Όταν εργάζεστε με ένα λογιστικό φύλλο της Google, αργά ή γρήγορα μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε κάποια λειτουργία που δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ πριν. Τα πλαίσια ελέγχου και τα αναπτυσσόμενα πεδία μπορεί να είναι μεταξύ αυτών των λειτουργιών. Ας δούμε πόσο χρήσιμα μπορεί να είναι στο Google Sheets.

Τι είναι μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Google Sheets και γιατί μπορεί να τη χρειάζεστε

Πολύ συχνά χρειάζεται να εισάγουμε επαναλαμβανόμενες τιμές σε μια στήλη του πίνακα μας. Για παράδειγμα, τα ονόματα των υπαλλήλων που εργάζονται σε ορισμένες παραγγελίες ή με διάφορους πελάτες. Ή τις καταστάσεις των παραγγελιών - αποσταλμένες, πληρωμένες, παραδοθείσες κ.λπ. Με άλλα λόγια, έχουμε μια λίστα παραλλαγών και θέλουμε να επιλέξουμε μόνο μία από αυτές για εισαγωγή σε ένα κελί.

Ποια προβλήματα μπορεί να προκύψουν; Λοιπόν, το πιο συνηθισμένο είναι τα ορθογραφικά λάθη. Μπορεί να πληκτρολογήσετε ένα άλλο γράμμα ή να χάσετε κατά λάθος την κατάληξη του ρήματος. Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πώς αυτά τα μικροσκοπικά τυπογραφικά λάθη απειλούν τη δουλειά σας; Όταν πρόκειται να μετρήσετε τον αριθμό των παραγγελιών που έχει επεξεργαστεί ο κάθε υπάλληλος, θα δείτε ότι τα ονόματα είναι περισσότερα από τα άτομα που έχετε. Θα πρέπει να αναζητήσετε τα λανθασμένα ονόματα, να τα διορθώσετεκαι μετρήστε ξανά.

Επιπλέον, είναι χάσιμο χρόνου να εισάγετε μία και την ίδια τιμή ξανά και ξανά.

Γι' αυτό οι πίνακες της Google έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν λίστες με τιμές: τις τιμές από τις οποίες θα επιλέγετε μόνο μία κατά τη συμπλήρωση του κελιού.

Πρόσεξες την επιλογή των λέξεων μου; Δεν θα... εισάγετε την αξία - θα επιλέξτε μόνο ένα από τη λίστα.

Αυτό εξοικονομεί χρόνο, επιταχύνει τη διαδικασία δημιουργίας του πίνακα και εξαλείφει τα τυπογραφικά λάθη.

Ελπίζω τώρα να έχετε κατανοήσει τα πλεονεκτήματα τέτοιων καταλόγων και να είστε έτοιμοι να προσπαθήσετε να δημιουργήσετε έναν.

Πώς να εισαγάγετε πλαίσια ελέγχου στο Google Sheets

Προσθέστε ένα πλαίσιο ελέγχου στον πίνακά σας

Η πιο βασική και απλή λίστα έχει δύο επιλογές απάντησης - ναι και όχι. Και γι' αυτό το Google Sheets προσφέρει πλαίσια ελέγχου.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε ένα λογιστικό φύλλο #1 με τις παραγγελίες σοκολάτας από διάφορες περιοχές. Μπορείτε να δείτε το μέρος των δεδομένων παρακάτω:

Πρέπει να δούμε ποια εντολή έγινε αποδεκτή από ποιον διαχειριστή και αν η εντολή εκτελέστηκε. Για το σκοπό αυτό, δημιουργούμε ένα φύλλο εργασίας #2 για να τοποθετήσουμε εκεί τις πληροφορίες αναφοράς μας.

Συμβουλή. Δεδομένου ότι το κύριο φύλλο εργασίας σας μπορεί να περιέχει πλήθος δεδομένων με εκατοντάδες γραμμές και στήλες, μπορεί να είναι κάπως άβολο να προσθέσετε κάποιες περιττές πληροφορίες που μπορεί να σας μπερδέψουν στο μέλλον. Έτσι, σας συμβουλεύουμε να δημιουργήσετε ένα άλλο φύλλο εργασίας και να τοποθετήσετε εκεί τα πρόσθετα δεδομένα σας.

Επιλέξτε τη στήλη Α στο άλλο φύλλο εργασίας σας και μεταβείτε στο Εισαγωγή> Κουτί ελέγχου Σε κάθε επιλεγμένο κελί θα προστεθεί αμέσως ένα κενό πλαίσιο ελέγχου.

Συμβουλή: Μπορείτε να εισαγάγετε το πλαίσιο ελέγχου στο Google Sheets σε ένα μόνο κελί, στη συνέχεια να επιλέξετε αυτό το κελί και να κάνετε διπλό κλικ σε αυτό το μικρό μπλε τετράγωνο για να γεμίσετε ολόκληρη τη στήλη μέχρι το τέλος του πίνακα με πλαίσια ελέγχου:

Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για την προσθήκη κουτιών ελέγχου. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο A2 και εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

=CHAR(9744)

Πατήστε Enter , και θα εμφανιστεί ένα κενό πλαίσιο ελέγχου.

Πηγαίνετε στο κελί A3 και εισαγάγετε έναν παρόμοιο τύπο:

=CHAR(9745)

Πατήστε Enter , και θα εμφανιστεί ένα γεμάτο πλαίσιο ελέγχου.

Συμβουλή. Δείτε ποιους άλλους τύπους κουτιών ελέγχου μπορείτε να προσθέσετε στο Google Sheets σε αυτή τη δημοσίευση ιστολογίου.

Ας βάλουμε τα επώνυμα των υπαλλήλων μας στη δεξιά στήλη για να τα χρησιμοποιήσουμε αργότερα:

Τώρα πρέπει να προσθέσουμε τις πληροφορίες σχετικά με τους διαχειριστές παραγγελιών και τις καταστάσεις παραγγελιών στις στήλες Η και Ι του πρώτου φύλλου εργασίας.

Αρχικά, προσθέτουμε επικεφαλίδες στηλών. Στη συνέχεια, δεδομένου ότι τα ονόματα είναι αποθηκευμένα στη λίστα, χρησιμοποιούμε τα πλαίσια ελέγχου του Google Sheets και μια αναπτυσσόμενη λίστα για να τα εισάγουμε.

Ας ξεκινήσουμε με τη συμπλήρωση των πληροφοριών για την κατάσταση της παραγγελίας. Επιλέξτε την περιοχή κελιών για την εισαγωγή του πλαισίου ελέγχου στο Google Sheets - H2:H20. Στη συνέχεια μεταβείτε στο Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων :

Επιλέξτε το Κουτάκι ελέγχου επιλογή δίπλα στο Κριτήρια .

Συμβουλή. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την επιλογή να Χρήση προσαρμοσμένων τιμών κελιών και ορίστε το κείμενο πίσω από κάθε τύπο checkbox: checked και unchecked.

Όταν είστε έτοιμοι, πατήστε Αποθήκευση .

Ως αποτέλεσμα, κάθε κελί εντός του εύρους θα επισημαίνεται με ένα πλαίσιο ελέγχου. Τώρα μπορείτε να τα διαχειριστείτε με βάση την κατάσταση της παραγγελίας σας.

Προσθέστε μια προσαρμοσμένη αναπτυσσόμενη λίστα του Google Sheets στον πίνακά σας

Ο άλλος τρόπος για να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα κελί είναι πιο συνηθισμένος και σας προσφέρει περισσότερες επιλογές.

Επιλέξτε το εύρος I2:I20 για να εισαγάγετε τα ονόματα των διευθυντών που επεξεργάζονται τις παραγγελίες. Μεταβείτε στο Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων Βεβαιωθείτε ότι Κριτήρια η επιλογή δείχνει Λίστα από μια σειρά και επιλέξτε την περιοχή με τα απαραίτητα ονόματα:

Συμβουλή. Μπορείτε είτε να εισαγάγετε το εύρος χειροκίνητα, είτε να κάνετε κλικ στο σύμβολο του πίνακα και να επιλέξετε το εύρος με ονόματα από το φύλλο εργασίας 2. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK :

Για να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο Αποθήκευση και θα πάρετε την περιοχή των κελιών με τρίγωνα που ανοίγουν drop-down μενού των ονομάτων στο Google SheetsfAll the selected drop-downs are deleted comp:

Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να δημιουργήσουμε τη λίστα με τα πλαίσια ελέγχου. Απλά επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα, αλλά επιλέξτε A2:A3 ως περιοχή κριτηρίων.

Πώς να αντιγράψετε πλαίσια ελέγχου σε άλλη σειρά κελιών

Έτσι, αρχίσαμε να γεμίζουμε γρήγορα τον πίνακά μας στο Google Sheets με checkboxes και drop-down lists. Όμως, με τον καιρό έχουν τοποθετηθεί περισσότερες παραγγελίες, έτσι ώστε να χρειαζόμαστε επιπλέον γραμμές στον πίνακα. Επιπλέον, έχουν απομείνει μόνο δύο διαχειριστές για να διεκπεραιώσουν αυτές τις παραγγελίες.

Τι πρέπει να κάνουμε με το τραπέζι μας; Να ξανακάνουμε τα ίδια βήματα από την αρχή; Όχι, τα πράγματα δεν είναι τόσο δύσκολα όσο φαίνονται.

Μπορείτε να αντιγράψετε μεμονωμένα κελιά με πλαίσια ελέγχου και με αναπτυσσόμενες λίστες και να τα επικολλήσετε όπου θέλετε χρησιμοποιώντας τους συνδυασμούς Ctrl+C και Ctrl+V στο πληκτρολόγιό σας.

Επιπλέον, η Google καθιστά δυνατή την αντιγραφή και επικόλληση ομάδων κελιών:

Μια άλλη επιλογή θα ήταν να σύρετε και να αφήσετε την κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού με το πλαίσιο ελέγχου ή την αναπτυσσόμενη λίστα.

Αφαίρεση πολλαπλών κουτιών ελέγχου του Google Sheets από ένα συγκεκριμένο εύρος

Όταν πρόκειται για τα πλαίσια ελέγχου που βρίσκονται σε κελιά ως έχουν (που δεν αποτελούν μέρος των αναπτυσσόμενων λιστών), απλά επιλέξτε αυτά τα κελιά και πατήστε Delete στο πληκτρολόγιό σας. Όλα τα πλαίσια ελέγχου θα διαγραφούν αμέσως, αφήνοντας πίσω τους κενά κελιά.

Ωστόσο, αν προσπαθήσετε να το κάνετε με τις αναπτυσσόμενες λίστες (γνωστές και ως Επικύρωση δεδομένων ), αυτό θα διαγράψει μόνο τις επιλεγμένες τιμές. Οι ίδιες οι λίστες θα παραμείνουν στα κελιά.

Για να αφαιρέσετε τα πάντα από τα κελιά, συμπεριλαμβανομένων των αναπτυσσόμενων επιλογών, από οποιαδήποτε περιοχή του λογιστικού σας φύλλου, ακολουθήστε τα παρακάτω απλά βήματα:

1. Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να διαγράψετε τα πλαίσια ελέγχου και τα αναπτυσσόμενα πεδία (όλα μαζί ή επιλέξτε συγκεκριμένα κελιά πατώντας το πλήκτρο Ctrl ).
2. Πηγαίνετε στο Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων στο μενού του Google Sheets.
3. Κάντε κλικ στο Κατάργηση επικύρωσης στο εμφανιζόμενο κουμπί Επικύρωση δεδομένων αναδυόμενο παράθυρο:

Έτσι θα απαλλαγείτε πρώτα από όλα τα drop-downs.

Όλα τα επιλεγμένα αναπτυσσόμενα πεδία του Google Sheets διαγράφονται εντελώς, ενώ τα υπόλοιπα κελιά παραμένουν ασφαλή και υγιή.

Αφαίρεση πολλαπλών κουτιών ελέγχου και αναπτυσσόμενων λιστών στο Google Sheets από ολόκληρο τον πίνακα

Τι γίνεται αν πρέπει να διαγράψετε όλα τα πλαίσια ελέγχου σε ολόκληρο τον πίνακα με τον οποίο εργάζεστε;

Η διαδικασία είναι η ίδια, αν και πρέπει να επιλέξετε κάθε κελί με πλαίσιο ελέγχου. Ο συνδυασμός πλήκτρων Ctrl+A μπορεί να σας φανεί χρήσιμος.

Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί του πίνακα, πατήστε Ctrl+A στο πληκτρολόγιό σας και όλα τα δεδομένα που έχετε θα επιλεγούν. Τα επόμενα βήματα δεν διαφέρουν περισσότερο: Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων> Κατάργηση επικύρωσης :

Σημείωση. Τα δεδομένα στη στήλη H θα παραμείνουν, δεδομένου ότι εισήχθησαν με τη χρήση των αναπτυσσόμενων λιστών. Με άλλα λόγια, διαγράφονται οι αναπτυσσόμενες λίστες και όχι οι εισαγόμενες τιμές (εάν υπάρχουν) στα κελιά.

Για να διαγράψετε και τα ίδια τα πλαίσια ελέγχου, θα πρέπει να πατήσετε Delete στο πληκτρολόγιο.

Συμβουλή. Μάθετε άλλους τρόπους για να αφαιρέσετε ορισμένους χαρακτήρες ή το ίδιο κείμενο στο Google Sheets.

Αυτόματη προσθήκη τιμών σε μια αναπτυσσόμενη λίστα

Να λοιπόν το drop-down μας στο Google Sheets που ήταν χρήσιμο για αρκετό καιρό. Έγιναν όμως κάποιες αλλαγές και έχουμε πλέον μερικούς περισσότερους υπαλλήλους ανάμεσά μας. Για να μην αναφέρουμε ότι πρέπει να προσθέσουμε μια ακόμη κατάσταση δέματος, ώστε να βλέπουμε πότε είναι "έτοιμο για αποστολή". Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να δημιουργήσουμε τις λίστες από την αρχή;

Λοιπόν, θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να εισαγάγετε τα ονόματα των νέων υπαλλήλων αγνοώντας το αναπτυσσόμενο μενού. Αλλά αφού υπάρχει το Προειδοποίηση επιλογή τσεκαρισμένη για τυχόν άκυρα δεδομένα στις ρυθμίσεις της λίστας μας, το νέο όνομα δεν θα αποθηκευτεί. Αντ' αυτού, θα εμφανιστεί ένα πορτοκαλί τρίγωνο ειδοποίησης στη γωνία του κελιού που θα λέει ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο η τιμή που καθορίστηκε στην αρχή.

Γι' αυτό θα σας συνιστούσα να δημιουργήσετε drop-down λίστες στο Google Sheets που μπορούν να συμπληρώνονται αυτόματα. Η τιμή θα προστεθεί αυτόματα σε μια λίστα αμέσως μετά την εισαγωγή της σε ένα κελί.

Ας δούμε πώς μπορούμε να αλλάξουμε το περιεχόμενο της αναπτυσσόμενης λίστας χωρίς να στραφούμε σε πρόσθετα σενάρια.

Πηγαίνουμε στο φύλλο εργασίας 2 με τις τιμές για την αναπτυσσόμενη λίστα μας. Αντιγράψτε και επικολλήστε τα ονόματα σε μια άλλη στήλη:

Τώρα αλλάζουμε τις ρυθμίσεις της αναπτυσσόμενης λίστας για την περιοχή I2:I20: επιλέγουμε αυτά τα κελιά, πηγαίνουμε στο Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων , και αλλάξτε το εύρος για Κριτήρια στο φύλλο εργασίας της στήλης D 2. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές:

Δείτε τώρα πόσο εύκολο είναι να προσθέσετε ένα όνομα στη λίστα:

Όλες οι τιμές από το φύλλο 2 της στήλης D έγιναν αυτόματα μέρος της λίστας. Είναι πολύ βολικό, έτσι δεν είναι;

Συνοψίζοντας, τώρα ξέρετε ότι ακόμα και οι αρχάριοι των υπολογιστικών φύλλων μπορούν να δημιουργήσουν drop-down λίστες, ακόμα και αν δεν έχουν ακούσει ποτέ ξανά για τη λειτουργία αυτή. Απλά ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα και θα φέρετε αυτά τα drop-downs και checkboxes του Google Sheets στο τραπέζι σας!

Καλή τύχη!