ट्युटोरियलले Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, र अन्य संस्करणहरूमा इमेलहरू कसरी संग्रह गर्ने भनेर वर्णन गर्दछ। तपाईंले प्रत्येक फोल्डरलाई आफ्नै स्वत: अभिलेख सेटिङहरूसँग कसरी कन्फिगर गर्ने वा सबै फोल्डरहरूमा समान सेटिङहरू लागू गर्ने, आउटलुकमा म्यानुअल रूपमा अभिलेख कसरी गर्ने, र यदि स्वचालित रूपमा देखा पर्दैन भने अभिलेख फोल्डर कसरी सिर्जना गर्ने भन्ने बारे सिक्नुहुनेछ।

यदि तपाईंको मेलबक्स साइजमा धेरै ठूलो भएको छ भने, यसले पुराना इमेलहरू, कार्यहरू, नोटहरू र अन्य वस्तुहरू तपाईंको आउटलुकलाई छिटो र सफा राख्नको लागि सङ्ग्रह गर्ने कारण हो। आउटलुक अभिलेख सुविधा त्यहाँ आउँछ। यो Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 र पहिलेका सबै संस्करणहरूमा उपलब्ध छ। र यो ट्यूटोरियलले तपाईंलाई कसरी इमेलहरू र अन्य वस्तुहरू स्वचालित रूपमा वा म्यानुअल रूपमा विभिन्न संस्करणहरूमा संग्रह गर्ने भनेर सिकाउनेछ।

आउटलुकमा अभिलेख भनेको के हो?

आउटलुक अभिलेख (र स्वत: अभिलेख) पुरानो इमेल, कार्य र पात्रो वस्तुहरूलाई अभिलेख फोल्डरमा सार्छ, जुन तपाईंको हार्ड ड्राइभमा अर्को स्थानमा भण्डार गरिएको छ। प्राविधिक रूपमा, अभिलेखले पुराना वस्तुहरू मुख्य .pst फाइलबाट छुट्टै archive.pst फाइलमा स्थानान्तरण गर्दछ जुन तपाईंले जुनसुकै बेला Outlook बाट खोल्न सक्नुहुन्छ। यस तरिकाले, यसले तपाइँलाई तपाइँको मेलबक्सको आकार घटाउन र तपाइँको C:\ ड्राइभमा केहि खाली ठाउँ फिर्ता प्राप्त गर्न मद्दत गर्दछ (यदि तपाइँ अभिलेख फाइललाई कतै भण्डार गर्ने छनौट गर्नुहुन्छ)।

तपाईले यसलाई कसरी कन्फिगर गर्नुहुन्छ भन्ने आधारमा, आउटलुक अभिलेखले एक प्रदर्शन गर्न सक्छतपाईं कुनै पनि स्वचालित अभिलेख गर्न चाहनुहुन्न, तपाईंले इमेल र अन्य वस्तुहरू म्यानुअल रूपमा संग्रह गर्न सक्नुहुन्छ जब तपाईं चाहनुहुन्छ। यस तरिकाले, तपाईसँग कुन वस्तुहरू राख्ने र कुन अभिलेखमा सार्ने, अभिलेख फाइल कहाँ भण्डारण गर्ने, र यस्तै कुराहरूमा थप नियन्त्रण हुन सक्छ।

कृपया ध्यान राख्नुहोस् कि Outlook AutoArchive भन्दा फरक, म्यानुअल अभिलेख हो। एउटा एक पटकको प्रक्रिया , र तपाईंले पुराना वस्तुहरूलाई अभिलेखमा सार्न चाहने प्रत्येक चोटि तलका चरणहरू दोहोर्याउन आवश्यक छ।

1. आउटलुक २०१६ मा। , फाइल ट्याब मा जानुहोस्, र क्लिक गर्नुहोस् उपकरणहरू > पुराना वस्तुहरू सफा गर्नुहोस् ।

आउटलुक 2010 र आउटलुक 2013 मा, फाइल > सफाई उपकरण > संग्रह… क्लिक गर्नुहोस्।

यदि तपाईं सबै इमेलहरू संग्रह गर्न चाहनुहुन्छ भने , क्यालेन्डरहरू , र कार्यहरू , तपाईंको Outlook मेलबक्समा रूट फोल्डर चयन गर्नुहोस्, अर्थात् तपाईंको फोल्डर सूचीको शीर्षमा रहेको एउटा। पूर्वनिर्धारित रूपमा, Outlook 2010 र पछिका संस्करणहरूमा, मूल फोल्डर तपाईंको इमेल ठेगानाको रूपमा प्रदर्शित हुन्छ (मैले मेरो नाम स्वेतलाना तलको स्क्रिनसटमा देखाइए अनुसार पुन: नामाकरण गरेको छु):

र त्यसपछि, केही थप सेटिङहरू कन्फिगर गर्नुहोस्:

• अर्काभ वस्तुहरू अन्तर्गत, कसरी निर्दिष्ट गर्ने मिति प्रविष्ट गर्नुहोस्पुरानो वस्तुलाई अभिलेखमा सार्न सक्नु अघि हुनु पर्छ।
• यदि तपाईं अभिलेख फाइलको पूर्वनिर्धारित स्थान परिवर्तन गर्न चाहनुहुन्छ भने ब्राउज गर्नुहोस् बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
• यदि तपाईं स्वत: अभिलेखबाट बहिष्कार गरिएका वस्तुहरू संग्रह गर्न चाहनुहुन्छ भने, "स्वत: संग्रह नगर्नुहोस्" चिन्ह लगाइएको वस्तुहरू समावेश गर्नुहोस् बाकस चयन गर्नुहोस्।

अन्तमा, ठीक छ क्लिक गर्नुहोस्, र Outlook ले गर्नेछ। तुरुन्तै एउटा अभिलेख सिर्जना गर्न सुरु गर्नुहोस्। प्रक्रिया पूरा हुने बित्तिकै, अभिलेख फोल्डर तपाईंको Outlook मा देखा पर्नेछ।

सुझाव र टिप्पणीहरू:

1. विभिन्न सेटिङहरू प्रयोग गरेर केही फोल्डरहरू अभिलेख गर्न, जस्तै तपाईंको पठाइएका वस्तुहरू फोल्डरमा ड्राफ्टहरू भन्दा लामो वस्तुहरू राख्नुहोस्, प्रत्येक फोल्डरको लागि माथिका चरणहरू अलग-अलग दोहोर्याउनुहोस्, र सबै फोल्डरहरूलाई उही archive.pst फाइलमा बचत गर्नुहोस्। । यदि तपाईंले केही फरक अभिलेख फाइलहरू सिर्जना गर्ने छनौट गर्नुभयो भने, प्रत्येक फाइलले तपाईंको फोल्डरहरूको सूचीमा आफ्नै अभिलेख फोल्डर थप्नेछ।
2. आउटलुक अभिलेखले अवस्थित फोल्डर संरचना<10 लाई कायम राख्छ।>। उदाहरणका लागि, यदि तपाईंले एउटा फोल्डरलाई सङ्ग्रह गर्ने छनौट गर्नुभयो भने, र त्यो फोल्डरमा अभिभावक फोल्डर छ भने, अभिलेखमा एउटा खाली अभिभावक फोल्डर सिर्जना हुनेछ।

आउटलुक अभिलेख फाइलहरू कहाँ भण्डारण गरिएका छन्?

तपाईलाई पहिले नै थाहा छ, Outlook अभिलेख आउटलुक डाटा फाइल (.pst) फाइल को एक प्रकार हो। archive.pst फाइल पहिलो पटक स्वत: अभिलेख चलाउँदा वा तपाईंले म्यानुअल रूपमा इमेलहरू संग्रह गर्दा स्वचालित रूपमा सिर्जना हुन्छ।

अभिलेख फाइल स्थानमा निर्भर गर्दछ।तपाइँको कम्प्युटर मा अपरेटिङ सिस्टम स्थापना। तपाईंले अभिलेख सेटिङहरू कन्फिगर गर्दा पूर्वनिर्धारित स्थान परिवर्तन नगरेसम्म, तपाईंले अभिलेख फाइललाई निम्न स्थानहरू मध्ये एउटामा फेला पार्न सक्नुहुन्छ:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, र 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 र अघिल्लो

• Vista र Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

नोट। अनुप्रयोग डाटा र AppData लुकेका फोल्डरहरू हुन्। तिनीहरूलाई प्रदर्शन गर्न, कन्ट्रोल प्यानल > फोल्डर विकल्पहरू मा जानुहोस्, दृश्य ट्याबमा स्विच गर्नुहोस्, र लुकेका फाइलहरू, फोल्डरहरू, वा ड्राइभहरू देखाउनुहोस् चयन गर्नुहोस्। अन्तर्गत लुकेका फाइलहरू र फोल्डरहरू ।

तपाईँको मेसिनमा अभिलेख फाइल स्थान कसरी फेला पार्ने

यदि तपाईँले माथिको कुनै पनि स्थानमा अभिलेख .pst फाइल फेला पार्न सक्नुहुन्न भने, कन्फिगर गर्दा तपाईँले यसलाई फरक ठाउँमा भण्डारण गर्ने छनौट गर्नुभयो। स्वत: अभिलेख सेटिङ्हरू।

तपाईंको आउटलुक अभिलेखको सही स्थान निर्धारण गर्ने द्रुत तरिका यहाँ छ: फोल्डरहरूको सूचीमा रहेको अभिलेख फोल्डरमा दायाँ-क्लिक गर्नुहोस्, र त्यसपछि फाइल स्थान खोल्नुहोस् क्लिक गर्नुहोस्। यसले तुरुन्तै फोल्डर खोल्नेछ जहाँतपाईँको अभिलेख गरिएको .pst फाइल भण्डार गरिएको छ।

यदि तपाईँले केही फरक अभिलेख फाइलहरू सिर्जना गर्नुभएको छ भने, तपाईँले सबै स्थानहरूलाई यसरी एकै नजरमा हेर्न सक्नुहुन्छ:

1. क्लिक गर्नुहोस् फाइल > खाता सेटिङहरू > खाता सेटिङहरू ।
2. खाता सेटिङहरू मा संवादमा जानुहोस्, डेटा फाइलहरू ट्याबमा स्विच गर्नुहोस्।
3. अन्य फाइलहरू मध्ये, तपाईंले archive.pst फाइलको हालको स्थान देख्नुहुनेछ (वा जुन नाम तपाईंले दिनुभएको छ। तपाईको अभिलेख फाइल)।
4. फोल्डरमा पुग्नको लागि जहाँ एक निश्चित अभिलेख फाइल भण्डारण गरिएको छ, इच्छित फाइल चयन गर्नुहोस्, र फाइल स्थान खोल्नुहोस् क्लिक गर्नुहोस्।

Outlook Archive टिप्स र ट्रिक्स

यस ट्यूटोरियलको पहिलो भागमा हामीले Outlook Archive को आवश्यक कुराहरू समावेश गरेका छौं। र अब, यो केहि प्रविधिहरू सिक्ने समय हो जुन आधारभूत भन्दा पर जान्छ।

तपाईँको Outlook अभिलेखको अवस्थित स्थान कसरी परिवर्तन गर्ने

यदि कुनै कारणले तपाईँले आफ्नो अवस्थित Outlook अभिलेखलाई स्थानान्तरण गर्न आवश्यक छ भने , अभिलेख गरिएको .pst फाइललाई नयाँ फोल्डरमा सार्दा अर्को पटक तपाईंको Outlook AutoArchive चल्दा पूर्वनिर्धारित स्थानमा नयाँ archive.pst फाइल सिर्जना हुनेछ।

आउटलुक अभिलेखलाई राम्ररी सार्नको लागि, कार्य गर्नुहोस्। निम्न चरणहरू।

1। आउटलुकमा अभिलेख बन्द गर्नुहोस्

आउटलुक अभिलेख फोल्डर विच्छेदन गर्न, फोल्डरहरूको सूचीमा मूल अभिलेख फोल्डरमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्, र अभिलेख बन्द गर्नुहोस् मा क्लिक गर्नुहोस्।

टिप। यदितपाईंको फोल्डरहरूको सूचीमा अभिलेख फोल्डर देखा पर्दैन, तपाईंले फाइल > खाता सेटिङहरू > खाता सेटिङहरू > डेटा मार्फत यसको स्थान पत्ता लगाउन सक्नुहुन्छ। फाइलहरू ट्याबमा, संग्रहित .pst फाइल चयन गर्नुहोस्, र हटाउनुहोस् बटनमा क्लिक गर्नुहोस्। यसले तपाईको Outlook बाट अभिलेख मात्र विच्छेद गर्नेछ, तर अभिलेख राखिएको .pst फाइललाई मेटाउने छैन। <३०>२। अभिलेख फाइललाई आफूले चाहेको ठाउँमा सार्नुहोस्।

आउटलुक बन्द गर्नुहोस्, आफ्नो अभिलेख गरिएको .pst फाइलको स्थानमा ब्राउज गर्नुहोस्, र यसलाई आफ्नो रोजाइको फोल्डरमा प्रतिलिपि गर्नुहोस्। एकपटक तपाईंको आउटलुक अभिलेख प्रतिलिपि भएपछि, तपाईं मूल फाइल मेटाउन सक्नुहुन्छ। यद्यपि, सुरक्षित तरिका भनेको यसलाई archive-old.pst मा पुन: नामाकरण गर्नु र प्रतिलिपि गरिएको फाइलले काम गरिरहेको छ भनी सुनिश्चित नगरुन्जेल राख्नुहोस्।

3. सारिएको archive.pst फाइल पुन: जडान गर्नुहोस्

अभिलेख फाइल पुन: जडान गर्न, Outlook खोल्नुहोस्, फाइल > खोल्नुहोस् > आउटलुक डाटा फाइल…<2 मा क्लिक गर्नुहोस्।>, आफ्नो अभिलेख फाइलको नयाँ स्थानमा ब्राउज गर्नुहोस्, फाइल चयन गर्नुहोस् र यसलाई जडान गर्न ठीक क्लिक गर्नुहोस्। Archives फोल्डर तपाईंको फोल्डरहरूको सूचीमा तुरुन्तै देखिनेछ।

4. आफ्नो आउटलुक स्वत: अभिलेख सेटिङहरू परिवर्तन गर्नुहोस्

अन्तिम तर सबैभन्दा कम कदम भनेको AutoArchive सेटिङहरू परिमार्जन गर्नु हो ताकि अब देखि Outlook ले पुराना वस्तुहरूलाई तपाईंको संग्रहित .pst फाइलको नयाँ स्थानमा सार्नेछ। अन्यथा, Outlook ले मूल स्थानमा अर्को archive.pst फाइल सिर्जना गर्नेछ।

यसको लागि फाइल > विकल्प मा क्लिक गर्नुहोस्।> Advanced > AutoArchive Settings… , सुनिश्चित गर्नुहोस् कि पुराना वस्तुहरू सार्नुहोस् रेडियो बटन चयन गरिएको छ, ब्राउज बटनमा क्लिक गर्नुहोस् र तपाईंले आफ्नो Outlook अभिलेख फाइल कहाँ सार्नुभयो त्यसलाई देखाउनुहोस्।

मेटाइएका वस्तुहरू र जङ्क इ-मेल फोल्डरहरू स्वचालित रूपमा खाली गर्ने तरिका

पुराना वस्तुहरू मेटाइएका वस्तुहरू बाट मेटाउन र जंक इ-मेल फोल्डरहरू स्वचालित रूपमा, सेट गर्नुहोस् Outlook AutoArchive प्रत्येक केही दिनमा चलाउनको लागि, र त्यसपछि माथिका फोल्डरहरूको लागि निम्न सेटिङहरू कन्फिगर गर्नुहोस्:

1. दायाँ क्लिक गर्नुहोस् मेटाइयो। वस्तुहरू फोल्डर, र क्लिक गर्नुहोस् गुणहरू > स्वत: संग्रह ।
2. यी सेटिङहरू प्रयोग गरेर यो फोल्डर संग्रह विकल्प चयन गर्नुहोस्, र चयन गर्नुहोस् भन्दा पुराना वस्तुहरू सफा गर्नुहोस् पछिको दिनको वांछित संख्या।
3. पुराना वस्तुहरू स्थायी रूपमा मेटाउनुहोस् छनोट गर्नुहोस्, र ठीक क्लिक गर्नुहोस्।

जंक इ-मेल फोल्डरको लागि माथिका चरणहरू दोहोर्याउनुहोस्, र तपाईं तयार हुनुहुन्छ!

नोट। पुराना वस्तुहरू जंक र मेटाइएका वस्तुहरू फोल्डरहरू अर्को AutoArchive रनबाट मेटिनेछन्। उदाहरणका लागि, यदि तपाईंले प्रत्येक 14 दिनमा चलाउनको लागि AutoArchive कन्फिगर गर्नुभयो भने, फोल्डरहरू प्रत्येक 2 हप्तामा सफा हुनेछन्। यदि तपाइँ जंक इमेलहरू धेरै पटक मेटाउन चाहनुहुन्छ भने, तपाइँको Outlook Auto Archive को लागि सानो अवधि सेट गर्नुहोस्।

प्राप्त मितिद्वारा इमेलहरू कसरी अभिलेख गर्ने

आउटलुक स्वत: अभिलेखको पूर्वनिर्धारित सेटिङहरूले प्राप्त/प्रतिस्पर्धा वा आधारमा वस्तुको उमेर निर्धारण गर्दछ।परिमार्जित मिति, जुन पछि होस्। अर्को शब्दमा, यदि इमेल सन्देश प्राप्त गरेपछि वा कार्य पूरा भएको चिन्ह लगाउँदा, तपाईंले वस्तुमा कुनै परिवर्तन गर्नुभयो (जस्तै आयात, निर्यात, सम्पादन, प्रतिलिपि, पढिएको वा नपढिएको रूपमा चिन्ह लगाउनुहोस्), परिमार्जित मिति परिवर्तन हुन्छ, र वस्तु जितियो। अर्को बुढ्यौली अवधि समाप्त नभएसम्म अभिलेख फोल्डरमा सार्नु हुँदैन।

यदि तपाईँ Outlook ले परिमार्जित मितिलाई बेवास्ता गरोस् भन्ने चाहनुहुन्छ भने, तपाईँ यसलाई निम्न मितिहरूमा अभिलेख वस्तुहरूमा कन्फिगर गर्न सक्नुहुन्छ:

• इमेलहरू - प्राप्त मिति
• क्यालेन्डर वस्तुहरू - भेटघाट, कार्यक्रम वा बैठकको लागि निर्धारित मिति
• कार्यहरू - पूरा हुने मिति
• नोटहरू - मिति अन्तिम परिमार्जन
• जर्नल प्रविष्टिहरू - सिर्जनाको मिति

नोट। समाधानको लागि रजिस्ट्रीमा परिवर्तनहरू गर्न आवश्यक छ, त्यसैले हामी यसलाई धेरै सावधानीपूर्वक प्रयोग गर्न सिफारिस गर्छौं किनभने यदि तपाईंले रजिस्ट्रीलाई गलत रूपमा परिमार्जन गर्नुभयो भने गम्भीर समस्याहरू आउन सक्छ। अतिरिक्त सावधानीको रूपमा, यसलाई परिमार्जन गर्नु अघि रजिस्ट्री ब्याकअप गर्न निश्चित हुनुहोस्। यदि तपाइँ कर्पोरेट वातावरणमा काम गर्नुहुन्छ भने, तपाइँ सुरक्षित पक्षमा रहनको लागि तपाइँको प्रशासकलाई तपाइँको लागि यो गर्न लगाउनु हुन्छ।

सुरुवातका लागि, आफ्नो Outlook संस्करण जाँच गर्नुहोस्। यदि तपाइँ आउटलुक 2010 प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ भने, Outlook 2010 को लागि अप्रिल 2011 हटफिक्स स्थापना गर्न निश्चित हुनुहोस्, र आउटलुक 2007 प्रयोगकर्ताहरूले Outlook 2007 को लागि डिसेम्बर 2010 हटफिक्स स्थापना गर्न आवश्यक छ। Outlook 2013 र Outlook 2016 कुनै पनि अतिरिक्त अद्यावधिकहरू आवश्यक छैन।

र अब, निम्न चरणहरू पालना गर्नुहोस् ArchiveIgnoreLastModifiedTime रजिस्ट्री मान सिर्जना गर्नुहोस्:

1. रजिस्ट्री खोल्न, स्टार्ट > रन क्लिक गर्नुहोस्, टाइप गर्नुहोस् regedit खोज बाकसमा, र क्लिक गर्नुहोस् ठीक छ ।
2. निम्न रजिस्ट्री कुञ्जी फेला पार्नुहोस् र चयन गर्नुहोस्:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

उदाहरणका लागि, Outlook 2013 मा, यो हो:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

आउटलुक अभिलेखले काम गरिरहेको छैन - कारणहरू र समाधानहरू

यदि आउटलुक अभिलेख वा स्वत: अभिलेखले अपेक्षित रूपमा काम गर्दैन वा तपाइँलाई आउटलुकमा तपाइँको संग्रहित इमेलहरू फेला पार्नमा समस्या छ भने, निम्न समस्या निवारण सुझावहरूले मद्दत गर्न सक्छ। तपाईंले समस्याको स्रोत निर्धारण गर्नुहुन्छ।

1. आउटलुकमा अभिलेख र स्वत: अभिलेख विकल्पहरू उपलब्ध छैनन्

सम्भवतः, तपाइँ एक्सचेन्ज सर्भर मेलबक्स प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ, वा तपाइँको संगठनको मेल रिटेन्सन नीति छ जसले Outlook AutoArchive लाई ओभरराइड गर्दछ, जस्तै। यो तपाईंको द्वारा अक्षम गरिएको थियोसमूह नीतिको रूपमा प्रशासक। यदि यो मामला हो भने, कृपया आफ्नो प्रणाली प्रशासकसँग विवरणहरू जाँच गर्नुहोस्।

2. AutoArchive कन्फिगर गरिएको छ, तर चल्दैन

यदि अचानक Outlook Auto Archive ले काम गर्न छोडेको छ भने, AutoArchive सेटिङहरू खोल्नुहोस्, र प्रत्येक N दिनमा AutoArchive चलाउनुहोस् चयन गरिएको छ भनी सुनिश्चित गर्नुहोस्। .

३. कुनै विशेष वस्तु कहिल्यै अभिलेखमा राखिएको छैन

स्वत: अभिलेखबाट कुनै निश्चित वस्तुलाई बहिष्कार गर्नका लागि दुईवटा कारणहरू छन्:

• वस्तुको परिमार्जित मिति भन्दा नयाँ छ। अभिलेख राख्नको लागि सेट गरिएको मिति। समाधानको लागि, कृपया प्राप्त वा पूरा भएको मितिमा वस्तुहरू कसरी संग्रह गर्ने हेर्नुहोस्।
• यो वस्तु स्वत: अभिलेख नगर्नुहोस् दिइएको वस्तुको लागि गुण चयन गरिएको छ। यो जाँच गर्नको लागि, नयाँ विन्डोमा वस्तु खोल्नुहोस्, फाइल > गुणहरू मा क्लिक गर्नुहोस्, र यो चेकबक्सबाट एक टिक हटाउनुहोस्:

तपाईँले आफ्नो Outlook दृश्यमा स्वतः संग्रह नगर्नुहोस् फिल्ड पनि थप्न सक्नुहुन्छ जुन वस्तुहरूको लागि यो विकल्प चयन गरिएको छ।

4। आउटलुकमा अभिलेख फोल्डर हराइरहेको छ

यदि अभिलेख फोल्डर फोल्डरहरूको सूचीमा देखा पर्दैन भने, स्वत: अभिलेख सेटिङहरू खोल्नुहोस्, र प्रमाणित गर्नुहोस् कि फोल्डर सूचीमा संग्रह फोल्डर देखाउनुहोस् विकल्प चयन गरिएको छ। यदि अभिलेख फोल्डर अझै देखा पर्दैन भने, मैन्युअल रूपमा Outlook डेटा फाइल खोल्नुहोस्, यहाँ व्याख्या गरिए अनुसार।

5। क्षतिग्रस्त वा भ्रष्ट archive.pst फाइल

जब archive.pstफाइल बिग्रिएको छ, आउटलुकले यसमा कुनै पनि नयाँ वस्तुहरू सार्न सक्षम छैन। यस अवस्थामा, आउटलुक बन्द गर्नुहोस् र इनबक्स मर्मत उपकरण (scanpst.exe) प्रयोग गर्नुहोस् तपाईंको अभिलेख गरिएको .pst फाइल मर्मत गर्न। यदि यसले काम गर्दैन भने, नयाँ अभिलेख सिर्जना गर्नु मात्र समाधान हो।

6. Outlook मेलबक्स वा अभिलेख फाइल अधिकतम आकारमा पुग्यो

पूर्ण archive.pst वा मुख्य .pst फाइलले पनि Outlook अभिलेखलाई काम गर्नबाट रोक्न सक्छ।

यदि archive.pst फाइल आफ्नो सीमामा पुगेको छ, पुराना वस्तुहरू मेटाएर वा नयाँ अभिलेख फाइल सिर्जना गरेर यसलाई सफा गर्नुहोस्।

यदि मुख्य .pst फाइल आफ्नो सीमामा पुगेको छ भने, केही पुराना वस्तुहरू म्यानुअल रूपमा मेटाउने प्रयास गर्नुहोस्, वा मेटाइएका वस्तुहरू फोल्डर खाली गर्नुहोस्, वा हातले केही वस्तुहरू तपाईंको अभिलेखमा सार्नुहोस्, वा तपाईंको प्रशासकलाई तपाईंको मेलबक्सको आकार अस्थायी रूपमा बढाउनको लागि दिनुहोस्, र त्यसपछि म्यानुअल रूपमा स्वत: अभिलेख वा पुराना वस्तुहरू अभिलेख चलाउनुहोस्।

.pst फाइलहरूको लागि पूर्वनिर्धारित सीमा Outlook 2007 मा 20GB छ, र पछिको संस्करणहरूमा 50GB।

मलाई आशा छ कि यो ट्युटोरियलले Outlook मा इमेलहरू कसरी संग्रह गर्ने भन्ने बारे केही प्रकाश पारेको छ। जे भए पनि, म पढ्नको लागि धन्यवाद र अर्को हप्ता हाम्रो ब्लगमा भेट्ने आशा गर्दछु!

• इमेलहरू सार्नुहोस् र अन्य वस्तुहरू तिनीहरूको हालको फोल्डरहरूबाट अभिलेख फोल्डरमा।
• स्थायी रूपमा मेटाउनुहोस् पुराना इमेलहरू र अन्य वस्तुहरूले तोकिएको उमेर पूरा गर्ने बित्तिकै।

5 तथ्यहरू तपाईंले Outlook अभिलेखको बारेमा जान्नुपर्छ

भ्रमबाट बच्न र "मेरो Outlook किन गर्दैन" जस्ता प्रश्नहरू रोक्नको लागि स्वत: अभिलेख काम?" र "आउटलुकमा मेरा अभिलेखित इमेलहरू कहाँ छन्?" कृपया निम्न सरल तथ्यहरू सम्झनुहोस्।

1. अधिकांश खाता प्रकारहरूको लागि, Microsoft Outlook ले Outlook Data File भनिने .pst फाइलमा सबै इमेलहरू, सम्पर्कहरू, भेटघाटहरू, कार्यहरू र नोटहरू राख्छ। PST एक मात्र फाइल प्रकार हो जुन अभिलेख गर्न सकिन्छ। पुरानो वस्तुलाई मुख्य .pst फाइलबाट archive.pst फाइलमा सार्ने बित्तिकै, यो Outlook अभिलेख फोल्डरमा प्रदर्शित हुन्छ, र मूल फोल्डरमा अब उपलब्ध हुँदैन।
2. अभिलेख निर्यात जस्तै होइन। निर्यात गर्दा मूल वस्तुहरूलाई निर्यात फाइलमा प्रतिलिपि बनाउँछ, तर तिनीहरूलाई हालको फोल्डरबाट, न मुख्य .pst फाइलबाट हटाउँदैन।
3. एक अभिलेख फाइल Outlook ब्याकअप जस्तै होइन। यदि तपाइँ तपाइँको अभिलेख गरिएका वस्तुहरू जगेडा गर्न चाहनुहुन्छ भने, तपाइँले तपाइँको archive.pst फाइलको प्रतिलिपि बनाउनु पर्छ र यसलाई सुरक्षित स्थानमा भण्डारण गर्नुपर्नेछ, जस्तै। ड्रपबक्स वा वन ड्राइभ।
4. सम्पर्क कहिल्यै कुनै पनि Outlook संस्करणमा स्वत: संग्रहित हुँदैन। यद्यपि, तपाईंले सम्पर्कहरू फोल्डरलाई संग्रह गर्न सक्नुहुन्छम्यानुअल रूपमा।
5. यदि तपाइँसँग अनलाइन संग्रह मेलबक्सको साथ आउटलुक एक्सचेन्ज खाता छ भने, आउटलुकमा अभिलेख असक्षम पारिएको छ।

टिप। तपाईंको Outlook वस्तुहरू अभिलेख गर्नु अघि, नक्कल सम्पर्कहरू मर्ज गर्नको लागि यो अर्थपूर्ण हुन्छ।

आउटलुकमा इमेलहरू स्वचालित रूपमा कसरी संग्रह गर्ने

आउटलुक स्वत: अभिलेख सुविधा पुरानो सार्न कन्फिगर गर्न सकिन्छ। इमेल र अन्य वस्तुहरू एक तोकिएको अभिलेख फोल्डरमा स्वचालित रूपमा नियमित अन्तरालमा, वा पुराना वस्तुहरू अभिलेख नगरी मेटाउन। विभिन्न आउटलुक संस्करणहरूका लागि विस्तृत चरणहरू तल पछ्याउँछन्।

आउटलुक 365 - 2010 कसरी स्वत: संग्रह गर्ने

आउटलुक 2010 देखि, स्वत: अभिलेख पूर्वनिर्धारित रूपमा सक्षम गरिएको छैन, यद्यपि Microsoft Outlook ले तपाईंलाई आवधिक रूपमा सम्झाउनेछ। त्यसो गर्नुहोस्:

अभिलेख तुरुन्तै सुरु गर्न, हो मा क्लिक गर्नुहोस्। समीक्षा गर्न र सम्भावित अभिलेख विकल्पहरू परिवर्तन गर्न, स्वत: अभिलेख सेटिङहरू… मा क्लिक गर्नुहोस्।

वा, तपाइँ प्रम्प्ट बन्द गर्न होइन क्लिक गर्न सक्नुहुन्छ, र पछि स्वत: अभिलेख कन्फिगर गर्न सक्नुहुन्छ। निम्न चरणहरू प्रदर्शन गरेर तपाईंलाई सबैभन्दा सुविधाजनक समय।

1. आउटलुक खोल्नुहोस्, र त्यसपछि फाइल > विकल्पहरू > उन्नत<2 मा क्लिक गर्नुहोस्।> > AutoArchive Settings…

   

2. AutoArchive संवाद सञ्झ्याल खुल्छ, र तपाईंले याद गर्नुहुनेछ कि सबै कुरा ग्रे आउट भएको छ... तर तपाईंले जाँच नगरेसम्म मात्र प्रत्येक N दिनमा AutoArchive चलाउनुहोस् एकपटक यो बाकस चिन्ह लगाइएपछि, तपाईंले आफ्नो मनपर्ने अन्य विकल्पहरू कन्फिगर गर्न सक्नुहुन्छ, र ठीक छ क्लिक गर्नुहोस्।

तलको स्क्रिनसटले पूर्वनिर्धारित सेटिङहरू देखाउँछ, र प्रत्येक विकल्पको बारेमा विस्तृत जानकारी यहाँ फेला पार्न सकिन्छ।

जब अभिलेख कार्य प्रगतिमा छ, स्थिति जानकारी स्थिति पट्टीमा प्रदर्शित हुन्छ।

19>

अभिलेख प्रक्रिया पूरा हुने बित्तिकै, अभिलेख फोल्डर स्वचालित रूपमा तपाईंको Outlook मा देखा पर्नेछ, यदि तपाईंले विकल्प चयन गर्नुभयो भने फोल्डर सूचीमा संग्रह फोल्डर देखाउनुहोस् । यदि तपाईंले आफ्नो Outlook मा अभिलेख गरिएका इमेलहरू फेला पार्न सक्नुहुन्न भने, कृपया Outlook अभिलेख फोल्डर कसरी प्रदर्शन गर्ने हेर्नुहोस्।

Outlook 2007 लाई कसरी स्वत: अभिलेख गर्ने

Outlook 2007 मा, स्वत: अभिलेखलाई पूर्वनिर्धारित रूपमा खोलिएको छ। निम्न फोल्डरहरू:

• क्यालेन्डर , कार्य र जर्नल वस्तुहरू (६ महिना भन्दा पुरानो)
• पठाइएका वस्तुहरू र मेटाइएका वस्तुहरू फोल्डरहरू (२ महिनाभन्दा पुरानो)

अन्य फोल्डरहरूका लागि, जस्तै इनबक्स , ड्राफ्टहरू , नोटहरू र अन्य, तपाइँ यस तरिकाले स्वत: अभिलेख सुविधा खोल्न सक्नुहुन्छ:

1. आउटलुक खोल्नुहोस् र उपकरणहरू > विकल्पहरू क्लिक गर्नुहोस्। ।
2. विकल्पहरू संवाद विन्डोमा, अन्य ट्याबमा जानुहोस्, र स्वत: संग्रह… बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।

   

र त्यसपछि, तल व्याख्या गरिए अनुसार AutoArchive सेटिङहरू कन्फिगर गर्नुहोस्।

Outlook Auto Archive सेटिङहरू र विकल्पहरू

तपाईंलाई पहिले नै थाहा छ, मा Outlook 2010 र पछि, स्वत: अभिलेख सेटिङहरू फाइल मार्फत पहुँच गर्न सकिन्छ।> विकल्पहरू > उन्नत > स्वतः अभिलेख सेटिङहरू… प्रत्येक विकल्पको बारेमा विस्तृत जानकारीले तपाइँलाई तपाइँको पूर्ण नियन्त्रणमा प्रक्रिया लिन मद्दत गर्दछ।

• प्रत्येक N दिनमा AutoArchive चलाउनुहोस् । तपाईं कति पटक AutoArchive चलाउन चाहनुहुन्छ निर्दिष्ट गर्नुहोस्। कृपया ध्यान राख्नुहोस् कि एक पटकमा धेरै वस्तुहरू अभिलेख गर्दा तपाईंको कम्प्युटरको कार्यसम्पादन सुस्त हुन सक्छ। त्यसोभए यदि तपाइँ दैनिक आधारमा धेरै इमेलहरू प्राप्त गर्नुहुन्छ भने, तपाइँको आउटलुक स्वत: अभिलेख अधिक बारम्बार चलाउन कन्फिगर गर्नुहोस्। स्वत: संग्रह बन्द गर्न , यो बाकस खाली गर्नुहोस्।
• स्वत: अभिलेख चलाउनु अघि प्रम्प्ट गर्नुहोस् । यदि तपाईं स्वत: अभिलेख प्रक्रिया सुरु हुनु अघि तुरुन्तै रिमाइन्डर प्राप्त गर्न चाहनुहुन्छ भने यो बाकस जाँच गर्नुहोस्। यसले तपाईंलाई प्रोम्प्टमा होइन क्लिक गरेर स्वत: संग्रह रद्द गर्न दिन्छ।
• म्याद समाप्त वस्तुहरू मेटाउनुहोस् (ई-मेल फोल्डरहरू मात्र) । यो विकल्प चयन गर्दा तपाईंको इमेल फोल्डरहरूबाट समय समाप्त सन्देशहरू मेटिनेछ। स्पष्टताको खातिर, म्याद समाप्त भएको इमेल पुरानो सन्देश जस्तै होइन जुन यसको बुढ्यौली अवधिको अन्त्यमा पुगेको छ। नयाँ इमेल विन्डोको विकल्प ट्याब ( विकल्पहरू > ट्र्याकिङ समूह > पछी म्याद सकिने विकल्पहरू ट्याब मार्फत प्रत्येक सन्देशको लागि म्याद सकिने मिति सेट गरिएको छ। २>)।

  Microsoft भन्छ कि यो विकल्प पूर्वनिर्धारित रूपमा जाँच गरिएको छैन, तर यो मेरो केही Outlook स्थापनाहरूमा जाँच गरिएको थियो। त्यसैले यो विकल्प अनचेक गर्न निश्चित हुनुहोस् यदि तपाईं म्याद सकिएका सन्देशहरू उमेरको अन्त्यमा नपुग्दासम्म राख्न चाहनुहुन्छ भने।दिइएको फोल्डरको लागि अवधि सेट।

• पुराना वस्तुहरू संग्रह वा मेटाउनुहोस् । यदि तपाईं आफ्नो स्वत: अभिलेख सेटिङहरू कन्फिगर गर्न चाहनुहुन्छ भने यो विकल्प चयन गर्नुहोस्। यदि अनचेक गरिएको छ भने, Outlook ले पूर्वनिर्धारित स्वत: संग्रह सेटिङहरू प्रयोग गर्नेछ।
• फोल्डर सूचीमा संग्रह फोल्डर देखाउनुहोस् । यदि तपाइँ अभिलेख फोल्डर तपाइँको अन्य फोल्डरहरु संग नेभिगेसन फलक मा देखा पर्न चाहनुहुन्छ भने, यो बाकस चयन गर्नुहोस्। यदि चयन नगरिएको खण्डमा, तपाइँ अझै पनि आफ्नो Outlook संग्रह फोल्डर म्यानुअल रूपमा खोल्न सक्षम हुनुहुनेछ।
• भन्दा पुराना वस्तुहरू सफा गर्नुहोस्। बुढ्यौली अवधि निर्दिष्ट गर्नुहोस् जुन पछि तपाईंको Outlook वस्तुहरू संग्रहित हुनुपर्छ। तपाईंले दिन, हप्ता वा महिनाहरूमा अवधि कन्फिगर गर्न सक्नुहुन्छ - न्यूनतम 1 दिन अधिकतम 60 महिनासम्म।
• पुराना वस्तुहरूलाई मा सार्नुहोस्। जब यो विकल्प चयन गरिन्छ, Outlook ले पुराना इमेलहरू र अन्य वस्तुहरूलाई मेटाउनुको सट्टा स्वतः archive.pst फाइलमा सार्छ (यो रेडियो बटन चयन गर्दा स्थायी रूपमा वस्तुहरू मेटाउनुहोस् )। पूर्वनिर्धारित रूपमा, Outlook ले यी स्थानहरू मध्ये एउटामा archive.pst फाइल भण्डार गर्छ। अर्को स्थान छनौट गर्न वा अभिलेख गरिएको .pst लाई अर्को नाम दिनको लागि, ब्राउज गर्नुहोस् बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
• आइटमहरू स्थायी रूपमा मेटाउनुहोस् । यसले पुराना वस्तुहरूलाई स्थायी रूपमा मेटाउनेछ जुन तिनीहरू बुढ्यौली अवधिको अन्त्यमा पुग्छन्, कुनै अभिलेख प्रतिलिपि बनाइने छैन।
• यी सेटिङहरू सबै फोल्डरहरूमा अहिले लागू गर्नुहोस् । सबै फोल्डरहरूमा कन्फिगर गरिएको AutoArchive सेटिङहरू लागू गर्न, यसमा क्लिक गर्नुहोस्टांक। यदि तपाइँ एक वा धेरै फोल्डरहरूको लागि अन्य सेटिङहरू लागू गर्न चाहनुहुन्छ भने, यो बटन क्लिक नगर्नुहोस्। यसको सट्टा, प्रत्येक फोल्डरको लागि म्यानुअल रूपमा अभिलेख सेटिङहरू कन्फिगर गर्नुहोस्।

आउटलुक स्वत: अभिलेखद्वारा प्रयोग गरिएको पूर्वनिर्धारित उमेर अवधिहरू

सबै Outlook संस्करणहरूमा पूर्वनिर्धारित उमेरको अवधिहरू निम्नानुसार छन्:

• इनबक्स, ड्राफ्ट, क्यालेन्डर, कार्यहरू, नोटहरू, जर्नल - 6 महिना
• आउटबक्स - 3 महिना
• पठाइएका वस्तुहरू, मेटिएका वस्तुहरू - 2 महिना
• सम्पर्कहरू - स्वत: अभिलेख गरिएको छैन

मेलबक्स क्लीनअप विकल्प प्रयोग गरेर प्रत्येक फोल्डरको लागि पूर्वनिर्धारित अवधिहरू व्यक्तिगत रूपमा परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

आउटलुकले निम्न जानकारीको आधारमा कुनै विशेष वस्तुको उमेर निर्धारण गर्दछ:

• इमेलहरू - प्राप्त मिति वा मिति जब तपाईंले पछिल्लो सन्देश परिवर्तन गर्नुभयो र बचत गर्नुभयो (सम्पादन, निर्यात, प्रतिलिपि, र यस्तै अन्य)।
• क्यालेन्डर वस्तुहरू (बैठकहरू, घटनाहरू, र भेटघाटहरू) - तपाईंले अन्तिम पटक परिवर्तन गरेको र वस्तु बचत गरेको मिति। पुनरावर्ती वस्तुहरू स्वत: संग्रहित छैनन्।
• कार्य - पूरा हुने मिति वा अन्तिम परिमार्जन मिति, जुन पछि होस्। खुला कार्यहरू (कार्यहरू जसलाई पूर्ण रूपमा चिन्ह लगाइएको छैन) स्वतः अभिलेखमा राखिएको छैन।
• नोटहरू र जर्नल प्रविष्टिहरू - वस्तु सिर्जना भएको वा अन्तिम परिमार्जन भएको मिति।

यदि तपाइँ प्राप्त / सम्पन्न मिति द्वारा वस्तुहरू संग्रह गर्न चाहनुहुन्छ भने, कृपया यी दिशानिर्देशहरू प्रयोग गर्नुहोस्: प्राप्त मितिद्वारा इमेलहरू कसरी संग्रह गर्ने।

विशिष्ट फोल्डर कसरी बहिष्कार गर्नेस्वत: अभिलेखबाट वा फरक सेटिङहरू लागू गर्नुहोस्

आउटलुक स्वत: अभिलेखलाई निश्चित फोल्डरमा चल्नबाट रोक्न, वा त्यो फोल्डरको लागि फरक तालिका र विकल्पहरू सेट गर्नुहोस्, निम्न चरणहरू गर्नुहोस्।

1. फोल्डरमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्, र त्यसपछि सन्दर्भ मेनुमा गुणहरू… क्लिक गर्नुहोस्।
2. गुणहरू संवाद विन्डोमा, निम्न मध्ये एउटा गर्नुहोस्:
   • स्वत: अभिलेखबाट फोल्डरलाई बहिष्कार गर्न , यस फोल्डरमा वस्तुहरू संग्रह नगर्नुहोस् रेडियो बक्स चयन गर्नुहोस्।

     

   • मा फोल्डरलाई फरक तरिकाले संग्रह गर्नुहोस् , यी सेटिङहरू प्रयोग गरेर यो फोल्डरलाई संग्रह गर्नुहोस् चयन गर्नुहोस्, र इच्छित विकल्पहरू सेट अप गर्नुहोस्:
     • जसको उमेरपछि वस्तुहरू अभिलेखमा सार्नु पर्छ;
     • पूर्वनिर्धारित अभिलेख फोल्डर वा फरक फोल्डर प्रयोग गर्ने, वा
     • अभिलेख नगरी पुराना वस्तुहरू स्थायी रूपमा मेटाउने।

     

   • परिवर्तनहरू बचत गर्न ठीक छ मा क्लिक गर्नुहोस्।

टिप। तपाईंले मेटाइएका वस्तुहरू र जंक इ-मेल फोल्डरहरूबाट स्वचालित रूपमा पुराना इमेलहरू मेटाउन यो विधि प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। विस्तृत चरणहरू यहाँ छन्।

आउटलुकमा अभिलेख फोल्डर कसरी सिर्जना गर्ने

यदि तपाईंले फोल्डर सूचीमा अभिलेख फोल्डर देखाउनुहोस् विकल्प आउटलुक स्वत: अभिलेख सेटिङहरू कन्फिगर गर्दा, अभिलेख फोल्डर चयन गर्नुभयो। स्वचालित रूपमा नेभिगेसन फलकमा देखा पर्दछ। यदि माथिको विकल्प चयन गरिएको थिएन भने, तपाइँ यसमा Outlook अभिलेख फोल्डर प्रदर्शन गर्न सक्नुहुन्छबाटो:

1. फाइल > खोल्नुहोस् र क्लिक गर्नुहोस् निर्यात गर्नुहोस् > आउटलुक डाटा फाइल खोल्नुहोस्।

त्यसै भयो! अभिलेख फोल्डर तुरुन्तै फोल्डरहरूको सूचीमा देखा पर्नेछ:

25>

एकपटक अभिलेख फोल्डर त्यहाँ पुगेपछि, तपाईंले आफ्ना अभिलेख गरिएका वस्तुहरू फेला पार्न र खोल्न सक्नुहुन्छ। सामान्य रूपमा। Outlook अभिलेखमा खोजी गर्न, नेभिगेसन फलकमा अभिलेख फोल्डर चयन गर्नुहोस्, र तत्काल खोज बाकसमा आफ्नो खोज पाठ टाइप गर्नुहोस्।

तपाईँको फोल्डरहरूको सूचीबाट अभिलेख फोल्डर हटाउन यसमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्, र त्यसपछि अभिलेख बन्द गर्नुहोस् क्लिक गर्नुहोस्। चिन्ता नगर्नुहोस्, यसले नेभिगेसन फलकबाट अभिलेख फोल्डर मात्र हटाउनेछ, तर वास्तविक अभिलेख फाइल मेटाउने छैन। माथिका चरणहरू पूरा गरेर तपाईंले आफ्नो Outlook अभिलेख फोल्डरलाई आवश्यक पर्ने बेलामा पुनर्स्थापना गर्न सक्षम हुनुहुनेछ।

आउटलुकमा स्वत: अभिलेख कसरी बन्द गर्ने

स्वत: संग्रह सुविधा बन्द गर्न, खोल्नुहोस्। AutoArchive सेटिंग्स संवाद, र प्रत्येक N दिनमा AutoArchive चलाउनुहोस् बाकस अनचेक गर्नुहोस्।

आउटलुकमा म्यानुअल रूपमा कसरी संग्रह गर्ने (इमेल, क्यालेन्डर, कार्यहरू र अन्य फोल्डरहरू)

यदि