El tutorial explica com arxivar correus electrònics a Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i altres versions. Aprendràs a configurar cada carpeta amb la seva pròpia configuració d'arxiu automàtic o aplicar la mateixa configuració a totes les carpetes, com arxivar manualment a l'Outlook i com crear una carpeta d'arxiu si no apareix automàticament.

Si la vostra bústia de correu ha crescut massa, és raonable arxivar correus electrònics antics, tasques, notes i altres elements per mantenir l'Outlook ràpid i net. Aquí és on entra en joc la funció d'Arxiu d'Outlook. Està disponible en totes les versions d'Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 i anteriors. I aquest tutorial us ensenyarà com arxivar correus electrònics i altres elements en diferents versions de manera automàtica o manual.

Què és arxivar a Outlook?

Arxiu d'Outlook (i Arxiu automàtic) mou els elements de correu electrònic, tasques i calendari més antics a una carpeta d'arxiu, que s'emmagatzema en una altra ubicació del disc dur. Tècnicament, l'arxiu transfereix elements més antics del fitxer .pst principal a un fitxer archive.pst independent que podeu obrir des de l'Outlook sempre que ho necessiteu. D'aquesta manera, us ajuda a reduir la mida de la vostra bústia de correu i a recuperar una mica d'espai lliure a la vostra unitat C:\ (si trieu emmagatzemar el fitxer d'arxiu en un altre lloc).

Depenent de com el configureu, Outlook Archive pot realitzar una de les opcionsno voleu arxivar automàticament, podeu arxivar correus electrònics i altres elements manualment quan vulgueu. D'aquesta manera, podeu tenir més control sobre quins elements guardar i quins moure a l'arxiu, on emmagatzemar el fitxer d'arxiu, etc.

Tingueu en compte que, a diferència de l'Arxiu automàtic d'Outlook, l'arxiu manual és un procés únic , i haureu de repetir els passos següents cada vegada que vulgueu moure elements antics a l'arxiu.

1. A Outlook 2016 , aneu a la pestanya Fitxer i feu clic a Eines > Neteja els elements antics .

A Outlook 2010 i Outlook 2013 , feu clic a Fitxer > Eina de neteja > Arxiu...

Si voleu arxivar tots els correus electrònics , calendaris i tasques , seleccioneu la carpeta arrel a la vostra bústia de correu d'Outlook, és a dir, la que hi ha a la part superior de la llista de carpetes. De manera predeterminada, a Outlook 2010 i versions posteriors, la carpeta arrel es mostra com a adreça de correu electrònic (he canviat el nom de la meva a Svetlana com es mostra a la captura de pantalla següent):

A continuació, configureu alguns paràmetres més:

• A Arxiva elements anteriors a , introduïu una data especificant comUn element ha de ser antic abans que es pugui moure a l'arxiu.
• Feu clic al botó Examina si voleu canviar la ubicació predeterminada del fitxer d'arxiu.
• Si voleu arxivar els elements que s'exclouen de l'arxivament automàtic, seleccioneu la casella Inclou els elements amb "No arxivar automàticament" marcada .

Finalment, feu clic a D'acord i Outlook farà començar a crear un arxiu immediatament. Tan bon punt s'hagi completat el procés, la carpeta Arxiu apareixerà a l'Outlook.

Consells i notes:

1. Per arxivar unes quantes carpetes mitjançant diferents paràmetres, p. ex. mantenir els elements a la carpeta Elements enviats més temps que a Esborranys , repetir els passos anteriors per a cada carpeta individualment i desar totes les carpetes al mateix fitxer archive.pst . Si trieu crear uns quants fitxers d'arxiu diferents, cada fitxer afegirà la seva pròpia carpeta Arxius a la vostra llista de carpetes.
2. L'Arxiu d'Outlook manté l' estructura de carpetes existent . Per exemple, si trieu arxivar només una carpeta, i aquesta carpeta té una carpeta principal, es crearà una carpeta principal buida a l'arxiu.

On s'emmagatzemen els fitxers d'Outlook Archive?

Com ja sabeu, l'arxiu d'Outlook és un tipus de fitxer de dades d'Outlook (.pst). El fitxer archive.pst es crea automàticament la primera vegada que s'executa l'arxiu automàtic o quan arxiveu correus electrònics manualment.

La ubicació del fitxer d'arxiu depèn de lasistema operatiu instal·lat al vostre ordinador. A menys que hàgiu canviat la ubicació per defecte en configurar la configuració de l'arxiu, podeu trobar el fitxer d'arxiu en un dels llocs següents:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, i 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Configuració local\Dades de l'aplicació\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 i anteriors

• Vista i Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Nota. Dades de l'aplicació i Dades de l'aplicació són carpetes amagades. Per mostrar-los, aneu a Tauler de control > Opcions de carpetes , canvieu a la pestanya Visualitza i seleccioneu Mostra fitxers, carpetes o unitats ocults. a Fitxers i carpetes ocults .

Com trobar la ubicació del fitxer d'arxiu a la vostra màquina

Si no trobeu el fitxer .pst d'arxiu a cap de les ubicacions anteriors, és probable que hàgiu triat emmagatzemar-lo en un lloc diferent quan configureu el configuració de l'arxiu automàtic.

Aquí teniu una manera ràpida de determinar la ubicació exacta del vostre arxiu d'Outlook: feu clic amb el botó dret a la carpeta Arxiu a la llista de carpetes i, a continuació, feu clic a Obre la ubicació del fitxer . Això obrirà immediatament la carpeta onel vostre fitxer .pst arxivat s'emmagatzema.

Si heu creat uns quants fitxers d'arxiu diferents, podeu veure totes les ubicacions d'un cop d'ull d'aquesta manera:

1. Feu clic a Fitxer > Configuració del compte > Configuració del compte .
2. A Configuració del compte diàleg, canvieu a la pestanya Fitxers de dades .
3. Entre altres fitxers, veureu la ubicació actual del fitxer archive.pst (o el nom que li hàgiu donat). el vostre fitxer d'arxiu).
4. Per arribar a la carpeta on s'emmagatzema un determinat fitxer d'arxiu, seleccioneu el fitxer desitjat i feu clic a Obre la ubicació del fitxer .

Consells i trucs d'Outlook Archive

A la primera part d'aquest tutorial, hem tractat els aspectes bàsics de l'Outlook Archive. I ara, és hora d'aprendre algunes tècniques que van més enllà de les nocions bàsiques.

Com canviar la ubicació existent del vostre arxiu d'Outlook

Si per algun motiu necessiteu traslladar el vostre arxiu d'Outlook existent. , simplement movent el fitxer .pst arxivat a una carpeta nova, es crearà un fitxer archive.pst nou a la ubicació predeterminada la propera vegada que s'executi l'Arxiu automàtic d'Outlook.

Per moure l'arxiu d'Outlook correctament, feu el passos següents.

1. Tanca l'arxiu a l'Outlook

Per desconnectar la carpeta Arxiu d'Outlook, feu clic amb el botó dret a la carpeta Arxiu arrel de la llista de carpetes i feu clic a Tanca l'arxiu .

Consell. Si elLa carpeta Arxius no apareix a la vostra llista de carpetes, podeu trobar-ne la ubicació mitjançant Fitxer > Configuració del compte > Configuració del compte > Dades Fitxers , seleccioneu el fitxer .pst arxivat i feu clic al botó Elimina . Això només desconnectarà l'arxiu del vostre Outlook, però no suprimirà el fitxer .pst arxivat.

2. Mou el fitxer d'arxiu a on vulguis.

Tanqueu l'Outlook, busqueu la ubicació del fitxer .pst arxivat i copieu-lo a la carpeta que trieu. Un cop copiat el vostre arxiu d'Outlook, podeu suprimir el fitxer original. Tanmateix, una manera més segura seria canviar-lo per archive-old.pst i mantenir-lo fins que us assegureu que el fitxer copiat funciona.

3. Torneu a connectar el fitxer archive.pst mogut

Per tornar a connectar el fitxer d'arxiu, obriu Outlook, feu clic a Fitxer > Obre > Fitxer de dades d'Outlook... , busqueu la nova ubicació del vostre fitxer d'arxiu, seleccioneu el fitxer i feu clic a D'acord per connectar-lo. La carpeta Arxius apareixerà immediatament a la vostra llista de carpetes.

4. Canvieu la configuració de l'Arxiu automàtic d'Outlook

L'últim, però no el menys important, és modificar la configuració de l'Arxiu automàtic de manera que a partir d'ara l'Outlook traslladi els elements antics a la nova ubicació del fitxer .pst arxivat. En cas contrari, Outlook crearà un altre fitxer archive.pst a la ubicació original.

Per fer-ho, feu clic a Fitxer > Opcions > Avançat > Configuració de l'arxiu automàtic... , assegureu-vos que el botó d'opció Mou els elements antics a estigui seleccionat, feu clic al botó Navega i assenyaleu-lo cap a on heu mogut el fitxer d'arxiu d'Outlook.

Com buidar automàticament les carpetes d'elements suprimits i de correu no desitjat

Per eliminar elements antics de Elements suprimits i les carpetes Correu no desitjat automàticament, configureu l'Arxiu automàtic d'Outlook perquè s'executi cada pocs dies i, a continuació, configureu la configuració següent per a les carpetes anteriors:

1. Feu clic amb el botó dret a Suprimit. Elements i feu clic a Propietats > Arxiu automàtic .
2. Seleccioneu l'opció Arxiva aquesta carpeta mitjançant aquesta configuració i trieu l'opció nombre de dies desitjat al costat de Neteja els elements anteriors a .
3. Trieu Suprimir permanentment els elements antics i feu clic a D'acord.

Repetiu els passos anteriors per a la carpeta Correus no desitjats i ja ho teniu!

Nota. Els elements més antics se suprimiran de les carpetes Elements no desitjats i Elements suprimits a la propera execució de l'Arxiu automàtic. Per exemple, si heu configurat l'Arxiu automàtic per executar-se cada 14 dies, les carpetes es netejaran cada 2 setmanes. Si voleu suprimir els correus no desitjats més sovint, establiu un període més petit per al vostre arxiu automàtic d'Outlook.

Com arxivar correus electrònics per data de recepció

La configuració predeterminada de l'Arxiu automàtic d'Outlook determina l'edat d'un element en funció de la recepció/competició odata de modificació, la que sigui posterior. En altres paraules, si després de rebre un missatge de correu electrònic o marcar una tasca com a finalitzada, feu qualsevol canvi a un element (per exemple, importar, exportar, editar, copiar, marcar com a llegit o no llegit), la data de modificació es modifica i l'element guanya No us moveu a la carpeta d'arxiu fins que acabi un altre període d'antiguitat.

Si voleu que Outlook ignori la data de modificació, podeu configurar-lo per arxivar elements en les dates següents:

• Correus electrònics: la data de recepció
• Elements del calendari: la data per a la qual està programada una cita, esdeveniment o reunió
• Tasques: la data de finalització
• Notes: la data de l'última modificació
• Entrades del diari - la data de creació

Nota. La solució requereix fer canvis al registre, per això us recomanem que l'utilitzeu amb molta cura perquè es poden produir problemes greus si modifiqueu el registre de manera incorrecta. Com a precaució addicional, assegureu-vos de fer una còpia de seguretat del registre abans de modificar-lo. Si treballeu en un entorn corporatiu, és millor que el vostre administrador ho faci per vosaltres, per estar segur.

Per començar, comproveu la vostra versió d'Outlook. Si utilitzeu Outlook 2010 , assegureu-vos d'instal·lar la reparació d'abril de 2011 per a Outlook 2010 i els usuaris d' Outlook 2007 han d'instal·lar la reparació de desembre de 2010 per a Outlook 2007. Outlook 2013 i Outlook 2016 no necessiteu cap actualització addicional.

I ara, seguiu els passos següents percreeu el valor del registre ArchiveIgnoreLastModifiedTime :

1. Per obrir el registre, feu clic a Inici > Executar , escriviu regedit al quadre de cerca i feu clic a D'acord .
2. Cerqueu i seleccioneu la clau de registre següent:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Per exemple, a Outlook 2013, és:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Archive no funciona: raons i solucions

Si l'Arxiu d'Outlook o l'Arxiu automàtic no funciona com s'esperava o teniu problemes per trobar els correus electrònics arxivats a Outlook, els consells de resolució de problemes següents us poden ajudar determineu l'origen del problema.

1. Les opcions Arxiu i Arxiu automàtic no estan disponibles a l'Outlook

El més probable és que utilitzeu la bústia de correu de l'Exchange Server o que la vostra organització tingui una política de retenció de correu que anul·la l'Arxiu automàtic d'Outlook, p. va ser desactivat pel teuadministrador com a política de grup. Si és el cas, consulteu els detalls amb l'administrador del vostre sistema.

2. L'Arxiu automàtic està configurat, però no s'executa

Si de sobte l'Arxiu automàtic d'Outlook ha deixat de funcionar, obriu la configuració de l'Arxiu automàtic i assegureu-vos que la casella de selecció Executa l'Arxiu automàtic cada N dies estigui seleccionada. .

3. Un element específic mai s'arxiva

Hi ha dos motius freqüents perquè un determinat element s'exclogui de l'arxiu automàtic:

• La data de modificació de l'element és més recent que la data fixada per a l'arxiu. Per obtenir una solució, consulteu Com arxivar elements per data de recepció o de finalització.
• La propietat No arxivar automàticament aquest element està seleccionada per a un element determinat. Per comprovar-ho, obriu l'element en una finestra nova, feu clic a Fitxer > Propietats i elimineu una marca d'aquesta casella de selecció:

També podeu afegir el camp No arxivar automàticament a la vostra vista d'Outlook per obtenir una visió general dels elements per als quals està seleccionada aquesta opció.

4. Falta la carpeta d'arxiu a l'Outlook

Si la carpeta Arxius no apareix a la llista de carpetes, obriu la configuració d'Arxiu automàtic i comproveu que l'opció Mostra la carpeta d'arxiu a la llista de carpetes estigui seleccionada. Si la carpeta Arxiu encara no apareix, obriu el fitxer de dades d'Outlook manualment, tal com s'explica aquí.

5. Fitxer archive.pst danyat o danyat

Quan el fitxer archive.pstEl fitxer està danyat, l'Outlook no hi pot moure cap element nou. En aquest cas, tanqueu Outlook i utilitzeu l'eina de reparació de la safata d'entrada (scanpst.exe) per reparar el fitxer .pst arxivat. Si no funciona, l'única solució és crear un nou arxiu.

6. La bústia o fitxer d'arxiu d'Outlook ha arribat a la mida màxima

Un fitxer archive.pst complet o .pst principal també pot impedir que funcioni l'arxiu d'Outlook.

Si archive.pst el fitxer ha arribat al seu límit, neteja-lo suprimint elements antics o crea un fitxer d'arxiu nou.

Si el fitxer principal .pst ha arribat al límit, proveu de suprimir alguns elements antics manualment. o buideu la carpeta Elements suprimits , o moveu alguns elements al vostre arxiu a mà, o demaneu al vostre administrador que augmenti temporalment la mida de la vostra bústia i, a continuació, executeu l'Arxiu automàtic o arxivi els elements antics manualment.

El límit predeterminat per als fitxers .pst és de 20 GB a l'Outlook 2007 i de 50 GB en versions posteriors.

Espero que aquest tutorial hagi aportat una mica de llum sobre com arxivar correus electrònics a l'Outlook. De totes maneres, us agraeixo la lectura i esperem veure-us al nostre blog la setmana vinent!

• Mou correus electrònics i altres elements de les seves carpetes actuals a una carpeta d'arxiu.
• Suprimeix permanentment els correus electrònics antics i altres elements tan aviat com hagin passat el període d'antiguitat especificat.

5 fets que hauríeu de conèixer sobre l'Arxiu d'Outlook

Per evitar confusions i per evitar preguntes com "Per què el meu Outlook no Funciona l'arxiu automàtic?" i "On són els meus correus electrònics arxivats a l'Outlook?" si us plau, recordeu els fets senzills següents.

1. Per a la majoria dels tipus de compte, Microsoft Outlook conserva tots els correus electrònics, contactes, cites, tasques i notes en un fitxer .pst anomenat fitxer de dades d'Outlook. PST és l'únic tipus de fitxer que es pot arxivar. Tan bon punt es mou un element antic del fitxer .pst principal a un fitxer archive.pst , es mostra a la carpeta Arxiu d'Outlook i ja no està disponible a la carpeta original.
2. Arxivar no és el mateix que exportar . L'exportació copia els elements originals al fitxer d'exportació, però no els elimina de la carpeta actual ni del fitxer .pst principal.
3. Un fitxer d'arxiu no és el mateix que una còpia de seguretat d'Outlook. Si voleu fer una còpia de seguretat dels vostres elements arxivats, haureu de fer una còpia del vostre fitxer archive.pst i desar-lo en un lloc segur, p. Dropbox o One Drive.
4. Els contactes mai s'arxiven automàticament en cap versió d'Outlook. Tanmateix, podeu arxivar la carpeta Contactes manualment.
5. Si teniu un compte Outlook Exchange amb una bústia d'arxiu en línia, l'arxiu a l'Outlook està desactivat.

Consell. Abans d'arxivar els vostres elements d'Outlook, té sentit combinar els contactes duplicats.

Com arxivar correus electrònics a l'Outlook automàticament

La funció Arxiu automàtic d'Outlook es pot configurar per moure'ls antics. correus electrònics i altres elements a una carpeta d'arxiu designada automàticament a intervals regulars, o per eliminar elements antics sense arxivar. A continuació es mostren els passos detallats per a les diferents versions d'Outlook.

Com arxivar automàticament l'Outlook 365 - 2010

Des d'Outlook 2010, l'Arxiu automàtic no està habilitat de manera predeterminada, tot i que Microsoft Outlook us recordarà periòdicament que feu-ho:

Per començar a arxivar immediatament, feu clic a Sí . Per revisar i probablement canviar les opcions d'arxiu, feu clic a Configuració de l'arxiu automàtic... .

O podeu fer clic a No per tancar la sol·licitud i configurar l'arxiu automàtic més tard a la l'hora més convenient per a vostè realitzant els passos següents.

1. Obre Outlook i, a continuació, fes clic a Fitxer > Opcions > Avançat > Configuració d'Arxiu automàtic...

   

2. S'obre la finestra de diàleg Arxiu automàtic, i notareu que tot està en gris... però només fins que comproveu el Executeu l'Arxiu automàtic cada N dies Un cop marcada aquesta casella, podeu configurar altres opcions al vostre gust ifeu clic a D'acord .

La captura de pantalla següent mostra la configuració predeterminada i la informació detallada sobre cada opció es pot trobar aquí.

Quan s'està arxivant, la informació d'estat es mostra a la barra d'estat.

Tan aviat com s'hagi completat el procés d'arxivament, els Arxius apareixerà automàticament a l'Outlook, sempre que hàgiu seleccionat l'opció Mostra la carpeta d'arxiu a la llista de carpetes . Si no trobeu correus electrònics arxivats a l'Outlook, consulteu Com es mostra la carpeta d'arxiu d'Outlook.

Com arxivar automàticament Outlook 2007

A Outlook 2007, l'arxiu automàtic està activat per defecte per a carpetes següents:

• Calendari , tasca i diari elements (més de 6 mesos)
• <1 Carpetes>Elements enviats i Elements suprimits (més de 2 mesos)

Per a altres carpetes, com ara Safata d'entrada , Esborranys , Notes i altres, podeu activar la funció Arxiu automàtic d'aquesta manera:

1. Obre Outlook i fes clic a Eines > Opcions .
2. A la finestra de diàleg Opcions , aneu a la pestanya Altres i feu clic al botó Arxiu automàtic... .

   

A continuació, configureu la configuració de l'Arxiu automàtic com s'explica a continuació.

Configuració i opcions d'Arxiu automàtic d'Outlook

Com ja sabeu, a Es pot accedir a la configuració d'Arxiu automàtic d'Outlook 2010 i posterior mitjançant Fitxer > Opcions > Avançat > Configuració de l'arxiu automàtic... La informació detallada sobre cada opció us ajudarà a tenir el procés sota el vostre control total.

• Executeu l'Arxiu automàtic cada N dies . Especifiqueu amb quina freqüència voleu que s'executi l'Arxiu automàtic. Si us plau, tingueu en compte que arxivar molts elements alhora pot reduir el rendiment de l'ordinador. Per tant, si rebeu molts correus electrònics diàriament, configureu el vostre arxiu automàtic d'Outlook perquè s'executi amb més freqüència. Per desactivar l'arxiu automàtic , desmarqueu aquesta casella.
• Demana abans que s'executi l'arxiu automàtic . Marqueu aquesta casella si voleu rebre un recordatori immediatament abans que comenci el procés d'arxiu automàtic. Això us permetrà cancel·lar l'arxiu automàtic fent clic a No a la sol·licitud.
• Suprimeix els elements caducats (només carpetes de correu electrònic) . Si seleccioneu aquesta opció, se suprimiran missatges caducats de les vostres carpetes de correu electrònic. Per motius de claredat, un correu electrònic caducat no és el mateix que un missatge antic que ha arribat al final del seu període de caducitat. S'estableix una data de caducitat per a cada missatge individualment mitjançant la pestanya Opcions de la nova finestra de correu electrònic ( Opcions > Seguiment grup > Caduca després de ).

  Microsoft afirma que aquesta opció no està marcada per defecte, però que s'ha comprovat en algunes de les meves instal·lacions d'Outlook. Així que assegureu-vos de desmarcar aquesta opció si voleu conservar els missatges caducats fins que arribin al final de l'envellimentperíode establert per a una carpeta determinada.

• Arxiveu o suprimiu elements antics . Seleccioneu aquesta opció si voleu configurar la vostra pròpia configuració d'arxiu automàtic. Si no està marcat, Outlook utilitzarà la configuració predeterminada d'Arxiu automàtic.
• Mostra la carpeta d'arxiu a la llista de carpetes . Si voleu que la carpeta Arxiu aparegui al panell de navegació juntament amb les altres carpetes, seleccioneu aquesta casella. Si no seleccioneu, encara podreu obrir la carpeta d'arxiu d'Outlook manualment.
• Neteja els elements més antics de . Especifiqueu el període d'antiguitat després del qual s'han d'arxivar els vostres elements d'Outlook. Podeu configurar el període en dies, setmanes o mesos: un mínim d'1 dia fins a un màxim de 60 mesos.
• Mou els elements antics a . Quan se selecciona aquesta opció, l'Outlook mou automàticament els correus electrònics antics i altres elements al fitxer archive.pst en lloc de suprimir-los (en seleccionar aquest botó d'opció esborra la selecció de Suprimeix els elements permanentment ). Per defecte, Outlook emmagatzema el fitxer archive.pst en una d'aquestes ubicacions. Per triar una altra ubicació o donar un altre nom al fitxer .pst arxivat, feu clic al botó Examina .
• Suprimeix els elements de manera permanent . Això suprimirà els elements antics de manera permanent tan bon punt arribin al final del període d'antiguitat, no es crearà cap còpia d'arxiu.
• Aplica aquesta configuració a totes les carpetes ara . Per aplicar la configuració d'Arxiu automàtic configurat a totes les carpetes, feu clic a aixòbotó. Si voleu aplicar altres paràmetres per a una o més carpetes, no feu clic en aquest botó. En lloc d'això, configureu manualment la configuració d'arxivament per a cada carpeta.

Períodes d'envelliment predeterminats utilitzats per l'Arxiu automàtic d'Outlook

Els períodes d'envelliment predeterminats de totes les versions d'Outlook són els següents:

• Safata d'entrada, esborranys, calendari, tasques, notes, diari - 6 mesos
• Safata de sortida - 3 mesos
• Elements enviats, elements suprimits - 2 mesos
• Contactes - no s'arxiven automàticament

Els períodes predeterminats es poden canviar per a cada carpeta individualment mitjançant l'opció Neteja de bústia.

Outlook determina l'antiguitat d'un element concret en funció de la informació següent:

• Correus electrònics : la data de recepció o la data en què vau canviar i desar el missatge per darrera vegada (editat, exportat, copiat, etc.).
• Elements del calendari (reunions, esdeveniments i cites): la data de l'última vegada que vau canviar i desar l'element. Els elements recurrents no s'arxiven automàticament.
• Tasques : la data de finalització o la data de l'última modificació, la que sigui posterior. Les tasques obertes (tasques que no s'han marcat com a completes) no s'arxiven automàticament.
• Notes i entrades del diari : la data en què es va crear o modificar l'element per darrera vegada.

Si voleu arxivar elements per data de recepció/finalització, utilitzeu aquestes directrius: Com arxivar correus electrònics per data de recepció.

Com excloure una carpeta específicades de l'Arxiu automàtic o aplicar una configuració diferent

Per evitar que l'Arxiu automàtic d'Outlook s'executi en una carpeta determinada o establir una programació i opcions diferents per a aquesta carpeta, seguiu els passos següents.

1. Feu clic amb el botó dret a la carpeta i, a continuació, feu clic a Propietats... al menú contextual.
2. A la finestra de diàleg Propietats , feu una de les accions següents:
   • Per excloure la carpeta de l'arxiu automàtic, seleccioneu la casella d'opció No arxivar elements d'aquesta carpeta .

     

   • Per arxiveu la carpeta de manera diferent , seleccioneu Arxiva aquesta carpeta mitjançant aquesta configuració i configureu les opcions desitjades:
     • període d'antiguitat després del qual els elements s'han de moure a l'arxiu;
     • si s'utilitza la carpeta d'arxiu predeterminada o una carpeta diferent, o
     • suprimir permanentment elements antics sense arxivar.

     

   • Feu clic a D'acord per desar els canvis.

Consell. Podeu utilitzar aquest mètode per suprimir automàticament els correus electrònics antics de les carpetes Elements suprimits i Correu no desitjat . Els passos detallats són aquí.

Com crear una carpeta d'arxiu a l'Outlook

Si heu seleccionat l'opció Mostra la carpeta d'arxiu a la llista de carpetes en configurar la configuració de l'arxiu automàtic d'Outlook, la carpeta Arxius hauria d'aparèixer automàticament al panell de navegació. Si no s'ha seleccionat l'opció anterior, podeu mostrar la carpeta Arxiu d'Outlook en aquestamanera:

1. Feu clic a Fitxer > Obre & Exporta > Obre el fitxer de dades d'Outlook.

Això és tot! La carpeta Arxiu apareixerà immediatament a la llista de carpetes:

Un cop hi hagi la carpeta Arxiu, podeu trobar i obrir els vostres elements arxivats com sempre. Per cercar a l'arxiu d'Outlook, seleccioneu la carpeta Arxiu al tauler de navegació i escriviu el text de la cerca al quadre Cerca instantània .

Per eliminar la carpeta Arxiu de la llista de carpetes, feu-hi clic amb el botó dret i, a continuació, feu clic a Tanca l'arxiu . No us preocupeu, això només eliminarà la carpeta Arxius del panell de navegació, però no suprimirà el fitxer d'arxiu real. Podreu restaurar la vostra carpeta d'Arxiu d'Outlook sempre que ho necessitis fent els passos anteriors.

Com desactivar l'arxiu automàtic a l'Outlook

Per desactivar la funció d'Arxiu automàtic, obriu el Diàleg de configuració de l'arxiu automàtic i desmarqueu la casella Executar l'arxiu automàtic cada N dies .

Com arxivar manualment a l'Outlook (correu electrònic, calendari, tasques i altres carpetes)

Si