Bu eğitimde Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ve diğer sürümlerde e-postaların nasıl arşivleneceği açıklanmaktadır. Her klasörü kendi otomatik arşivleme ayarlarıyla nasıl yapılandıracağınızı veya aynı ayarları tüm klasörlere nasıl uygulayacağınızı, Outlook'ta manuel olarak nasıl arşivleme yapacağınızı ve otomatik olarak görünmüyorsa arşiv klasörünü nasıl oluşturacağınızı öğreneceksiniz.

Posta kutunuzun boyutu çok büyüdüyse, Outlook'unuzu hızlı ve temiz tutmak için eski e-postaları, görevleri, notları ve diğer öğeleri arşivlemeniz mantıklıdır. Outlook Arşiv özelliği burada devreye girer. Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 ve önceki sürümlerin tümünde mevcuttur. Ve bu eğitim size e-postaları ve diğer öğeleri nasıl arşivleyeceğinizi öğretecekotomatik veya manuel olarak farklı sürümler.

Outlook'ta arşiv nedir?

Outlook Arşivi (ve Otomatik Arşiv) eski e-posta, görev ve takvim öğelerini sabit sürücünüzde başka bir konumda depolanan bir arşiv klasörüne taşır. Teknik olarak arşivleme, eski öğeleri ana .pst dosyasından, ihtiyaç duyduğunuzda Outlook'tan açabileceğiniz ayrı bir archive.pst dosyasına aktarır. Bu şekilde, posta kutunuzun boyutunu küçültmenize ve posta kutunuzda biraz boş alan kazanmanıza yardımcı olur.C:\ sürücünüz (arşiv dosyasını başka bir yerde saklamayı seçerseniz).

Nasıl yapılandırdığınıza bağlı olarak, Outlook Arşivi aşağıdaki görevlerden birini gerçekleştirebilir:

• E-postaları taşıma ve diğer öğeleri geçerli klasörlerinden bir arşiv klasörüne aktarır.
• Kalıcı olarak sil eski e-postalar ve diğer öğeler belirtilen eskime süresini geçer geçmez.

Outlook Arşivi hakkında bilmeniz gereken 5 gerçek

Karışıklığı önlemek ve "Outlook Otomatik Arşivim neden çalışmıyor?" ve "Outlook'ta arşivlenen e-postalarım nerede?" gibi soruları önlemek için lütfen aşağıdaki basit gerçekleri hatırlayın.

1. Çoğu hesap türü için Microsoft Outlook tüm e-postaları, kişileri, randevuları, görevleri ve notları Outlook Veri Dosyası adı verilen bir .pst dosyasında tutar. PST arşivlenebilen tek dosya türüdür. Eski bir öğe ana .pst dosyasından bir archive.pst dosyası, Outlook Arşiv klasöründe görüntülenir ve artık orijinal klasörde bulunmaz.
2. Arşivleme ile aynı şey değildir ihracat Dışa aktarma, orijinal öğeleri dışa aktarma dosyasına kopyalar, ancak bunları geçerli klasörden veya ana .pst dosyasından kaldırmaz.
3. Arşiv dosyası Outlook yedeklemesi ile aynı değildir. Arşivlenmiş öğelerinizi yedeklemek istiyorsanız archive.pst dosyanızın bir kopyasını oluşturmanız ve Dropbox veya One Drive gibi güvenli bir konumda saklamanız gerekir.
4. İletişim hiçbir Outlook sürümünde otomatik olarak arşivlenmez. İletişim klasörünü manuel olarak seçin.
5. Eğer bir Outlook Exchange hesabında çevrimiçi arşiv posta kutusu varsa, Outlook'ta arşivleme devre dışı bırakılır.

İpucu: Outlook öğelerinizi arşivlemeden önce, yinelenen kişileri birleştirmek mantıklı olacaktır.

Outlook'ta e-postaları otomatik olarak arşivleme

Bu Outlook Otomatik Arşiv özelliği, eski e-postaları ve diğer öğeleri düzenli aralıklarla otomatik olarak belirlenmiş bir arşiv klasörüne taşıyacak veya eski öğeleri arşivlemeden silecek şekilde yapılandırılabilir. Farklı Outlook sürümleri için ayrıntılı adımlar aşağıda verilmiştir.

Outlook 365 nasıl otomatik arşivlenir - 2010

Outlook 2010'dan bu yana, Otomatik Arşiv varsayılan olarak etkin değildir, ancak Microsoft Outlook belirli aralıklarla bunu yapmanızı hatırlatacaktır:

Arşivlemeye hemen başlamak için Evet . Arşiv seçeneklerini gözden geçirmek ve muhtemelen değiştirmek için Otomatik Arşiv Ayarları... .

Veya, tıklayabilirsiniz Hayır istemini kapatın ve aşağıdaki adımları uygulayarak otomatik arşivlemeyi daha sonra sizin için en uygun zamanda yapılandırın.

1. Outlook'u açın ve ardından Dosya > Seçenekler > Gelişmiş > Otomatik Arşiv Ayarları...

   

2. Otomatik Arşiv iletişim penceresi açılır ve her şeyin gri renkte olduğunu fark edeceksiniz... ancak yalnızca AutoArchive'ı her N günde bir çalıştırın Bu kutu işaretlendikten sonra, diğer seçenekleri istediğiniz gibi yapılandırabilir ve TAMAM. .

Aşağıdaki ekran görüntüsü varsayılan ayarları göstermektedir ve her bir seçenek hakkında ayrıntılı bilgi burada bulunabilir.

Arşivleme devam ederken durum bilgisi durum çubuğunda görüntülenir.

Arşivleme işlemi tamamlanır tamamlanmaz Arşivler seçeneğini seçmiş olmanız koşuluyla, klasör Outlook'unuzda otomatik olarak görünecektir. Klasör listesinde arşiv klasörünü göster Outlook'unuzda arşivlenmiş e-postaları bulamıyorsanız, lütfen Outlook arşiv klasörünü görüntüleme bölümüne bakın.

Outlook 2007 nasıl otomatik arşivlenir

Outlook 2007'de, otomatik arşivleme aşağıdaki klasörler için varsayılan olarak açıktır:

• Takvim , görev ve dergi ürünler (6 aydan eski)
• Gönderilen Öğeler ve Silinmiş Öğeler klasörler (2 aydan eski)

Diğer klasörler için, örneğin Gelen Kutusu , Taslaklar , Notlar ve diğerleri için Otomatik Arşiv özelliğini bu şekilde açabilirsiniz:

1. Outlook'u açın ve Araçlar > Seçenekler .
2. İçinde Seçenekler iletişim penceresinde Diğer sekmesine tıklayın ve Otomatik Arşiv... Düğme.

   

Ardından, Otomatik Arşiv ayarlarını aşağıda açıklandığı gibi yapılandırın.

Outlook Otomatik Arşiv ayarları ve seçenekleri

Bildiğiniz gibi, Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde Otomatik Arşiv ayarlarına şu yolla erişilebilir Dosya > Seçenekler > Gelişmiş > Otomatik Arşiv Ayarları... Her bir seçenek hakkında ayrıntılı bilgi, süreci tamamen kontrolünüz altına almanıza yardımcı olacaktır.

• AutoArchive'ı her N günde bir çalıştırın Otomatik Arşiv'in ne sıklıkta çalışmasını istediğinizi belirtin. Bir seferde çok sayıda öğeyi arşivlemenin bilgisayarınızın performansını yavaşlatabileceğini lütfen unutmayın. Bu nedenle, günlük olarak çok sayıda e-posta alıyorsanız, Outlook Otomatik Arşivinizi daha sık çalışacak şekilde yapılandırın. otomatik arşivlemeyi kapatın , bu kutuyu temizleyin.
• AutoArchive çalıştırılmadan önce sorulur Otomatik arşivleme işlemi başlamadan hemen önce bir hatırlatma almak istiyorsanız bu kutuyu işaretleyin. Bu, otomatik arşivlemeyi tıklayarak iptal etmenizi sağlayacaktır Hayır komut isteminde.
• Süresi dolan öğeleri silme (yalnızca e-posta klasörleri) Bu seçeneğin seçilmesi süresi dolmuş mesajlar Açıklık getirmek adına, süresi dolmuş bir e-posta, eskime süresinin sonuna ulaşmış eski bir mesajla aynı şey değildir. Her mesaj için ayrı ayrı bir son kullanma tarihi Seçenekler yeni e-posta penceresinin sekmesi ( Seçenekler > Takip grup> Sonra sona erer ).

  Microsoft bu seçeneğin varsayılan olarak işaretli olmadığını belirtiyor, ancak bazı Outlook yüklemelerimde işaretliydi. Bu nedenle, süresi dolan iletileri belirli bir klasör için ayarlanan eskime süresinin sonuna ulaşana kadar saklamak istiyorsanız bu seçeneğin işaretini kaldırdığınızdan emin olun.

• Eski öğeleri arşivleyin veya silin Kendi otomatik arşiv ayarlarınızı yapılandırmak istiyorsanız bu seçeneği işaretleyin. İşaretlenmezse, Outlook varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını kullanır.
• Klasör listesinde arşiv klasörünü göster Arşiv klasörünün Gezinti Bölmesi'nde diğer klasörlerinizle birlikte görünmesini istiyorsanız, bu kutuyu seçin. Seçili değilse, Outlook arşiv klasörünüzü manuel olarak açmaya devam edebilirsiniz.
• Daha eski eşyaları temizleyin Outlook öğelerinizin arşivlenmesi gereken eskime süresini belirtin. Süreyi gün, hafta veya ay olarak yapılandırabilirsiniz - en az 1 gün en fazla 60 ay.
• Eski öğeleri şuraya taşıyın Bu seçenek seçildiğinde, Outlook eski e-postaları ve diğer öğeleri silmek yerine otomatik olarak archive.pst dosyasına taşır (bu radyo düğmesi seçildiğinde Öğeleri kalıcı olarak silme Varsayılan olarak Outlook, archive.pst dosyasını bu konumlardan birinde saklar. Başka bir konum seçmek veya arşivlenen .pst dosyasına başka bir ad vermek için Gözat Düğme.
• Öğeleri kalıcı olarak silme Bu, eski öğeler eskime süresinin sonuna ulaşır ulaşmaz kalıcı olarak silinecek, arşiv kopyası oluşturulmayacaktır.
• Bu ayarları şimdi tüm klasörlere uygulayın Yapılandırılan Otomatik Arşiv ayarlarını tüm klasörlere uygulamak için bu düğmeye tıklayın. Bir veya daha fazla klasör için diğer ayarları uygulamak istiyorsanız, bu düğmeye tıklamayın. Bunun yerine, her klasör için arşivleme ayarlarını manuel olarak yapılandırın.

Outlook Otomatik Arşiv tarafından kullanılan varsayılan yaşlandırma dönemleri

Tüm Outlook sürümlerindeki varsayılan eskime süreleri aşağıdaki gibidir:

• Gelen Kutusu, Taslaklar, Takvim, Görevler, Notlar, Günlük - 6 ay
• Giden Kutusu - 3 ay
• Gönderilmiş Öğeler, Silinmiş Öğeler - 2 ay
• Kişiler - otomatik olarak arşivlenmez

Varsayılan süreler Posta Kutusu Temizleme seçeneği kullanılarak her klasör için ayrı ayrı değiştirilebilir.

Outlook, belirli bir öğenin yaşını aşağıdaki bilgilere göre belirler:

• E-postalar - alınan tarih veya mesajı en son değiştirdiğiniz ve kaydettiğiniz tarih (düzenlenmiş, dışa aktarılmış, kopyalanmış vb.).
• Takvim öğeler (toplantılar, etkinlikler ve randevular) - öğeyi en son değiştirdiğiniz ve kaydettiğiniz tarih. Yinelenen öğeler otomatik olarak arşivlenmez.
• Görevler - Tamamlanma tarihi veya son değişiklik tarihi, hangisi daha sonra ise. Açık görevler (tamamlandı olarak işaretlenmemiş görevler) otomatik olarak arşivlenmez.
• Notlar ve dergi girişler - bir öğenin oluşturulduğu veya son değiştirildiği tarih.

Öğeleri alınma / tamamlanma tarihine göre arşivlemek istiyorsanız, lütfen şu yönergeleri kullanın: E-postaları alınma tarihine göre arşivleme.

Belirli bir klasörü Otomatik Arşiv'den hariç tutma veya farklı ayarlar uygulama

Outlook Otomatik Arşivi'nin belirli bir klasörde çalışmasını önlemek veya bu klasör için farklı bir zamanlama ve seçenekler ayarlamak için aşağıdaki adımları uygulayın.

1. Klasöre sağ tıklayın ve ardından Özellikler... bağlam menüsünde.
2. İçinde Özellikler iletişim penceresinde, aşağıdakilerden birini yapın:
   • için hariç tut klasörü otomatik arşivlemeden çıkarmak için Bu klasördeki öğeleri arşivlemeyin Radyo kutusu.

     

   • için klasörü farklı şekilde arşivleyin , seçiniz Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivleyin 'yi seçin ve istediğiniz seçenekleri ayarlayın:
     • Öğelerin arşive taşınması gereken yaşlanma süresi;
     • varsayılan arşiv klasörünün mü yoksa farklı bir klasörün mü kullanılacağı veya
     • Arşivleme yapmadan eski öğeleri kalıcı olarak silme.

     

   • Tıklayın TAMAM. değişiklikleri kaydetmek için.

İpucu: Eski e-postaları otomatik olarak silmek için bu yöntemi kullanabilirsiniz. Silinmiş Öğeler ve Önemsiz E-posta klasörler. Ayrıntılı adımlar burada.

Outlook'ta arşiv klasörü nasıl oluşturulur

Eğer seçtiyseniz Klasör listesinde arşiv klasörünü göster seçeneği, Outlook Otomatik Arşiv ayarlarını yapılandırırken Arşivler klasörü Gezinti bölmesinde otomatik olarak görünmelidir. Yukarıdaki seçenek seçilmemişse, Outlook Arşiv klasörünü bu şekilde görüntüleyebilirsiniz:

1. Tıklayın Dosya > Aç & Dışa Aktar > Outlook Veri Dosyasını Açın.

İşte bu! Arşiv klasörü klasörler listesinde hemen görünecektir:

Arşiv klasörüne girdikten sonra, arşivlenmiş öğelerinizi her zamanki gibi bulabilir ve açabilirsiniz. için arama Outlook arşivinde, Gezinti Bölmesi'nde Arşiv klasörünü seçin ve arama metninizi Anında Arama Kutu.

için Kaldır klasörler listenizden Arşiv klasörünü seçin, üzerine sağ tıklayın ve ardından Yakın Arşiv Endişelenmeyin, bu sadece Arşivler klasörünü Gezinti bölmesinden kaldırır, ancak asıl arşiv dosyasını silmez. Yukarıdaki adımları uygulayarak Outlook Arşiv klasörünüzü ihtiyaç duyduğunuz her an geri yükleyebilirsiniz.

Outlook'ta otomatik arşivleme nasıl kapatılır

Otomatik Arşiv özelliğini kapatmak için, Otomatik Arşiv Ayarları iletişim kutusunu açın ve AutoArchive'ı her N günde bir çalıştırın Kutu.

Outlook'ta manuel olarak arşivleme (e-posta, takvim, görevler ve diğer klasörler)

Otomatik arşivleme istemiyorsanız, e-postaları ve diğer öğeleri istediğiniz zaman manuel olarak arşivleyebilirsiniz. Bu şekilde, hangi öğelerin saklanacağı ve hangilerinin arşive taşınacağı, arşiv dosyasının nerede saklanacağı vb. konular üzerinde daha fazla kontrole sahip olabilirsiniz.

Outlook Otomatik Arşiv'den farklı olarak, manuel arşivlemenin bir tek seferlik süreç ve eski öğeleri arşive her taşımak istediğinizde aşağıdaki adımları tekrarlamanız gerekecektir.

1. İçinde Görünüm 2016 adresine gidin. Dosya sekmesi ve tıklayın Araçlar > Eski eşyaları temizleyin .

İçinde Outlook 2010 ve Görünüm 2013 , tıklayın Dosya > Temizleme Aracı > Arşiv...

Eğer arşivlemek istiyorsanız tüm e-postalar, takvimler ve görevler 'yi seçin. kök klasör Outlook posta kutunuzda, yani klasör listenizin en üstünde yer alır. Varsayılan olarak, Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde, kök klasör e-posta adresiniz olarak görüntülenir (ben benimkini Svetlana aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi):

Ve sonra, birkaç ayar daha yapılandırın:

• Altında Daha eski öğeleri arşivleyin , bir öğenin arşive taşınabilmesi için ne kadar eski olması gerektiğini belirten bir tarih girin.
• Tıklayınız Gözat Arşiv dosyasının varsayılan konumunu değiştirmek istiyorsanız düğmesine basın.
• Otomatik arşivlemenin dışında tutulan öğeleri arşivlemek istiyorsanız "Otomatik Arşivleme" işaretli öğeleri dahil et Kutu.

Son olarak, Tamam'a tıklayın ve Outlook hemen bir arşiv oluşturmaya başlayacaktır. İşlem tamamlanır tamamlanmaz, Outlook'unuzda Arşiv klasörü görünecektir.

İpuçları ve notlar:

1. Kullanarak birkaç klasörü arşivlemek için farklı ayarlar, Örneğin, eşyalarınızı Gönderilen Öğeler klasöründen daha uzun Taslaklar 'ye kaydedin, yukarıdaki adımları her klasör için ayrı ayrı tekrarlayın ve tüm klasörleri aynı archive.pst Birkaç farklı arşiv dosyası oluşturmayı seçerseniz, her dosya kendi Arşivler klasörünü klasörler listenize ekleyin.
2. Outlook Arşivi'nde mevcut klasör yapısı Örneğin, yalnızca bir klasörü arşivlemeyi seçerseniz ve bu klasörün bir üst klasörü varsa, arşivde boş bir üst klasör oluşturulacaktır.

Outlook Arşiv dosyaları nerede saklanır?

Bildiğiniz gibi, Outlook arşivi bir tür Outlook Veri Dosyası (.pst) dosyasıdır. archive.pst dosyası, otomatik arşiv ilk kez çalıştığında veya e-postaları manuel olarak arşivlediğinizde otomatik olarak oluşturulur.

Arşiv dosyasının konumu bilgisayarınızda yüklü olan işletim sistemine bağlıdır. Arşiv ayarlarını yapılandırırken varsayılan konumu değiştirmediyseniz, arşiv dosyasını aşağıdaki yerlerden birinde bulabilirsiniz:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, ve 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 ve öncesi

• Vista ve Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Not. Uygulama Verileri ve AppData gizli klasörlerdir. Bunları görüntülemek için Kontrol Paneli > Klasör Seçenekleri 'ye geçerek Görünüm sekmesine gidin ve Gizli dosyaları, klasörleri veya sürücüleri göster altında Gizli dosya ve klasörler .

Makinenizdeki arşiv dosyası konumunu bulma

Arşiv .pst dosyasını yukarıdaki konumlardan herhangi birinde bulamazsanız, otomatik arşiv ayarlarını yapılandırırken farklı bir yerde saklamayı seçmiş olabilirsiniz.

Outlook arşivinizin tam konumunu belirlemenin hızlı bir yolu şudur: klasörler listesinde Arşiv klasörüne sağ tıklayın ve ardından Dosya Konumunu Aç Bu, arşivlenmiş .pst dosyanızın depolandığı klasörü hemen açacaktır.

Birkaç farklı arşiv dosyası oluşturduysanız, bu şekilde tüm konumları bir bakışta görüntüleyebilirsiniz:

1. Tıklayın Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları .
2. İçinde Hesap Ayarları iletişim kutusundan Veri Dosyaları sekmesi.
3. Diğer dosyaların yanı sıra, aşağıdaki dosyaların geçerli konumunu göreceksiniz archive.pst dosyası (veya arşiv dosyanıza verdiğiniz ad).
4. Belirli bir arşiv dosyasının depolandığı klasöre ulaşmak için, istediğiniz dosyayı seçin ve Dosya Konumunu Aç .

Outlook Arşivi ipuçları ve püf noktaları

Bu eğitimin ilk bölümünde Outlook Arşivi'nin temellerini ele aldık. Şimdi ise sıra temellerin ötesine geçen birkaç teknik öğrenmeye geldi.

Outlook arşivinizin mevcut konumu nasıl değiştirilir?

Herhangi bir nedenle mevcut Outlook arşivinizin yerini değiştirmeniz gerekirse, arşivlenmiş .pst dosyasını yeni bir klasöre taşımanız, Outlook AutoArchive'iniz bir sonraki çalışmasında varsayılan konumda yeni bir archive.pst dosyasının oluşturulmasına neden olacaktır.

Outlook arşivini düzgün bir şekilde taşımak için aşağıdaki adımları uygulayın.

1. Outlook'ta Arşivi Kapatın

Outlook Arşiv klasörünün bağlantısını kesmek için, klasörler listesinde kök Arşiv klasörüne sağ tıklayın ve Yakın Arşiv .

İpucu: Arşivler klasörü klasörler listenizde görünmüyorsa, konumunu şu yolla bulabilirsiniz Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları > Veri Dosyaları sekmesine tıklayın, arşivlenmiş .pst dosyasını seçin ve Kaldırmak Bu işlem yalnızca arşivin Outlook'unuzla bağlantısını kesecek, ancak arşivlenmiş .pst dosyasını silmeyecektir.

2. Arşiv dosyasını istediğiniz yere taşıyın.

Outlook'u kapatın, arşivlenmiş .pst dosyanızın konumuna göz atın ve seçtiğiniz klasöre kopyalayın. Outlook arşiviniz kopyalandıktan sonra, orijinal dosyayı silebilirsiniz. Yine de, daha güvenli bir yol, dosyayı archive-old.pst olarak yeniden adlandırmak ve kopyalanan dosyanın çalıştığından emin olana kadar saklamak olacaktır.

3. Taşınan archive.pst dosyasını yeniden bağlayın

Arşiv dosyasını yeniden bağlamak için Outlook'u açın ve Dosya > Açık > Outlook Veri Dosyası... , arşiv dosyanızın yeni konumuna göz atın, dosyayı seçin ve bağlamak için Tamam'a tıklayın. Arşivler klasörü hemen klasörler listenizde görünecektir.

4. Outlook Otomatik Arşiv ayarlarınızı değiştirin

Son ama en önemli adım ise Otomatik Arşiv ayarlarını değiştirmektir, böylece bundan sonra Outlook eski öğeleri arşivlenmiş .pst dosyanızın yeni konumuna taşıyacaktır. Aksi takdirde, Outlook orijinal konumda başka bir archive.pst dosyası oluşturacaktır.

Bunu yapmak için, tıklayın Dosya > Seçenekler > Gelişmiş > Otomatik Arşiv Ayarları... , emin olun Eski öğeleri şuraya taşıyın radyo düğmesi seçiliyken Gözat düğmesine basın ve Outlook arşiv dosyanızı taşıdığınız yere yönlendirin.

Silinmiş Öğeler ve Önemsiz E-posta klasörlerini otomatik olarak boşaltma

Eski öğeleri silmek için Silinmiş Öğeler ve Önemsiz E-posta klasörlerini otomatik olarak ayarlamak için Outlook AutoArchive'i birkaç günde bir çalışacak şekilde ayarlayın ve ardından yukarıdaki klasörler için aşağıdaki ayarları yapılandırın:

1. Sağ tıklayın Silinmiş Öğeler klasörüne gidin ve Özellikler > Otomatik Arşiv .
2. Seçiniz Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivleyin seçeneğini belirleyin ve istediğiniz gün sayısını Daha eski eşyaları temizleyin .
3. Seçmek için Eski öğeleri kalıcı olarak silme ve Tamam'a tıklayın.

için yukarıdaki adımları tekrarlayın. Önemsiz E-postalar klasörünü açtığınızda her şey hazır!

Not: Daha eski öğeler aşağıdaki listeden silinecektir Hurda ve Silinmiş öğeler klasörleri bir sonraki Otomatik Arşiv çalışmasında temizlenir. Örneğin, Otomatik Arşiv'i her 14 günde bir çalışacak şekilde yapılandırdıysanız, klasörler her 2 haftada bir temizlenir. Önemsiz e-postaları daha sık silmek istiyorsanız, Outlook Otomatik Arşiviniz için daha küçük bir süre belirleyin.

E-postaları alındığı tarihe göre arşivleme

Outlook Otomatik Arşiv'in varsayılan ayarları, bir öğenin yaşını alınan/karşılaşılan veya değiştirilen tarihten hangisi daha sonra ise ona göre belirler. Başka bir deyişle, bir e-posta iletisini aldıktan veya bir görevi tamamlandı olarak işaretledikten sonra bir öğede herhangi bir değişiklik yaparsanız (ör. içe aktarma, dışa aktarma, düzenleme, kopyalama, okundu veya okunmadı olarak işaretleme), değiştirilen tarih değişir ve öğe başka biryaşlanma dönemi sona erdi.

Outlook'un değiştirilme tarihini dikkate almamasını istiyorsanız, öğeleri aşağıdaki tarihlere göre arşivleyecek şekilde yapılandırabilirsiniz:

• E-postalar - alınan tarih
• Takvim öğeleri - bir randevu, etkinlik veya toplantının planlandığı tarih
• Görevler - tamamlanma tarihi
• Notlar - son değişikliğin tarihi
• Yevmiye kayıtları - oluşturulma tarihi

Not: Bu çözüm kayıt defterinde değişiklik yapılmasını gerektirmektedir, bu nedenle kayıt defterini yanlış değiştirirseniz ciddi sorunlar ortaya çıkabileceğinden çok dikkatli kullanmanızı öneririz. Ekstra bir önlem olarak, değişiklik yapmadan önce kayıt defterini yedeklediğinizden emin olun. Kurumsal bir ortamda çalışıyorsanız, güvenli tarafta olmak için yöneticinizin bunu sizin için yapmasını sağlamanız daha iyi olur.

Yeni başlayanlar için Outlook sürümünüzü kontrol edin. Outlook 2010 Outlook 2010 için Nisan 2011 düzeltmesini yüklediğinizden emin olun ve Outlook 2007 kullanıcıların Outlook 2007 için Aralık 2010 düzeltmesini yüklemeleri gerekir. Outlook 2013 ve Outlook 2016 herhangi bir ek güncelleme gerektirmez.

Ve şimdi, aşağıdaki adımları takip ederek ArchiveIgnoreLastModifiedTime kayıt değeri:

1. Kayıt defterini açmak için Başlangıç > Koşmak , tip regedit arama kutusuna girin ve TAMAM. .
2. Aşağıdaki kayıt defteri anahtarını bulun ve seçin:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Preferences

Örneğin, Outlook 2013'te şöyledir:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Arşivi çalışmıyor - nedenleri ve çözümleri

Outlook Arşivi veya Otomatik Arşiv beklendiği gibi çalışmıyorsa veya arşivlenmiş e-postalarınızı Outlook'ta bulmakta sorun yaşıyorsanız, aşağıdaki sorun giderme ipuçları sorunun kaynağını belirlemenize yardımcı olabilir.

1. Outlook'ta Arşiv ve Otomatik Arşiv seçenekleri kullanılamaz

Büyük olasılıkla Exchange Server posta kutusunu kullanıyorsunuz veya kuruluşunuzun Outlook AutoArchive'ı geçersiz kılan bir posta saklama ilkesi var, örneğin yöneticiniz tarafından bir Grup İlkesi olarak devre dışı bırakıldı. Durum buysa, lütfen ayrıntıları sistem yöneticinizle kontrol edin.

2. AutoArchive yapılandırıldı, ancak çalışmıyor

Outlook Otomatik Arşivi aniden çalışmayı durdurduysa, Otomatik Arşiv ayarlarını açın ve Otomatik Arşivi her N günde bir çalıştır onay kutusu seçilir.

3. Belirli bir öğe asla arşivlenmez

Belirli bir öğenin otomatik arşivden çıkarılması için iki sık neden vardır:

• Öğenin değiştirilme tarihi arşivleme için ayarlanan tarihten daha yenidir. Çözüm için lütfen Alınan veya tamamlanan tarihe göre öğeleri arşivleme bölümüne bakın.
• Bu Bu öğeyi Otomatik Arşivleme özelliğinin belirli bir öğe için seçili olup olmadığını kontrol etmek için öğeyi yeni bir pencerede açın ve Dosya > Mülkler 'yi seçin ve bu onay kutusundaki işareti kaldırın:

Aynı zamanda Otomatik Arşivleme alanını Outlook görünümünüze ekleyerek bu seçeneğin seçili olduğu öğelere genel bir bakış elde edin.

4. Outlook'ta Arşiv klasörü eksik

Arşivler klasörü klasörler listesinde görünmüyorsa, Otomatik Arşiv ayarlarını açın ve Klasör listesinde arşiv klasörünü göster Arşiv klasörü hala görünmüyorsa, burada açıklandığı gibi Outlook Veri Dosyasını manuel olarak açın.

5. Hasarlı veya bozuk archive.pst dosyası

archive.pst dosyası hasar gördüğünde, Outlook yeni öğeleri bu dosyaya taşıyamaz. Bu durumda, Outlook'u kapatın ve arşivlenmiş .pst dosyanızı onarmak için Gelen Kutusu Onarım Aracı'nı (scanpst.exe) kullanın. Bu işe yaramazsa, tek çözüm yeni bir arşiv oluşturmaktır.

6. Outlook posta kutusu veya arşiv dosyası maksimum boyuta ulaştı

Dolu bir archive.pst veya ana .pst dosyası da Outlook Arşivi'nin çalışmasını engelleyebilir.

Eğer archive.pst dosyasının sınırına ulaştıysa, eski öğeleri silerek temizleyin veya yeni bir arşiv dosyası oluşturun.

Eğer ana .pst dosyasının sınırına ulaştıysa, bazı eski öğeleri manuel olarak silmeyi deneyin veya Silinmiş Öğeler klasörüne taşıyabilir veya bazı öğeleri arşivinize elle taşıyabilir ya da yöneticinizden posta kutunuzun boyutunu geçici olarak artırmasını isteyebilir ve ardından Otomatik Arşiv'i çalıştırabilir veya eski öğeleri elle arşivleyebilirsiniz.

.pst dosyaları için varsayılan sınır Outlook 2007'de 20 GB, sonraki sürümlerde ise 50 GB'tır.

Umarım bu eğitim Outlook'ta e-postaların nasıl arşivleneceği konusuna biraz ışık tutmuştur. Her neyse, okuduğunuz için teşekkür ediyor ve gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi umuyorum!