ट्यूटोरियल बताता है कि आउटलुक 365, आउटलुक 2021, 2019, आउटलुक 2016, आउटलुक 2013 और अन्य संस्करणों में ईमेल को कैसे संग्रहित किया जाए। आप सीखेंगे कि कैसे प्रत्येक फोल्डर को उसकी अपनी ऑटो आर्काइव सेटिंग्स से कॉन्फ़िगर करना है या सभी फोल्डर में एक ही सेटिंग लागू करना है, आउटलुक में मैन्युअल रूप से कैसे आर्काइव करना है, और अगर यह अपने आप दिखाई नहीं देता है तो आर्काइव फोल्डर कैसे बनाना है।

यदि आपका मेलबॉक्स आकार में बहुत बड़ा हो गया है, तो यह आपके आउटलुक को तेज और साफ रखने के लिए पुराने ईमेल, कार्यों, नोट्स और अन्य मदों को संग्रहीत करने का कारण बनता है। यहीं पर आउटलुक आर्काइव फीचर आता है। यह आउटलुक 365, आउटलुक 2019, आउटलुक 2016, आउटलुक 2013, आउटलुक 2010 और इससे पहले के सभी संस्करणों में उपलब्ध है। और यह ट्यूटोरियल आपको सिखाएगा कि विभिन्न संस्करणों में स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से ईमेल और अन्य आइटम कैसे संग्रहीत करें।

आउटलुक में संग्रह क्या है?

आउटलुक संग्रह (और स्वतः संग्रह) पुराने ईमेल, कार्य और कैलेंडर आइटम को संग्रह फ़ोल्डर में ले जाता है, जो आपकी हार्ड ड्राइव पर किसी अन्य स्थान पर संग्रहीत होता है। तकनीकी रूप से, संग्रह करने से पुराने आइटम मुख्य .pst फ़ाइल से एक अलग संग्रह.pst फ़ाइल में स्थानांतरित हो जाते हैं जिसे आप कभी भी आवश्यकता पड़ने पर Outlook से खोल सकते हैं। इस तरह, यह आपके मेलबॉक्स के आकार को कम करने और आपके C:\ ड्राइव पर कुछ खाली स्थान वापस पाने में मदद करता है (यदि आप संग्रह फ़ाइल को कहीं और संग्रहीत करना चुनते हैं)।

आप इसे कैसे कॉन्फ़िगर करते हैं, इसके आधार पर, आउटलुक आर्काइव इनमें से एक का प्रदर्शन कर सकता हैआप कोई स्वचालित संग्रहण नहीं चाहते, आप जब चाहें मैन्युअल रूप से ईमेल और अन्य आइटम संग्रहीत कर सकते हैं। इस तरह, आप इस पर अधिक नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं कि कौन से आइटम को रखना है और किसे संग्रह में ले जाना है, संग्रह फ़ाइल को कहाँ संग्रहीत करना है, आदि।

कृपया ध्यान रखें कि Outlook AutoArchive के विपरीत, मैन्युअल संग्रह करना है एक एक बार की प्रक्रिया , और हर बार जब आप पुराने आइटम को संग्रह में ले जाना चाहते हैं तो आपको नीचे दिए गए चरणों को दोहराना होगा।

1. आउटलुक 2016 में , फ़ाइल टैब पर जाएं, और टूल > पुराने आइटम साफ़ करें क्लिक करें.

आउटलुक 2010 और आउटलुक 2013 में, फ़ाइल > क्लीनअप टूल > पुरालेख... क्लिक करें

अगर आप सभी ईमेल संग्रहित करना चाहते हैं , कैलेंडर , और कार्य , अपने आउटलुक मेलबॉक्स में रूट फ़ोल्डर का चयन करें, यानी आपकी फ़ोल्डर सूची के शीर्ष पर। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक 2010 और बाद के संस्करणों में, रूट फ़ोल्डर आपके ईमेल पते के रूप में प्रदर्शित होता है (मैंने अपना नाम बदलकर स्वेतलाना कर दिया है जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है):

और फिर, कुछ और सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें:

• पुराने आइटम के तहत, एक तिथि दर्ज करें जिसमें निर्दिष्ट किया गया हो कि कैसेपुराने आइटम को संग्रह में ले जाने से पहले होना चाहिए।
• यदि आप संग्रह फ़ाइल के डिफ़ॉल्ट स्थान को बदलना चाहते हैं तो ब्राउज़ करें बटन पर क्लिक करें।
• अगर आप उन आइटम्स को संग्रहीत करना चाहते हैं जिन्हें ऑटो-संग्रह से बाहर रखा गया है, तो "स्वत: संग्रह न करें" चेक किए गए आइटम शामिल करें बॉक्स का चयन करें।

अंत में, ठीक क्लिक करें, और आउटलुक तुरंत एक संग्रह बनाना शुरू करें। जैसे ही प्रक्रिया पूरी हो जाती है, आर्काइव फोल्डर आपके आउटलुक में दिखाई देने लगेगा।> उदा. अपने भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में ड्राफ्ट से अधिक समय तक आइटम रखें, प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए उपरोक्त चरणों को अलग-अलग दोहराएं, और सभी फ़ोल्डरों को उसी archive.pst फ़ाइल में सहेजें . यदि आप कुछ अलग संग्रह फ़ाइलें बनाना चुनते हैं, तो प्रत्येक फ़ाइल आपके फ़ोल्डरों की सूची में अपना संग्रह फ़ोल्डर जोड़ देगी।

आउटलुक संग्रह फ़ाइलें कहाँ संग्रहीत की जाती हैं?

जैसा कि आप पहले से ही जानते हैं, आउटलुक आर्काइव एक प्रकार की आउटलुक डेटा फाइल (.pst) फाइल है। पहली बार स्वत: संग्रह चलने पर या जब आप मैन्युअल रूप से ईमेल संग्रहीत करते हैं तो आर्काइव.पीएसटी फ़ाइल स्वचालित रूप से बन जाती है।

संग्रह फ़ाइल स्थान इस पर निर्भर करता हैआपके कंप्यूटर पर स्थापित ऑपरेटिंग सिस्टम। जब तक आप संग्रह सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करते समय डिफ़ॉल्ट स्थान नहीं बदलते हैं, तब तक आप संग्रह फ़ाइल को निम्न स्थानों में से एक में पा सकते हैं:

आउटलुक 365 - 2010

• विस्टा, विंडोज़ 7, 8, और 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 और पहले

• Vista और Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

ध्यान दें। एप्लिकेशन डेटा और AppData छिपे हुए फ़ोल्डर हैं। उन्हें प्रदर्शित करने के लिए, कंट्रोल पैनल > फ़ोल्डर विकल्प पर जाएं, दृश्य टैब पर स्विच करें, और छिपी हुई फ़ाइलें, फ़ोल्डर या ड्राइव दिखाएं चुनें हिडन फाइल्स और फोल्डर्स के तहत।

अपनी मशीन पर आर्काइव फ़ाइल का स्थान कैसे खोजें

यदि आप संग्रह .pst फ़ाइल को उपरोक्त स्थानों में से किसी में नहीं ढूंढ पाते हैं, तो संभावना है कि आपने इसे कॉन्फ़िगर करते समय इसे किसी भिन्न स्थान पर संग्रहीत करना चुना है ऑटो आर्काइव सेटिंग्स।

यहां आपके आउटलुक संग्रह का सटीक स्थान निर्धारित करने का एक त्वरित तरीका है: फ़ोल्डरों की सूची में आर्काइव फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें, और फिर फ़ाइल स्थान खोलें क्लिक करें। इससे वह फोल्डर तुरंत खुल जाएगा जहांआपकी संग्रहीत .pst फ़ाइल संग्रहीत है।

यदि आपने कुछ अलग संग्रह फ़ाइलें बनाई हैं, तो आप सभी स्थानों को एक नज़र में इस तरह देख सकते हैं:

1. फ़ाइल > खाता सेटिंग > खाता सेटिंग क्लिक करें.
2. खाता सेटिंग में डायलॉग, डेटा फाइल्स टैब पर स्विच करें। आपकी संग्रह फ़ाइल)।
3. उस फ़ोल्डर में जाने के लिए जहां एक निश्चित संग्रह फ़ाइल संग्रहीत है, वांछित फ़ाइल का चयन करें, और फ़ाइल स्थान खोलें क्लिक करें।

आउटलुक आर्काइव टिप्स और ट्रिक्स

इस ट्यूटोरियल के पहले भाग में, हमने आउटलुक आर्काइव की अनिवार्यताओं को कवर किया है। और अब, कुछ तकनीकों को सीखने का समय आ गया है जो बुनियादी बातों से परे हैं।

अपने आउटलुक संग्रह के मौजूदा स्थान को कैसे बदलें

अगर किसी कारण से आपको अपने मौजूदा आउटलुक संग्रह को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है , केवल संग्रहीत .pst फ़ाइल को एक नए फ़ोल्डर में ले जाने से अगली बार जब आपका Outlook AutoArchive चलता है, तो डिफ़ॉल्ट स्थान पर एक नया संग्रह.pst फ़ाइल बन जाएगी।

आउटलुक संग्रह को ठीक से स्थानांतरित करने के लिए, प्रदर्शन करें निम्नलिखित कदम।

1. आउटलुक में आर्काइव को बंद करें

आउटलुक आर्काइव फोल्डर को डिस्कनेक्ट करने के लिए, फोल्डर की सूची में रूट आर्काइव फोल्डर पर राइट क्लिक करें, और आर्काइव बंद करें पर क्लिक करें।

युक्ति। अगरसंग्रह फ़ोल्डर आपके फ़ोल्डर की सूची में प्रकट नहीं होता है, आप फ़ाइल > खाता सेटिंग > खाता सेटिंग > डेटा के माध्यम से इसका स्थान ढूंढ सकते हैं फ़ाइलें टैब, संग्रहीत .pst फ़ाइल का चयन करें, और निकालें बटन पर क्लिक करें। यह केवल संग्रह को आपके आउटलुक से डिस्कनेक्ट करेगा, लेकिन संग्रहीत .pst फ़ाइल को नहीं हटाएगा।

2. संग्रह फ़ाइल को वहां ले जाएं जहां आप इसे चाहते हैं।

आउटलुक बंद करें, अपनी संग्रहीत .pst फ़ाइल के स्थान पर ब्राउज़ करें, और इसे अपनी पसंद के फ़ोल्डर में कॉपी करें। एक बार जब आपका आउटलुक आर्काइव कॉपी हो जाता है, तो आप मूल फ़ाइल को हटा सकते हैं। हालाँकि, एक सुरक्षित तरीका यह होगा कि इसका नाम बदलकर आर्काइव-ओल्ड.पीएसटी कर दिया जाए और तब तक रखा जाए जब तक आप यह सुनिश्चित न कर लें कि कॉपी की गई फ़ाइल काम कर रही है।

3। हटाई गई आर्काइव.पीएसटी फ़ाइल को फिर से कनेक्ट करें

संग्रह फ़ाइल को फिर से कनेक्ट करने के लिए, आउटलुक खोलें, फ़ाइल > खोलें > आउटलुक डेटा फ़ाइल...<2 क्लिक करें>, अपनी संग्रह फ़ाइल के नए स्थान पर ब्राउज़ करें, फ़ाइल का चयन करें और इसे कनेक्ट करने के लिए ठीक क्लिक करें। संग्रह फ़ोल्डर तुरंत आपके फ़ोल्डरों की सूची में दिखाई देगा।

4। अपनी आउटलुक ऑटो आर्काइव सेटिंग्स को बदलें

ऑटोआर्काइव सेटिंग्स को संशोधित करना अंतिम लेकिन कम महत्वपूर्ण कदम नहीं है, ताकि अब से आउटलुक पुराने आइटम्स को आपकी संग्रहीत .pst फ़ाइल के नए स्थान पर ले जाए। अन्यथा, आउटलुक मूल स्थान पर एक और आर्काइव.पीएसटी फ़ाइल बनाएगा।

ऐसा करने के लिए, फ़ाइल > विकल्प पर क्लिक करें।> उन्नत > स्वतः संग्रह सेटिंग... , सुनिश्चित करें कि पुराने आइटम को में ले जाएं रेडियो बटन चयनित है, ब्राउज़ करें बटन पर क्लिक करें और इसे इंगित करें कि आपने अपनी आउटलुक आर्काइव फाइल को कहां स्थानांतरित किया है। और जंक ई-मेल फ़ोल्डर स्वचालित रूप से, Outlook AutoArchive को हर कुछ दिनों में चलाने के लिए सेट करें, और फिर उपरोक्त फ़ोल्डरों के लिए निम्न सेटिंग कॉन्फ़िगर करें:

1. राइट क्लिक हटाए गए आइटम फोल्डर, और प्रॉपर्टीज > ऑटोआर्काइव क्लिक करें। से पुराने आइटम साफ़ करें के बगल में वांछित दिनों की संख्या।
2. पुरानी वस्तुओं को स्थायी रूप से हटाने का चयन करें, और ठीक क्लिक करें।

जंक ई-मेल फ़ोल्डर के लिए उपरोक्त चरणों को दोहराएं, और आप पूरी तरह तैयार हैं!

ध्यान दें। अगले AutoArchive रन पर जंक और हटाए गए आइटम फ़ोल्डर से पुराने आइटम हटा दिए जाएंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपने AutoArchive को प्रत्येक 14 दिनों में चलाने के लिए कॉन्फ़िगर किया है, तो फ़ोल्डरों को प्रत्येक 2 सप्ताह में साफ़ कर दिया जाएगा। यदि आप जंक ईमेल को अधिक बार हटाना चाहते हैं, तो अपने आउटलुक ऑटो आर्काइव के लिए एक छोटी अवधि निर्धारित करें।

प्राप्त तिथि के अनुसार ईमेल कैसे संग्रहीत करें

आउटलुक ऑटोआर्काइव की डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स प्राप्त/प्रतिस्पर्धा के आधार पर किसी आइटम की आयु निर्धारित करती हैं यासंशोधित तिथि, जो भी बाद में हो। दूसरे शब्दों में, यदि कोई ईमेल संदेश प्राप्त करने या किसी कार्य को पूर्ण चिह्नित करने के बाद, आप किसी आइटम में कोई परिवर्तन करते हैं (जैसे आयात, निर्यात, संपादित, कॉपी, पठित या अपठित के रूप में चिह्नित), तो संशोधित दिनांक बदल दी जाती है, और आइटम जीत जाता है एक और उम्र बढ़ने की अवधि समाप्त होने तक संग्रह फ़ोल्डर में नहीं ले जाया जाएगा।

यदि आप चाहते हैं कि आउटलुक संशोधित तिथि की अवहेलना करे, तो आप इसे निम्न तिथियों तक संग्रह करने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

• ईमेल - प्राप्त होने की तारीख
• कैलेंडर आइटम - वह तारीख जब मिलने का समय, घटना या मीटिंग निर्धारित है
• कार्य - पूरा करने की तारीख
• नोट्स - की तारीख अंतिम संशोधन
• जर्नल प्रविष्टियाँ - निर्माण की तिथि

नोट। समाधान के लिए रजिस्ट्री में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, इसलिए हम इसे बहुत सावधानी से उपयोग करने की अनुशंसा करते हैं क्योंकि यदि आप रजिस्ट्री को गलत ढंग से संशोधित करते हैं तो गंभीर समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं। एक अतिरिक्त सावधानी के रूप में, इसे संशोधित करने से पहले रजिस्ट्री का बैक अप लेना सुनिश्चित करें। यदि आप एक कॉर्पोरेट वातावरण में काम करते हैं, तो आपके लिए यह बेहतर होगा कि आपका व्यवस्थापक सुरक्षित पक्ष में रहने के लिए आपके लिए ऐसा करे।

शुरुआत के लिए, अपना आउटलुक संस्करण देखें। यदि आप आउटलुक 2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो आउटलुक 2010 के लिए अप्रैल 2011 हॉटफिक्स स्थापित करना सुनिश्चित करें, और आउटलुक 2007 उपयोगकर्ताओं को आउटलुक 2007 के लिए दिसंबर 2010 हॉटफिक्स स्थापित करने की आवश्यकता है। आउटलुक 2013 और आउटलुक 2016 किसी अतिरिक्त अपडेट की आवश्यकता नहीं है।

और अब, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें ArchiveIgnoreLastModifiedTime रजिस्ट्री मान बनाएं:

1. रजिस्ट्री खोलने के लिए, प्रारंभ > चलाएं क्लिक करें, regedit<टाइप करें 2> खोज बॉक्स में, और ठीक क्लिक करें.
2. निम्न रजिस्ट्री कुंजी ढूंढें और चुनें:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

उदाहरण के लिए, Outlook 2013 में, यह है:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

आउटलुक आर्काइव काम नहीं कर रहा - कारण और समाधान

अगर आउटलुक आर्काइव या ऑटोआर्काइव अपेक्षा के अनुरूप काम नहीं करता है या आपको आउटलुक में अपने संग्रहीत ईमेल खोजने में समस्या है, तो निम्नलिखित समस्या निवारण युक्तियाँ मदद कर सकती हैं आप समस्या के स्रोत का निर्धारण करते हैं।

1। आउटलुक में आर्काइव और ऑटोआर्काइव विकल्प उपलब्ध नहीं हैं

सबसे अधिक संभावना है, आप एक्सचेंज सर्वर मेलबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं, या आपके संगठन की एक मेल अवधारण नीति है जो आउटलुक ऑटोआर्काइव को ओवरराइड करती है, उदा। यह आपके द्वारा अक्षम किया गया थासमूह नीति के रूप में व्यवस्थापक। अगर ऐसा है, तो कृपया अपने सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर से विवरण की जांच करें।

2। AutoArchive कॉन्फ़िगर किया गया है, लेकिन चलता नहीं है

अगर अचानक Outlook Auto Archive ने काम करना बंद कर दिया है, तो AutoArchive सेटिंग्स खोलें, और सुनिश्चित करें कि हर N दिनों में AutoArchive चलाएँ चेकबॉक्स चुना गया है .

3. किसी विशिष्ट आइटम को कभी संग्रहीत नहीं किया जाता है

किसी निश्चित आइटम को स्वत: संग्रह से बाहर किए जाने के दो सामान्य कारण होते हैं:

• आइटम की संशोधित तिथि इससे नई है संग्रह के लिए निर्धारित तिथि। एक समाधान के लिए, कृपया देखें कि प्राप्त या पूर्ण तिथि के आधार पर आइटम कैसे संग्रहित करें। इसे जांचने के लिए, आइटम को एक नई विंडो में खोलें, फ़ाइल > गुण पर क्लिक करें, और इस चेकबॉक्स से एक टिक हटा दें:

जिन मदों के लिए यह विकल्प चुना गया है, उनका अवलोकन प्राप्त करने के लिए आप अपने आउटलुक व्यू में स्वत: संग्रह न करें फ़ील्ड भी जोड़ सकते हैं।

4। आउटलुक में आर्काइव फोल्डर गायब है

अगर आर्काइव फोल्डर फोल्डर की सूची में दिखाई नहीं देता है, तो ऑटोआर्काइव सेटिंग्स खोलें, और सत्यापित करें कि फोल्डर लिस्ट में आर्काइव फोल्डर दिखाएं विकल्प चुना गया है। यदि आर्काइव फ़ोल्डर अभी भी दिखाई नहीं देता है, तो आउटलुक डेटा फ़ाइल को मैन्युअल रूप से खोलें, जैसा कि यहां समझाया गया है।

5। क्षतिग्रस्त या दूषित आर्काइव.पीएसटी फ़ाइल

जब आर्काइव.पीएसटीफ़ाइल क्षतिग्रस्त है, आउटलुक इसमें कोई नया आइटम नहीं ले जा सकता है। इस स्थिति में, Outlook को बंद करें और अपनी संग्रहीत .pst फ़ाइल को सुधारने के लिए इनबॉक्स सुधार उपकरण (scanpst.exe) का उपयोग करें। यदि यह काम नहीं करता है, तो एक नया संग्रह बनाना ही एकमात्र समाधान है।

6। आउटलुक मेलबॉक्स या आर्काइव फ़ाइल अधिकतम आकार तक पहुंच गई है

एक पूर्ण आर्काइव.पीएसटी या मुख्य .pst फ़ाइल भी आउटलुक आर्काइव को काम करने से रोक सकती है।

अगर archive.pst फ़ाइल अपनी सीमा तक पहुँच गई है, पुराने आइटम हटाकर इसे साफ़ करें या एक नई संग्रह फ़ाइल बनाएँ।

यदि मुख्य .pst फ़ाइल अपनी सीमा तक पहुँच गई है, तो कुछ पुराने आइटम मैन्युअल रूप से हटाने का प्रयास करें, या हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली करें, या कुछ आइटम को हाथ से अपने संग्रह में ले जाएं, या अपने व्यवस्थापक से अपने मेलबॉक्स का आकार अस्थायी रूप से बढ़ाने के लिए कहें, और फिर AutoArchive चलाएँ या पुराने आइटम को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करें।

आउटलुक 2007 में .pst फ़ाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट सीमा 20GB है, और बाद के संस्करणों में 50GB है।

मुझे आशा है कि इस ट्यूटोरियल ने आउटलुक में ईमेल संग्रह करने के तरीके पर कुछ प्रकाश डाला है। वैसे भी, पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और उम्मीद करता हूं कि अगले सप्ताह आपको हमारे ब्लॉग पर देखूंगा!

• ईमेल और अन्य आइटम को उनके वर्तमान फ़ोल्डर से संग्रह फ़ोल्डर में ले जाएं।
• पुराने ईमेल और अन्य को स्थायी रूप से हटाएं आइटम जैसे ही वे निर्दिष्ट उम्र बढ़ने की अवधि पार कर चुके हैं।

5 तथ्य आपको आउटलुक आर्काइव के बारे में पता होना चाहिए

भ्रम से बचने के लिए और "मेरा आउटलुक क्यों नहीं है" जैसे प्रश्नों को रोकने के लिए ऑटो आर्काइव काम?" और "आउटलुक में मेरे संग्रहीत ईमेल कहाँ हैं?" कृपया निम्नलिखित सरल तथ्यों को याद रखें।

1. अधिकांश खाता प्रकारों के लिए, Microsoft Outlook सभी ईमेल, संपर्क, अपॉइंटमेंट, कार्य और नोट्स को एक .pst फ़ाइल में रखता है जिसे Outlook डेटा फ़ाइल कहा जाता है। पीएसटी एकमात्र फ़ाइल प्रकार है जिसे संग्रहीत किया जा सकता है। जैसे ही कोई पुराना आइटम मुख्य .pst फ़ाइल से archive.pst फ़ाइल में ले जाया जाता है, वह Outlook संग्रह फ़ोल्डर में प्रदर्शित होता है, और अब मूल फ़ोल्डर में उपलब्ध नहीं होता है।
2. संग्रह करना निर्यात के समान नहीं है। निर्यात मूल आइटम को निर्यात फ़ाइल में कॉपी करता है, लेकिन उन्हें वर्तमान फ़ोल्डर से नहीं हटाता है, न ही मुख्य .pst फ़ाइल से।
3. संग्रह फ़ाइल आउटलुक बैकअप के समान नहीं है। अगर आप अपने संग्रहीत आइटम का बैक अप लेना चाहते हैं, तो आपको अपनी आर्काइव.पीएसटी फ़ाइल की प्रतिलिपि बनानी होगी और इसे सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करना होगा, उदा। ड्रॉपबॉक्स या वन ड्राइव।
4. संपर्क किसी भी आउटलुक संस्करण में कभी भी ऑटो-संग्रहीत नहीं होते हैं। हालांकि, आप संपर्क फ़ोल्डर को संग्रहित कर सकते हैंमैन्युअल रूप से।
5. यदि आपके पास ऑनलाइन संग्रह मेलबॉक्स के साथ आउटलुक एक्सचेंज खाता है, तो आउटलुक में संग्रह करना अक्षम है।

युक्ति। अपने आउटलुक आइटमों को संग्रहित करने से पहले, डुप्लिकेट संपर्कों को मर्ज करना समझ में आता है।

आउटलुक में ईमेल को स्वचालित रूप से कैसे संग्रहित करें

आउटलुक ऑटो आर्काइव सुविधा को पुराने स्थानांतरित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है एक निर्दिष्ट संग्रह फ़ोल्डर में ईमेल और अन्य आइटम नियमित अंतराल पर स्वचालित रूप से, या संग्रह किए बिना पुराने आइटम को हटाने के लिए। आउटलुक के विभिन्न संस्करणों के लिए विस्तृत कदम नीचे दिए गए हैं। ऐसा करें:

तुरंत संग्रह करना शुरू करने के लिए, हां पर क्लिक करें। संग्रह विकल्पों की समीक्षा करने और संभवतः बदलने के लिए, स्वत: संग्रह सेटिंग्स... क्लिक करें।

या, आप प्रांप्ट बंद करने के लिए नहीं क्लिक कर सकते हैं, और बाद में निम्न चरणों का पालन करके आपके लिए सबसे सुविधाजनक समय।

1. आउटलुक खोलें, और फिर फ़ाइल > विकल्प > उन्नत<2 क्लिक करें> > ऑटोआर्काइव सेटिंग्स...

   

2. ऑटोआर्काइव डायलॉग विंडो खुलती है, और आप देखेंगे कि सब कुछ धूसर हो गया है... लेकिन केवल तब तक जब तक आप प्रत्येक N दिनों में AutoArchive चलाएं एक बार इस बॉक्स को चेक करने के बाद, आप अपनी पसंद के अनुसार अन्य विकल्पों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, और ठीक पर क्लिक करें।

नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स दिखाता है, और प्रत्येक विकल्प के बारे में विस्तृत जानकारी यहां पाई जा सकती है।

जब संग्रह प्रगति पर होता है, तो स्थिति की जानकारी स्थिति पट्टी में प्रदर्शित होती है।

जैसे ही संग्रह प्रक्रिया पूरी हो जाती है, संग्रह फ़ोल्डर आपके आउटलुक में स्वचालित रूप से दिखाई देगा, बशर्ते आपने विकल्प फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएँ का चयन किया हो। यदि आप अपने आउटलुक में संग्रहीत ईमेल नहीं पा सकते हैं, तो कृपया आउटलुक संग्रह फ़ोल्डर को प्रदर्शित करने का तरीका देखें। निम्नलिखित फ़ोल्डर:

• कैलेंडर , कार्य और जर्नल आइटम (6 महीने से अधिक पुराने)
• भेजे गए आइटम और हटाए गए आइटम फ़ोल्डर (2 महीने से पुराने)

अन्य फ़ोल्डर के लिए, जैसे इनबॉक्स , ड्राफ़्ट , नोट्स और अन्य, आप AutoArchive सुविधा को इस तरह चालू कर सकते हैं:

1. आउटलुक खोलें और टूल्स > विकल्प क्लिक करें .
2. विकल्प संवाद विंडो में, अन्य टैब पर जाएं, और स्वत:संग्रह... बटन पर क्लिक करें।

   

और फिर, AutoArchive सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करें जैसा कि नीचे समझाया गया है।

Outlook Auto Archive सेटिंग्स और विकल्प

जैसा कि आप पहले से ही जानते हैं, में आउटलुक 2010 और बाद में, ऑटो आर्काइव सेटिंग्स को फ़ाइल के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है> Options > Advanced > AutoArchive Settings... प्रत्येक विकल्प के बारे में विस्तृत जानकारी आपको प्रक्रिया को अपने पूर्ण नियंत्रण में लेने में मदद करेगी।

• हर N दिनों में AutoArchive चलाएं । निर्दिष्ट करें कि आप कितनी बार AutoArchive चलाना चाहते हैं। कृपया ध्यान रखें कि एक ही समय में कई आइटम संग्रह करने से आपके कंप्यूटर का प्रदर्शन धीमा हो सकता है। इसलिए यदि आपको रोजाना बहुत सारे ईमेल प्राप्त होते हैं, तो अपने आउटलुक ऑटो आर्काइव को अधिक बार-बार चलाने के लिए कॉन्फ़िगर करें। ऑटो-आर्काइविंग को बंद करने के लिए , इस बॉक्स को खाली करें।
• ऑटोआर्काइव रन होने से पहले प्रांप्ट करें । यदि आप ऑटो-संग्रह प्रक्रिया शुरू होने से ठीक पहले एक रिमाइंडर प्राप्त करना चाहते हैं तो इस बॉक्स को चेक करें। यह आपको प्रांप्ट में नहीं पर क्लिक करके ऑटो आर्काइविंग को रद्द करने देगा।
• एक्सपायर्ड आइटम (केवल ई-मेल फ़ोल्डर) को हटाएं । इस विकल्प का चयन करने से आपके ईमेल फ़ोल्डरों से कालबाह्य संदेशों को हटा दिया जाएगा। स्पष्टता के लिए, एक समाप्त ईमेल एक पुराने संदेश के समान नहीं है जो अपनी उम्र बढ़ने की अवधि के अंत तक पहुंच गया है। नई ईमेल विंडो के विकल्प टैब के माध्यम से प्रत्येक संदेश के लिए अलग-अलग एक समाप्ति तिथि निर्धारित की जाती है ( विकल्प > ट्रैकिंग समूह > के बाद समाप्त हो जाता है )।

  Microsoft बताता है कि यह विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चेक नहीं किया गया है, लेकिन यह मेरे कुछ आउटलुक इंस्टॉलेशन पर चेक किया गया था। इसलिए इस विकल्प को अनचेक करना सुनिश्चित करें यदि आप समाप्त संदेशों को उम्र बढ़ने के अंत तक रखना चाहते हैंदिए गए फ़ोल्डर के लिए अवधि सेट।

• पुराने आइटमों को संग्रहीत करें या हटाएं । यदि आप अपनी स्‍वयं की स्‍वत: संग्रह सेटिंग कॉन्‍फ़िगर करना चाहते हैं, तो इस विकल्‍प का चयन करें. यदि अनचेक किया गया है, तो आउटलुक डिफ़ॉल्ट ऑटोआर्काइव सेटिंग्स का उपयोग करेगा।
• फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएं । यदि आप चाहते हैं कि संग्रह फ़ोल्डर आपके अन्य फ़ोल्डरों के साथ नेविगेशन फलक में दिखाई दे, तो इस बॉक्स को चुनें। यदि अचयनित है, तब भी आप अपने आउटलुक संग्रह फ़ोल्डर को मैन्युअल रूप से खोलने में सक्षम होंगे।
• से पुराने आइटम साफ़ करें। उम्र बढ़ने की अवधि निर्दिष्ट करें जिसके बाद आपके आउटलुक आइटम को संग्रहित किया जाना चाहिए। आप अवधि को दिनों, सप्ताहों या महीनों में कॉन्फ़िगर कर सकते हैं - न्यूनतम 1 दिन अधिकतम 60 महीनों तक।
• पुरानी वस्तुओं को में ले जाएं। जब यह विकल्प चुना जाता है, तो आउटलुक स्वचालित रूप से पुराने ईमेल और अन्य आइटम को हटाने के बजाय आर्काइव.पीएसटी फ़ाइल में ले जाता है (इस रेडियो बटन को चुनने से आइटम को स्थायी रूप से हटाएं का चयन साफ़ हो जाता है)। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक इन स्थानों में से एक में आर्काइव.पीएसटी फाइल को स्टोर करता है। कोई अन्य स्थान चुनने या संग्रहीत .pst को कोई अन्य नाम देने के लिए, ब्राउज़ करें बटन पर क्लिक करें।
• आइटम स्थायी रूप से हटाएं । यह पुराने आइटमों को स्थायी रूप से हटा देगा जैसे ही वे उम्र बढ़ने की अवधि के अंत तक पहुंचेंगे, कोई संग्रह प्रतिलिपि नहीं बनाई जाएगी।
• इन सेटिंग्स को अभी सभी फ़ोल्डरों पर लागू करें । सभी फ़ोल्डरों में कॉन्फ़िगर की गई AutoArchive सेटिंग्स को लागू करने के लिए, इस पर क्लिक करेंबटन। यदि आप एक या अधिक फ़ोल्डरों के लिए अन्य सेटिंग्स लागू करना चाहते हैं, तो इस बटन पर क्लिक न करें। इसके बजाय, प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए मैन्युअल रूप से संग्रह सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करें।

आउटलुक ऑटो आर्काइव द्वारा उपयोग की जाने वाली डिफ़ॉल्ट उम्र बढ़ने की अवधि

सभी आउटलुक संस्करणों में डिफ़ॉल्ट उम्र बढ़ने की अवधि इस प्रकार है:

• इनबॉक्स, ड्राफ्ट, कैलेंडर, कार्य, नोट्स, जर्नल - 6 महीने
• आउटबॉक्स - 3 महीने
• भेजे गए आइटम, हटाए गए आइटम - 2 महीने
• संपर्क - स्वतः संग्रहीत नहीं हैं

मेलबॉक्स क्लीनअप विकल्प का उपयोग करके प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए डिफ़ॉल्ट अवधियों को व्यक्तिगत रूप से बदला जा सकता है।

आउटलुक निम्नलिखित जानकारी के आधार पर किसी विशेष आइटम की आयु निर्धारित करता है:

• ईमेल - प्राप्त होने की तारीख या वह तारीख जब आपने आखिरी बार संदेश को बदला था और सहेजा था (संपादित, निर्यात, कॉपी किया हुआ, और इसी तरह)।
• कैलेंडर आइटम (मीटिंग्स, ईवेंट और अपॉइंटमेंट) - वह दिनांक जब आपने अंतिम बार आइटम को बदला और सहेजा था। आवर्ती आइटम स्वत: संग्रहीत नहीं होते हैं।
• कार्य - समापन तिथि या अंतिम संशोधन तिथि, जो भी बाद में हो। खुले कार्य (ऐसे कार्य जो पूर्ण चिह्नित नहीं हैं) स्वतः संग्रहीत नहीं होते हैं।
• नोट्स और जर्नल प्रविष्टियाँ - वह दिनांक जब कोई आइटम बनाया गया था या अंतिम बार संशोधित किया गया था।

यदि आप प्राप्त / पूर्ण तिथि तक आइटम संग्रहीत करना चाहते हैं, तो कृपया इन दिशानिर्देशों का उपयोग करें: प्राप्त तिथि तक ईमेल कैसे संग्रहित करें।

किसी विशिष्ट फ़ोल्डर को कैसे निकालेंऑटो आर्काइव से या विभिन्न सेटिंग्स लागू करें

आउटलुक ऑटो आर्काइव को एक निश्चित फ़ोल्डर पर चलने से रोकने के लिए, या उस फ़ोल्डर के लिए एक अलग शेड्यूल और विकल्प सेट करने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।

1. फ़ोल्डर पर राइट क्लिक करें, और फिर संदर्भ मेनू में गुण... क्लिक करें।
2. गुण संवाद विंडो में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:
   • ऑटो आर्काइविंग से फोल्डर को बहिष्कृत करने के लिए, इस फोल्डर में आइटमों को संग्रहित न करें रेडियो बॉक्स का चयन करें।

     

   • टू फ़ोल्डर को अलग तरीके से संग्रहीत करें , इन सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर को संग्रहीत करें का चयन करें, और वांछित विकल्प सेट करें:
     • उम्र बढ़ने की अवधि जिसके बाद आइटम को संग्रह में ले जाया जाना चाहिए;
     • डिफ़ॉल्ट संग्रह फ़ोल्डर या एक अलग फ़ोल्डर का उपयोग करना है या नहीं, या
     • बिना संग्रह किए पुराने आइटम स्थायी रूप से हटा दें।

     

   • परिवर्तनों को सहेजने के लिए ठीक क्लिक करें।

युक्ति। हटाए गए आइटम और जंक ई-मेल फ़ोल्डर से पुराने ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने के लिए आप इस विधि का उपयोग कर सकते हैं। विस्तृत चरण यहाँ हैं।

आउटलुक में संग्रह फ़ोल्डर कैसे बनाएं

यदि आपने फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएं विकल्प चुना है, तो आउटलुक ऑटो संग्रह सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करते समय, संग्रह फ़ोल्डर नेविगेशन फलक में स्वचालित रूप से दिखाई देना चाहिए। यदि उपरोक्त विकल्प का चयन नहीं किया गया था, तो आप इसमें आउटलुक आर्काइव फ़ोल्डर प्रदर्शित कर सकते हैंरास्ता:

1. क्लिक करें फ़ाइल > खोलें & amp; निर्यात > आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें।

बस! आर्काइव फ़ोल्डर तुरंत फ़ोल्डरों की सूची में दिखाई देगा:

एक बार आर्काइव फ़ोल्डर हो जाने के बाद, आप अपने संग्रहीत आइटम ढूंढ और खोल सकते हैं हमेशा की तरह। आउटलुक संग्रह में खोज करने के लिए, नेविगेशन फलक में संग्रह फ़ोल्डर का चयन करें, और तत्काल खोज बॉक्स में अपना खोज पाठ टाइप करें।

अपने फ़ोल्डरों की सूची से संग्रह फ़ोल्डर को निकालने के लिए, उस पर राइट क्लिक करें, और फिर संग्रह बंद करें क्लिक करें। चिंता न करें, यह नेविगेशन फलक से केवल संग्रह फ़ोल्डर को हटा देगा, लेकिन वास्तविक संग्रह फ़ाइल को नहीं हटाएगा। उपरोक्त चरणों का पालन करके आप किसी भी समय अपने आउटलुक संग्रह फ़ोल्डर को पुनर्स्थापित करने में सक्षम होंगे।

आउटलुक में ऑटो संग्रह कैसे बंद करें

स्वत: संग्रह सुविधा को बंद करने के लिए, AutoArchive सेटिंग्स संवाद, और हर N दिनों में AutoArchive चलाएँ बॉक्स को अनचेक करें।

कैसे Outlook में मैन्युअल रूप से संग्रहीत करें (ईमेल, कैलेंडर, कार्य और अन्य फ़ोल्डर)

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