Tabl cynnwys
Mae'r tiwtorial yn esbonio sut i archifo e-byst yn Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, a fersiynau eraill. Byddwch yn dysgu sut i ffurfweddu pob ffolder gyda'i osodiadau archif ceir ei hun neu gymhwyso'r un gosodiadau i bob ffolder, sut i archifo yn Outlook â llaw, a sut i greu ffolder archif os nad yw'n ymddangos yn awtomatig.
Os yw'ch blwch post wedi tyfu'n rhy fawr o ran maint, mae'n rheswm dros archifo hen e-byst, tasgau, nodiadau ac eitemau eraill i gadw'ch Outlook yn gyflym ac yn lân. Dyna lle mae nodwedd Archif Outlook yn dod i mewn. Mae ar gael ym mhob fersiwn o Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 ac yn gynharach. A bydd y tiwtorial hwn yn eich dysgu sut i archifo e-byst ac eitemau eraill mewn fersiynau gwahanol yn awtomatig neu â llaw.
Beth yw archif yn Outlook?
Archif Outlook (ac AutoArchive) yn symud eitemau e-bost, tasg a chalendr hŷn i ffolder archif, sy'n cael ei storio mewn lleoliad arall ar eich gyriant caled. Yn dechnegol, mae archifo yn trosglwyddo eitemau hŷn o'r brif ffeil .pst i ffeil archive.pst ar wahân y gallwch ei hagor o Outlook unrhyw bryd y bydd ei angen arnoch. Fel hyn, mae'n eich helpu i leihau maint eich blwch post a chael rhywfaint o le am ddim yn ôl ar eich gyriant C:\ (os dewiswch storio'r ffeil archif yn rhywle arall).
Yn dibynnu ar sut rydych chi'n ei ffurfweddu, Gall Outlook Archive berfformio un o'rnid ydych am unrhyw archifo awtomatig, gallwch archifo e-byst ac eitemau eraill â llaw pryd bynnag y dymunwch. Fel hyn, gallwch gael mwy o reolaeth dros ba eitemau i'w cadw a pha rai i'w symud i'r archif, ble i storio'r ffeil archif, ac yn y blaen.
Cofiwch, yn wahanol i Outlook AutoArchive, mai archifo â llaw yw proses un-amser , a bydd angen i chi ailadrodd y camau isod bob tro y byddwch am symud eitemau hŷn i'r archif.
- Yn Outlook 2016 , ewch i'r tab Ffeil , a chliciwch Tools > Glanhau hen eitemau .
Yn Outlook 2010 ac Outlook 2013 , cliciwch Ffeil > Offeryn Glanhau > Archif…
Os ydych am archifo pob e-bost , calendrau , a tasgau , dewiswch y ffolder gwraidd yn eich blwch post Outlook, h.y. yr un ar frig eich rhestr ffolderi. Yn ddiofyn, yn Outlook 2010 a fersiynau diweddarach, mae'r ffolder gwraidd yn cael ei arddangos fel eich cyfeiriad e-bost (rwyf wedi ailenwi fy un i yn Svetlana fel y dangosir yn y sgrin isod):
Ac yna, ffurfweddu ychydig mwy o osodiadau:
- O dan Archifo eitemau hŷn na , rhowch ddyddiad yn nodi suthen mae'n rhaid i eitem fod cyn y gellir ei symud i'r archif.
- Cliciwch y botwm Pori os ydych am newid lleoliad rhagosodedig y ffeil archif.
- Os ydych am archifo eitemau sydd wedi'u gwahardd rhag archifo'n awtomatig, dewiswch y blwch Cynnwys eitemau gyda thic "Peidiwch ag Archifo'n Awtomatig" wedi'u gwirio.
Yn olaf, cliciwch Iawn, a bydd Outlook yn dechrau creu archif ar unwaith. Cyn gynted ag y bydd y broses wedi'i chwblhau, bydd y ffolder Archif yn ymddangos yn eich Outlook.
Awgrymiadau a nodiadau:
- I archifo ychydig o ffolderi gan ddefnyddio gosodiadau gwahanol, e.e. cadw eitemau yn eich ffolder Eitemau a Anfonwyd yn hirach nag yn Drafftiau , ailadrodd y camau uchod ar gyfer pob ffolder yn unigol, a chadw pob ffolder i'r un ffeil archive.pst . Os dewiswch greu ychydig o ffeiliau archif gwahanol, bydd pob ffeil yn ychwanegu ei ffolder Archifau ei hun i'ch rhestr o ffolderi.
- Mae Archif Outlook yn cynnal y strwythur ffolder presennol . Er enghraifft, os dewiswch archifo un ffolder yn unig, a bod gan y ffolder honno ffolder rhiant, bydd ffolder rhiant wag yn cael ei chreu yn yr archif.
Ble mae ffeiliau Outlook Archive yn cael eu storio?
Fel y gwyddoch eisoes, mae archif Outlook yn fath o ffeil Outlook Data File (.pst). Mae'r ffeil archive.pst yn cael ei chreu'n awtomatig y tro cyntaf i'r archif awtomatig redeg neu pan fyddwch yn archifo e-byst â llaw.
Mae lleoliad y ffeil archif yn dibynnu ar ysystem weithredu wedi'i gosod ar eich cyfrifiadur. Oni bai eich bod wedi newid y lleoliad rhagosodedig wrth ffurfweddu'r gosodiadau archif, gallwch ddod o hyd i'r ffeil archif yn un o'r mannau canlynol:
Outlook 365 - 2010
- 8> Vista, Windows 7, 8, a 10 C:\Users\Documents\Outlook Files\archive.pst
- Windows XP C:\Documents and Settings\ \Gosodiadau Lleol\Data Cymhwysiad\Microsoft\Outlook\archive.pst 5>
- Vista a Windows 7 C:\Users\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
- Windows XP C:\Dogfennau a Gosodiadau\Gosodiadau Lleol\Data Cais\Microsoft\Outlook \archive.pst
- Cliciwch Ffeil > Gosodiadau Cyfrif > Gosodiadau Cyfrif .
- Yn y Gosodiadau Cyfrif deialog, newidiwch i'r tab Ffeiliau Data .
- Ymhlith ffeiliau eraill, fe welwch leoliad presennol y ffeil archive.pst (neu pa bynnag enw a roesoch iddo eich ffeil archif).
- I gyrraedd y ffolder lle mae ffeil archif arbennig yn cael ei storio, dewiswch y ffeil a ddymunir, a chliciwch Open File Location .
- De-gliciwch ar y Deleted ffolder Eitemau , a chliciwch Priodweddau > AutoArchive .
- Dewiswch yr opsiwn Archifiwch y ffolder hwn gan ddefnyddio'r gosodiadau hyn , a dewiswch yr opsiwn nifer dymunol o ddyddiau wrth ymyl Glanhau eitemau hŷn na .
- Dewiswch Dileu hen eitemau yn barhaol , a chliciwch Iawn.
- Eitemau Calendr - y dyddiad y mae apwyntiad, digwyddiad neu gyfarfod wedi'i drefnu ar gyfer
- Tasgau - y dyddiad cwblhau
- Nodiadau - dyddiad y y diwygiad olaf
- Cofnodion cyfnodolyn - dyddiad creu
- I agor y gofrestrfa, cliciwch Cychwyn > Rhedeg , teipiwch regedit yn y blwch chwilio, a chliciwch Iawn .
- Dod o hyd i'r allwedd gofrestrfa ganlynol a'i dewis:
- Ar y Edit ddewislen, pwyntiwch at Newydd , dewiswch DWORD (32 bit) Value , teipiwch ei enw ArchiveIgnoreLastModifiedTime , a gwasgwch Enter. Dylai'r canlyniad edrych yn debyg i hyn:
- De-gliciwch ar y gwerth ArchiveIgnoreLastModifiedTime sydd newydd ei greu, cliciwch Addasu , teipiwch 1 yn y data Gwerthfawr blwch, ac yna Iawn .
- Cau Golygydd y Gofrestrfa, ac ailgychwyn eich Outlook er mwyn i'r newidiadau ddod i rym. Wedi'i Wneud!
- Mae dyddiad addasedig yr eitem yn fwy diweddar na y dyddiad a osodwyd ar gyfer archifo. Am ateb, gweler Sut i archifo eitemau erbyn dyddiad derbyn neu orffenedig.
- Mae priodwedd Peidiwch ag Archifo'r eitem hon yn Awtomatig wedi'i ddewis ar gyfer eitem benodol. I wirio hyn, agorwch yr eitem mewn ffenestr newydd, cliciwch Ffeil > Priodweddau , a thynnwch dic o'r blwch ticio hwn:
Outlook 2007 a chynt
Nodyn. Mae Data Cymhwysiad ac AppData yn ffolderi cudd. I'w dangos, ewch i Panel Rheoli > Dewisiadau Ffolder , newidiwch i'r tab View , a dewiswch Dangos ffeiliau, ffolderi neu yriannau cudd o dan Ffeiliau a ffolderi cudd .
Sut i ddod o hyd i leoliad y ffeil archif ar eich peiriant
Os na allwch ddod o hyd i'r ffeil archif .pst yn unrhyw un o'r lleoliadau uchod, mae'n debygol y byddwch wedi dewis ei storio mewn man gwahanol wrth ffurfweddu'r gosodiadau archif ceir.
Dyma ffordd gyflym o bennu union leoliad eich archif Outlook: de-gliciwch y ffolder Archif yn y rhestr o ffolderi, ac yna cliciwch ar Open File Location . Bydd hyn yn agor y ffolder llemae eich ffeil .pst wedi'i harchifo yn cael ei storio.
Os ydych wedi creu ychydig o ffeiliau archif gwahanol, gallwch weld yr holl leoliadau ar unwaith fel hyn:
Awgrymiadau a thriciau Archif Outlook
Yn rhan gyntaf y tiwtorial hwn, rydym wedi ymdrin â hanfodion Archif Outlook. Ac yn awr, mae'n bryd dysgu ychydig o dechnegau sy'n mynd y tu hwnt i'r pethau sylfaenol.
Sut i newid lleoliad presennol eich archif Outlook
Os am ryw reswm mae angen i chi adleoli eich archif Outlook presennol , bydd symud y ffeil .pst sydd wedi'i harchifo i ffolder newydd yn arwain at greu ffeil archive.pst newydd yn y lleoliad rhagosodedig y tro nesaf y bydd eich Outlook AutoArchive yn rhedeg.
I symud archif Outlook yn iawn, perfformiwch y y camau canlynol.
1. Cau Archif yn Outlook
I ddatgysylltu'r ffolder Archif Outlook, cliciwch ar y dde ar y ffolder gwraidd Archif yn y rhestr o ffolderi, a chliciwch Cau Archif .
Awgrym. Os bydd yNid yw ffolder archifau yn ymddangos yn eich rhestr o ffolderi, gallwch ddod o hyd i'w leoliad trwy Ffeil > Gosodiadau Cyfrif > Gosodiadau Cyfrif > Data Tab Ffeiliau , dewiswch y ffeil .pst sydd wedi'i harchifo, a chliciwch ar y botwm Dileu . Bydd hyn ond yn datgysylltu'r archif o'ch Outlook, ond ni fydd yn dileu'r ffeil .pst sydd wedi'i harchifo.
2. Symudwch y ffeil archif i ble rydych chi ei eisiau.
Cau Outlook, porwch i leoliad eich ffeil .pst sydd wedi'i harchifo, a'i chopïo i'r ffolder o'ch dewis. Unwaith y bydd eich archif Outlook wedi'i gopïo, gallwch ddileu'r ffeil wreiddiol. Fodd bynnag, ffordd fwy diogel fyddai ei ailenwi i archive-old.pst a'i gadw nes eich bod wedi sicrhau bod y ffeil a gopïwyd yn gweithio.
3. Ailgysylltu'r ffeil archive.pst a symudwyd
I ailgysylltu'r ffeil archif, agorwch Outlook, cliciwch Ffeil > Agor > Ffeil Data Outlook… , porwch i leoliad newydd eich ffeil archif, dewiswch y ffeil a chliciwch ar OK i'w gysylltu. Bydd y ffolder Archifau yn ymddangos yn syth yn eich rhestr o ffolderi.
4. Newidiwch eich gosodiadau Outlook Auto Archive
Y cam olaf ond nid y cam lleiaf yw addasu'r gosodiadau AutoArchive fel y bydd Outlook o hyn ymlaen yn symud hen eitemau i leoliad newydd eich ffeil .pst sydd wedi'i harchifo. Fel arall, bydd Outlook yn creu ffeil archive.pst arall yn y lleoliad gwreiddiol.
I wneud hyn, cliciwch Ffeil > Dewisiadau > Uwch > Gosodiadau Archifdy Auto… , gwnewch yn siŵr bod y botwm Symud hen eitemau i radio wedi'i ddewis, cliciwch y botwm Pori a pwyntiwch ef i'r man lle symudoch chi eich ffeil archif Outlook.
Sut i wagio ffolderi Eitemau wedi'u Dileu a ffolderi E-bost Sothach yn awtomatig
I gael dileu hen eitemau o'r Eitemau wedi'u Dileu a ffolderi E-bost Sothach yn awtomatig, gosodwch Outlook AutoArchive i redeg bob ychydig ddyddiau, ac yna ffurfweddu'r gosodiadau canlynol ar gyfer y ffolderi uchod:
Ailadroddwch y camau uchod ar gyfer y ffolder E-byst Sothach , ac rydych yn barod!
Sylwch. Bydd eitemau hŷn yn cael eu dileu o'r ffolderi Junk a Eitemau wedi'u Dileu ar y rhediad AutoArchive nesaf. Er enghraifft, os ydych wedi ffurfweddu AutoArchive i redeg bob 14 diwrnod, bydd y ffolderi'n cael eu glanhau bob pythefnos. Os ydych chi eisiau dileu e-byst sothach yn amlach, gosodwch gyfnod llai ar gyfer eich Outlook Auto Archive.
Sut i archifo e-byst erbyn dyddiad derbyn
Mae gosodiadau diofyn Outlook AutoArchive yn pennu oedran eitem yn seiliedig ar y dyddiad a dderbyniwyd/cystadlu neudyddiad wedi'i addasu, pa un bynnag sydd hwyraf. Mewn geiriau eraill, os byddwch, ar ôl derbyn neges e-bost neu farcio tasg wedi'i chwblhau, yn gwneud unrhyw newidiadau i eitem (e.e. mewnforio, allforio, golygu, copïo, marcio ei bod wedi'i darllen neu heb ei darllen), mae'r dyddiad wedi'i addasu yn cael ei newid, ac mae'r eitem wedi'i hennill Peidiwch â'i symud i'r ffolder archif nes bod cyfnod heneiddio arall wedi dod i ben.
Os ydych am i Outlook ddiystyru'r dyddiad addasedig, gallwch ei ffurfweddu i archifo eitemau erbyn y dyddiadau canlynol:
- 8>E-byst - y dyddiad derbyn
Nodyn. Mae'r ateb yn gofyn am wneud newidiadau i'r gofrestrfa, felly rydym yn argymell ei ddefnyddio'n ofalus iawn oherwydd gall problemau difrifol godi os byddwch chi'n addasu'r gofrestrfa yn anghywir. Fel rhagofal ychwanegol, gwnewch yn siŵr eich bod yn gwneud copi wrth gefn o'r gofrestrfa cyn ei haddasu. Os ydych chi'n gweithio mewn amgylchedd corfforaethol, byddai'n well i chi gael eich gweinyddwr i wneud hyn i chi, i fod ar yr ochr ddiogel.
I gychwynwyr, gwiriwch eich fersiwn Outlook. Os ydych yn defnyddio Outlook 2010 , gwnewch yn siŵr eich bod yn gosod hotfix Ebrill 2011 ar gyfer Outlook 2010, ac mae angen i ddefnyddwyr Outlook 2007 osod y hotfix Rhagfyr 2010 ar gyfer Outlook 2007. Outlook 2013 ac Outlook 2016 nid oes angen unrhyw ddiweddariadau ychwanegol.
A nawr, dilynwch y camau isod icreu gwerth y gofrestrfa ArchiveIgnoreLastModifiedTime :
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\ Outlook\Dewisiadau
Er enghraifft, yn Outlook 2013, dyma yw:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
Archif Outlook ddim yn gweithio - rhesymau ac atebion
Os nad yw Outlook Archive neu AutoArchive yn gweithio yn ôl y disgwyl neu os ydych yn cael problemau gyda dod o hyd i'ch e-byst wedi'u harchifo yn Outlook, gall yr awgrymiadau datrys problemau canlynol fod o gymorth chi sy'n pennu ffynhonnell y broblem.
1. Nid yw opsiynau Archif ac Archifdy Auto ar gael yn Outlook
Yn fwyaf tebygol, rydych chi'n defnyddio blwch post Exchange Server, neu mae gan eich sefydliad bolisi cadw post sy'n diystyru Outlook AutoArchive, e.e. cafodd ei analluogi gan eichgweinyddwr fel Polisi Grŵp. Os yw'n wir, gwiriwch y manylion gyda gweinyddwr eich system.
2. Mae AutoArchive wedi'i ffurfweddu, ond nid yw'n rhedeg
Os yw Archif Auto Outlook yn sydyn wedi rhoi'r gorau i weithio, agorwch y gosodiadau AutoArchive, a gwnewch yn siŵr bod y blwch ticio Red AutoArchive bob N diwrnod wedi'i ddewis .
3. Nid yw eitem benodol byth yn cael ei harchifo
Mae dau reswm aml dros eithrio eitem benodol o'r archif awtomatig:
Gallwch hefyd ychwanegu'r maes Peidiwch ag Archifo Auto i'ch gwedd Outlook i gael trosolwg o'r eitemau y dewiswyd yr opsiwn hwn ar eu cyfer.
4. Mae'r ffolder archif ar goll yn Outlook
Os nad yw'r ffolder Archifau yn ymddangos yn y rhestr o ffolderi, agorwch y gosodiadau AutoArchive, a gwiriwch fod yr opsiwn Dangos ffolder archif yn y rhestr ffolderi wedi'i ddewis. Os nad yw'r ffolder Archif yn dal i ymddangos, agorwch Ffeil Data Outlook â llaw, fel yr eglurir yma.
5. Ffeil archive.pst wedi'i difrodi neu ei llygru
Pan fydd yr archive.pstffeil wedi'i difrodi, nid yw Outlook yn gallu symud unrhyw eitemau newydd i mewn iddo. Yn yr achos hwn, caewch Outlook a defnyddiwch yr Offeryn Atgyweirio Mewnflwch (scanpst.exe) i atgyweirio'ch ffeil .pst wedi'i harchifo. Os nad yw'n gweithio, yr unig ateb yw creu archif newydd.
6. Cyrhaeddodd blwch post Outlook neu ffeil archif y maint mwyaf
Gall ffeil archive.pst llawn neu brif ffeil .pst hefyd atal Archif Outlook rhag gweithio.
Os yw'r archive.pst ffeil wedi cyrraedd ei derfyn, glanhewch hi drwy ddileu hen eitemau neu crëwch ffeil archif newydd.
Os yw'r prif ffeil .pst wedi cyrraedd ei derfyn, ceisiwch ddileu rhai hen eitemau eich hun, neu gwagiwch y ffolder Eitemau wedi'u Dileu , neu symudwch rai eitemau i'ch archif â llaw, neu gofynnwch i'ch gweinyddwr gynyddu maint eich blwch post dros dro, ac yna rhedeg AutoArchive neu archifo hen eitemau â llaw.
Y terfyn rhagosodedig ar gyfer ffeiliau .pst yw 20GB yn Outlook 2007, a 50GB mewn fersiynau diweddarach.
Rwy'n gobeithio bod y tiwtorial hwn wedi taflu rhywfaint o oleuni ar sut i archifo e-byst yn Outlook. Beth bynnag, diolch i chi am ddarllen ac yn gobeithio gweld chi ar ein blog wythnos nesaf!
tasgau canlynol:- Symud e-byst ac eitemau eraill o'u ffolderi cyfredol i ffolder archif.
- Dileu hen e-byst ac eraill yn barhaol eitemau cyn gynted ag y byddant wedi pasio'r cyfnod heneiddio penodedig.
5 ffaith y dylech wybod am Outlook Archive
Er mwyn osgoi dryswch ac i atal cwestiynau fel "Pam nad yw fy Outlook Gwaith Archifo Auto?" a "Ble mae fy e-byst wedi'u harchifo yn Outlook?" cofiwch y ffeithiau syml canlynol.
- Ar gyfer y rhan fwyaf o fathau o gyfrifon, mae Microsoft Outlook yn cadw pob e-bost, cyswllt, apwyntiad, tasg a nodyn mewn ffeil .pst o'r enw Ffeil Data Outlook. PST yw'r unig fath o ffeil y gellir ei harchifo. Cyn gynted ag y bydd hen eitem yn cael ei symud o'r brif ffeil .pst i ffeil archive.pst , fe'i dangosir yn y ffolder Archif Outlook, ac nid yw ar gael bellach yn y ffolder gwreiddiol. 8>Nid yw archifo yr un peth ag allforio . Mae allforio copïau o'r eitemau gwreiddiol i'r ffeil allforio, ond nid yw'n eu tynnu o'r ffolder gyfredol, nac o'r brif ffeil .pst.
- Nid yw ffeil archif yr un peth â chopi wrth gefn Outlook. Os ydych chi eisiau gwneud copi wrth gefn o'ch eitemau sydd wedi'u harchifo, bydd yn rhaid i chi wneud copi o'ch ffeil archive.pst a'i storio mewn lleoliad diogel, e.e. Dropbox neu One Drive.
- Nid yw cysylltiadau byth yn cael eu harchifo'n awtomatig mewn unrhyw fersiwn Outlook. Fodd bynnag, gallwch archifo'r ffolder Cysylltiadau â llaw.
- Os oes gennych chi gyfrif Outlook Exchange gyda blwch post archif ar-lein, mae archifo yn Outlook wedi'i analluogi.
Awgrym. Cyn archifo eich eitemau Outlook, mae'n gwneud synnwyr i gyfuno cysylltiadau dyblyg.
Sut i archifo e-byst yn Outlook yn awtomatig
Gellir ffurfweddu nodwedd Outlook Auto Archive i symud hen e-byst ac eitemau eraill i ffolder archif dynodedig yn awtomatig yn rheolaidd, neu i ddileu hen eitemau heb eu harchifo. Mae'r camau manwl ar gyfer gwahanol fersiynau Outlook yn dilyn isod.
Sut i archifo Outlook 365 - 2010 yn awtomatig
Ers Outlook 2010, nid yw Auto Archive wedi'i alluogi yn ddiofyn, er y bydd Microsoft Outlook yn eich atgoffa o bryd i'w gilydd i gwnewch hynny:
I ddechrau archifo ar unwaith, cliciwch Ie . I adolygu ac yn ôl pob tebyg newid y dewisiadau archif, cliciwch ar Gosodiadau Archifau Auto… .
Neu, gallwch glicio Na i gau'r anogwr, a ffurfweddu archifo awtomatig yn ddiweddarach yn y yr amser sydd fwyaf cyfleus i chi drwy gyflawni'r camau canlynol.
- Agor Outlook, ac yna cliciwch ar File > Dewisiadau > Advanced > Gosodiadau Archifdy Awtomatig…
- Mae'r ffenestr ymgom Archifau Auto yn agor, a byddwch yn sylwi bod popeth wedi llwydo allan… ond dim ond nes i chi wirio'r Rhedeg Archifdy Auto bob N diwrnod Unwaith y bydd y blwch hwn wedi'i wirio, gallwch ffurfweddu opsiynau eraill at eich dant, acliciwch Iawn .
Mae'r ciplun isod yn dangos y gosodiadau rhagosodedig, a gellir dod o hyd i'r wybodaeth fanwl am bob opsiwn yma.
Pan fydd yr archifo yn mynd rhagddo, dangosir y wybodaeth statws yn y bar statws.
Cyn gynted ag y bydd y broses archifo wedi'i chwblhau, bydd yr Archifau bydd ffolder yn ymddangos yn eich Outlook yn awtomatig, ar yr amod eich bod wedi dewis yr opsiwn Dangos ffolder archif yn y rhestr ffolderi . Os na allwch ddod o hyd i e-byst wedi'u harchifo yn eich Outlook, gweler Sut i arddangos ffolder archif Outlook.
Sut i archifo Outlook 2007 yn awtomatig
Yn Outlook 2007, mae archifo ceir yn cael ei droi ymlaen yn ddiofyn ar gyfer y ffolderi canlynol:
- Calendar , tasg a cyfnodlyfr eitemau (hŷn na 6 mis)
- Eitemau a Anfonwyd a Eitemau wedi'u Dileu ffolderi (hŷn na 2 fis)
Ar gyfer ffolderi eraill, megis Blwch Derbyn , Drafftiau , Nodiadau ac eraill, gallwch droi'r nodwedd AutoArchive ymlaen fel hyn:
- Agor Outlook a chlicio Tools > Dewisiadau .
- Yn y ffenestr ddeialog Dewisiadau , ewch i'r tab Arall , a chliciwch ar y botwm AutoArchive… .
Ac wedyn, ffurfweddwch y gosodiadau AutoArchive fel yr eglurir isod.
Gosodiadau ac opsiynau Outlook Auto Archive
Fel y gwyddoch eisoes, yn Outlook 2010 ac yn ddiweddarach, gellir cyrchu gosodiadau Auto Archive trwy Ffeil > Dewisiadau > Advanced > Gosodiadau Archifdy Auto… Bydd y wybodaeth fanwl am bob opsiwn yn eich helpu i gymryd y broses dan eich rheolaeth lawn.
- Rhedeg Archifdy Auto bob N diwrnod . Nodwch pa mor aml rydych chi am i AutoArchive redeg. Cofiwch y gall archifo llawer o eitemau ar y tro arafu perfformiad eich cyfrifiadur. Felly os ydych chi'n derbyn llawer o e-byst yn ddyddiol, ffurfweddwch eich Outlook Auto Archive i redeg yn amlach. I ddiffodd archifo awtomatig , cliriwch y blwch hwn.
- Anogwch cyn i AutoArchive redeg . Ticiwch y blwch hwn os ydych am gael nodyn atgoffa yn syth cyn i'r broses archifo awtomatig ddechrau. Bydd hyn yn gadael i chi ganslo archifo awtomatig drwy glicio Na yn yr anogwr.
- Dileu eitemau sydd wedi dod i ben (ffolderi e-bost yn unig) . Bydd dewis yr opsiwn hwn yn dileu neges sydd wedi dod i ben o'ch ffolderi e-bost. Er mwyn eglurder, nid yw e-bost sydd wedi dod i ben yr un peth â hen neges sydd wedi cyrraedd diwedd ei chyfnod heneiddio. Mae dyddiad dod i ben yn cael ei osod ar gyfer pob neges yn unigol drwy dab Dewisiadau y ffenestr e-bost newydd ( Dewisiadau > Tracio grŵp > Yn dod i ben ar ôl ).
Mae Microsoft yn nodi nad yw'r opsiwn hwn yn cael ei wirio yn ddiofyn, ond fe'i gwiriwyd ar rai o'm gosodiadau Outlook. Felly gwnewch yn siŵr eich bod yn dad-diciwch yr opsiwn hwn os ydych chi am gadw negeseuon sydd wedi dod i ben nes iddynt gyrraedd diwedd yr heneiddiocyfnod gosod ar gyfer ffolder penodol.
- Archifo neu ddileu hen eitemau . Dewiswch yr opsiwn hwn os ydych am ffurfweddu eich gosodiadau archifo awtomatig eich hun. Os na chaiff ei wirio, bydd Outlook yn defnyddio'r gosodiadau AutoArchive rhagosodedig.
- Dangos ffolder archif yn y rhestr ffolderi . Os ydych chi am i'r ffolder Archif ymddangos yn y Cwarel Navigation ynghyd â'ch ffolderi eraill, dewiswch y blwch hwn. Os na fyddwch wedi'ch dewis, byddwch yn dal i allu agor eich ffolder archif Outlook â llaw.
- Glanhau eitemau hŷn na . Nodwch y cyfnod heneiddio y dylid archifo'ch eitemau Outlook ar ôl hynny. Gallwch chi ffurfweddu'r cyfnod mewn dyddiau, wythnosau, neu fisoedd - lleiafswm o 1 diwrnod hyd at uchafswm o 60 mis.
- Symud hen eitemau i . Pan ddewisir yr opsiwn hwn, mae Outlook yn symud hen e-byst ac eitemau eraill yn awtomatig i'r ffeil archive.pst yn lle eu dileu (mae dewis y botwm radio hwn yn clirio'r dewis o Dileu eitemau yn barhaol ). Yn ddiofyn, mae Outlook yn storio'r ffeil archive.pst yn un o'r lleoliadau hyn. I ddewis lleoliad arall neu roi enw arall i'r ffeil .pst sydd wedi'i harchifo, cliciwch y botwm Pori .
- Dileu eitemau yn barhaol. Bydd hyn yn dileu hen eitemau yn barhaol cyn gynted ag y byddant yn cyrraedd diwedd y cyfnod heneiddio, ni fydd copi archif yn cael ei greu.
- Cymhwyswch y gosodiadau hyn i bob ffolder nawr . I gymhwyso'r gosodiadau AutoArchive sydd wedi'u ffurfweddu i bob ffolder, cliciwch hwnbotwm. Os ydych chi am gymhwyso gosodiadau eraill ar gyfer un ffolder neu fwy, peidiwch â chlicio ar y botwm hwn. Yn lle hynny, ffurfweddwch y gosodiadau archifo ar gyfer pob ffolder â llaw.
Cyfnodau heneiddio diofyn a ddefnyddir gan Outlook Auto Archive
Mae'r cyfnodau heneiddio rhagosodedig ym mhob fersiwn Outlook fel a ganlyn:
- Blwch Derbyn, Drafftiau, Calendr, Tasgau, Nodiadau, Dyddlyfr - 6 mis
- Blwch Anfon - 3 mis
- Eitemau a Anfonwyd, Eitemau wedi'u Dileu - 2 fis
- Cysylltiadau - heb eu harchifo'n awtomatig
Gellir newid y cyfnodau rhagosodedig ar gyfer pob ffolder yn unigol gan ddefnyddio'r opsiwn Glanhau Blwch Post.
Outlook sy'n pennu oedran eitem benodol yn seiliedig ar y wybodaeth ganlynol:
- E-byst - y dyddiad derbyn neu'r dyddiad y gwnaethoch chi newid a chadw'r neges ddiwethaf (golygu, allforio, copïo, ac ati).
- 9>Eitemau Calendr (cyfarfodydd, digwyddiadau, ac apwyntiadau) - y dyddiad y gwnaethoch chi newid a chadw'r eitem ddiwethaf. Nid yw eitemau cylchol yn cael eu harchifo'n awtomatig.
- Tasgau - y dyddiad cwblhau neu'r dyddiad addasu olaf, p'un bynnag sydd hwyraf. Nid yw tasgau agored (tasgau sydd heb eu marcio wedi'u cwblhau) yn cael eu harchifo'n awtomatig.
- Nodiadau a cofnodion dyddlyfr - y dyddiad pan gafodd eitem ei chreu neu ei haddasu ddiwethaf.
Os ydych am archifo eitemau erbyn dyddiad derbyn/cwblhau, defnyddiwch y canllawiau hyn: Sut i archifo e-byst erbyn dyddiad derbyn.
Sut i eithrio ffolder penodolo Auto Archive neu gymhwyso gosodiadau gwahanol
Er mwyn atal Outlook Auto Archive rhag rhedeg ar ffolder arbennig, neu osod amserlen ac opsiynau gwahanol ar gyfer y ffolder honno, dilynwch y camau canlynol.
- De-gliciwch ar y ffolder, ac yna cliciwch Priodweddau… yn y ddewislen cyd-destun.
- Yn y ffenestr deialog Priodweddau , gwnewch un o'r canlynol:
- 8>I eithrio y ffolder o'r archifo awtomatig, dewiswch y blwch radio Peidiwch ag archifo eitemau yn y ffolder hwn .
- I archifiwch y ffolder yn wahanol , dewiswch Archifiwch y ffolder hwn gan ddefnyddio'r gosodiadau hyn , a gosodwch yr opsiynau dymunol:
- cyfnod heneiddio ac ar ôl hynny dylid symud eitemau i'r archif;
- p'un ai am ddefnyddio'r ffolder archif rhagosodedig neu ffolder arall, neu
- dileu hen eitemau yn barhaol heb eu harchifo.
8>Cliciwch Iawn i gadw'r newidiadau.
Awgrym. Gallwch ddefnyddio'r dull hwn i ddileu hen e-byst yn awtomatig o'r ffolderi Eitemau wedi'u Dileu a E-bost Sothach yn awtomatig. Mae'r camau manwl yma.
Sut i greu ffolder archif yn Outlook
Os dewiswch yr opsiwn Dangos ffolder archif yn y rhestr ffolderi wrth ffurfweddu gosodiadau Outlook Auto Archive, y ffolder Archifau Dylai ymddangos yn y cwarel Navigation yn awtomatig. Os na ddewiswyd yr opsiwn uchod, gallwch arddangos y ffolder Archif Outlook yn hynffordd:
- Cliciwch Ffeil > Agor & Allforio > Agor Ffeil Data Outlook.
Blwch deialog Open Outlook Data File yn agor , byddwch yn dewis y ffeil archive.pst (neu ba bynnag enw a roesoch i'ch ffeil archif) a chliciwch Iawn. Os dewiswch storio eich archif Outlook mewn lleoliad gwahanol, llywiwch i'r lleoliad hwnnw a dewiswch eich ffeil .pst sydd wedi'i harchifo.
Dyna ni! Bydd y ffolder Archif yn ymddangos yn y rhestr o ffolderi ar unwaith:
Unwaith y bydd y ffolder Archif yno, gallwch ddod o hyd i'ch eitemau sydd wedi'u harchifo a'u hagor. fel arfer. I chwilio yn archif Outlook, dewiswch y ffolder Archif yn y Cwarel Navigation, a theipiwch eich testun chwilio yn y blwch Chwiliad Sydyn .
I tynnu y ffolder Archif o'ch rhestr o ffolderi, de-gliciwch arno, ac yna cliciwch Cau Archif . Peidiwch â phoeni, bydd hyn ond yn tynnu'r ffolder Archifau o'r cwarel Navigation, ond ni fydd yn dileu'r ffeil archif ei hun. Byddwch yn gallu adfer eich ffolder Archif Outlook unrhyw bryd y byddwch ei angen drwy gyflawni'r camau uchod.
Sut i ddiffodd archifo ceir yn Outlook
I ddiffodd y nodwedd AutoArchive, agorwch y Ymgom Gosodiadau Archifdy Awtomatig, a dad-diciwch y blwch Rhedeg AutoArchive bob N diwrnod .
Sut i archifo yn Outlook â llaw (e-bost, calendr, tasgau a ffolderi eraill)
Os
