă să apară în Panoul de navigare împreună cu celelalte dosare, selectați această casetă. Dacă nu este selectată, veți putea în continuare să deschideți manual dosarul de arhivă Outlook.
• Curățați obiectele mai vechi de Specificați perioada de îmbătrânire după care elementele Outlook trebuie arhivate. Puteți configura perioada în zile, săptămâni sau luni - de la un minim de 1 zi până la un maxim de 60 de luni.
• Mutați articolele vechi la Când această opțiune este selectată, Outlook mută automat e-mailurile vechi și alte elemente în fișierul archive.pst în loc să le șteargă (selectarea acestui buton radio șterge selecția de Ștergerea permanentă a elementelor ). În mod implicit, Outlook stochează fișierul archive.pst într-una din aceste locații. Pentru a alege o altă locație sau pentru a da un alt nume fișier .pst arhivat, faceți clic pe butonul Răsfoiți buton.
• Ștergerea permanentă a elementelor Acest lucru va șterge definitiv elementele vechi imediat ce acestea ajung la sfârșitul perioadei de îmbătrânire, nu se va crea nicio copie de arhivă.
• Aplicați aceste setări la toate dosarele acum Pentru a aplica setările configurate pentru AutoArchive la toate dosarele, faceți clic pe acest buton. Dacă doriți să aplicați alte setări pentru unul sau mai multe dosare, nu faceți clic pe acest buton. În schimb, configurați manual setările de arhivare pentru fiecare dosar.

Perioadele de îmbătrânire implicite utilizate de Outlook Auto Archive

Perioadele de îmbătrânire implicite în toate versiunile Outlook sunt următoarele:

• Mesaje primite, Ciorne, Calendar, Sarcini, Note, Jurnal - 6 luni
• Cutia de ieșire - 3 luni
• Articole trimise, Articole șterse - 2 luni
• Contacte - nu sunt arhivate automat

Perioadele implicite pot fi schimbate pentru fiecare dosar în parte, utilizând opțiunea Mailbox Cleanup (Curățarea cutiei poștale).

Outlook determină vârsta unui anumit element pe baza următoarelor informații:

• E-mailuri - data primirii sau data la care ați modificat și salvat ultima dată mesajul (editat, exportat, copiat și așa mai departe).
• Calendar elemente (ședințe, evenimente și întâlniri) - data la care ați modificat și salvat ultima dată elementul. Elementele recurente nu sunt arhivate automat.
• Sarcini - data finalizării sau data ultimei modificări, oricare dintre acestea este mai recentă. Sarcinile deschise (sarcini care nu sunt marcate ca fiind finalizate) nu sunt arhivate automat.
• Note și jurnal entries - data la care un element a fost creat sau modificat ultima dată.

Dacă doriți să arhivați elementele în funcție de data primirii/finalizării, vă rugăm să utilizați aceste instrucțiuni: Cum să arhivați e-mailurile în funcție de data primirii.

Cum să excludeți un anumit dosar din Auto Archive sau să aplicați setări diferite

Pentru a preveni ca Outlook Auto Archive să se execute într-un anumit dosar sau pentru a seta un program și opțiuni diferite pentru acel dosar, efectuați următorii pași.

1. Faceți clic dreapta pe dosar, apoi faceți clic pe Proprietăți... în meniul contextual.
2. În Proprietăți efectuați una dintre următoarele acțiuni:
   • La exclude folderul de la arhivarea automată, selectați butonul Nu arhivați elementele din acest dosar caseta radio.

     

   • La arhivați dosarul în mod diferit , selectați Arhivați acest dosar folosind aceste setări , și configurați opțiunile dorite:
     • perioada de îmbătrânire după care elementele ar trebui să fie mutate în arhivă;
     • dacă se utilizează dosarul de arhivă implicit sau un alt dosar sau
     • ștergeți definitiv elementele vechi fără a le arhiva.

     

   • Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

Sfat. Puteți utiliza această metodă pentru a șterge automat mesajele de e-mail vechi de pe Articole șterse și Junk E-mail Pașii detaliați sunt aici.

Cum se creează un dosar de arhivă în Outlook

Dacă ați selectat opțiunea Afișați dosarul de arhivă în lista de dosare opțiune atunci când se configurează setările Outlook Auto Arhivă, opțiunea Arhive ar trebui să apară automat în panoul de navigare. Dacă opțiunea de mai sus nu a fost selectată, puteți afișa dosarul Outlook Archive în acest mod:

1. Faceți clic pe Fișier > Deschideți & Exportați > Deschideți fișierul de date Outlook.

Asta e! Arhiva va apărea imediat în lista de dosare:

Odată ce dosarul Archive se află acolo, puteți găsi și deschide elementele arhivate ca de obicei. Pentru a căutare în arhiva Outlook, selectați folderul Arhivă din panoul de navigare și introduceți textul de căutare în fereastra de căutare Căutare instantanee cutie.

La eliminați folderul Archive din lista de foldere, faceți clic dreapta pe el, apoi faceți clic pe Închideți Arhiva Nu vă faceți griji, acest lucru va elimina doar Arhive din panoul de navigare, dar nu va șterge fișierul de arhivă propriu-zis. Veți putea să restaurați dosarul Outlook Archive oricând aveți nevoie de el, efectuând pașii de mai sus.

Cum să dezactivați arhivarea automată în Outlook

Pentru a dezactiva caracteristica AutoArchive, deschideți caseta de dialog AutoArchive Settings și debifați caseta de selectare a opțiunii Rulați AutoArchive la fiecare N zile cutie.

Cum să arhivați manual în Outlook (e-mail, calendar, sarcini și alte dosare)

Dacă nu doriți arhivarea automată, puteți arhiva e-mailurile și alte elemente manual ori de câte ori doriți. În acest fel, puteți avea mai mult control asupra elementelor care trebuie păstrate și care trebuie mutate în arhivă, asupra locului în care trebuie stocat fișierul de arhivă și așa mai departe.

Vă rugăm să rețineți că, spre deosebire de Outlook AutoArchive, arhivarea manuală este un proces unic , și va trebui să repetați pașii de mai jos de fiecare dată când doriți să mutați elemente mai vechi în arhivă.

1. În Outlook 2016 , mergeți la Fișier fila , și faceți clic pe Unelte > Curățați obiectele vechi .

În Outlook 2010 și Outlook 2013 , faceți clic pe Fișier > Instrumentul de curățare > Arhiva...

Dacă doriți să arhivați toate e-mailurile, calendarele , și sarcini , selectați folderul rădăcină din căsuța poștală Outlook, adică cea din partea de sus a listei de dosare. În mod implicit, în Outlook 2010 și versiunile ulterioare, dosarul rădăcină este afișat ca fiind adresa dvs. de e-mail (eu am redenumit-o pe a mea în Svetlana așa cum se arată în captura de ecran de mai jos):

Apoi, configurați încă câteva setări:

• Sub Arhiva elementelor mai vechi de , introduceți o dată care să precizeze cât de vechi trebuie să fie un element pentru a putea fi mutat în arhivă.
• Faceți clic pe butonul Răsfoiți dacă doriți să modificați locația implicită a fișierului de arhivă.
• Dacă doriți să arhivați elemente care sunt excluse de la arhivarea automată, selectați opțiunea Includeți elementele cu "Nu arhivați automat" bifat cutie.

În cele din urmă, faceți clic pe OK, iar Outlook va începe imediat să creeze o arhivă. Imediat ce procesul este finalizat, dosarul Arhivă va apărea în Outlook.

Sfaturi și note:

1. Pentru a arhiva câteva foldere folosind diferite setări, De exemplu, păstrați obiectele în Articole trimise mai mult decât în Schițe , repetați pașii de mai sus pentru fiecare dosar în parte și salvați toate folderele în același dosar. arhivă.pst Dacă alegeți să creați câteva fișiere de arhivă diferite, fiecare fișier va adăuga propriul fișier Arhive la lista de dosare.
2. Arhiva Outlook menține arhiva structura dosarelor existente De exemplu, dacă alegeți să arhivați doar un singur dosar, iar acel dosar are un dosar părinte, în arhivă va fi creat un dosar părinte gol.

Unde sunt stocate fișierele Outlook Archive?

După cum știți deja, arhiva Outlook este un tip de fișier de date Outlook (.pst). Fișierul archive.pst este creat automat la prima execuție a arhivei automate sau atunci când arhivați e-mailurile manual.

Locația fișierului de arhivă depinde de sistemul de operare instalat pe computerul dvs. Dacă nu ați modificat locația implicită atunci când ați configurat setările de arhivare, puteți găsi fișierul de arhivă în unul dintre următoarele locuri:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, și 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documente și setări\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 și versiunile anterioare

• Vista și Windows 7 C:\Users\\App\Data\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documente și setări\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Notă. Date de aplicare și AppData sunt dosare ascunse. Pentru a le afișa, accesați Panoul de control > Opțiuni de foldere , treceți la Vezi și selectați Afișați fișierele, folderele sau unitățile ascunse la adresa Fișiere și foldere ascunse .

Cum să găsiți locația fișierului de arhivă de pe computerul dvs.

Dacă nu găsiți fișierul .pst de arhivă în niciuna dintre locațiile de mai sus, există șanse să îl stocați într-un alt loc atunci când ați configurat setările de arhivare automată.

Iată o modalitate rapidă de a determina locația exactă a arhivei Outlook: faceți clic dreapta pe folderul Arhivă în lista de foldere, apoi faceți clic pe Deschideți locația fișierului Aceasta va deschide imediat dosarul în care este stocat fișierul .pst arhivat.

Dacă ați creat câteva fișiere de arhivă diferite, puteți vizualiza toate locațiile dintr-o singură privire în acest mod:

1. Faceți clic pe Fișier > Setări cont > Setări cont .
2. În Setări cont treceți la fereastra de dialog Fișiere de date tab.
3. Printre alte fișiere, veți vedea locația curentă a fișierului arhivă.pst (sau orice nume ați dat fișierului de arhivă).
4. Pentru a ajunge la dosarul în care este stocat un anumit fișier de arhivă, selectați fișierul dorit și faceți clic pe Deschideți locația fișierului .

Sfaturi și trucuri Outlook Archive

În prima parte a acestui tutorial, am acoperit elementele esențiale ale arhivei Outlook. Și acum, este timpul să învățăm câteva tehnici care merg dincolo de elementele de bază.

Cum să modificați locația existentă a arhivei Outlook

Dacă, din anumite motive, trebuie să relocalizați arhiva Outlook existentă, prin simpla mutare a fișierului .pst arhivat într-un nou dosar, se va crea un nou fișier archive.pst în locația implicită la următoarea execuție a arhivei Outlook AutoArchive.

Pentru a muta arhiva Outlook în mod corespunzător, efectuați următorii pași.

1. Închideți Arhiva în Outlook

Pentru a deconecta folderul Outlook Archive, faceți clic dreapta pe folderul Archive rădăcină în lista de foldere și faceți clic pe Închideți Arhiva .

Sfat. Dacă dosarul Archives nu apare în lista de dosare, puteți găsi locația acestuia prin Fișier > Setări cont > Setări cont > Fișiere de date selectați fișierul .pst arhivat, apoi faceți clic pe butonul Eliminați Acest lucru va deconecta doar arhiva din Outlook, dar nu va șterge fișierul .pst arhivat.

2. Mutați fișierul de arhivă în locul în care doriți să fie.

Închideți Outlook, navigați până la locația fișierului .pst arhivat și copiați-l în folderul ales de dvs. Odată ce arhiva Outlook este copiată, puteți șterge fișierul original. Deși, o modalitate mai sigură ar fi redenumirea acestuia în archive-old.pst și păstrarea până când vă asigurați că fișierul copiat funcționează.

3. Reconectați fișierul archive.pst mutat

Pentru a reconecta fișierul de arhivă, deschideți Outlook, faceți clic pe Fișier > Deschideți > Outlook Data File... , navigați până la noua locație a fișierului de arhivă, selectați fișierul și faceți clic pe OK pentru a-l conecta. Se afișează fereastra Arhive va apărea imediat în lista de dosare.

4. Schimbați setările de arhivare automată Outlook

Ultimul pas, dar nu cel din urmă, este modificarea setărilor AutoArchive astfel încât, de acum înainte, Outlook să mute elementele vechi în noua locație a fișierului .pst arhivat. În caz contrar, Outlook va crea un alt fișier archive.pst în locația inițială.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fișier > Opțiuni > Avansat > Setări AutoArchive... , asigurați-vă că Mutați articolele vechi la este selectat, faceți clic pe butonul radio Răsfoiți și îndreptați-l spre locul în care ați mutat fișierul de arhivă Outlook.

Cum să goliți automat dosarele Elemente eliminate și Mesaje nedorite de e-mail

Pentru a șterge elementele vechi din lista Articole șterse și Junk E-mail dosare automat, setați Outlook AutoArchive să ruleze la fiecare câteva zile și apoi configurați următoarele setări pentru dosarele de mai sus:

1. Faceți clic dreapta pe Articole șterse și faceți clic pe Proprietăți > AutoArchive .
2. Selectați Arhivați acest dosar folosind aceste setări și alegeți numărul de zile dorit în dreptul opțiunii Curățați obiectele mai vechi de .
3. Alegeți să Ștergeți permanent elementele vechi , apoi faceți clic pe OK.

Repetați pașii de mai sus pentru E-mailuri nedorite și sunteți gata!

Notă. Elementele mai vechi vor fi șterse din Gunoi și Elemente șterse folderele la următoarea rulare AutoArhive. De exemplu, dacă ați configurat AutoArhive pentru a se executa la fiecare 14 zile, folderele vor fi curățate la fiecare 2 săptămâni. Dacă doriți să ștergeți mai des mesajele de poștă electronică nedorite, setați o perioadă mai mică pentru AutoArhive Outlook.

Cum să arhivați e-mailurile în funcție de data primirii

Setările implicite ale Outlook AutoArchive determină vârsta unui element pe baza datei de primire/competiție sau a datei de modificare, oricare dintre acestea este mai recentă. Cu alte cuvinte, dacă după ce ați primit un mesaj de e-mail sau ați marcat o sarcină ca fiind finalizată, efectuați modificări la un element (de exemplu, importați, exportați, editați, copiați, marcați ca fiind citit sau necitit), data modificată este schimbată, iar elementul nu va fi mutat în dosarul de arhivă până când nu se efectuează o altăperioada de îmbătrânire s-a încheiat.

Dacă doriți ca Outlook să nu ia în considerare data modificării, puteți configura arhivarea elementelor în funcție de următoarele date:

• E-mailuri - data primirii
• Elemente de calendar - data la care este programată o întâlnire, un eveniment sau o ședință
• Sarcini - data de finalizare
• Note - data ultimei modificări
• Înregistrări în jurnal - data creării

Notă. Soluția necesită efectuarea de modificări în registru, așa că vă recomandăm să o utilizați cu mare atenție, deoarece pot apărea probleme grave dacă modificați registrul în mod incorect. Ca măsură de precauție suplimentară, asigurați-vă că faceți o copie de rezervă a registrului înainte de a-l modifica. Dacă lucrați într-un mediu corporativ, mai bine cereți administratorului să facă acest lucru pentru dumneavoastră, pentru a fi în siguranță.

Pentru început, verificați versiunea Outlook. Dacă utilizați Outlook 2010 , asigurați-vă că instalați aprilie 2011 hotfix pentru Outlook 2010, și Outlook 2007 utilizatorii trebuie să instaleze hotfixul din decembrie 2010 pentru Outlook 2007. Outlook 2013 și Outlook 2016 nu necesită nicio actualizare suplimentară.

Și acum, urmați pașii de mai jos pentru a crea ArchiveIgnoreLastModifiedTime valoarea din registru:

1. Pentru a deschide registrul, faceți clic pe Start > Rulați , tip regedit în caseta de căutare, apoi faceți clic pe OK .
2. Găsiți și selectați următoarea cheie de registru:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Preferențe

De exemplu, în Outlook 2013, este:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferențe

Outlook Archive nu funcționează - motive și soluții

Dacă Outlook Archive sau AutoArchive nu funcționează conform așteptărilor sau aveți probleme cu găsirea mesajelor de e-mail arhivate în Outlook, următoarele sfaturi de depanare vă pot ajuta să determinați sursa problemei.

1. Opțiunile Archive și AutoArchive nu sunt disponibile în Outlook

Cel mai probabil, utilizați căsuța poștală Exchange Server sau organizația dvs. are o politică de păstrare a corespondenței care înlocuiește Outlook AutoArchive, de exemplu, a fost dezactivată de către administratorul dvs. ca politică de grup. În acest caz, vă rugăm să verificați detaliile cu administratorul de sistem.

2. AutoArchive este configurat, dar nu rulează

În cazul în care dintr-o dată Outlook Auto Archive a încetat să mai funcționeze, deschideți setările AutoArchive, și asigurați-vă că Caseta de selectare Executarea arhivării automate la fiecare N zile este selectat.

3. Un anumit element nu este niciodată arhivat

Există două motive frecvente pentru care un anumit element poate fi exclus din arhiva automată:

• Numărul articolului data modificării este mai nouă decât data setată pentru arhivare. Pentru o soluție, consultați Cum să arhivați elementele în funcție de data primirii sau a finalizării.
• The Nu arhivați automat acest element este selectată pentru un anumit element. Pentru a verifica acest lucru, deschideți elementul într-o fereastră nouă, faceți clic pe Fișier > Proprietăți , și scoateți o bifă din această casetă de selectare:

Puteți adăuga, de asemenea, opțiunea Nu arhivați automat în vizualizarea Outlook pentru a obține o imagine de ansamblu a elementelor pentru care este selectată această opțiune.

4. Dosarul Archive lipsește din Outlook

Dacă dosarul Archives nu apare în lista de dosare, deschideți setările AutoArchive și verificați dacă Afișați dosarul de arhivă în lista de dosare Dacă dosarul Arhivă tot nu apare, deschideți manual fișierul de date Outlook, așa cum se explică aici.

5. Fișier arhivă.pst deteriorat sau corupt

Atunci când fișierul arhivă.pst este deteriorat, Outlook nu poate muta niciun element nou în el. În acest caz, închideți Outlook și utilizați Instrumentul de reparare a cutiei poștale (scanpst.exe) pentru a vă repara fișierul .pst arhivat. Dacă nu funcționează, singura soluție este crearea unei noi arhive.

6. Căsuța poștală Outlook sau fișierul de arhivă a atins dimensiunea maximă

O arhivă completă.pst sau un fișier principal .pst poate, de asemenea, împiedica funcționarea Outlook Archive.

În cazul în care arhivă.pst a ajuns la limită, curățați-l prin ștergerea elementelor vechi sau creați un nou fișier de arhivă.

În cazul în care principal .pst a ajuns la limită, încercați să ștergeți manual câteva elemente vechi sau goliți fișierul Articole șterse sau mutați manual unele elemente în arhivă, sau cereți administratorului să mărească temporar dimensiunea cutiei poștale, iar apoi rulați AutoArchive sau arhivați manual elementele vechi.

Limita implicită pentru fișierele .pst este de 20 GB în Outlook 2007 și de 50 GB în versiunile ulterioare.

Sper că acest tutorial a aruncat puțină lumină asupra modului de arhivare a e-mailurilor în Outlook. În orice caz, vă mulțumesc pentru lectură și sper să vă văd pe blogul nostru săptămâna viitoare!