Kennslan útskýrir hvernig á að geyma tölvupóst í Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 og öðrum útgáfum. Þú munt læra hvernig á að stilla hverja möppu með eigin sjálfvirkri geymslustillingum eða nota sömu stillingar á allar möppur, hvernig á að geyma í Outlook handvirkt og hvernig á að búa til geymslumöppu ef hún birtist ekki sjálfkrafa.

Ef pósthólfið þitt er orðið of stórt er ástæða til að geyma gamla tölvupósta, verkefni, glósur og aðra hluti í geymslu til að halda Outlook þínum hraðvirkum og hreinum. Það er þar sem Outlook Archive eiginleikinn kemur inn. Hann er fáanlegur í öllum útgáfum af Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 og eldri. Og þessi kennsla mun kenna þér hvernig á að geyma tölvupóst og önnur atriði í mismunandi útgáfum sjálfkrafa eða handvirkt.

Hvað er geymslu í Outlook?

Outlook Archive (og AutoArchive) færir eldri tölvupóst, verkefni og dagatalsatriði í geymslumöppu, sem er geymd á öðrum stað á harða disknum þínum. Tæknilega séð flytur geymslu eldri hluti úr aðal .pst skránni yfir í sérstaka archive.pst skrá sem þú getur opnað úr Outlook hvenær sem þú þarft á henni að halda. Þannig hjálpar það þér að minnka pósthólfið þitt og fá laust pláss aftur á C:\ drifinu þínu (ef þú velur að geyma skjalasafnið annars staðar).

Það fer eftir því hvernig þú stillir hana, Outlook Archive getur framkvæmt eitt afþú vilt enga sjálfvirka geymslu, þú getur geymt tölvupósta og aðra hluti handvirkt hvenær sem þú vilt. Þannig geturðu haft meiri stjórn á því hvaða atriði á að geyma og hverja á að flytja í skjalasafnið, hvar á að geyma skjalasafnið og svo framvegis.

Vinsamlegast hafðu í huga að ólíkt Outlook AutoArchive er handvirk geymslu einskiptisferli og þú þarft að endurtaka skrefin hér að neðan í hvert skipti sem þú vilt færa eldri hluti í geymslu.

1. Í Outlook 2016 , farðu á flipann Skrá og smelltu á Tól > Hreinsaðu upp gamla hluti .

Í Outlook 2010 og Outlook 2013 , smelltu á Skrá > Hreinsunartól > Archive...

Ef þú vilt geyma allan tölvupóst , dagatöl og verkefni , veldu rótarmöppuna í Outlook pósthólfinu þínu, þ.e. það sem er efst á möppulistanum þínum. Sjálfgefið, í Outlook 2010 og síðari útgáfum, er rótarmappan sýnd sem netfangið þitt (ég hef breytt nafninu mínu í Svetlana eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan):

Og stilltu síðan nokkrar stillingar í viðbót:

• Undir Setja hluti í geymslu eldri en , sláðu inn dagsetningu sem tilgreinir hverniggamalt atriði þarf að vera áður en hægt er að færa það í skjalasafnið.
• Smelltu á hnappinn Browse ef þú vilt breyta sjálfgefna staðsetningu skjalasafnsins.
• Ef þú vilt setja hluti í geymslu sem eru útilokaðir frá sjálfvirkri geymslu skaltu velja Ta með hluti með „Ekki sjálfvirka geymslu“ merkt við reitinn.

Smelltu loks á OK, og Outlook mun byrja strax að búa til skjalasafn. Um leið og ferlinu er lokið mun Archive mappan birtast í Outlook.

Ábendingar og athugasemdir:

1. Til að setja nokkrar möppur í geymslu með öðrum stillingum, t.d. haltu hlutum í Sendir hlutir möppuna þína lengur en í Drög , endurtaktu skrefin hér að ofan fyrir hverja möppu fyrir sig og vistaðu allar möppur í sömu archive.pst skrána . Ef þú velur að búa til nokkrar mismunandi skjalaskrár mun hver skrá bæta eigin Archives möppu við listann þinn yfir möppur.
2. Outlook skjalasafnið viðheldur núverandi möppuskipulagi . Til dæmis, ef þú velur að geyma eina möppu í geymslu og sú mappa hefur yfirmöppu, verður tóm yfirmöppu búin til í skjalasafninu.

Hvar eru Outlook skjalasafnsskrár geymdar?

Eins og þú veist nú þegar er Outlook skjalasafn tegund af Outlook Data File (.pst) skrá. archive.pst skráin er sjálfkrafa búin til í fyrsta skipti sem sjálfvirk geymslu er keyrð eða þegar þú setur tölvupóst handvirkt í geymslu.

Staðsetning skjalasafns fer eftirstýrikerfi uppsett á tölvunni þinni. Nema þú hafir breytt sjálfgefna staðsetningu þegar þú stillir geymslustillingarnar geturðu fundið skjalasafnið á einum af eftirfarandi stöðum:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, og 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 og eldri

• Vista og Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

Athugið. Forritsgögn og AppData eru faldar möppur. Til að birta þær, farðu í Stjórnborð > Möppuvalkostir , skiptu yfir í flipann Skoða og veldu Sýna faldar skrár, möppur eða drif undir Faldar skrár og möppur .

Hvernig á að finna staðsetningu skjalasafnsskrárinnar á vélinni þinni

Ef þú finnur ekki .pst skjalasafnið á einhverjum af ofangreindum stöðum eru líkur á að þú hafir valið að geyma hana á öðrum stað þegar þú stillir sjálfvirka geymslustillingar.

Hér er fljótleg leið til að ákvarða nákvæma staðsetningu Outlook skjalasafnsins þíns: hægrismelltu á Archive möppuna í listanum yfir möppur og smelltu síðan á Open File Location . Þetta mun strax opna möppuna þar sem.pst skráin þín í geymslu er geymd.

Ef þú hefur búið til nokkrar mismunandi geymsluskrár geturðu skoðað allar staðsetningarnar í fljótu bragði á þennan hátt:

1. Smelltu á Skrá > Reikningsstillingar > Reikningsstillingar .
2. Í Reikningsstillingar valmynd, skiptu yfir í flipann Data Files .
3. Meðal annarra skráa muntu sjá núverandi staðsetningu archive.pst skráarinnar (eða hvaða nafn sem þú gafst henni skjalasafnið þitt).
4. Til að komast í möppuna þar sem tiltekin skjalasafn er geymd skaltu velja þá skrá sem þú vilt og smella á Opna skráarstaðsetningu .

Ábendingar og brellur í Outlook skjalasafni

Í fyrsta hluta þessarar kennslu höfum við farið yfir grunnatriði Outlook skjalasafnsins. Og nú er kominn tími til að læra nokkrar aðferðir sem ganga lengra en grunnatriðin.

Hvernig á að breyta núverandi staðsetningu á Outlook skjalasafninu þínu

Ef þú þarft af einhverjum ástæðum að flytja núverandi Outlook skjalasafnið þitt , einfaldlega að færa .pst skrána í geymslu í nýja möppu mun leiða til þess að ný archive.pst skrá verður búin til á sjálfgefna staðsetningu næst þegar Outlook AutoArchive keyrir.

Til að færa Outlook skjalasafnið á réttan hátt skaltu framkvæma eftirfarandi skrefum.

1. Loka skjalasafni í Outlook

Til að aftengja möppuna Outlook skjalasafn skaltu hægrismella á rótskjalasafnsmöppuna í listanum yfir möppur og smella á Loka skjalasafni .

Ábending. EfArchives mappa birtist ekki á listanum þínum yfir möppur, þú getur fundið staðsetningu hennar í gegnum Skrá > Reikningsstillingar > Reikningsstillingar > Gögn Skrár flipann, veldu .pst skrána í geymslu og smelltu á Fjarlægja hnappinn. Þetta mun aðeins aftengja skjalasafnið frá Outlook, en ekki eyða .pst skránni sem er í geymslu.

2. Færðu skjalasafnið þangað sem þú vilt hafa hana.

Lokaðu Outlook, flettu að staðsetningu .pst-skrárinnar sem þú hefur í geymslu og afritaðu hana í þá möppu sem þú velur. Þegar Outlook skjalasafnið þitt hefur verið afritað geturðu eytt upprunalegu skránni. Öruggari leið væri þó að endurnefna hana í archive-old.pst og geyma þar til þú hefur gengið úr skugga um að afritaða skráin virki.

3. Tengdu færðu archive.pst skrána aftur

Til að endurtengja skjalaskrána skaltu opna Outlook, smella á Skrá > Opna > Outlook Data File... , flettu að nýju staðsetningu skjalasafnsins þíns, veldu skrána og smelltu á OK til að tengja hana. Archives mappan birtist strax á listanum yfir möppur.

4. Breyttu stillingum sjálfvirkrar geymslu í Outlook

Síðasta en ekki minnsta skrefið er að breyta stillingum sjálfvirkrar geymslu þannig að héðan í frá mun Outlook færa gamla hluti á nýja staðsetningu .pst-skrárinnar í geymslu. Annars mun Outlook búa til aðra archive.pst skrá á upprunalegum stað.

Til að gera þetta skaltu smella á Skrá > Valkostir > Ítarlegar > Stillingar sjálfvirkrar geymslu... , gakktu úr skugga um að valhnappurinn Færa gamla hluti í sé valinn, smelltu á hnappinn Browse og bentu henni á það sem þú færðir Outlook skjalasafnið.

Hvernig á að tæma eyddar færslur og ruslpóstsmöppur sjálfkrafa

Til að láta eyða gömlum atriðum úr Eyddum atriðum og ruslpóstur möppur sjálfkrafa, stilltu Outlook AutoArchive til að keyra á nokkurra daga fresti og stilltu síðan eftirfarandi stillingar fyrir ofangreindar möppur:

1. Hægri smelltu á Deleted Items möppuna og smelltu á Eiginleikar > AutoArchive .
2. Veldu Save this folder using these settings valkostinn og veldu æskilegur fjöldi daga við hliðina á Hreinsa út hluti sem eru eldri en .
3. Veldu að Eyða gömlum hlutum varanlega og smelltu á OK.

Endurtaktu skrefin hér að ofan fyrir möppuna ruslpóstur og allt er klárt!

Athugið. Eldri hlutum verður eytt úr möppunum Junk og Deleted items í næstu AutoArchive keyrslu. Til dæmis, ef þú stilltir AutoArchive til að keyra á 14 daga fresti, verða möppurnar hreinsaðar út á tveggja vikna fresti. Ef þú vilt eyða ruslpósti oftar skaltu stilla styttri tíma fyrir sjálfvirka skjalasafn Outlook.

Hvernig á að geyma tölvupósta eftir mótteknum dagsetningu

Sjálfgefnar stillingar Outlook AutoArchive ákvarða aldur hluts út frá mótteknum/kepptum eðabreyttri dagsetningu, hvort sem er síðar. Með öðrum orðum, ef þú gerir einhverjar breytingar á hlut (t.d. flytja inn, flytja út, breyta, afrita, merkja sem lesið eða ólesið), eftir að hafa fengið tölvupóstskeyti eða merkt verkefni lokið, breytt dagsetningunni og hluturinn vann. ekki fara yfir í geymslumöppuna fyrr en annað öldrunartímabil er liðið.

Ef þú vilt að Outlook hunsi breytta dagsetningu geturðu stillt hana þannig að hún geymir hluti fyrir eftirfarandi dagsetningar:

• Tölvupóstur - móttekin dagsetning
• Dagatalsatriði - dagsetning sem fundur, viðburður eða fundur er áætlaður fyrir
• Verkefni - lokadagsetning
• Athugasemdir - dagsetning kl. síðasta breyting
• Dagbókarfærslur - stofnunardagur

Athugið. Lausnin krefst þess að gera breytingar á skránni, svo við mælum með því að nota hana mjög varlega vegna þess að alvarleg vandamál geta komið upp ef þú breytir skránni ranglega. Sem auka varúðarráðstöfun, vertu viss um að taka öryggisafrit af skránni áður en þú breytir henni. Ef þú vinnur í fyrirtækisumhverfi er betra að stjórnandinn þinn geri þetta fyrir þig, til öryggis.

Til að byrja, athugaðu Outlook útgáfuna þína. Ef þú ert að nota Outlook 2010 , vertu viss um að setja upp apríl 2011 flýtileiðréttingu fyrir Outlook 2010 og Outlook 2007 notendur þurfa að setja upp desember 2010 flýtileiðréttinguna fyrir Outlook 2007. Outlook 2013 og Outlook 2016 þarfnast ekki frekari uppfærslu.

Og nú skaltu fylgja skrefunum hér að neðan til aðbúðu til ArchiveIgnoreLastModifiedTime skrásetningargildið:

1. Til að opna skrána, smelltu á Start > Run , sláðu inn regedit í leitarreitnum og smelltu á OK .
2. Finndu og veldu eftirfarandi skrásetningarlykil:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

Til dæmis, í Outlook 2013, er það:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Outlook Archive virkar ekki - ástæður og lausnir

Ef Outlook Archive eða AutoArchive virkar ekki eins og búist var við eða þú átt í vandræðum með að finna geymda tölvupóstinn þinn í Outlook, geta eftirfarandi ráðleggingar um bilanaleit hjálpað þú ákvarðar upptök vandans.

1. Valmöguleikar í geymslu og sjálfvirkri geymslu eru ekki tiltækir í Outlook

Líklegast ertu að nota Exchange Server pósthólfið eða fyrirtækið þitt hefur póst varðveislustefnu sem hnekkir sjálfvirkri geymslu í Outlook, t.d. það var gert óvirkt af þérstjórnandi sem hópstefna. Ef svo er, vinsamlegast athugaðu upplýsingarnar hjá kerfisstjóranum þínum.

2. Sjálfvirk skjalasafn er stillt, en keyrir ekki

Ef allt í einu hefur sjálfvirk skjalageymslu í Outlook hætt að virka skaltu opna stillingar sjálfvirkrar geymslu og ganga úr skugga um að gátreiturinn Run AutoArchive á N daga fresti sé valinn .

3. Tiltekinn hlutur er aldrei settur í geymslu

Það eru tvær algengar ástæður fyrir því að tiltekinn hlutur er útilokaður frá sjálfvirkri geymslu:

• breytingardagsetning hlutarins er nýrri en dagsetningin sem ákveðin var fyrir geymslu. Fyrir lausn, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að geyma hluti í geymslu eftir mótteknum eða fullgerðum dagsetningu.
• Eiginleikinn Ekki sjálfvirka geymslu á þessu atriði er valinn fyrir tiltekið atriði. Til að athuga þetta skaltu opna hlutinn í nýjum glugga, smella á Skrá > Eiginleikar og fjarlægja hak úr þessum gátreit:

Þú getur líka bætt reitnum Ekki sjálfvirkt geymslu við Outlook yfirlitið þitt til að fá yfirlit yfir atriði sem þessi valkostur er valinn fyrir.

4. Safnamöppu vantar í Outlook

Ef skjalasafnsmöppan birtist ekki á listanum yfir möppur skaltu opna sjálfvirka geymslustillingar og ganga úr skugga um að Sýna geymslumöppu í möppulista sé valinn. Ef Archive mappan birtist enn ekki skaltu opna Outlook Data File handvirkt, eins og útskýrt er hér.

5. Skemmd eða skemmd archive.pst skrá

Þegar archive.pstskrá er skemmd, Outlook getur ekki flutt neina nýja hluti inn í hana. Í þessu tilviki skaltu loka Outlook og nota viðgerðartólið fyrir pósthólf (scanpst.exe) til að gera við .pst skrána þína í geymslu. Ef það virkar ekki er eina lausnin að búa til nýtt skjalasafn.

6. Outlook pósthólf eða skjalasafn náði hámarksstærð

Heil archive.pst eða aðal .pst skrá getur einnig komið í veg fyrir að Outlook skjalasafn virki.

Ef archive.pst skrá hefur náð hámarki, hreinsaðu hana upp með því að eyða gömlum atriðum eða búðu til nýja skjalasafn.

Ef aðal .pst skráin hefur náð hámarki, reyndu að eyða nokkrum gömlum atriðum handvirkt, eða tæmdu Deleted Items möppuna, eða færðu sum atriði í skjalasafnið þitt með höndunum, eða láttu stjórnanda þinn stækka pósthólfið tímabundið og keyra síðan AutoArchive eða geyma gamla hluti handvirkt.

Sjálfgefin takmörk fyrir .pst skrár eru 20GB í Outlook 2007 og 50GB í síðari útgáfum.

Ég vona að þessi kennsla hafi varpað einhverju ljósi á hvernig eigi að geyma tölvupóst í Outlook. Allavega, ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

• Færa tölvupóst og önnur atriði úr núverandi möppum í geymslumöppu.
• Eyða gömlum tölvupósti og öðru varanlega. atriði um leið og þau hafa farið framhjá tilgreindu öldrunartímabili.

5 staðreyndir sem þú ættir að vita um Outlook Archive

Til að forðast rugling og til að koma í veg fyrir spurningar eins og "Af hverju virkar ekki Outlook minn Vinna við sjálfvirka geymslu?" og "Hvar eru geymdir tölvupóstar í Outlook?" vinsamlega mundu eftirfarandi einfaldar staðreyndir.

1. Fyrir flestar reikningsgerðir geymir Microsoft Outlook allan tölvupóst, tengiliði, stefnumót, verkefni og athugasemdir í .pst skrá sem kallast Outlook Data File. PST er eina skráartegundin sem hægt er að geyma í geymslu. Um leið og gamalt atriði er flutt úr aðal .pst skránni yfir í archive.pst skrá birtist það í Outlook Archive möppunni og er ekki lengur tiltækt í upprunalegu möppunni.
2. Geymsla er ekki það sama og útflutningur . Útflutningur afritar upprunalegu atriðin í útflutningsskrána, en fjarlægir þau ekki úr núverandi möppu, né úr aðal .pst skránni.
3. Skjalasafn er ekki það sama og Outlook öryggisafrit. Ef þú vilt taka öryggisafrit af hlutunum þínum í geymslu þarftu að taka afrit af archive.pst skránni þinni og geyma hana á öruggum stað, t.d. Dropbox eða One Drive.
4. Tengiliðir eru aldrei sjálfvirkt í geymslu í neinni Outlook útgáfu. Hins vegar geturðu sett Tengiliðir möppuna í geymsluhandvirkt.
5. Ef þú ert með Outlook Exchange reikning með skjalapósthólf á netinu er geymslu í Outlook óvirkt.

Ábending. Áður en þú setur Outlook hlutina þína í geymslu er skynsamlegt að sameina tvítekna tengiliði.

Hvernig á að geyma tölvupóst í Outlook sjálfkrafa

Hægt er að stilla eiginleikann Outlook Auto Archive til að færa gamla tölvupósti og öðrum hlutum sjálfkrafa í tiltekna geymslumöppu með reglulegu millibili, eða til að eyða gömlum hlutum án þess að setja í geymslu. Nákvæm skref fyrir mismunandi Outlook útgáfur fylgja hér að neðan.

Hvernig á að geyma Outlook 365 - 2010 sjálfkrafa

Síðan Outlook 2010 er sjálfvirk geymslu ekki sjálfkrafa virkjuð, þó að Microsoft Outlook muni reglulega minna þig á að gerðu það:

Til að hefja geymslu strax skaltu smella á Já . Til að fara yfir og líklega breyta geymsluvalkostunum, smelltu á Stillingar sjálfvirkrar geymslu... .

Eða þú getur smellt á Nei til að loka leiðbeiningunum og stilla sjálfvirka geymslu síðar á tími sem hentar þér best með því að framkvæma eftirfarandi skref.

1. Opnaðu Outlook og smelltu síðan á Skrá > Valkostir > Ítarlegt > Stillingar sjálfvirkrar geymslu...

   

2. Sjálfvirk skjalavalgluggi opnast og þú munt taka eftir því að allt er grátt... en aðeins þar til þú hakar á Keyra sjálfvirka geymslu á N daga fresti Þegar hakað hefur verið í þennan reit geturðu stillt aðra valkosti að þínum smekk ogsmelltu á OK .

Skjámyndin hér að neðan sýnir sjálfgefnar stillingar og nákvæmar upplýsingar um hvern valmöguleika má finna hér.

Þegar geymslu er í gangi birtast stöðuupplýsingarnar á stöðustikunni.

Um leið og geymsluferlinu er lokið mun skjalasafnið möppan birtist sjálfkrafa í Outlook, að því tilskildu að þú hafir valið valkostinn Sýna skjalasafn í möppulistanum . Ef þú finnur ekki geymdan tölvupóst í Outlook þínum, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að birta Outlook geymslumöppu.

Hvernig á að geyma Outlook 2007 sjálfkrafa

Í Outlook 2007 er sjálfgefið kveikt á sjálfvirkri geymslu fyrir eftirfarandi möppur:

• Dagatal , verkefni og dagbók atriði (eldri en 6 mánaða)
• Send atriði og Eydd atriði möppur (eldri en 2 mánaða)

Fyrir aðrar möppur, svo sem Innhólf , Drög , Notes og fleiri, þú getur kveikt á AutoArchive eiginleikanum á þennan hátt:

1. Opnaðu Outlook og smelltu á Tools > Options .
2. Í Valkostir glugganum, farðu í flipann Annað og smelltu á hnappinn AutoArchive... .

   

Og síðan skaltu stilla sjálfvirka geymslustillingarnar eins og útskýrt er hér að neðan.

Stillingar og valkostir sjálfvirkrar geymslu fyrir Outlook

Eins og þú veist nú þegar, í Outlook 2010 og síðar, er hægt að nálgast stillingar sjálfvirkrar geymslu í gegnum Skrá > Valkostir > Ítarlegar > Stillingar sjálfvirkrar geymslu... Ítarlegar upplýsingar um hvern valmöguleika munu hjálpa þér að taka ferlið undir fulla stjórn.

• Keyra AutoArchive á N daga fresti . Tilgreindu hversu oft þú vilt að AutoArchive keyri. Vinsamlegast hafðu í huga að geymslu á mörgum hlutum í einu getur það dregið úr afköstum tölvunnar þinnar. Þannig að ef þú færð fullt af tölvupósti daglega skaltu stilla sjálfvirka skjalasafn Outlook til að keyra oftar. Til að slökkva á sjálfvirkri geymslu skaltu hreinsa þennan reit.
• Biðja áður en sjálfvirk geymslu er keyrð . Merktu við þennan reit ef þú vilt fá áminningu strax áður en ferlið sjálfvirkrar geymslu hefst. Þetta gerir þér kleift að hætta við sjálfvirka geymslu með því að smella á Nei í hvetjunni.
• Eyða útrunnum hlutum (aðeins tölvupóstmöppur) . Ef þú velur þennan valkost verður útrunnum skilaboðum eytt úr tölvupóstmöppunum þínum. Til glöggvunar er útrunninn tölvupóstur ekki það sama og gamalt skeyti sem hefur náð lok öldrunartímabilsins. Gildistími er stilltur fyrir hvert skeyti fyrir sig í gegnum Valkostir flipann í nýja tölvupóstglugganum ( Valkostir > Rakningar hópur > Rennur út eftir ).

  Microsoft segir að þessi valmöguleiki sé ekki valinn sjálfgefið, en hann var hakaður í sumum Outlook uppsetningunum mínum. Svo vertu viss um að taka hakið úr þessum valmöguleika ef þú vilt halda útrunnum skilaboðum þar til þau ná lok öldrunartímabil stillt fyrir tiltekna möppu.

• Setja eða eyða gömlum hlutum í geymslu . Veldu þennan valkost ef þú vilt stilla þínar eigin sjálfvirka geymslustillingar. Ef hakað er ekki við mun Outlook nota sjálfgefna stillingar sjálfvirkrar geymslu.
• Sýna geymslumöppu í möppulista . Ef þú vilt að skjalasafnsmöppan birtist í yfirlitsrúðunni ásamt öðrum möppum skaltu velja þennan reit. Ef það er ekki valið muntu samt geta opnað Outlook geymslumöppuna handvirkt.
• Hreinsaðu út hluti sem eru eldri en . Tilgreindu öldrunartímabilið sem Outlook hlutir þínir ættu að vera í geymslu eftir. Þú getur stillt tímabilið í dögum, vikum eða mánuðum - að lágmarki 1 dagur upp í 60 mánuði að hámarki.
• Færðu gamla hluti í . Þegar þessi valkostur er valinn færir Outlook sjálfkrafa gamla tölvupósta og aðra hluti yfir í archive.pst skrána í stað þess að eyða þeim (ef þessi valhnappur er valinn hreinsar valið á Eyða hlutum varanlega ). Sjálfgefið er að Outlook geymir archive.pst skrána á einum af þessum stöðum. Til að velja aðra staðsetningu eða gefa .pst í geymslu annað nafn skaltu smella á hnappinn Skoða .
• Eyða hlutum varanlega . Þetta mun eyða gömlum hlutum varanlega um leið og öldrunartímabilinu er lokið, ekkert geymsluafrit verður búið til.
• Settu þessar stillingar á allar möppur núna . Smelltu á þetta til að nota stillingar sjálfvirkrar geymslu á allar möppurtakki. Ef þú vilt nota aðrar stillingar fyrir eina eða fleiri möppur skaltu ekki smella á þennan hnapp. Í staðinn skaltu stilla geymslustillingar fyrir hverja möppu handvirkt.

Sjálfgefin öldrunartímabil notuð af Outlook Auto Archive

Sjálfgefin öldrunartímabil í öllum Outlook útgáfum eru sem hér segir:

• Innhólf, drög, dagatal, verkefni, athugasemdir, dagbók - 6 mánuðir
• Úthólf - 3 mánuðir
• Sendir hlutir, eyddar atriðum - 2 mánuðir
• Tengiliðir - eru ekki sjálfvirk í geymslu

Hægt er að breyta sjálfgefnum tímabilum fyrir hverja möppu fyrir sig með því að nota Mailbox Cleanup valkostinn.

Outlook ákvarðar aldur tiltekins atriðis út frá eftirfarandi upplýsingum:

• Tölvupóstar - móttekin dagsetning eða dagsetningin þegar þú breyttir og vistaðir skilaboðin síðast (breytt, flutt út, afrituð og svo framvegis).
• Dagatal atriði (fundir, viðburðir og stefnumót) - dagsetningin þegar þú breyttir og vistaðir atriðið síðast. Endurtekin atriði eru ekki sett í geymslu sjálfkrafa.
• Verkefni - lokadagsetning eða síðasta breytingadagsetning, hvort sem er síðar. Opin verkefni (verkefni sem ekki eru merkt lokið) eru ekki sjálfvirk í geymslu.
• Glósur og dagbók - dagsetningin þegar hlut var stofnuð eða síðast breytt.

Ef þú vilt setja hluti í geymslu eftir mótteknum/útfylltum dagsetningu, vinsamlegast notaðu þessar leiðbeiningar: Hvernig á að geyma tölvupósta eftir mótteknum dagsetningu.

Hvernig á að útiloka tiltekna möppuúr Auto Archive eða notaðu aðrar stillingar

Til að koma í veg fyrir að Outlook Auto Archive keyri á tiltekinni möppu, eða stilltu aðra áætlun og valkosti fyrir þá möppu, skaltu framkvæma eftirfarandi skref.

1. Hægri smelltu á möppuna og smelltu síðan á Eiginleikar... í samhengisvalmyndinni.
2. Í glugganum Eiginleikar skaltu gera eitt af eftirfarandi:
   • Til að útiloka möppuna frá sjálfvirkri geymslu skaltu velja Ekki setja hluti í geymslu í þessari möppu útvarpsbox.

     

   • Til að Setjaðu möppuna á annan hátt , veldu Setja þessa möppu í geymslu með þessum stillingum og settu upp þá valkosti sem þú vilt:
     • öldrunartímabil eftir það sem hlutir eiga að vera fluttir í geymslu;
     • hvort eigi að nota sjálfgefna geymslumöppu eða aðra möppu, eða
     • eyða gömlum hlutum varanlega án þess að setja í geymslu.

     

   • Smelltu á Í lagi til að vista breytingarnar.

Ábending. Þú getur notað þessa aðferð til að eyða sjálfkrafa gömlum tölvupósti úr möppunum Eyddar færslur og ruslpóstur . Nákvæm skref eru hér.

Hvernig á að búa til geymslumöppu í Outlook

Ef þú valdir Sýna geymslumöppu í möppulista valmöguleikann þegar þú stillir Outlook Auto Archive stillingar, Archives möppuna ætti að birtast sjálfkrafa í leiðsöguglugganum. Ef valkosturinn hér að ofan var ekki valinn geturðu birt möppuna Outlook Archive í þessuleið:

1. Smelltu á Skrá > Opna & Flytja út > Opna Outlook Data File.

Það er allt! Archive möppan birtist strax í listanum yfir möppur:

Þegar skjalasafnsmappan er þar geturðu fundið og opnað geymsluatriðin þín eins og venjulega. Til að leita í Outlook skjalasafni skaltu velja Archive möppuna í yfirlitsrúðunni og slá inn leitartextann þinn í Instant Search reitinn.

Til að fjarlægja skjalasafnið úr listanum yfir möppur skaltu hægrismella á hana og smella síðan á Loka skjalasafni . Ekki hafa áhyggjur, þetta fjarlægir aðeins Archives möppuna úr leiðsöguglugganum, en eyðir ekki raunverulegri skjalasafnsskrá. Þú munt geta endurheimt Outlook Archive möppuna þína hvenær sem þú þarft á því að halda með því að framkvæma ofangreind skref.

Hvernig á að slökkva á sjálfvirkri geymslu í Outlook

Til að slökkva á AutoArchive eiginleikanum skaltu opna Sjálfvirk geymslustillingargluggi, og taktu hakið úr Run AutoArchive á N daga fresti reitinn.

Hvernig á að geyma í Outlook handvirkt (tölvupóstur, dagatal, verkefni og aðrar möppur)

Ef