ٹیوٹوریل بتاتا ہے کہ آؤٹ لک 365، آؤٹ لک 2021، 2019، آؤٹ لک 2016، آؤٹ لک 2013، اور دیگر ورژنز میں ای میلز کو کیسے محفوظ کیا جائے۔ آپ سیکھیں گے کہ ہر فولڈر کو اس کی اپنی آٹو آرکائیو سیٹنگز کے ساتھ کنفیگر کرنا یا تمام فولڈرز پر ایک جیسی سیٹنگیں لاگو کرنا، آؤٹ لک میں دستی طور پر آرکائیو کیسے کرنا ہے، اور اگر یہ خود بخود ظاہر نہیں ہوتا ہے تو آرکائیو فولڈر کیسے بنایا جائے۔

اگر آپ کا میل باکس سائز میں بہت بڑا ہو گیا ہے، تو یہ آپ کے آؤٹ لک کو تیز اور صاف رکھنے کے لیے پرانی ای میلز، کاموں، نوٹوں اور دیگر اشیاء کو محفوظ کرنے کی وجہ ہے۔ اسی جگہ آؤٹ لک آرکائیو کا فیچر آتا ہے۔ یہ آؤٹ لک 365، آؤٹ لک 2019، آؤٹ لک 2016، آؤٹ لک 2013، آؤٹ لک 2010 اور اس سے پہلے کے تمام ورژنز میں دستیاب ہے۔ اور یہ ٹیوٹوریل آپ کو سکھائے گا کہ مختلف ورژنز میں ای میلز اور دیگر آئٹمز کو خود بخود یا دستی طور پر کیسے محفوظ کیا جائے۔

آؤٹ لک میں آرکائیو کیا ہے؟

آؤٹ لک آرکائیو (اور آٹو آرکائیو) پرانے ای میل، ٹاسک اور کیلنڈر آئٹمز کو آرکائیو فولڈر میں منتقل کرتا ہے، جو آپ کی ہارڈ ڈرائیو پر کسی اور جگہ محفوظ ہوتا ہے۔ تکنیکی طور پر، آرکائیونگ پرانی اشیاء کو مرکزی .pst فائل سے ایک علیحدہ archive.pst فائل میں منتقل کرتی ہے جسے آپ آؤٹ لک سے کسی بھی وقت کھول سکتے ہیں۔ اس طرح، یہ آپ کو اپنے میل باکس کا سائز کم کرنے اور اپنی C:\ ڈرائیو پر کچھ خالی جگہ واپس حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے (اگر آپ آرکائیو فائل کو کہیں اور اسٹور کرنے کا انتخاب کرتے ہیں)۔

اس بات پر منحصر ہے کہ آپ اسے کس طرح ترتیب دیتے ہیں، آؤٹ لک آرکائیو ان میں سے ایک انجام دے سکتا ہے۔آپ کو کوئی خودکار آرکائیو نہیں کرنا چاہیے، آپ جب چاہیں ای میلز اور دیگر اشیاء کو دستی طور پر محفوظ کر سکتے ہیں۔ اس طرح، آپ اس بات پر زیادہ کنٹرول حاصل کر سکتے ہیں کہ کن آئٹمز کو رکھنا ہے اور کن کو آرکائیو میں منتقل کرنا ہے، آرکائیو فائل کو کہاں اسٹور کرنا ہے، وغیرہ۔

براہ کرم ذہن میں رکھیں کہ آؤٹ لک آٹو آرکائیو کے برعکس، دستی آرکائیو ایک ایک بار کا عمل ، اور جب بھی آپ پرانے آئٹمز کو آرکائیو میں منتقل کرنا چاہیں گے تو آپ کو ذیل کے مراحل کو دہرانے کی ضرورت ہوگی۔

1. Outlook 2016 میں ، فائل ٹیب پر جائیں، اور ٹولز > پرانی اشیاء کو صاف کریں پر کلک کریں۔

Outlook 2010 اور Outlook 2013 میں، فائل > کلین اپ ٹول > آرکائیو… پر کلک کریں۔

28>

اگر آپ تمام ای میلز کو آرکائیو کرنا چاہتے ہیں ، کیلنڈرز ، اور ٹاسک ، اپنے آؤٹ لک میل باکس میں روٹ فولڈر کو منتخب کریں، یعنی آپ کے فولڈر کی فہرست میں سب سے اوپر والا فولڈر۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، Outlook 2010 اور بعد کے ورژنز میں، روٹ فولڈر آپ کے ای میل ایڈریس کے طور پر ظاہر ہوتا ہے (میں نے اپنا نام بدل کر Svetlana کر دیا ہے جیسا کہ ذیل کے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے):

اور پھر، کچھ مزید ترتیبات ترتیب دیں:

• آئٹمز کو آرکائیو کریں کے تحت، ایک تاریخ درج کریں جس کی وضاحت کریں کہ کیسےکسی آئٹم کو آرکائیو میں منتقل کرنے سے پہلے پرانا ہونا ضروری ہے۔
• اگر آپ آرکائیو فائل کا ڈیفالٹ مقام تبدیل کرنا چاہتے ہیں تو براؤز کریں بٹن پر کلک کریں۔
• اگر آپ ان آئٹمز کو آرکائیو کرنا چاہتے ہیں جو آٹو آرکائیونگ سے خارج ہیں، تو آئٹمز کو شامل کریں جس میں "آٹو آرکائیو نہ کریں" کو نشان زد کریں باکس کو منتخب کریں۔

آخر میں، ٹھیک ہے پر کلک کریں، اور آؤٹ لک فوری طور پر آرکائیو بنانا شروع کریں۔ جیسے ہی یہ عمل مکمل ہو جائے گا، آرکائیو فولڈر آپ کے آؤٹ لک میں ظاہر ہو جائے گا۔

تجاویز اور نوٹ:

1. مختلف ترتیبات کا استعمال کرتے ہوئے چند فولڈرز کو محفوظ کرنے کے لیے، جیسے آئٹمز کو اپنے بھیجے گئے آئٹمز فولڈر میں ڈرافٹس سے زیادہ لمبا رکھیں، ہر فولڈر کے لیے مندرجہ بالا مراحل کو انفرادی طور پر دہرائیں، اور تمام فولڈرز کو اسی archive.pst فائل میں محفوظ کریں۔ . اگر آپ کچھ مختلف آرکائیو فائلیں بنانے کا انتخاب کرتے ہیں، تو ہر فائل آپ کے فولڈرز کی فہرست میں اپنا آرکائیوز فولڈر شامل کرے گی۔
2. آؤٹ لک آرکائیو موجودہ فولڈر کی ساخت کو برقرار رکھتا ہے مثال کے طور پر، اگر آپ صرف ایک فولڈر کو آرکائیو کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، اور اس فولڈر میں پیرنٹ فولڈر ہے، تو آرکائیو میں ایک خالی پیرنٹ فولڈر بنایا جائے گا۔

آؤٹ لک آرکائیو فائلیں کہاں محفوظ ہیں؟

جیسا کہ آپ پہلے ہی جانتے ہیں، آؤٹ لک آرکائیو آؤٹ لک ڈیٹا فائل (.pst) فائل کی ایک قسم ہے۔ archive.pst فائل خود بخود بن جاتی ہے جب پہلی بار آٹو آرکائیو چلتا ہے یا جب آپ ای میلز کو دستی طور پر آرکائیو کرتے ہیں۔

آرکائیو فائل کا مقام اس پر منحصر ہوتا ہےآپ کے کمپیوٹر پر آپریٹنگ سسٹم انسٹال ہے۔ جب تک آپ آرکائیو کی ترتیبات کو ترتیب دیتے وقت پہلے سے طے شدہ مقام کو تبدیل نہیں کرتے ہیں، آپ آرکائیو فائل کو درج ذیل جگہوں میں سے کسی ایک میں تلاش کر سکتے ہیں:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, اور 10 C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\ \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 اور اس سے پہلے

• Vista اور Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook \archive.pst

نوٹ۔ ایپلیکیشن ڈیٹا اور AppData پوشیدہ فولڈرز ہیں۔ انہیں دکھانے کے لیے، کنٹرول پینل > فولڈر کے اختیارات پر جائیں، دیکھیں ٹیب پر جائیں، اور چھپی ہوئی فائلیں، فولڈرز، یا ڈرائیوز دکھائیں کو منتخب کریں۔ چھپی ہوئی فائلیں اور فولڈرز کے تحت۔

اپنی مشین پر آرکائیو فائل کا مقام کیسے تلاش کریں

اگر آپ مندرجہ بالا جگہوں میں سے کسی بھی جگہ پر آرکائیو .pst فائل نہیں ڈھونڈ سکتے ہیں، تو امکان یہ ہے کہ آپ نے اسے ترتیب دیتے وقت کسی مختلف جگہ پر اسٹور کرنے کا انتخاب کیا ہو۔ آٹو آرکائیو کی ترتیبات۔

آپ کے آؤٹ لک آرکائیو کے صحیح مقام کا تعین کرنے کا ایک تیز طریقہ یہ ہے: فولڈرز کی فہرست میں آرکائیو فولڈر پر دائیں کلک کریں، اور پھر فائل لوکیشن کھولیں پر کلک کریں۔ یہ فوری طور پر فولڈر کھولے گا جہاںآپ کی محفوظ شدہ .pst فائل محفوظ ہے۔

اگر آپ نے کچھ مختلف آرکائیو فائلیں بنائی ہیں، تو آپ تمام مقامات کو ایک نظر میں اس طرح دیکھ سکتے ہیں:

1. فائل > اکاؤنٹ سیٹنگز > اکاؤنٹ سیٹنگز پر کلک کریں۔
2. اکاؤنٹ سیٹنگز میں ڈائیلاگ کریں، ڈیٹا فائلز ٹیب پر جائیں۔
3. دیگر فائلوں میں، آپ کو archive.pst فائل کا موجودہ مقام نظر آئے گا (یا جو بھی نام آپ نے دیا ہے آپ کی آرکائیو فائل)۔
4. اس فولڈر میں جانے کے لیے جہاں ایک مخصوص آرکائیو فائل محفوظ ہے، مطلوبہ فائل کو منتخب کریں، اور فائل لوکیشن کھولیں پر کلک کریں۔

Outlook آرکائیو کی تجاویز اور چالیں

اس ٹیوٹوریل کے پہلے حصے میں، ہم نے آؤٹ لک آرکائیو کے لوازمات کا احاطہ کیا ہے۔ اور اب، یہ چند تکنیکوں کو سیکھنے کا وقت ہے جو بنیادی باتوں سے آگے نکل جاتی ہیں۔

اپنے آؤٹ لک آرکائیو کے موجودہ مقام کو کیسے تبدیل کیا جائے

اگر کسی وجہ سے آپ کو اپنے موجودہ آؤٹ لک آرکائیو کو دوبارہ منتقل کرنے کی ضرورت ہو ، صرف محفوظ شدہ .pst فائل کو ایک نئے فولڈر میں منتقل کرنے کے نتیجے میں اگلی بار جب آپ کا Outlook AutoArchive چلتا ہے تو ایک نئی archive.pst فائل پہلے سے طے شدہ جگہ پر بن جائے گی۔

آؤٹ لک آرکائیو کو صحیح طریقے سے منتقل کرنے کے لیے، انجام دیں مندرجہ ذیل اقدامات۔

1۔ آؤٹ لک میں آرکائیو بند کریں

آؤٹ لک آرکائیو فولڈر کو منقطع کرنے کے لیے، فولڈرز کی فہرست میں روٹ آرکائیو فولڈر پر دائیں کلک کریں، اور آرکائیو بند کریں پر کلک کریں۔

ٹپ۔ اگرآرکائیوز فولڈر آپ کے فولڈرز کی فہرست میں ظاہر نہیں ہوتا ہے، آپ اس کا مقام فائل > اکاؤنٹ سیٹنگز > اکاؤنٹ سیٹنگز > ڈیٹا کے ذریعے تلاش کرسکتے ہیں۔ فائلز ٹیب، محفوظ شدہ .pst فائل کو منتخب کریں، اور ہٹائیں بٹن پر کلک کریں۔ یہ صرف آپ کے آؤٹ لک سے آرکائیو کو منقطع کرے گا، لیکن محفوظ شدہ .pst فائل کو حذف نہیں کرے گا۔

2۔ آرکائیو فائل کو جہاں آپ چاہتے ہیں وہاں منتقل کریں۔

آؤٹ لک کو بند کریں، اپنی محفوظ شدہ .pst فائل کے مقام پر براؤز کریں، اور اسے اپنی پسند کے فولڈر میں کاپی کریں۔ ایک بار جب آپ کا آؤٹ لک آرکائیو کاپی ہو جاتا ہے، آپ اصل فائل کو حذف کر سکتے ہیں۔ اگرچہ، ایک محفوظ طریقہ یہ ہو گا کہ اس کا نام archive-old.pst رکھ دیں اور اس وقت تک رکھیں جب تک آپ یہ یقینی نہ بنا لیں کہ کاپی شدہ فائل کام کر رہی ہے۔

3. منتقل شدہ archive.pst فائل کو دوبارہ جوڑیں

آرکائیو فائل کو دوبارہ جوڑنے کے لیے، آؤٹ لک کھولیں، فائل > کھولیں > Outlook Data File…<2 پر کلک کریں۔>، اپنی آرکائیو فائل کے نئے مقام پر براؤز کریں، فائل کو منتخب کریں اور اسے جوڑنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔ آرکائیوز فولڈر فوری طور پر آپ کے فولڈرز کی فہرست میں ظاہر ہوگا۔

4۔ اپنی آؤٹ لک آٹو آرکائیو کی ترتیبات کو تبدیل کریں

آخری لیکن سب سے کم قدم آٹو آرکائیو کی ترتیبات میں ترمیم کرنا ہے تاکہ اب سے آؤٹ لک پرانی اشیاء کو آپ کی محفوظ شدہ .pst فائل کے نئے مقام پر منتقل کردے۔ بصورت دیگر، آؤٹ لک اصل مقام پر ایک اور archive.pst فائل بنائے گا۔

ایسا کرنے کے لیے، فائل > اختیارات پر کلک کریں۔> Advanced > AutoArchive Settings… ، یقینی بنائیں کہ پرانے آئٹمز کو منتقل کریں ریڈیو بٹن منتخب ہے، براؤز کریں بٹن پر کلک کریں اور اسے اس طرف اشارہ کریں جہاں آپ نے اپنی آؤٹ لک آرکائیو فائل منتقل کی ہے۔

حذف شدہ آئٹمز اور جنک ای میل فولڈرز کو خود بخود کیسے خالی کریں

پرانے آئٹمز کو حذف کردہ آئٹمز سے حذف کرنے کے لیے اور جنک ای میل فولڈرز خود بخود، آؤٹ لک آٹو آرکائیو کو ہر چند دنوں میں چلانے کے لیے سیٹ کریں، اور پھر مندرجہ بالا فولڈرز کے لیے درج ذیل ترتیبات کو ترتیب دیں:

1. حذف شدہ پر دائیں کلک کریں آئٹمز فولڈر پر کلک کریں، اور پراپرٹیز > آٹو آرکائیو پر کلک کریں۔
2. ان سیٹنگز کا استعمال کرتے ہوئے اس فولڈر کو آرکائیو کریں آپشن کو منتخب کریں، اور منتخب کریں سے پرانے آئٹمز کو صاف کریں کے بعد مطلوبہ دنوں کی تعداد۔
3. پرانی اشیاء کو مستقل طور پر حذف کریں کا انتخاب کریں، اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

جنک ای میلز فولڈر کے لیے اوپر کے مراحل کو دہرائیں، اور آپ بالکل تیار ہیں!

نوٹ۔ اگلی آٹو آرکائیو رن پر پرانے آئٹمز کو جنک اور حذف شدہ آئٹمز فولڈرز سے حذف کر دیا جائے گا۔ مثال کے طور پر، اگر آپ نے آٹو آرکائیو کو ہر 14 دن بعد چلانے کے لیے ترتیب دیا ہے، تو فولڈرز ہر 2 ہفتے بعد صاف ہو جائیں گے۔ اگر آپ فضول ای میلز کو زیادہ کثرت سے حذف کرنا چاہتے ہیں، تو اپنے آؤٹ لک آٹو آرکائیو کے لیے ایک چھوٹی مدت مقرر کریں۔ 12ترمیم شدہ تاریخ، جو بھی بعد میں ہو۔ دوسرے لفظوں میں، اگر کوئی ای میل پیغام موصول ہونے یا کسی کام کو مکمل کرنے کا نشان لگانے کے بعد، آپ کسی آئٹم میں کوئی تبدیلی کرتے ہیں (جیسے درآمد، برآمد، ترمیم، کاپی، بطور پڑھا ہوا یا بغیر پڑھا ہوا نشان زد کریں)، ترمیم شدہ تاریخ بدل جاتی ہے، اور آئٹم جیت جاتا ہے۔ آرکائیو فولڈر میں اس وقت تک منتقل نہ کیا جائے جب تک کہ عمر کا ایک اور دورانیہ ختم نہ ہو جائے۔

اگر آپ چاہتے ہیں کہ آؤٹ لک ترمیم شدہ تاریخ کو نظر انداز کرے، تو آپ اسے درج ذیل تاریخوں تک آرکائیو آئٹمز میں ترتیب دے سکتے ہیں:

• ای میلز - موصول ہونے کی تاریخ
• کیلنڈر آئٹمز - وہ تاریخ جس کے لیے اپوائنٹمنٹ، ایونٹ یا میٹنگ طے کی گئی ہے
• ٹاسک - تکمیل کی تاریخ
• نوٹس - کی تاریخ آخری ترمیم
• جرنل اندراجات - تخلیق کی تاریخ

نوٹ۔ حل کے لیے رجسٹری میں تبدیلیاں کرنے کی ضرورت ہے، اس لیے ہم اسے بہت احتیاط سے استعمال کرنے کی تجویز کرتے ہیں کیونکہ اگر آپ رجسٹری میں غلط ترمیم کرتے ہیں تو سنگین مسائل پیدا ہو سکتے ہیں۔ اضافی احتیاط کے طور پر، اس میں ترمیم کرنے سے پہلے رجسٹری کا بیک اپ لینا یقینی بنائیں۔ اگر آپ کارپوریٹ ماحول میں کام کرتے ہیں، تو بہتر ہوگا کہ آپ اپنے منتظم کو یہ کام آپ کے لیے کریں، تاکہ آپ محفوظ رہیں۔

شروع کرنے والوں کے لیے، اپنا آؤٹ لک ورژن چیک کریں۔ اگر آپ Outlook 2010 استعمال کر رہے ہیں تو، Outlook 2010 کے لیے اپریل 2011 کا ہاٹ فکس انسٹال کرنا یقینی بنائیں، اور Outlook 2007 صارفین کو Outlook 2007 کے لیے دسمبر 2010 کا ہاٹ فکس انسٹال کرنا ہوگا۔ آؤٹ لک 2013 اور آؤٹ لک 2016 کسی اضافی اپ ڈیٹس کی ضرورت نہیں ہے۔

اور اب، ذیل کے مراحل پر عمل کریں۔ ArchiveIgnoreLastModifiedTime رجسٹری ویلیو بنائیں:

1. رجسٹری کھولنے کے لیے، Start > چلائیں پر کلک کریں، ٹائپ کریں regedit تلاش کے خانے میں، اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
2. درج ذیل رجسٹری کلید کو تلاش کریں اور منتخب کریں:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office \\Outlook\Preferences

مثال کے طور پر، Outlook 2013 میں، یہ ہے:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

آؤٹ لک آرکائیو کام نہیں کر رہا ہے - وجوہات اور حل

اگر آؤٹ لک آرکائیو یا آٹو آرکائیو توقع کے مطابق کام نہیں کرتا ہے یا آپ کو آؤٹ لک میں اپنی محفوظ شدہ ای میلز تلاش کرنے میں دشواری کا سامنا ہے، تو درج ذیل ٹربل شوٹنگ ٹپس مدد کر سکتی ہیں۔ آپ مسئلہ کے ماخذ کا تعین کرتے ہیں۔

1. آرکائیو اور آٹو آرکائیو کے اختیارات آؤٹ لک میں دستیاب نہیں ہیں

زیادہ امکان ہے کہ آپ ایکسچینج سرور میل باکس استعمال کر رہے ہیں، یا آپ کی تنظیم کے پاس میل برقرار رکھنے کی پالیسی ہے جو آؤٹ لک آٹو آرکائیو کو اوور رائیڈ کرتی ہے، جیسے۔ یہ آپ کی طرف سے غیر فعال کیا گیا تھاایڈمنسٹریٹر بطور گروپ پالیسی۔ اگر ایسا ہے تو، براہ کرم اپنے سسٹم ایڈمنسٹریٹر سے تفصیلات چیک کریں۔

2۔ آٹو آرکائیو ترتیب دیا گیا ہے، لیکن نہیں چلتا ہے

اگر اچانک آؤٹ لک آٹو آرکائیو نے کام کرنا چھوڑ دیا ہے، تو آٹو آرکائیو کی ترتیبات کھولیں، اور یقینی بنائیں کہ ہر N دن میں آٹو آرکائیو چلائیں چیک باکس کو منتخب کیا گیا ہے۔ .

3۔ کسی مخصوص آئٹم کو کبھی آرکائیو نہیں کیا جاتا ہے

کسی مخصوص آئٹم کو آٹو آرکائیو سے خارج کرنے کی دو متواتر وجوہات ہیں:

• آئٹم کی تبدیل شدہ تاریخ سے نئی ہے آرکائیو کرنے کے لیے مقرر کردہ تاریخ۔ حل کے لیے، براہ کرم ملاحظہ کریں کہ موصول ہونے یا مکمل ہونے کی تاریخ کے مطابق آئٹمز کو کیسے آرکائیو کیا جائے۔
• اس آئٹم کو آٹو آرکائیو نہ کریں خاصیت کو دی گئی آئٹم کے لیے منتخب کیا گیا ہے۔ اسے چیک کرنے کے لیے، آئٹم کو ایک نئی ونڈو میں کھولیں، فائل > پراپرٹیز پر کلک کریں، اور اس چیک باکس سے ایک ٹک ہٹا دیں:

آپ اپنے آؤٹ لک ویو میں آٹو آرکائیو نہ کریں فیلڈ کو بھی شامل کر سکتے ہیں تاکہ ان آئٹمز کا جائزہ حاصل کیا جا سکے جن کے لیے یہ آپشن منتخب کیا گیا ہے۔

4۔ آؤٹ لک میں آرکائیو فولڈر غائب ہے

اگر آرکائیو فولڈر فولڈرز کی فہرست میں ظاہر نہیں ہوتا ہے، تو آٹو آرکائیو کی ترتیبات کھولیں، اور تصدیق کریں کہ فولڈر کی فہرست میں آرکائیو فولڈر دکھائیں کا اختیار منتخب ہے۔ اگر آرکائیو فولڈر اب بھی ظاہر نہیں ہوتا ہے، تو آؤٹ لک ڈیٹا فائل کو دستی طور پر کھولیں، جیسا کہ یہاں بیان کیا گیا ہے۔

5۔ archive.pst فائل خراب یا خراب ہو گئی

جب archive.pstفائل کو نقصان پہنچا ہے، آؤٹ لک اس میں کوئی نئی اشیاء منتقل کرنے کے قابل نہیں ہے۔ اس صورت میں، آؤٹ لک کو بند کریں اور اپنی محفوظ شدہ .pst فائل کی مرمت کے لیے ان باکس ریپیئر ٹول (scanpst.exe) کا استعمال کریں۔ اگر یہ کام نہیں کرتا ہے، تو واحد حل ایک نیا محفوظ شدہ دستاویزات بنانا ہے۔

6۔ آؤٹ لک میل باکس یا آرکائیو فائل زیادہ سے زیادہ سائز تک پہنچ گئی ہے

ایک مکمل archive.pst یا مین .pst فائل آؤٹ لک آرکائیو کو کام کرنے سے بھی روک سکتی ہے۔

اگر archive.pst فائل اپنی حد کو پہنچ چکی ہے، پرانے آئٹمز کو حذف کرکے اسے صاف کریں یا ایک نئی آرکائیو فائل بنائیں۔

اگر main .pst فائل اپنی حد کو پہنچ گئی ہے، تو کچھ پرانے آئٹمز کو دستی طور پر حذف کرنے کی کوشش کریں، یا حذف شدہ آئٹمز فولڈر کو خالی کریں، یا کچھ آئٹمز کو ہاتھ سے اپنے آرکائیو میں منتقل کریں، یا آپ کے ایڈمنسٹریٹر کو عارضی طور پر آپ کے میل باکس کا سائز بڑھانے کے لیے کہیں، اور پھر آٹو آرکائیو یا پرانے آئٹمز کو دستی طور پر آرکائیو کریں۔

. pst فائلوں کے لیے پہلے سے طے شدہ حد آؤٹ لک 2007 میں 20 جی بی اور بعد کے ورژنز میں 50 جی بی ہے۔

مجھے امید ہے کہ اس ٹیوٹوریل نے آؤٹ لک میں ای میلز کو آرکائیو کرنے کے طریقے پر کچھ روشنی ڈالی ہے۔ بہر حال، میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!

• ای میلز اور دیگر آئٹمز کو ان کے موجودہ فولڈرز سے آرکائیو فولڈر میں منتقل کریں۔
• مستقل طور پر حذف کریں پرانی ای میلز اور دیگر آئٹمز جیسے ہی وہ مخصوص عمر رسیدہ مدت سے گزر جائیں گے۔

5 حقائق آپ کو آؤٹ لک آرکائیو کے بارے میں جاننا چاہیے

الجھن سے بچنے اور سوالات سے بچنے کے لیے جیسے کہ "میرا آؤٹ لک کیوں نہیں کرتا آٹو آرکائیو کا کام؟ اور "آؤٹ لک میں میری محفوظ شدہ ای میلز کہاں ہیں؟" براہ کرم درج ذیل آسان حقائق کو یاد رکھیں۔

1. اکاؤنٹ کی زیادہ تر اقسام کے لیے، مائیکروسافٹ آؤٹ لک تمام ای میلز، رابطے، ملاقاتیں، کام اور نوٹس کو آؤٹ لک ڈیٹا فائل نامی .pst فائل میں رکھتا ہے۔ PST واحد فائل کی قسم ہے جسے آرکائیو کیا جا سکتا ہے۔ جیسے ہی ایک پرانی شے کو مرکزی .pst فائل سے archive.pst فائل میں منتقل کیا جاتا ہے، یہ آؤٹ لک آرکائیو فولڈر میں ظاہر ہوتا ہے، اور اصل فولڈر میں مزید دستیاب نہیں ہوتا ہے۔
2. آرکائیونگ برآمد جیسا نہیں ہے۔ ایکسپورٹ کرنے سے اصل آئٹمز کو ایکسپورٹ فائل میں کاپی کیا جاتا ہے، لیکن انہیں موجودہ فولڈر سے نہیں ہٹایا جاتا ہے اور نہ ہی اہم .pst فائل سے۔
3. ایک آرکائیو فائل آؤٹ لک بیک اپ جیسی نہیں ہوتی ہے۔ اگر آپ اپنی محفوظ شدہ اشیاء کا بیک اپ لینا چاہتے ہیں، تو آپ کو اپنی archive.pst فائل کی ایک کاپی بنانا ہوگی اور اسے محفوظ مقام پر اسٹور کرنا ہوگا، جیسے ڈراپ باکس یا ون ڈرائیو۔
4. رابطے کبھی بھی آؤٹ لک ورژن میں آٹو آرکائیو نہیں ہوتے ہیں۔ تاہم، آپ رابطے فولڈر کو محفوظ کر سکتے ہیں۔دستی طور پر۔
5. اگر آپ کے پاس ایک Outlook Exchange اکاؤنٹ ہے جس میں ایک آن لائن آرکائیو میل باکس ہے، آؤٹ لک میں آرکائیو کرنا غیر فعال ہے۔

ٹپ۔ اپنے آؤٹ لک آئٹمز کو آرکائیو کرنے سے پہلے، ڈپلیکیٹ رابطوں کو ضم کرنا سمجھ میں آتا ہے ای میلز اور دیگر آئٹمز کو ایک مقررہ آرکائیو فولڈر میں باقاعدہ وقفہ سے خود بخود بھیجنا، یا پرانی اشیاء کو آرکائیو کیے بغیر حذف کرنا۔ آؤٹ لک کے مختلف ورژنز کے تفصیلی اقدامات ذیل میں ہیں۔

آؤٹ لک 365 - 2010 کو آٹو آرکائیو کیسے کریں

آؤٹ لک 2010 کے بعد سے، آٹو آرکائیو ڈیفالٹ کے طور پر فعال نہیں ہے، حالانکہ مائیکروسافٹ آؤٹ لک وقتاً فوقتاً آپ کو یاد دلائے گا کہ ایسا کریں:

فوری طور پر آرکائیو کرنا شروع کرنے کے لیے، ہاں پر کلک کریں۔ آرکائیو کے اختیارات کا جائزہ لینے اور ممکنہ طور پر تبدیل کرنے کے لیے، آٹو آرکائیو سیٹنگز… پر کلک کریں۔

یا، آپ پرامپٹ کو بند کرنے کے لیے نہیں پر کلک کر سکتے ہیں، اور بعد میں آٹو آرکائیو کو کنفیگر کر سکتے ہیں۔ درج ذیل اقدامات کو انجام دے کر آپ کے لیے سب سے زیادہ آسان وقت۔

1. آؤٹ لک کھولیں، اور پھر فائل > اختیارات > ایڈوانسڈ<2 پر کلک کریں۔ <1 9>ہر N دن میں آٹو آرکائیو چلائیں ایک بار جب اس باکس کو نشان زد کیا جائے تو، آپ اپنی پسند کے مطابق دیگر اختیارات کو ترتیب دے سکتے ہیں، اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

نیچے کا اسکرین شاٹ پہلے سے طے شدہ ترتیبات کو ظاہر کرتا ہے، اور ہر آپشن کے بارے میں تفصیلی معلومات یہاں مل سکتی ہے۔

جب آرکائیو کا عمل جاری ہے، اسٹیٹس بار میں اسٹیٹس کی معلومات ظاہر ہوتی ہے۔

19>

جیسے ہی آرکائیو کا عمل مکمل ہوتا ہے، آرکائیوز فولڈر آپ کے آؤٹ لک میں خود بخود ظاہر ہو جائے گا، بشرطیکہ آپ نے اختیار منتخب کیا ہو فولڈر کی فہرست میں آرکائیو فولڈر دکھائیں ۔ اگر آپ اپنے آؤٹ لک میں محفوظ شدہ ای میلز تلاش نہیں کر سکتے ہیں، تو براہ کرم دیکھیں کہ آؤٹ لک آرکائیو فولڈر کو کیسے ڈسپلے کریں۔

آؤٹ لک 2007 کو آٹو آرکائیو کیسے کریں

آؤٹ لک 2007 میں، آٹو آرکائیو کو بطور ڈیفالٹ آن کیا جاتا ہے۔ درج ذیل فولڈرز:

• کیلنڈر ، ٹاسک اور جرنل آئٹمز (6 ماہ سے زیادہ پرانے)
• <1 بھیجے گئے آئٹمز اور حذف کردہ آئٹمز فولڈرز (2 ماہ سے زیادہ پرانے)

دیگر فولڈرز کے لیے، جیسے ان باکس ، ڈرافٹس ، نوٹس اور دیگر، آپ آٹو آرکائیو فیچر کو اس طرح آن کر سکتے ہیں:

1. آؤٹ لک کھولیں اور ٹولز > اختیارات پر کلک کریں۔ ۔
2. اختیارات ڈائیلاگ ونڈو میں، دیگر ٹیب پر جائیں، اور آٹو آرکائیو… بٹن پر کلک کریں۔

   

اور پھر، آٹو آرکائیو کی ترتیبات کو ترتیب دیں جیسا کہ ذیل میں بیان کیا گیا ہے۔

آؤٹ لک آٹو آرکائیو کی ترتیبات اور اختیارات

جیسا کہ آپ پہلے ہی جانتے ہیں، میں آؤٹ لک 2010 اور بعد میں، آٹو آرکائیو کی ترتیبات تک فائل کے ذریعے رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔> اختیارات > جدید > آٹو آرکائیو کی ترتیبات… ہر آپشن کے بارے میں تفصیلی معلومات آپ کو اس عمل کو اپنے مکمل کنٹرول میں لینے میں مدد کرے گی۔

• ہر N دن میں آٹو آرکائیو چلائیں ۔ وضاحت کریں کہ آپ آٹو آرکائیو کو کتنی بار چلانا چاہتے ہیں۔ براہ کرم ذہن میں رکھیں کہ ایک وقت میں بہت سی اشیاء کو محفوظ کرنے سے آپ کے کمپیوٹر کی کارکردگی سست ہو سکتی ہے۔ لہذا اگر آپ کو روزانہ کی بنیاد پر بہت سی ای میلز موصول ہوتی ہیں، تو اپنے آؤٹ لک آٹو آرکائیو کو زیادہ کثرت سے چلانے کے لیے ترتیب دیں۔ آٹو آرکائیو کو بند کرنے کے لیے ، اس باکس کو صاف کریں۔
• آٹو آرکائیو کے چلنے سے پہلے اشارہ کریں ۔ اگر آپ آٹو آرکائیو کا عمل شروع ہونے سے پہلے فوری طور پر ایک یاد دہانی حاصل کرنا چاہتے ہیں تو اس باکس کو نشان زد کریں۔ یہ آپ کو پرامپٹ میں نہیں پر کلک کرکے آٹو آرکائیونگ کو منسوخ کرنے دے گا۔
• ختم شدہ اشیاء کو حذف کریں (صرف ای میل فولڈرز) ۔ اس اختیار کو منتخب کرنے سے آپ کے ای میل فولڈرز سے میعاد ختم ہونے والے پیغامات حذف ہو جائیں گے۔ وضاحت کے لیے، ایک میعاد ختم ہونے والا ای میل ایک پرانے پیغام جیسا نہیں ہے جو اپنی عمر رسیدہ مدت کے اختتام کو پہنچ چکا ہے۔ نئی ای میل ونڈو کے اختیارات ٹیب ( اختیارات > ٹریکنگ گروپ > میعاد ختم ہونے کے بعد )۔

  مائیکروسافٹ کہتا ہے کہ یہ آپشن بطور ڈیفالٹ چیک نہیں کیا جاتا ہے، لیکن یہ میری کچھ آؤٹ لک تنصیبات پر چیک کیا گیا تھا۔ لہذا اگر آپ میعاد ختم ہونے والے پیغامات کو اس وقت تک رکھنا چاہتے ہیں جب تک کہ وہ عمر کے اختتام تک نہ پہنچ جائیں اس آپشن کو غیر چیک کرنا یقینی بنائیں۔دیے گئے فولڈر کے لیے مدت مقرر کی گئی ہے۔

• پرانی اشیاء کو آرکائیو یا حذف کریں ۔ اگر آپ اپنی خودکار آرکائیو کی ترتیبات کو ترتیب دینا چاہتے ہیں تو اس اختیار کو منتخب کریں۔ اگر غیر نشان زد کیا گیا تو آؤٹ لک ڈیفالٹ آٹو آرکائیو کی ترتیبات استعمال کرے گا۔
• آرکائیو فولڈر کو فولڈر کی فہرست میں دکھائیں ۔ اگر آپ چاہتے ہیں کہ آرکائیو فولڈر آپ کے دوسرے فولڈرز کے ساتھ نیویگیشن پین میں ظاہر ہو تو اس باکس کو منتخب کریں۔ اگر غیر منتخب کیا گیا تو، آپ اب بھی اپنے آؤٹ لک آرکائیو فولڈر کو دستی طور پر کھول سکیں گے۔
• سے پرانے آئٹمز کو صاف کریں۔ عمر بڑھنے کی مدت کی وضاحت کریں جس کے بعد آپ کے آؤٹ لک آئٹمز کو محفوظ کیا جانا چاہئے۔ آپ مدت کو دنوں، ہفتوں یا مہینوں میں ترتیب دے سکتے ہیں - کم از کم 1 دن زیادہ سے زیادہ 60 ماہ تک۔
• پرانی اشیاء کو میں منتقل کریں۔ جب یہ اختیار منتخب کیا جاتا ہے، آؤٹ لک خود بخود پرانی ای میلز اور دیگر اشیاء کو حذف کرنے کے بجائے archive.pst فائل میں منتقل کر دیتا ہے (اس ریڈیو بٹن کو منتخب کرنے سے آئٹمز کو مستقل طور پر حذف کریں کا انتخاب صاف ہو جاتا ہے)۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، آؤٹ لک ان مقامات میں سے کسی ایک میں archive.pst فائل کو اسٹور کرتا ہے۔ دوسرا مقام منتخب کرنے یا محفوظ شدہ .pst کو دوسرا نام دینے کے لیے، براؤز کریں بٹن پر کلک کریں۔
• آئٹمز کو مستقل طور پر حذف کریں ۔ یہ پرانے آئٹمز کو جیسے ہی وہ بڑھاپے کی مدت کے اختتام پر پہنچیں گے مستقل طور پر حذف کر دیں گے، کوئی آرکائیو کاپی نہیں بنائی جائے گی۔
• ان ترتیبات کو ابھی تمام فولڈرز پر لاگو کریں ۔ کنفیگر شدہ آٹو آرکائیو سیٹنگز کو تمام فولڈرز پر لاگو کرنے کے لیے، اس پر کلک کریں۔بٹن اگر آپ ایک یا زیادہ فولڈرز کے لیے دوسری سیٹنگز لاگو کرنا چاہتے ہیں تو اس بٹن پر کلک نہ کریں۔ اس کے بجائے، ہر فولڈر کے لیے آرکائیونگ سیٹنگز کو دستی طور پر ترتیب دیں۔

آؤٹ لک آٹو آرکائیو کے ذریعے استعمال ہونے والے ڈیفالٹ عمر رسیدہ ادوار

آؤٹ لک کے تمام ورژنز میں ڈیفالٹ عمر رسیدہ ادوار درج ذیل ہیں:

• ان باکس، ڈرافٹ، کیلنڈر، ٹاسکس، نوٹس، جرنل - 6 ماہ
• آؤٹ باکس - 3 ماہ
• بھیجے گئے آئٹمز، ڈیلیٹ کیے گئے آئٹمز - 2 ماہ
• رابطے - آٹو آرکائیو نہیں ہیں

میل باکس کلین اپ آپشن کا استعمال کرتے ہوئے ہر فولڈر کے لیے پہلے سے طے شدہ وقفے انفرادی طور پر تبدیل کیے جا سکتے ہیں۔

آؤٹ لک درج ذیل معلومات کی بنیاد پر کسی خاص آئٹم کی عمر کا تعین کرتا ہے:

• ای میلز - موصول ہونے والی تاریخ یا وہ تاریخ جب آپ نے آخری بار پیغام کو تبدیل اور محفوظ کیا تھا (ترمیم، برآمد، کاپی، اور اسی طرح)۔
• کیلنڈر آئٹمز (ملاقات، تقریبات، اور ملاقاتیں) - وہ تاریخ جب آپ نے آخری بار تبدیل کیا تھا اور آئٹم کو محفوظ کیا تھا۔ اعادی آئٹمز خود کار طریقے سے محفوظ نہیں ہوتے ہیں۔
• Tasks - تکمیل کی تاریخ یا ترمیم کی آخری تاریخ، جو بھی بعد میں ہو۔ کھلے کام (جن کاموں کو مکمل نشان زد نہیں کیا گیا ہے) خودکار آرکائیو نہیں ہوتے ہیں۔
• نوٹس اور جرنل اندراجات - وہ تاریخ جب ایک آئٹم بنایا گیا تھا یا آخری بار ترمیم کی گئی تھی۔

اگر آپ آئٹمز کو موصول ہونے / مکمل ہونے کی تاریخ تک آرکائیو کرنا چاہتے ہیں، تو براہ کرم یہ گائیڈ لائنز استعمال کریں: موصول ہونے والی تاریخ کے مطابق ای میلز کو کیسے آرکائیو کریں۔

کسی مخصوص فولڈر کو کیسے خارج کیا جائےآٹو آرکائیو سے یا مختلف ترتیبات کا اطلاق کریں

آؤٹ لک آٹو آرکائیو کو کسی مخصوص فولڈر پر چلنے سے روکنے کے لیے، یا اس فولڈر کے لیے ایک مختلف شیڈول اور اختیارات سیٹ کرنے کے لیے، درج ذیل اقدامات انجام دیں۔

1. فولڈر پر دائیں کلک کریں، اور پھر سیاق و سباق کے مینو میں پراپرٹیز… پر کلک کریں۔
2. پراپرٹیز ڈائیلاگ ونڈو میں، درج ذیل میں سے ایک کریں:
   • آٹو آرکائیونگ سے فولڈر کو خارج کرنے کے لیے، اس فولڈر میں آئٹمز کو آرکائیو نہ کریں ریڈیو باکس کو منتخب کریں۔

     

   • فولڈر کو مختلف طریقے سے آرکائیو کریں ، منتخب کریں اس فولڈر کو ان سیٹنگز کا استعمال کرتے ہوئے آرکائیو کریں ، اور مطلوبہ آپشنز سیٹ اپ کریں:
     • عمر رسیدگی کی مدت جس کے بعد آئٹمز کو آرکائیو میں منتقل کیا جانا چاہیے؛
     • چاہے ڈیفالٹ آرکائیو فولڈر استعمال کریں یا کوئی مختلف فولڈر، یا
     • پرانے آئٹمز کو آرکائیو کیے بغیر مستقل طور پر حذف کریں۔

     

   • تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

ٹپ۔ آپ حذف شدہ آئٹمز اور جنک ای میل فولڈرز سے پرانی ای میلز کو خود بخود حذف کرنے کے لیے یہ طریقہ استعمال کرسکتے ہیں۔ تفصیلی اقدامات یہاں ہیں۔ 12 نیویگیشن پین میں خود بخود ظاہر ہونا چاہیے۔ اگر اوپر کا آپشن منتخب نہیں کیا گیا تو آپ آؤٹ لک آرکائیو فولڈر کو اس میں ڈسپلے کر سکتے ہیں۔طریقہ:

1. فائل > کھولیں اور پر کلک کریں برآمد کریں > Outlook Data فائل کھولیں۔

بس! آرکائیو فولڈر فوراً فولڈرز کی فہرست میں ظاہر ہو جائے گا:

ایک بار آرکائیو فولڈر موجود ہو جائے، آپ اپنے محفوظ شدہ آئٹمز کو تلاش اور کھول سکتے ہیں۔ ہمیشہ کی طرح. آؤٹ لک آرکائیو میں تلاش کرنے کے لیے، نیویگیشن پین میں آرکائیو فولڈر کو منتخب کریں، اور فوری تلاش باکس میں اپنی تلاش کا متن ٹائپ کریں۔

آؤٹ لک میں آٹو آرکائیو کو کیسے بند کیا جائے

آٹو آرکائیو کی خصوصیت کو بند کرنے کے لیے، کھولیں آٹو آرکائیو سیٹنگز ڈائیلاگ، اور ہر N دن میں آٹو آرکائیو چلائیں باکس کو غیر چیک کریں۔

آؤٹ لک میں دستی طور پر کیسے آرکائیو کریں (ای میل، کیلنڈر، کام اور دیگر فولڈرز)

اگر