Оқулық Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 және басқа нұсқаларында электрондық поштаны мұрағаттау жолын түсіндіреді. Әрбір қалтаны өзінің автомұрағат параметрлері бар конфигурациялауды немесе бірдей параметрлерді барлық қалталарға қолдануды, Outlook бағдарламасында қолмен мұрағаттауды және автоматты түрде пайда болмаса, мұрағат қалтасын қалай жасау керектігін үйренесіз.

Егер пошта жәшігіңіздің өлшемі тым үлкен болса, Outlook жылдам әрі таза болуы үшін ескі электрондық пошталарды, тапсырмаларды, жазбаларды және басқа элементтерді мұрағаттауға негіз болады. Міне, Outlook мұрағатының мүмкіндігі осы жерден іске қосылады. Ол Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 және одан бұрынғы нұсқалардың барлық нұсқаларында қол жетімді. Және бұл оқулық әртүрлі нұсқалардағы электрондық пошталарды және басқа элементтерді автоматты түрде немесе қолмен мұрағаттауды үйретеді.

Outlook-та мұрағат дегеніміз не?

Outlook Archive (және AutoArchive) ескі электрондық поштаны, тапсырманы және күнтізбе элементтерін қатты дискідегі басқа жерде сақталған мұрағат қалтасына жылжытады. Техникалық тұрғыдан, мұрағаттау ескі элементтерді негізгі .pst файлынан бөлек archive.pst файлына тасымалдайды, оны қажет кез келген уақытта Outlook бағдарламасынан аша аласыз. Осылайша, ол пошта жәшігінің өлшемін азайтуға және C:\ дискісінде біраз бос орын алуға көмектеседі (мұрағат файлын басқа жерде сақтауды таңдасаңыз).

Оны конфигурациялау әдісіне байланысты, Outlook Archive мыналардың бірін орындай аладыешқандай автоматты мұрағаттауды қаламайсыз, электрондық поштаны және басқа элементтерді қалаған кезде қолмен мұрағаттай аласыз. Осылайша, қай элементтерді сақтау және қайсысын мұрағатқа жылжыту, мұрағаттық файлды сақтау және т.б. басқара аласыз.

Outlook AutoArchive-тен айырмашылығы, қолмен мұрағаттау орындалатынын есте сақтаңыз. бір реттік процесс және ескі элементтерді мұрағатқа жылжытқыңыз келген сайын төмендегі қадамдарды қайталау қажет болады.

1. Outlook 2016 бағдарламасында , Файл қойындысына өтіп, Құралдар > Ескі элементтерді тазалау түймесін басыңыз.

Outlook 2010 және Outlook 2013 нұсқаларында Файл > Тазалау құралы > Мұрағат... түймесін басыңыз.

Егер барлық электрондық пошталарды мұрағаттағыңыз келсе , күнтізбелер және тапсырмалар үшін Outlook пошта жәшігіндегі түбірлік қалтаны , яғни қалталар тізімінің жоғарғы жағындағы қалтаны таңдаңыз. Әдепкі бойынша, Outlook 2010 және одан кейінгі нұсқаларында түбірлік қалта электрондық пошта мекенжайыңыз ретінде көрсетіледі (төмендегі скриншотта көрсетілгендей өзімнің атын Светлана деп өзгерттім):

Содан кейін тағы бірнеше параметрлерді конфигурациялаңыз:

• Ескі элементтерді астында мұрағаттау жолын көрсететін күнді енгізіңіз.Мұрағатқа жылжыту үшін элемент ескі болуы керек.
• Мұрағат файлының әдепкі орнын өзгерткіңіз келсе, Шолу түймесін басыңыз.
• Автоматты мұрағаттаудан шығарылған элементтерді мұрағаттағыңыз келсе, "Автоматты мұрағаттамау" белгісі бар элементтерді қосу ұяшығын таңдаңыз.

Соңында, OK түймесін басыңыз, сонда Outlook бағдарламасы дереу мұрағатты құруды бастаңыз. Процесс аяқталған бойда Outlook бағдарламасында Мұрағат қалтасы пайда болады.

Кеңестер мен ескертпелер:

1. Бірнеше қалталарды түрлі параметрлерді пайдаланып мұрағаттау үшін мысалы. элементтерді Жіберілген элементтер қалтасында Жобалар қалтасына қарағанда ұзағырақ сақтаңыз, жоғарыдағы қадамдарды әрбір қалта үшін жеке қайталаңыз және барлық қалталарды бірдей archive.pst файлына сақтаңыз. . Бірнеше түрлі мұрағат файлдарын жасауды таңдасаңыз, әрбір файл қалталар тізіміне өзінің жеке Архивтер қалтасын қосады.
2. Outlook Archive бар қалта құрылымын<10 сақтайды>. Мысалы, тек бір қалтаны мұрағаттауды таңдасаңыз және сол қалтада негізгі қалта болса, мұрағатта бос негізгі қалта жасалады.

Outlook Archive файлдары қайда сақталады?

Өздеріңіз білетіндей, Outlook мұрағаты Outlook деректер файлының (.pst) файлының түрі болып табылады. archive.pst файлы автоматты мұрағат бірінші рет іске қосылғанда немесе электрондық хаттарды қолмен мұрағаттағанда автоматты түрде жасалады.

Мұрағат файлының орныкомпьютерде орнатылған операциялық жүйе. Мұрағат параметрлерін конфигурациялау кезінде әдепкі орынды өзгертпесеңіз, мұрағат файлын келесі орындардың бірінен табуға болады:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, және 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 және одан бұрынғы

• Vista және Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Ескерту. Қолданба деректері және AppData жасырын қалталар болып табылады. Оларды көрсету үшін Басқару тақтасы > Қалта опциялары тармағына өтіп, Көру қойындысына ауысып, Жасырын файлдарды, қалталарды немесе дискілерді көрсету опциясын таңдаңыз. Жасырын файлдар мен қалталар астында.

Мұрағат файлының орнын құрылғыңызда қалай табуға болады

Егер жоғарыдағы орындардың кез келгенінен мұрағат .pst файлын таба алмасаңыз, оны конфигурациялау кезінде басқа жерде сақтауды таңдаған болуыңыз мүмкін. Автоматты мұрағат параметрлері.

Міне, Outlook мұрағатының нақты орнын анықтаудың жылдам жолы: қалталар тізіміндегі Мұрағат қалтасын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Файл орнын ашу түймесін басыңыз. Бұл бірден қалтаны ашадымұрағатталған .pst файлыңыз сақталады.

Егер сіз бірнеше түрлі мұрағат файлдарын жасаған болсаңыз, барлық орындарды бір қарағанда мына жолмен көре аласыз:

1. Файл > Тіркелгі параметрлері > Тіркелгі параметрлері түймесін басыңыз.
2. Тіркелгі параметрлері тілқатысу терезесінде Деректер файлдары қойындысына ауысыңыз.
3. Басқа файлдармен қатар archive.pst файлының ағымдағы орнын (немесе сіз берген атауды) көресіз. мұрағат файлыңыз).
4. Белгілі бір мұрағат файлы сақталған қалтаға өту үшін қажетті файлды таңдап, Файл орнын ашу түймесін басыңыз.

Outlook мұрағаты бойынша кеңестер мен амалдар

Осы оқулықтың бірінші бөлімінде біз Outlook Archive негізгі мәліметтерін қарастырдық. Ал енді, негіздерден тыс бірнеше әдістерді үйренетін кез келді.

Outlook мұрағатының бар орнын қалай өзгертуге болады

Егер қандай да бір себептермен бұрыннан бар Outlook мұрағатының орнын ауыстыру қажет болса. , жай ғана мұрағатталған .pst файлын жаңа қалтаға жылжыту Outlook AutoArchive келесі жолы іске қосылғанда жаңа archive.pst файлының әдепкі орында жасалуына әкеледі.

Outlook мұрағатын дұрыс жылжыту үшін келесі әрекеттерді орындаңыз: келесі қадамдар.

1. Outlook бағдарламасында мұрағатты жабу

Outlook Archive қалтасын ажырату үшін қалталар тізіміндегі түбірлік мұрағат қалтасын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Мұрағатты жабу түймесін басыңыз.

Кеңес. ЕгерМұрағаттар қалтасы қалталар тізіміңізде көрсетілмейді, оның орнын Файл > Тіркелгі параметрлері > Тіркелгі параметрлері > Деректер арқылы таба аласыз. Файлдар қойындысында мұрағатталған .pst файлын таңдап, Жою түймесін басыңыз. Бұл мұрағатты Outlook бағдарламасынан ғана ажыратады, бірақ мұрағатталған .pst файлын жоймайды.

2. Мұрағат файлын қалаған жеріңізге жылжытыңыз.

Outlook бағдарламасын жауып, мұрағатталған .pst файлының орнына шолу жасаңыз және оны өзіңіз таңдаған қалтаға көшіріңіз. Outlook мұрағаты көшірілгеннен кейін түпнұсқа файлды жоюға болады. Дегенмен, қауіпсіз әдіс оның атын archive-old.pst деп өзгерту және көшірілген файлдың жұмыс істеп тұрғанына көз жеткізгенше сақтау еді.

3. Жылжытылған archive.pst файлын қайта қосыңыз

Мұрағат файлын қайта қосу үшін Outlook бағдарламасын ашыңыз, Файл > Ашу > Outlook деректер файлы... , мұрағат файлының жаңа орнына өтіңіз, файлды таңдап, оны қосу үшін OK түймесін басыңыз. Архивтер қалтасы бірден қалталар тізімінде көрсетіледі.

4. Outlook автоматты мұрағат параметрлерін өзгерту

Соңғы, бірақ ең аз емес қадам - ​​Автомұрағат параметрлерін өзгерту, осылайша Outlook бағдарламасы қазірден бастап ескі элементтерді мұрағатталған .pst файлыңыздың жаңа орнына жылжытады. Әйтпесе, Outlook бағдарламасы бастапқы орында басқа archive.pst файлын жасайды.

Ол үшін Файл > Параметрлер түймесін басыңыз.> Қосымша > Автоархивтеу параметрлері... , Ескі элементтерді орнына жылжыту радио түймесі таңдалғанына көз жеткізіңіз, Шолу түймесін басыңыз және оны Outlook мұрағат файлын жылжытқан жерге бағыттаңыз.

Жойылған элементтерді және қалаусыз электрондық пошта қалталарын автоматты түрде босату жолы

Жойылған элементтерден ескі элементтерді жою үшін және Қалаусыз электрондық пошта қалталарын автоматты түрде орнатыңыз, Outlook AutoArchive бағдарламасын бірнеше күн сайын іске қосылатын етіп орнатыңыз, содан кейін жоғарыдағы қалталар үшін келесі параметрлерді конфигурациялаңыз:

1. Жойылған Items қалтасын таңдап, Сипаттар > Автоархивтеу түймесін басыңыз.
2. Осы параметрлерді пайдаланып осы қалтаны мұрағаттау опциясын таңдап, -ден асқан элементтерді тазалау опциясының жанындағы қалаған күн саны.
3. Ескі элементтерді біржола жою опциясын таңдап, OK түймесін басыңыз.

Жоғарыдағы қадамдарды Қалаусыз электрондық пошталар қалтасы үшін қайталаңыз, сонда бәрі дайын!

Ескертпе. Ескі элементтер келесі автомұрағатты іске қосу кезінде Қалаусыз және Жойылған элементтер қалталарынан жойылады. Мысалы, Автомұрағатты әр 14 күн сайын іске қосуға теңшесеңіз, қалталар 2 апта сайын тазаланады. Қажетсіз электрондық пошталарды жиі жойғыңыз келсе, Outlook автоматты мұрағаты үшін кішірек кезеңді орнатыңыз.

Электрондық хаттарды алынған күні бойынша мұрағаттау жолы

Outlook AutoArchive әдепкі параметрлері алынған/бәсекелес немесе алынған деректер негізінде элементтің жасын анықтайды.өзгертілген күн, қайсысы кейінірек болса. Басқаша айтқанда, электрондық пошта хабарын алғаннан кейін немесе тапсырма орындалды деп белгілегеннен кейін элементке кез келген өзгертулер енгізсеңіз (мысалы, импорттау, экспорттау, өңдеу, көшіру, оқылған немесе оқылмаған деп белгілеу), өзгертілген күн өзгереді және элемент ұтты. Басқа ескіру кезеңі аяқталғанша мұрағат қалтасына жылжытпаңыз.

Егер Outlook өзгертілген күнді елемейтінін қаласаңыз, оны келесі күндер бойынша элементтерді мұрағаттау үшін конфигурациялауға болады:

• Электрондық хаттар - қабылданған күн
• Күнтізбе элементтері - кездесу, оқиға немесе кездесу жоспарланған күн
• Тапсырмалар - аяқталу күні
• Ескертпелер - күн соңғы өзгерту
• Журналдық жазбалар – жасалған күні

Ескерту. Шешім тізілімге өзгертулер енгізуді талап етеді, сондықтан біз оны өте мұқият пайдалануды ұсынамыз, себебі тізілімді қате өзгертсеңіз, елеулі мәселелер туындауы мүмкін. Қосымша сақтық шарасы ретінде тізілімді өзгертпес бұрын оның сақтық көшірмесін жасаңыз. Егер сіз корпоративтік ортада жұмыс істесеңіз, қауіпсіз жақта болу үшін әкімшіңіз мұны сіз үшін жасағаны жөн.

Бастау үшін Outlook нұсқасын тексеріңіз. Outlook 2010 қолданбасын пайдалансаңыз, Outlook 2010 үшін 2011 жылдың сәуір айындағы түзетуді орнатуды ұмытпаңыз және Outlook 2007 пайдаланушылары Outlook 2007 үшін 2010 жылғы желтоқсандағы түзетуді орнатуы керек. Outlook 2013 және Outlook 2016 қосымша жаңартуларды қажет етпейді.

Ал енді төмендегі қадамдарды орындаңыз ArchiveIgnoreLastModifiedTime тізбе мәнін жасаңыз:

1. Тізілімді ашу үшін Бастау > Орындау түймесін басып, regedit<теріңіз. 2> іздеу жолағында Жарайды түймесін басыңыз.
2. Келесі тізбе кілтін тауып таңдаңыз:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Мысалы, Outlook 2013 бағдарламасында ол:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Archive жұмыс істемейді - себептері мен шешімдері

Егер Outlook мұрағаты немесе автоархив күткендей жұмыс істемесе немесе Outlook бағдарламасында мұрағатталған электрондық поштаңызды табуда қиындықтар туындаса, келесі ақауларды жою кеңестері көмектеседі. сіз мәселенің көзін анықтайсыз.

1. Мұрағаттау және автоархивтеу опциялары Outlook бағдарламасында қолжетімді емес

Сірә, сіз Exchange серверінің пошта жәшігін пайдаланып жатырсыз немесе ұйымыңызда Outlook AutoArchive мүмкіндігін жоққа шығаратын поштаны сақтау саясаты бар, мысалы: оны сіз өшіргенәкімші топтық саясат ретінде. Олай болса, мәліметтерді жүйе әкімшісімен тексеріңіз.

2. Автомұрағат конфигурацияланған, бірақ іске қосылмайды

Егер кенеттен Outlook автоматты мұрағаты жұмысын тоқтатса, Автоархивтеу параметрлерін ашыңыз және Автоархивті N күн сайын іске қосу құсбелгісінің қойылғанына көз жеткізіңіз. .

3. Белгілі бір элемент ешқашан мұрағатталмайды

Белгілі бір элементті автоматты мұрағаттан шығарудың екі жиі себебі бар:

• Элементтің өзгертілген күні жаңарақ. мұрағаттау үшін белгіленген күн. Шешімді алу үшін элементтерді алынған немесе аяқталған күні бойынша мұрағаттау әдісі бөлімін қараңыз.
• Белгілі бір элемент үшін Бұл элементті автомұрағаттамаңыз сипаты таңдалған. Мұны тексеру үшін элементті жаңа терезеде ашыңыз, Файл > Сипаттар түймесін басып, осы құсбелгіден құсбелгіні алып тастаңыз:

Сонымен қатар бұл опция таңдалған элементтерге шолу алу үшін Outlook көрінісіне Автоматты мұрағаттауға болмайды өрісін қосуға болады.

4. Outlook бағдарламасында мұрағат қалтасы жоқ

Егер Мұрағаттар қалтасы қалталар тізімінде көрсетілмесе, Автоархивтеу параметрлерін ашыңыз және Қалталар тізімінде мұрағат қалтасын көрсету опциясының таңдалғанын тексеріңіз. Мұрағат қалтасы әлі де көрсетілмесе, мұнда түсіндірілгендей Outlook деректер файлын қолмен ашыңыз.

5. Зақымдалған немесе бүлінген archive.pst файлы

Архив.pstфайл зақымдалған болса, Outlook бағдарламасы оған жаңа элементтерді жылжыта алмайды. Бұл жағдайда Outlook бағдарламасын жауып, мұрағатталған .pst файлын жөндеу үшін Кіріс қалтасын жөндеу құралын (scanpst.exe) пайдаланыңыз. Егер ол жұмыс істемесе, жалғыз шешім жаңа архив құру болып табылады.

6. Outlook пошта жәшігі немесе мұрағат файлы максималды өлшемге жетті

Толық archive.pst немесе негізгі .pst файлы да Outlook Archive бағдарламасының жұмысына кедергі келтіруі мүмкін.

Егер archive.pst файл шегіне жетті, оны ескі элементтерді жою арқылы тазалаңыз немесе жаңа мұрағат файлын жасаңыз.

Егер негізгі .pst файлы шегіне жеткен болса, кейбір ескі элементтерді қолмен жойып көріңіз, немесе Жойылған элементтер қалтасын босатыңыз немесе кейбір элементтерді мұрағатыңызға қолмен жылжытыңыз немесе әкімшіңізден пошта жәшігіңіздің өлшемін уақытша үлкейтуін сұраңыз, содан кейін Автомұрағаттауды немесе ескі элементтерді қолмен мұрағаттауды іске қосыңыз.

.pst файлдары үшін әдепкі шектеу Outlook 2007 жүйесінде 20 ГБ, ал кейінгі нұсқаларында 50 ГБ.

Бұл оқулық Outlook бағдарламасында электрондық хаттарды мұрағаттау жолын аздап түсіндіреді деп үміттенемін. Қалай болғанда да, оқығаныңыз үшін алғыс айтамын және сізді келесі аптада біздің блогта көреміз деп үміттенемін!

• Электрондық хаттарды және басқа элементтерді ағымдағы қалталарынан мұрағат қалтасына жылжыту.
• Ескі электрондық пошталарды және басқаларды біржола жою Белгіленген қартаю кезеңінен өткеннен кейін элементтер.

Outlook мұрағаты туралы білуіңіз керек 5 факт

Шатасып кетпеу үшін және "Неге менің Outlook бағдарламасы жұмыс істемейді" сияқты сұрақтарды болдырмау үшін Автоматты мұрағат жұмысы ма?» және "Outlook-та мұрағатталған электрондық пошталарым қайда?" төмендегі қарапайым фактілерді есте сақтаңыз.

1. Тіркелгі түрлерінің көпшілігі үшін Microsoft Outlook бағдарламасы барлық электрондық пошталарды, контактілерді, кездесулерді, тапсырмаларды және жазбаларды Outlook деректер файлы деп аталатын .pst файлында сақтайды. PST – мұрағаттауға болатын жалғыз файл түрі. Ескі элемент негізгі .pst файлынан archive.pst файлына жылжытылғаннан кейін ол Outlook Archive қалтасында көрсетіледі және бастапқы қалтада енді қолжетімді емес.
2. Мұрағаттау экспорттау сияқты емес. Экспорттау бастапқы элементтерді экспорттау файлына көшіреді, бірақ оларды ағымдағы қалтадан немесе негізгі .pst файлынан жоймайды.
3. Мұрағат файлы Outlook сақтық көшірмесімен бірдей емес. Мұрағатталған элементтердің сақтық көшірмесін жасағыңыз келсе, archive.pst файлының көшірмесін жасап, оны қауіпсіз жерде сақтауыңыз керек, мысалы. Dropbox немесе One Drive.
4. Контактілер ешқашан Outlook нұсқасында автоматты түрде мұрағатталмайды. Дегенмен, Контактілер қалтасын мұрағаттауға боладықолмен.
5. Егер сізде онлайн мұрағат пошта жәшігі бар Outlook Exchange тіркелгісі болса, Outlook бағдарламасында мұрағаттау өшірілген.

Кеңес. Outlook элементтерін мұрағаттамас бұрын, қайталанатын контактілерді біріктіру мағынасы бар.

Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды автоматты түрде мұрағаттау жолы

Outlook Auto Archive мүмкіндігін ескіні жылжыту үшін конфигурациялауға болады. электрондық поштаны және басқа элементтерді белгілі бір мұрағат қалтасына жүйелі түрде автоматты түрде жіберу немесе ескі элементтерді мұрағаттаусыз жою. Әртүрлі Outlook нұсқалары үшін егжей-тегжейлі қадамдар төменде орындалады.

Outlook 365 - 2010 нұсқасын автоматты түрде мұрағаттау жолы

Outlook 2010 нұсқасынан бастап Автоматты мұрағат әдепкі бойынша қосылмаған, бірақ Microsoft Outlook бағдарламасы сізге мерзімді түрде мыналарды еске салады: орындаңыз:

Мұрағаттауды дереу бастау үшін Иә түймесін басыңыз. Мұрағат опцияларын қарап шығу және мүмкін өзгерту үшін Автоархивтеу параметрлері... түймесін басыңыз.

Немесе, сұрауды жабу үшін Жоқ түймесін басып, автоматты мұрағаттауды кейінірек мына жерден конфигурациялауға болады. келесі қадамдарды орындау арқылы сізге ең қолайлы уақытты таңдаңыз.

1. Outlook бағдарламасын ашыңыз, содан кейін Файл > Параметрлер > Кеңейтілген<2 түймесін басыңыз> > Автоархивтеу параметрлері...

   

2. Автоархивтеу диалогтық терезесі ашылады және сіз бәрі сұр түсті екенін байқайсыз... бірақ <параметрін тексермейінше ғана. 9>Автоархивтеуді N күн сайын іске қосу Бұл құсбелгі қойылғаннан кейін, басқа опцияларды өз қалауыңыз бойынша конфигурациялауға болады және Жарайды түймесін басыңыз.

Төмендегі скриншот әдепкі параметрлерді көрсетеді және әрбір опция туралы толық ақпаратты осы жерден табуға болады.

Мұрағаттау орындалып жатқанда, күй туралы ақпарат күй жолағында көрсетіледі.

Мұрағаттау процесі аяқталған бойда Архивтер қалтасы Outlook жүйесінде автоматты түрде пайда болады, егер Қалталар тізімінде мұрағат қалтасын көрсету опциясын таңдасаңыз. Егер Outlook бағдарламасында мұрағатталған электрондық пошталарды таба алмасаңыз, Outlook мұрағат қалтасын көрсету бөлімін қараңыз.

Outlook 2007 автоматты мұрағаттау жолы

Outlook 2007 бағдарламасында автоматты мұрағаттау әдепкі бойынша қосылған. келесі қалталар:

• Күнтізбе , тапсырма және журнал (6 айдан асқан)
• Жіберілген элементтер және Жойылған элементтер қалталары (2 айдан асқан)

Басқа қалталар үшін, мысалы, Кіріс жәшігі , Жобалар , Notes және т.б., Автомұрағат мүмкіндігін мына жолмен қосуға болады:

1. Outlook-ты ашып, Құралдар > Параметрлер түймесін басыңыз. .
2. Параметрлер тілқатысу терезесінде Басқа қойындысына өтіп, Автоархивтеу... түймесін басыңыз.

   

Содан кейін төменде түсіндірілгендей Автоархивтеу параметрлерін конфигурациялаңыз.

Outlook Auto Archive параметрлері мен опциялары

Сіз бұрыннан білетіндей, Outlook 2010 және одан кейінгі нұсқаларында Автоматты мұрағат параметрлеріне Файл арқылы кіруге болады> Параметрлер > Қосымша > Автоархивтеу параметрлері... Әрбір опция туралы толық ақпарат процесті толық бақылауыңызға алуға көмектеседі.

• Автоархивті N күн сайын іске қосыңыз . Автоархивтің қаншалықты жиі іске қосылатынын көрсетіңіз. Көптеген элементтерді бір уақытта мұрағаттау компьютердің жұмысын баяулатуы мүмкін екенін есте сақтаңыз. Сондықтан күнделікті көптеген электрондық хаттарды алсаңыз, Outlook автоматты мұрағатыңызды жиі іске қосу үшін теңшеңіз. автоматты мұрағаттауды өшіру үшін осы ұяшықты алып тастаңыз.
• Автоархивтеу іске қосылмас бұрын сұрау . Автоматты мұрағаттау процесі басталар алдында бірден еске салғышты алғыңыз келсе, осы құсбелгіні қойыңыз. Бұл сұраудағы Жоқ түймесін басу арқылы автоматты мұрағаттаудан бас тартуға мүмкіндік береді.
• Мерзімі өткен элементтерді жою (тек электрондық пошта қалталарында) . Бұл опцияны таңдау электрондық пошта қалталарынан мерзімі өткен хабарларды жояды. Түсінікті болу үшін мерзімі өткен электрондық пошта өзінің ескіру кезеңінің соңына жеткен ескі хабармен бірдей емес. Жаңа электрондық пошта терезесінің Параметрлер қойындысы ( Параметрлер > Бақылау тобы > Кейін аяқталады< Параметрлер қойындысы арқылы әрбір хабар үшін жарамдылық мерзімі жеке орнатылады. 2>).

  Microsoft бұл опцияның әдепкі бойынша тексерілмейтінін, бірақ ол менің кейбір Outlook орнатуларымда тексерілгенін айтады. Сондықтан мерзімі өтіп кеткен хабарларды ескірудің соңына жеткенше сақтағыңыз келсе, бұл опциядан құсбелгіні алып тастаңыз.берілген қалта үшін белгіленген кезең.

• Ескі элементтерді мұрағаттау немесе жою . Автоматты мұрағаттау параметрлерін конфигурациялағыңыз келсе, осы опцияны таңдаңыз. Белгі алынбаса, Outlook бағдарламасы әдепкі автомұрағат параметрлерін пайдаланады.
• Қалталар тізімінде мұрағат қалтасын көрсету . Мұрағат қалтасының басқа қалталармен бірге шарлау аумағында пайда болуын қаласаңыз, осы жолақты таңдаңыз. Таңдау алынып тасталса, Outlook мұрағат қалтасын қолмен аша аласыз.
• асқан элементтерді тазалаңыз. Outlook элементтері мұрағатталатын ескіру кезеңін көрсетіңіз. Мерзімді күндер, апталар немесе айлар бойынша конфигурациялауға болады – кемінде 1 күннен максимум 60 айға дейін.
• Ескі элементтерді қалтасына жылжытыңыз. Бұл опция таңдалғанда, Outlook бағдарламасы ескі электрондық пошталарды және басқа элементтерді жоюдың орнына автоматты түрде archive.pst файлына жылжытады (бұл радио түймені таңдау Элементтерді біржола жою таңдауын жояды). Әдепкі бойынша, Outlook archive.pst файлын осы орындардың бірінде сақтайды. Басқа орынды таңдау немесе мұрағатталған .pst файлына басқа атау беру үшін Шолу түймесін басыңыз.
• Элементтерді біржола жою . Бұл ескі элементтерді ескіру кезеңінің соңына жеткенде біржола жояды, мұрағаттық көшірме жасалмайды.
• Бұл параметрлерді қазір барлық қалталарға қолданыңыз . Конфигурацияланған автомұрағат параметрлерін барлық қалталарға қолдану үшін осыны басыңызтүймесі. Бір немесе бірнеше қалта үшін басқа параметрлерді қолданғыңыз келсе, бұл түймені баспаңыз. Оның орнына, әр қалта үшін мұрағаттау параметрлерін қолмен конфигурациялаңыз.

Outlook автоматты мұрағаты пайдаланатын әдепкі қартаю кезеңдері

Барлық Outlook нұсқаларындағы әдепкі ескіру кезеңдері төмендегідей:

• Кіріс жәшігі, жобалар, күнтізбе, тапсырмалар, ескертпелер, журнал - 6 ай
• Шығыс жәшігі - 3 ай
• Жіберілген элементтер, жойылған элементтер - 2 ай
• Байланыстар - автоматты түрде мұрағатталмайды

Әдепкі кезеңдерді Пошта жәшігін тазалау опциясы арқылы әр қалта үшін жеке өзгертуге болады.

Outlook келесі ақпарат негізінде белгілі бір элементтің жасын анықтайды:

• Электрондық пошталар - алынған күн немесе хабарды соңғы өзгерткен және сақтаған күн (өңделген, экспортталған, көшірілген және т.б.).
• Күнтізбе элементтері (жиналыстар, оқиғалар және кездесулер) - элементті соңғы рет өзгерткен және сақтаған күн. Қайталанатын элементтер автоматты түрде мұрағатталмайды.
• Тапсырмалар - аяқталу күні немесе соңғы өзгерту күні, қайсысы кейінірек болса. Ашық тапсырмалар (аяқталды деп белгіленбеген тапсырмалар) автоматты түрде мұрағатталмайды.
• Ескертпелер және журнал жазбалары - элемент жасалған немесе соңғы рет өзгертілген күн.

Егер алынған/аяқталған күні бойынша элементтерді мұрағаттағыңыз келсе, мына нұсқауларды пайдаланыңыз: Электрондық хаттарды алынған күні бойынша мұрағаттау жолы.

Нақты қалтаны шығару әдісіАвтомұрағаттан немесе әртүрлі параметрлерді қолданыңыз

Outlook автоматты мұрағатының белгілі бір қалтада іске қосылуын болдырмау немесе сол қалта үшін басқа кесте мен опцияларды орнату үшін келесі қадамдарды орындаңыз.

1. Қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірде Сипаттар... түймесін басыңыз.
2. Сипаттар тілқатысу терезесінде келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:
   • Қалтаны автоматты мұрағаттаудан шығару үшін Осы қалтадағы элементтерді мұрағаттамаңыз радио жолағын таңдаңыз.

     

   • Кімге қалтаны басқаша мұрағаттау , Осы параметрлерді пайдаланып осы қалтаны мұрағаттау пәрменін таңдап, қажетті опцияларды орнатыңыз:
     • элементтер мұрағатқа тасымалдануы тиіс ескіру кезеңі;
     • әдепкі мұрағат қалтасын немесе басқа қалтаны пайдалану немесе
     • ескі элементтерді мұрағаттамай біржола жою.

     

   • Өзгерістерді сақтау үшін OK түймесін басыңыз.

Кеңес. Бұл әдісті Жойылған элементтер және Қалаусыз электрондық пошта қалталарынан ескі электрондық пошталарды автоматты түрде жою үшін пайдалануға болады. Егжей-тегжейлі қадамдар осында.

Outlook-та мұрағат қалтасын құру жолы

Outlook автоматты мұрағат параметрлерін конфигурациялау кезінде Қалталар тізімінде мұрағат қалтасын көрсету опциясын таңдасаңыз, Архивтер қалтасы шарлау тақтасында автоматты түрде пайда болуы керек. Жоғарыдағы опция таңдалмаса, Outlook Archive қалтасын осында көрсетуге боладыжолы:

1. Файл > Ашу & Экспорттау > Outlook деректер файлын ашыңыз.

Болды! Архив қалтасы бірден қалталар тізімінде көрсетіледі:

Мұрағат қалтасы сонда болғаннан кейін мұрағатталған элементтерді табуға және ашуға болады. әдеттегiдей. Outlook мұрағатында іздеу үшін Шарлау аумағындағы Мұрағат қалтасын таңдап, Лездік іздеу өрісіне іздеу мәтінін теріңіз.

Мұрағат қалтасын қалталар тізімінен жою үшін оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Мұрағатты жабу түймесін басыңыз. Уайымдамаңыз, бұл шарлау аумағынан Архивтер қалтасын ғана жояды, бірақ нақты мұрағат файлын жоймайды. Жоғарыда көрсетілген қадамдарды орындау арқылы Outlook Archive қалтасын кез келген уақытта қалпына келтіруге болады.

Outlook бағдарламасында автоматты мұрағаттауды қалай өшіруге болады

Автоархивтеу мүмкіндігін өшіру үшін AutoArchive Settings диалогтық терезесін ашыңыз және Автоархивті N күн сайын іске қосу құсбелгісін алып тастаңыз.

Outlook бағдарламасында қолмен мұрағаттау жолы (электрондық пошта, күнтізбе, тапсырмалар және басқа қалталар)

Егер