ટ્યુટોરીયલ સમજાવે છે કે Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 અને અન્ય સંસ્કરણોમાં ઇમેઇલ્સ કેવી રીતે આર્કાઇવ કરવી. તમે શીખી શકશો કે દરેક ફોલ્ડરને તેની પોતાની ઓટો આર્કાઇવ સેટિંગ્સ સાથે કેવી રીતે ગોઠવવું અથવા બધા ફોલ્ડર્સ પર સમાન સેટિંગ્સ કેવી રીતે લાગુ કરવી, Outlook માં મેન્યુઅલી કેવી રીતે આર્કાઇવ કરવું અને જો તે આપમેળે ન દેખાય તો આર્કાઇવ ફોલ્ડર કેવી રીતે બનાવવું.

જો તમારું મેઈલબોક્સ કદમાં ખૂબ મોટું થઈ ગયું હોય, તો તે તમારા Outlook ને ઝડપી અને સ્વચ્છ રાખવા માટે જૂના ઈમેઈલ, કાર્યો, નોંધો અને અન્ય વસ્તુઓને આર્કાઈવ કરવા માટેનું કારણ છે. ત્યાં જ Outlook આર્કાઇવ સુવિધા આવે છે. તે Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 અને તેના પહેલાના તમામ સંસ્કરણોમાં ઉપલબ્ધ છે. અને આ ટ્યુટોરીયલ તમને શીખવશે કે કેવી રીતે અલગ અલગ વર્ઝનમાં ઈમેઈલ અને અન્ય વસ્તુઓને આપમેળે અથવા મેન્યુઅલી આર્કાઈવ કરવી.

Outlook માં આર્કાઈવ શું છે?

Outlook Archive (અને AutoArchive) જૂની ઈમેઈલ, ટાસ્ક અને કેલેન્ડર આઈટમ્સને આર્કાઈવ ફોલ્ડરમાં ખસેડે છે, જે તમારી હાર્ડ ડ્રાઈવ પર બીજા સ્થાને સંગ્રહિત છે. તકનીકી રીતે, આર્કાઇવિંગ મુખ્ય .pst ફાઇલમાંથી જૂની આઇટમ્સને એક અલગ archive.pst ફાઇલમાં સ્થાનાંતરિત કરે છે જેને તમે જ્યારે પણ જરૂર હોય ત્યારે Outlookમાંથી ખોલી શકો છો. આ રીતે, તે તમને તમારા મેઇલબોક્સનું કદ ઘટાડવામાં અને તમારી C:\ ડ્રાઇવ પર થોડી ખાલી જગ્યા પાછી મેળવવામાં મદદ કરે છે (જો તમે આર્કાઇવ ફાઇલને બીજે ક્યાંક સંગ્રહિત કરવાનું પસંદ કરો છો).

તમે તેને કેવી રીતે ગોઠવો છો તેના આધારે, આઉટલુક આર્કાઇવ આમાંથી એક કરી શકે છેતમે કોઈપણ સ્વચાલિત આર્કાઇવિંગ ઇચ્છતા નથી, જ્યારે તમે ઇચ્છો ત્યારે તમે મેન્યુઅલી ઇમેઇલ્સ અને અન્ય વસ્તુઓને આર્કાઇવ કરી શકો છો. આ રીતે, કઈ વસ્તુઓ રાખવી અને કઈ આર્કાઈવમાં ખસેડવી, આર્કાઈવ ફાઈલ ક્યાં સંગ્રહિત કરવી વગેરે પર તમારું વધુ નિયંત્રણ હોઈ શકે છે.

કૃપા કરીને ધ્યાનમાં રાખો કે Outlook AutoArchiveથી વિપરીત, મેન્યુઅલ આર્કાઈવિંગ છે એક-વખતની પ્રક્રિયા , અને જ્યારે પણ તમે જૂની આઇટમને આર્કાઇવમાં ખસેડવા માંગતા હો ત્યારે તમારે નીચેના પગલાંઓનું પુનરાવર્તન કરવાની જરૂર પડશે.

1. Outlook 2016 માં , ફાઇલ ટેબ પર જાઓ અને ટૂલ્સ > જૂની વસ્તુઓ સાફ કરો પર ક્લિક કરો.

Outlook 2010 અને Outlook 2013 માં, ફાઇલ > Cleanup Tool > આર્કાઇવ… ક્લિક કરો

જો તમે તમામ ઇમેઇલ્સ આર્કાઇવ કરવા માંગતા હો , કૅલેન્ડર્સ , અને કાર્યો , તમારા Outlook મેઇલબોક્સમાં રુટ ફોલ્ડર પસંદ કરો, એટલે કે તમારી ફોલ્ડર સૂચિની ટોચ પરનું એક. મૂળભૂત રીતે, આઉટલુક 2010 અને પછીના સંસ્કરણોમાં, રૂટ ફોલ્ડર તમારા ઇમેઇલ સરનામાં તરીકે પ્રદર્શિત થાય છે (નીચેના સ્ક્રીનશૉટમાં બતાવ્યા પ્રમાણે મેં મારું નામ સ્વેત્લાના કર્યું છે):

અને પછી, થોડી વધુ સેટિંગ્સ ગોઠવો:

• આર્કાઇવ કરતાં જૂની આઇટમ્સ હેઠળ, કેવી રીતે ઉલ્લેખિત તારીખ દાખલ કરોઆઇટમને આર્કાઇવમાં ખસેડવામાં આવે તે પહેલાં તે જૂની હોવી આવશ્યક છે.
• જો તમે આર્કાઇવ ફાઇલનું ડિફૉલ્ટ સ્થાન બદલવા માંગતા હોવ તો બ્રાઉઝ કરો બટનને ક્લિક કરો.
• જો તમે સ્વતઃ-આર્કાઇવિંગમાંથી બાકાત રાખવામાં આવેલી આઇટમ્સને આર્કાઇવ કરવા માંગતા હો, તો "સ્વતઃ-આર્કાઇવ કરશો નહીં" ચેક કરેલ સાથે આઇટમ્સ શામેલ કરો બોક્સ પસંદ કરો.

છેવટે, OK પર ક્લિક કરો, અને Outlook તરત જ આર્કાઇવ બનાવવાનું શરૂ કરો. પ્રક્રિયા પૂર્ણ થતાં જ, આર્કાઇવ ફોલ્ડર તમારા Outlook માં દેખાશે.

ટીપ્સ અને નોંધો:

1. વિવિધ સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરીને થોડા ફોલ્ડર્સને આર્કાઇવ કરવા માટે, દા.ત. આઇટમ્સને તમારા મોકલેલ આઇટમ્સ ફોલ્ડરમાં ડ્રાફ્ટ્સ કરતાં લાંબા સમય સુધી રાખો, દરેક ફોલ્ડર માટે વ્યક્તિગત રીતે ઉપરોક્ત પગલાંને પુનરાવર્તિત કરો અને બધા ફોલ્ડરને સમાન archive.pst ફાઇલમાં સાચવો. . જો તમે થોડી અલગ આર્કાઇવ ફાઇલો બનાવવાનું પસંદ કરો છો, તો દરેક ફાઇલ તમારા ફોલ્ડર્સની સૂચિમાં તેનું પોતાનું આર્કાઇવ્સ ફોલ્ડર ઉમેરશે.
2. આઉટલુક આર્કાઇવ હાલની ફોલ્ડર રચના<10 ને જાળવી રાખે છે>. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે ફક્ત એક ફોલ્ડરને આર્કાઇવ કરવાનું પસંદ કરો છો, અને તે ફોલ્ડરમાં પેરેન્ટ ફોલ્ડર છે, તો આર્કાઇવમાં એક ખાલી પેરેન્ટ ફોલ્ડર બનાવવામાં આવશે.

આઉટલુક આર્કાઇવ ફાઇલો ક્યાં સંગ્રહિત છે?

જેમ તમે પહેલાથી જ જાણો છો, Outlook આર્કાઇવ એ Outlook ડેટા ફાઇલ (.pst) ફાઇલનો એક પ્રકાર છે. archive.pst ફાઇલ ઑટોમૅટિક રીતે બનાવવામાં આવે છે જ્યારે ઑટો આર્કાઇવ પ્રથમ વખત ચાલે છે અથવા જ્યારે તમે મેન્યુઅલી ઇમેઇલ્સ આર્કાઇવ કરો છો.

આર્કાઇવ ફાઇલ સ્થાન પર આધાર રાખે છેતમારા કમ્પ્યુટર પર ઑપરેટિંગ સિસ્ટમ ઇન્સ્ટોલ કરેલી છે. જ્યાં સુધી તમે આર્કાઇવ સેટિંગ્સને ગોઠવતી વખતે ડિફૉલ્ટ સ્થાન બદલ્યું ન હોય, તો તમે આર્કાઇવ ફાઇલને નીચેનામાંથી એક સ્થાને શોધી શકો છો:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, અને 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 અને પહેલાનું

• Vista અને Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

નોંધ. એપ્લિકેશન ડેટા અને AppData છુપાયેલા ફોલ્ડર્સ છે. તેમને પ્રદર્શિત કરવા માટે, કંટ્રોલ પેનલ > ફોલ્ડર વિકલ્પો પર જાઓ, જુઓ ટેબ પર સ્વિચ કરો અને છુપાયેલી ફાઇલો, ફોલ્ડર્સ અથવા ડ્રાઇવ્સ બતાવો પસંદ કરો છુપાયેલ ફાઇલો અને ફોલ્ડર્સ હેઠળ.

તમારા મશીન પર આર્કાઇવ ફાઇલનું સ્થાન કેવી રીતે શોધવું

જો તમે ઉપરોક્ત કોઈપણ સ્થાનો પર આર્કાઇવ .pst ફાઇલ શોધી શકતા નથી, તો સંભવ છે કે તમે તેને રૂપરેખાંકિત કરતી વખતે અલગ જગ્યાએ સંગ્રહિત કરવાનું પસંદ કર્યું હોય. સ્વતઃ આર્કાઇવ સેટિંગ્સ.

તમારા આઉટલુક આર્કાઇવનું ચોક્કસ સ્થાન નક્કી કરવા માટે અહીં એક ઝડપી રીત છે: ફોલ્ડર્સની સૂચિમાં આર્કાઇવ ફોલ્ડર પર જમણું-ક્લિક કરો, અને પછી ફાઇલ સ્થાન ખોલો ક્લિક કરો. આ તરત જ ફોલ્ડર ખોલશે જ્યાંતમારી આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલ સંગ્રહિત છે.

જો તમે થોડી અલગ આર્કાઇવ ફાઇલો બનાવી છે, તો તમે આ રીતે તમામ સ્થાનોને એક નજરમાં જોઈ શકો છો:

1. ફાઇલ > એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ > એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ ક્લિક કરો.
2. એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ માં સંવાદ, ડેટા ફાઇલો ટેબ પર સ્વિચ કરો.
3. અન્ય ફાઇલોમાં, તમે archive.pst ફાઇલનું વર્તમાન સ્થાન જોશો (અથવા તમે જે નામ આપ્યું છે તમારી આર્કાઇવ ફાઇલ).
4. ફોલ્ડર પર જવા માટે જ્યાં ચોક્કસ આર્કાઇવ ફાઇલ સંગ્રહિત છે, ઇચ્છિત ફાઇલ પસંદ કરો અને ફાઇલ સ્થાન ખોલો ક્લિક કરો.

આઉટલુક આર્કાઇવ ટિપ્સ અને યુક્તિઓ

આ ટ્યુટોરીયલના પહેલા ભાગમાં, અમે આઉટલુક આર્કાઇવ આવશ્યક બાબતોને આવરી લીધી છે. અને હવે, કેટલીક તકનીકો શીખવાનો સમય છે જે મૂળભૂત બાબતોથી આગળ વધે છે.

તમારા Outlook આર્કાઇવનું હાલનું સ્થાન કેવી રીતે બદલવું

જો કોઇ કારણોસર તમારે તમારા વર્તમાન Outlook આર્કાઇવને સ્થાનાંતરિત કરવાની જરૂર હોય , ફક્ત આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલને નવા ફોલ્ડરમાં ખસેડવાથી આગલી વખતે જ્યારે તમારું Outlook AutoArchive ચાલશે ત્યારે ડિફોલ્ટ સ્થાનમાં નવી archive.pst ફાઇલ બનાવવામાં આવશે.

આઉટલુક આર્કાઇવને યોગ્ય રીતે ખસેડવા માટે, નીચેના પગલાં.

1. Outlook માં આર્કાઇવ બંધ કરો

આઉટલુક આર્કાઇવ ફોલ્ડરને ડિસ્કનેક્ટ કરવા માટે, ફોલ્ડર્સની સૂચિમાં રૂટ આર્કાઇવ ફોલ્ડર પર જમણું ક્લિક કરો અને આર્કાઇવ બંધ કરો પર ક્લિક કરો.

ટીપ. જોઆર્કાઇવ્સ ફોલ્ડર તમારા ફોલ્ડર્સની સૂચિમાં દેખાતું નથી, તમે તેનું સ્થાન ફાઇલ > એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ > એકાઉન્ટ સેટિંગ્સ > ડેટા દ્વારા શોધી શકો છો ફાઇલો ટેબ, આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલ પસંદ કરો અને દૂર કરો બટનને ક્લિક કરો. આ ફક્ત તમારા Outlook માંથી આર્કાઇવને ડિસ્કનેક્ટ કરશે, પરંતુ આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલને કાઢી નાખશે નહીં.

2. આર્કાઇવ ફાઇલને જ્યાં તમે ઇચ્છો ત્યાં ખસેડો.

આઉટલુક બંધ કરો, તમારી આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલના સ્થાન પર બ્રાઉઝ કરો અને તમારી પસંદગીના ફોલ્ડરમાં કૉપિ કરો. એકવાર તમારું Outlook આર્કાઇવ કૉપિ થઈ જાય, પછી તમે મૂળ ફાઇલને કાઢી શકો છો. તેમ છતાં, એક સુરક્ષિત રીત એ છે કે તેનું નામ archive-old.pst પર બદલવું અને જ્યાં સુધી તમે ખાતરી ન કરો કે કૉપિ કરેલી ફાઇલ કામ કરી રહી છે ત્યાં સુધી રાખો.

3. ખસેડેલ archive.pst ફાઇલને ફરીથી કનેક્ટ કરો

આર્કાઇવ ફાઇલને ફરીથી કનેક્ટ કરવા માટે, Outlook ખોલો, ફાઇલ > ખોલો > Outlook Data File…<2 ક્લિક કરો>, તમારી આર્કાઇવ ફાઇલના નવા સ્થાન પર બ્રાઉઝ કરો, ફાઇલ પસંદ કરો અને તેને કનેક્ટ કરવા માટે OK પર ક્લિક કરો. તમારા ફોલ્ડર્સની સૂચિમાં આર્કાઇવ્સ ફોલ્ડર તરત જ દેખાશે.

4. તમારી આઉટલુક ઓટો આર્કાઇવ સેટિંગ્સ બદલો

છેલ્લું પરંતુ સૌથી ઓછું પગલું એ સ્વતઃઆર્કાઇવ સેટિંગ્સને સંશોધિત કરવાનું છે જેથી કરીને હવેથી આઉટલુક જૂની વસ્તુઓને તમારી આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલના નવા સ્થાન પર ખસેડશે. નહિંતર, આઉટલુક મૂળ સ્થાન પર બીજી archive.pst ફાઇલ બનાવશે.

આ કરવા માટે, ફાઇલ > વિકલ્પો ક્લિક કરો.> Advanced > AutoArchive Settings… , ખાતરી કરો કે જૂની વસ્તુઓને પર ખસેડો રેડિયો બટન પસંદ કરેલ છે, બ્રાઉઝ કરો બટનને ક્લિક કરો અને તમે તમારી Outlook આર્કાઇવ ફાઇલને જ્યાં ખસેડી છે ત્યાં તેને નિર્દેશ કરો.

કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ અને જંક ઇ-મેલ ફોલ્ડર્સને આપમેળે કેવી રીતે ખાલી કરવું

કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ માંથી જૂની આઇટમ્સ ડિલીટ કરવા માટે અને જંક ઈ-મેઈલ ફોલ્ડર્સ આપોઆપ, દર થોડા દિવસે આઉટલુક ઓટોઆર્કાઈવને ચલાવવા માટે સેટ કરો અને પછી ઉપરોક્ત ફોલ્ડર્સ માટે નીચેની સેટિંગ્સ ગોઠવો:

1. કાઢી નાખેલ પર જમણું ક્લિક કરો આઇટમ્સ ફોલ્ડર, અને ગુણધર્મો > ઓટોઆર્કાઇવ પર ક્લિક કરો.
2. આ સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરીને આ ફોલ્ડરને આર્કાઇવ કરો વિકલ્પ પસંદ કરો અને પસંદ કરો કરતાં જૂની આઇટમ્સ સાફ કરો પછીના ઇચ્છિત દિવસો.
3. જૂની આઇટમ્સ કાયમી ધોરણે કાઢી નાખો પસંદ કરો અને ઓકે ક્લિક કરો.

જંક ઈ-મેલ્સ ફોલ્ડર માટે ઉપરના પગલાંઓનું પુનરાવર્તન કરો, અને તમે તૈયાર છો!

નોંધ. જૂની આઇટમ્સ જંક અને કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ ફોલ્ડર્સ પછીના ઑટોઆર્કાઇવ રન પર કાઢી નાખવામાં આવશે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે ઑટોઆર્કાઇવને દર 14 દિવસે ચલાવવા માટે ગોઠવ્યું હોય, તો ફોલ્ડર્સ દર 2 અઠવાડિયે સાફ થઈ જશે. જો તમે જંક ઈમેલને વધુ વખત ડિલીટ કરવા માંગતા હો, તો તમારા Outlook Auto Archive માટે એક નાનો સમયગાળો સેટ કરો. 12સંશોધિત તારીખ, જે પછી હોય તે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, જો કોઈ ઈમેઈલ સંદેશ પ્રાપ્ત કર્યા પછી અથવા કોઈ કાર્યને પૂર્ણ ચિહ્નિત કર્યા પછી, તમે કોઈ આઇટમમાં કોઈપણ ફેરફારો કરો છો (દા.ત. આયાત, નિકાસ, સંપાદિત કરો, નકલ કરો, વાંચેલા અથવા ન વાંચેલા તરીકે ચિહ્નિત કરો), સંશોધિત તારીખ બદલાઈ જશે અને આઇટમ જીતી જશે. જ્યાં સુધી અન્ય વૃદ્ધાવસ્થા પૂર્ણ ન થાય ત્યાં સુધી આર્કાઇવ ફોલ્ડરમાં ખસેડશો નહીં.

જો તમે ઇચ્છો છો કે Outlook સંશોધિત તારીખની અવગણના કરે, તો તમે તેને નીચેની તારીખો સુધીમાં આર્કાઇવ વસ્તુઓમાં ગોઠવી શકો છો:

• ઈમેલ - પ્રાપ્ત તારીખ
• કૅલેન્ડર આઇટમ્સ - તારીખ કે જે તારીખ માટે એપોઇન્ટમેન્ટ, ઇવેન્ટ અથવા મીટિંગ શેડ્યૂલ કરવામાં આવી છે
• કાર્યો - પૂર્ણ થવાની તારીખ
• નોંધ - તારીખ છેલ્લો ફેરફાર
• જર્નલ એન્ટ્રીઝ - બનાવટની તારીખ

નોંધ. સોલ્યુશન માટે રજિસ્ટ્રીમાં ફેરફાર કરવાની જરૂર છે, તેથી અમે તેનો ખૂબ જ કાળજીપૂર્વક ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરીએ છીએ કારણ કે જો તમે રજિસ્ટ્રીમાં ખોટી રીતે ફેરફાર કરશો તો ગંભીર સમસ્યાઓ આવી શકે છે. વધારાની સાવચેતી તરીકે, રજિસ્ટ્રીમાં ફેરફાર કરતા પહેલા તેનું બેકઅપ લેવાની ખાતરી કરો. જો તમે કોર્પોરેટ વાતાવરણમાં કામ કરો છો, તો સલામત બાજુએ રહેવા માટે તમારા એડમિને તમારા માટે આ કરવાનું વધુ સારું રહેશે.

શરૂઆત માટે, તમારું Outlook સંસ્કરણ તપાસો. જો તમે Outlook 2010 નો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, તો Outlook 2010 માટે એપ્રિલ 2011 હોટફિક્સ અને Outlook 2007 વપરાશકર્તાઓને Outlook 2007 માટે ડિસેમ્બર 2010 હોટફિક્સ ઇન્સ્ટોલ કરવાની જરૂર છે. Outlook 2013 અને Outlook 2016 કોઈપણ વધારાના અપડેટ્સની જરૂર નથી.

અને હવે, નીચે આપેલા પગલાંને અનુસરો ArchiveIgnoreLastModifiedTime રજિસ્ટ્રી મૂલ્ય બનાવો:

1. રજિસ્ટ્રી ખોલવા માટે, પ્રારંભ કરો > ચલાવો ક્લિક કરો, regedit<ટાઈપ કરો 2> શોધ બોક્સમાં, અને ઓકે ક્લિક કરો.
2. નીચેની રજિસ્ટ્રી કી શોધો અને પસંદ કરો:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

ઉદાહરણ તરીકે, Outlook 2013 માં, તે છે:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

આઉટલૂક આર્કાઇવ કામ કરતું નથી - કારણો અને ઉકેલો

જો Outlook આર્કાઇવ અથવા ઑટોઆર્કાઇવ અપેક્ષા મુજબ કામ કરતું નથી અથવા તમને Outlook માં તમારા આર્કાઇવ કરેલા ઇમેઇલ્સ શોધવામાં સમસ્યા છે, તો નીચેની સમસ્યાનિવારણ ટીપ્સ મદદ કરી શકે છે તમે સમસ્યાનો સ્ત્રોત નક્કી કરો છો.

1. આર્કાઇવ અને ઑટોઆર્કાઇવ વિકલ્પો આઉટલુકમાં ઉપલબ્ધ નથી

મોટા ભાગે, તમે એક્સચેન્જ સર્વર મેઇલબોક્સનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, અથવા તમારી સંસ્થા પાસે મેઇલ રીટેન્શન પોલિસી છે જે Outlook ઑટોઆર્કાઇવને ઓવરરાઇડ કરે છે, દા.ત. તે તમારા દ્વારા અક્ષમ કરવામાં આવ્યું હતુંજૂથ નીતિ તરીકે સંચાલક. જો આવું હોય, તો કૃપા કરીને તમારા સિસ્ટમ એડમિનિસ્ટ્રેટર સાથે વિગતો તપાસો.

2. ઑટોઆર્કાઇવ ગોઠવેલું છે, પણ ચાલતું નથી

જો અચાનક Outlook ઑટો આર્કાઇવ કામ કરવાનું બંધ કરી દે, તો ઑટોઆર્કાઇવ સેટિંગ્સ ખોલો અને ખાતરી કરો કે દર N દિવસે ઑટોઆર્કાઇવ ચલાવો ચેકબોક્સ પસંદ કરેલ છે. .

3. ચોક્કસ આઇટમ ક્યારેય આર્કાઇવ થતી નથી

કોઇ ચોક્કસ આઇટમને સ્વતઃ આર્કાઇવમાંથી બાકાત રાખવાના બે વારંવાર કારણો છે:

• આઇટમની સંશોધિત તારીખ કરતાં નવી છે આર્કાઇવિંગ માટે સેટ કરેલી તારીખ. સોલ્યુશન માટે, કૃપા કરીને જુઓ કે કેવી રીતે આઇટમ્સ પ્રાપ્ત અથવા પૂર્ણ તારીખ સુધીમાં આર્કાઇવ કરવી.
• આ આ આઇટમને ઑટોઆર્કાઇવ કરશો નહીં પ્રોપર્ટી આપેલ આઇટમ માટે પસંદ કરેલ છે. આને તપાસવા માટે, આઇટમને નવી વિંડોમાં ખોલો, ફાઇલ > ગુણધર્મો પર ક્લિક કરો અને આ ચેકબોક્સમાંથી એક ટિક દૂર કરો:

તમે તમારા આઉટલુક વ્યુમાં સ્વતઃઆર્કાઇવ કરશો નહીં ફીલ્ડ પણ ઉમેરી શકો છો જેના માટે આ વિકલ્પ પસંદ કરેલ છે તે વસ્તુઓની ઝાંખી મેળવવા માટે.

4. Outlook માં આર્કાઇવ ફોલ્ડર ખૂટે છે

જો આર્કાઇવ ફોલ્ડર ફોલ્ડર્સની સૂચિમાં દેખાતું નથી, તો ઑટોઆર્કાઇવ સેટિંગ્સ ખોલો અને ચકાસો કે ફોલ્ડર સૂચિમાં આર્કાઇવ ફોલ્ડર બતાવો વિકલ્પ પસંદ થયેલ છે. જો આર્કાઇવ ફોલ્ડર હજુ પણ દેખાતું નથી, તો આઉટલુક ડેટા ફાઇલને મેન્યુઅલી ખોલો, અહીં સમજાવ્યા પ્રમાણે.

5. ક્ષતિગ્રસ્ત અથવા દૂષિત archive.pst ફાઇલ

જ્યારે archive.pstફાઇલ ક્ષતિગ્રસ્ત છે, આઉટલુક તેમાં કોઈપણ નવી આઇટમ ખસેડવામાં સક્ષમ નથી. આ કિસ્સામાં, Outlook બંધ કરો અને તમારી આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલને રિપેર કરવા માટે ઇનબોક્સ રિપેર ટૂલ (scanpst.exe) નો ઉપયોગ કરો. જો તે કામ કરતું નથી, તો એકમાત્ર ઉકેલ એ છે કે નવું આર્કાઇવ બનાવવું.

6. આઉટલુક મેઈલબોક્સ અથવા આર્કાઈવ ફાઈલ મહત્તમ કદ સુધી પહોંચી ગઈ છે

એક સંપૂર્ણ archive.pst અથવા મુખ્ય .pst ફાઈલ પણ Outlook આર્કાઈવને કામ કરતા અટકાવી શકે છે.

જો archive.pst ફાઈલ તેની મર્યાદા સુધી પહોંચી ગઈ છે, જૂની વસ્તુઓ કાઢી નાખીને તેને સાફ કરો અથવા નવી આર્કાઈવ ફાઈલ બનાવો.

જો મુખ્ય .pst ફાઈલ તેની મર્યાદા સુધી પહોંચી ગઈ હોય, તો કેટલીક જૂની આઈટમોને મેન્યુઅલી કાઢી નાખવાનો પ્રયાસ કરો, અથવા કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ ફોલ્ડર ખાલી કરો, અથવા અમુક આઇટમ્સને તમારા આર્કાઇવમાં હાથથી ખસેડો, અથવા તમારા મેઇલબોક્સનું કદ અસ્થાયી રૂપે વધારવા માટે તમારા વ્યવસ્થાપકને કહો, અને પછી ઑટોઆર્કાઇવ ચલાવો અથવા જૂની આઇટમ્સ જાતે જ આર્કાઇવ કરો.

.pst ફાઇલો માટેની ડિફોલ્ટ મર્યાદા Outlook 2007માં 20GB છે અને પછીની આવૃત્તિઓમાં 50GB છે.

હું આશા રાખું છું કે આ ટ્યુટોરીયલ Outlook માં ઈમેઈલને કેવી રીતે આર્કાઈવ કરવું તેના પર થોડો પ્રકાશ પાડશે. કોઈપણ રીતે, હું વાંચવા બદલ તમારો આભાર અને આશા રાખું છું કે તમને આવતા અઠવાડિયે અમારા બ્લોગ પર મળીશ!

• ઇમેલ્સ અને અન્ય આઇટમ્સને તેમના વર્તમાન ફોલ્ડર્સમાંથી આર્કાઇવ ફોલ્ડરમાં ખસેડો.
• કાયમ માટે જૂના ઇમેઇલ અને અન્યને કાઢી નાખો આઇટમ્સ જેમ જેમ તેઓ નિર્દિષ્ટ વૃદ્ધાવસ્થાનો સમયગાળો પસાર કરે છે. સ્વતઃ આર્કાઇવ કાર્ય?" અને "આઉટલુકમાં મારા આર્કાઇવ કરેલા ઇમેઇલ્સ ક્યાં છે?" કૃપા કરીને નીચેની સરળ હકીકતો યાદ રાખો.
  1. મોટા ભાગના એકાઉન્ટ પ્રકારો માટે, Microsoft Outlook તમામ ઈમેઈલ, સંપર્કો, એપોઈન્ટમેન્ટ્સ, કાર્યો અને નોંધો .pst ફાઈલમાં રાખે છે જેને Outlook Data File કહેવાય છે. PST એ એકમાત્ર ફાઇલ પ્રકાર છે જેને આર્કાઇવ કરી શકાય છે. જલદી જૂની આઇટમને મુખ્ય .pst ફાઇલમાંથી archive.pst ફાઇલમાં ખસેડવામાં આવે છે, તે આઉટલુક આર્કાઇવ ફોલ્ડરમાં પ્રદર્શિત થાય છે, અને તે હવે મૂળ ફોલ્ડરમાં ઉપલબ્ધ નથી.
  2. આર્કાઇવિંગ એ નિકાસ જેવું નથી. નિકાસ કરવાથી નિકાસ ફાઇલમાં મૂળ વસ્તુઓની નકલ થાય છે, પરંતુ તે વર્તમાન ફોલ્ડરમાંથી કે મુખ્ય .pst ફાઇલમાંથી દૂર થતી નથી.
  3. આર્કાઇવ ફાઇલ Outlook બેકઅપ જેવી હોતી નથી. જો તમે તમારી આર્કાઇવ કરેલી આઇટમ્સનો બેકઅપ લેવા માંગતા હો, તો તમારે તમારી archive.pst ફાઇલની કૉપિ બનાવવી પડશે અને તેને સુરક્ષિત સ્થાન પર સ્ટોર કરવી પડશે, દા.ત. ડ્રૉપબૉક્સ અથવા વન ડ્રાઇવ.
  4. સંપર્કો કોઈપણ Outlook વર્ઝનમાં ઑટો-આર્કાઇવ થતા નથી. જો કે, તમે સંપર્કો ફોલ્ડરને આર્કાઇવ કરી શકો છોમેન્યુઅલી.
  5. જો તમારી પાસે ઓનલાઈન આર્કાઈવ મેઈલબોક્સ સાથેનું Outlook Exchange એકાઉન્ટ છે, તો Outlook માં આર્કાઈવિંગ અક્ષમ છે.

  ટીપ. તમારી આઉટલુક આઇટમ્સને આર્કાઇવ કરતાં પહેલાં, ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને મર્જ કરવામાં અર્થપૂર્ણ છે.

  આઉટલુકમાં ઇમેઇલ્સને આપમેળે કેવી રીતે આર્કાઇવ કરવા

  આઉટલુક ઓટો આર્કાઇવ સુવિધાને જૂના ખસેડવા માટે ગોઠવી શકાય છે નિયમિત અંતરાલ પર આપમેળે નિયુક્ત આર્કાઇવ ફોલ્ડરમાં ઇમેઇલ્સ અને અન્ય વસ્તુઓ અથવા આર્કાઇવ કર્યા વિના જૂની વસ્તુઓને કાઢી નાખવા માટે. અલગ-અલગ આઉટલુક વર્ઝન માટે વિગતવાર પગલાં નીચે આપેલ છે.

  આઉટલુક 365 - 2010ને કેવી રીતે સ્વતઃ આર્કાઇવ કરવું

  આઉટલુક 2010 થી, ઑટો આર્કાઇવ ડિફૉલ્ટ રૂપે સક્ષમ નથી, જોકે માઇક્રોસોફ્ટ આઉટલુક તમને સમયાંતરે યાદ અપાવશે આમ કરો:

  

  તત્કાલ આર્કાઇવ કરવાનું શરૂ કરવા માટે, હા પર ક્લિક કરો. આર્કાઇવ વિકલ્પોની સમીક્ષા કરવા અને સંભવતઃ બદલવા માટે, ઓટોઆર્કાઇવ સેટિંગ્સ… ક્લિક કરો.

  અથવા, તમે પ્રોમ્પ્ટને બંધ કરવા માટે ના ક્લિક કરી શકો છો અને પછીથી સ્વતઃ આર્કાઇવિંગને ગોઠવી શકો છો. નીચેના પગલાંઓ કરીને તમારા માટે સૌથી અનુકૂળ સમય.

  1. આઉટલુક ખોલો અને પછી ફાઇલ > વિકલ્પો > એડવાન્સ્ડ<2 પર ક્લિક કરો> > ઓટોઆર્કાઇવ સેટિંગ્સ…

     

  2. ઓટોઆર્કાઇવ સંવાદ વિન્ડો ખુલે છે, અને તમે જોશો કે બધું જ ગ્રે આઉટ થઈ ગયું છે… પરંતુ માત્ર જ્યાં સુધી તમે <ને તપાસો નહીં ત્યાં સુધી 9>દર N દિવસે ઑટોઆર્કાઇવ ચલાવો એકવાર આ બૉક્સ ચેક થઈ જાય, પછી તમે તમારી રુચિ પ્રમાણે અન્ય વિકલ્પો ગોઠવી શકો છો, અને ઓકે ક્લિક કરો.

  નીચેનો સ્ક્રીનશોટ ડિફોલ્ટ સેટિંગ્સ બતાવે છે અને દરેક વિકલ્પ વિશે વિગતવાર માહિતી અહીં મળી શકે છે.

  

  જ્યારે આર્કાઇવિંગ ચાલુ હોય, ત્યારે સ્ટેટસ બારમાં સ્ટેટસ માહિતી પ્રદર્શિત થાય છે.

  

  જેમ જ આર્કાઇવ પ્રક્રિયા પૂર્ણ થાય છે તેમ, આર્કાઇવ્સ ફોલ્ડર આપમેળે તમારા Outlook માં દેખાશે, જો તમે વિકલ્પ પસંદ કર્યો હોય તો ફોલ્ડર સૂચિમાં આર્કાઇવ ફોલ્ડર બતાવો . જો તમે તમારા આઉટલુકમાં આર્કાઇવ કરેલી ઇમેઇલ્સ શોધી શકતા નથી, તો કૃપા કરીને Outlook આર્કાઇવ ફોલ્ડર કેવી રીતે પ્રદર્શિત કરવું તે જુઓ.

  આ પણ જુઓ: Excel માં સ્વતઃસુધારણાને કેવી રીતે કસ્ટમાઇઝ અથવા બંધ કરવી

  આઉટલુક 2007ને કેવી રીતે સ્વતઃ આર્કાઇવ કરવું

  આઉટલુક 2007માં, ઓટો આર્કાઇવિંગ ડિફોલ્ટ રૂપે ચાલુ છે નીચેના ફોલ્ડર્સ:

  • કૅલેન્ડર , ટાસ્ક અને જર્નલ આઇટમ્સ (6 મહિના કરતાં જૂની)
  • મોકલેલ આઇટમ્સ અને કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ ફોલ્ડર્સ (2 મહિના કરતાં જૂના)

  અન્ય ફોલ્ડર્સ માટે, જેમ કે ઇનબોક્સ , ડ્રાફ્ટ્સ , નોંધો અને અન્ય, તમે આ રીતે ઓટોઆર્કાઇવ સુવિધા ચાલુ કરી શકો છો:

  1. આઉટલુક ખોલો અને ટૂલ્સ > વિકલ્પોને ક્લિક કરો .
  2. વિકલ્પો સંવાદ વિન્ડોમાં, અન્ય ટેબ પર જાઓ, અને ઓટોઆર્કાઇવ… બટનને ક્લિક કરો.

     

  અને પછી, નીચે સમજાવ્યા મુજબ ઓટોઆર્કાઇવ સેટિંગ્સને ગોઠવો.

  આઉટલુક ઓટો આર્કાઇવ સેટિંગ્સ અને વિકલ્પો

  જેમ તમે પહેલાથી જ જાણો છો, આઉટલુક 2010 અને પછીના, ઓટો આર્કાઇવ સેટિંગ્સ ફાઇલ દ્વારા ઍક્સેસ કરી શકાય છે> વિકલ્પો > ઉન્નત > ઓટોઆર્કાઇવ સેટિંગ્સ… દરેક વિકલ્પ વિશે વિગતવાર માહિતી તમને પ્રક્રિયાને તમારા સંપૂર્ણ નિયંત્રણ હેઠળ લેવામાં મદદ કરશે.

  • દર N દિવસે ઑટોઆર્કાઇવ ચલાવો . તમે ઑટોઆર્કાઇવને કેટલી વાર ચલાવવા માંગો છો તેનો ઉલ્લેખ કરો. કૃપા કરીને ધ્યાનમાં રાખો કે એક સમયે ઘણી વસ્તુઓને આર્કાઇવ કરવાથી તમારા કમ્પ્યુટરની કામગીરી ધીમી પડી શકે છે. તેથી જો તમને રોજિંદા ધોરણે ઘણી બધી ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત થાય છે, તો તમારા આઉટલુક ઓટો આર્કાઇવને વધુ વારંવાર ચલાવવા માટે ગોઠવો. ઓટો-આર્કાઇવિંગને બંધ કરવા , આ બોક્સ સાફ કરો.
  • ઓટો-આર્કાઇવ ચાલે તે પહેલાં પ્રોમ્પ્ટ કરો . જો તમે સ્વતઃ-આર્કાઇવ પ્રક્રિયા શરૂ થાય તે પહેલાં તરત જ રિમાઇન્ડર મેળવવા માંગતા હોવ તો આ બૉક્સને ચેક કરો. આ તમને પ્રોમ્પ્ટમાં ના પર ક્લિક કરીને સ્વતઃ આર્કાઇવિંગને રદ કરવા દેશે.
  • સમાપ્ત વસ્તુઓ કાઢી નાખો (ફક્ત ઈ-મેલ ફોલ્ડર્સ) . આ વિકલ્પ પસંદ કરવાથી તમારા ઈમેલ ફોલ્ડર્સમાંથી સમાપ્ત થયેલા સંદેશાઓ કાઢી નાખવામાં આવશે. સ્પષ્ટતા ખાતર, સમયસીમા સમાપ્ત થયેલો ઈમેઈલ એ જૂના સંદેશ જેવો નથી જે તેની વૃદ્ધાવસ્થાના અંત સુધી પહોંચી ગયો હોય. નવી ઈમેઈલ વિન્ડો ( વિકલ્પો > ટ્રેકિંગ જૂથ > પછી સમાપ્ત થાય છે ).

    Microsoft જણાવે છે કે આ વિકલ્પ ડિફૉલ્ટ રૂપે ચકાસાયેલ નથી, પરંતુ તે મારા કેટલાક આઉટલુક ઇન્સ્ટોલેશન પર ચકાસાયેલ છે. તેથી જો તમે સમયસીમા સમાપ્ત થયેલા સંદેશાને વૃદ્ધાવસ્થાના અંત સુધી ન પહોંચે ત્યાં સુધી રાખવા માંગતા હોવ તો આ વિકલ્પને અનચેક કરવાની ખાતરી કરો.આપેલ ફોલ્ડર માટે સમયગાળો સેટ કરો.

  • જૂની વસ્તુઓને આર્કાઇવ કરો અથવા કાઢી નાખો . જો તમે તમારી પોતાની સ્વતઃ-આર્કાઇવ સેટિંગ્સને ગોઠવવા માંગતા હોવ તો આ વિકલ્પ પસંદ કરો. જો અનચેક કરેલ હોય, તો આઉટલુક ડિફૉલ્ટ સ્વતઃઆર્કાઇવ સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરશે.
  • ફોલ્ડર સૂચિમાં આર્કાઇવ ફોલ્ડર બતાવો . જો તમે ઇચ્છો છો કે આર્કાઇવ ફોલ્ડર નેવિગેશન પેનમાં તમારા અન્ય ફોલ્ડર્સ સાથે દેખાય, તો આ બોક્સ પસંદ કરો. જો નાપસંદ કરેલ હોય, તો પણ તમે તમારું Outlook આર્કાઇવ ફોલ્ડર મેન્યુઅલી ખોલી શકશો.
  • કરતાં જૂની વસ્તુઓને સાફ કરો. વૃદ્ધાવસ્થાનો સમયગાળો સ્પષ્ટ કરો કે જેના પછી તમારી Outlook આઇટમ્સ આર્કાઇવ થવી જોઈએ. તમે સમયગાળાને દિવસો, અઠવાડિયા અથવા મહિનામાં ગોઠવી શકો છો - ઓછામાં ઓછા 1 દિવસ મહત્તમ 60 મહિના સુધી.
  • જૂની વસ્તુઓને પર ખસેડો. જ્યારે આ વિકલ્પ પસંદ કરવામાં આવે છે, ત્યારે આઉટલુક જૂના ઈમેઈલ અને અન્ય વસ્તુઓને કાઢી નાખવાને બદલે તેને આપમેળે archive.pst ફાઈલમાં ખસેડે છે (આ રેડિયો બટન પસંદ કરવાથી કાયમી રૂપે આઈટમ્સ કાઢી નાખો ની પસંદગી સાફ થઈ જાય છે). ડિફૉલ્ટ રૂપે, Outlook આ સ્થાનોમાંથી એકમાં archive.pst ફાઇલને સંગ્રહિત કરે છે. બીજું સ્થાન પસંદ કરવા અથવા આર્કાઇવ કરેલ .pst ને બીજું નામ આપવા માટે, બ્રાઉઝ કરો બટન પર ક્લિક કરો.
  • કાયમી રૂપે આઇટમ્સ કાઢી નાખો . આ જૂની આઇટમ્સ જેમ જેમ તેઓ વૃદ્ધાવસ્થાના સમયગાળાના અંતમાં પહોંચે છે કે તરત જ તેને કાયમ માટે કાઢી નાખશે, કોઈ આર્કાઇવ કૉપિ બનાવવામાં આવશે નહીં.
  • હવે બધા ફોલ્ડર્સ પર આ સેટિંગ્સ લાગુ કરો . બધા ફોલ્ડર્સ પર રૂપરેખાંકિત સ્વતઃઆર્કાઇવ સેટિંગ્સ લાગુ કરવા માટે, આને ક્લિક કરોબટન જો તમે એક અથવા વધુ ફોલ્ડર્સ માટે અન્ય સેટિંગ્સ લાગુ કરવા માંગતા હો, તો આ બટનને ક્લિક કરશો નહીં. તેના બદલે, દરેક ફોલ્ડર માટે આર્કાઇવિંગ સેટિંગ્સને મેન્યુઅલી ગોઠવો.

  આઉટલુક ઓટો આર્કાઇવ દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા ડિફોલ્ટ એજિંગ પીરિયડ્સ

  બધા Outlook વર્ઝનમાં ડિફોલ્ટ એજિંગ પિરિયડ નીચે મુજબ છે:

  • ઇનબોક્સ, ડ્રાફ્ટ્સ, કેલેન્ડર, ટાસ્ક્સ, નોટ્સ, જર્નલ - 6 મહિના
  • આઉટબોક્સ - 3 મહિના
  • મોકલવામાં આવેલી વસ્તુઓ, ડિલીટ કરેલી વસ્તુઓ - 2 મહિના
  • સંપર્કો - ઓટો આર્કાઇવ કરેલ નથી

  મેઇલબોક્સ ક્લીનઅપ વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને દરેક ફોલ્ડર માટે ડિફોલ્ટ સમયગાળો વ્યક્તિગત રીતે બદલી શકાય છે.

  આઉટલુક નીચેની માહિતીના આધારે ચોક્કસ આઇટમની ઉંમર નક્કી કરે છે:

  • ઈમેઈલ - પ્રાપ્ત થયેલ તારીખ અથવા તારીખ જ્યારે તમે છેલ્લે સંદેશ બદલ્યો અને સાચવ્યો (સંપાદિત, નિકાસ, નકલ, અને તેથી વધુ).
  • કૅલેન્ડર આઇટમ્સ (મીટિંગ્સ, ઇવેન્ટ્સ અને એપોઇન્ટમેન્ટ્સ) - તે તારીખ જ્યારે તમે છેલ્લે આઇટમ બદલી અને સાચવી. પુનરાવર્તિત આઇટમ્સ સ્વતઃ આર્કાઇવ થતી નથી.
  • કાર્યો - સમાપ્તિ તારીખ અથવા છેલ્લી ફેરફાર તારીખ, જે પછીથી હોય તે. ખુલ્લા કાર્યો (જે કાર્યોને પૂર્ણ તરીકે ચિહ્નિત કરવામાં આવ્યાં નથી) તે સ્વતઃ આર્કાઇવ થતા નથી.
  • નોંધો અને જર્નલ એન્ટ્રીઓ - જ્યારે આઇટમ બનાવવામાં આવી હતી અથવા છેલ્લે સંશોધિત કરવામાં આવી હતી તે તારીખ.

  જો તમે આઇટમ્સ પ્રાપ્ત/પૂર્ણ તારીખ સુધીમાં આર્કાઇવ કરવા માંગતા હો, તો કૃપા કરીને આ માર્ગદર્શિકાનો ઉપયોગ કરો: પ્રાપ્ત તારીખ દ્વારા ઇમેઇલ્સ કેવી રીતે આર્કાઇવ કરવી.

  વિશિષ્ટ ફોલ્ડરને કેવી રીતે બાકાત રાખવુંઑટો આર્કાઇવમાંથી અથવા અલગ સેટિંગ્સ લાગુ કરો

  આઉટલુક ઑટો આર્કાઇવને ચોક્કસ ફોલ્ડર પર ચાલતા અટકાવવા અથવા તે ફોલ્ડર માટે અલગ શેડ્યૂલ અને વિકલ્પો સેટ કરવા માટે, નીચેના પગલાંઓ કરો.

  1. ફોલ્ડર પર જમણું ક્લિક કરો, અને પછી સંદર્ભ મેનૂમાં ગુણધર્મો… ક્લિક કરો.
  2. ગુણધર્મો સંવાદ વિન્ડોમાં, નીચેનામાંથી એક કરો:
     • ઓટો આર્કાઇવિંગમાંથી ફોલ્ડરને બાકાત કરવા માટે, આ ફોલ્ડરમાં આઇટમ્સ આર્કાઇવ કરશો નહીં રેડિયો બોક્સ પસંદ કરો.

       

     • પ્રતિ ફોલ્ડરને અલગ રીતે આર્કાઇવ કરો , આ સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરીને આ ફોલ્ડરને આર્કાઇવ કરો પસંદ કરો, અને ઇચ્છિત વિકલ્પો સેટ કરો:
       • વૃદ્ધાવસ્થાનો સમયગાળો કે જેના પછી આઇટમ્સને આર્કાઇવમાં ખસેડવી જોઈએ;
       • ડિફૉલ્ટ આર્કાઇવ ફોલ્ડરનો ઉપયોગ કરવો કે અલગ ફોલ્ડર, અથવા
       • આર્કાઇવ કર્યા વિના જૂની આઇટમને કાયમી ધોરણે કાઢી નાખવી.

       

     • ફેરફારો સાચવવા માટે ઓકે ક્લિક કરો.

  ટીપ. તમે કાઢી નાખેલી આઇટમ્સ અને જંક ઈ-મેલ ફોલ્ડર્સમાંથી જૂના ઈમેઈલને આપમેળે કાઢી નાખવા માટે આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરી શકો છો. વિગતવાર પગલાં અહીં છે.

  આઉટલુકમાં આર્કાઇવ ફોલ્ડર કેવી રીતે બનાવવું

  જો તમે Outlook ઓટો આર્કાઇવ સેટિંગ્સને ગોઠવતી વખતે ફોલ્ડર સૂચિમાં આર્કાઇવ ફોલ્ડર બતાવો વિકલ્પ પસંદ કર્યો હોય, તો આર્કાઇવ્સ ફોલ્ડર નેવિગેશન ફલકમાં આપમેળે દેખાવું જોઈએ. જો ઉપરોક્ત વિકલ્પ પસંદ ન કર્યો હોય, તો તમે આમાં Outlook આર્કાઇવ ફોલ્ડર પ્રદર્શિત કરી શકો છોમાર્ગ:

  1. ફાઇલ > ખોલો & નિકાસ કરો > Outlook Data File ખોલો.

  

• Open Outlook Data File સંવાદ બોક્સ ખુલશે , તમે archive.pst ફાઇલ પસંદ કરો (અથવા તમે તમારી આર્કાઇવ ફાઇલને જે પણ નામ આપ્યું છે) અને બરાબર ક્લિક કરો. જો તમે તમારા Outlook આર્કાઇવને અલગ સ્થાન પર સંગ્રહિત કરવાનું પસંદ કર્યું હોય, તો તે સ્થાન પર નેવિગેટ કરો અને તમારી આર્કાઇવ કરેલી .pst ફાઇલ પસંદ કરો.



બસ! આર્કાઇવ ફોલ્ડર તરત જ ફોલ્ડર્સની સૂચિમાં દેખાશે:



એકવાર આર્કાઇવ ફોલ્ડર ત્યાં આવી જાય, તમે તમારી આર્કાઇવ કરેલી આઇટમ્સ શોધી અને ખોલી શકો છો હંમેશની જેમ Outlook આર્કાઇવમાં શોધવા માટે, નેવિગેશન ફલકમાં આર્કાઇવ ફોલ્ડર પસંદ કરો અને ઇન્સ્ટન્ટ સર્ચ બોક્સમાં તમારો શોધ ટેક્સ્ટ ટાઇપ કરો.



તમારા ફોલ્ડર્સની સૂચિમાંથી આર્કાઇવ ફોલ્ડરને દૂર કરવા , તેના પર જમણું ક્લિક કરો, અને પછી આર્કાઇવ બંધ કરો ક્લિક કરો. ચિંતા કરશો નહીં, આ નેવિગેશન ફલકમાંથી ફક્ત આર્કાઇવ્સ ફોલ્ડરને દૂર કરશે, પરંતુ વાસ્તવિક આર્કાઇવ ફાઇલને કાઢી નાખશે નહીં. તમે ઉપરોક્ત પગલાંઓ પૂર્ણ કરીને કોઈપણ સમયે તમારા Outlook આર્કાઇવ ફોલ્ડરને પુનઃસ્થાપિત કરી શકશો.

આઉટલુકમાં સ્વતઃ આર્કાઇવિંગ કેવી રીતે બંધ કરવું

ઓટોઆર્કાઇવ સુવિધાને બંધ કરવા માટે, ખોલો ઑટોઆર્કાઇવ સેટિંગ્સ સંવાદ, અને દર N દિવસે ઑટોઆર્કાઇવ ચલાવો બૉક્સને અનચેક કરો.

આઉટલુકમાં મેન્યુઅલી કેવી રીતે આર્કાઇવ કરવું (ઇમેઇલ, કૅલેન્ડર, કાર્યો અને અન્ય ફોલ્ડર્સ)

જો