Σήμερα θα σας δείξω πώς μπορείτε να απαντάτε αυτόματα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χωρίς να χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange Server (λογαριασμοί POP3/IMAP). Αν δεν είστε σίγουροι ποιον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιείτε, μπορείτε να ξεκινήσετε με αυτό: Πώς μπορώ να μάθω ποιον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώ;

Πώς να καθορίσετε τον τύπο του λογαριασμού(ων) ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Αφού αποφασίσετε ότι η αυτόματη απάντηση πρέπει να βρίσκεται στον κατάλογο ελέγχου προετοιμασίας πριν από τις διακοπές σας, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να μάθετε ποιον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχετε - διακομιστή Exchange ή Outlook POP/IMAP.

Ο ευκολότερος τρόπος για να ελέγξετε τον τύπο του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι να μεταβείτε στο Αρχείο tab>, Πληροφορίες και κοιτάξτε κάτω από το Πληροφορίες λογαριασμού .

Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς, κάντε κλικ στο μικρό μαύρο σφάλμα στη δεξιά πλευρά για να ανοίξει η αναπτυσσόμενη λίστα με όλους τους λογαριασμούς σας. Τώρα μπορείτε να δείτε ποιος λογαριασμός βασίζεται στο Microsoft Exchange και ποιος στο POP/IMAP.

Αν χρειάζεστε πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τους λογαριασμούς σας (ειδικότερα, ίσως θέλετε να ελέγξετε ποιος είναι ο προεπιλεγμένος λογαριασμός), αναζητήστε στο πεδίο Ρυθμίσεις λογαριασμού.

Στο Outlook 2010 και στο Outlook 2013, μεταβείτε στην επιλογή Καρτέλα Αρχείο> Πληροφορίες> Ρυθμίσεις λογαριασμού> Ρυθμίσεις λογαριασμού...

Ένα διπλό " Ρυθμίσεις λογαριασμού " παραπάνω δεν είναι τυπογραφικό λάθος :-) Πρώτα κάνετε κλικ στο τετράγωνο κουμπί και στη συνέχεια επιλέγετε το Ρυθμίσεις λογαριασμού... από την αναπτυσσόμενη λίστα, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο (αν δεν έχετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τον Exchange, αυτή θα είναι η μόνη διαθέσιμη επιλογή).

Κάνοντας κλικ στο Ρυθμίσεις λογαριασμού... θα ανοίξει το ακόλουθο παράθυρο:

Στο Outlook 2007, μπορείτε να το ανοίξετε πηγαίνοντας στο Εργαλεία> Ρυθμίσεις λογαριασμών> E-mail .

Στο Outlook 2003, μπορείτε να το βρείτε στην ενότητα Εργαλεία> Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.> Προβολή ή αλλαγή υφιστάμενων λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου> Επόμενο .

Τώρα που γνωρίζετε τι είδους λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιείτε, μπορείτε να αρχίσετε να ρυθμίζετε αμέσως την αυτόματη απάντηση.

Ρύθμιση αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου για λογαριασμούς POP3/IMAP του Outlook

Σε αντίθεση με τους λογαριασμούς του Exchange Server, οι λογαριασμοί POP3 και IMAP δεν διαθέτουν τη λειτουργία αυτόματων απαντήσεων (τυπικά Βοηθός εκτός γραφείου ). Παρ' όλα αυτά, μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook να απαντά αυτόματα σε ορισμένα ή όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ εσείς απολαμβάνετε τις διακοπές σας.

Σημείωση: Στην περίπτωση λογαριασμών POP/IMAP, το Outlook θα πρέπει να είναι πάντα σε λειτουργία και να έχει ρυθμιστεί ώστε να ελέγχει περιοδικά για νέα μηνύματα. Φυσικά, ο υπολογιστής σας πρέπει να είναι ενεργοποιημένο όλο αυτό το διάστημα.

Φυσικά, δεν είναι πολύ βολικό ή μπορεί να είναι ακόμη και επικίνδυνο να αφήνετε ένα μηχάνημα που λειτουργεί χωρίς καμία επίβλεψη για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά δεν υπάρχει άλλος τρόπος. Αν και, ορισμένοι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. Gmail ή Outlook.com) επιτρέπουν τη δημιουργία αυτόματων απαντήσεων απευθείας στις ιστοσελίδες τους. Έτσι, πρώτα απ' όλα θα σας συμβούλευα να ελέγξετε με τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αν είναι δυνατόν να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση των διακοπών σας στις δικές τους ιστοσελίδες.πλευρά.

Παρακάτω θα βρείτε βήμα προς βήμα τις οδηγίες για το πώς να δημιουργήσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου χωρίς να χρησιμοποιήσετε έναν λογαριασμό Exchange Server. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συνδυασμό με κανόνες του Outlook. Αλλά πρέπει να γνωρίζετε ότι αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη στο Outlook 2010 από το Office 2010 Service Pack 1. Εντάξει, ας ξεκινήσουμε!

Δημιουργία ενός προτύπου μηνύματος αυτόματης απάντησης

1. Πρώτα, πρέπει να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο με το μήνυμα εκτός γραφείου που θα αποστέλλεται αυτόματα σε όσους σας έστειλαν email. Αυτό το κάνετε με τον συνηθισμένο τρόπο κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο email στο κουμπί Αρχική σελίδα καρτέλα.
2. Συνθέστε το κείμενο για την αυτόματη απάντησή σας. Εάν προορίζεται για τον προσωπικό σας λογαριασμό, μπορεί να είναι παρόμοιο με αυτό που βλέπετε στο παρακάτω στιγμιότυπο. Για επαγγελματικά μηνύματα εκτός γραφείου, θα χρειαστείτε μάλλον κάτι πιο επίσημο :)
3. Όταν ολοκληρώσετε τη συγγραφή του μηνύματος, αποθηκεύστε το κάνοντας κλικ στην επιλογή Αρχείο >, Αποθήκευση ως στο παράθυρο μηνυμάτων.
4. Στο Αποθήκευση ως παράθυρο διαλόγου, δώστε ένα όνομα στο πρότυπο αυτόματης απάντησης και επιλέξτε να το αποθηκεύσετε ως Πρότυπο Outlook (*.oft) . Μετά από αυτό κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί.

Μια προειδοποίηση προς τους προχωρημένους χρήστες: μην αλλάξετε το φάκελο προορισμού για αυτό το αρχείο, αποθηκεύστε το ακριβώς στη θέση που προτείνει η Microsoft, δηλαδή στον φάκελο Microsoft> Πρότυπα φάκελο. "Γιατί σε προχωρημένους χρήστες;" θα με ρωτήσετε. Γιατί ένας νέος χρήστης δεν θα τολμούσε καν να σκεφτεί να αλλάξει κάτι, εκτός αν του το έλεγαν ρητά :) .

Λοιπόν, κάναμε το πρώτο μέρος της εργασίας και τώρα πρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα για την αυτόματη απάντηση σε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ρύθμιση ενός κανόνα αυτόματης απάντησης διακοπών

1. Ξεκινήστε τη δημιουργία ενός νέου κανόνα όπως κάνετε συνήθως κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας κουμπί κάτω από Αρχική καρτέλα> Κανόνες> Διαχείριση κανόνων & Προειδοποιήσεις .
2. Επιλέξτε " Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα " και " Εφαρμόζω κανόνες στα μηνύματα που λαμβάνω ", και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο .
3. Αν ορίζετε αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου για όλα τα εισερχόμενα μηνύματα που λαμβάνονται από όλους τους λογαριασμούς σας, δεν χρειάζεται να επιλέξετε κανένα στοιχείο εδώ.

   Αν θέλετε να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις μόνο για μηνύματα που λαμβάνονται από έναν από τους λογαριασμούς σας ή που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή στο σώμα ή που λαμβάνονται από συγκεκριμένα άτομα, τότε επιλέξτε τις αντίστοιχες επιλογές στο επάνω μέρος του διαλόγου στο πεδίο Βήμα 1: Επιλογή κατάστασης(ών) και στη συνέχεια κάντε κλικ στις υπογραμμισμένες τιμές κάτω από Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα .

   Για παράδειγμα, δημιουργώ έναν κανόνα για την αυτόματη απάντηση σε όλα τα μηνύματα που λαμβάνονται μέσω του Προσωπικός λογαριασμός και οι ρυθμίσεις μου έχουν ως εξής:

4. Στο επόμενο βήμα, ορίζετε τι θέλετε να κάνετε με τα μηνύματα. Αφού θέλουμε να απάντηση με χρήση συγκεκριμένου προτύπου , επιλέγουμε ακριβώς αυτή την επιλογή και στη συνέχεια πατάμε ένα συγκεκριμένο πρότυπο στο Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα για να επιλέξουμε το πρότυπο που θέλουμε.
5. Στο " Επιλέξτε ένα πρότυπο απάντησης ", στο παράθυρο διαλόγου Κοιτάξτε μέσα πλαίσιο, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων και επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσαμε πριν από λίγα λεπτά (out-of-office-reply).

   Κάντε κλικ στο Ανοίξτε το και αυτό θα σας φέρει πίσω στο Κανόνες οδηγό όπου κάνετε κλικ Επόμενο .

6. Σε αυτό το βήμα, πρέπει να ορίσετε εξαιρέσεις στον κανόνα της αυτόματης απάντησης. Αυτό δεν είναι ένα υποχρεωτικό βήμα και η συνήθης πρακτική είναι να το παραλείπετε και να μην προσθέτετε εξαιρέσεις. Ωστόσο, αν δεν θέλετε να στέλνετε ειδοποίηση εκτός γραφείου σε ορισμένους αποστολείς ή σε μηνύματα που λαμβάνονται από έναν από τους λογαριασμούς σας, μπορείτε να επιλέξετε " εκτός αν προέρχεται από άτομα ή δημόσια ομάδα " ή " εκτός από τον καθορισμένο λογαριασμό ", αντίστοιχα. Ή, μπορείτε να επιλέξετε από μια χούφτα άλλων εξαιρέσεων που έχετε στη διάθεσή σας.

   Σημείωση: Μερικοί άνθρωποι επιλέγουν επίσης να μην απαντούν αυτόματα σε επιστρεφόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (εάν το θέμα περιέχει "returned mail" ή "undeliverable" κ.λπ.), προκειμένου να μην δημιουργείται ένας ατέρμονος βρόχος μεταξύ δύο διακομιστών αλληλογραφίας και να μην γεμίζουν τα εισερχόμενά τους με μη παραδοθέντα μηνύματα. Αλλά αυτό είναι στην πραγματικότητα μια επιπλέον προφύλαξη, επειδή η " απάντηση με χρήση συγκεκριμένου προτύπου " κανόνας θα στείλει την αυτόματη απάντησή σας μόνο μία φορά κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας , δηλαδή μέχρι να επανεκκινήσετε το Outlook σας. Και αν ορίσετε μια τέτοια εξαίρεση, δεν θα αποσταλεί αυτοματοποιημένη απάντηση σε απολύτως όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν τη συγκεκριμένη λέξη ή φράση στη γραμμή θέματος, π.χ. " Τι πρέπει να κάνω όταν λάβω ένα επιστρεφόμενο μήνυμα; ".

7. Αυτό είναι το τελικό βήμα όπου καθορίζετε ένα όνομα για τον κανόνα αυτόματης απάντησης και επανεξετάζετε την περιγραφή του κανόνα. Αν όλα είναι Εντάξει , βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας είναι ενεργοποιημένος και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να αποθηκεύσετε τον κανόνα. Αυτό είναι όλο!

Με παρόμοιο τρόπο μπορείτε να ρυθμίσετε διάφορους κανόνες αυτόματης απάντησης διακοπών, π.χ. με διαφορετικά μηνύματα κειμένου για τους προσωπικούς και τους επαγγελματικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή για μηνύματα που λαμβάνονται από συγκεκριμένα άτομα. Για παράδειγμα, σε μια προσωπική αυτόματη απάντηση που προορίζεται για τους φίλους σας μπορείτε να αφήσετε έναν αριθμό τηλεφώνου στον οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε, ενώ στην επαγγελματική σας αυτόματη απάντηση μπορείτε να καθορίσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του βοηθού σας ή την ηλεκτρονική διεύθυνση του συνεργάτη σας.έναν συνάδελφο που μπορεί να χειριστεί τα πιο επείγοντα θέματα κατά τη διάρκεια της άδειάς σας.

Συμβουλή: Εάν δημιουργείτε μερικούς κανόνες αυτόματης απόκρισης, μπορείτε να ελέγξετε την επιλογή " Σταματήστε να επεξεργάζεστε περισσότερους κανόνες ", ώστε οι αυτόματες απαντήσεις των διακοπών σας να μην έρχονται σε σύγκρουση μεταξύ τους. Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη στο 3ο βήμα του Οδηγός κανόνων όταν καθορίζετε τι θέλετε να κάνετε με το μήνυμα. Ωστόσο, να είστε πολύ προσεκτικοί όταν επιλέγετε αυτή την επιλογή. Εάν έχετε κάποιους άλλους κανόνες στο Outlook και θέλετε να εφαρμόζονται στα εισερχόμενα μηνύματα κατά τη διάρκεια των διακοπών σας, μην χρησιμοποιείτε το "Stop processing more rules" .

Σημαντικό! Μην ξεχάσετε να απενεργοποιήσετε τον κανόνα των αυτόματων απαντήσεων όταν επιστρέψετε :) Μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω Αρχική καρτέλα> Κανόνες> Διαχείριση κανόνων & Προειδοποιήσεις Επίσης, ίσως είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε μια εργασία ή μια υπενθύμιση του Outlook που θα σας υπενθυμίζει να απενεργοποιείτε τον κανόνα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου.

Πώς να ορίσετε μια αυτόματη απάντηση διακοπών για λογαριασμούς Gmail

Το Gmail είναι ένας από τους παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας επιτρέπουν να ρυθμίσετε τις αυτοματοποιημένες απαντήσεις διακοπών στις ιστοσελίδες τους. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να αφήσετε τον υπολογιστή σας να λειτουργεί όταν λείπετε. Ρυθμίζετε το Gmail αυτόματος αναμεταδότης διακοπών με τον ακόλουθο τρόπο.

1. Συνδεθείτε στο Gmail.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του γραναζιού στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε Ρυθμίσεις .
3. Στο Γενικά την καρτέλα, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Ανταποκριτής διακοπών και επιλέξτε " Ανταποκριτής διακοπών στο ".
4. Προγραμματίστε την αυτόματη απάντηση των διακοπών σας, ορίζοντας την πρώτη και την τελευταία ημέρα (προαιρετικά) και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το θέμα και το σώμα του μηνύματός σας. Εάν δεν καθορίσετε την ημερομηνία λήξης, θυμηθείτε να ορίσετε την " Υπενθύμιση διακοπών " στην επιστροφή σας. Είναι πολύ εύκολο, έτσι δεν είναι;

   Συμβουλή: Μπορεί να είναι καλή ιδέα να επιλέξετε " Να στέλνω απάντηση μόνο σε άτομα στις επαφές μου ". Σε αντίθεση με τον διακομιστή Microsoft Exchange και το Outlook που στέλνουν αυτόματη απάντηση σε κάθε αποστολέα μόνο μία φορά, το Gmail θα στέλνει την αυτόματη απάντηση για τις διακοπές σας κάθε 4 ημέρες σε κάθε άτομο που σας στέλνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα spam ή αν φεύγετε για μεγάλο χρονικό διάστημα, αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε πολλές εργασίες καθαρισμού όταν επιστρέψετε.

Πώς να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες απαντήσεις για διακοπές για λογαριασμούς Outlook.com και Hotmail

Οι λογαριασμοί του Outlook.com (πρώην Hotmail) σας επιτρέπουν επίσης να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις εκτός γραφείου απευθείας στις ιστοσελίδες του Hotmail και του Outlook.com. Αυτή η λειτουργία ονομάζεται αυτοματοποιημένες απαντήσεις για διακοπές και μπορείτε να το ρυθμίσετε με αυτόν τον τρόπο.

1. Μεταβείτε στο Outlook.com (ή στο Windows Live Hotmail) και συνδεθείτε.
2. Εάν έχετε ένα Outlook.com λογαριασμό, κάντε κλικ στο Εργαλείο εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία δίπλα στο όνομά σας και επιλέξτε " Περισσότερες ρυθμίσεις αλληλογραφίας ".

   Εάν έχετε ένα Hotmail λογαριασμό σας, κάντε κλικ στο όνομά σας στην επάνω δεξιά γωνία και στη συνέχεια επιλέξτε Επιλογές> Ταχυδρομείο .

3. Κάτω από " Διαχείριση του λογαριασμού σας ", επιλέξτε " Αποστολή αυτοματοποιημένων απαντήσεων διακοπών " για να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις της αυτόματης απάντησής σας.
4. Το Outlook.com δεν παρέχει τη δυνατότητα να προγραμματίσετε τις απαντήσεις σας εκτός γραφείου, οπότε απλά επιλέγετε " Στέλνω απαντήσεις διακοπών σε άτομα που μου στέλνουν email " και πληκτρολογήστε το κείμενο της ειδοποίησης διακοπών σας.

Σημειώστε ότι το " Απαντήστε μόνο στις επαφές σας Η επιλογή "Απάντηση" είναι προεπιλεγμένη από προεπιλογή κάτω από το μήνυμα απάντησης διακοπών. Αν θέλετε να απαντάτε αυτόματα σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε φυσικά να την καταργήσετε. Αν και, ίσως είναι λογικό να την αφήσετε επιλεγμένη για να αποτρέψετε τους spammers.

Σημείωση: Εάν έχετε ένα νέο λογαριασμό Outlook.com, το Απάντηση διακοπών Η Microsoft θα την ενεργοποιήσει αυτόματα αφού χρησιμοποιήσετε το λογαριασμό σας για μερικές ημέρες. Αν θέλετε να την ενεργοποιήσετε αμέσως, θα πρέπει να επαληθεύσετε το λογαριασμό σας με έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου, μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τη σελίδα Προσθήκη τηλεφώνου.

Λοιπόν, αυτά φαίνεται να είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τις αυτόματες απαντήσεις σε διαφορετικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τώρα που η αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου είναι σωστά ρυθμισμένη, κλείστε τον υπολογιστή σας (θυμηθείτε να τον αφήσετε να λειτουργεί αν χρησιμοποιείτε λογαριασμό POP/IMAP) και απολαύστε τις διακοπές σας! :)