Pamokoje paaiškinta, kaip archyvuoti el. laiškus "Outlook 365", "Outlook 2021", "Outlook 2019", "Outlook 2016", "Outlook 2013" ir kitose versijose. Sužinosite, kaip konfigūruoti kiekvieną aplanką su savo automatinio archyvavimo nustatymais arba taikyti tuos pačius nustatymus visiems aplankams, kaip archyvuoti "Outlook" rankiniu būdu ir kaip sukurti archyvavimo aplanką, jei jis neatsiranda automatiškai.

Jei jūsų pašto dėžutė tapo per didelė, pagrįstai reikia archyvuoti senus el. laiškus, užduotis, užrašus ir kitus elementus, kad "Outlook" išliktų greita ir švari. Štai kur yra "Outlook" archyvavimo funkcija. Ji prieinama visose "Outlook 365", "Outlook 2019", "Outlook 2016", "Outlook 2013", "Outlook 2010" ir ankstesnėse versijose. Ir šioje pamokoje sužinosite, kaip archyvuoti el. laiškus ir kitus elementus.skirtingas versijas automatiškai arba rankiniu būdu.

Kas yra "Outlook" archyvas?

"Outlook Archive" (ir "AutoArchive") perkelia senesnius el. pašto, užduočių ir kalendoriaus elementus į archyvinį aplanką, kuris saugomas kitoje kietojo disko vietoje. Techniškai archyvavimas perkelia senesnius elementus iš pagrindinio .pst failo į atskirą archive.pst failą, kurį galite atidaryti iš "Outlook" bet kuriuo metu, kai tik jums prireiks. Taip padedama sumažinti pašto dėžutės dydį ir atgauti šiek tiek laisvos vietos.C:\ diską (jei nusprendėte archyvo failą saugoti kitoje vietoje).

Priklausomai nuo to, kaip ją sukonfigūruosite, "Outlook Archive" gali atlikti vieną iš šių užduočių:

• Elektroninių laiškų perkėlimas ir kitus elementus iš dabartinių aplankų į archyvinį aplanką.
• Visam laikui ištrinti senus el. laiškus ir kitus elementus, kai tik pasibaigia nustatytas senėjimo laikotarpis.

5 faktai, kuriuos turėtumėte žinoti apie "Outlook Archive

Norėdami išvengti painiavos ir išvengti tokių klausimų kaip "Kodėl neveikia "Outlook" automatinis archyvas?" ir "Kur yra mano archyvuoti el. laiškai "Outlook"?", prisiminkite šiuos paprastus faktus.

1. Daugumos paskyrų tipų "Microsoft Outlook" visus el. laiškus, kontaktus, susitikimus, užduotis ir pastabas saugo .pst faile, vadinamame "Outlook" duomenų failu. PST yra vienintelis failo tipas, kurį galima archyvuoti. Kai tik senas elementas perkeliamas iš pagrindinio .pst failo į archive.pst failą, jis rodomas "Outlook" archyvo aplanke ir nebėra prieinamas pradiniame aplanke.
2. Archyvavimas nėra tas pats, kas eksportuojantys Eksportavimas nukopijuoja originalius elementus į eksporto failą, bet nepašalina jų iš dabartinio aplanko ir iš pagrindinio .pst failo.
3. Archyvo failas nėra tas pats, kas "Outlook" atsarginė kopija. Jei norite sukurti archyvuotų elementų atsarginę kopiją, turite padaryti archive.pst failo kopiją ir laikyti ją saugioje vietoje, pvz., "Dropbox" arba "One Drive".
4. Kontaktai niekada nėra automatiškai archyvuojami bet kurioje "Outlook" versijoje. Tačiau galite archyvuoti Kontaktai aplanką rankiniu būdu.
5. Jei turite "Outlook Exchange paskyra su internetinio archyvavimo pašto dėžute, archyvavimas programoje "Outlook" yra išjungtas.

Patarimas. Prieš archyvuojant "Outlook" elementus, tikslinga sujungti besidubliuojančius kontaktus.

Kaip automatiškai archyvuoti el. laiškus programoje "Outlook

Svetainė "Outlook" automatinis archyvas funkcija gali būti sukonfigūruota taip, kad seni el. laiškai ir kiti elementai būtų automatiškai reguliariai perkeliami į nurodytą archyvinį aplanką arba kad seni elementai būtų ištrinti nearchyvuojant. Toliau pateikiami išsamūs veiksmai, skirti skirtingoms "Outlook" versijoms.

Kaip automatiškai archyvuoti "Outlook 365" - 2010

Nuo "Outlook 2010" automatinis archyvavimas nėra įjungtas pagal numatytuosius nustatymus, nors "Microsoft Outlook" periodiškai primins jums tai padaryti:

Jei norite iš karto pradėti archyvavimą, spustelėkite Taip . Norėdami peržiūrėti ir tikriausiai pakeisti archyvavimo parinktis, spustelėkite Automatinio archyvavimo nustatymai... .

Arba galite spustelėti Ne uždaryti raginimą, o automatinį archyvavimą sukonfigūruoti vėliau, jums patogiausiu metu, atlikdami toliau nurodytus veiksmus.

1. Atidarykite "Outlook", tada spustelėkite Failas > Parinktys > Išplėstinė > Automatinio archyvavimo nustatymai...

   

2. Atsidarys dialogo langas "Autoarchive", kuriame pastebėsite, kad viskas yra pilkos spalvos... bet tik tol, kol pažymėsite Paleisti "AutoArchive" kas N dienų Pažymėję šį langelį, galite pagal savo pageidavimus konfigūruoti kitas parinktis ir spustelėkite GERAI .

Toliau pateiktoje ekrano nuotraukoje parodyti numatytieji nustatymai, o išsamią informaciją apie kiekvieną parinktį rasite čia.

Kai vyksta archyvavimas, būsenos informacija rodoma būsenos juostoje.

Kai tik archyvavimo procesas bus baigtas, Archyvai aplankas bus automatiškai rodomas "Outlook" programoje, jei pasirinkote parinktį Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše . Jei "Outlook" nerandate archyvuotų el. laiškų, žr. skyrių Kaip rodyti "Outlook" archyvų aplanką.

Kaip automatiškai archyvuoti "Outlook 2007

Programoje "Outlook 2007" automatinis archyvavimas pagal numatytuosius nustatymus įjungtas šiems aplankams:

• Kalendorius , užduotis ir žurnalas daiktai (senesni nei 6 mėn.)
• Išsiųsti daiktai ir Ištrinti elementai aplankai (senesni nei 2 mėn.)

Kitų aplankų, pvz. Gauto pašto dėžutė , Projektai , Pastabos ir kt., galite įjungti automatinio archyvavimo funkciją šiuo būdu:

1. Atidarykite "Outlook" ir spustelėkite Įrankiai > Parinktys .
2. Į Parinktys dialogo langą, eikite į Kita skirtuką ir spustelėkite Automatinis archyvavimas... mygtuką.

   

Tada sukonfigūruokite automatinio archyvavimo nustatymus, kaip paaiškinta toliau.

"Outlook" automatinio archyvavimo nustatymai ir parinktys

Kaip jau žinote, "Outlook 2010" ir vėlesnėse versijose automatinio archyvavimo nustatymus galima pasiekti per Failas > Parinktys > Išplėstinė > Automatinio archyvavimo nustatymai... Išsami informacija apie kiekvieną parinktį padės jums visiškai kontroliuoti procesą.

• Paleisti "AutoArchive" kas N dienų . Nurodykite, kaip dažnai norite, kad būtų paleistas automatinis archyvavimas. Atminkite, kad vienu metu archyvuojant daug elementų gali sulėtėti kompiuterio veikimas. Taigi, jei kasdien gaunate daug el. laiškų, nustatykite, kad "Outlook" automatinis archyvavimas būtų paleistas dažniau. išjungti automatinį archyvavimą , išvalykite šį langelį.
• Raginimas prieš paleidžiant "AutoArchive . Pažymėkite šį langelį, jei norite gauti priminimą prieš pat automatinio archyvavimo proceso pradžią. Tai leis jums atšaukti automatinį archyvavimą spustelėjus Ne raginime.
• Ištrinti nebegaliojančius elementus (tik el. pašto aplankai) . Pasirinkus šią parinktį bus ištrintas pasibaigę pranešimai iš el. pašto aplankų. Aiškumo dėlei, pasibaigęs el. pašto galiojimo laikas nėra tas pats, kas senas pranešimas, kurio senėjimo laikotarpis baigėsi. Galiojimo data nustatoma kiekvienam pranešimui atskirai per Parinktys naujo el. pašto lango skirtukas ( Parinktys > Stebėjimas grupė> Galioja iki ).

  "Microsoft" teigia, kad ši parinktis pagal numatytuosius nustatymus nėra pažymėta, tačiau kai kuriuose mano "Outlook" įrenginiuose ji buvo pažymėta. Taigi būtinai panaikinkite šios parinkties žymėjimą, jei norite išsaugoti pasibaigusius pranešimus, kol baigsis tam tikram aplankui nustatytas senėjimo laikotarpis.

• Archyvuokite arba ištrinkite senus elementus . Pažymėkite šią parinktį, jei norite sukonfigūruoti savo automatinio archyvavimo nustatymus. Jei nepažymėta, "Outlook" naudos numatytuosius automatinio archyvavimo nustatymus.
• Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše . Jei norite, kad aplankas Archyvas būtų rodomas naršymo lange kartu su kitais aplankais, pažymėkite šį langelį. Jei jis nepažymėtas, vis tiek galėsite atidaryti "Outlook" archyvo aplanką rankiniu būdu.
• Išvalykite senesnius nei . Nurodykite senėjimo laikotarpį, po kurio "Outlook" elementai turėtų būti archyvuojami. Laikotarpį galite konfigūruoti dienomis, savaitėmis arba mėnesiais - mažiausiai 1 diena, daugiausiai 60 mėnesių.
• Perkelkite senus elementus į . Pasirinkus šią parinktį, "Outlook" automatiškai perkelia senus el. laiškus ir kitus elementus į archive.pst failą, užuot juos ištrynusi (pasirinkus šį radijo mygtuką, panaikinamas pasirinkimas Visam laikui ištrinti elementus ). Pagal numatytuosius nustatymus "Outlook" archyvo .pst failą saugo vienoje iš šių vietų. Norėdami pasirinkti kitą vietą arba suteikti archyvuotam .pst failui kitą pavadinimą, spustelėkite mygtuką Naršykite mygtuką.
• Visam laikui ištrinti elementus . Tai visam laikui ištrins senus elementus, kai tik baigsis jų senėjimo laikotarpis, o archyvinė kopija nebus sukurta.
• Taikykite šiuos nustatymus visiems aplankams dabar . norėdami taikyti sukonfigūruotus automatinio archyvavimo nustatymus visiems aplankams, spustelėkite šį mygtuką. Jei norite taikyti kitus nustatymus vienam ar keliems aplankams, nespauskite šio mygtuko. Vietoj to sukonfigūruokite kiekvieno aplanko archyvavimo nustatymus rankiniu būdu.

Numatytieji senėjimo laikotarpiai, kuriuos naudoja "Outlook Auto Archive

Numatytieji senėjimo laikotarpiai visose "Outlook" versijose yra tokie:

• Gautieji, juodraščiai, kalendorius, užduotys, pastabos, žurnalas - 6 mėn.
• Gautieji - 3 mėnesiai
• Išsiųsti elementai, Ištrinti elementai - 2 mėnesiai
• Kontaktai - nėra automatiškai archyvuojami

Numatytuosius laikotarpius galima keisti kiekvienam aplankui atskirai naudojant parinktį Pašto dėžučių valymas.

"Outlook" nustato konkretaus elemento amžių pagal šią informaciją:

• Elektroniniai laiškai - gautą datą arba datą, kai paskutinį kartą pakeitėte ir išsaugojote pranešimą (redagavote, eksportavote, kopijavote ir pan.).
• Kalendorius elementai (susitikimai, įvykiai ir susitikimai) - data, kada paskutinį kartą pakeitėte ir išsaugojote elementą. Pasikartojantys elementai nėra automatiškai archyvuojami.
• Užduotys - užbaigimo data arba paskutinio pakeitimo data, atsižvelgiant į tai, kuri iš jų vėlesnė. Atviros užduotys (užduotys, kurios nepažymėtos kaip užbaigtos) nėra automatiškai archyvuojamos.
• Pastabos ir žurnalas įrašai - elemento sukūrimo arba paskutinio pakeitimo data.

Jei norite archyvuoti elementus pagal gavimo / užbaigimo datą, vadovaukitės šiomis gairėmis: Kaip archyvuoti el. laiškus pagal gavimo datą.

Kaip pašalinti tam tikrą aplanką iš automatinio archyvavimo arba taikyti skirtingus nustatymus

Norėdami neleisti "Outlook" automatinio archyvavimo veikti tam tikrame aplanke arba nustatyti kitokį tvarkaraštį ir parinktis tam aplankui, atlikite šiuos veiksmus.

1. Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite aplanką, tada spustelėkite Savybės... kontekstiniame meniu.
2. Į Savybės dialogo lange atlikite vieną iš toliau nurodytų veiksmų:
   • Į neįtraukti aplanką iš automatinio archyvavimo, pasirinkite Nearchyvuokite šio aplanko elementų radijo langelis.

     

   • Į kitaip archyvuoti aplanką , pasirinkite Archyvuokite šį aplanką naudodami šiuos nustatymus ir nustatykite norimas parinktis:
     • senėjimo laikotarpis, kuriam pasibaigus elementai turėtų būti perkelti į archyvą;
     • ar naudoti numatytąjį archyvo aplanką, ar kitą aplanką, arba
     • visam laikui ištrinti senus elementus be archyvavimo.

     

   • Spustelėkite GERAI įrašyti pakeitimus.

Patarimas. Šiuo metodu galite automatiškai ištrinti senus el. Ištrinti elementai ir Nepageidaujamas el. paštas aplankai. Išsamius veiksmus rasite čia.

Kaip sukurti archyvinį aplanką programoje "Outlook

Jei pasirinkote Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše parinktį konfigūruojant "Outlook" automatinio archyvavimo nustatymus, Archyvai aplankas turėtų būti automatiškai rodomas naršymo lange. Jei pirmiau minėta parinktis nebuvo pasirinkta, "Outlook Archive" aplanką galite rodyti tokiu būdu:

1. Spustelėkite Failas > Atidaryti & amp; Eksportuoti > Atidarykite "Outlook" duomenų failą.

Štai ir viskas! Archyvas aplankas iš karto bus rodomas aplankų sąraše:

Kai archyvo aplankas bus jame, galėsite rasti ir atidaryti archyvuotus elementus kaip įprasta. paieška "Outlook" archyve, naršymo lange pasirinkite aplanką Archyvas ir įveskite paieškos tekstą į Momentinė paieška dėžutė.

Į pašalinti aplanką "Archyvas" iš aplankų sąrašo, spustelėkite jį dešiniuoju pelės klavišu, tada spustelėkite Uždaryti archyvą . Nesijaudinkite, tai tik pašalins Archyvai aplanką iš naršymo srities, bet nebus ištrintas tikrasis archyvo failas. Galėsite atkurti "Outlook" archyvo aplanką bet kuriuo metu, kai jums to prireiks, atlikdami pirmiau nurodytus veiksmus.

Kaip išjungti automatinį archyvavimą programoje "Outlook

Jei norite išjungti automatinio archyvavimo funkciją, atidarykite automatinio archyvavimo nustatymų dialogo langą ir panaikinkite žymės Paleisti "AutoArchive" kas N dienų dėžutė.

Kaip rankiniu būdu archyvuoti "Outlook" (el. paštas, kalendorius, užduotys ir kiti aplankai)

Jei nenorite automatinio archyvavimo, el. laiškus ir kitus elementus galite archyvuoti rankiniu būdu, kai tik norite. Taip galėsite labiau kontroliuoti, kuriuos elementus išsaugoti, o kuriuos perkelti į archyvą, kur saugoti archyvo failą ir pan.

Atminkite, kad, priešingai nei "Outlook AutoArchive", rankinis archyvavimas yra vienkartinis procesas , o toliau nurodytus veiksmus turėsite kartoti kiekvieną kartą, kai norėsite perkelti senesnius elementus į archyvą.

1. Svetainėje "Outlook 2016 , eikite į Failas skirtukas ir spustelėkite Įrankiai > Išvalykite senus daiktus .

Svetainėje "Outlook 2010 ir "Outlook 2013 , spustelėkite Failas > Valymo įrankis > Archyvas...

Jei norite archyvuoti visus el. laiškus, kalendorius , ir užduotys , pasirinkite šakninis aplankas savo "Outlook" pašto dėžutėje, t. y. tą, kuris yra aplankų sąrašo viršuje. Pagal numatytuosius nustatymus "Outlook 2010" ir vėlesnėse versijose šakninis aplankas rodomas kaip jūsų el. pašto adresas (aš savo pervadinau į Svetlana kaip parodyta toliau pateiktoje ekrano nuotraukoje):

Tada sukonfigūruokite dar keletą nustatymų:

• Pagal Archyvuoti senesnius nei , įveskite datą, nurodančią, kiek metų turi būti elementui, kad jį būtų galima perkelti į archyvą.
• Spustelėkite Naršykite mygtuką, jei norite pakeisti numatytąją archyvo failo vietą.
• Jei norite archyvuoti elementus, kuriems netaikomas automatinis archyvavimas, pasirinkite Įtraukti elementus su pažymėtu "Do not AutoArchive" ("Nearchyvuoti automatiškai") dėžutė.

Galiausiai spustelėkite Gerai, ir "Outlook" nedelsdama pradės kurti archyvą. Kai tik procesas bus baigtas, "Outlook" atsiras aplankas Archyvas.

Patarimai ir pastabos:

1. Kelių aplankų archyvavimas naudojant skirtingus nustatymus, pvz., laikyti daiktus savo Išsiųsti daiktai aplanke ilgiau nei Projektai , pakartokite pirmiau nurodytus veiksmus kiekvienam aplankui atskirai ir išsaugokite visus aplankus toje pačioje archive.pst Jei nuspręsite sukurti kelis skirtingus archyvinius failus, į kiekvieną failą bus pridėtas atskiras Archyvai aplanką į aplankų sąrašą.
2. "Outlook" archyvas palaiko esama aplankų struktūra Pavyzdžiui, jei pasirinksite archyvuoti tik vieną aplanką, o tas aplankas turi pagrindinį aplanką, archyve bus sukurtas tuščias pagrindinis aplankas.

Kur saugomi "Outlook" archyvo failai?

Kaip jau žinote, "Outlook" archyvas yra "Outlook" duomenų failo (.pst) tipas. Archive.pst failas automatiškai sukuriamas pirmą kartą paleidus automatinį archyvavimą arba kai el. laiškus archyvuojate rankiniu būdu.

Archyvo failo vieta priklauso nuo kompiuteryje įdiegtos operacinės sistemos. Jei konfigūruodami archyvavimo nustatymus nepakeitėte numatytoji vietos, archyvo failą rasite vienoje iš toliau nurodytų vietų:

"Outlook 365" - 2010 m.

• "Vista", "Windows 7", "Windows 8", ir 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• "Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

"Outlook 2007" ir ankstesnės versijos

• Vista ir "Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• "Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Pastaba. Taikymo duomenys ir AppData yra paslėpti aplankai. Norėdami juos parodyti, eikite į Valdymo skydelis > Aplankų parinktys , pereikite prie Peržiūrėti skirtuką ir pasirinkite Rodyti paslėptus failus, aplankus ar diskus pagal Paslėpti failai ir aplankai .

Kaip rasti archyvo failo vietą kompiuteryje

Jei nerandate archyvo .pst failo nė vienoje iš pirmiau nurodytų vietų, tikėtina, kad konfigūruodami automatinio archyvavimo nustatymus pasirinkote saugoti jį kitoje vietoje.

Štai greitas būdas nustatyti tikslią "Outlook" archyvo vietą: dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite aplankų sąraše esantį aplanką Archyvas, tada spustelėkite Atidaryti failo vietą . Tai iš karto atidarys aplanką, kuriame saugomas jūsų archyvuotas .pst failas.

Jei sukūrėte kelis skirtingus archyvinius failus, tokiu būdu galite iš karto peržiūrėti visas jų vietas:

1. Spustelėkite Failas > Paskyros nustatymai > Paskyros nustatymai .
2. Į Paskyros nustatymai dialogo langą, pereikite prie Duomenų failai skirtukas.
3. Be kitų failų, pamatysite dabartinę buvimo vietą archive.pst failą (arba kokį pavadinimą suteikėte archyvo failui).
4. Norėdami patekti į aplanką, kuriame saugomas tam tikras archyvo failas, pasirinkite norimą failą ir spustelėkite Atidaryti failo vietą .

"Outlook" archyvo patarimai ir gudrybės

Pirmoje šios pamokos dalyje aptarėme "Outlook" archyvo pagrindinius dalykus. Dabar atėjo laikas išmokti keletą būdų, kurie pranoksta pagrindus.

Kaip pakeisti esamą "Outlook" archyvo vietą

Jei dėl kokių nors priežasčių reikia perkelti esamą "Outlook" archyvą, paprasčiausiai perkeliant archyvuotą .pst failą į naują aplanką bus sukurtas naujas archive.pst failas numatytojoje vietoje kitą kartą paleidus "Outlook" automatinio archyvavimo programą.

Norėdami tinkamai perkelti "Outlook" archyvą, atlikite šiuos veiksmus.

1. Uždaryti archyvą programoje "Outlook

Norėdami atjungti "Outlook" archyvo aplanką, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite šakninį archyvo aplanką aplankų sąraše ir spustelėkite Uždaryti archyvą .

Patarimas. Jei aplankas Archives nerodomas aplankų sąraše, jo buvimo vietą galite rasti naudodami Failas > Paskyros nustatymai > Paskyros nustatymai > Duomenų failai skirtuką, pasirinkite archyvuotą .pst failą ir spustelėkite Pašalinti Tai tik atjungs archyvą nuo "Outlook", bet nepašalins archyvuoto .pst failo.

2. Perkelkite archyvinį failą į reikiamą vietą.

Uždarykite "Outlook", naršykite archyvuoto .pst failo vietą ir nukopijuokite jį į pasirinktą aplanką. Kai "Outlook" archyvas bus nukopijuotas, galite ištrinti originalų failą. Nors saugesnis būdas būtų pervadinti jį į archive-old.pst ir laikyti, kol įsitikinsite, kad nukopijuotas failas veikia.

3. Iš naujo prijunkite perkeltą archive.pst failą

Norėdami iš naujo prijungti archyvo failą, atidarykite "Outlook", spustelėkite Failas > Atviras > "Outlook" duomenų failas... , pereikite prie naujos archyvo failo vietos, pasirinkite failą ir spustelėkite OK, kad jį prijungtumėte. Archyvai aplankas iš karto bus rodomas aplankų sąraše.

4. Pakeiskite "Outlook" automatinio archyvavimo nustatymus

Paskutinis, bet ne mažiau svarbus žingsnis yra automatinio archyvavimo nustatymų keitimas, kad nuo šiol "Outlook" perkeltų senus elementus į naują archyvuoto .pst failo vietą. Priešingu atveju "Outlook" sukurs kitą archive.pst failą pradinėje vietoje.

Norėdami tai padaryti, spustelėkite Failas > Parinktys > Išplėstinė > Automatinio archyvavimo nustatymai... , įsitikinkite, kad Perkelkite senus elementus į pasirenkamas radijo mygtukas, spustelėkite Naršykite mygtuką ir nukreipkite jį ten, kur perkėlėte "Outlook" archyvo failą.

Kaip automatiškai ištuštinti pašalintų elementų ir nepageidaujamo el. pašto aplankus

Jei norite ištrinti senus elementus iš Ištrinti elementai ir Nepageidaujamas el. paštas aplankus automatiškai, nustatykite "Outlook AutoArchive" paleisti kas kelias dienas, tada sukonfigūruokite šiuos pirmiau minėtų aplankų nustatymus:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Ištrinti elementai aplanką ir spustelėkite Savybės > Automatinis archyvavimas .
2. Pasirinkite Archyvuokite šį aplanką naudodami šiuos nustatymus parinktį ir pasirinkite norimą dienų skaičių šalia Išvalykite senesnius nei .
3. Pasirinkite Visam laikui ištrinti senus elementus ir spustelėkite Gerai.

Pakartokite pirmiau nurodytus veiksmus Nepageidaujami el. laiškai aplanką ir viskas paruošta!

Pastaba. Senesni elementai bus ištrinti iš Junk ir Ištrinti elementai aplankai bus išvalyti per kitą automatinio archyvavimo paleidimą. Pavyzdžiui, jei nustatėte, kad automatinis archyvavimas būtų paleistas kas 14 dienų, aplankai bus išvalyti kas 2 savaites. Jei norite dažniau ištrinti nepageidaujamus el. laiškus, nustatykite mažesnį "Outlook" automatinio archyvavimo laikotarpį.

Kaip archyvuoti el. laiškus pagal gavimo datą

Pagal numatytuosius "Outlook AutoArchive" nustatymus elemento amžius nustatomas pagal gauto / atlikto arba pakeisto elemento datą, priklausomai nuo to, kuri data vėlesnė. Kitaip tariant, jei gavę el. laišką arba pažymėję užduotį kaip atliktą atliekate bet kokius elemento pakeitimus (pvz., importuojate, eksportuojate, redaguojate, kopijuojate, pažymite kaip perskaitytą arba neperskaitytą), pakeista pakeista data ir elementas nebus perkeltas į archyvinį aplanką, kol nebus atliktas kitas pakeitimas.senėjimo laikotarpis baigėsi.

Jei norite, kad "Outlook" neatsižvelgtų į pakeistą datą, galite nustatyti, kad ji archyvuotų elementus pagal šias datas:

• Elektroniniai laiškai - gauto laiško data
• Kalendoriaus elementai - data, kada numatytas susitikimas, renginys ar susitikimas.
• Užduotys - užbaigimo data
• Pastabos - paskutinio pakeitimo data
• Žurnalo įrašai - sukūrimo data

Pastaba. Sprendimui reikia atlikti pakeitimus registre, todėl rekomenduojame jį naudoti labai atsargiai, nes neteisingai pakeitus registrą gali kilti rimtų problemų. Kaip papildomą atsargumo priemonę, prieš keisdami registrą, būtinai sukurkite jo atsarginę kopiją. Jei dirbate įmonės aplinkoje, geriau paprašykite, kad tai už jus padarytų administratorius, kad būtumėte saugūs.

Pirmiausia patikrinkite "Outlook" versiją. Jei naudojate "Outlook 2010 , būtinai įdiekite "Outlook 2010" 2011 m. balandžio mėn. "Outlook 2007 naudotojams reikia įdiegti 2010 m. gruodžio mėn. pataisymą "Outlook 2007". 2013 ir 2016 m. "Outlook" nereikia jokių papildomų atnaujinimų.

Dabar atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad sukurtumėte ArchiveIgnoreLastModifiedTime registro vertė:

1. Norėdami atidaryti registrą, spustelėkite Pradžia > Paleisti , tipas regedit paieškos laukelyje ir spustelėkite GERAI .
2. Raskite ir pasirinkite šį registro raktą:

HKEY_CURRENT_USER\Programinė įranga\Microsoft\Office\Outlook\Preferences

Pavyzdžiui, programoje "Outlook 2013" jis yra:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

"Outlook" archyvas neveikia - priežastys ir sprendimai

Jei "Outlook" archyvas arba "AutoArchive" neveikia taip, kaip tikėtasi, arba turite problemų ieškodami archyvuotų el. laiškų programoje "Outlook", toliau pateikiami trikčių šalinimo patarimai gali padėti nustatyti problemos šaltinį.

1. "Outlook" nėra archyvavimo ir automatinio archyvavimo parinkčių

Greičiausiai naudojate "Exchange Server" pašto dėžutę arba jūsų organizacijoje taikoma pašto saugojimo politika, kuri yra viršesnė už "Outlook AutoArchive", pvz., administratorius ją išjungė kaip grupės politiką. Jei taip, pasitarkite su sistemos administratoriumi.

2. "AutoArchive" sukonfigūruota, bet neveikia

Jei staiga "Outlook" automatinis archyvavimas nustojo veikti, atidarykite automatinio archyvavimo nustatymus ir įsitikinkite, kad Pažymimasis langelis Paleisti automatinį archyvavimą kas N dienų yra pasirinktas.

3. Konkretus elementas niekada nėra archyvuojamas

Yra dvi dažnos priežastys, dėl kurių tam tikras elementas neįtraukiamas į automatinį archyvą:

• Elemento pakeista data yra naujesnė nei archyvavimui nustatyta data. Sprendimą rasite skyriuje Kaip archyvuoti elementus pagal gavimo arba užbaigimo datą.
• Svetainė Nearchyvuoti šio elemento automatiškai savybė pasirinkta tam tikram elementui. Norėdami tai patikrinti, atidarykite elementą naujame lange, spustelėkite Failas > Savybės ir pašalinkite varnelę iš šio žymimojo langelio:

Taip pat galite pridėti Nearchyvuoti automatiškai lauką į "Outlook" rodinį, kad galėtumėte peržiūrėti elementus, kuriems pasirinkta ši parinktis.

4. Programoje "Outlook" trūksta archyvinio aplanko

Jei aplankas Archives (Archyvai) nerodomas aplankų sąraše, atidarykite AutoArchive (Automatinis archyvavimas) nustatymus ir patikrinkite, ar Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše Jei archyvo aplankas vis dar nerodomas, atidarykite "Outlook" duomenų failą rankiniu būdu, kaip paaiškinta čia.

5. Pažeistas arba sugadintas archive.pst failas

Kai archive.pst failas yra pažeistas, "Outlook" negali į jį perkelti jokių naujų elementų. Tokiu atveju uždarykite "Outlook" ir naudokite "Inbox Repair Tool" (scanpst.exe), kad pataisytumėte archyvuotą .pst failą. Jei tai nepadeda, vienintelė išeitis - sukurti naują archyvą.

6. "Outlook" pašto dėžutė arba archyvo failas pasiekė maksimalų dydį

Pilnas archive.pst arba pagrindinis .pst failas taip pat gali neleisti veikti "Outlook Archive".

Jei archive.pst failas pasiekė savo ribą, išvalykite jį ištrindami senus elementus arba sukurkite naują archyvinį failą.

Jei pagrindinis .pst failas pasiekė savo ribą, pabandykite rankiniu būdu ištrinti kai kuriuos senus elementus arba ištuštinkite Ištrinti elementai aplanką arba rankiniu būdu perkelkite kai kuriuos elementus į archyvą, arba paprašykite administratoriaus laikinai padidinti pašto dėžutės dydį, tada paleiskite "AutoArchive" arba archyvuokite senus elementus rankiniu būdu.

Numatytoji .pst failų riba "Outlook 2007" yra 20 GB, o vėlesnėse versijose - 50 GB.

Tikiuosi, kad ši pamoka šiek tiek paaiškino, kaip archyvuoti el. laiškus "Outlook" programoje. Bet kokiu atveju, dėkoju, kad skaitėte, ir tikiuosi, kad pamatysime jus mūsų tinklaraštyje kitą savaitę!