Výukový kurz vysvětluje, jak archivovat e-maily v aplikacích Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a dalších verzích. Dozvíte se, jak nakonfigurovat každou složku s vlastním nastavením automatické archivace nebo použít stejné nastavení pro všechny složky, jak archivovat v aplikaci Outlook ručně a jak vytvořit archivační složku, pokud se nezobrazí automaticky.

Pokud se vaše poštovní schránka příliš zvětšila, je rozumné archivovat staré e-maily, úkoly, poznámky a další položky, aby byl Outlook rychlý a čistý. K tomu slouží funkce Archivace aplikace Outlook. Je k dispozici ve všech verzích aplikace Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a starších. A tento návod vás naučí, jak archivovat e-maily a další položky v aplikaci Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a starší.různé verze automaticky nebo ručně.

Co je archiv v aplikaci Outlook?

Archivace aplikace Outlook (a funkce AutoArchive) přesouvá starší e-maily, úkoly a položky kalendáře do archivní složky, která je uložena na jiném místě na pevném disku. Technicky vzato archivace přenáší starší položky z hlavního souboru .pst do samostatného souboru archive.pst, který můžete kdykoli otevřít v aplikaci Outlook. Tímto způsobem pomáhá zmenšit velikost poštovní schránky a získat zpět volné místo na disku.C:\ (pokud se rozhodnete uložit archivní soubor jinam).

V závislosti na tom, jak jej nakonfigurujete, může Archiv aplikace Outlook provádět jednu z následujících úloh:

• Přesun e-mailů a další položky z jejich aktuálních složek do archivní složky.
• Trvale odstranit staré e-maily a další položky, jakmile uplyne stanovená doba stárnutí.

5 faktů, které byste měli vědět o Archivu aplikace Outlook

Abyste předešli zmatkům a předešli otázkám typu "Proč mi nefunguje automatický archiv aplikace Outlook?" a "Kde jsou mé archivované e-maily v aplikaci Outlook?", pamatujte si prosím následující jednoduchá fakta.

1. U většiny typů účtů uchovává aplikace Microsoft Outlook všechny e-maily, kontakty, schůzky, úkoly a poznámky v souboru PST, který se nazývá datový soubor aplikace Outlook. PST je jediný typ souboru, který lze archivovat. Jakmile je stará položka přesunuta z hlavního souboru PST do souboru PST, je možné ji archivovat. archive.pst soubor, zobrazí se ve složce Archiv aplikace Outlook a v původní složce již není k dispozici.
2. Archivace není totéž co export . Při exportu se původní položky zkopírují do exportního souboru, ale neodstraní se z aktuální složky ani z hlavního souboru .pst.
3. Archivní soubor není totéž co záloha aplikace Outlook. Pokud chcete zálohovat archivované položky, musíte vytvořit kopii souboru archive.pst a uložit ji na bezpečné místo, např. do služby Dropbox nebo One Drive.
4. Kontakty nejsou nikdy automaticky archivovány v žádné verzi aplikace Outlook. Kontakty ručně.
5. Pokud máte Outlook Exchange účet s online archivní schránkou, je archivace v aplikaci Outlook zakázána.

Tip: Před archivací položek aplikace Outlook je vhodné sloučit duplicitní kontakty.

Jak automaticky archivovat e-maily v aplikaci Outlook

Na stránkách Automatický archiv aplikace Outlook funkci lze nakonfigurovat tak, aby v pravidelných intervalech automaticky přesouvala staré e-maily a další položky do určené archivační složky nebo aby staré položky odstraňovala bez archivace. Podrobné kroky pro různé verze aplikace Outlook jsou uvedeny níže.

Jak automaticky archivovat Outlook 365 - 2010

Od aplikace Outlook 2010 není automatické archivování ve výchozím nastavení povoleno, ačkoli aplikace Microsoft Outlook vám to pravidelně připomíná:

Chcete-li okamžitě zahájit archivaci, klikněte na Ano . Chcete-li zkontrolovat a pravděpodobně změnit možnosti archivace, klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace... .

Nebo můžete kliknout na Ne zavřete výzvu a nakonfigurujte automatickou archivaci později v době, která vám bude nejvíce vyhovovat, provedením následujících kroků.

1. Otevřete aplikaci Outlook a klikněte na Soubor > Možnosti > Pokročilé > Nastavení automatické archivace...

   

2. Otevře se dialogové okno AutoArchivace a vy si všimnete, že je vše zašedlé... ale jen do té doby, než zaškrtnete políčko Spustit funkci AutoArchive každých N dní Po zaškrtnutí tohoto políčka můžete nakonfigurovat další možnosti podle svých představ a kliknout na tlačítko . OK .

Na obrázku níže je zobrazeno výchozí nastavení a podrobné informace o jednotlivých možnostech naleznete zde.

Když probíhá archivace, zobrazí se informace o stavu ve stavovém řádku.

Jakmile je proces archivace dokončen. Archivy se v aplikaci Outlook objeví automaticky, pokud jste vybrali možnost Zobrazení složky archivu v seznamu složek . Pokud v aplikaci Outlook nemůžete najít archivované e-maily, přečtěte si článek Jak zobrazit archivní složku aplikace Outlook.

Jak automaticky archivovat aplikaci Outlook 2007

V aplikaci Outlook 2007 je automatická archivace ve výchozím nastavení zapnuta pro následující složky:

• Kalendář , úkol a časopis položky (starší než 6 měsíců)
• Odeslané položky a Odstraněné položky složky (starší než 2 měsíce)

U ostatních složek, jako jsou Doručená pošta , Návrhy , Poznámky a další, můžete tímto způsobem zapnout funkci AutoArchive:

1. Otevřete aplikaci Outlook a klikněte na Nástroje > Možnosti .
2. V Možnosti dialogové okno, přejděte na Další a klikněte na kartu AutoArchivace... tlačítko.

   

A poté nakonfigurujte nastavení funkce AutoArchive, jak je vysvětleno níže.

Nastavení a možnosti automatického archivování aplikace Outlook

Jak již víte, v aplikaci Outlook 2010 a novějších verzích lze nastavení automatického archivování zpřístupnit prostřednictvím. Soubor > Možnosti > Pokročilé > Nastavení automatické archivace... Podrobné informace o jednotlivých možnostech vám pomohou převzít proces plně pod svou kontrolu.

• Spustit funkci AutoArchive každých N dní . Určete, jak často se má automatický archiv spouštět. Mějte na paměti, že archivace mnoha položek najednou může zpomalit výkon počítače. Pokud tedy denně dostáváte velké množství e-mailů, nastavte automatický archiv aplikace Outlook tak, aby se spouštěl častěji. vypnout automatickou archivaci , zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.
• Výzva před spuštěním aplikace AutoArchive . Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete, aby se vám bezprostředně před zahájením procesu automatické archivace zobrazilo upozornění. To vám umožní zrušit automatickou archivaci kliknutím na tlačítko Ne ve výzvě.
• Odstranění položek, jejichž platnost vypršela (pouze složky e-mailu) . Výběrem této možnosti odstraníte zprávy, jejichž platnost vypršela z vašich e-mailových složek. Pro upřesnění, vypršení platnosti e-mailové zprávy není totéž jako stará zpráva, která dosáhla konce doby stárnutí. Datum vypršení platnosti se nastavuje pro každou zprávu zvlášť prostřednictvím funkce Možnosti na kartě nového e-mailového okna ( Možnosti > Sledování skupina> Platnost končí po ).

  Společnost Microsoft uvádí, že tato možnost není ve výchozím nastavení zaškrtnuta, ale v některých mých instalacích aplikace Outlook zaškrtnuta byla. Pokud tedy chcete uchovávat zprávy, jejichž platnost vypršela, dokud nedosáhnou konce doby stárnutí nastavené pro danou složku, nezapomeňte tuto možnost zrušit.

• Archivace nebo odstranění starých položek . Tuto možnost vyberte, pokud chcete nakonfigurovat vlastní nastavení automatické archivace. Pokud ji nezaškrtnete, Outlook použije výchozí nastavení automatické archivace.
• Zobrazení složky archivu v seznamu složek . Pokud chcete, aby se složka Archiv zobrazovala v navigačním podokně spolu s ostatními složkami, zaškrtněte toto políčko. Pokud není zaškrtnuto, budete moci složku Archiv aplikace Outlook stále otevírat ručně.
• Vyčistěte předměty starší než . Zadejte období stárnutí, po kterém mají být položky aplikace Outlook archivovány. Období můžete nastavit ve dnech, týdnech nebo měsících - minimálně 1 den až maximálně 60 měsíců.
• Přesun starých položek do . Pokud je tato možnost vybrána, Outlook automaticky přesune staré e-maily a další položky do souboru archive.pst, místo aby je smazal (zaškrtnutím tohoto přepínače se zruší volba Trvalé odstranění položek ). Ve výchozím nastavení Outlook ukládá soubor archive.pst do jednoho z těchto umístění. Chcete-li zvolit jiné umístění nebo dát archivovanému souboru .pst jiný název, klikněte na tlačítko Procházet tlačítko.
• Trvalé odstranění položek . Tím se staré položky trvale odstraní, jakmile dosáhnou konce doby stárnutí, žádná archivní kopie se nevytvoří.
• Použijte tato nastavení na všechny složky . Chcete-li použít nakonfigurované nastavení automatické archivace pro všechny složky, klikněte na toto tlačítko. Pokud chcete použít jiná nastavení pro jednu nebo více složek, na toto tlačítko neklikejte. Místo toho nakonfigurujte nastavení archivace pro každou složku ručně.

Výchozí období stárnutí používané aplikací Outlook Auto Archive

Výchozí období stárnutí ve všech verzích aplikace Outlook jsou následující:

• Doručená pošta, Koncepty, Kalendář, Úkoly, Poznámky, Deník - 6 měsíců
• Odeslaná pošta - 3 měsíce
• Odeslané položky, Odstraněné položky - 2 měsíce
• Kontakty - nejsou automaticky archivovány

Výchozí období lze změnit pro každou složku zvlášť pomocí možnosti Vyčištění poštovní schránky.

Aplikace Outlook určuje stáří konkrétní položky na základě následujících informací:

• E-maily - datum přijetí nebo datum, kdy jste zprávu naposledy změnili a uložili (upravili, exportovali, zkopírovali atd.).
• Kalendář položky (schůzky, události a schůzky) - datum poslední změny a uložení položky. Opakující se položky nejsou automaticky archivovány.
• Úkoly - datum dokončení nebo datum poslední změny, podle toho, co nastane později. Otevřené úkoly (úkoly, které nejsou označeny jako dokončené) nejsou automaticky archivovány.
• Poznámky a časopis položky - datum vytvoření nebo poslední změny položky.

Pokud chcete archivovat položky podle data přijetí / dokončení, použijte tyto pokyny: Jak archivovat e-maily podle data přijetí.

Jak vyloučit určitou složku z automatického archivování nebo použít jiná nastavení

Chcete-li zabránit spuštění aplikace Outlook Auto Archive na určité složce, nebo nastavit jiný plán a možnosti pro tuto složku, proveďte následující kroky.

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na složku a potom klikněte na Vlastnosti... v kontextové nabídce.
2. V Vlastnosti dialogového okna proveďte jednu z následujících akcí:
   • Na vyloučit složku z automatické archivace, vyberte Nearchivujte položky v této složce radiobox.

     

   • Na archivovat složku jinak , vyberte Archivujte tuto složku pomocí těchto nastavení a nastavte požadované možnosti:
     • doba stárnutí, po jejímž uplynutí by měly být položky přesunuty do archivu;
     • zda použít výchozí složku archivu nebo jinou složku, nebo
     • trvale odstranit staré položky bez archivace.

     

   • Klikněte na OK uložit změny.

Tip. Pomocí této metody můžete automaticky odstranit staré e-maily z adresáře. Odstraněné položky a Nevyžádaná pošta složky. Podrobný postup naleznete zde.

Jak vytvořit archivní složku v aplikaci Outlook

Pokud jste vybrali Zobrazení složky archivu v seznamu složek možnost při konfiguraci nastavení automatického archivu aplikace Outlook, je možné Archivy Složka by se měla v navigačním podokně zobrazit automaticky. Pokud výše uvedená možnost nebyla vybrána, můžete složku Archiv aplikace Outlook zobrazit tímto způsobem:

1. Klikněte na Soubor > Otevřít & Export > Otevřít datový soubor aplikace Outlook.

To je ono! Archiv se v seznamu složek zobrazí ihned:

Jakmile je složka Archiv v této složce, můžete archivované položky najít a otevřít jako obvykle. vyhledávání v archivu aplikace Outlook, vyberte složku Archiv v navigačním podokně a zadejte hledaný text do pole Okamžité vyhledávání box.

Na odstranit složku Archiv ze seznamu složek, klikněte na ni pravým tlačítkem myši a potom klikněte na možnost Zavřít archiv Nebojte se, pouze odstraníte položku Archivy z navigačního podokna, ale neodstraní skutečný archivní soubor. Složku Archiv aplikace Outlook budete moci obnovit, kdykoli ji budete potřebovat, provedením výše uvedených kroků.

Jak vypnout automatickou archivaci v aplikaci Outlook

Chcete-li funkci AutoArchive vypnout, otevřete dialogové okno Nastavení AutoArchive a zrušte zaškrtnutí políčka. Spustit funkci AutoArchive každých N dní box.

Jak ručně archivovat v aplikaci Outlook (e-mail, kalendář, úkoly a další složky)

Pokud nechcete žádnou automatickou archivaci, můžete e-maily a další položky archivovat ručně, kdykoli budete chtít. Tímto způsobem můžete mít větší kontrolu nad tím, které položky se mají zachovat a které přesunout do archivu, kam se má archivní soubor uložit atd.

Mějte na paměti, že na rozdíl od aplikace Outlook AutoArchive je ruční archivace jednorázový proces , a pokaždé, když budete chtít přesunout starší položky do archivu, budete muset zopakovat níže uvedené kroky.

1. Na adrese Outlook 2016 , přejděte na Soubor karta a klikněte na tlačítko Nástroje > Úklid starých položek .

Na adrese Outlook 2010 a Outlook 2013 , klikněte Soubor > Nástroj pro čištění > Archiv...

Pokud chcete archivovat všechny e-maily, kalendáře a úkoly , vyberte kořenová složka v poštovní schránce Outlooku, tj. v té, která je na začátku seznamu složek. Ve výchozím nastavení se v Outlooku 2010 a novějších verzích zobrazuje kořenová složka jako vaše e-mailová adresa (já jsem si ji přejmenoval na Světlana jak je znázorněno na obrázku níže):

A poté nakonfigurujte několik dalších nastavení:

• Pod Archivovat položky starší než , zadejte datum, které určuje, jak stará musí být položka, aby mohla být přesunuta do archivu.
• Klikněte na Procházet pokud chcete změnit výchozí umístění archivního souboru.
• Pokud chcete archivovat položky, které jsou vyloučeny z automatické archivace, vyberte možnost Zahrnout položky se zaškrtnutou volbou "Nearchivovat automaticky" box.

Nakonec klikněte na tlačítko OK a aplikace Outlook začne okamžitě vytvářet archiv. Jakmile bude proces dokončen, objeví se v aplikaci Outlook složka Archiv.

Tipy a poznámky:

1. Archivace několika složek pomocí různá nastavení, např. uchovávejte předměty v Odeslané položky složku déle než ve složce Návrhy , zopakujte výše uvedené kroky pro každou složku zvlášť a uložte všechny složky do stejné složky. archive.pst Pokud se rozhodnete vytvořit několik různých archivních souborů, každý soubor přidá svůj vlastní. Archivy do seznamu složek.
2. Archiv aplikace Outlook spravuje stávající struktura složek Pokud například zvolíte archivaci pouze jedné složky a tato složka má nadřazenou složku, bude v archivu vytvořena prázdná nadřazená složka.

Kde jsou uloženy archivní soubory aplikace Outlook?

Jak již víte, archiv aplikace Outlook je typ datového souboru aplikace Outlook (.pst). Soubor archive.pst se automaticky vytvoří při prvním spuštění automatického archivu nebo při ručním archivování e-mailů.

Umístění archivního souboru závisí na operačním systému nainstalovaném v počítači. Pokud jste při konfiguraci nastavení archivu nezměnili výchozí umístění, najdete archivní soubor na jednom z následujících míst:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, a 10 C:\Users\\Dokumenty\Outlook Files\archive.pst
• Windows XP C:\Dokumenty a nastavení\\Místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 a starší

• Vista a Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Dokumenty a nastavení\\Místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Outlook\archive.pst

Poznámka. Údaje o aplikaci a AppData jsou skryté složky. Chcete-li je zobrazit, přejděte na stránku Ovládací panel > Možnosti složky , přepněte na Zobrazit a vyberte možnost Zobrazení skrytých souborů, složek nebo jednotek pod Skryté soubory a složky .

Jak zjistit umístění archivního souboru v počítači

Pokud nemůžete najít archivační soubor .pst v žádném z výše uvedených umístění, je pravděpodobné, že jste při konfiguraci nastavení automatické archivace zvolili jiné místo.

Zde je rychlý způsob, jak zjistit přesné umístění archivu aplikace Outlook: klikněte pravým tlačítkem myši na složku Archiv v seznamu složek a poté klikněte na možnost. Umístění otevřeného souboru . Tím se okamžitě otevře složka, ve které je uložen archivovaný soubor .pst.

Pokud jste vytvořili několik různých archivních souborů, můžete tímto způsobem přehledně zobrazit všechna umístění:

1. Klikněte na Soubor > Nastavení účtu > Nastavení účtu .
2. V Nastavení účtu přepněte na dialogové okno Datové soubory tab.
3. Kromě jiných souborů se zobrazí aktuální umístění archive.pst (nebo jakkoli jste soubor s archivem pojmenovali).
4. Chcete-li se dostat do složky, kde je uložen určitý archivní soubor, vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko . Umístění otevřeného souboru .

Archiv aplikace Outlook - tipy a triky

V první části tohoto kurzu jsme se zabývali základními informacemi o archivu aplikace Outlook. A nyní je čas naučit se několik technik, které jdou nad rámec základů.

Jak změnit stávající umístění archivu aplikace Outlook

Pokud z nějakého důvodu potřebujete přemístit stávající archiv aplikace Outlook, jednoduše přesunete archivovaný soubor .pst do nové složky, při příštím spuštění aplikace Outlook AutoArchive se ve výchozím umístění vytvoří nový soubor archive.pst.

Chcete-li správně přesunout archiv aplikace Outlook, proveďte následující kroky.

1. Zavřít archiv v aplikaci Outlook

Chcete-li odpojit složku Archiv aplikace Outlook, klikněte pravým tlačítkem myši na kořenovou složku Archiv v seznamu složek a klikněte na možnost. Zavřít archiv .

Tip: Pokud se složka Archivy nezobrazuje v seznamu složek, můžete její umístění zjistit pomocí funkce Soubor > Nastavení účtu > Nastavení účtu > Datové soubory vyberte archivovaný soubor .pst a klikněte na tlačítko Odstranění adresy Tím pouze odpojíte archiv od aplikace Outlook, ale neodstraníte archivovaný soubor .pst.

2. Přesuňte archivní soubor na požadované místo.

Zavřete aplikaci Outlook, přejděte do umístění archivovaného souboru .pst a zkopírujte jej do zvolené složky. Jakmile je archiv aplikace Outlook zkopírován, můžete původní soubor odstranit. Bezpečnější by však bylo přejmenovat jej na archive-old.pst a ponechat jej, dokud se nepřesvědčíte, že zkopírovaný soubor funguje.

3. Znovu připojte přesunutý soubor archive.pst

Chcete-li archivní soubor znovu připojit, otevřete aplikaci Outlook, klikněte na možnost Soubor > Otevřít > Datový soubor aplikace Outlook... , přejděte do nového umístění archivního souboru, vyberte soubor a kliknutím na tlačítko OK jej připojte. Archivy se okamžitě objeví v seznamu složek.

4. Změňte nastavení automatického archivování aplikace Outlook

Posledním, ale neméně důležitým krokem je úprava nastavení funkce AutoArchive tak, aby Outlook od nynějška přesouval staré položky do nového umístění archivovaného souboru .pst. V opačném případě Outlook vytvoří další soubor archive.pst v původním umístění.

Chcete-li to provést, klikněte na Soubor > Možnosti > Pokročilé > Nastavení automatické archivace... , ujistěte se, že Přesun starých položek do je vybráno přepínač, klikněte na Procházet a nasměrujte jej na místo, kam jste přesunuli soubor archivu aplikace Outlook.

Jak automaticky vyprázdnit složky Odstraněné položky a Nevyžádaná pošta

Odstranění starých položek z Odstraněné položky a Nevyžádaná pošta složky automaticky, nastavte aplikaci Outlook AutoArchive tak, aby se spouštěla každých několik dní, a poté nakonfigurujte následující nastavení pro výše uvedené složky:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na Odstraněné položky a klikněte na tlačítko Vlastnosti > AutoArchive .
2. Vyberte Archivujte tuto složku pomocí těchto nastavení a vyberte požadovaný počet dní vedle položky Vyčistěte položky starší než .
3. Zvolte si Trvalé odstranění starých položek a klikněte na tlačítko OK.

Opakujte výše uvedené kroky pro Nevyžádané e-maily a vše je připraveno!

Poznámka: Starší položky budou z databáze odstraněny. Junk a Odstraněné položky Pokud jste například nastavili spuštění automatického archivu na každých 14 dní, budou složky vyčištěny každé 2 týdny. Pokud chcete nevyžádané e-maily odstraňovat častěji, nastavte pro automatický archiv aplikace Outlook kratší období.

Jak archivovat e-maily podle data přijetí

Výchozí nastavení aplikace Outlook AutoArchiv určuje stáří položky na základě data přijetí/konkurzu nebo data změny, podle toho, co nastane později. Jinými slovy, pokud po přijetí e-mailové zprávy nebo označení úkolu za splněný provedete v položce jakékoli změny (např. import, export, úpravy, kopírování, označení za přečtený nebo nepřečtený), změní se datum změny a položka se nepřesune do složky archivu, dokud se neuskuteční další změna.období stárnutí je u konce.

Pokud chcete, aby aplikace Outlook nebrala v úvahu datum změny, můžete ji nakonfigurovat tak, aby archivovala položky podle následujících dat:

• E-maily - datum přijetí
• Položky kalendáře - datum, na které je naplánována schůzka, událost nebo setkání.
• Úkoly - datum dokončení
• Poznámky - datum poslední úpravy
• Záznamy do deníku - datum vytvoření

Poznámka: Řešení vyžaduje provedení změn v registru, proto doporučujeme používat jej velmi opatrně, protože při nesprávné úpravě registru může dojít k vážným problémům. Jako další opatření si před úpravou registru nezapomeňte provést zálohu. Pokud pracujete ve firemním prostředí, raději to pro jistotu nechte udělat správce.

Pro začátek zkontrolujte verzi aplikace Outlook. Pokud používáte aplikaci Outlook 2010 , nezapomeňte nainstalovat opravu Hotfix pro aplikaci Outlook 2010 z dubna 2011 a Outlook 2007 uživatelé musí nainstalovat opravu Hotfix z prosince 2010 pro aplikaci Outlook 2007. Aplikace Outlook 2013 a Outlook 2016 nevyžadují žádné další aktualizace.

A nyní podle následujících kroků vytvořte ArchiveIgnoreLastModifiedTime hodnota registru:

1. Chcete-li otevřít registr, klikněte na Start > Spustit , typ regedit v poli pro vyhledávání a klikněte na tlačítko OK .
2. Najděte a vyberte následující klíč registru:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Preferences

Například v aplikaci Outlook 2013 je to:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

Archiv aplikace Outlook nefunguje - důvody a řešení

Pokud Archiv aplikace Outlook nebo Automatická archivace nefunguje podle očekávání nebo máte problémy s nalezením archivovaných e-mailů v aplikaci Outlook, mohou vám následující tipy pro řešení problémů pomoci určit zdroj problému.

1. Možnosti Archivovat a Automatické archivování nejsou v aplikaci Outlook k dispozici.

S největší pravděpodobností používáte poštovní schránku Exchange Serveru nebo vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které mají přednost před funkcí Outlook AutoArchive, např. ji zakázal váš správce jako skupinovou zásadu. V takovém případě zjistěte podrobnosti u správce systému.

2. Aplikace AutoArchive je nakonfigurována, ale neběží

Pokud najednou přestal fungovat automatický archiv aplikace Outlook, otevřete nastavení automatického archivu a ujistěte se, že. Zaškrtávací políčko Spustit automatickou archivaci každých N dní je vybrána.

3. Konkrétní položka není nikdy archivována

Existují dva časté důvody pro vyřazení určité položky z automatického archivu:

• Položka je datum úpravy je novější než datum nastavené pro archivaci. Řešení naleznete v části Jak archivovat položky podle data přijetí nebo dokončení.
• Na stránkách Nearchivujte tuto položku automaticky je pro danou položku vybrána vlastnost. Chcete-li to zkontrolovat, otevřete položku v novém okně, klikněte na tlačítko Soubor > Vlastnosti a odstraňte zaškrtnutí tohoto políčka:

Můžete také přidat Nearchivovat automaticky do zobrazení aplikace Outlook, abyste získali přehled o položkách, pro které je tato možnost vybrána.

4. V aplikaci Outlook chybí složka Archiv

Pokud se složka Archivy v seznamu složek nezobrazuje, otevřete nastavení Automatické archivace a zkontrolujte, zda je v seznamu složek zobrazena složka Zobrazení složky archivu v seznamu složek Pokud se složka Archiv stále nezobrazuje, otevřete datový soubor aplikace Outlook ručně, jak je vysvětleno zde.

5. Poškozený nebo poškozený soubor archive.pst

Pokud je soubor archive.pst poškozen, aplikace Outlook do něj není schopna přesunout žádné nové položky. V takovém případě zavřete aplikaci Outlook a použijte nástroj pro opravu doručené pošty (scanpst.exe) k opravě archivovaného souboru .pst. Pokud to nepomůže, jediným řešením je vytvoření nového archivu.

6. Poštovní schránka aplikace Outlook nebo archivní soubor dosáhl maximální velikosti

Plný soubor archive.pst nebo hlavní soubor .pst může také zabránit fungování Archivu aplikace Outlook.

Pokud archive.pst dosáhl svého limitu, vyčistěte jej odstraněním starých položek nebo vytvořte nový archivní soubor.

Pokud hlavní .pst dosáhl svého limitu, zkuste některé staré položky odstranit ručně nebo vyprázdnit soubor. Odstraněné položky nebo přesuňte některé položky do archivu ručně, případně požádejte správce o dočasné zvětšení velikosti poštovní schránky a poté spusťte program AutoArchive nebo archivujte staré položky ručně.

Výchozí limit pro soubory .pst je 20 GB v aplikaci Outlook 2007 a 50 GB v novějších verzích.

Doufám, že tento návod objasnil, jak archivovat e-maily v aplikaci Outlook. Každopádně vám děkuji za přečtení a doufám, že se uvidíme na našem blogu příští týden!