Πώς μπορείτε να χωρίσετε ένα κελί στο Excel; Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Text to Columns, το Flash Fill, τους τύπους ή το εργαλείο Split Text. Αυτό το σεμινάριο περιγράφει όλες τις επιλογές για να σας βοηθήσει να επιλέξετε την τεχνική που είναι καταλληλότερη για τη συγκεκριμένη εργασία σας.

Γενικά, μπορεί να χρειαστεί να χωρίσετε τα κελιά στο Excel σε δύο περιπτώσεις. Τις περισσότερες φορές, όταν εισάγετε δεδομένα από κάποια εξωτερική πηγή όπου όλες οι πληροφορίες βρίσκονται σε μία στήλη, ενώ εσείς τις θέλετε σε ξεχωριστές στήλες. Ή, μπορεί να θέλετε να χωρίσετε τα κελιά σε έναν υπάρχοντα πίνακα για καλύτερο φιλτράρισμα, ταξινόμηση ή λεπτομερή ανάλυση.

Πώς να χωρίσετε κελιά στο Excel χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλες

Το Κείμενο σε στήλες είναι πολύ χρήσιμη όταν πρέπει να χωρίσετε τα περιεχόμενα των κελιών σε δύο ή περισσότερα κελιά. Επιτρέπει το διαχωρισμό συμβολοσειρών κειμένου με ένα συγκεκριμένο διαχωριστικό όπως κόμμα, άνω τελεία ή κενό, καθώς και το διαχωρισμό συμβολοσειρών σταθερού μήκους. Ας δούμε πώς λειτουργεί κάθε σενάριο.

Πώς να διαχωρίσετε τα κελιά στο Excel με διαχωριστικό

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα συμμετεχόντων όπου το όνομα του συμμετέχοντα, η χώρα και η αναμενόμενη ημερομηνία άφιξης βρίσκονται στην ίδια στήλη:

Αυτό που θέλουμε είναι να διαχωρίσουμε τα δεδομένα σε ένα κελί σε διάφορα κελιά, όπως Όνομα , Επώνυμο , Χώρα , Ημερομηνία άφιξης και Κατάσταση Για να το κάνετε, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα:

1. Αν θέλετε να τοποθετήσετε τα αποτελέσματα στη μέση του πίνακα, ξεκινήστε με την εισαγωγή μιας ή περισσότερων νέων στηλών για να αποφύγετε την αντικατάσταση των υφιστάμενων δεδομένων σας. Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε εισαγάγει 3 νέες στήλες όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης: Εάν δεν έχετε δεδομένα δίπλα στη στήλη που θέλετε να διαχωρίσετε, παραλείψτε αυτό το βήμα.
2. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να διαιρέσετε, πλοηγηθείτε στην περιοχή Δεδομένα tab>, Εργαλεία δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Κείμενο σε στήλες κουμπί.
3. Στο πρώτο βήμα της Μετατροπή κειμένου σε στήλες οδηγού, επιλέγετε πώς θα χωρίσετε τα κελιά - με βάση το διαχωριστικό ή το πλάτος.Στην περίπτωσή μας, τα περιεχόμενα των κελιών χωρίζονται με κενά και κόμματα, οπότε επιλέγουμε Οριοθετημένο , και κάντε κλικ στο Επόμενο .
4. Στο επόμενο βήμα, καθορίζετε το οριοθέτες και, προαιρετικά, προσδιοριστής κειμένου .Μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα προκαθορισμένα διαχωριστικά καθώς και να πληκτρολογήσετε το δικό σας στο πεδίο Άλλα Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέγουμε Διάστημα και Κόμμα :

   Συμβουλές:

   • Αντιμετωπίστε τα διαδοχικά διαχωριστικά ως ένα Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει αυτή την επιλογή όταν τα δεδομένα σας μπορεί να περιέχουν δύο ή περισσότερα διαχωριστικά στη σειρά, π.χ. όταν υπάρχουν μερικά διαδοχικά κενά μεταξύ των λέξεων ή όταν τα δεδομένα χωρίζονται από ένα κόμμα και ένα κενό, όπως "Smith, John".
   • Καθορισμός του προσδιοριστή κειμένου Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή όταν κάποιο κείμενο περικλείεται σε απλά ή διπλά εισαγωγικά και θέλετε αυτά τα τμήματα κειμένου να είναι αδιαχώριστα. Για παράδειγμα, αν επιλέξετε ένα κόμμα (,) ως οριοθέτη και ένα εισαγωγικό (") ως προσδιορισμό κειμένου, τότε όλες οι λέξεις που περικλείονται σε διπλά εισαγωγικά, π.χ. "Καλιφόρνια, ΗΠΑ" , θα τοποθετηθούν σε ένα κελί ως Καλιφόρνια, ΗΠΑ Αν επιλέξετε {καμία} ως προσδιοριστής κειμένου, τότε "Καλιφόρνια θα κατανεμηθεί σε ένα κελί (μαζί με ένα εισαγωγικό) και ΗΠΑ" σε ένα άλλο (μαζί με ένα σήμα κλεισίματος).
   • Προεπισκόπηση δεδομένων . Πριν κάνετε κλικ στο Επόμενο κουμπί, είναι λογικό να μετακινηθείτε μέσα από το Προεπισκόπηση δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι το Excel έχει χωρίσει όλα τα περιεχόμενα των κελιών σωστά.
5. Σας απομένουν μόνο δύο πράγματα να κάνετε - να επιλέξετε τη μορφή δεδομένων και να καθορίσετε πού θέλετε να επικολλήσετε τις τιμές που προκύπτουν:
   • Μορφή δεδομένων Από προεπιλογή, το Γενικά format έχει οριστεί για όλες τις στήλες, κάτι που λειτουργεί καλά στις περισσότερες περιπτώσεις. Στο παράδειγμά μας, χρειαζόμαστε το Δεδομένα Για να αλλάξετε τη μορφή των δεδομένων για μια συγκεκριμένη στήλη, κάντε κλικ στη στήλη αυτή στο πεδίο Προεπισκόπηση δεδομένων για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις μορφές στην ενότητα Μορφή δεδομένων στήλης (δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης).
   • Προορισμός Για να πείτε στο Excel πού θέλετε να εξάγετε τα διαχωρισμένα δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί Διάλογος κατάρρευσης εικονίδιο δίπλα στο Προορισμός και επιλέξτε το πάνω-αριστερό κελί της περιοχής προορισμού ή πληκτρολογήστε μια αναφορά κελιού απευθείας στο πλαίσιο. Παρακαλούμε να είστε πολύ προσεκτικοί με αυτή την επιλογή και να βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν αρκετές κενές στήλες δεξιά από το κελί προορισμού.

   Σημειώσεις:

   • Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε κάποια στήλη που εμφανίζεται στην προεπισκόπηση δεδομένων, επιλέξτε τη στήλη αυτή και τσεκάρετε Μη εισαγωγή στήλης (παράλειψη) κουμπί επιλογής κάτω από Μορφή δεδομένων στήλης .
   • Δεν είναι δυνατή η εισαγωγή των διαχωρισμένων δεδομένων σε άλλο λογιστικό φύλλο ή βιβλίο εργασίας. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε αυτό, θα λάβετε το σφάλμα μη έγκυρου προορισμού.
6. Τέλος, κάντε κλικ στο Τέλος Όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, το Excel έχει τοποθετήσει τέλεια τα περιεχόμενα ενός κελιού σε διάφορα κελιά:

Πώς να χωρίσετε κείμενο σταθερού πλάτους

Αυτή η ενότητα εξηγεί πώς μπορείτε να διαιρέσετε ένα κελί στο Excel με βάση τον αριθμό των χαρακτήρων που καθορίζετε. Για να γίνουν τα πράγματα πιο κατανοητά, αναλογιστείτε το ακόλουθο παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε IDs προϊόντων και ονόματα προϊόντων σε μια στήλη και θέλετε να εξαγάγετε τα IDs σε μια ξεχωριστή στήλη:

Δεδομένου ότι όλα τα αναγνωριστικά προϊόντος περιέχουν 9 χαρακτήρες, το Σταθερό πλάτος επιλογή ταιριάζει απόλυτα για την εργασία:

1. Ξεκινήστε το Μετατροπή κειμένου σε στήλες Στο πρώτο βήμα του οδηγού, επιλέξτε Σταθερό πλάτος και κάντε κλικ στο Επόμενο .
2. Ορίστε το πλάτος κάθε στήλης χρησιμοποιώντας την εντολή Προεπισκόπηση δεδομένων Όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο, μια κάθετη γραμμή αντιπροσωπεύει μια διακοπή στήλης και για να δημιουργήσετε μια νέα γραμμή διακοπής, απλά κάνετε κλικ στην επιθυμητή θέση (9 χαρακτήρες στην περίπτωσή μας): Για να αφαιρέσετε τη διακοπή, κάντε διπλό κλικ σε μια γραμμή.Για να μετακινήσετε μια διακοπή σε άλλη θέση, απλώς σύρετε τη γραμμή με το ποντίκι.
3. Στο επόμενο βήμα, επιλέξτε τη μορφή δεδομένων και τον προορισμό για τα διαχωρισμένα κελιά όπως ακριβώς κάναμε στο προηγούμενο παράδειγμα και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να ολοκληρωθεί ο διαχωρισμός.

Πώς να διαχωρίσετε τα κελιά του Excel με Flash Fill

Από το Excel 2013, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Flash Fill, η οποία μπορεί όχι μόνο να γεμίσει αυτόματα τα κελιά με δεδομένα, αλλά και να χωρίσει τα περιεχόμενα των κελιών.

Ας πάρουμε μια στήλη δεδομένων από το πρώτο μας παράδειγμα και ας δούμε πώς το Flash Fill του Excel μπορεί να μας βοηθήσει να χωρίσουμε ένα κελί στη μέση:

1. Εισάγετε μια νέα στήλη δίπλα στη στήλη με τα αρχικά δεδομένα και πληκτρολογήστε το επιθυμητό μέρος του κειμένου στο πρώτο κελί (όνομα συμμετέχοντα σε αυτό το παράδειγμα).
2. Πληκτρολογήστε το κείμενο σε μερικά ακόμη κελιά. Μόλις το Excel αντιληφθεί ένα μοτίβο, θα συμπληρώσει αυτόματα παρόμοια δεδομένα σε άλλα κελιά. Στην περίπτωσή μας, χρειάστηκαν 3 κελιά για να καταλάβει το Excel ένα μοτίβο:
3. Αν είστε ικανοποιημένοι με αυτό που βλέπετε, πατήστε το πλήκτρο Εισάγετε το και όλα τα ονόματα θα αντιγραφούν ταυτόχρονα σε μια ξεχωριστή στήλη.

Πώς να χωρίσετε το κελί στο Excel με τύπους

Όποιες διαφορετικές πληροφορίες και αν περιέχουν τα κελιά σας, ένας τύπος για τη διάσπαση ενός κελιού στο Excel συνίσταται στην εύρεση της θέσης του διαχωριστικού (κόμμα, κενό, κ.λπ.) και στην εξαγωγή μιας υποομάδας πριν, μετά ή μεταξύ των διαχωριστικών. Γενικά, χρησιμοποιείτε τις συναρτήσεις SEARCH ή FIND για να προσδιορίσετε τη θέση του διαχωριστικού και μία από τις συναρτήσεις Text (LEFT, RIGHT ή MID) για να λάβετε μια υποομάδα.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τους ακόλουθους τύπους για να χωρίσετε τα δεδομένα στο κελί A2 χωρισμένα με ένα κόμμα και κενό (δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης):

Για να εξαγάγετε το όνομα στο B2:

=LEFT(A2, SEARCH(",",A2)-1)

Εδώ, η συνάρτηση SEARCH προσδιορίζει τη θέση ενός κόμματος στην Α2 και αφαιρείτε 1 από το αποτέλεσμα, επειδή το ίδιο το κόμμα δεν αναμένεται στην έξοδο. Η συνάρτηση LEFT εξάγει αυτόν τον αριθμό χαρακτήρων από την αρχή της συμβολοσειράς.

Για να εξαγάγετε τη χώρα στη Γ2:

=RIGHT(A2, LEN(A2)-SEARCH(",", A2)-1)

Εδώ, η συνάρτηση LEN υπολογίζει το συνολικό μήκος της συμβολοσειράς, από το οποίο αφαιρείτε τη θέση του κόμματος που επιστρέφει η SEARCH. Επιπλέον, αφαιρείτε τον χαρακτήρα κενό (-1). Η διαφορά πηγαίνει στο 2ο όρισμα RIGHT, οπότε τραβάει τόσους χαρακτήρες από το τέλος της συμβολοσειράς.

Το αποτέλεσμα θα έχει ως εξής:

Εάν ο διαχωριστής σας είναι ένα κόμμα με ή χωρίς κενό , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο για να εξαγάγετε μια υποσειρά μετά από αυτήν (όπου 1000 είναι ο μέγιστος αριθμός χαρακτήρων που θα εξαχθεί):

=TRIM(MID(A2, SEARCH(",", A2)+1, 1000))

Όπως βλέπετε, δεν υπάρχει καθολική φόρμουλα που θα μπορούσε να χειριστεί όλα τα είδη χορδών. Σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, θα πρέπει να βρείτε τη δική σας λύση.

Τα καλά νέα είναι ότι οι δυναμικές συναρτήσεις συστοιχιών που εμφανίστηκαν στο Excel 365 καθιστούν περιττή τη χρήση πολλών παλαιών τύπων. Αντ' αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συναρτήσεις:

• TEXTSPLIT - διαχωρίζει συμβολοσειρές με οποιοδήποτε διαχωριστικό που καθορίζετε.
• TEXTBEFORE - εξάγει κείμενο πριν από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα ή υποσύνολο.
• TEXTAFTER - εξαγωγή κειμένου μετά από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα ή λέξη.

Για περισσότερα παραδείγματα τύπων για τη διαίρεση κελιών στο Excel, ανατρέξτε στους ακόλουθους πόρους:

• Εξαγωγή κειμένου πριν από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα
• Λήψη μιας υποομάδας μετά από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα
• Εξαγωγή κειμένου μεταξύ δύο εμφανίσεων ενός χαρακτήρα
• Διαχωρισμός κελιού με κόμμα, άνω και κάτω τελεία, κάθετο, παύλα ή άλλο διαχωριστικό
• Διαχωρισμός κελιών με διάλειμμα γραμμής
• Διαχωρισμός κειμένου και αριθμών
• Τύποι για το διαχωρισμό ονομάτων στο Excel

Διαχωρισμός κελιών χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Split Text (Διαχωρισμός κειμένου)

Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με τις ενσωματωμένες λειτουργίες, επιτρέψτε μου να σας δείξω έναν εναλλακτικό τρόπο διαχωρισμού κελιών στο Excel. Εννοώ το εργαλείο Split Text που περιλαμβάνεται στο Ultimate Suite for Excel. Μπορεί να εκτελέσει τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Διαχωρισμός κελιού ανά χαρακτήρα
• Διαχωρισμός κελιού με συμβολοσειρά
• Διαχωρισμός κελιού με μάσκα (μοτίβο)

Για παράδειγμα, ο διαχωρισμός των στοιχείων των συμμετεχόντων σε ένα κελί σε διάφορα κελιά μπορεί να γίνει με 2 γρήγορα βήματα:

1. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να διαχωρίσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Κείμενο διαχωρισμού στο εικονίδιο Δεδομένα Ablebits στην καρτέλα Κείμενο ομάδα.
2. Στο παράθυρο του πρόσθετου, ρυθμίστε τις ακόλουθες επιλογές:
   • Επιλέξτε Κόμμα και Διάστημα ως οριοθέτες.
   • Επιλέξτε το Αντιμετωπίστε τα διαδοχικά διαχωριστικά ως ένα πλαίσιο ελέγχου.
   • Επιλέξτε Διαχωρισμός σε στήλες .
   • Κάντε κλικ στο Split κουμπί.
   

Τέσσερις νέες στήλες με τα διαχωρισμένα δεδομένα εισάγονται μεταξύ των αρχικών στηλών και το μόνο που χρειάζεται είναι να δώσετε στις στήλες αυτές τα κατάλληλα ονόματα:

Συμβουλή. Για να διαχωρίσετε μια στήλη ονομάτων στο όνομα, το επώνυμο και το μεσαίο όνομα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ειδικό εργαλείο διαχωρισμού ονομάτων.

Αν είστε περίεργοι να δείτε το Κείμενο διαχωρισμού και Διαχωρισμένα ονόματα εργαλεία σε δράση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τον παρακάτω σύνδεσμο λήψης. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!

Διαθέσιμες λήψεις

Ultimate Suite 14 ημερών πλήρως λειτουργική έκδοση (.exe αρχείο)