Təlimat Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 və digər versiyalarda e-poçtların necə arxivləşdirilməsini izah edir. Siz hər bir qovluğu öz avtomatik arxiv parametrləri ilə konfiqurasiya etməyi və ya eyni parametrləri bütün qovluqlara tətbiq etməyi, Outlook-da əl ilə arxivləşdirməyi və avtomatik olaraq görünmədikdə arxiv qovluğunu necə yaratmağı öyrənəcəksiniz.

Poçt qutunuz həddən artıq böyüyübsə, Outlook-u sürətli və təmiz saxlamaq üçün köhnə e-poçtları, tapşırıqları, qeydləri və digər elementləri arxivləşdirməyə əsas verir. Outlook Arxiv funksiyası burada işə düşür. O, Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 və daha əvvəlki versiyaların bütün versiyalarında mövcuddur. Və bu dərslik sizə e-poçtları və digər elementləri müxtəlif versiyalarda avtomatik və ya əl ilə necə arxivləşdirməyi öyrədəcək.

Outlook-da arxiv nədir?

Outlook Archive (və AutoArchive) köhnə e-poçt, tapşırıq və təqvim elementlərini sabit diskinizdə başqa yerdə saxlanılan arxiv qovluğuna köçürür. Texniki olaraq, arxivləşdirmə köhnə elementləri əsas .pst faylından ayrı archive.pst faylına köçürür və istədiyiniz zaman Outlook-dan aça bilərsiniz. Bu yolla, o, poçt qutunuzun ölçüsünü azaltmağa və C:\ diskinizdə bir qədər boş yer əldə etməyə kömək edir (arxiv faylını başqa yerdə saxlamağı seçsəniz).

Onu necə konfiqurasiya etdiyinizdən asılı olaraq, Outlook Arxivi birini yerinə yetirə bilərheç bir avtomatik arxivləşdirməni istəmirsiniz, istədiyiniz zaman e-poçtları və digər elementləri əl ilə arxivləşdirə bilərsiniz. Beləliklə, siz hansı elementləri saxlamaq və hansını arxivə köçürmək, arxiv faylını harada saxlamaq və s. üzərində daha çox nəzarətə malik ola bilərsiniz.

Xahiş edirik unutmayın ki, Outlook AutoArchive-dən fərqli olaraq əl ilə arxivləşdirmə aparılır. birdəfəlik proses və köhnə elementləri arxivə köçürmək istədiyiniz hər dəfə aşağıdakı addımları təkrarlamalı olacaqsınız.

1. Outlook 2016 -da , Fayl tab üzərinə gedin və Alətlər > Köhnə elementləri təmizləyin üzərinə klikləyin.

Outlook 2010 və Outlook 2013 proqramlarında Fayl > Təmizləmə Aləti > Arxiv... üzərinə klikləyin

Əgər siz bütün e-poçtları arxivləşdirmək istəyirsinizsə , təqvimlər və tapşırıqlar üçün Outlook poçt qutunuzda kök qovluğu seçin, yəni qovluq siyahınızın yuxarısındakı birini. Defolt olaraq, Outlook 2010 və sonrakı versiyalarında kök qovluq e-poçt ünvanınız kimi göstərilir (aşağıdakı ekran görüntüsündə göstərildiyi kimi, özümün adını Svetlana olaraq dəyişdirdim):

Sonra daha bir neçə parametri konfiqurasiya edin:

• dan köhnə elementləri arxivləşdirin altında, necə olacağını göstərən bir tarix daxil edin.element arxivə köçürülməzdən əvvəl köhnə olmalıdır.
• Arxiv faylının defolt yerini dəyişmək istəyirsinizsə, Browse düyməsini klikləyin.
• Əgər siz avtomatik arxivləşdirmədən çıxarılan elementləri arxivləşdirmək istəyirsinizsə, “Avtomatik arxivləşdirməyin” işarəli elementləri daxil edin qutusunu seçin.

Nəhayət, OK düyməsini basın və Outlook dərhal arxiv yaratmağa başlayın. Proses başa çatan kimi, Arxiv qovluğu Outlook-da görünəcək.

Məsləhətlər və qeydlər:

1. Bir neçə qovluğu müxtəlif parametrlərdən istifadə edərək arxivləşdirmək üçün məs. Göndərilmiş Elementlər qovluğunda elementləri Qaralamalar -dan daha uzun saxlayın, yuxarıdakı addımları hər qovluq üçün ayrıca təkrarlayın və bütün qovluqları eyni archive.pst faylında saxlayın . Bir neçə fərqli arxiv faylı yaratmağı seçsəniz, hər bir fayl öz Arxivlər qovluğunu qovluq siyahınıza əlavə edəcək.
2. Outlook Arxivi mövcud qovluq strukturunu saxlayır . Məsələn, yalnız bir qovluğu arxivləşdirməyi seçsəniz və həmin qovluğun əsas qovluğu varsa, arxivdə boş əsas qovluq yaradılacaq.

Outlook Arxiv faylları harada saxlanılır?

Artıq bildiyiniz kimi, Outlook arxivi Outlook Məlumat Faylı (.pst) faylının bir növüdür. archive.pst faylı ilk dəfə avtomatik arxiv işə salındıqda və ya siz e-poçtları əl ilə arxivləşdirdiyiniz zaman avtomatik olaraq yaradılır.

Arxiv faylının yerikompüterinizdə quraşdırılmış əməliyyat sistemi. Arxiv parametrlərini konfiqurasiya edərkən defolt yeri dəyişdirməsəniz, arxiv faylını aşağıdakı yerlərdən birində tapa bilərsiniz:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, və 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Sənədlər və Parametrlər\ \Yerli Parametrlər\Tətbiq Məlumatları\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 və əvvəlki versiyalar

• Vista və Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Sənədlər və Parametrlər\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Qeyd. Tətbiq Məlumatı və AppData gizli qovluqlardır. Onları göstərmək üçün İdarəetmə Paneli > Qovluq Seçimləri bölməsinə keçin, Görünüş tabına keçin və Gizli faylları, qovluqları və ya diskləri göstər seçin. Gizli fayl və qovluqlar altında.

Maşınınızda arxiv faylının yerini necə tapmaq olar

Arxiv .pst faylını yuxarıdakı yerlərin hər hansı birində tapa bilmirsinizsə, ehtimal ki, onu konfiqurasiya edərkən onu başqa yerdə saxlamağı seçmisiniz. avtomatik arxiv parametrləri.

Outlook arxivinizin dəqiq yerini müəyyən etməyin sürətli yolu budur: qovluqlar siyahısında Arxiv qovluğuna sağ klikləyin və sonra Fayl Məkanını Açın düyməsini basın. Bu, dərhal olduğu qovluğu açacaqdırarxivləşdirilmiş .pst faylınız saxlanılır.

Əgər siz bir neçə fərqli arxiv faylı yaratmısınızsa, bütün yerlərə bir baxışda bu şəkildə baxa bilərsiniz:

1. Fayl > Hesab Parametrləri > Hesab Parametrləri üzərinə klikləyin.
2. Hesab Ayarları dialoq qutusunda Məlumat Faylları nişanına keçin.
3. Digər fayllar arasında siz archive.pst faylının (və ya verdiyiniz addan asılı olmayaraq) cari yerini görəcəksiniz. arxiv faylınız).
4. Müəyyən arxiv faylının saxlandığı qovluğa getmək üçün istədiyiniz faylı seçin və Fayl Məkanını Açın üzərinə klikləyin.

Outlook Arxivi ilə bağlı məsləhətlər və fəndlər

Bu dərsliyin birinci hissəsində Outlook Arxiv əsaslarını əhatə etdik. İndi isə əsaslardan kənara çıxan bir neçə texnikanı öyrənməyin vaxtıdır.

Outlook arxivinizin mövcud yerini necə dəyişmək olar

Əgər nədənsə mövcud Outlook arxivinizin yerini dəyişmək lazımdırsa , sadəcə olaraq arxivləşdirilmiş .pst faylını yeni qovluğa köçürmək Outlook AutoArchive növbəti dəfə işə salındıqda yeni archive.pst faylının defolt yerdə yaradılması ilə nəticələnəcək.

Outlook arxivini düzgün şəkildə köçürmək üçün aşağıdakıları yerinə yetirin. aşağıdakı addımlar.

1. Outlook-da Arxivi bağlayın

Outlook Arxiv qovluğunu ayırmaq üçün qovluqlar siyahısında kök Arxiv qovluğuna sağ vurun və Arxivi Bağlayın düyməsini basın.

İpucu. ƏgərArxivlər qovluğu qovluq siyahınızda görünmür, siz onun yerini Fayl > Hesab Parametrləri > Hesab Ayarları > Data vasitəsilə tapa bilərsiniz Fayllar nişanı, arxivləşdirilmiş .pst faylını seçin və Sil düyməsini klikləyin. Bu, yalnız arxivi Outlook-dan ayıracaq, lakin arxivləşdirilmiş .pst faylını silməyəcək.

2. Arxiv faylını istədiyiniz yerə köçürün.

Outlook-u bağlayın, arxivləşdirilmiş .pst faylınızın yerinə göz atın və onu seçdiyiniz qovluğa kopyalayın. Outlook arxiviniz kopyalandıqdan sonra orijinal faylı silə bilərsiniz. Bununla belə, daha təhlükəsiz yol onun adını archive-old.pst olaraq dəyişdirmək və kopyalanan faylın işlədiyinə əmin olana qədər saxlamaq olardı.

3. Köçürülən archive.pst faylını yenidən birləşdirin

Arxiv faylını yenidən birləşdirmək üçün Outlook-u açın, Fayl > Açıq > Outlook Data Faylı... , arxiv faylınızın yeni yerinə göz atın, faylı seçin və onu birləşdirmək üçün OK düyməsini basın. Arxivlər qovluğu dərhal qovluq siyahınızda görünəcək.

4. Outlook Avtomatik Arxiv parametrlərinizi dəyişdirin

Sonuncu, lakin ən kiçik addım AvtoArxiv parametrlərini dəyişdirməkdir ki, bundan sonra Outlook köhnə elementləri arxivləşdirilmiş .pst faylınızın yeni yerinə köçürsün. Əks halda, Outlook orijinal məkanda başqa arxiv.pst faylı yaradacaq.

Bunu etmək üçün Fayl > Seçimlər üzərinə klikləyin.> Qabaqcıl > AvtoArxiv Parametrləri... , Köhnə elementləri köçürün radio düyməsinin seçildiyinə əmin olun, Gözdən keçir düyməsini klikləyin və onu Outlook arxiv faylınızı köçürdüyünüz yerə yönəldin.

Silinmiş Elementləri və Lazımsız E-poçt qovluqlarını avtomatik olaraq necə boşaltmaq olar

Silinmiş Elementlərdən köhnə elementləri silmək üçün və Lunk E-mail qovluqlarını avtomatik olaraq bir neçə gündən bir işə salmaq üçün Outlook AutoArchive-i təyin edin və sonra yuxarıdakı qovluqlar üçün aşağıdakı parametrləri konfiqurasiya edin:

1. Silindi Items qovluğuna daxil olun və Xüsusiyyətlər > AvtoArxiv üzərinə klikləyin.
2. Bu parametrlərdən istifadə edərək bu qovluğu arxivləşdirin seçimini və seçin -dən köhnə elementləri təmizləyin.
3. Köhnə elementləri həmişəlik silmək seçimini edin və OK düyməsini basın.

Yuxarıdakı addımları Lunk E-mails qovluğu üçün təkrarlayın və hər şey hazırdır!

Qeyd. Köhnə elementlər növbəti AvtoArxiv əməliyyatında Lunk və Silinmiş elementlər qovluqlarından silinəcək. Məsələn, siz AutoArchive-i hər 14 gündən bir işə salmaq üçün konfiqurasiya etsəniz, qovluqlar hər 2 həftədən bir təmizlənəcək. Lazımsız e-poçtları daha tez-tez silmək istəyirsinizsə, Outlook Avtomatik Arxiviniz üçün daha kiçik bir müddət təyin edin.

E-poçtları qəbul tarixinə görə necə arxivləşdirmək olar

Outlook AutoArchive-in defolt parametrləri elementin yaşını qəbul edilmiş/rəqabət edilmiş və ya məlumat əsasında müəyyən edir.dəyişdirilmiş tarix, hansı daha gecdirsə. Başqa sözlə, e-poçt mesajı aldıqdan və ya tapşırığı tamamladıqdan sonra elementə hər hansı dəyişiklik etsəniz (məsələn, idxal, ixrac, redaktə, köçürmə, oxunmuş və ya oxunmamış kimi qeyd etsəniz), dəyişdirilmiş tarix dəyişdiriləcək və element qalib olacaq. Digər köhnəlmə müddəti bitənə qədər arxiv qovluğuna köçməyin.

Outlook-un dəyişdirilmiş tarixə məhəl qoymamasını istəyirsinizsə, onu elementləri aşağıdakı tarixlərə arxivləşdirmək üçün konfiqurasiya edə bilərsiniz:

• E-poçtlar - qəbul tarixi
• Təqvim elementləri - görüş, tədbir və ya görüşün planlaşdırıldığı tarix
• Tapşırıqlar - tamamlanma tarixi
• Qeydlər - tarix son modifikasiya
• Jurnal qeydləri - yaradılma tarixi

Qeyd. Həll yolu reyestrdə dəyişiklik etməyi tələb edir, ona görə də biz onu çox diqqətlə istifadə etməyi tövsiyə edirik, çünki reyestri səhv dəyişdirsəniz, ciddi problemlər yarana bilər. Əlavə ehtiyat tədbiri olaraq, reyestrdə dəyişiklik etməzdən əvvəl onun ehtiyat nüsxəsini çıxardığınızdan əmin olun. Əgər korporativ mühitdə işləyirsinizsə, təhlükəsiz tərəfdə olmaq üçün admininizin bunu sizin üçün etməsi daha yaxşı olar.

Başlayanlar üçün Outlook versiyanızı yoxlayın. Əgər Outlook 2010 istifadə edirsinizsə, Outlook 2010 üçün Aprel 2011 düzəlişini quraşdırdığınızdan əmin olun və Outlook 2007 istifadəçiləri Outlook 2007 üçün dekabr 2010-cu düzəlişi quraşdırmalıdırlar. Outlook 2013 və Outlook 2016 heç bir əlavə yeniləmə tələb etmir.

İndi isə aşağıdakı addımları yerinə yetirin ArchiveIgnoreLastModifiedTime qeyd dəyərini yaradın:

1. Reyestrini açmaq üçün Başlat > Çalışdır düyməsini basın, regedit seçin və OK düyməsini basın.
2. Aşağıdakı qeyd defteri açarını tapın və seçin:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Məsələn, Outlook 2013-də bu:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Arxivi işləmir - səbəblər və həll yolları

Outlook Arxivi və ya Avtomatik Arxiv gözlənildiyi kimi işləmirsə və ya Outlook-da arxivləşdirilmiş e-poçtlarınızı tapmaqda probleminiz varsa, aşağıdakı problemlərin həlli üçün məsləhətlər kömək edə bilər. problemin mənbəyini siz müəyyənləşdirirsiniz.

1. Arxiv və AvtoArxiv seçimləri Outlook-da mövcud deyil

Çox güman ki, siz Exchange Server poçt qutusundan istifadə edirsiniz və ya təşkilatınızın Outlook AutoArchive-i ləğv edən poçt saxlama siyasəti var, məsələn. sizin tərəfinizdən söndürüldüQrup Siyasəti olaraq administrator. Əgər belədirsə, lütfən, təfərrüatları sistem administratorunuzla yoxlayın.

2. Avtomatik arxiv konfiqurasiya edilib, lakin işləmir

Əgər birdən Outlook Avtomatik Arxivi işləməyi dayandırıbsa, Avtomatik Arxiv parametrlərini açın və Avtomatik Arxivi N gündə bir işə salın qutusunun seçildiyinə əmin olun. .

3. Konkret element heç vaxt arxivləşdirilmir

Müəyyən elementin avtomatik arxivdən çıxarılmasının iki tez-tez səbəbi var:

• Elementin dəyişiklik tarixi daha yenidir arxivləşdirmə üçün təyin olunmuş tarix. Həll üçün lütfən, alınma və ya tamamlanma tarixinə görə elementləri necə arxivləşdirməyə baxın.
• Bu elementi avtomatik arxivləşdirməyin xüsusiyyəti verilmiş element üçün seçilib. Bunu yoxlamaq üçün elementi yeni pəncərədə açın, Fayl > Xüsusiyyətlər üzərinə klikləyin və bu qeyd qutusundan işarəni silin:

Bu seçimin seçildiyi elementlərin icmalını əldə etmək üçün Outlook görünüşünə Avtomatik Arxiv Etməyin sahəsini də əlavə edə bilərsiniz.

4. Outlook-da arxiv qovluğu yoxdur

Arxivlər qovluğu qovluqlar siyahısında görünmürsə, Avtomatik arxiv parametrlərini açın və Arxiv qovluğunu qovluq siyahısında göstər seçiminin seçildiyini yoxlayın. Arxiv qovluğu hələ də görünmürsə, burada izah edildiyi kimi Outlook Məlumat Faylını əl ilə açın.

5. Arxiv.pst faylı zədələnmiş və ya zədələnmiş

Arxiv.pstfayl zədələnib, Outlook ona heç bir yeni element köçürə bilmir. Bu halda, Outlook-u bağlayın və arxivləşdirilmiş .pst faylınızı təmir etmək üçün Gələnlər Qutunu Təmir Alətindən (scanpst.exe) istifadə edin. Əgər işə yaramırsa, yeganə həll yolu yeni arxiv yaratmaqdır.

6. Outlook poçt qutusu və ya arxiv faylı maksimum ölçüyə çatdı

Tam arxiv.pst və ya əsas .pst faylı da Outlook Arxivinin işləməsinə mane ola bilər.

Əgər archive.pst fayl limitinə çatıb, köhnə elementləri silməklə onu təmizləyin və ya yeni arxiv faylı yaradın.

Əgər əsas .pst faylı limitinə çatıbsa, bəzi köhnə elementləri əl ilə silməyə cəhd edin, və ya Silinmiş Elementlər qovluğunu boşaldın, ya da bəzi elementləri əl ilə arxivinizə köçürün və ya administratorunuza müvəqqəti olaraq poçt qutunuzun ölçüsünü artırmağı tapşırın, sonra Avtomatik Arxiv və ya köhnə elementləri əl ilə arxivləşdirin.

Outlook 2007-də ​​.pst faylları üçün standart limit 20GB, sonrakı versiyalarda isə 50GB-dır.

Ümid edirəm ki, bu dərslik Outlook-da e-poçtların necə arxivləşdirilməsinə bir qədər aydınlıq gətirdi. Hər halda, oxuduğunuz üçün sizə təşəkkür edirəm və gələn həftə sizi bloqumuzda görməyə ümid edirəm!

• E-poçtları və digər elementləri cari qovluqlarından arxiv qovluğuna köçürün.
• Köhnə e-poçtları və digərləri həmişəlik silin müəyyən köhnəlmə müddəti keçdikdən sonra elementlər.

Outlook Arxivi haqqında bilməli olduğunuz 5 fakt

Çaşqınlığın qarşısını almaq və "Niyə Outlook-um işləmir" kimi sualların qarşısını almaq üçün Avtomatik arxiv işi?" və "Outlook-da arxivləşdirilmiş e-poçtlarım haradadır?" zəhmət olmasa aşağıdakı sadə faktları yadda saxlayın.

1. Əksər hesab növləri üçün Microsoft Outlook bütün e-poçtları, kontaktları, görüşləri, tapşırıqları və qeydləri Outlook Data Faylı adlı .pst faylında saxlayır. PST arxivləşdirilə bilən yeganə fayl növüdür. Köhnə element əsas .pst faylından archive.pst faylına köçürülən kimi, o, Outlook Arxiv qovluğunda göstərilir və artıq orijinal qovluqda mövcud deyil.
2. Arxivləşdirmə ixrac ilə eyni deyil. İxrac orijinal elementləri ixrac faylına köçürür, lakin onları nə cari qovluqdan, nə də əsas .pst faylından silmir.
3. Arxiv faylı Outlook ehtiyat nüsxəsi ilə eyni deyil. Arxivlənmiş elementlərinizin ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq istəyirsinizsə, archive.pst faylınızın surətini çıxarmalı və onu təhlükəsiz yerdə saxlamalısınız, məs. Dropbox və ya Bir Disk.
4. Kontaktlar heç vaxt heç bir Outlook versiyasında avtomatik arxivləşdirilmir. Bununla belə, siz Kontaktlar qovluğunu arxivləşdirə bilərsinizəl ilə.
5. Onlayn arxiv poçt qutusu olan Outlook Exchange hesabınız varsa, Outlook-da arxivləşdirmə deaktiv edilib.

İpucu. Outlook elementlərinizi arxivləşdirməzdən əvvəl dublikat kontaktları birləşdirməyin mənası var.

Outlook-da e-poçtları avtomatik olaraq necə arxivləşdirmək olar

Outlook Auto Archive funksiyası köhnəni köçürmək üçün konfiqurasiya edilə bilər. e-poçtları və digər elementləri müntəzəm olaraq təyin edilmiş arxiv qovluğuna avtomatik olaraq köçürmək və ya köhnə elementləri arxivləşdirmədən silmək. Müxtəlif Outlook versiyaları üçün ətraflı addımlar aşağıdadır.

Outlook 365 - 2010-u avtomatik arxivləşdirmə qaydası

Outlook 2010-dan bəri Avtomatik Arxiv defolt olaraq aktiv edilməyib, baxmayaraq ki, Microsoft Outlook sizə vaxtaşırı xatırladacaq: bunu edin:

Arxivləşdirməyə dərhal başlamaq üçün Bəli klikləyin. Arxiv seçimlərini nəzərdən keçirmək və yəqin ki, dəyişmək üçün AvtoArxiv Parametrləri... üzərinə klikləyin.

Və ya, sorğunu bağlamaq üçün Xeyr üzərinə klikləyə və sonra avtomatik arxivləşdirməni konfiqurasiya edə bilərsiniz. Aşağıdakı addımları yerinə yetirməklə sizin üçün ən əlverişli vaxtı seçin.

1. Outlook-u açın və sonra Fayl > Seçimlər > Qabaqcıl > AvtoArxiv Parametrləri...

   

2. Avtoarxiv dialoq pəncərəsi açılır və siz hər şeyin boz rəngdə olduğunu görəcəksiniz... ancaq Avtomatik Arxivi N gündən bir işə salın Bu xana işarələndikdən sonra siz digər seçimləri istədiyiniz kimi konfiqurasiya edə bilərsiniz və OK düyməsini klikləyin.

Aşağıdakı ekran görüntüsü standart parametrləri göstərir və hər seçim haqqında ətraflı məlumatı burada tapa bilərsiniz.

Arxivləşdirmə davam edərkən status məlumatı status panelində göstərilir.

Arxiv prosesi başa çatan kimi Arxivlər qovluğu Qovluq siyahısında arxiv qovluğunu göstər seçimini seçdiyiniz təqdirdə avtomatik olaraq Outlook-da görünəcək. Arxivlənmiş e-poçtları Outlook-da tapa bilmirsinizsə, lütfən, Outlook arxiv qovluğunu necə göstərmək olar bölməsinə baxın.

Outlook 2007-ni avtomatik arxivləşdirmə qaydası

Outlook 2007-də ​​avtomatik arxivləşdirmə standart olaraq aktivdir. aşağıdakı qovluqlar:

• Təqvim , tapşırıq və jurnal maddələr (6 aydan çox)
• Göndərilmiş Elementlər və Silinmiş Elementlər qovluqları (2 aydan çox)

Gələnlər qutusu , Qaralamalar , Qeydlər və başqaları üçün Avtomatik Arxiv funksiyasını bu şəkildə yandıra bilərsiniz:

1. Outlook-u açın və Alətlər > Seçimlər .
2. Seçimlər dialoq pəncərəsində Digər nişanına keçin və AvtoArxiv... düyməsini klikləyin.

   

Və sonra, Avtomatik Arxiv parametrlərini aşağıda izah edildiyi kimi konfiqurasiya edin.

Outlook Avtomatik Arxiv parametrləri və seçimləri

Artıq bildiyiniz kimi, Outlook 2010 və daha sonra, Avtomatik Arxiv parametrlərinə Fayl vasitəsilə daxil olmaq olar> Seçimlər > Qabaqcıl > AvtoArxiv Parametrləri... Hər bir seçim haqqında ətraflı məlumat prosesi tam nəzarətinizə götürməyə kömək edəcək.

• Avtoarxivi hər N gündə bir işə salın . Avtomatik arxivin nə qədər tez-tez işləməsini istədiyinizi göstərin. Xahiş edirik unutmayın ki, birdən çox elementin arxivləşdirilməsi kompüterinizin işini yavaşlata bilər. Beləliklə, gündəlik olaraq çoxlu e-poçt alırsanız, Outlook Avtomatik Arxivinizi daha tez-tez işləmək üçün konfiqurasiya edin. Avtomatik arxivləşdirməni söndürmək üçün bu xananı silin.
• Avtomatik arxivi işə salmazdan əvvəl bildirin . Avtomatik arxivləşdirmə prosesi başlamazdan dərhal əvvəl xatırlatma almaq istəyirsinizsə, bu qutuyu işarələyin. Bu, sorğuda Xeyr üzərinə klikləməklə avtomatik arxivləşdirməni ləğv etməyə imkan verəcək.
• Müddəti bitmiş elementləri silin (yalnız e-poçt qovluqları) . Bu seçimi seçmək e-poçt qovluqlarınızdan müddəti bitmiş mesajları siləcək. Aydınlıq üçün, vaxtı keçmiş e-poçt, köhnəlmə dövrünün sonuna çatmış köhnə mesajla eyni deyil. Hər bir mesaj üçün ayrı-ayrılıqda yeni e-poçt pəncərəsinin Seçimlər nişanı ( Seçimlər > İzləmə qrupu > Müddəti bitdikdən sonra< ).

  Microsoft bildirir ki, bu seçim standart olaraq yoxlanılmır, lakin bəzi Outlook quraşdırmalarımda yoxlanılıb. Odur ki, vaxtı keçmiş mesajları qocalmanın sonuna çatana qədər saxlamaq istəyirsinizsə, bu seçimdən işarəni çıxardığınızdan əmin olun.verilmiş qovluq üçün təyin olunmuş dövr.

• Köhnə elementləri arxivləşdirin və ya silin . Öz avtomatik arxiv parametrlərinizi konfiqurasiya etmək istəyirsinizsə, bu seçimi seçin. Seçilməzsə, Outlook defolt Avtomatik Arxiv parametrlərindən istifadə edəcək.
• Qovluq siyahısında arxiv qovluğunu göstər . Arxiv qovluğunun digər qovluqlarınızla birlikdə Naviqasiya Panelində görünməsini istəyirsinizsə, bu xananı seçin. Seçilməzsə, siz hələ də Outlook arxiv qovluğunu əl ilə aça biləcəksiniz.
• -dan köhnə elementləri təmizləyin. Outlook elementlərinizin arxivləşdirilməli olduğu köhnəlmə müddətini göstərin. Siz dövrü günlər, həftələr və ya aylarla konfiqurasiya edə bilərsiniz - minimum 1 gündən maksimum 60 aya qədər.
• Köhnə elementləri üzərinə köçürün. Bu seçim seçildikdə, Outlook köhnə e-poçtları və digər elementləri silmək əvəzinə avtomatik olaraq archive.pst faylına köçürür (bu radio düyməsini seçmək Elementləri həmişəlik silmək seçimini silir). Varsayılan olaraq, Outlook archive.pst faylını bu yerlərdən birində saxlayır. Arxivlənmiş .pst-ə başqa yer seçmək və ya başqa ad vermək üçün Browse düyməsini klikləyin.
• Elementləri həmişəlik silin . Bu, köhnə elementləri köhnəlmə dövrünün sonuna çatan kimi həmişəlik siləcək, heç bir arxiv nüsxəsi yaradılmayacaq.
• Bu parametrləri indi bütün qovluqlara tətbiq edin . Konfiqurasiya edilmiş Avtomatik Arxiv parametrlərini bütün qovluqlara tətbiq etmək üçün bu klikləyindüyməsi. Bir və ya bir neçə qovluq üçün digər parametrləri tətbiq etmək istəyirsinizsə, bu düyməni basmayın. Bunun əvəzinə, hər bir qovluq üçün arxivləşdirmə parametrlərini əl ilə konfiqurasiya edin.

Outlook Avtomatik Arxivi tərəfindən istifadə edilən defolt yaşlanma dövrləri

Bütün Outlook versiyalarında defolt yaşlanma dövrləri aşağıdakı kimidir:

• Gələnlər, Qaralamalar, Təqvim, Tapşırıqlar, Qeydlər, Jurnal - 6 ay
• Gidən qutusu - 3 ay
• Göndərilmiş Elementlər, Silinmiş Elementlər - 2 ay
• Əlaqə - avtomatik arxivləşdirilmir

Defolt dövrlər hər bir qovluq üçün ayrı-ayrılıqda Poçt qutusunun təmizlənməsi seçimindən istifadə etməklə dəyişdirilə bilər.

Outlook aşağıdakı məlumatlara əsasən müəyyən elementin yaşını müəyyən edir:

• E-poçtlar - qəbul edilmiş tarix və ya mesajı sonuncu dəfə dəyişdirdiyiniz və saxladığınız tarix (redaktə, ixrac, köçürmə və s.)
• Təqvim elementləri (görüşlər, tədbirlər və görüşlər) - elementi sonuncu dəfə dəyişdirdiyiniz və saxladığınız tarix. Təkrarlanan elementlər avtomatik arxivləşdirilmir.
• Tapşırıqlar - tamamlanma tarixi və ya sonuncu dəyişiklik tarixi, hansı daha gecdir. Açıq tapşırıqlar (tamamlanmış kimi qeyd olunmayan tapşırıqlar) avtomatik arxivlənmir.
• Qeydlər və jurnal qeydləri - elementin yaradıldığı və ya sonuncu dəfə dəyişdirildiyi tarix.

Elementləri alınma/tamamlanma tarixinə görə arxivləşdirmək istəyirsinizsə, lütfən bu təlimatlardan istifadə edin: E-poçtları qəbul tarixinə görə necə arxivləşdirmək olar.

Xüsusi qovluğu necə çıxarmaq olarAvtomatik Arxivdən və ya müxtəlif parametrləri tətbiq edin

Outlook Avtomatik Arxivinin müəyyən qovluqda işləməsinin qarşısını almaq və ya həmin qovluq üçün fərqli cədvəl və seçimlər təyin etmək üçün aşağıdakı addımları yerinə yetirin.

1. Qovluğun üzərinə sağ klikləyin və sonra kontekst menyusunda Xüsusiyyətlər... üzərinə klikləyin.
2. Xüsusiyyətlər dialoq pəncərəsində aşağıdakılardan birini edin:
   • Qovluğu avtomatik arxivləşdirmədən xariç etmək üçün Bu qovluqdakı elementləri arxivləşdirməyin radio qutusunu seçin.

     

   • To qovluğu fərqli şəkildə arxivləşdirin , Bu parametrlərdən istifadə edərək bu qovluğu arxivləşdirin seçin və istədiyiniz seçimləri qurun:
     • elementlərin arxivə köçürülməsi üçün köhnəlmə müddəti;
     • defolt arxiv qovluğundan və ya başqa qovluqdan istifadə etmək və ya
     • köhnə elementləri arxivləşdirmədən həmişəlik silmək.

     

   • Dəyişiklikləri saxlamaq üçün OK üzərinə klikləyin.

İpucu. Siz bu üsuldan köhnə e-poçtları Silinmiş Elementlər və Lazımsız E-poçt qovluqlarından avtomatik silmək üçün istifadə edə bilərsiniz. Ətraflı addımlar buradadır.

Outlook-da arxiv qovluğunu necə yaratmaq olar

Outlook Avtomatik Arxiv parametrlərini konfiqurasiya edərkən Arxiv qovluğunu Qovluq siyahısında göstər seçimini seçmisinizsə, Arxivlər qovluğu avtomatik olaraq Naviqasiya panelində görünməlidir. Yuxarıdakı seçim seçilməyibsə, burada Outlook Arxiv qovluğunu göstərə bilərsinizyol:

1. Fayl > Açıq & İxrac > Outlook Məlumat Faylını açın.

Budur! Arxiv qovluğu dərhal qovluqlar siyahısında görünəcək:

Arxiv qovluğu orada olduqdan sonra arxivləşdirilmiş elementlərinizi tapa və aça bilərsiniz. həmişəki kimi. Outlook arxivində axtarmaq etmək üçün Naviqasiya Panelində Arxiv qovluğunu seçin və axtarış mətninizi Ani Axtar xanasına yazın.

Arxiv qovluğunu qovluqlar siyahısından sil etmək üçün üzərinə sağ klikləyin və sonra Arxivi Bağla düyməsini basın. Narahat olmayın, bu, yalnız Arxivlər qovluğunu Naviqasiya panelindən siləcək, lakin faktiki arxiv faylını silməyəcək. Yuxarıdakı addımları yerinə yetirməklə, istədiyiniz zaman Outlook Arxiv qovluğunu bərpa edə biləcəksiniz.

Outlook-da avtomatik arxivləşdirməni necə söndürmək olar

Avtomatik arxiv funksiyasını söndürmək üçün açın Avtomatik Arxiv Parametrləri dialoq qutusunu açın və Avtomatik arxivi hər N gündə işə salın qutusundan işarəni çıxarın.

Outlook-da əl ilə necə arxivləşdirilir (e-poçt, təqvim, tapşırıqlar və digər qovluqlar)

Əgər