Taula de continguts
El tutorial explica les especificitats de la funció SUBTOTAL a Excel i mostra com utilitzar fórmules de subtotal per resumir les dades en cel·les visibles.
A l'article anterior, vam parlar d'una manera automàtica. per inserir subtotals a Excel mitjançant la funció Subtotal. Avui aprendràs a escriure fórmules de subtotal pel teu compte i quins avantatges t'ofereix.
Funció de subtotal d'Excel: sintaxi i utilitza
Microsoft defineix Excel SUBTOTAL com la funció que retorna un subtotal en una llista o base de dades. En aquest context, "subtotal" no és només sumar nombres en un rang definit de cel·les. A diferència d'altres funcions d'Excel que estan dissenyades per fer només una cosa específica, SUBTOTAL és increïblement versàtil: pot realitzar diferents operacions aritmètiques i lògiques, com ara comptar cel·les, calcular la mitjana, trobar el valor mínim o màxim i molt més.
La funció SUBTOTAL està disponible a totes les versions d'Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 i anteriors.
La sintaxi de la funció SUBTOTAL d'Excel és la següent:
SUBTOTAL(núm_funció, ref1 , [ref2],...)On:
- Núm_funció : un número que especifica quina funció s'utilitza per al subtotal.
- Ref1, Ref2, ... : una o més cel·les o intervals per al subtotal. El primer argument de referència és obligatori, els altres (fins a 254) són opcionals.
L'argument nombre_funció pot pertànyer aun dels conjunts següents:
- 1 - 11 ignoren les cel·les filtrades, però inclouen files amagades manualment.
- 101 - 111 ignoren totes les cel·les amagades: es filtren i s'amaguen manualment.
| Número_funció | Funció | Descripció | |
| 1 | 101 | MITJANA | Retorna la mitjana de nombres. |
| 2 | 102 | COMPTAR | Compta les cel·les que contenen valors numèrics. |
| 3 | 103 | COUNTA | Compta les cel·les no buides . |
| 4 | 104 | MAX | Retorna el valor més gran. |
| 5 | 105 | MIN | Retorna el valor més petit. |
| 6 | 106 | PRODUCT | Calcula el producte de les cèl·lules. |
| 7 | 107 | STDEV | Retorna la desviació estàndard d'una població basada en una mostra de nombres. |
| 8 | 108 | STDEVP | Retorna la desviació estàndard. basat en una població sencera de nombres. |
| 9 | 109<1 5> | SUMA | Suma els números. |
| 10 | 110 | VAR | Estima la variància d'una població a partir d'una mostra de nombres. |
| 11 | 111 | VARP | Estima la variància de una població basada en una població sencera de nombres. |
De fet, no cal memoritzar tots els nombres de funció. Tan bon punt comenceu a escriure un subtotalfórmula en una cel·la o a la barra de fórmules, Microsoft Excel us mostrarà una llista de números de funció disponibles.
Per exemple, així és com podeu fer una fórmula de subtotal 9 per sumar els valors de les cel·les C2 a C8:
Per afegir un número de funció a la fórmula, feu-hi doble clic i, a continuació, escriviu una coma, especifiqueu un interval, escriviu el parèntesi de tancament i premeu Intro . La fórmula completada serà així:
=SUBTOTAL(9,C2:C8)
De manera similar, podeu escriure una fórmula de subtotal 1 per obtenir una mitjana, subtotal 2 per comptar cel·les amb nombres, subtotal 3 per comptar no en blanc, etc. La captura de pantalla següent mostra algunes altres fórmules en acció:
Nota. Quan utilitzeu una fórmula de subtotal amb una funció de resum com SUMA o MITJANA, només calcula les cel·les amb números ignorant els espais en blanc i les cel·les que contenen valors no numèrics.
Ara que ja sabeu com crear una fórmula de subtotal a Excel, la pregunta principal és: per què es voldria prendre la molèstia d'aprendre-la? Per què no utilitzar simplement una funció normal com SUMA, COUNT, MAX, etc.? Trobaràs la resposta a continuació.
3 raons principals per utilitzar SUBTOTAL a Excel
En comparació amb les funcions tradicionals d'Excel, SUBTOTAL t'ofereix els següents avantatges importants.
1 . Calcula els valors de les files filtrades
Com que la funció SUBTOTAL d'Excel ignora els valors de les files filtrades, podeu utilitzar-la per crear unresum de dades dinàmiques on els valors del subtotal es tornen a calcular automàticament segons el filtre.
Per exemple, si filtrem la taula per mostrar les vendes només per a la regió Est, la fórmula del subtotal s'ajustarà automàticament perquè totes les altres regions s'eliminen del total:
Nota. Com que els dos conjunts de números de funcions (1-11 i 101-111) ignoren les cel·les filtrades, podeu utilitzar la fórmula de subtotal 9 o subtotal 109 en aquest cas.
2. Calculeu només les cel·les visibles
Com recordeu, les fórmules de subtotal amb function_num 101 a 111 ignoren totes les cel·les amagades, filtrades i ocultes manualment. Per tant, quan utilitzeu la funció Oculta d'Excel per eliminar dades irrellevants de la vista, utilitzeu el número de funció 101-111 per excloure els valors de les files amagades dels subtotals.
L'exemple següent us ajudarà a entendre millor com funciona: Subtotal 9 vs. Subtotal 109.
3. Ignoreu els valors de les fórmules de subtotal imbricades
Si l'interval proporcionat a la vostra fórmula de subtotal d'Excel conté altres fórmules de subtotal, aquests subtotals imbricats s'ignoraran, de manera que els mateixos nombres no es calcularan dues vegades. Genial, oi?
A la captura de pantalla següent, la fórmula SUBTOTAL(1, C2:C10) de gran mitjana ignora els resultats de les fórmules de subtotal a les cel·les C3 i C10, com si haguéssiu utilitzat una fórmula mitjana amb 2 rangs separats AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .
Ús del subtotal a Excel: exemples de fórmules
Quanprimera trobada SUBTOTAL, pot semblar complex, complicat i fins i tot inútil. Però un cop us poseu a terme les taques de llautó, us adonareu que no és tan difícil de dominar. Els exemples següents us mostraran un parell de consells útils i idees inspiradores.
Exemple 1. Subtotal 9 vs. Subtotal 109
Com ja sabeu, Excel SUBTOTAL accepta 2 conjunts de números de funcions: 1-11 i 101-111. Tots dos conjunts ignoren les files filtrades, però els números 1-11 inclouen files amagades manualment mentre que 101-111 les exclouen. Per entendre millor la diferència, considerem l'exemple següent.
Per sumar files filtrades , podeu utilitzar la fórmula del subtotal 9 o del subtotal 109 com es mostra a la captura de pantalla següent:
Però si heu amagat elements irrellevants manualment mitjançant l'ordre Amaga les files a la pestanya Inici > Grup de cel·les > Format > Amaga & Mostra , o fent clic amb el botó dret a les files i després fent clic a Oculta , i ara només voleu sumar els valors a les files visibles, el subtotal 109 és l'única opció:
La resta de números de funció funcionen de la mateixa manera. Per exemple, per comptar cel·les filtrades no en blanc , servirà la fórmula Subtotal 3 o Subtotal 103. Però només el Subtotal 103 pot comptar correctament els espais no en blanc visibles si hi ha cap fila amagada a l'interval:
Nota. La funció Excel SUBTOTAL ambfunction_num 101-111 ignora els valors de les files ocultes, però no de les columnes ocultes . Per exemple, si utilitzeu una fórmula com SUBTOTAL(109, A1:E1) per sumar nombres en un rang horitzontal, amagar una columna no afectarà el subtotal.
Exemple 2. IF + SUBTOTAL per resumir les dades de manera dinàmica
Si esteu creant un informe de resum o un tauler de control on heu de mostrar diversos resum de dades però no teniu espai per a tot, el següent enfocament podria ser una solució:
- En una cel·la, feu una llista desplegable que contingui els noms de les funcions com ara Total, Màx., Mínim, etc.
- En una cel·la següent al menú desplegable, introduïu una fórmula IF imbricada amb les funcions de subtotal incrustades corresponents als noms de les funcions a la llista desplegable.
Per exemple, suposant que els valors del subtotal es troben a les cel·les C2:C16, i la llista desplegable d'A17 conté elements Total , Mitjana , Màxim i Min , la fórmula de subtotal "dinàmica" és de la següent manera:
=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))
I ara, depenent de quina funció seleccioneu el vostre usuari de la llista desplegable, la funció de subtotal corresponent calcularà els valors a les files filtrades:
Consell. Si de sobte la llista desplegable i la cel·la de la fórmula desapareixen del vostre full de treball, assegureu-vos de seleccionar-les a la llista de filtres.
El subtotal d'Excel no funciona: errors habituals
Si la fórmula del subtotal retorna un error, és probable que sigui a causa deuna de les raons següents:
#VALUE! - l'argument número_funció no és un nombre enter entre 1 - 11 o 101 - 111; o qualsevol dels arguments de referència conté una referència en 3D.
#DIV/0! : es produeix si una funció de resum especificada ha de realitzar una divisió per zero (p. ex. calculant una mitjana o desviació estàndard per a un rang de cel·les que no continguin un sol valor numèric).
#NAME? - el nom de la funció de subtotal està mal escrit - l'error més fàcil de corregir :)
Consell. Si encara no us sentiu còmode amb la funció SUBTOTAL, podeu utilitzar la funció SUBTOTAL integrada i fer que les fórmules s'insereixin automàticament.
Així és com s'utilitzen les fórmules SUBTOTAL a Excel per calcular dades a les cel·les visibles. Per facilitar el seguiment dels exemples, podeu descarregar el nostre quadern de mostres a continuació. Gràcies per llegir-lo!
Llibre de pràctiques
Excels d'Excel SUBTOTAL de fórmules (fitxer .xlsx)
