Падручнік тлумачыць, як зрабіць зліццё пошты з электроннай табліцы Excel для цэтлікаў. Вы даведаецеся, як падрыхтаваць свой спіс адрасоў Excel, наладзіць дакумент Word, зрабіць уласныя этыкеткі, раздрукаваць іх і захаваць для наступнага выкарыстання.

На мінулым тыдні мы пачалі вывучаць магчымасці Word Mail Аб'яднаць. Сёння давайце паглядзім, як вы можаце выкарыстоўваць гэту функцыю, каб ствараць і друкаваць цэтлікі з электроннай табліцы Excel.

Як зліццё цэтлікаў з адрасамі з Excel

Калі ў вас былі магчымасць прачытаць наш падручнік па зліцці лістоў, большая частка працэсу будзе вам знаёмая, таму што стварэнне этыкетак або канвертаў з Excel - яшчэ адна разнавіднасць функцыі зліцця лістоў Word. Якім бы складаным і страшным ні гучала гэта заданне, яно зводзіцца да 7 асноўных этапаў.

Ніжэй мы больш падрабязна разгледзім кожны крок з выкарыстаннем Microsoft 365 для Excel. Крокі па сутнасці аднолькавыя ў Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 і вельмі падобныя ў Excel 2007.

Крок 1. Падрыхтуйце электронную табліцу Excel для зліцця лістоў

Па сутнасці, калі вы адпраўляеце цэтлікі зліцця або канверты з Excel у Word, загалоўкі слупкоў вашага аркуша Excel ператвараюцца ў палі зліцця ў дакуменце Word. Поле аб'яднання можа адпавядаць аднаму запісу, такім як імя, прозвішча, горад, паштовы індэкс і г.д. Ці яно можа аб'ядноўваць некалькі запісаў, напрыклад, «AddressBlock»поле.

Вось прыклад таго, як карыстальніцкія цэтлікі у рэшце рэшт можа выглядаць так:

Парады:

• Каб скапіяваць макет першай этыкеткі на ўсе астатнія этыкеткі, націсніце Абнавіць усе цэтлікі на панэлі (ці тую ж кнопку на ўкладцы Рассылка ў групе Напісаць і ўставіць палі ).
• У дадатак да палёў зліцця, вы можаце дадаць тэкст або графіку для друку на кожнай этыкетцы, напр. лагатып вашай кампаніі або зваротны адрас.
• Вы можаце змяніць фармат канкрэтнага поля непасрэдна ў дакуменце Word, напр. па-іншаму адлюстроўваць даты або лічбы. Для гэтага абярыце неабходнае поле, націсніце Shift + F9, каб адлюстраваць кадзіроўку поля, а затым дадайце пераключальнік выявы, як тлумачыцца ў раздзеле "Як адфарматаваць палі зліцця".

Як дадаць адсутныя элементы адраса

Можа здарыцца так, што элементы адраса, якія вы бачыце ў раздзеле Папярэдні прагляд , не адпавядаюць абранаму шаблону адрасу. Як правіла, гэта адбываецца, калі загалоўкі слупкоў у вашым аркушы Excel адрозніваюцца ад палёў Word Mail Merge па змаўчанні.

Длянапрыклад, вы выбралі фармат Прывітанне, Імя, Прозвішча, Суфікс , але папярэдні прагляд паказвае толькі Імя і Прозвішча .

У гэтым выпадку спачатку праверце, ці змяшчае ваш зыходны файл Excel усе неабходныя даныя. Калі так, націсніце кнопку Супаставіць палі… у правым ніжнім куце дыялогавага акна Уставіць Адрасны блок , а затым супаставіць палі ўручную.

Для атрымання падрабязных інструкцый, калі ласка, гл. Як атрымаць зліццё для супадзення палёў.

Ура! Мы нарэшце зрабілі гэта :) Вялікі дзякуй усім, хто прачытаў наш падручнік па цэтліках зліцця лістоў да канца!

Microsoft Word будзе выцягваць інфармацыю з вашых слупкоў Excel і размяшчаць яе ў адпаведных палях аб'яднання такім чынам:

Перад пачаткам зліццё пошты, укладзіце некаторы час у наладжванне электроннай табліцы Excel, каб пераканацца, што яна правільна структураваная. Гэта палегчыць вам упарадкаванне, прагляд і друк вашых паштовых этыкетак у Word і зэканоміць больш часу ў доўгатэрміновай перспектыве.

Вось некалькі важных рэчаў, якія трэба праверыць:

• Стварыце адзін радок для кожнага атрымальніка.
• Дайце ясныя і недвухсэнсоўныя назвы сваім слупкам Excel, напрыклад Імя , Імя па бацьку , Прозвішча і г.д. Для палёў адраса выкарыстоўвайце поўныя словы, такія як Адрас , Горад, штат , Паштовы індэкс , Краіна або Рэгіён .

  На скрыншоце ніжэй паказаны спіс палёў блока адрасоў, якія выкарыстоўваюцца Word. Наданне аднолькавых імёнаў вашым слупкам Excel дапаможа зліццю аўтаматычна супаставіць палі і пазбавіць вас ад клопатаў па супастаўленні слупкоў уручную.

  

• Падзяліце інфармацыю аб атрымальніку на вельмі маленькія кавалачкі. Напрыклад, замест аднаго слупка Імя вам лепш стварыць асобныя слупкі для прывітання, імя і прозвішча.
• Адфарматаваць слупок Паштовы індэкс як тэкст, каб захаваць першыя нулі падчас зліцця.
• Пераканайцеся, што ваш аркуш Excel не ўтрымлівае пустых радкоў або слупкоў. Пры выкананні азліццё пошты, пустыя радкі могуць увесці Word у зман, таму ён аб'яднае толькі частку запісаў, мяркуючы, што яны ўжо дасягнулі канца вашага спіса адрасоў.
• Каб спрасціць пошук вашага спісу рассылкі падчас зліцця, вы можна стварыць вызначанае імя ў Excel, скажам, Address_list.
• Калі вы ствараеце спіс рассылкі, імпартуючы інфармацыю з файла .csv або .txt, пераканайцеся, што вы зрабілі гэта правільна: Як каб імпартаваць файлы CSV у Excel.
• Калі вы плануеце выкарыстоўваць свае кантакты Outlook, вы можаце знайсці падрабязныя інструкцыі тут: Як экспартаваць кантакты Outlook у Excel.

Крок 2. Наладзьце дакумент зліцця ў Word

Калі спіс рассылкі Excel гатовы, наступным крокам будзе наладзіць асноўны дакумент зліцця ў Word. Добрая навіна заключаецца ў тым, што гэта аднаразовая ўстаноўка - усе цэтлікі будуць створаны за адзін раз.

Ёсць два спосабы выканання зліцця ў Word:

• Майстар зліцця лістоў . Ён дае пакрокавыя інструкцыі, якія могуць быць карыснымі для пачаткоўцаў. Укладка
• Рассылка . Калі вы даволі добра карыстаецеся функцыяй зліцця лістоў, вы можаце выкарыстоўваць асобныя параметры на стужцы.

Каб паказаць вам скразны працэс, мы будзем выкарыстоўваць цэтлікі адрасоў зліцця з дапамогай пакрокавы майстар. Акрамя таго, мы пакажам, дзе знайсці эквівалентныя варыянты на стужцы. Каб не ўвесці вас у зман, гэтая інфармацыя будзе прадстаўлена ў дужках.

1. Стварыце словадакумент . У Microsoft Word стварыце новы дакумент або адкрыйце існуючы.

   Заўвага. Калі ваша кампанія ўжо мае ўпакоўку лістоў для этыкетак пэўнага вытворцы, напр. Эйверы, тады вам трэба супаставіць памеры дакумента зліцця ў Word з памерамі лістоў этыкетак, якія вы збіраецеся выкарыстоўваць.

2. Пачаць зліццё лістоў . Перайдзіце да групы Рассылка > Пачаць зліццё лістоў і націсніце Пакрокавы майстар зліцця лістоў.

   

3. Абярыце тып дакумента . У правай частцы экрана адкрыецца панэль Зліццё лістоў . На першым этапе майстра вы выбіраеце Цэтлікі і націскаеце Далей: Пачатковы дакумент унізе.

   (Або вы можаце перайсці да групы Рассылка > Пачаць зліццё і націснуць Пачаць зліццё > Меткі .)

   

4. Абярыце зыходны дакумент . Вырашыце, як вы жадаеце наладзіць свае адрасныя цэтлікі:
   • Выкарыстоўваць бягучы дакумент - пачаць з адкрытага дакумента.
   • Змяніць макет дакумента - пачніце з гатовага да выкарыстання шаблона зліцця лістоў, які можна дадаткова наладзіць пад вашыя патрэбы.
   • Пачаць з існуючага дакумента - пачаць з існуючага дакумента зліцця; вы зможаце ўнесці змены ў яго змест або атрымальнікаў пазней.

   Паколькі мы збіраемся наладзіць дакумент зліцця з нуля, мы выбіраемпершы варыянт і націсніце Далей .

   

   Парада. Калі параметр Выкарыстоўваць бягучы дакумент неактыўны, выберыце Змяніць макет дакумента , пстрыкніце спасылку Параметры цэтліка… , а потым укажыце інфармацыю пра цэтлік.

   

5. Наладзіць параметры цэтліка . Перш чым перайсці да наступнага кроку, Word прапануе вам выбраць Параметры этыкеткі , напрыклад:
   • Інфармацыя пра прынтар - укажыце тып прынтара.
   • Інфармацыя аб этыкетцы - вызначце пастаўшчыка вашых лістоў этыкетак.
   • Нумар прадукту - выберыце нумар прадукту, пазначаны на ўпакоўцы вашых лістоў этыкетак.

   Калі вы збіраецеся друкаваць этыкеткі Avery, вашы налады могуць выглядаць прыкладна так:

   

   Парада. Для атрымання дадатковай інфармацыі аб абраным пакеце этыкетак націсніце кнопку Падрабязнасці... у левым ніжнім куце.

   Пасля завяршэння націсніце кнопку ОК .

Крок 3. Падключыцеся да спісу рассылкі Excel

Цяпер прыйшоў час звязаць дакумент зліцця ў Word са спісам адрасоў Excel. На панэлі Зліццё лістоў абярыце опцыю Выкарыстоўваць існуючы спіс у раздзеле Выбраць атрымальнікаў , націсніце Агляд … і перайдзіце да аркуша Excel які вы падрыхтавалі.

(Тыя з вас, хто аддае перавагу працаваць са стужкай, могуць падключыцца да аркуша Excel, націснуўшы Выбраць атрымальнікаў > Выкарыстаць існуючы спіс… на рассылках tab.)

Усплыве дыялогавае акно Выбар табліцы . Калі вы далі імя свайму спісу рассылкі, выберыце яго і націсніце ОК . У адваротным выпадку выберыце ўвесь аркуш - пазней вы зможаце выдаліць, адсартаваць або адфільтраваць атрымальнікаў.

Крок 4. Выберыце атрымальнікаў для зліцця лістоў

Адкрыецца акно Атрымальнікі зліцця лістоў з усімі атрымальнікамі з вашага спісу рассылкі Excel, выбранымі па змаўчанні.

Вось некаторыя з дзеянняў, якія вы можаце выконваць, каб удакладніце свой спіс адрасоў:

• Каб выключыць пэўны кантакт(ы), зніміце сцяжок побач з імёнамі.
• Каб сартаваць атрымальнікаў па пэўным слупку, пстрыкніце загаловак слупка, а потым выберыце сартаванне па ўзрастанні або змяншэнні.
• Каб фільтраваць спіс атрымальнікаў, пстрыкніце стрэлку побач з загалоўкам слупка і абярыце патрэбны варыянт, напр. пустыя або непустыя.
• Для пашыранага сартавання або фільтравання пстрыкніце стрэлку побач з імем слупка, а затым выберыце (Пашыраны…) з выпадальнага ніжні спіс.
• Некалькі дадатковых опцый даступныя ў раздзеле Удакладніць спіс атрымальнікаў унізе.

Калі спіс атрымальнікаў усё гатова, націсніце Далей: упарадкуйце вашыя цэтлікі на панэлі.

Крок 5. Упарадкуйце макет адрасных цэтлікаў

Цяпер вам трэба вызначыць, якую інфармацыю ўключыць у вашых паштовых этыкетках і прыняць рашэнне аб іхмакет. Для гэтага вы дадаяце запаўняльнікі ў дакумент Word, якія называюцца полямі зліцця . Калі аб'яднанне будзе завершана, запаўняльнікі будуць заменены дадзенымі са спісу адрасоў Excel.

Каб упарадкаваць адрасныя цэтлікі, выканайце наступныя дзеянні:

1. У вашым дакуменце Word, пстрыкніце месца, дзе вы хочаце ўставіць поле, а затым пстрыкніце адпаведную спасылку на панэлі. Для паштовых цэтлікаў вам звычайна патрэбны толькі Адрасны блок .

   

2. У дыялогавым акне Уставіць адрасны блок выберыце жаданыя параметры, праверце вынік у раздзеле Папярэдні прагляд і націсніце ОК .

   

Калі вы скончыце з Адрасны блок, націсніце ОК .

Поле аб'яднання «Адрасны блок» з'явіцца ў вашым дакуменце Word. Звярніце ўвагу, што гэта проста запаўняльнік. Калі этыкеткі будуць раздрукаваныя, яны будуць заменены фактычнай інфармацыяй з вашага зыходнага файла Excel.

Калі вы будзеце гатовыя да наступнага кроку, націсніце Далей: папярэдні прагляд этыкетак на панэль.

Крок 6. Папярэдні прагляд паштовых этыкетак

Ну, мы вельмі блізкія да фінішу :) Каб убачыць, як вашыя этыкеткі будуць выглядаць пасля друку, націсніце стрэлку ўлева або ўправа на панэль Зліццё лістоў (ці стрэлкі на ўкладцы Рассылка ў групе Вынікі папярэдняга прагляду ).

Парады:

• Каб змяніць фармат цэтліка , напрыклад тып шрыфта, памер шрыфтаколеру, пераключыцеся на ўкладку Галоўная і распрацуйце прагляданую цэтлік на свой густ. Змены будуць аўтаматычна прыменены да ўсіх астатніх цэтлікаў. Калі гэта не так, націсніце кнопку Абнавіць усе цэтлікі на ўкладцы Рассылка ў раздзеле Напісаць & Група "Уставіць палі" .
• Каб праглядзець пэўную этыкетку , пстрыкніце спасылку Знайсці атрымальніка... і ўвядзіце крытэрыі пошуку ў поле Знайсці запіс поле.
• Каб унесці змены ў спіс адрасоў , націсніце спасылку Рэдагаваць спіс атрымальнікаў... і ўдакладніце свой спіс рассылкі.

Калі вы задаволены знешнім выглядам вашых адрасных цэтлікаў, націсніце Далей: завяршыце аб'яднанне .

Крок 7. Надрукуйце адрасныя цэтлікі

Цяпер вы гатовыя да раздрукаваць паштовыя этыкеткі з электроннай табліцы Excel. Проста пстрыкніце Друкаваць… на панэлі (ці Завяршыць & Аб'яднаць > Друкаваць дакументы на ўкладцы Паштовыя адпраўкі ).

І затым пазначце, ці трэба друкаваць усе вашыя паштовыя этыкеткі, бягучы запіс або ўказаныя.

Крок 8. Захавайце этыкеткі для наступнага выкарыстання ( неабавязкова)

Калі вы, магчыма, захочаце надрукаваць тыя ж этыкеткі ў нейкі момант у будучыні, у вас ёсць два варыянты:

1. Захаваць дакумент зліцця пошты Word, падлучаны да Аркуш Excel

   Захавайце дакумент Word звычайным спосабам, націснуўшы кнопку Захаваць або націснуўшы спалучэнне клавіш Ctrl + S. Дакумент аб'яднання будзе захаваны "як-захоўвае злучэнне з вашым файлам Excel. Калі вы ўносіце якія-небудзь змены ў спіс рассылкі Excel, меткі ў Word абнаўляюцца аўтаматычна.

   Пры наступным адкрыцці дакумента Word спытае вас, ці вы хочаце атрымаць інфармацыю з аркуша Excel. Націсніце Так , каб цэтлікі зліцця з Excel у Word.

   

   Калі вы націснеце Не Word разарвуць злучэнне з базай даных Excel і заменяць палі зліцця інфармацыяй з першага запісу.

2. Захаваць аб'яднаныя цэтлікі як тэкст

   У калі вы жадаеце захаваць аб'яднаныя цэтлікі як звычайны тэкст, пстрыкніце Рэдагаваць асобныя цэтлікі… на панэлі Зліццё лістоў (Або вы можаце перайсці на ўкладку Рассылка > Завяршыць згрупуйце і націсніце Завяршыць & Аб'яднаць > Рэдагаваць асобныя дакументы .)

   

   У дыялогавым акне якое з'явіцца, укажыце, якія этыкеткі вы жадаеце рэдагаваць. Калі вы націснеце ОК , Word адкрые аб'яднаныя этыкеткі ў асобным дакуменце. Вы можаце унясіце там любыя праўкі, а затым захавайце файл як звычайны дакумент Word.

Як зрабіць нестандартны макет паштовых цэтлікаў

Калі ні адзін з прадусталяваных параметраў у адрасным блоку не падыходзіць для вашых патрэб, вы можаце стварыць карыстацкі макет вашых адрасных цэтлікаў. Вось як:

1. Пры ўпарадкаванні макета цэтлікаў пастаўце курсор туды, дзе вы хочаце дадаць аб'яднанне