У падручніку тлумачыцца, як архіваваць электронныя лісты ў Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 і іншых версіях. Вы даведаецеся, як наладзіць кожную папку з уласнымі наладамі аўтаматычнага архівавання або прымяніць аднолькавыя налады да ўсіх папак, як архіваваць у Outlook уручную і як стварыць архіўную папку, калі яна не з'яўляецца аўтаматычна.

Калі ваша паштовая скрыня занадта павялічылася ў памерах, ёсць сэнс заархіваваць старыя электронныя лісты, заданні, нататкі і іншыя элементы, каб ваш Outlook быў хуткім і чыстым. Вось дзе ўваходзіць функцыя архіва Outlook. Яна даступная ва ўсіх версіях Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 і больш ранніх версіях. І гэты падручнік навучыць вас аўтаматычна або ўручную архіваваць электронныя лісты і іншыя элементы ў розных версіях.

Што такое архіў у Outlook?

Архіў (і аўтаархіваванне) Outlook перамяшчае старую электронную пошту, задачы і элементы календара ў тэчку архіва, якая захоўваецца ў іншым месцы на цвёрдым дыску. Тэхнічна архіваванне пераносіць старыя элементы з асноўнага файла .pst у асобны файл archive.pst, які вы можаце адкрыць з Outlook у любы час. Такім чынам, гэта дапаможа вам паменшыць памер вашай паштовай скрыні і атрымаць вольную прастору на вашым дыску C:\ (калі вы вырашыце захаваць архіўны файл у іншым месцы).

У залежнасці ад таго, як вы яго наладжваеце, Архіў Outlook можа выканаць адзін звам не патрэбна аўтаматычнае архіваванне, вы можаце архіваваць электронныя лісты і іншыя элементы ўручную, калі заўгодна. Такім чынам, вы можаце мець большы кантроль над тым, якія элементы захоўваць, а якія перамяшчаць у архіў, дзе захоўваць архіўны файл і гэтак далей.

Калі ласка, майце на ўвазе, што ў адрозненне ад аўтаархівавання Outlook, ручное архіваванне - гэта аднаразовы працэс , і вам трэба будзе паўтараць наступныя дзеянні кожны раз, калі вы хочаце перамясціць старыя элементы ў архіў.

1. У Outlook 2016 , перайдзіце на ўкладку Файл і націсніце Інструменты > Ачысціць старыя элементы .

У Outlook 2010 і Outlook 2013 націсніце Файл > Сродак ачысткі > Архіў…

Калі вы хочаце заархіваваць усе электронныя лісты , календары і задачы , выберыце каранёвую папку ў паштовай скрыні Outlook, г.зн. тую, што знаходзіцца ўверсе спісу папак. Па змаўчанні ў Outlook 2010 і пазнейшых версіях каранёвая папка адлюстроўваецца як ваш адрас электроннай пошты (я перайменаваў свой у Святлана як паказана на скрыншоце ніжэй):

А затым наладзьце яшчэ некалькі налад:

• У раздзеле Архіваваць элементы, старэйшыя за , увядзіце дату, указваючы, якэлемент павінен быць старым, перш чым яго можна будзе перамясціць у архіў.
• Націсніце кнопку Агляд , калі вы хочаце змяніць месцазнаходжанне архіўнага файла па змаўчанні.
• Калі вы жадаеце заархіваваць элементы, выключаныя з аўтаматычнага архівавання, выберыце поле Уключаць элементы з пазначаным пунктам «Не аўтаматычна архіваваць» .

Нарэшце, націсніце OK, і Outlook будзе неадкладна пачаць стварэнне архіва. Як толькі працэс будзе завершаны, папка "Архіў" з'явіцца ў вашым Outlook.

Парады і заўвагі:

1. Каб заархіваваць некалькі папак з дапамогай розных налад, напрыклад, захоўвайце элементы ў вашай тэчцы Адпраўленыя даўжэй, чым у Чарнавікі , паўтарыце апісаныя вышэй крокі для кожнай папкі асобна і захавайце ўсе папкі ў адным файле archive.pst . Калі вы вырашыце стварыць некалькі розных архіўных файлаў, кожны файл дадасць уласную папку Архівы ў ваш спіс папак.
2. Архіў Outlook падтрымлівае існуючую структуру папак . Напрыклад, калі вы вырашылі заархіваваць толькі адну папку, і ў гэтай папкі ёсць бацькоўская папка, у архіве будзе створана пустая бацькоўская папка.

Дзе захоўваюцца файлы архіва Outlook?

Як вы ўжо ведаеце, архіў Outlook - гэта тып файла даных Outlook (.pst). Файл archive.pst ствараецца аўтаматычна пры першым запуску аўтаматычнага архівавання або калі вы архівуеце электронную пошту ўручную.

Размяшчэнне файла архіва залежыць адаперацыйная сістэма, усталяваная на вашым кампутары. Калі вы не змянілі месцазнаходжанне па змаўчанні пры канфігурацыі параметраў архіва, вы можаце знайсці файл архіва ў адным з наступных месцаў:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, і 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 і больш раннія версіі

• Vista і Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Заўвага. Application Data і AppData з'яўляюцца схаванымі папкамі. Каб паказаць іх, перайдзіце ў Панэль кіравання > Параметры тэчак , пераключыцеся на ўкладку Прагляд і абярыце Паказваць схаваныя файлы, тэчкі або дыскі у Схаваныя файлы і папкі .

Як знайсці месцазнаходжанне архіўнага файла на вашай машыне

Калі вы не можаце знайсці архіўны файл .pst ні ў адным з вышэйпералічаных месцаў, вялікая верагоднасць таго, што вы вырашылі захаваць яго ў іншым месцы пры наладжванні налады аўтаматычнага архівавання.

Вось хуткі спосаб вызначыць дакладнае месцазнаходжанне вашага архіва Outlook: пстрыкніце правай кнопкай мышы тэчку Архіў у спісе тэчак, а затым націсніце Адкрыць месцазнаходжанне файла . Гэта неадкладна адкрые папку, дзеваш заархіваваны файл .pst захоўваецца.

Калі вы стварылі некалькі розных архіўных файлаў, вы можаце праглядзець усе месцы такім чынам:

1. Націсніце Файл > Настройкі ўліковага запісу > Настройкі ўліковага запісу .
2. У Настройкі ўліковага запісу пераключыцеся на ўкладку Файлы даных .
3. Сярод іншых файлаў вы ўбачыце бягучае месцазнаходжанне файла archive.pst (або любое імя, якое вы далі ваш архіўны файл).
4. Каб перайсці да папкі, у якой захоўваецца пэўны архіўны файл, абярыце патрэбны файл і націсніце Адкрыць месцазнаходжанне файла .

Парады і рэкамендацыі па архіве Outlook

У першай частцы гэтага падручніка мы разгледзелі асновы архіва Outlook. А зараз прыйшоў час вывучыць некалькі метадаў, якія выходзяць за рамкі асноў.

Як змяніць існуючае месцазнаходжанне вашага архіва Outlook

Калі па нейкай прычыне вам трэба перамясціць існуючы архіў Outlook , простае перамяшчэнне заархіваванага файла .pst у новую тэчку прывядзе да стварэння новага файла archive.pst у месцы па змаўчанні пры наступным запуску аўтаархівавання Outlook.

Каб правільна перамясціць архіў Outlook, выканайце наступныя крокі.

1. Закрыць архіў у Outlook

Каб адключыць тэчку архіва Outlook, пстрыкніце правай кнопкай мышы на каранёвай тэчцы архіва ў спісе тэчак і націсніце Закрыць архіў .

Парада. КаліПапка Archives не адлюстроўваецца ў вашым спісе тэчак, вы можаце знайсці яе месца праз Файл > Настройкі ўліковага запісу > Настройкі ўліковага запісу > Даныя На ўкладцы Files выберыце заархіваваны файл .pst і націсніце кнопку Remove . Гэта толькі адключыць архіў ад вашага Outlook, але не выдаліць заархіваваны файл .pst.

2. Перамясціце архіўны файл у патрэбнае месца.

Зачыніце Outlook, знайдзіце месцазнаходжанне архіваванага файла .pst і скапіруйце яго ў абраную тэчку. Пасля таго, як ваш архіў Outlook будзе скапіраваны, вы можаце выдаліць зыходны файл. Аднак больш бяспечным спосабам было б перайменаваць яго ў archive-old.pst і захоўваць, пакуль вы не пераканаецеся, што скапіраваны файл працуе.

3. Паўторна падключыце перамешчаны файл archive.pst

Каб паўторна падключыць файл архіва, адкрыйце Outlook, націсніце Файл > Адкрыць > Файл дадзеных Outlook… , перайдзіце да новага месцазнаходжаньня архіўнага файла, абярыце файл і націсніце OK, каб падключыць яго. Папка Архівы неадкладна з'явіцца ў спісе папак.

4. Змяніце налады аўтаархівавання Outlook

Апошнім, але не менш важным крокам з'яўляецца змяненне параметраў аўтаархівавання, каб з гэтага моманту Outlook перамяшчаў старыя элементы ў новае месцазнаходжанне вашага заархіваванага файла .pst. У адваротным выпадку Outlook створыць іншы файл archive.pst у зыходным месцы.

Для гэтага націсніце Файл > Параметры > Дадаткова > Настройкі аўтаархівавання… , пераканайцеся, што выбраны перамыкач Перамясціць старыя элементы ў , націсніце кнопку Агляд і накіруйце яго туды, куды вы перамясцілі свой архіўны файл Outlook.

Як аўтаматычна ачышчаць папкі "Выдаленыя элементы" і "Непажаданая пошта"

Каб выдаліць старыя элементы з Выдаленых элементаў і Непажаданая электронная пошта аўтаматычна, усталюйце Outlook AutoArchive для запуску кожныя некалькі дзён, а затым наладзьце наступныя параметры для вышэйпаказаных папак:

1. Пстрыкніце правай кнопкай мышы Выдалена Папка Items і пстрыкніце Properties > AutoArchive .
2. Абярыце опцыю Архіваваць гэту тэчку з дапамогай гэтых налад і абярыце патрэбная колькасць дзён побач з Выдаліць элементы, старэйшыя за .
3. Абярыце Назаўсёды выдаліць старыя элементы і націсніце OK.

Паўтарыце апісаныя вышэй крокі для папкі Непажаданая электронная пошта , і ўсё гатова!

Заўвага. Больш старыя элементы будуць выдалены з тэчак Смецце і Выдаленыя элементы пры наступным запуску аўтаархівацыі. Напрыклад, калі вы наладзілі аўтаархівацыю на запуск кожныя 14 дзён, папкі будуць ачышчацца кожныя 2 тыдні. Калі вы хочаце часцей выдаляць непажаданыя лісты, усталюйце меншы перыяд для аўтаматычнага архіва Outlook.

Як заархіваваць электронныя лісты па даце атрымання

Налады па змаўчанні аўтаархівавання Outlook вызначаюць узрост элемента на аснове атрыманых/канкурэнтных абодата змены, у залежнасці ад таго, што наступіць пазней. Іншымі словамі, калі пасля атрымання паведамлення электроннай пошты або пазначэння задачы выкананай вы ўносіце якія-небудзь змены ў элемент (напрыклад, імпартуеце, экспартуеце, рэдагуеце, капіруеце, пазначаеце як прачытанае або непрачытанае), дата змены змяняецца, і элемент выйграе Не варта перамяшчаць у архіўную тэчку, пакуль не скончыцца іншы перыяд захавання.

Калі вы хочаце, каб Outlook ігнараваў дату змены, вы можаце наладзіць яго для архівавання элементаў да наступных дат:

• Электронныя лісты - дата атрымання
• Элементы календара - дата, на якую запланавана сустрэча, мерапрыемства або сустрэча
• Задачы - дата выканання
• Нататкі - дата апошняе змяненне
• Запісы ў журнале - дата стварэння

Заўвага. Рашэнне патрабуе ўнясення змяненняў у рэестр, таму мы рэкамендуем выкарыстоўваць яго вельмі асцярожна, таму што пры няправільным змяненні рэестра могуць узнікнуць сур'ёзныя праблемы. У якасці дадатковай меры засцярогі не забудзьцеся стварыць рэзервовую копію рэестра, перш чым уносіць у яго змены. Калі вы працуеце ў карпаратыўным асяроддзі, вам лепш, каб ваш адміністратар зрабіў гэта за вас, каб быць у бяспецы.

Для пачатку праверце сваю версію Outlook. Калі вы выкарыстоўваеце Outlook 2010 , не забудзьцеся ўсталяваць выпраўленне ад красавіка 2011 г. для Outlook 2010, а карыстальнікам Outlook 2007 неабходна ўсталяваць выпраўленне ад снежня 2010 г. для Outlook 2007. Outlook 2013 і Outlook 2016 не патрабуюць ніякіх дадатковых абнаўленняў.

А зараз выканайце наступныя дзеянні, кабстварыце значэнне рэестра ArchiveIgnoreLastModifiedTime :

1. Каб адкрыць рэестр, націсніце Пуск > Выканаць , увядзіце regedit у полі пошуку і націсніце ОК .
2. Знайдзіце і выберыце наступны ключ рэестра:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Напрыклад, у Outlook 2013 гэта:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Архіў Outlook не працуе - прычыны і рашэнні

Калі архіў або аўтаархіваванне Outlook не працуюць належным чынам або ў вас узніклі праблемы з пошукам вашых заархіваваных лістоў у Outlook, наступныя парады па ліквідацыі непаладак могуць дапамагчы вы вызначаеце крыніцу праблемы.

1. Параметры архівавання і аўтаархівавання недаступныя ў Outlook

Хутчэй за ўсё, вы выкарыстоўваеце паштовую скрыню сервера Exchange або ў вашай арганізацыі дзейнічае палітыка захавання пошты, якая адмяняе аўтаархіваванне Outlook, напрыклад. ён быў адключаны ваміадміністратар як групавая палітыка. Калі гэта так, удакладніце дэталі ў сістэмнага адміністратара.

2. Аўтаархіваванне наладжана, але не запускаецца

Калі аўтаархіваванне Outlook раптам перастала працаваць, адкрыйце налады аўтаархівавання і пераканайцеся, што сцяжок Запускаць аўтаархіваванне кожныя N дзён усталяваны .

3. Канкрэтны элемент ніколі не архівуецца

Ёсць дзве частыя прычыны для выключэння пэўнага элемента з аўтаматычнага архівавання:

• Дата змены элемента навейшая за дата, прызначаная для архівавання. Каб атрымаць рашэнне, глядзіце, як архіваваць элементы па даце атрымання або завяршэння.
• Уласцівасць Не аўтаматычна архіваваць гэты элемент выбрана для дадзенага элемента. Каб праверыць гэта, адкрыйце элемент у новым акне, націсніце Файл > Уласцівасці і зніміце галачку з гэтага поля:

Вы таксама можаце дадаць поле Не аўтаархіваваць у свой выгляд Outlook, каб атрымаць агляд элементаў, для якіх абраны гэты параметр.

4. Архіўная папка адсутнічае ў Outlook

Калі папка Архіў не адлюстроўваецца ў спісе папак, адкрыйце налады аўтаархівавання і пераканайцеся, што выбрана опцыя Паказваць архіўную папку ў спісе папак . Калі папка Архіў па-ранейшаму не адлюстроўваецца, адкрыйце файл дадзеных Outlook уручную, як тлумачыцца тут.

5. Пашкоджаны або пашкоджаны файл archive.pst

Калі archive.pstфайл пашкоджаны, Outlook не можа перамясціць у яго новыя элементы. У гэтым выпадку зачыніце Outlook і выкарыстоўвайце інструмент аднаўлення паштовай скрыні (scanpst.exe), каб аднавіць заархіваваны файл .pst. Калі гэта не працуе, адзінае рашэнне - стварыць новы архіў.

6. Паштовая скрыня Outlook або файл архіва дасягнулі максімальнага памеру

Поўны файл archive.pst або асноўны файл .pst таксама можа перашкодзіць працы архіва Outlook.

Калі archive.pst файл дасягнуў свайго ліміту, ачысціце яго, выдаліўшы старыя элементы, або стварыце новы архіўны файл.

Калі файл main .pst дасягнуў свайго ліміту, паспрабуйце выдаліць некаторыя старыя элементы ўручную, або ачысціце папку Выдаленыя элементы , або перамясціце некаторыя элементы ў свой архіў уручную, або папрасіце вашага адміністратара часова павялічыць памер вашай паштовай скрыні, а затым запусціць аўтаархівацыю або заархіваваць старыя элементы ўручную.

Абмежаванне па змаўчанні для файлаў .pst складае 20 ГБ у Outlook 2007 і 50 ГБ у пазнейшых версіях.

Я спадзяюся, што гэты падручнік праліў святло на тое, як архіваваць электронныя лісты ў Outlook. У любым выпадку, я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

• Перамясціць электронныя лісты і іншыя элементы з іх бягучых папак у архіўную тэчку.
• Назаўсёды выдаліць старыя электронныя лісты і інш. элементаў, як толькі яны прайшлі ўказаны перыяд вытрымкі.

5 фактаў, якія вы павінны ведаць пра архіў Outlook

Каб пазбегнуць блытаніны і пытанняў накшталт "Чаму мой Outlook не працуе Праца аўтаматычнага архіва?» і "Дзе мае заархіваваныя электронныя лісты ў Outlook?" запомніце наступныя простыя факты.

1. Для большасці тыпаў уліковых запісаў Microsoft Outlook захоўвае ўсе электронныя лісты, кантакты, сустрэчы, задачы і нататкі ў файле .pst, які называецца Файл дадзеных Outlook. PST - адзіны тып файла, які можна заархіваваць. Як толькі стары элемент перамяшчаецца з асноўнага файла .pst у файл archive.pst , ён адлюстроўваецца ў папцы Outlook Archive і больш не даступны ў зыходнай папцы.
2. Архіваванне - гэта не тое самае, што экспарт . Пры экспарце зыходныя элементы капіююцца ў файл экспарту, але не выдаляюцца ні з бягучай папкі, ні з асноўнага файла .pst.
3. Архіўны файл - гэта не тое ж самае, што рэзервовая копія Outlook. Калі вы хочаце стварыць рэзервовую копію архіўных элементаў, вам трэба будзе зрабіць копію файла archive.pst і захаваць яе ў бяспечным месцы, напрыклад. Dropbox або One Drive.
4. Кантакты ні ў адной версіі Outlook ніколі не архівуюцца аўтаматычна. Аднак вы можаце заархіваваць тэчку Кантакты уручную.
5. Калі ў вас ёсць уліковы запіс Outlook Exchange з паштовай скрыняй анлайн-архіва, архіваванне ў Outlook адключана.

Парада. Перш чым архіваваць элементы Outlook, мае сэнс аб'яднаць дублікаты кантактаў.

Як аўтаматычна архіваваць электронныя лісты ў Outlook

Функцыю Аўтаматычнае архіваванне Outlook можна наладзіць для перамяшчэння старых электронныя лісты і іншыя элементы аўтаматычна праз рэгулярныя прамежкі часу ў прызначаную архіўную папку або для выдалення старых элементаў без архівавання. Падрабязныя крокі для розных версій Outlook прыведзены ніжэй.

Як аўтаматычна архіваваць Outlook 365 - 2010

Пачынаючы з Outlook 2010, аўтаматычны архіў не ўключаны па змаўчанні, хоць Microsoft Outlook будзе перыядычна нагадваць вам пра гэта зрабіце так:

Каб неадкладна пачаць архіваванне, націсніце Так . Каб прагледзець і, магчыма, змяніць параметры архівавання, націсніце Настройкі аўтаархівавання… .

Або вы можаце націснуць Не , каб закрыць падказку, і наладзіць аўтаматычнае архіваванне пазней у найбольш зручны для вас час, выканаўшы наступныя крокі.

1. Адкрыйце Outlook, а затым націсніце Файл > Параметры > Дадаткова > Настройкі аўтаархівавання…

   

2. Адкрыецца дыялогавае акно аўтаархівавання, і вы заўважыце, што ўсё недаступна… але толькі да таго часу, пакуль вы не пазначыце Запускаць аўтаархівацыю кожныя N дзён Калі гэта поле пазначана, вы можаце наладзіць іншыя параметры на свой густ, інацісніце ОК .

На скрыншоце ніжэй паказаны налады па змаўчанні, а падрабязную інфармацыю аб кожнай опцыі можна знайсці тут.

Падчас архівавання інфармацыя аб стане адлюстроўваецца ў радку стану.

Як толькі працэс архівавання будзе завершаны, Архівы папка з'явіцца ў вашым Outlook аўтаматычна пры ўмове, што вы абралі опцыю Паказваць архіўную папку ў спісе тэчак . Калі вы не можаце знайсці заархіваваныя электронныя лісты ў вашым Outlook, азнаёмцеся з раздзелам "Як паказаць тэчку архіва Outlook".

Як аўтаматычна архіваваць Outlook 2007

У Outlook 2007 аўтаматычнае архіваванне ўключана па змаўчанні для наступныя папкі:

• Каляндар , задачы і дзённік элементы (старэйшыя за 6 месяцаў)
• <1 Папкі>Адпраўленыя і Выдаленыя (старэйшыя за 2 месяцы)

Для іншых тэчак, такіх як Уваходныя , Чарнавікі , Нататкі і іншыя, вы можаце ўключыць функцыю аўтаархівавання наступным чынам:

1. Адкрыйце Outlook і націсніце Інструменты > Параметры .
2. У дыялогавым акне Параметры перайдзіце на ўкладку Іншае і націсніце кнопку Аўтаархіваваць… .

   

А затым наладзьце параметры аўтаархівавання, як апісана ніжэй.

Параметры і параметры аўтаархівавання Outlook

Як вы ўжо ведаеце, у Outlook 2010 і пазнейшыя версіі, налады аўтаматычнага архівавання можна атрымаць праз Файл > Параметры > Дадаткова > Настройкі аўтаархівавання… Падрабязная інфармацыя пра кожную опцыю дапаможа вам узяць працэс пад поўны кантроль.

• Запускайце аўтаархівацыю кожныя N дзён . Укажыце, як часта вы хочаце запускаць аўтаархівацыю. Майце на ўвазе, што архіваванне вялікай колькасці элементаў адначасова можа знізіць прадукцыйнасць вашага кампутара. Такім чынам, калі вы штодня атрымліваеце шмат электронных лістоў, наладзьце аўтаматычны архіў Outlook на больш часты запуск. Каб выключыць аўтаматычнае архіваванне , зніміце гэта поле.
• Запытваць перад запускам аўтаархівавання . Адзначце гэты сцяжок, калі хочаце атрымліваць напамін непасрэдна перад пачаткам працэсу аўтаматычнага архівавання. Гэта дазволіць вам адмяніць аўтаматычнае архіваванне, націснуўшы Не ў запыце.
• Выдаліць пратэрмінаваныя элементы (толькі папкі электроннай пошты) . Пры выбары гэтай опцыі пратэрмінаваныя паведамленні будуць выдалены з папак электроннай пошты. Дзеля яснасці, пратэрмінаваны электронны ліст - гэта не тое ж самае, што старое паведамленне, тэрмін захоўвання якога скончыўся. Тэрмін прыдатнасці ўсталёўваецца для кожнага паведамлення асобна праз укладку Параметры новага акна электроннай пошты ( Параметры > Адсочванне група > Заканчваецца пасля ).

  Microsoft заяўляе, што гэты параметр не адзначаны па змаўчанні, але ён быў адзначаны ў некаторых з маіх установак Outlook. Так што не забудзьцеся зняць гэты выбар, калі вы хочаце захоўваць пратэрмінаваныя паведамленні, пакуль яны не скончацца.перыяд, усталяваны для дадзенай папкі.

• Архіваваць або выдаляць старыя элементы . Выберыце гэты параметр, калі хочаце наладзіць свае ўласныя налады аўтаархівавання. Калі не пазначыць, Outlook будзе выкарыстоўваць налады аўтаархівавання па змаўчанні.
• Паказваць тэчку архіва ў спісе тэчак . Калі вы хочаце, каб папка «Архіў» з'яўлялася на панэлі навігацыі разам з іншымі папкамі, усталюйце гэта поле. Калі выбар не выбраны, вы па-ранейшаму зможаце адкрыць папку архіва Outlook уручную.
• Ачысціце элементы, старэйшыя за . Укажыце перыяд захоўвання, пасля якога элементы Outlook павінны быць заархіваваны. Вы можаце наладзіць перыяд у днях, тыднях або месяцах - мінімум ад 1 дня да максімум 60 месяцаў.
• Перамясціць старыя элементы ў . Калі выбрана гэтая опцыя, Outlook аўтаматычна перамяшчае старыя электронныя лісты і іншыя элементы ў файл archive.pst, а не выдаляе іх (выбар гэтага радыёкнопкі здымае выбар Назаўсёды выдаліць элементы ). Па змаўчанні Outlook захоўвае файл archive.pst у адным з гэтых месцаў. Каб выбраць іншае размяшчэнне або даць іншую назву заархіваванаму .pst, націсніце кнопку Агляд .
• Выдаліць элементы назаўсёды . Гэта прывядзе да выдалення старых элементаў назаўсёды, як толькі яны дасягнуць канца перыяду захоўвання, архіўная копія стварацца не будзе.
• Ужыць гэтыя налады да ўсіх тэчак зараз . Каб прымяніць наладжаныя параметры аўтаархівавання да ўсіх тэчак, націсніце туткнопка. Калі вы жадаеце ўжыць іншыя налады для адной ці некалькіх тэчак, не націскайце гэтую кнопку. Замест гэтага наладзьце параметры архівавання для кожнай папкі ўручную.

Перыяды захавання па змаўчанні, якія выкарыстоўваюцца аўтаматычным архівам Outlook

Перыяды захавання па змаўчанні ва ўсіх версіях Outlook наступныя:

• Уваходныя, Чарнавікі, Каляндар, Задачы, Нататкі, Журнал - 6 месяцаў
• Выходныя - 3 месяцы
• Адпраўленыя, Выдаленыя - 2 месяцы
• Кантакты - не архівуюцца аўтаматычна

Перыяды па змаўчанні могуць быць зменены для кожнай тэчкі асобна з дапамогай опцыі Ачыстка паштовай скрыні.

Outlook вызначае ўзрост пэўнага элемента на падставе наступнай інфармацыі:

• Электронныя лісты - дата атрымання або дата апошняга змянення і захавання паведамлення (рэдагавання, экспарту, капіравання і г.д.).
• Элементы календара (сустрэчы, мерапрыемствы і сустрэчы) - дата апошняга змянення і захавання элемента. Перыядычныя элементы не архівуюцца аўтаматычна.
• Задачы - дата завяршэння або дата апошняга змянення, у залежнасці ад таго, што наступіць пазней. Адкрытыя заданні (задачы, якія не пазначаны як выкананыя) не архівуюцца аўтаматычна.
• Нататкі і запісы журнала - дата стварэння або апошняга змянення элемента.

Калі вы хочаце заархіваваць элементы па даце атрымання / завяршэння, выкарыстоўвайце наступныя інструкцыі: Як заархіваваць электронныя лісты па даце атрымання.

Як выключыць пэўную тэчкуз аўтаматычнага архівавання або прымяніць іншыя налады

Каб прадухіліць запуск аўтаархіва Outlook у пэўнай папцы або ўсталяваць іншы расклад і параметры для гэтай папкі, выканайце наступныя крокі.

1. Пстрыкніце тэчку правай кнопкай мышы, а затым выберыце Уласцівасці... у кантэкстным меню.
2. У дыялогавым акне Уласцівасці зрабіце адно з наступнага:
   • Каб выключыць папку з аўтаматычнага архівавання, выберыце поле Не архіваваць элементы ў гэтай папцы .

     

   • Каб Заархіваваць папку па-іншаму , выберыце Заархіваваць гэтую папку з дапамогай гэтых параметраў і ўсталюйце патрэбныя параметры:
     • перыяд захавання, пасля якога элементы павінны быць перамешчаны ў архіў;
     • ці выкарыстоўваць папку архіва па змаўчанні або іншую папку, або
     • назаўсёды выдаліць старыя элементы без архівавання.

     

   • Націсніце ОК , каб захаваць змены.

Парада. Вы можаце выкарыстоўваць гэты метад для аўтаматычнага выдалення старых лістоў з тэчак Выдаленыя элементы і Непажаданая пошта . Падрабязныя крокі тут.

Як стварыць архіўную тэчку ў Outlook

Калі вы выбралі опцыю Паказваць архіўную папку ў спісе тэчак пры канфігурацыі параметраў аўтаматычнага архівавання Outlook, папка Архівы павінен з'явіцца на панэлі навігацыі аўтаматычна. Калі вышэйзгаданы параметр не быў абраны, вы можаце паказаць тэчку архіва Outlook у гэтымшлях:

1. Націсніце Файл > Адкрыць & Экспарт > Адкрыць файл даных Outlook.

Вось і ўсё! Папка Архіў адразу з'явіцца ў спісе папак:

Калі папка Архіў будзе там, вы зможаце знаходзіць і адкрываць заархіваваныя элементы як звычайна. Каб шукаць у архіве Outlook, выберыце тэчку Архіў на панэлі навігацыі і ўвядзіце пошукавы тэкст у поле Імгненны пошук .

Каб выдаліць папку Архіў са спісу папак, пстрыкніце яе правай кнопкай мышы, а затым націсніце Зачыніць архіў . Не хвалюйцеся, гэта прывядзе толькі да выдалення папкі Архівы з панэлі навігацыі, але не прывядзе да выдалення фактычнага файла архіва. Вы зможаце аднавіць архіўную папку Outlook у любы час, выканаўшы апісаныя вышэй дзеянні.

Як адключыць аўтаматычнае архіваванне ў Outlook

Каб адключыць функцыю аўтаархівавання, адкрыйце Дыялогавае акно налад аўтаархівацыі і зніміце сцяжок з поля Запускаць аўтаархівацыю кожныя N дзён .

Як архіваваць у Outlook уручную (электронную пошту, каляндар, задачы і іншыя папкі)

Калі