Das Tutorial erklärt, wie Sie E-Mails in Outlook 365, Outlook 2021, 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und anderen Versionen archivieren können. Sie erfahren, wie Sie jeden Ordner mit eigenen Einstellungen für die automatische Archivierung konfigurieren oder dieselben Einstellungen auf alle Ordner anwenden, wie Sie in Outlook manuell archivieren und wie Sie einen Archivordner erstellen, wenn er nicht automatisch erscheint.

Wenn Ihr Postfach zu groß geworden ist, liegt es nahe, alte E-Mails, Aufgaben, Notizen und andere Elemente zu archivieren, um Ihr Outlook schnell und sauber zu halten. Hier kommt die Outlook-Archivfunktion ins Spiel. Sie ist in allen Versionen von Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 und früher verfügbar. Und in diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie E-Mails und andere Elemente inverschiedene Versionen automatisch oder manuell.

Was ist ein Archiv in Outlook?

Outlook Archive (und AutoArchive) verschiebt ältere E-Mails, Aufgaben und Kalenderelemente in einen Archivordner, der an einem anderen Ort auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Technisch gesehen werden bei der Archivierung ältere Elemente aus der Haupt-.pst-Datei in eine separate archive.pst-Datei übertragen, die Sie jederzeit von Outlook aus öffnen können. Auf diese Weise können Sie die Größe Ihres Postfachs reduzieren und etwas freien Speicherplatz zurückgewinnenIhr Laufwerk C:\ (wenn Sie die Archivdatei an einem anderen Ort speichern möchten).

Je nachdem, wie Sie es konfigurieren, kann Outlook-Archiv eine der folgenden Aufgaben ausführen:

• E-Mails verschieben und andere Elemente aus ihren aktuellen Ordnern in einen Archivordner.
• Dauerhaft löschen alte E-Mails und andere Elemente, sobald sie die angegebene Alterungszeit überschritten haben.

5 Fakten, die Sie über das Outlook-Archiv wissen sollten

Um Verwirrung zu vermeiden und Fragen wie "Warum funktioniert mein automatisches Outlook-Archiv nicht?" und "Wo sind meine archivierten E-Mails in Outlook?" vorzubeugen, beachten Sie bitte die folgenden einfachen Fakten.

1. Für die meisten Kontotypen speichert Microsoft Outlook alle E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen in einer .pst-Datei, die als Outlook-Datendatei bezeichnet wird. PST ist der einzige Dateityp, der archiviert werden kann. Sobald ein altes Element aus der Haupt-.pst-Datei in eine archiv.pst Datei, wird sie im Outlook-Archivordner angezeigt und ist im ursprünglichen Ordner nicht mehr verfügbar.
2. Archivierung ist nicht dasselbe wie Exportieren Beim Exportieren werden die ursprünglichen Elemente in die Exportdatei kopiert, aber weder aus dem aktuellen Ordner noch aus der Haupt-.pst-Datei entfernt.
3. Eine Archivdatei ist nicht dasselbe wie eine Outlook-Sicherung. Wenn Sie Ihre archivierten Elemente sichern möchten, müssen Sie eine Kopie Ihrer archive.pst-Datei erstellen und diese an einem sicheren Ort speichern, z. B. in Dropbox oder One Drive.
4. Kontakte werden in keiner Outlook-Version automatisch archiviert. Sie können jedoch die Kontakte Ordner manuell.
5. Wenn Sie eine Outlook-Austausch Konto mit einem Online-Archiv-Postfach, ist die Archivierung in Outlook deaktiviert.

Tipp: Bevor Sie Ihre Outlook-Elemente archivieren, ist es sinnvoll, doppelte Kontakte zusammenzuführen.

So archivieren Sie E-Mails in Outlook automatisch

Die Automatisches Outlook-Archiv Funktion kann so konfiguriert werden, dass alte E-Mails und andere Elemente in regelmäßigen Abständen automatisch in einen bestimmten Archivordner verschoben werden, oder dass alte Elemente ohne Archivierung gelöscht werden. Die detaillierten Schritte für die verschiedenen Outlook-Versionen folgen unten.

Automatische Archivierung von Outlook 365 - 2010

Seit Outlook 2010 ist die automatische Archivierung nicht mehr standardmäßig aktiviert, obwohl Microsoft Outlook Sie regelmäßig daran erinnert, dies zu tun:

Um sofort mit der Archivierung zu beginnen, klicken Sie auf Ja Um die Archivierungsoptionen zu überprüfen und eventuell zu ändern, klicken Sie auf AutoArchiv-Einstellungen... .

Oder Sie können auf Nein um die Eingabeaufforderung zu schließen, und konfigurieren Sie die automatische Archivierung zu einem späteren Zeitpunkt, der Ihnen am besten passt, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

1. Öffnen Sie Outlook, und klicken Sie dann auf Datei > Optionen > Fortgeschrittene > AutoArchiv-Einstellungen...

   

2. Das Dialogfenster AutoArchivierung öffnet sich, und Sie werden feststellen, dass alles ausgegraut ist... aber nur solange, bis Sie die Option AutoArchivierung alle N Tage ausführen Sobald dieses Kästchen markiert ist, können Sie weitere Optionen nach Ihren Wünschen konfigurieren und auf OK .

Der folgende Screenshot zeigt die Standardeinstellungen, detaillierte Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie hier.

Wenn die Archivierung läuft, werden die Statusinformationen in der Statusleiste angezeigt.

Sobald der Archivierungsvorgang abgeschlossen ist, wird die Archiv wird automatisch in Ihrem Outlook angezeigt, sofern Sie die Option Archivordner in der Ordnerliste anzeigen Wenn Sie archivierte E-Mails in Ihrem Outlook nicht finden können, lesen Sie bitte den Abschnitt Wie man den Outlook-Archivordner anzeigt.

Outlook 2007 automatisch archivieren

In Outlook 2007 ist die automatische Archivierung standardmäßig für die folgenden Ordner aktiviert:

• Kalender , Aufgabe und Zeitschrift Artikel (älter als 6 Monate)
• Gesendete Artikel und Gelöschte Objekte Mappen (älter als 2 Monate)

Bei anderen Ordnern, wie z. B. Posteingang , Entwürfe , Anmerkungen und andere, können Sie die Funktion AutoArchivieren auf diese Weise aktivieren:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen .
2. In der Optionen Dialogfenster, gehen Sie zum Andere und klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchiv... Taste.

   

Konfigurieren Sie dann die AutoArchiv-Einstellungen wie unten beschrieben.

Einstellungen und Optionen für die automatische Archivierung von Outlook

Wie Sie bereits wissen, können die Einstellungen für die automatische Archivierung in Outlook 2010 und höher über Datei > Optionen > Fortgeschrittene > AutoArchiv-Einstellungen... Die detaillierten Informationen zu jeder Option helfen Ihnen, den Prozess vollständig unter Ihre Kontrolle zu bringen.

• AutoArchivierung alle N Tage ausführen Legen Sie fest, wie oft AutoArchive ausgeführt werden soll. Bitte beachten Sie, dass das Archivieren vieler Elemente gleichzeitig die Leistung Ihres Computers verlangsamen kann. Wenn Sie also täglich viele E-Mails erhalten, sollten Sie das automatische Outlook-Archiv so konfigurieren, dass es häufiger ausgeführt wird. So Automatische Archivierung abschalten deaktivieren Sie dieses Feld.
• Aufforderung vor der Ausführung von AutoArchive Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie unmittelbar vor Beginn der automatischen Archivierung eine Erinnerung erhalten möchten. So können Sie die automatische Archivierung abbrechen, indem Sie auf Nein in der Eingabeaufforderung.
• Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) Wenn Sie diese Option wählen, werden abgelaufene Nachrichten Aus Gründen der Klarheit ist eine abgelaufene E-Mail nicht dasselbe wie eine alte Nachricht, die das Ende ihres Verfallsdatums erreicht hat. Das Verfallsdatum wird für jede Nachricht einzeln über die Option Optionen des neuen E-Mail-Fensters ( Optionen > Nachverfolgung Gruppe> Läuft ab nach ).

  Microsoft gibt an, dass diese Option nicht standardmäßig aktiviert ist, aber bei einigen meiner Outlook-Installationen war sie aktiviert. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese Option deaktivieren, wenn Sie abgelaufene Nachrichten so lange aufbewahren möchten, bis sie das Ende des für einen bestimmten Ordner festgelegten Alterungszeitraums erreicht haben.

• Alte Einträge archivieren oder löschen Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihre eigenen Einstellungen für die automatische Archivierung konfigurieren möchten. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, verwendet Outlook die Standardeinstellungen für die automatische Archivierung.
• Archivordner in der Ordnerliste anzeigen Wenn Sie möchten, dass der Archivordner zusammen mit den anderen Ordnern im Navigationsbereich angezeigt wird, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, können Sie Ihren Outlook-Archivordner weiterhin manuell öffnen.
• Ausräumen von Gegenständen, die älter sind als Geben Sie den Zeitraum an, nach dem Ihre Outlook-Elemente archiviert werden sollen. Sie können den Zeitraum in Tagen, Wochen oder Monaten konfigurieren - mindestens 1 Tag bis maximal 60 Monate.
• Verschieben Sie alte Gegenstände nach Wenn diese Option ausgewählt ist, verschiebt Outlook automatisch alte E-Mails und andere Elemente in die Datei archive.pst, anstatt sie zu löschen (wenn Sie dieses Optionsfeld auswählen, wird die Auswahl von Dauerhaftes Löschen von Objekten Standardmäßig speichert Outlook die Datei archive.pst an einem dieser Orte. Um einen anderen Ort zu wählen oder der archivierten .pst-Datei einen anderen Namen zu geben, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen Sie Taste.
• Dauerhaftes Löschen von Objekten Dadurch werden alte Einträge endgültig gelöscht, sobald sie das Ende der Alterungszeit erreicht haben; es wird keine Archivkopie erstellt.
• Wenden Sie diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner an Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die konfigurierten AutoArchivierungseinstellungen auf alle Ordner anzuwenden. Wenn Sie andere Einstellungen für einen oder mehrere Ordner vornehmen möchten, klicken Sie nicht auf diese Schaltfläche, sondern konfigurieren Sie die Archivierungseinstellungen für jeden Ordner manuell.

Standardalterungszeiträume, die von Outlook Auto Archive verwendet werden

Die Standardalterungszeiträume in allen Outlook-Versionen sind wie folgt:

• Posteingang, Entwürfe, Kalender, Aufgaben, Notizen, Journal - 6 Monate
• Postausgang - 3 Monate
• Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte - 2 Monate
• Kontakte - werden nicht automatisch archiviert

Die Standardzeiträume können für jeden Ordner einzeln über die Option Postfachbereinigung geändert werden.

Outlook bestimmt das Alter eines bestimmten Elements anhand der folgenden Informationen:

• E-Mails - das Eingangsdatum oder das Datum, an dem Sie die Nachricht zuletzt geändert und gespeichert haben (bearbeitet, exportiert, kopiert usw.).
• Kalender Elemente (Besprechungen, Ereignisse und Termine) - das Datum, an dem Sie das Element zuletzt geändert und gespeichert haben. Wiederkehrende Elemente werden nicht automatisch archiviert.
• Aufgaben - das Erledigungsdatum oder das Datum der letzten Änderung, je nachdem, was später eintritt. Offene Aufgaben (Aufgaben, die nicht als erledigt markiert sind) werden nicht automatisch archiviert.
• Anmerkungen und Zeitschrift Einträge - das Datum, an dem ein Eintrag erstellt oder zuletzt geändert wurde.

Wenn Sie Elemente nach Eingangs-/Erledigungsdatum archivieren möchten, verwenden Sie bitte diese Richtlinien: So archivieren Sie E-Mails nach Eingangsdatum.

So schließen Sie einen bestimmten Ordner von der automatischen Archivierung aus oder wenden andere Einstellungen an

Um zu verhindern, dass Outlook Auto Archive für einen bestimmten Ordner ausgeführt wird, oder um einen anderen Zeitplan und andere Optionen für diesen Ordner festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Eigenschaften... im Kontextmenü.
2. In der Eigenschaften Dialogfenster, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • An ausschließen den Ordner von der automatischen Archivierung auszuschließen, wählen Sie das Archivieren Sie keine Objekte in diesem Ordner Radiobox.

     

   • An den Ordner anders archivieren auswählen Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen und stellen Sie die gewünschten Optionen ein:
     • Alterungszeitraum, nach dem Objekte ins Archiv verschoben werden sollen;
     • ob der Standard-Archivordner oder ein anderer Ordner verwendet werden soll, oder
     • alte Einträge ohne Archivierung endgültig löschen.

     

   • Klicken Sie auf OK um die Änderungen zu speichern.

Tipp: Sie können diese Methode verwenden, um alte E-Mails automatisch aus dem Postfach zu löschen. Gelöschte Objekte und Junk-E-Mail Die genauen Schritte finden Sie hier.

Wie man einen Archivordner in Outlook erstellt

Wenn Sie die Option Archivordner in der Ordnerliste anzeigen bei der Konfiguration der Outlook-Einstellungen für die automatische Archivierung wählen, wird die Archiv Wenn die obige Option nicht ausgewählt wurde, können Sie den Outlook-Archivordner auf diese Weise anzeigen:

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren > Öffnen Sie die Outlook-Datendatei.

Das war's! Die Archiv wird sofort in der Liste der Ordner angezeigt:

Sobald sich der Archivordner dort befindet, können Sie Ihre archivierten Elemente wie gewohnt finden und öffnen. zu Suche im Outlook-Archiv zu suchen, wählen Sie den Ordner Archiv im Navigationsbereich aus, und geben Sie Ihren Suchtext in das Feld Sofortige Suche Box.

An entfernen den Ordner "Archive" aus der Liste der Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und dann auf Archiv schließen Keine Sorge, dadurch wird nur die Archiv Sie können Ihren Outlook-Archivordner jederzeit wiederherstellen, indem Sie die oben genannten Schritte durchführen.

So schalten Sie die automatische Archivierung in Outlook aus

Um die AutoArchivierungsfunktion zu deaktivieren, öffnen Sie das Dialogfeld AutoArchivierungseinstellungen und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle N Tage ausführen Box.

Manuelle Archivierung in Outlook (E-Mail, Kalender, Aufgaben und andere Ordner)

Wenn Sie keine automatische Archivierung wünschen, können Sie E-Mails und andere Elemente jederzeit manuell archivieren. Auf diese Weise haben Sie mehr Kontrolle darüber, welche Elemente Sie behalten und welche Sie ins Archiv verschieben möchten, wo die Archivdatei gespeichert werden soll usw.

Bitte beachten Sie, dass im Gegensatz zu Outlook AutoArchive die manuelle Archivierung eine einmaliger Vorgang und Sie müssen die folgenden Schritte jedes Mal wiederholen, wenn Sie ältere Objekte ins Archiv verschieben möchten.

1. Unter Ausblick 2016 gehen Sie zum Datei Registerkarte und klicken Sie auf Werkzeuge > Alte Gegenstände aufräumen .

Unter Ausblick 2010 und Ausblick 2013 klicken. Datei > Bereinigungstool > Archiv...

Wenn Sie archivieren möchten alle E-Mails, Kalender und Aufgaben wählen Sie die Stammordner In Outlook 2010 und späteren Versionen wird der Stammordner standardmäßig als Ihre E-Mail-Adresse angezeigt (ich habe meinen Ordner umbenannt in Svetlana wie in der Abbildung unten gezeigt):

Und dann konfigurieren Sie noch ein paar Einstellungen:

• Unter Archivgut älter als Geben Sie ein Datum ein, das angibt, wie alt ein Objekt sein muss, bevor es in das Archiv verschoben werden kann.
• Klicken Sie auf die Durchsuchen Sie wenn Sie den Standardspeicherort der Archivdatei ändern möchten.
• Wenn Sie Elemente archivieren möchten, die von der automatischen Archivierung ausgeschlossen sind, wählen Sie die Option Objekte einschließen, bei denen "Nicht automatisch archivieren" aktiviert ist Box.

Klicken Sie abschließend auf OK, und Outlook beginnt sofort mit der Erstellung eines Archivs. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Ordner Archiv in Ihrem Outlook angezeigt.

Tipps und Hinweise:

1. So archivieren Sie ein paar Ordner mit verschiedene Einstellungen, z.B. Gegenstände in Ihrem Gesendete Artikel Ordner länger als in Entwürfe Wiederholen Sie die obigen Schritte für jeden Ordner einzeln, und speichern Sie alle Ordner unter demselben archiv.pst Wenn Sie mehrere verschiedene Archivdateien erstellen, fügt jede Datei ihre eigene Archiv zu Ihrer Ordnerliste hinzu.
2. Das Outlook-Archiv verwaltet die bestehende Ordnerstruktur Wenn Sie z. B. nur einen Ordner archivieren möchten und dieser Ordner einen übergeordneten Ordner hat, wird im Archiv ein leerer übergeordneter Ordner erstellt.

Wo werden die Outlook-Archivdateien gespeichert?

Wie Sie bereits wissen, ist das Outlook-Archiv ein Typ der Outlook-Datendatei (.pst). Die Datei archive.pst wird automatisch erstellt, wenn die automatische Archivierung zum ersten Mal ausgeführt wird oder wenn Sie E-Mails manuell archivieren.

Der Speicherort der Archivdatei hängt von dem auf Ihrem Computer installierten Betriebssystem ab. Sofern Sie den Standardspeicherort bei der Konfiguration der Archiveinstellungen nicht geändert haben, finden Sie die Archivdatei an einem der folgenden Orte:

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, und 10 C:\Benutzer\Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst
• Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\archive.pst

Outlook 2007 und früher

• Ausblick und Windows 7 C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
• Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\archive.pst

Anmerkung. Anwendungsdaten und AppData sind versteckte Ordner. Um sie anzuzeigen, gehen Sie zu Bedienfeld > Ordner-Optionen wechseln Sie zum Siehe und wählen Sie Versteckte Dateien, Ordner oder Laufwerke anzeigen unter Versteckte Dateien und Verzeichnisse .

So finden Sie den Speicherort der Archivdatei auf Ihrem Computer

Wenn Sie die .pst-Archivdatei an keinem der oben genannten Orte finden können, haben Sie sie bei der Konfiguration der automatischen Archivierungseinstellungen wahrscheinlich an einem anderen Ort gespeichert.

So können Sie den genauen Speicherort Ihres Outlook-Archivs schnell ermitteln: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Archive" in der Liste der Ordner, und klicken Sie dann auf Speicherort der geöffneten Datei Dadurch wird sofort der Ordner geöffnet, in dem Ihre archivierte .pst-Datei gespeichert ist.

Wenn Sie einige verschiedene Archivdateien erstellt haben, können Sie auf diese Weise alle Speicherorte auf einen Blick sehen:

1. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen .
2. In der Kontoeinstellungen Dialog, wechseln Sie zum Daten-Dateien tab.
3. Neben anderen Dateien sehen Sie den aktuellen Speicherort der archiv.pst Datei (oder den Namen, den Sie Ihrer Archivdatei gegeben haben).
4. Um zu dem Ordner zu gelangen, in dem eine bestimmte Archivdatei gespeichert ist, wählen Sie die gewünschte Datei aus, und klicken Sie auf Speicherort der geöffneten Datei .

Tipps und Tricks zum Outlook-Archiv

Nachdem wir im ersten Teil dieses Tutorials die Grundlagen des Outlook-Archivs behandelt haben, ist es nun an der Zeit, ein paar Techniken zu erlernen, die über die Grundlagen hinausgehen.

So ändern Sie den vorhandenen Speicherort Ihres Outlook-Archivs

Wenn Sie aus irgendeinem Grund Ihr bestehendes Outlook-Archiv verschieben müssen, können Sie die archivierte .pst-Datei einfach in einen neuen Ordner verschieben, so dass bei der nächsten Ausführung von Outlook AutoArchive eine neue archive.pst-Datei am Standardspeicherort erstellt wird.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Outlook-Archiv ordnungsgemäß zu verschieben.

1. das Archiv in Outlook schließen

Um die Verbindung zum Outlook-Archivordner zu trennen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stammordner Archiv in der Liste der Ordner, und klicken Sie auf Archiv schließen .

Tipp: Wenn der Ordner "Archive" nicht in Ihrer Ordnerliste erscheint, können Sie seinen Speicherort über Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Daten-Dateien wählen Sie die archivierte .pst-Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche entfernen Dadurch wird nur die Verbindung zwischen dem Archiv und Outlook getrennt, die archivierte .pst-Datei wird jedoch nicht gelöscht.

2. verschieben Sie die Archivdatei an den gewünschten Ort.

Schließen Sie Outlook, suchen Sie den Speicherort Ihrer archivierten .pst-Datei und kopieren Sie sie in einen Ordner Ihrer Wahl. Sobald Ihr Outlook-Archiv kopiert ist, können Sie die Originaldatei löschen. Sicherer ist es jedoch, sie in archive-old.pst umzubenennen und aufzubewahren, bis Sie sichergestellt haben, dass die kopierte Datei funktioniert.

3. die verschobene Datei archive.pst erneut verbinden

Um die Archivdatei wieder zu verbinden, öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf Datei > Öffnen Sie > Outlook Daten Datei... , suchen Sie den neuen Speicherort Ihrer Archivdatei, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf OK, um sie zu verbinden. Archiv wird sofort in Ihrer Ordnerliste angezeigt.

4. die Einstellungen für die automatische Archivierung in Outlook ändern

Der letzte Schritt besteht darin, die AutoArchiv-Einstellungen so zu ändern, dass Outlook von nun an alte Elemente an den neuen Speicherort Ihrer archivierten .pst-Datei verschiebt. Andernfalls erstellt Outlook eine weitere archive.pst-Datei am ursprünglichen Speicherort.

Klicken Sie dazu auf Datei > Optionen > Fortgeschrittene > AutoArchiv-Einstellungen... stellen Sie sicher, dass die Verschieben Sie alte Gegenstände nach ausgewählt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen Sie und zeigen Sie auf den Ort, an den Sie Ihre Outlook-Archivdatei verschoben haben.

So leeren Sie die Ordner für gelöschte Objekte und Junk-E-Mails automatisch

Um alte Einträge aus dem Verzeichnis Gelöschte Objekte und Junk-E-Mail Ordner automatisch zu archivieren, stellen Sie Outlook AutoArchive so ein, dass es alle paar Tage ausgeführt wird, und konfigurieren Sie dann die folgenden Einstellungen für die oben genannten Ordner:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gelöschte Objekte und klicken Sie auf Eigenschaften > AutoArchiv .
2. Wählen Sie die Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen und wählen Sie die gewünschte Anzahl von Tagen neben der Option Ausräumen von Gegenständen, die älter sind als .
3. Wählen Sie Alte Einträge dauerhaft löschen und klicken Sie auf OK.

Wiederholen Sie die obigen Schritte für die Junk-E-Mails und schon sind Sie fertig!

Hinweis: Ältere Artikel werden aus der Datenbank gelöscht. Schrott und Gelöschte Elemente Wenn Sie z. B. AutoArchive so konfiguriert haben, dass es alle 14 Tage ausgeführt wird, werden die Ordner alle 2 Wochen geleert. Wenn Sie Junk-E-Mails häufiger löschen möchten, legen Sie einen kleineren Zeitraum für das automatische Outlook-Archiv fest.

Archivierung von E-Mails nach Eingangsdatum

Die Standardeinstellungen von Outlook AutoArchive bestimmen das Alter eines Elements auf der Grundlage des Eingangs-/Bearbeitungsdatums oder des Änderungsdatums, je nachdem, welches Datum später liegt. Mit anderen Worten: Wenn Sie nach dem Empfang einer E-Mail-Nachricht oder dem Markieren einer Aufgabe als erledigt Änderungen an einem Element vornehmen (z. B. Importieren, Exportieren, Bearbeiten, Kopieren, Markieren als gelesen oder ungelesen), wird das Änderungsdatum geändert, und das Element wird erst dann in den Archivordner verschoben, wenn ein anderesDie Alterungsphase ist vorbei.

Wenn Sie möchten, dass Outlook das Änderungsdatum ignoriert, können Sie es so konfigurieren, dass Elemente nach den folgenden Daten archiviert werden:

• E-Mails - das Empfangsdatum
• Kalendereinträge - das Datum, für das ein Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung geplant ist
• Aufgaben - das Erledigungsdatum
• Anmerkungen - das Datum der letzten Änderung
• Journaleinträge - das Datum der Erstellung

Hinweis: Die Lösung erfordert Änderungen an der Registrierung, weshalb wir empfehlen, sie sehr vorsichtig anzuwenden, da bei einer falschen Änderung der Registrierung schwerwiegende Probleme auftreten können. Als zusätzliche Vorsichtsmaßnahme sollten Sie vor der Änderung der Registrierung eine Sicherungskopie erstellen. Wenn Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten, sollten Sie dies sicherheitshalber von Ihrem Administrator erledigen lassen.

Überprüfen Sie zunächst Ihre Outlook-Version: Wenn Sie mit Ausblick 2010 Stellen Sie sicher, dass Sie den April 2011 Hotfix für Outlook 2010 installieren, und Outlook 2007 Benutzer müssen den Hotfix vom Dezember 2010 für Outlook 2007 installieren. Für Outlook 2013 und Outlook 2016 sind keine zusätzlichen Updates erforderlich.

Führen Sie nun die folgenden Schritte aus, um die ArchiveIgnoreLastModifiedTime Registry-Wert:

1. Um die Registrierung zu öffnen, klicken Sie auf Start > ausführen. , Typ regedit in das Suchfeld ein, und klicken Sie auf OK .
2. Suchen Sie den folgenden Registrierungsschlüssel und wählen Sie ihn aus:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Outlook\Einstellungen

In Outlook 2013 ist das zum Beispiel so:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Einstellungen

Outlook-Archiv funktioniert nicht - Gründe und Lösungen

Wenn Outlook Archive oder AutoArchive nicht wie erwartet funktioniert oder Sie Probleme haben, Ihre archivierten E-Mails in Outlook zu finden, können die folgenden Tipps zur Fehlerbehebung Ihnen helfen, die Ursache des Problems zu ermitteln.

1. die Optionen Archiv und AutoArchiv sind in Outlook nicht verfügbar

Höchstwahrscheinlich verwenden Sie das Exchange Server-Postfach, oder Ihre Organisation hat eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie, die Outlook AutoArchive außer Kraft setzt, z. B. wurde sie von Ihrem Administrator als Gruppenrichtlinie deaktiviert. Wenn dies der Fall ist, klären Sie die Details mit Ihrem Systemadministrator.

2) AutoArchive ist konfiguriert, wird aber nicht ausgeführt

Wenn die automatische Archivierung von Outlook plötzlich nicht mehr funktioniert, öffnen Sie die AutoArchiv-Einstellungen, und stellen Sie sicher, dass die AutoArchivierung alle N Tage ausführen-Kontrollkästchen ausgewählt ist.

3. ein bestimmtes Element wird nie archiviert

Es gibt zwei häufige Gründe für den Ausschluss eines bestimmten Objekts aus dem automatischen Archiv:

• Der Artikel ist Änderungsdatum Eine Lösung finden Sie unter Archivierung von Objekten nach Eingangs- oder Erledigungsdatum.
• Die Dieses Element nicht automatisch archivieren Um dies zu überprüfen, öffnen Sie den Artikel in einem neuen Fenster, klicken Sie auf Datei > Eigenschaften und entfernen Sie das Häkchen aus diesem Kontrollkästchen:

Sie können auch die Nicht automatisch archivieren in Ihrer Outlook-Ansicht, um einen Überblick über die Elemente zu erhalten, für die diese Option ausgewählt ist.

4. der Archivordner fehlt in Outlook

Wenn der Ordner Archives nicht in der Liste der Ordner angezeigt wird, öffnen Sie die AutoArchive-Einstellungen, und überprüfen Sie, ob die Option Archivordner in der Ordnerliste anzeigen Wenn der Archivordner immer noch nicht angezeigt wird, öffnen Sie die Outlook-Datendatei manuell, wie hier beschrieben.

5. beschädigte oder korrupte archive.pst-Datei

Wenn die Datei archive.pst beschädigt ist, kann Outlook keine neuen Elemente in die Datei verschieben. Schließen Sie in diesem Fall Outlook und verwenden Sie das Posteingangsreparaturtool (scanpst.exe), um Ihre archivierte .pst-Datei zu reparieren. Wenn dies nicht funktioniert, bleibt nur die Erstellung eines neuen Archivs.

6. das Outlook-Postfach oder die Archivdatei die maximale Größe erreicht hat

Eine volle archive.pst- oder Haupt-.pst-Datei kann ebenfalls verhindern, dass Outlook Archive funktioniert.

Wenn die archiv.pst Datei ihr Limit erreicht hat, bereinigen Sie sie, indem Sie alte Elemente löschen oder eine neue Archivdatei erstellen.

Wenn die Haupt-.pst Datei ihr Limit erreicht hat, versuchen Sie, einige alte Einträge manuell zu löschen, oder leeren Sie die Gelöschte Objekte oder verschieben Sie einige Elemente manuell in Ihr Archiv, oder bitten Sie Ihren Administrator, die Größe Ihres Postfachs vorübergehend zu erhöhen, und führen Sie dann AutoArchive aus oder archivieren Sie alte Elemente manuell.

Die Standardgrenze für .pst-Dateien beträgt 20 GB in Outlook 2007 und 50 GB in späteren Versionen.

Ich hoffe, diese Anleitung hat ein wenig Licht ins Dunkel gebracht, wie man E-Mails in Outlook archiviert. Wie auch immer, ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche auf unserem Blog zu sehen!